Ensayo Importancia De Los Archivos.docx

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Tema: Ensayo Importancia de Los Archivos

Aprendiz:

Instructor:

Servicio nacional de aprendizaje (SENA)

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1846230) 2019

Origen del archivo: El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad, sus orígenes se podrían remontar a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios, eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados) y también documentación privada. Evolución del archivo: La edad antigua: los archivos de palacio El más antiguo significado de !a palabra archivo es lugar donde se conservan los documentos (Sandri: 1969,107. Lodoloni: 1990,50). Los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones eran los lugares por excelencia para la constitución de estos depósitos. Los más antiguos se remontan al 4000 a. C., en el Antiguo Oriente, En la ciudad de Ebla, en Mesopotamia, se han encontrado numerosas tablas de barro, dispuestas en estantes de madera y en distintas salas: grandes volúmenes de documentos, órdenes de gobierno, sentencias judiciales, cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy organizada en el momento en que fue truncada. Así mismo, los palacios de Lagash, Maarí, Nínive, Ugarit, etc. La Edad Media: los “tesoros de cartas” La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la compleja administración que había desarrollado; más aún, se derrumbó la idea romana de salud pública y bien común frente al ideal de vida privada, que se convirtió en factor predominante de la nueva civilización. Del Estado como res pública se pasó a la consideración del Estado propiedad personal de quien ejercía el gobierno. En consecuencia, la noción de archivo público de la época anterior desapareció. El derecho o facultad para crear archivos, ius archivi, transmitido a la Edad Media por el Código Justiniano, correspondería a quienes gozaban de la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices (Lodoloni: 1991, 52-56). La edad moderna: los archivos de estado A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el estado moderno, que desaparecerá con las revoluciones burguesas de final de siglo XVIII y primera mitad del XIX. Este sistema de gobierno, caracterizado por unas monarquías absolutistas y centralizadoras, provoco el nacimiento de los primeros archivos de estado, en los que se concentró toda la documentación generada por la corona. Era el momento de reunir los documentos que concernían al gobierno del estado, y que se habían mantenido dispersos hasta entonces en manos de consejeros, secretarios, diplomáticos y demás miembros que ejercían las funciones de gobierno junto al rey. La noción de propiedad de los archivos fue sustituida por la de archivos públicos, “depositarios de los documentos concernientes al estado y cuya conservación era o podía ser de interés público” (Favier. 1959,22). El archivo se convirtió en un elemento fundamental de la maquinaria administrativa y, por tanto, adquirió una función predominanmente jurídico-política.

Los archivos pontificios, situados hasta el siglo XVI en tres grandes depósitos, el castillo del santo ángel, la cámara apostólica y las secretarias de estado, fueron reunidos en 1611 en un único deposito: el archivo secreto vaticano (Favier.1959, 26). También en España crearon importantes archivos, como el de simancas en 1540, y el de indias en 1788. La época contemporánea: los archivos nacionales La revolución francesa provoco un giro en la historia europea que repercutió decisivamente en la consideración del archivo. Nación un nuevo concepto: la soberanía nacional; era el advenimiento del estado de derecho y, ligado a ello, los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la administración hacia el administrado. Por tanto, ahora el archivo pasa a ser considerado garantía de derechos de los ciudadanos y jurisprudencia de la actuación del estado. Adeamas, en el siglo XIX surgió un fenómeno común a toda Europa: un fuerte sentimiento nacionalista que llevo a buscar en su pasado las raíces de la identidad nacional. Se desarrolló la historiografía científica, que encontraba en los documentos archivísticos los elementos de la investigación histórica. Como consecuencia de ello, se produjo la concentración de los archivos de las instituciones públicas y privadas del antiguo régimen en un único archivo: el archivo, quien fue abierto a la investigación. Los archives nationales de Francia se crearon en 1789; el public office, en el reino único, en 1851; en España, el archivo general central del reino en 1858 y el Archivo Histórico Nacional en 1866; y el Archivio di Stato en Roma, en 1871 (Casanova: 1928,416-417; Favier: 1959,39-51). A partir de este momento, los documentos procedentes de la administración central deberían ingresar en estos archivos. Así pues, los archivos habían adquirido una doble dimensión: por un lado, eran custodios de los deberes y derechos de los ciudadanos, y, por otro, memoria del pasado de la nación y por ello objeto de investigación histórica. Sin embargo, hasta mediados del siglo xx desarrollaron sobre todo esta segunda dimensión, actuando como verdaderos laboratorios de la historia (Bautier: 1968) y dejaron de lado la función, que había primado hasta entonces, de servicio a la administración. Actualidad: Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo. Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso. No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel Cualidades del archivo Económicos: se obtiene información sobre los perfiles de la empresa Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla Técnicos: se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivos. Funcionales: permiten las operaciones de archivar y consultar los archivos y documentos de manera eficiente. Exactos: la clasificación debe ser precisa para evitar equivocaciones. Clasificación Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo. Archivo activo Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% dela información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos. Archivo semiactivo Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación. Archivo permanente Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo.

La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen. Archivo descentralizado Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.

Categorización de archivos Según la ley 594 del 2000: ley general de archivos título III Articulo 7 archivos de jurisdicción y competencia -Archivo General de la Nación -Archivo General del Departamento -Archivo General del Municipio -Archivo General del Distrito Articulo 8 archivos territoriales -Del Orden Nacional -Del Orden Departamental -Del Orden Distrital -Del Orden Metropolitano -Del Orden Municipal -De Orden Local -Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley -Archivos de los territorios indígenas. Articulo 9 archivos según la organización del estado -Archivos de la Rama Ejecutiva -Archivos de la Rama Legislativa -Archivos de la Rama Judicial -Archivos de los Organismos de Control -Archivos de los Organismos Autónomos

Articulo 10 obligatoriedad de la creación de archivos La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente Ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

Aplicación en el medio actual La aplicación del archivo en el medio actual se ha visto potenciado gracias a las tecnologías de la información, facilitando el manejo de muchas cosas incluidas el archivo, ya que existen programas que permiten digitalizar la gran cantidad de documentos que son necesarios para salvar información de suma importancia en el entorno laboral, también para guardar el documento en la red y gracias a eso en el momento en que requieran el mismo, podrá solicitado y encontrado fácilmente.

Webgrafia: https://prezi.com/vb8rd7t5sxyb/el-origen-del-archivo/ http://archivo-tec.blogspot.com/p/blog-page_23.html http://www.concla.net/TeoriaArch/documentos/Los_Archivos_y_la_Archivistica%20[Mendo%20C armona].pdf https://prezi.com/-qazld_3if7v/cualidades-del-archivo-y-del-archivista/ https://prezi.com/_zj09ijcmqs6/clasificacion-de-archivo-segun-su-uso-y-organizacion/ https://prezi.com/uruw17zlajzi/categorizacion-de-los-archivos/