El Rol De La Comunicacion.doc

EL ROL DE LA COMUNICACIÓN, LA MOTIVACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO EN TALLERES DE PLANIFICACIÓN PARTICIPATIVA ARTÍCULO SUMARIO 1. RESUMEN DEL TALLER Público Objetivo: Introductorio / Básico. El único pre-requisito es que haya participado en talleres de planificación participativa. Objetivos del aprendizaje: Al finalizar el taller, el participante será capaz de: 1) conocer y manejar los elementos básicos para una comunicación eficiente 2) identificar variables que impiden el rendimiento máximo de un participante y del grupo que se encuentran involucraos en un taller de planificación Descripción del contenido: El taller se divide en 3 sesiones. 1) Presentación del taller y del objetivo a lograr 2) Comunicación 

diferentes definiciones de comunicación



estructura básica de la comunicación



elementos básicos de una comunicación eficiente

3) Motivación 

que entendemos por motivación



identificar factores productores de satisfacción e insatisfacción



variables que afectan el rendimiento de los participantes.



Como hacer que el rendimiento de los participantes sea el máximo

4) Trabajo en equipo 

diferencia entre grupos de trabajo y equipos de trabajo



razones para el trabajo en equipo



estructura de los equipos de trabajo



características de los equipos exitosos



como hacemos para que un grupo se convierta en un equipo

Metodología y proceso: Antes de iniciar el taller se divide a los participantes en 5 grupos. Para cada sesión la metodología a usar es la siguiente: 1. Se inicia cada sesión con una dinámica (25 minutos) 2. Conjuntamente con los participantes se hace una discusión de los resultados de la dinámica (10-15 minutos) 3. Se realiza la presentación magistral (15 minutos), de acuerdo al contenido presentado en el punto anterior

4. Se realiza una discusión grupal acerca de los cambios que cada uno puede obtener

-

comparación entre los resultados de la dinámica y la presentación del contenido de cada tema (10-15minutos)

2. INTRODUCCIÓN Origen del método de moderación1 En Alemania, el Método de Moderación surgió a principios de la década de los años 70, en una época en la que los movimientos sociales y la agitación estudiantil habían despertado a la sociedad de un cierto estado de letargo en el que se encontraba. En muchas áreas, en las universidades, en las empresas, las iglesias y las comunidades, las relaciones existentes ya no fueron aceptadas como eran. En todas partes se hicieron escuchar las exigencias para una mayor participación en la toma de decisiones con el objetivo de orientarse mas a los deseos y necesidades de los afectados. Por un lado existían fuertes exigencias para una mayor participación; pero por otro, faltaban métodos adecuados para realizarla. Tanto en encuentros informativos, en reuniones del personal, en círculos de discusión y en todas partes se llegó al reconocimiento de que hacían falta normas diferentes de participación que permitieran el surgimiento de una nueva conciencia. El por qué los viejos métodos ya no funcionaban era fácil de comprender, pero difícil de cambiar. Las estructuras de comunicación acostumbradas, partían de la idea de que era necesaria la presencia de un guía o maestro que sabía todo mejor que los otros y por eso decía hacia donde se debía ir. Pero justamente esto contradecía el deseo de una mayor participación. Por esa razón empezó a cristalizarse, lo que hoy se conoce con el nombre de Método de Moderación. Este método aprovecha conocimientos y técnicas de distintas disciplinas de las ciencias sociales y de la gestión de empresas para tratar cuestiones como la comunicación, el comportamiento social, los procesos grupales; así como la planificación, la organización del trabajo, la dirección de discusiones, entre otros aspectos. Sin embargo, solamente las técnicas no resuelven todo. Poco a poco ellos pasaron a un segundo plano, convirtiéndose la actitud del moderador ante las personas, en el eje del método de moderación. Contrario al maestro, entrenador o jefe, el moderador tiene, en cierta forma, la función de un catalizador: él o ella ayuda al grupo a entenderse asimismo, a formular sus metas y deseos, a trabajar en soluciones y asegurar su puesta en práctica. Las técnicas de moderación son sus instrumentos de trabajo, mientras que el proceso de moderación tiene que ver con un acto creativo lo que requiere intuición y capacidad de ponerse en el lugar de la otra persona.

1

Basado en “Documento sobre Técnicas de Moderación y Dirección de Grupos”, Burkhard Gnass, PROAGUA/GTZ (Cooperación Técnica del Gobierno de Alemania), 1998

El moderador por lo tanto deberá no sólo contar con características personales que como la “empatía” facilitan el trabajo grupal, sino también con conocimientos específicos sobre los procesos de comunicación humana y especialmente sobre la dinámica de grupos. Asimismo en el desarrollo de talleres de planificación participativa se dan casos como los siguientes: 1) no lo que los participantes ven o escuchan lo entienden 2) no siempre lo que un participante comprende, lo comprenden los demás participantes 3) no todos los participantes tienen los mismos objetivos a alcanzar dentro de un taller 4) no todos llegamos motivados a participar en un taller Es por ello que el presente taller, trata, de introducir a las personas en los elementos principales a tener en cuenta para conocer y manejar los elementos básicos para una comunicación eficiente e identificar variables que impiden el rendimiento máximo de un participante y del grupo que se encuentran involucraos en un taller de planificación 3. DESARROLLO COMO NACE LA TECNICA DE MODERACIÓN

Existía una presión por una mayor

PERO

Faltaban métodos adecuados para su realización

participación Todos estaban de acuerdo en que

PERO

Eran difíciles de cambiar

los viejos métodos no funcionaban

DEBIDO A Estructura de comunicación acostumbrada La cual exigía la existencia de un guía o un maestro Que sabe todo mejor que

Que sabe hacía donde se

otros

debería de ir Pero esto contradecía el deseo de una mayor participación QUE ES LA MODERACION

¿Qué es la técnica de moderación?

Es un método que aprovecha conocimientos y técnicas acerca de

La gestión de empresas

De las ciencias sociales

en cuanto a:

Organización del trabajo

Dirección de discusiones

Procesos grupales

Comportamiento social

Herramientas de

Comunicación

planificación

BUSCA

Mayor participación en la

Mayor orientación hacia las

toma de decisiones

necesidades del grupo beneficiario

Sin embargo, a través del desarrollo de los talleres de planificación participativa se pueden dar casos como los siguientes: 1) no lo que los participantes ven o escuchan lo entienden 2) no siempre lo que un participante comprende, lo comprenden los demás participantes 3) no todos los participantes tienen los mismos objetivos a alcanzar dentro de un taller 4) no todos llegamos motivados a participar en un taller El manejo adecuado de técnicas de comunicación, de motivación y de trabajo en equipo nos ayudan a superar estos casos descritos anteriormente. La comunicación, entre otros, permitirá que todos escuchemos y entendamos lo mismo. La motivación, el tratamiento a participantes difíciles y el trabajo en equipo nos permitirá hacer que todos busquemos lograr el objetivo del taller a desarrollar.

LA COMUNICACIÓN Las personas disponemos de cinco sentidos, es decir cinco canales de percepción. A pesar de ello, en la mayoría de los procesos de comunicación grupal sólo usamos uno: el oído. Sin embargo, la concentración y la atención aumentan significativamente por medio de la comunicación visual. No debemos olvidarnos que: Lo escuchado Lo visto Lo hecho y

se olvida se recuerda se comprende y se comparte

visualizado Según estudios realizados, se ha descubierto que la recepción de información a través de la vista aumenta considerablemente la capacidad de atención. Si simultáneamente se escucha y se ve algo esta capacidad de retención aumenta considerablemente. Sin embargo si el ser humano realiza alguna actividad, es decir realiza la acción de hacer, esto quedará mejor fijado en la memoria. Las técnicas de visualización desarrolladas simultáneamente con el método de moderación parten de este último principio: el hacer Es por ello que el Moderador, como conductor del proceso de comunicación, deberá emplear ayudas visuales tanto en las presentaciones, como en todas aquellas actividades iniciadas por él al guiar actividades de los participantes. Un método de visualización son las tarjetas, carteles, cuadros de presentación.

HACER decir

80% 90%

COMUNICACION 1. Acto y efecto de comunicar o comunicarse 2. Acto o efecto de emitir, transmitir y recibir mensajes por medio de métodos y/o procesos convencionados a través del lenguaje hablado o escrito, sea de otras señales, sinos o símbolos 3. La capacidad de intercambiar o discutir ideas, de dialogar, de conversar, con vista al buen entendimiento entre personas.

ESTRUCTURA BASICA DE LA COMUNICACION 1. EL EMISOR tiene alguna información que desea transmitir 2. EL EMISOR tiene que codificar la información. Es decir tiene que convertir pensamientos o sentimientos en sonidos, palabras o símbolos escritos o hablados o en gestos, posturas corporales de modo que el mensaje sea comprensible para el receptor. 3. EL EMISOR tiene que transmitir el mensaje de tal forma que pueda ser recibido por el interlocutor

4. EL RECEPTOR recibe le mensaje a través de varios canales de percepción. Cuando éste se transmite sin distorciones, el receptor tiene un duplicado exacto del mensaje transmitido

5. EL RECEPTOR tiene que descodificar e interpretar el mensaje, clasificarlo y hacerlo suyo para poder entenderlo bien. 6. EL RECEPTOR tiene que confirmar el haber recibido el mensaje. Eso significa que tiene que transmitir al emisor que ha recibido el mensaje, lo ha duplicado y entendido

Lo anterior no es un proceso sencillo. En cada paso pueden producirse distorciones que conducen a malos entendidos o incompresiones. Por ello es necesario dominar bien todos los pasos de la comunicación.

ELEMENTOS BASICOS DE UNA COMUNICACION EFICIENTE 1. CONFRONTAR AL INTERLOCUTOR Y EL ASUNTO DE LA DISCUSION 2. DIRIGIR TODA LA ATENCIÓN AL INTERLOCUTOR. Atención completa Atención dirigida hacia afuera (al interlocutor) y no hacia adentro (propios pensamientos) No dejarse desviar por influencias externas La atención de un interlocutor se reconocerá en su disposición para escuchar, su contacto visual y su comprensión.

3. UNIR LA COMUNICACION CON UNA INTENCION CLARA. Una buena comunicación incluye la intención de transmitir algo y hacerlo de tal forma que llegue al receptor. Volumen adecuado de la voz expresión clara lenguaje adecuado al receptor. 4. DUPLICAR EL MENSAJE TRANSMITIDO PARA QUE SEA COMPRENDIDO. Significa recibir un mensaje y asimilarlo sin falsificaciones. El resultado ideal es una copia exacta del mensaje. La duplicación se da cuando: El emisor envía un mensaje de forma que éste pueda ser recibido claramente y entendido fácilmente El receptor escucha atentamente El receptor no falsifica el mensaje a través de sus propias interpretaciones , suposiciones o agregados

5. CONFIRMAR LA RECEPCION Y COMPRENSION DEL MENSAJE. La confirmación es la señal de que se ha escuchado atentamente un mensje, se ha recibido y comprendido.

TRABAJO EN EQUIPO

EQUIPOS DE TRABAJ O Y TRABAJ O EN EQUIPO

GRUPOS O EQUIPOS grupo

equipo

• El trabajo se apoya principalmente en las contribuciones individuales

• El esfuerzo se da en lograr una repercusión mayor a la suma de esfuerzos

• Interacción para compartir información, mejorar prácticas y tomar decisiones que ayuden a cada miembro en su área

• Interacción de personas con habilidades complementarias, igualmente comprometidas con una meta común

• Ver si logros individuales satisfacen las aspiraciones de desempeño

• Ver si se necesitan productos de trabajo colectivo

• Utiles en estructuras jerárquicas: responsabilidad individual

• Utiles en estructuras planas: responsabilidad compartida

FORMACION DE EQUIPOS • Se logran los objetivos de equipo cuando los miembros integran habilidades en un todo • Se incrementan puntos fuertes y disminuyen los puntos débiles • Como el entrenamiento en deportes: la retroalimentación como factor clave • En la organización la retroalimentación transformada en resultados no es tan rápida y sorprendente como en el deporte • Los problemas pueden pasar inadvertidos y la acción correctiva puede tardar en llegar

EVOLUCION DEL EQUIPO • GRUPO DE TRABAJO: no hay necesidad de desempeño en equipo. No existe una meta o trabajos que requieran responsabilidad mutua

• VERDADERO EQUIPO: personas con habilidades complementarias, comprometidas con metas comunes y responsabilidad mutua

• SEUDO-EQUIPO: puede haber necesidad de desempeño conjunto pero no tiene interés en asumir los riesgos que implica ser un equipo

• EQUIPO DE ALTO DESEMPEÑO: verdaderos equipos con miembros que están profundamente comprometidos con el crecimiento y el éxito personal mutuo

• EQUIPO POTENCIAL: tiene necesidad de trabajo conjunto pero le falta claridad de metas y más disciplina

RAZONES PARA EL TRABAJ O EN EQUIPO • Deliberación y criterios de grupo

• Desconcentrar la autoridad • Representación de los grupos de interesados •Trasmitir y compartir información • Consolidación de la autoridad • Motivación mediante la participación • Retrasar la toma de decisiones

COMO LOS MIEMBROS PUEDEN OBSTACULIZAR EL DESEMPEÑO DEL EQUIPO • La pérdida de energía o entusiasmo • La falta de propósito o identidad • Discusiones no constructivas • Cinismo y confianza • Ataques interpersonaleds a espaldas de los demás • Acusaciones a la alta dirección y al resto de la organización

CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS EFECTIVOS • • • • •

Compromiso con una visión compartida Búsqueda continua de la calidad Integración alrededor de los procesos Clima de aprendizaje Búsqueda de mejoramiento continuo La participación de los miembros del equipo en el establecimiento de metas y estándares promueven un compromiso con su implementación

SOLUCION DE PROBLEMAS EN EQUIPO Mayor conocimiento e información Más formas de abordar un problema Mayor aceptación de las soluciones Mejor comprensión de la decisión

5.

CONCLUSIÓN

En talleres de planificación participativa se pueden dar casos como los siguientes 1) no lo que los participantes ven o escuchan lo entienden, 2) no siempre lo que un participante comprende, lo comprenden los demás participantes, 3) no todos los participantes tienen los mismos objetivos a alcanzar dentro de un taller y 4) no todos llegamos motivados a participar en un taller. Por lo que el facilitador debe tener un adecuado manejo de técnicas de comunicación que le permitia al facilitador la homogenización de los entendimientos por parte de los participantes. Asimismo la motivación, el tratamiento a participantes difíciles y el trabajo en equipo nos permitirá hacer que todos busquemos lograr el objetivo del taller a desarrollar.