Erp,sap

I. Phần mềm ERP là gì? ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,...

Mô hình cấu trúc của ERP với các phân hệ chính Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:          

Kế toán tài chính (Finance) Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control) Quản lý mua hàng (Purchase Control) Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution) Quản lý dự án (Project Management) Quản lý nhân sự (Human Resource Management) Quản lý dịch vụ (Service Management) Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) Báo cáo thuế (Tax Reports) Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

Đặc trưng của phần mềm ERP Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau: 1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự. 2. ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người. 3. ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm. 4. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ. Những lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể kể đến:  

 







Thông tin tích hợp: Thay vì có dữ liệu được phân phối trên một số cơ sở dữ liệu riêng biệt, tất cả thông tin hiện được lưu trữ ở một vị trí. Dữ liệu cũng được giữ nhất quán và cập nhật. Hiệu quả về chi phí cho doanh nghiệp: Một hệ thống ERP giúp loại bỏ các quy trình lặp đi lặp lại và giảm đáng kể nhu cầu nhập thông tin theo cách thủ công. Hệ thống cũng sẽ hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và giúp các công ty thu thập dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn. Tiếp cận nguồn thông tin chính xác ngay trong thời gian thực, phần mềm ERP giúp giảm chi phí quản lý và vận hành. Nó cho phép các nhà sản xuất chủ động quản lý các hoạt động, ngăn chặn sự gián đoạn và trì hoãn, và giúp người dùng đưa ra quyết định nhanh hơn. Khả năng mở rộng: Bạn có biết không? Các hệ thống ERP có cấu trúc cho phép bổ sung người dùng và chức năng mới để phát triển giải pháp được triển khai ban đầu theo thời gian. Tùy biến chức năng cho từng doanh nghiệp: Các hệ thống ERP hiện đại rất mạnh mẽ, linh hoạt và có thể cấu hình. Chúng có thể được điều chỉnh theo nhu cầu riêng biệt của một doanh nghiệp. Hệ thống ERP cũng có thể thích ứng với nhu cầu luôn thay đổi của một doanh nghiệp đang phát triển, đảm bảo bạn sẽ không phải mua giải pháp mới một khi nhu cầu của bạn thay đổi hoặc doanh nghiệp của bạn phát triển. Dịch vụ khách hàng được cải thiện: Việc cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao bằng hệ thống ERP dễ dàng hơn. Nhân viên bán hàng có thể tương tác với khách hàng tốt hơn và cải thiện mối quan hệ với họ, thông qua việc truy cập nhanh hơn, chính xác hơn vào thông tin và lịch sử của khách hàng. Ứng dụng trên di động: Một lợi thế của các hệ thống ERP như phần mềm 3S ERP là có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu tập trung từ bất cứ nơi nào bạn làm việc. Nhà, văn phòng, bất cứ nơi nào bằng các thiết bị di động để cập nhật hoạt động doanh nghiệp cũng như duyệt các báo cáo. Dự báo: Hệ thống ERP cung cấp cho người dùng của bạn và đặc biệt là người quản lý, các công cụ họ cần để tạo dự báo chính xác hơn. Vì thông tin trong ERP càng chính xác càng tốt, doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính thực tế và dự báo hiệu quả hơn.

Hạn chế của phần mềm ERP

 

   

Tuy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có rất nhiều ý kiến cho rằng giải pháp ERP đã lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 - khi công nghệ đang cải tiến liên tục và hướng tới sự nhỏ gọn, chuyên biệt hoá từng bộ phận. ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn (ít nhất là 30.000 $ - dựa trên báo giá của các nhà cung cấp). Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình cố định. Như vậy, về cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa số doanh nghiệp. Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực sự thận trọng khi quyết định sử dụng ERP hay không. ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau. Kết quả là, hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực - như tài chính - và yếu hơn nhiều ở những phân hệ khác. Một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0. Giải pháp ERP gặp phải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.

Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào? Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau: 

  

Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng cho khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ. Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh. Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể. Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và / hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.

Một vài doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP ở Việt Nam Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã đủ khả năng tự thiết kế những phần mềm ERP "thuần Việt" như BRAVO, ERPViet, Amis.vn, MyERP,...

II. Phần mềm SAP là gì ? SAP là thuật ngữ viết tắt của System Application Programing. Đó là một công ty phần mềm lớn đa quốc gia, có trụ sở chính đặt tại Đức. Tại Việt Nam, SAP có 2 chi nhánh tại Hà Nội và TP.HCM trực thuộc SAP khu vực châu Á – Thái Bình Dương đặt trụ sở tại Singapore.  

là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công ty SAP của Đức. là một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại, giúp kiểm soát và phát triển tất cả các hoạt động một cách tốt nhất. đây là một phần mềm quản lý doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng để đảm bảo chi phí, thúc đẩy doanh thu và tối đa lợi nhuận.SAP ERP kết hợp các chức năng kinh doanh chính của một tổ chức. Phiên bản đầu tiên (SAP ERP 6.0) được ra đời năm 2006.

SAP cung cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) các ứng dụng bao gồm :     

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship Management) Quản lý tài chính, Quản lý nguồn nhân lực, Quản lý dòng sản phẩm, Quản lý chuỗi cung ứng.

Ngoài ra, SAP còn cung cấp một số phần mềm khác để phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp tốt hơn như: Phần mềm kế toán SAP Phần mềm SAP quản lý kho Những tính năng nổi bật của phần mềm SAP là gì?

 

 

Quản lý bán hàng: Với tính năng này, quy trình bán hàng sẽ được theo dõi chặt chẽ, cho phép phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận, phát hiện cơ hội thông qua báo cáo Quản lý mua hàng: đây là tính năng giúp quản lý và duy trì quan hệ với nhà cung cấp thông qua việc quản lý các đơn đặt hàng, số lượng, mức lợi nhuận, nợ - tồn, quá trình thanh toán và khả năng tính toán giá trị nhập kho. Quản lý tài chính: cho phép quản lý các hoạt động tài chính kế toán (bút toán, kế toán tổng hợp). đồng thời cung cấp các báo cáo từ các hoạt động tài chính. Quản lý kho: là một tính năng quan trọng trong phầm mềm SAP, với tính năng này doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm rằng quản lý tồn kho, tình hình xuất kho, chính sách về giá. Kết hợp chặt chẽ giữa quản lý đặt hàng và sản xuất.

Lợi ích của phần mềm SAP ERP  Giảm chi phí xử lý đơn hàng, giảm thời gian tính toán giá bán, yêu cầu báo giá  Tăng “Cash Flow”  Tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn cho nhân viên  Tăng đầu tư tiềm năng, giảm chi phí phân phối, vận chuyển hàng hóa  Cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời.  Giảm số lượng vốn vay cần thiết.  SAP ERP đưa các quy trình quản lý hiệu quả, phù hợp cho đặc thù của từng ngành công nghiệp. Phần mềm SAP ERP là phần mềm trong TOP đầu của thế giới. Chính vì vậy, lựa chọn nó là điều tuyệt vời cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi sử dụng bởi chi phí quá đắt đỏ và nhiều điểm chưa phù hợp với môi trường kinh doanh tại Việt Nam.