Ess

‫مقدمه‬ ‫بسياري از صاحبنظران مديريت و سازمان تصميم گيري را جوهر مديريت دانسته اند و موفقيت‬ ‫و شكست بسياري از سازمانها را در گرو تصميم گيري مديران قلمداد كرده اندبراي مثال هربرت‬ ‫سصايمون مديريصت و تصصميم گيري را دو واژه مترادف دانسصته و ايصن وظيفصه را مهمتريصن و اصصلي‬ ‫تريصن وظيفصه مديران تلقصي نموده اسصت ‪ .‬بصه علوه ازنظصر داركصر مديريصت چيزي جصز عمصل تصصميم‬ ‫گيري نيسصصت و تصصصميم گيري كانون اصصصلي مديريصصت و اسصصاس وظيفصصه مديران را تشكيصصل مصصي‬ ‫دهد‪.‬مديران همواره با مسصائلي مواجه هستند كه اخذ تصميم از جانب آنان را ميطلبد به طوريكه‬ ‫از يصك سصو چگونگصي ايصن تصصميم هصا ‪ ،‬ميزان موفقيصت اهداف سصازمان را معيصن مصي كنصد واز سوي‬ ‫ديگر تصميم گيري مجموعه اي از مراحل و اقدامات مشخص را در بر م گيرد كه اطلعات در‬ ‫آن نقش مهم و حياتي ايفا مي كند‪.‬بر همين اساس تصميم گيري را آخرين مر حله استفاده از‬ ‫اطلعات دانسته اند‪.‬‬ ‫درص صنتيجهص صمشخصص صاستص صكهص صهرص صقدرص صدسترسيص صبهص صاطلعاتص صدرص صمراحلص صمختلفص صفرايندص صتصميم‬ ‫گيريسريع تر ‪ ،‬دقيق تر و بهنگام تر باشد ميزان اتكا و اطمينان به تصميمات اخذ شده و نتايج آن‬ ‫بيشتر خواهد بود ‪ .‬بنابراين نقش نظامهايي كه بتوانند به مديران در انجام تصميم هايشان كمك‬ ‫كنند مهم و اساسي است‪.‬‬ ‫پيشينه سيستم هاي پشتيباني مديريت ارشد‬ ‫واژه ‪ EIS‬ابتدا در اواخر دهه ‪ 1970‬از ‪MIT‬‬

‫شروع شد و بوسيله راکارت ‪”Rokart‬‬

‫“و تريسی ‪“ ”treacy‬در سال ‪ 1981‬در چندين مقاله کاری مختلف و يک مقاله در هاروارد‬ ‫بيزينس رويو “‪”Harvard business review‬به شهرت رسيد‬ ‫( ‪)Cheng & Negi ،1994‬‬ ‫تعريف سيستم پشتيبانی مديريت ارشد‬ ‫سيستم های اطلعاتی هستند که نيازهای اطلعاتی مديران ارشد را تامين می کنند ‪( .‬صرافي زاده‬ ‫‪،‬علي پناهي‪)1380،‬‬

‫‪1‬‬

‫تعريف ديگر‬ ‫‪ ess‬يک سيستم کامپيوتر محور است که اين قابليت را برای مدير سطح عالی ايجاد می کند که‬ ‫دسترسیص صآسانص صبهص صاطلعاتص صداخلیص صوص صخارجیص صکهص صباص صتصميمص صگيريهایص صاستراتژيکص صوص صساير‬ ‫مسئوليتهای اجرايی مرتبط است را داشته باشند ‪) )Horn Nord & Deryl nord, 1995.‬‬ ‫تعريف ديگر‬ ‫سيستمص صپشتيبانیص صمديرص صارشدص صسيستمص صهایص صکامپيوتریص صهستندص صکهص صمتناسبص صباص صشيوهص صمديريتص صو‬ ‫مسئوليتهای مديران ارشد ايجاد شده اند ‪ .‬و با تعبيه امکانات خاص اين سيستمها نيازهای زير را‬ ‫تامين می کنند‪.‬‬ ‫نيازهاي اطلعاتي مديران ارشد‬ ‫•به سرعت بتوانند موقعيت را درک کنند‬ ‫•کارهای تجاری سازمان را تسهيل نمايند‬ ‫•مطرح شدن چند مسئله همزمان‬ ‫•برای ايجاد برنامه کاری‬ ‫•برای حفظ ديدگاه از موسسه‬ ‫•برای حفظ چشم انداز در صنعت ‪))senn, 1990‬‬ ‫ويژگيهايی که يک سيستم پشتيبانی مديريت اجرايی بايد داشته باشد‬ ‫نمايش به صورت نمودار و تصوير به منظور آسان بودن‬ ‫رابط جهت استفاده آسان‬ ‫ارائه اطلعات کلی و جامع‬ ‫ارائه جزئيات در صور ت لزوم‬ ‫هماهنگی منابع مختلف داده ها‬ ‫به موقع بودن اطلعات‬ ‫اثر بخشی در شرايط عدم اطمينان‬ ‫‪2‬‬

‫داشتن نگاه به آينده‬

‫استفاده کنندگان از ‪Ess‬‬ ‫اگر چه ‪ Ess‬تنها برای استفاده مديران اجرايی ارشد و ‪ceo‬‬

‫ها طراحی شده است با اين حال‬

‫در خيلی از سازمانها صدها استفاده کننده از ص ‪ Ess‬صوجود دارد ‪ .‬ولی هدف اصلی سيستم های‬ ‫پشتيبانی مديران ارشد اجرايی تامين اهداف مدير ارشد اجرايی است‬ ‫‪) )Horn Nord & Deryl nord, 1995‬‬

‫ميزان استفاده مديران مختلف از ‪ ess:‬منبع ‪) )Horn Nord & Deryl nord, 1995‬‬

‫‪3‬‬

‫تفاوت ‪ ESS‬با ‪EIS‬‬ ‫واژه ‪ ess‬و ‪ eis‬اغلب به جای همديگر به کار ميروند اما اغلب ‪ ess‬اشاره به يک مجموعه‬ ‫گسترده تر از قابليتها نسبت به ‪ eis‬می باشد‪)Cheng & Negi ،1994 ( .‬‬

‫تفاوت ‪ ESS‬با ‪DSS‬‬ ‫‪DSS‬ها عمو ما تمر كز بر مدلها دارند ‪ .‬درحاليكه ‪ ESS‬ها نوعا شامل مدل نمي باشند و‬ ‫تمركز آنها بر تعيين مساله و گر دآوري داده است و بنابراين مدلهاي رياضي در حمايت از اين‬ ‫مرحله از فرايند تصميم گيري مفيد نخواهد بود‪ .‬در بيشتر اوقات اطلعات توليد شده بوسيله‬ ‫‪ EIS‬به عنوان ورودي براي ‪ DSS‬مورد استفاده قرار مي گيرد‪Cheng & ،1994 ( .‬‬ ‫‪)Negi‬‬ ‫قابليتهای ‪ess‬‬ ‫‪.1‬ارائهص صديدگاهص صجامعص صازص صسازمان‪:‬ص صيکیص صازص نقشهایص صکليدیص صمديرانص صارشدص صداشتنص صديدگاه‬ ‫جامع از سازمان است‪.‬‬ ‫‪.2‬پشتيبانی از برنامه ريزی استراتژيک ‪ :‬منظور از برنامه ريزی استراتژيک تعيين‬ ‫اهدافص صبلندص صمدتص صسازمانص صاستص صکهص صازص صطريقص صتجزيهص صوص صتحليلص صنقاطص صقوتص صوص صضعف‬ ‫سازمانص ص‪,‬ص صپيشص صبينیص صروندهاص صدرص صآيندهص ص‪,‬ص صبرنامهص صريزیص صخطوطص صجديدص صتوليد‪,‬ص صتهيه‬ ‫تجهيزات جديد و اتخاذ تصميمات خاص در شرايط حاد اقتصادی ميسر می شود‪.‬‬ ‫‪.3‬پشتيبانی از سازمان دهی و تامين نيروی انسانی در بلند مدت‪ .‬مديران ارشد بايد به‬ ‫ساختار سازمانی نيز توجه داشته باشند‪.‬‬ ‫‪.4‬پشتيبانی از کنترل استراتژيک ‪ :‬بخش ديگری از تصميمات مديران ارشد به کنترل‬ ‫استراتژيک معطوف می شود که نظارت و مديريت عمليات کلی سازمان است‪ .‬يک‬ ‫‪4‬‬

‫سيستم ص ‪ess‬کارآمد میص تواندص به مديران ارشدص کمک کند تا ضمن کنترل برص ابعاد‬ ‫مختلف سازمان از منابع مو جود به بهترين نحو استفاده کنند‪.‬‬ ‫‪.5‬حمايت از مديريت در شرايط بحرانی ‪ :‬حتی با برنامه ريزی دقيق استراتژيک هم‬ ‫ممکن است بحران بروز نمايد ‪ .‬حوادث غير مترقبه مانند سيل و بروز اختلل در‬ ‫سيستم ها می تواند بخش های عمده سازمان را با بحران مواجه سازد ‪ .‬مديريت اين‬ ‫بحرانها نيز از وضايف مديريت ارشد می باشد ‪ .‬در بسياری از موارد طرحهای‬ ‫اضطراری استراتژيک را می توان با کمک ‪ ess‬جايگزين نمود تا سازمان بتواند بر‬ ‫بحران ها فائق آ يد‪ (.‬صرافی زاد ه‪ ,‬علی پناهی‪)1380 ,‬‬

‫هدف ‪ess‬‬ ‫هدف اصلی يک ‪ ess‬دريافت داده ها از منابع مختلف ‪,‬هماهنگ و سازگار نمودن آنها و نمايش‬ ‫اطلعات حاصل به شکل جامع است تا استفاده از آنها آسان باشد ‪ .‬بنابراين ساختار ‪ ess‬بايد به‬ ‫شکل زير باشد‪:‬‬

‫‪5‬‬

‫مدلهای‬ ‫‪DSS‬‬

‫داده های‬ ‫‪DSS‬‬

‫داده های‬ ‫‪MRS‬‬

‫کاربران‬

‫داد‬

‫برنامه‪E‬‬ ‫‪SS‬‬

‫ديگر‬

‫مديريت‬ ‫ارشد‬

‫داده های ‪Tps‬‬ ‫مدلهای‬ ‫‪ESS‬‬

‫نمودار‬

‫گزارشات‬

‫داده های‬ ‫‪OAS‬‬

‫منابع دريافت داده(منبع ‪ :‬صرافی زاده ‪,‬علی پناهی؛‪)1380‬‬

‫مدل يك ‪EIS‬‬ ‫شکل يک ‪ EIS‬کامپيوتر محور معمولً شامل يک کامپيوتر شخصی است در اغلب شرکت ها‬ ‫ای کامپيوتر شخصی به يک کامپيوتر مرکزی شبکه شده است‪ ،‬همان طور که در مدلص ‪EIS‬‬ ‫نمايشص صداده صشدهص صاست‪ .‬صکامپيوترص صشخصیص صمديران صارشدص صخدماتص صخودص صراص صدرص صمحيطص صکارص صمديران‬ ‫اجرايی ارائه می کند‪ .‬يک شکل سخت افزاری شامل انبار ثانويه می باشد‪ .‬پايگاه داده مديران‬ ‫شامل داده و اطلعات است که بوسيله کامپيوتر مرکزی شرکت از پيش پردازش گرديده است‪.‬‬ ‫مدير اجرايی از ميان منوهای مختلف صفحات نمايش از قبل ايجاد شده را انتخاب می کند و يا‬ ‫يک حداقل مقداری از پردازش را انجام می دهد‪ .‬همچنين سيستم به ما اجازه ص می دهد تا ص از‬ ‫‪ electronic mail‬استفاده کنيم تا به اطلعات و داده ها محيطی دست يابيم‪ .‬در تعدادی از ‪eis‬‬ ‫ها همچنين اخبار رايج و توضيحات اطلعات نيز پشتيبانی‬ ‫‪6‬‬

‫درخواستهای‬ ‫اطلعاتی‬

‫نمايش‬ ‫اطلعات‬

‫اخبار رايج‬ ‫توضيحات‬

‫کامپيوتر‬ ‫شخصی‬

‫پايگاه داده‬ ‫مدير‬ ‫اجرايی‬

‫محيط کار مدير‬

‫هماهنگ ساختن‬ ‫اطلعات در دسترس‬

‫پايگاه داده‬ ‫پست الکترونيک‬ ‫نرم افزارها‬

‫کامپيوتر مرکزی‬ ‫داده واطلعات‬ ‫خارجی‬

‫مدير مستقر‬ ‫در محيط‬ ‫کاری ديگر‬ ‫مدل يک ‪EIS‬‬

‫)منبع ‪Mcleod,1995( :‬‬

‫تکنولوژی ‪ess‬‬ ‫نرم افزارهای ‪ ess‬برای اولين بار در اواخر دهه ‪ 1970‬بوسيله تعدادی از شرکتها ساخته شد ‪.‬‬ ‫اما توسعه تجاری نرم افزارها تا اواسط دهه ‪ 1980‬صورت نگرفت‪ .‬انتخاب نرم افزار يک‬ ‫موضوع مهم برای سازمانهايی است که به دنبال خريد و استقرار سيستم ‪ ess‬می باشند‪ .‬نرم‬ ‫افزارهای ‪ ess‬مناسب برای همه کامپيوترها با قيمتی کمتراز ‪$100‬برای‬ ‫“‪”Microsoft Open eis pak‬‬ ‫تا بيش از ‪ $300000‬برای يک ‪ ess‬با دامنه کاملی از قابليتها و کاربران نامحدود‪.‬‬ ‫در شكل زير ميزان استفاده از انواع مختلف سيستم هاي پشتيبان مديريت اجرايي آورده شده‬ ‫است‪:‬‬

‫‪7‬‬

‫ميزان استفاده ازسيستم هاي ‪ eis‬مختلف ‪) )Horn Nord & Deryl nord, 1995‬‬

‫مزايای به کار بستن يک ‪ess‬‬ ‫خريد يک ‪ ess‬با قابليت کامل ‪ ,‬گرانترين گزينه می باشد با اين وجود بيشترين منافع را عايد ما‬ ‫می کند برای مثال شرکت فورچون ‪ Fortune 500“20“ 500‬ميليون دلر در يک سال‬ ‫مستقيما بواسطه استفاده از يک سيستم ‪ess‬بر سود خود افزود‪ .‬ساير نکات مثبتی که گزارش‬ ‫گرديد شامل‪ :‬بهبود خدمات ارائه شده ‪ ,‬بهبود تمرکز بر عاملهای حياتی موفقيت ‪ ,‬کنترل بهتر بر‬ ‫فروش و توليد‪ ,‬کاهش موجودی کالو دستيابی به ساير اطلعات غير قابل دسترس‪.‬‬

‫‪8‬‬

‫آينده ‪ESS‬‬ ‫در تحقيقی که شرکت اينتر نشنال ديتا “‪” International data corporation‬‬ ‫که يک شرکت در زمينه تحقيقات بازاراست انجام شده نرخ افزايش استفاده از ‪ ess‬رو به‬ ‫افزايش با نرخ سالنه ‪ 40‬درصد تعيين گرديده است‪.‬‬ ‫در جای ديگر از ‪ ess‬به عنوان موج آينده‬ ‫”‪ “ Future wave of‬نام برده شده است‪.‬‬ ‫مطالعات اخير در مورد سيستم هاي پشتيباني مديران اجرايي در شركتهاي فورچون‬ ‫‪ " "500foutune500‬نشان مي دهد كه تقريبا ‪3/1‬پاسخگويان امروزه از ‪ESS‬براي پشتيباني‬ ‫تصميم استفاده مي كنند تا در بهره وري شخصي و يا ارتباطات به آنها كمك كند‪.‬‬ ‫‪) )Horn Nord & Deryl nord, 1995‬‬ ‫دليل عدم استفاده مديران ارشد از ‪ess‬‬ ‫‪‬متناسب با شيوه های مديريت فرد نيست‬ ‫‪‬نوع اطلعات مورد نيازرا تهيه نمی کند‪(.‬اطلعات محدود)‬ ‫‪‬اطلعات پراکنده را نمی تواند در اختيار بگذارد‪.‬‬ ‫‪‬ريسک استفاده غير مجاز دارد‪.‬‬ ‫‪‬سابقه شکست قبلی دارد‪)senn, 1990( .‬‬

‫منابع و ماخذ‬ ‫•صرافی زاده ‪,‬اصغر”سيستم اطلعات مديريت”چ چهارم‪,‬انتشارات مير‪1383,‬‬ ‫•فيضي ‪ ،‬كامران" كاربرد سيستم هاي پشتيبان تصميم در تصميم گيري مديران " ‪،‬‬ ‫مطالعات مديريت ‪ ،‬انتشارات دانشگاه علمه طباطبايي‪،‬شماره ‪45‬‬ ‫•‪Senn A James “informatin systems in management‬‬ ‫‪”,Wadsworth publishinn co,fth ed,1990‬‬ ‫•‪Mcleod jr raymond“management information system“ prentic‬‬ ‫‪Hall, Sth ed ,1995‬‬ ‫•‪Jeretta Horn Nord & G. daryl Nord ”why managers use‬‬ ‫‪executive support systems“ industrial management and data‬‬ ‫‪systems ,1995‬‬ ‫•‪T.C.E.Cheng and E.W.T.Nagi ”management support systems‬‬ ‫‪for service quality & reliability management. 1994‬‬

‫‪9‬‬