Eap

Objetivos Este grupo de estudos tem por objetivo apresentar como o PMBoK 3a edição sugere o gerenciamento do escopo via: 1.

Apresentação de conceitos gerais;

2.

Uma visão geral do gerenciamento do escopo do projeto;

3.

Detalhamento dos processos de gerenciamento do escopo, comparando-os com a versão anterior do PMBoK.

Pauta 1.

Introdução:

1.1. Conceitos gerais; 1.2. Visão Geral do Gerenciamento do Escopo do Projeto; 2.

Processos de Gerenciamento de Escopo (para cada processo, serão apresentados):

2.1. Definição Geral; 2.2. Entradas; 2.3. Ferramentas e Técnicas; 2.4. Saídas; 2.5. Visão no PMBoK 2000. 3.

Exercícios de fixação.

Gerenciamento do Escopo Inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. O Gerenciamento do Escopo trata principalmente da definição do que está e do que não está incluído no projeto.

Escopo do Produto Características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Requisitos.

Escopo do Projeto Trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Processo para se gerar o produto – no caso de desenvolvimento de software, corresponde à MDS. Segundo o PMBoK, este é o foco do capítulo 5 – usualmente, há confusão em relação a escopo do produto (discutidas adiante) – principalmente para o público de engenharia de software.

EAP (Estrutura Analítica do Projeto) Tradução livre da sigla WBS (Work Breakdown Structure). Corresponde a uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o escopo total. A EAP possui um dicionário associado, que a descreve. Um exemplo de EAP: Construir Casa

Montar Alicerce

Cavar

Levantar Paredes

“Tijolar”

Promover Cobertura

Efetuar Acabamento

Linha de base (baseline) do escopo “Instantâneo” usado como referência para avaliar mudanças no escopo do projeto, composta pela declaração de escopo detalhada aprovada, a EAP e dicionário da EAP.

Término do Escopo do Produto Se dá quando todos os requisitos listados para o produto são entregues.

Término do Escopo do Projeto Se dá quando todas as atividades previstas no plano de gerenciamento do projeto, declaração do escopo detalhada, EAP e dicionário da EAP são concluídas.

Resultado do trabalho do projeto Quando os processos de gerenciamento de escopo estão bem integrados, o resultado do trabalho do projeto corresponde à entrega do escopo do produto especificado.

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São 5 os processos da Gestão de Escopo (detalhados a seguir): 1. Planejamento do Escopo Criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a estrutura analítica do projeto (EAP ou WBS) será criada e definida.

2. Definição do Escopo Desenvolvimento de uma declaração do escopo detalhada do projeto como a base para futuras decisões do projeto.

3. Criação da EAP Subdivisão das principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

4. Verificação do Escopo Formalização da aceitação das entregas do projeto terminadas.

5. Controle do Escopo Controle das mudanças no escopo do projeto.

Características dos Processos de Gerenciamento de Escopo - Os processos de gerenciamento de escopo interagem entre si e também com processos de outras áreas de conhecimento; - O esforço associado à execução dos processos de gerenciamento de escopo varia de acordo com as necessidades do projeto (em alguns casos, um indivíduo é suficiente; em outros, uma equipe pode ser necessária); - Cada processo ocorre pelo menos 1 vez em todos os projetos; - Quando há divisão em fases, os processos podem ocorrer em uma ou mais fases do projeto; - Os processos podem se sobrepor e interagir de forma distinta da apresentada aqui (interações são objeto do capítulo 3 do PMBoK).

Processos de Gerenciamento de Escopo em Grupos de Processo – PMBoK 2000 Planejamento Iniciação

Planejamento do Escopo

Iniciação

Definição do Escopo

Monitoração e Controle

Verificação do Escopo

Execução

Controle Mudanças do Escopo

Encerramento

Processos de Gerenciamento de Escopo em Grupos de Processo – PMBoK 3a Edição Planejamento

Planejamento do Escopo

Iniciação

Definição do Escopo

Criação da EAP

Monitoração e Controle

Verificação do Escopo

Execução

Controle do Escopo

Encerramento

Eliminação dos processos de Iniciação: Conforme sugere a figura anterior, há uma grande mudança relativa ao grupo de processos de iniciação para a área de conhecimento de gestão de escopo (os processos de iniciação foram removidos da gestão de escopo). Saídas principais que não são mais geradas via Gestão de Escopo: - Project Charter; - Gerente de Projeto identificado/designado.

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Planejamento do Escopo (pg 123 PMBoK 3a Edição Português) 1. Visão Geral Ferramenta de planejamento que descreve como a equipe irá: - Definir o escopo do projeto; - Desenvolver a declaração do escopo detalhada do projeto; - Definir e desenvolver a EAP (WBS); - Verificar o escopo do projeto; - Controlar o escopo do projeto.

Notas: É muito comum a confusão nesta atividade entre os conceitos de escopo do produto e escopo do projeto; Se a empresa possui uma metodologia de gestão padrão, trata-se de definir como se dará a customização deste processo padrão para adaptá-lo ao projeto em questão.

Planejamento do Escopo 2. Entradas - Fatores Ambientais da Empresa: cultura, infra-estrutura, ferramentas, recursos, políticas de pessoal; - Ativos de Processos Organizacionais: políticas, procedimentos e diretrizes formais; - Termo de Abertura do Projeto: project charter pois sem ele não há projeto para ter escopo planejado; - Declaração do Escopo Preliminar; - Plano de Gerenciamento do Projeto: plano de projeto, onde entre outras coisas os recursos que irão planejar o escopo são alocados.

Planejamento do Escopo 3. Ferramentas e Técnicas - Opinião especializada: preferencialmente base histórica de projetos semelhantes; - Modelos, formulários e normas: por exemplo, modelo de EAP, de plano de gestão de escopo, etc.

4. Saídas - Plano de Gerenciamento de Escopo do Projeto: com orientações de como o escopo será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado.

5. No PMBoK 2000 Grandes mudanças, principalmente no que diz respeito à saída “Declaração de Escopo” que foi “transferida” para o Processo de “Definição do Escopo” – a seguir...

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Definição do Escopo (pg 125 PMBoK 3a Edição Português) 1. Visão Geral Preparação de uma declaração de escopo detalhada, desenvolvida a partir das principais entregas, premissas e restrições documentadas durante a iniciação do projeto, na declaração de escopo preliminar. Durante o planejamento, o escopo é definido e descrito mais especificamente porque se conhecem mais informações sobre o projeto. Necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas são convertidas em requisitos.

Notas: Novamente é muito comum a confusão nesta atividade entre os conceitos de escopo do produto e escopo do projeto; A definição do escopo identifica: - Quais são os requisitos do produto que serão utilizados/atualizados no projeto (para que inclusive sua qualidade possa ser planejada/controlada/garantida no momento oportuno, segundo processo definido pela área de conhecimento apropriada); - Quando tais requisitos serão entregues.

Definição do Escopo 2. Entradas - Ativos de processos organizacionais: políticas, procedimentos, planos, dados históricos de projetos encerrados, etc; - Termo de abertura do projeto; - Declaração do escopo preliminar; - Plano de gerenciamento do escopo: criado no processo Planejamento do Escopo; - Solicitações de mudança aprovadas: evidente que após criada a baseline do escopo, e o comitê de mudanças tiver aprovado tais mudanças.

Definição do Escopo 3. Ferramentas e Técnicas - Análise de produtos: corresponde à avaliação, por cada área de aplicação (e partes interessadas correspondentes) de quais produtos devem ser criados para transformar os objetivos em requisitos e entregas tangíveis. Por exemplo: análise de sistemas, engenharia de sistemas, análise de valor, etc; - Identificação de alternativas: brainstorming; - Opinião especializada: consulta de especialistas na área - Análise das partes interessadas: identifica influência e interesse das partes interessadas para selecionar, priorizar e quantificar as necessidades, desejos e expectativas para gerar os requisitos. Nota: neste último item, o PMBoK fala que as expectativas não podem ser quantificadas. É fundamental encontrar formas para objetivamente avaliar o escopo criado. Em projetos de desenvolvimento/manutenção de software, a elaboração dos casos de teste em conjunto com o cliente costuma possibilitar tal quantificação.

Definição do Escopo 4. Saídas

- Declaração do escopo do projeto: descreve em detalhes as entregas e o trabalho necessário para gerar as entregas. Ponto máximo de confusão escopo “projeto x produto” (em software, pode ser entendido como o “Documento de Visão do Projeto”); - Mudanças solicitadas: atualizações que se fizerem necessárias no plano de gerenciamento de projeto ou anexos – tipicamente, viabilizado via change requests; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar a necessidade de atualizar o plano de gestão de escopo durante a definição do escopo.

5. No PMBoK 2000

Grandes mudanças – principalmente quando notado que era neste processo que se criava a EAP (ou WBS), que recebeu status de um processo isolado – a seguir...

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Criação da EAP (pg 128 PMBoK 3a Edição Português) 1. Visão Geral Decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para garantir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Organiza e define o escopo total do projeto, subdividindo o trabalho em partes menores e mais facilmente gerenciáveis; Constitui importante ferramenta para estabelecer diálogo entre a equipe de projeto e o cliente; Para o nível mais baixo da EAP (pacote de trabalho) é possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado.

Nota: Caso a organização possua uma metodologia de gestão de escopo, a criação da EAP nada mais é que customizar a EAP padrão utilizada. Os requisitos do produto aplicáveis ao projeto podem ser anexados ao pacote de trabalho; Vejamos o exemplo primário apresentado anteriormente...

Criação da EAP Exemplo – Construção Civil (1/3)... Imagine que o projeto corresponde à reforma do acabamento de um banheiro, sem interferir na estrutura (localização das louças, encanamento, etc...) apenas trocar os azulejos, as louças e o box. A EAP padrão pode ser customizada de: Construir Casa

Montar Alicerce

Cavar

Levantar Paredes

“Tijolar”

Promover Cobertura

Efetuar Acabamento

Criação da EAP Exemplo – Construção Civil (2/3)... Para: Construir Casa

Montar Alicerce

Cavar

Levantar Paredes

“Tijolar”

Promover Cobertura

Efetuar Acabamento

Criação da EAP Exemplo – Construção Civil (3/3)... Os requisitos (pacotes de trabalho) podem ser listados e, a partir deles são elaboradas estimativas, cronograma detalhado, etc...: Construir Casa Efetuar Acabamento Remover azulejos anteriores; Assentar novos azulejos; Aplicar rejunte; Remover louças; Assentar novas louças; Remover box; Coletar medidas novo box; Encomendar novo box; Instalar novo box.

Criação da EAP 2. Entradas - Ativos de processos organizacionais: políticas, procedimentos, planos, dados históricos de projetos encerrados, etc. - Declaração do escopo do projeto: criado no processo Definição do Escopo; - Plano de gerenciamento do escopo: criado no processo Planejamento do Escopo; - Solicitações de mudança aprovadas: evidente que após criada a baseline do escopo, e o comitê de mudanças tiver aprovado tais mudanças.

Criação da EAP 3. Ferramentas e Técnicas - Modelos da Estrutura Analítica do Projeto: EAP de projeto anterior, por exemplo ou uma EAP padrão, conforme exemplo anterior; - Decomposição: técnica onde se decompõe um trabalho em partes menores. Pode ser influenciada pelo momento no qual irá ocorrer o trabalho. Exemplo: viagem Curitiba Toronto de bicicleta.

Criação da EAP 4. Saídas - Declaração do escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar que há necessidade de atualização do escopo após criar a EAP; - Estrutura Analítica do Projeto: a própria EAP; - Dicionário da EAP: documento complementar, que detalha o conteúdo da EAP descrevendo cada caixa (inclusive pacotes de trabalho) em mais detalhes; - Linha de base do escopo: corresponde à declaração de escopo detalhada, EAP e dicionário da EAP aprovados, estabelecendo o “instantâneo” citado anteriormente; - Mudanças solicitadas: atualizações que se fizerem necessárias no plano de gerenciamento de projeto ou anexos – tipicamente, pode ser uma change request; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar a necessidade de atualizar o plano de gestão de escopo após criar a EAP; - Mudanças solicitadas: quando aplicável, na declaração de escopo e seus componentes.

5. No PMBoK 2000

Grande mudança, uma vez que sequer existia como “processo autônomo” antes (era apenas parte da declaração de escopo).

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Verificação do Escopo (pg 134 PMBoK 3a Edição Português) 1. Visão Geral Processo de obtenção da aceitação formal pelas partes interessadas do escopo do projeto terminado e das entregas associadas. Inclui a revisão das entregas para garantir que foram terminadas de forma satisfatória. Realizada a cada entrega (término de fase), independente de ser o término do projeto. Se o projeto foi finalizado antes do término planejado (abortado), a verificação do escopo deve determinar e documentar o nível e a extensão do término.

Nota: Difere do controle da qualidade pois trata a aceitação das entregas, enquanto o controle da qualidade trata do atendimento aos requisitos de qualidade especificados para as entregas. Em geral, o controle da qualidade é realizado antes da verificação do escopo, mas podem ser executados em paralelo. É evidente que não conformidades apontadas pelo controle de qualidade comprometem o aceite formal.

Verificação do Escopo 2. Entradas - Declaração do escopo do projeto: criado no processo Definição do Escopo; - Dicionário da EAP: criado no processo Criação da EAP; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto: criado no processo Planejamento do Escopo; - Entregas: entregas resultantes da execução do projeto, via grupo de processos de execução.

3. Ferramentas e Técnicas - Inspeção: inclui atividades como medição, exame e verificação para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação. Exemplos: “o controle de qualidade identificou mais não conformidades que o aceitável/combinado?”; “todos os artefatos combinados foram entregues?” Pode ser chamada de: - Revisão; - Revisão de produto; - Auditoria; - Homologação.

Verificação do Escopo 4. Saídas - Entregas aceitas: documentação formal das entregas aceitas, assim como eventuais justificativas de não aceitações (cada artefato entregue possui uma folha de aceite para coleta de assinaturas de aprovação); - Mudanças solicitadas: quando aplicável; caso sejam criadas, são endereçadas ao Controle Integrado de Mudanças; - Ações corretivas recomendadas: quando aplicável (não houve aceite). Tratam-se de instruções para que o desempenho futuro fique de acordo com o Plano de Gerenciamento do Projeto.

5. No PMBoK 2000 Bastante parecido. Mudança principal diz respeito às novas saídas envolvendo solicitações de mudança e recomendações de ações corretivas.

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Controle do Escopo (pg 135 PMBoK 3a Edição Português) 1. Visão Geral Influenciar (identificar, avaliar e considerar) os fatores que criam mudanças no escopo e controlar o impacto dessas mudanças. É este processo que garante que as mudanças serão processadas através do controle integrado de mudanças.

Nota: A mudança é inevitável, daí a necessidade de controlá-la.

Controle do Escopo 2. Entradas - Declaração do escopo do projeto: criado no processo Definição do Escopo; - Estrutura Analítica do Projeto: criada no processo Criação da EAP; - Dicionário da EAP: criado no processo Criação da EAP; - Plano de gerenciamento de escopo do projeto: criado no processo Planejamento do Escopo; - Relatórios de desempenho: informações sobre o trabalho do projeto. Exemplo: “esta entrega deveria representar 70% do produto – efetivamente representa?” - Solicitações de mudança aprovadas: quando aplicável, corresponde a qualquer mudança na linha base que tenha sido aprovada; - Informações sobre o desempenho do trabalho: progresso do cronograma, entregas terminadas e não terminadas, custos autorizados e incorridos, etc...

Controle do Escopo 3. Ferramentas e Técnicas - Sistema de controle de mudanças: documentado no plano de gerenciamento do escopo, define os procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e do produto; - Análise da variação: quando aplicável, trata-se de análise da extensão da variação em relação à linha de base do escopo – exemplo projeto real... - Replanejamento: quando aplicável, pode ser necessário atualizar o planejamento realizado; - Sistema de gerenciamento de configuração: para considerar e documentar cuidadosamente as mudanças solicitadas.

Controle do Escopo 4. Saídas (1/2) - Declaração do escopo do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar que as alterações aprovadas afetam o escopo; - Estrutura Analítica do Projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar que as alterações aprovadas geram necessidade de atualização da EAP; - Dicionário da EAP (atualizações): quando aplicável, por detectar que as alterações aprovadas geram necessidade de atualização do dicionário da EAP; - Linha de base do escopo (atualizações) - Mudanças solicitadas: quando aplicável, e se criadas são endereçadas ao Controle Integrado de Mudanças; - Ações corretivas recomendadas: quando aplicável (houve variação de escopo). Tratase de instruções para que o desempenho futuro fique de acordo com o Plano de Gerenciamento do Projeto.

Controle do Escopo 4. Saídas (2/2) - Ativos de processos organizacionais (atualizações): quando aplicável, armazenar as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas no banco de dados histórico; - Plano de gerenciamento do projeto (atualizações): quando aplicável, por detectar a necessidade de atualizar o plano de projeto – neste caso as baselines aplicáveis a planos e cronogramas são também atualizadas para refletir a mudança.

5. No PMBoK 2000 Bastante parecido, mudando apenas o nome do processo e alguns nomes de entradas, ferramentas, saídas – mas nada que mereça grande destaque.

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Dúvidas?

1 – Qual é o aspecto principal da verificação do escopo? A. A verificação garante que o projeto será concluído no prazo; B. A verificação trata a obtenção do aceite formal pelas partes interessadas do escopo do projeto terminado e das entregas associadas;

C. A verificação mostra que as entregas atendem à especificação; D. A verificação provê a chance das diferenças de opinião virem à tona.

2 – O gerente do projeto acredita que modificar o escopo do projeto irá agregar valor ao cliente. O que ele deve fazer? A. Alterar a baseline do escopo; B. Contatar o cliente para questioná-lo se efetivamente a mudança agrega valor; C. Agendar uma reunião com o comitê de controle de mudanças; D. Mudar os objetivos do projeto.

3 – Qual das seguintes atividades é parte do planejamento de escopo? A. Análise de custo/benefício; B. Identificação de alternativas; C. Análise de produto; D. Criação da EAP.

4 – Um projeto está encerrando uma fase. O que deve ser feito? A. Reunião da equipe; B. Verificação de escopo; C. Reunião de gerenciamento; D. Gestão de escopo.

5 – Para qual das ações a seguir a EAP pode ser utilizada? A. Comunicação com o cliente; B. Mostrar as datas limites de cada tarefa; C. Apresentar a gerência funcional de cada recurso; D. Apresentar as necessidades de negócio do projeto.