Ensayo Semana 3.docx

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

CONFECCIONES S.A. ENSAYO - SEMANA 3 Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.

IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la organización pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La información documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación deforma general Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento deberá:  Identificar y codificar  Almacenar y proteger  Definir el periodo de conservación  Definir la disponibilidad y el acceso Identificación y Codificación En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles. Almacenaje y protección

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (1830349) Profesor: PEDRO EFRAIN RODRIGUEZ MARTINEZ Estudiante: Liliana Lasso Rodríguez

Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa. Periodo de conservación Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se procederá a su destrucción. Disponibilidad Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado. Acceso a la información documentada Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de los mismos.