Entrega Final 1

DISEÑO Y DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PARA LA EMPRESA DISTRIBUCIONES ARIAS Y ROCHA

Presentado por: David Camacho Espitia Andres Felipe Trujillo Hayler Fernando Palacio

Presentado al Ingeniero: Rafael Castillo

Universidad Autónoma de Colombia Ingeniería De Sistemas Bogota D.C 2008

OBJETIVO GENERAL Planear, analizar, diseñar, implementar, probar y poner en producción una aplicación de software que permita a la empresa A&R manejar y controlar su inventario y manipular la información de los clientes y los proveedores. Esta aplicación permitirá administrar las entradas y salidas de la mercancía y así mismo manejar sus respectivos impuestos y cambios de precios, ya que de ello depende la parte de pérdidas y ganancias que pueda adquirir la compañía. Además, también accederá a organizar la información de los clientes y proveedores para acceder con mayor facilidad y rapidez a ella. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Controlar el inventario, a través de una aplicación que permita conocer la información acerca de la entrada y salida de la mercancía.  Agilizar el control de la información en cuanto a clientes se refiere, proveedores e inventarios. Además, es necesario manejar una aplicación que maneje la seguridad y la precisión de los datos necesarios para la toma de dedición empresarial.  Manejar una base de datos asociado a la empresa en donde se especifique los datos de los clientes, proveedores e historia financiera de la empresa.  Disminuir el tiempo de consulta de inventario en un 85%, ver a través de la red todas sus características, adecuando la información organizada y segura para distribuirla en cada una de las áreas.

 Permitir a cada usuario consultar la información necesaria para el desarrollo de su actividad laboral, teniendo en cuenta que esta previamente autorizado para acceder a esta.  Generar informes precisos y confiables que muestren efectivamente los estados económicos más importantes, en cuanto a los gastos, perdidas, ganancias y producción mensual de la compañía

INTRODUCCIÓN Distribuciones A&R es una empresa comercializadora de todo tipo de iluminación y materiales eléctricos para ferretería. Esta empresa tiene dos sucursales una ubicada en Bogota y otra en la cuidad de Villavicencio. La empresa cuenta con tres áreas: Administración, ventas y contabilidad. El área administrativa se encarga del control de mercancías, manejo de la funcionalidad operativa de la empresa, desempeño de las finanzas, despachos, adquisición de los productos y esta pendiente de la toma de decisiones que afectan directamente el manejo de la empresa. El área de ventas se encarga de realizar los pedidos, despachar, cobrar, negociar y entregar la mercancía, además de mantener un estricto margen de precios y manejar la facturación. El área de contabilidad revisa el estado financiero de la empresa, buscando en toda la información de compra y venta, los errores y las inconsistencias, corrigiéndolas con el fin de generar informes que permitan conocer las perdidas y las ganancias trimestrales. Adicionalmente, estudia el control general de pagos de servicios, nomina, cuentas, entre otros consumos e inversiones de la empresa. La organización cuenta con una base de datos a nivel nacional la cual contiene los datos de localización y registro comercial de las ventas y compras que se realizan en cada una de sus sucursales, para poder realizar una comunicación segura a la hora de despachar y cobrar la mercancía.

Los clientes registrados podrán pedir la mercancía directamente a la empresa o a través de los vendedores autorizados asignados por zonas, teniendo la posibilidad de realizar dos formas de pago, ya sea en cheque o efectivo. A partir de la fecha de entrega se le dará al cliente un plazo de treinta días para la cancelación del producto, si no se recibe respuesta inmediata, se pedirá su devolución. El envío de esta se realiza a través de una transportadora en el que se debe efectuar un pago por caja y se registrará la fecha y llegada del producto al lugar, si en dado caso esta no llegara al destino asignado, la importadora deberá responder parcialmente por un valor preestablecido dentro de sus reglamentos. El manejo y registro de proveedores se evalúa según la calidad, marcas, facilidades de pago y economía de los productos que le ofrecen a la empresa. El informe que se genera debe tener los datos del proveedor, su ubicación, la categoría a la cual está especializada y las distintas observaciones que la empresa necesita tener en consideración.

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA ACTUAL. OBJETO SOCIAL: El objetivo principal de la sociedad, es la comercialización de materiales eléctricos y todo lo relacionado con iluminación, comprendidos, como la compra y venta, venta de bienes muebles e inmuebles y demás negocios que se originen en el desarrollo del objeto principal de la sociedad, arrendar los bienes propios; arrendar por ella o para terceros propiedades muebles, inmuebles o construcciones; dar en garantía de crédito contraídos por la compañía; otorgar, girar, endosar, prestar, cancelar, cobrar, tomar, pagar, descargar cualquier titulo valor, como cheque, letra de cambio, pagares, giros, libranzas, entre otros. Celebrar, ejecutar en su propio nombre por contratos y negociaciones de cualquier índole que sean necesarios para el desarrollo normal de su objeto social, y en general, afectar toda clase de actividades licitas, civiles o de comercio relacionados o no con el objeto principal de la sociedad. ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE OBJETO DE ESTUDIO.

Gerente

Área de Cartera

Área de Ventas

Dirección de ventas

Vendedores

Dirección de Cartera

Contador

Jefe de Cartera

Área Administrativa

Dirección Administrativa

Secretaria

Jefe de Bodega

DESCRIPCIÓN DE PROBLEMAS La empresa no posee un control sistematizado en la información del inventario, puesto que cada dato de entrada y salida se registra manualmente, lo cual ha generado los siguientes problemas:  Deficiencia: la calidad de comunicación de la información no es fiable, ya que el tiempo en proceso y en respuestas es lento interna (empresa) y externamente (clientes). La información acerca de la cantidad de productos provoca un colapso de la información de existencia en bodega ocasionando perdidas económicas y de tiempo para la empresa.  Inseguridad: no hay ningún tipo de restricción de la información debido a que los documentos están al alcance de cualquier empleado por lo que pueden ser modificados o perdidos.  Errores: la información que se le presenta al gerente es inexacta, ya que el manejo manual no genera una fuente confiable de la información los que causa perdidas en la lista de los productos alterando su consistencia.  El registro inapropiado de los precios, impuestos e incluso de la retención en la fuente de los materiales, genera desprestigio, perdida de confiabilidad a la hora de demostrarle al cliente el nivel competitivo sobresaliente ante otras empresas.  Precisión: no se lleva un registro individual, histórico-financiero de cada cliente, para hacer un estudio previo de este, evaluando sus compras, formas de pago y la confiabilidad de mercancía, ya que aquellos que estén

en mora con el plazo establecido se les hará un estudio de egresos y se les establecerá tope máximo de salida de mercancía.

FUNCIONES PRONCIPALES. Gerente: llevar los negocios sociales y financieros más importantes de la empresa, desistir e interponer todo género de recursos; hacer depósitos en bancas y agencias bancarias. Además, nombra los empleados de su dependencia. Representa a la compañía de forma ilimitada; firma letras, pagares, cheques y giros con el fin de cuidar la recaudación y inversión de los fondos de la empresa. Contador: declara la renta anual, realiza los balances y los informes trimestrales PYG, controla los ingresos y egresos, verifica el estado financiero de la empresa para buscar inconsistencias y corregirlas. Jefe de cartera: genera un listado de clientes que se encuentran en mora, controlando el límite de despacho de mercancía. Además, se encarga de las estadísticas de compras y ventas. Vendedores: se encargan de asesorar y hacer conocer los productos de iluminación y ferretería ilustrados en el catalogo de la empresa, con el fin captar nuevos clientes para la empresa. Jefes de Bodega: Su deber es gestionar la mercaría entrante y saliente de la bodega a cargo y gestionar los proveedores de la empresa. Secretaria: maneja la facturación, la actualización de datos, pago de nomina, ofrece atención al público, recibe y devuelve llamadas.

MODELOS DE CICLO DE VIDA SELECCIONADO. DESARROLLO DEL SISTEMA En este proyecto hemos tomado la decisión de implementar el ciclo de vida llamado “Modelo en cascada” por que garantiza un manejo secuencial en el desarrollo del software, iniciando con el primer nivel definido como ingeniería y análisis de sistemas y así dando inicio a la estructura en los siguientes bloques en orden descendente: análisis de los requisitos, diseño, codificación, prueba y mantenimiento. Todo esto para el manejo fácil en el desarrollo del sistema que aplicaremos a las necesidades de la compañía A&R, la cual tiene como propósito adquirir un control sistematizado en el manejo de inventario, facturación y mutiles registros. Al final de cada etapa se hará un entregable y un proceso de revisión antes de pasar a la siguiente etapa.

¿POR QUE EL MODELO EN CASCADA? Este modelo se eligió ya que siguiere un enfoque sistemático, secuencial, para el desarrollo del software que comienza en un nivel de sistemas en el cual se establecen requisitos de todos los elementos del sistema y asignado al software subgrupos de estos requisitos como la interacción con hardware, personas o bases de datos. Después de avanzar en forma descendentemente encontramos el análisis de requisitos, constituye la reunión de estos se intensifica y se centra especialmente en el software; a continuación el diseño que se especializa en cuatro aspectos importantes estructura de datos, arquitectura de software, prototipos de interfaz y desarrollo de software como tal (algoritmo). Codificación,

únicamente y

específicamente generación de código, el siguiente pasos son las pruebas del código generado en el tópico anterior, encontrar errores para pasar a la etapa de mantenimiento para su corrección.

Cronograma de trabajo para el año 2008

Nº 1 2 3 4 5 6

Nombre de la tarea Estudio preliminar Definición de requerimientos Análisis del problema Primer entrega: Análisis Diseño Segunda entrega: Diseño

Fecha Inicio 1 de agosto 6 de agosto 15 de agosto 29 de agosto 30 de agosto 3 de octubre

Fecha Fin 5 de agosto 16 de agosto 28 de agosto 29 de agosto 2 de octubre 3 de octubre

7 8 9 10

Implementación Pruebas Capacitación Entrega final

4 de octubre 19 de noviembre 20 de noviembre 25 de noviembre 25 de noviembre 26 de noviembre 27 de noviembre 27 de noviembre Duración Total

Duración 5 días 12 días 13 días 1 día 32 días 2 días 46 días 4 días 2 días 3 día 120 días (4 meses)

RESTRICCIONES  Se realizara un estudio económico y funcional de la empresa en el cual se evaluara si la implantación de este tipo de software será lo suficientemente funcional para reducir el margen de error de la empresa generando menor perdida económica, y ala vez que esta perdida económica justifique la puesta en marcha de este tipo de software lo que incluye pago de equipos y de desarrollo de la aplicación.

 Considerar el tiempo que se requiere para analizar, diseñar, implementar, probar y poner en funcionamiento el software.

Análisis y especificación de requerimientos Descripción de los roles de los actores 

JEFE DE CARTERA: Genera informes de las compras y ventas mensuales de la empresa, en estos informes registra los cobros pendientes de los clientes que se encuentran en mora para estar al tanto de su respectivo cobro, también este actor controla las fechas indispensables para generar los informes gerenciales.



Administrador: Sus deberes se basan en controlar las entradas y salidas de mercancía de la sucursal asignada, este tiene que incluir la orden de venta dentro de esta salida, tiene la posibilidad de modificar los precios de la mercancía si tiene los permisos gerenciales que le proporciona la empresa se encarga también de consultar los proveedores a quienes le pedirán la mercancía, los podrá modificar si llegado el caso se tuviera que eliminar, cambiar o agregar datos pendientes.



Vendedor: Su deber es registrar las órdenes de venta (facturas), para luego hacer un envío de mercancía.



Gerente: Su función es asignar los jefes de bodega y agregarlos al sistema así también como modificar sus datos y eliminarlos.



SECRETARIA: Sus funciones principales son las de consultar en el registro los clientes, dentro de sus deberes podrá registrar los clientes y actualización de los datos.

Diagrama de Contexto Secretaria Gestionar Clientes

Jefe Cartera

Administrador

Generar Informes Control Mercancía

Gestionar Proveedores Vendedor Gestionar Ventas Gerente

Gestionar Administrador

Caso de uso Gestionar clientes

Secretaria

Modificar cliente Modificar cliente Consultar clientes

Eliminar clientes

Caso de uso Generar Informes gerenciales

Generar reporte de ventas Jefe de cartera/ Administrador

Generar reporte de compras

Caso de uso gestionar proveedores

Administrador

Crear Proveedor Modificar Proveedor Consultar Proveedor

Eliminar Proveedor

Caso de uso control mercancía

Ingresar Producto Administrador

Modificar Producto

Consultar Producto

Registrar orden de compra

Caso de uso gestionar administrador

Ingresar administrador Gerente

Modificar administrador Eliminar Administrador Consultar Administrador

Caso de uso registrar orden de venta

Vendedor

Registrar venta

Descripción: Gestionar Administrador: Controla los administradores de cada sede de la empresa con el fin de gestionar su estado en la empresa y poder modificar o consultar sus datos. ■ ■ ■ ■

Crear Administrador Modificar Administrador. Consultar Administrador. Eliminar Administrador

Gestionar Vendedor: Permite vincular vendedores al sistema y gestionarlos ■ ■ ■ ■

Crear Vendedor. Modificar Vendedor. Consultar Vendedor. Eliminar Vendedor.

Gestionar Clientes: Maneja nuevos clientes vinculándolos a la empresa, y a los antiguos actualizando sus datos para lograr un manejo eficiente de estos. ■ ■ ■ ■

Crear cliente Modificar cliente. Consultar cliente. Eliminar Cliente

Control de mercancía: Se lleva un control de las entradas y salidas, descripción general de los productos y los proveedores de la empresa. ■ ■ ■ ■

Registrar Orden de compra. Modificar producto. ingresar Producto. Consultar producto.

Gestionar proveedores: Permite manejar los datos personales de los proveedores registrados en la empresa: ■ ■ ■

Crear proveedor. Modificar proveedor. Consultar proveedor.

Generar informes gerenciales: Realizar reportes indispensables de cada área para presentarle al gerente y llevar un adecuado control de la información. ■ ■

Generar reporte de ventas. Generar reporte de compras.

Eliminar cliente

Diagrama de casos de uso Secretaria

Crear cliente Modificar cliente

Gestionar Clientes

Consultar clientes

Jefe Cartera Generar Informes gerenciales

Generar reporte de ventas

Generar reporte de compras

Ingresar producto

Administrador Control Mercancía

Modificar producto

Registrar orden de compra

Consulta r producto

Crear proveedor Gestionar Proveedore s

Modificar proveedor Consultar proveedor Eliminar proveedor

Crear administrador

Gerente Gestionar Administra.

Modificar administrador Consultar administrador Eliminar administrador

Vendedor Registrar venta (Crear factura)