Ecm: Como Gerenciar Informação Não-estruturada No Governo

ECM – Enterprise Content Management Como Gerenciar Informação Nãoestruturada no Governo

Agenda Introdução O que é ECM? Por que usar ECM? Tecnologias para ECM Arquitetura da Informação

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Introdução

“Uma edição diária do Jornal The New York Times contém mais informações que uma pessoa normal tinha contato em toda a sua vida durante o século 17 na Inglaterra” Richard Saul Wurman – Information Anxiety 3

Introdução

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Dados Estruturados 20%

Informação Não-estruturada 80%

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Introdução Você consegue achar informações necessárias facilmente em sua organização? Você tem fácil acesso a documentos de projetos finalizados? Você tem fácil acesso a informações criadas e gerenciadas por um colega de outro setor? Quantos e-mails você recebe por dia? A capacidade de sua organização registrar o que fez, por que fez, quem fez e quando fez vem aumentando ultimamente? Sua organização gerencia o conteúdo utilizado em seus processos de negócio? 5

Introdução 90% das informações explícitas no mundo hoje estão em mídia digital Em uma escala de 1 a 10 (terrível e excelente), indique quão efetiva é a gestão da informação em sua organização 54% se deram nota 5 ou inferior 52% tem “pouca ou nenhuma confiança” que as suas informações em formato eletrônico são “precisas, acessíveis e confiáveis” Mais que 90% das organizações enxergam a sua capacidade de gerenciar informações em formato eletrônico como crítica para seu futuro 7.5% de TODOS os documentos são perdidos Profissionais gastam de 5% a 15% de seu tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas Fontes: AIIM State of the ECM Industry – 2008 e PriceWhaterhouseCoopers 6

O que é ECM? Gestão de Conteúdo Organizacional Conteúdo: textual (documentos digitais e físicos, emails, artigos, blogs, fóruns, wiki, conversas eletrônicas, web sites, notícias, formulários, relatórios, memorandos, etc) e outras mídias (vídeo, audio, imagens)

“Tecnologias, estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar informação e conteúdo relacionados aos principais processos organizacionais” - AIIM Permite o gerenciamento de toda a informação não estruturada da organização, onde quer que ela esteja Conteúdo deve ser usado para atingir objetivos de negócio, por isso deve ser gerenciado 7

ECM

“Intranet tem muito conteúdo, mas ninguém consegue achar o que deseja e menus não são nada intuitivos” “Isso não foi feito para mim”

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Principais tecnologias de ECM

Gestão de Conteúdos Ricos

Gestão de Registros

Gestão de Documentos

Digitalização

Formulários Eletrônicos

ECM

Gestão de Relatórios

Gestão de Conteúdo WEB

Busca / Pesquisa Workflow

Colaboração

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Metadados Dados sobre dados Fins de organização e recuperação Imagine um portal... Autor Título Data de Criação Categoria Idioma Tags

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Taxonomia Ciência (regras) para classificação da informação “Arranjo hierárquico de categorias em uma interface do usuário em um sítio web ou uma intranet” (IA for the WWW – Louis Rosenfeld e Peter Morville) Reflete como seu proprietário classifica uma massa de conteúdo para efeito de pesquisa, navegação, descoberta e compartilhamento desta informação É semântica, ou seja, os conceitos possuem relacionamento (ex: roda é parte de carro) Cada pessoa tem um perfil, uma forma de trabalhar e buscar informações. Isso deve ser mapeado de forma que o portal possa atender a todos os modelos mentais da empresa, mesmo que um seja o principal. 11

Taxonomia

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Pesquisa Findability (encontrabilidade) – Nível de facilidade que um determinado conteúdo é encontrado dentro da organização Depende dos metadados e da taxonomia Múltiplos caminhos para um mesmo conteúdo Pesquisa por aplicação x Pesquisa Corporativa Ordenação por relevancia 3897 resultados qual o melhor?

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Apresentação Dados disponíveis, organizados, solução tecnológica impecável, mas ninguém entende uma linha dos textos disponibilizados (dificuldade de interpretação ou outra lingua) Quantas pessoas sabem ingles na organização? É interessante disponibilizar conteúdo em inglês? Qual a escolaridade dos usuários? Notícias mais curtas ou mais aprofundadas?

Formatos: Web, dispositivos móveis, e-mails, etc.

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Etapas para implantação 1. Proposição de Projeto de ECM aos gestores 2. Declaração de escopo preliminar 3. Elicitação de requisitos do ECM, a qual deve prever a participação de todos os envolvidos (stakeholders), principalmente os reais usuários do sistema 4. Análise de ROI 5. Preparação de Plano de Projeto 6. Proposição de Arquitetura da Informação Organizacional (Enterprise Information Architecture), com especificação de taxonomia, modelos de metadados e indexação 7. Solicitação de Proposta - SDP (Request for Proposal -RFP), utilizando a norma ANSI/AIIM TR27 Request for Proposal (RFP) 8. Avaliação de fornecedores segundo SDP 9. Execução do projeto 15

Pós-implantação Criação de um modelo de governança para o ECM com regras, políticas, diretrizes, normas, métricas e melhores práticas para garantir: A utilização da solução de forma a produzir os resultados esperados; A usabilidade e acessibilidade das soluções que compõem o ECM; A correta gestão do conteúdo; Disponibilidade e performance;

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Suítes x Soluções Especializadas Grandes fornecedores:

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Suítes x Soluções Especializadas Toda suíte tem seus pontos fracos e fortes e pode não atender a todas as necessidades da organização Porém, teoricamente, demandará menor esforço por integração O correto é fazer uma comparação das necessidades da organização com as funcionalidades das soluções Somente depois desse mapeamento, definir por uma suíte ou soluções especializadas

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Quadrante Mágico Gartner

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Conclusão O que você precisa ter em mente: Planejamento, metas claras Alinhamento estratégico Governança Apoio da alta Gestão Suas necessidades são mais importantes que as funcionalidades de qualquer solução Se o usuário não achar as ferramentas simples de operar, ele não irá utilizá-las Tenha indicadores

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ECM – Enterprise Content Management Como Gerenciar Informação Nãoestruturada no Governo Rafael Soares E-mail: [email protected] Twitter: @rafaelbsoares Blog: http://rafaelbsoares.wordpress.com