Draftawal Sop Half

BIDANG KOORDINATOR ADMIN PROSEDUR PELAKSANAAN GRUP “ODALF”

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) Nomor Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Jumlah Halaman

: SOP.001/KOR/2017 : 0 : :

LEMBAR PENGESAHAN Disusun Oleh :

Diketahui Oleh :

Disetujui Oleh :

Ditetapkan Oleh :

Revsla Ayu Puci Kepala Departemen Kormin Akhwat OS

Prihartanto Kepala Bidang Kormin

Christian Atanila Sekretaris 1 Bidang Litbang dan SOP

Bakat Setiaji Ketua Umum

PROSEDUR PELAKSANAAN GRUP “ODALF” A. PENGERTIAN 1. ODALF adalah salah satu produk Komunitas ODOJ yang mendorong anggotanya untuk terbiasa tilawah al-Qur’an minimal 1 (satu) ayat dan tidak ada target maksimal dalam 1 (satu) hari, dengan usia anggota minimal 15 (lima belas) tahun. 2. Grup ODALF adalah grup aplikasi whatsapp pada gawai android platform yang secara khusus dibuat untuk melaksanakan produk ODALF, selanjutnya disebut grup. 3. Admin adalah anggota komunitas yang memenuhi persyaratan, yang bertugas mengelola grup. 4. Anggota merupakan anggota biasa yang terikat dengan Anggaran Rumah Tangga Komunitas ODOJ pasal 3 tentang Keanggotaan, pasal 5 tentang Hak Anggota, pasal 6 tentang Kewajiban Anggota, dan pasal 7 tentang Berakhirnya Keanggotaan. 5. Kominex adalah produk publikasi dan komunikasi untuk internal dan eksternal komunitas yang disiapkan dan disebarkan oleh Departemen Kominex, Bidang Kominfo DPP. 6. Fasil adalah grup utama Kormin melakukan koordinasi, yang terdiri dari seluruh Admin binaan, perwakilan BPH DKI/DKA, dan tim pendukung Fasil. 7. Tim Pendukung Fasil adalah petugas yang berasal dari Divisi/Departemen/Bidang DPP yang menjadi bagian terintegrasi di Fasil dibawah koordinasi Kormin. 8. SOP ini merupakan revisi atas SOP.SOP.08 Rev.00 tentang Ketentuan Umum Grup One Day Half Juz (ODALF) yang dikeluarkan pada 9 Maret 2014. B. TUJUAN 1. 2. 3. 4.

Mengatur mekanisme pembagian grup, metode tilawah, proses dalam grup, tugas dan tanggung jawab admin, penanggung jawab harian, dan anggota dalam grup. Menjadi panduan yang jelas bagi admin dan anggota untuk menciptakan keseragaman aturan sehingga memberikan kenyamanan bagi admin dan anggota di dalam grup. Terbentuk grup yang kondusif, saling memotivasi dalam bertilawah. Terbentuknya sistem pelaporan tilawah yang tertib sebagai bentuk kontrol tilawah bagi semua anggota. ------ halaman 1 dari 7 ------

C. ALUR PROSEDUR Link Pendaftaran Anggota

Grup

Admin

Calon anggota daftar

Anggota diterima dan masuk

Calon anggota diterima oleh

melalui berbagai link / cara yang tersebar

dalam grup untuk siap tilawah

Admin

Calon anggota mendaftar

Anggota diberikan arahan

sesuai produk

oleh Admin perihal tilawah bersama komunitas dalam produk ODALF

Hanya calon anggota yang mendaftar ODALF yang diteruskan ke Admin/Fasil atau membuat grup yang

baru Grup baru

Fasil

Calon anggota dimasukkan ke dalam grup

kewajiban dan haknya di grup maupun komunitas

Calon anggota diteruskan ke Admin untuk diproses

Admin menjalankan tugas,

Anggota dapat menjalankan

Tim Dept. Pendaftaran membuat grup baru sesuai aturannya

Calon anggota diterima oleh Kormin

kewajiban, dan haknya sesuai aturan dalam mengelola grup

Admin

Fasil

Admin melaporkan tilawah

Kormin menerima laporan tilawah pribadi Admin dan perkembangan grup dari Admin, kemudian akan diproses evaluasi oleh Tim Pendukung Fasil

pribadi dan perkembangan grup kepada Fasil

Anggota menaati batasan,

Admin dapat memberikan

Kormin berkewajiban untuk

larangan, dan kesepakatan bersama yang telah diatur

sanksi teguran bagi anggota yang terbukti melanggar

menugaskan Tim Pendukung Fasil melakukan observasi/ recovery atas hasil evaluasi pekanan

Anggota menerima

informasi KOMINEX dari Admin setiap hari

Admin meneruskan informasi KOMINEX dan dipastikan diterima oleh anggota

------ halaman 2 dari 7 ------

KOMINEX dipublikasikan setiap hari di Fasil

D. PETUNJUK OPERASIONAL 1. Calon anggota daftar melalui berbagai link pendaftaran yang disebar di beberapa media sosial, dan secara sadar calon anggota mendaftarkan diri atau didaftarkan. Persyaratan untuk menjadi anggota sebagaimana termaktub dalam ART Komunitas ODOJ Pasal 3 : a. Beragama Islam, b. Laki-laki atau perempuan yang memiliki kemampuan membaca al-Qur’an, c. Menyetujui maksud dan tujuan komunitas, d. Bersedia mendukung dan melaksanakan usaha-usaha komunitas, e. Mendaftarkan diri. 2. Calon anggota mendaftar sesuai dengan format yang telah disiapkan di setiap link pendaftaran, seperti Daftar_ODOJ#Nama lengkap#Nama Produk#Nomor HP#Domisili. 3. Hanya calon anggota ODALF yang diteruskan kepada Admin/Fasil atau membuat grup yang baru oleh Departemen Pendaftaran DPP. a. Calon anggota yang diteruskan kepada Admin, maka diterima oleh Admin untuk dimasukkan ke dalam grup, b. Calon anggota yang diteruskan kepada Fasil, maka diterima oleh Kormin, dilanjutkan kepada Admin, dan diterima oleh Admin untuk dimasukkan ke dalam grup, c. Calon anggota yang dibuatkan grup baru (sesuai dengan aturannya) maka akan diteruskan kepada Fasil, diterima oleh Kormin, dilanjutkan kepada Admin terpilih, dan diterima oleh Admin untuk dimasukkan ke dalam grup. 4. Anggota diterima dan masuk ke dalam grup paling lambat 3 (tiga) hari sejak mendaftar. 5. Anggota diberikan arahan oleh Admin perihal tilawah bersama komunitas dalam grup yaitu: a. Pembagian Grup i. Grup terdiri dari seorang Admin dan anggota, yang masing-masing memiliki aturan tersendiri dalam dokumen ini. ii. Grup terpisah antara laki-laki dan perempuan. iii. Setiap grup maksimal terdiri dari 30 anggota. iv. Admin ODALF adalah laki-laki untuk grup dengan anggota laki-laki dan perempuan untuk grup dengan anggota perempuan. b. Arahan Umum i. Memasukkan (invite) anggota untuk bergabung ke dalam grup dengan terlebih dahulu memberikan informasi terkait SOP yang berlaku di grup.

------ halaman 3 dari 7 ------

ii. Mengarahkan grup untuk menyepakati waktu mulai dan selesai tilawah, misal pukul 18.00 - 17.59 WIB atau 20.00 - 19.59 WIB. iii. Mengarahkan anggota menggunakan nomor kontak ayah atau ibu, jika belum mempunyai gawai sendiri. Ayah untuk grup dengan anggota laki-laki dan Ibu untuk grup dengan anggota perempuan. iv. Menjelaskan kepada grup tentang metode tilawah yang dapat dipilih, yaitu : 1) boleh memulai dari juz 1, 2) boleh melanjutkan bacaan tilawah pribadi. v. Anggota diberikan kebebasan dalam menargetkan tilawah Qur’an untuk kemudian dibuatkan oleh Admin sebuah format rekapitulasi untuk memudahkan dalam informasi dan evaluasi bersama. vi. Anggota melaporkan perkembangan tilawahnya ke grup dengan format yang disepakati bersama dan/atau menggunakan format seperti contoh berikut : NamaAnggota (spasi) JumlahHalaman/Lembar



vii. Jika dalam perjalanannya, anggota telah mampu menyelesaikan secara konsisten tilawah dengan target minimal 1 (satu) juz dipindahkan ke produk ODOJ. 6. Admin menjalankan kewajiban dan haknya dalam mengelola grup, a. Kewajiban (1)

bertanggung jawab penuh mengendalikan grup,

(2)

melaporkan perkembangan tilawah anggota ke fasil,

(3)

memoderasi grup bila ada diskusi,

(4)

sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam grup dengan tetap mematuhi SOP yang berlaku dan/atau koordinasi dengan fasil,

(5)

jika tidak menunjuk petugas Penanggung Jawab Harian (PJH) yang bertugas melakukan

motivasi/pengingatan

kepada

para

anggota

grup

dan

merekapitulasi laporan tilawah para anggota grup, maka tugas PJH menjadi tanggung jawab admin, (6)

melakukan musyawarah bersama anggota berkenaan dengan pengelolaan grup dan perkembangannya.

(7)

Melaporkan tilawah pribadinya dan perkembangan tilawah grup di fasil.

(8)

Memastikan informasi KOMINEX diterima oleh setiap anggota.

(9)

Memberikan akses masuk grup kepada pengurus DPP atau pembicara.

------ halaman 4 dari 7 ------

b. Hak (1)

menentukan apakah grup akan menunjuk petugas PJH yang akan membantu Admin setiap harinya, dan petugas PJH dapat berpindah antaranggota,

(2)

menunjuk asisten Admin dalam melakukan kewajibannya sebagai Admin,

(3)

ditaati keputusannya apabila telah mufakat dalam musyawarah bersama anggota berkenaan dengan pengelolaan grup dan perkembangannya.

(4)

mendapatkan hasil evaluasi perkembangan tilawah grup di fasil.

(5)

mendapatkan kunjungan dari Tim Pendukung Fasil untuk observasi atau recovery atas hasil evaluasi perkembangan tilawah grup di fasil.

(6)

mendapatkan pelatihan (training) atau peningkatan kapasitas (upgrading).

(7)

mendaftarkan diri sebagai Admin untuk grup lain atau Kormin atau pengurus DPA/Pengprov/DPP sesuai dengan ketentuan yang dipersyaratkan.

7. Anggota dapat menjalankan kewajiban dan haknya di dalam grup maupun komunitas, a. Kewajiban (1)

bertanggung jawab menjaga ketertiban grup dengan mematuhi SOP yang berlaku,

(2)

bertanggung jawab dalam menghidupkan grup,

(3)

menjaga ketenangan dan kenyamanan para anggota grup dalam bertilawah,

(4)

memberikan informasi kepada Admin apabila berhalangan,

(5)

berkomitmen kuat untuk konsisten membaca Al-Qur’an sesuai targetnya setiap hari dan melapor kepada grup/admin.

(6)

kewajiban lain yang termaktub dalam ART Komunitas ODOJ Pasal 6 yaitu menaati segala peraturan perundang-undangan yang berlaku pada umumnya dan secara khusus bagi komunitas, termasuk Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan Keputusan Musyawarah Besar, Musyawarah Provinsi, Musyawarah Area, Musyawarah Luar Biasa, Rapat Pleno Dewan Pengurus, serta

peraturan-peraturan

maupun

ketentuan-ketentuan

lainnya

yang

ditetapkan oleh komunitas. b. Hak (1)

Bagi anggota wanita yang haid/nifas dan memiliki pemahaman tidak diperkenankan tilawah, harus memilih salah satu dari pilihan berikut (tidak ditentukan kuantitasnya). : i.

Membaca terjemahan

ii.

Mendengarkan murottal

iii.

Membaca tafsir al-Qur’an ------ halaman 5 dari 7 ------

Adapun opsi di atas bukan sebagai pengganti tilawah akan tetapi harus dipilih demi menjaga interaksi seluruh anggota dengan al-Qur’an dalam kondisi apapun dan wajib melaporkannya di grup/admin dan dianggap selesai tilawah. (2)

Apabila anggota sakit, bepergian atau ada kesibukan yg menyebabkan tidak bisa

tilawah

maka

anggota

berhak

untuk

tidak

tilawah

dan

memberitahukannya kepada admin serta melaporkan jika sudah mulai membaca kembali. (3)

Anggota dapat mengakses informasi kegiatan di daerah masing-masing melalui KOMINEX yang dikirimkan setiap hari oleh Admin.

(4)

Anggota dapat mendaftarkan diri sebagai Admin atau Kormin atau pengurus DPA/Pengprov/DPP sesuai ketentuan yang dipersyaratkan.

8. Anggota menaati batasan, larangan, dan kesepakatan bersama di grup, a. setiap orang hanya boleh menjadi anggota di satu grup atas seluruh produk yang dikelola oleh Komunitas ODOJ. b. setiap anggota melaporkan perkembangan tilawahnya di grup atau dapat mengirimkan informasi kepada PJH atau Admin, meskipun belum sempat tilawah. c. setiap anggota tidak diperkenankan berjualan di grup kecuali Admin menyiapkan grup diskusi terpisah dari grup laporan tilawah dan patuh pada kesepakatan bersama Admin di grup diskusi. d. setiap anggota dilarang keras menyebarkan hal-hal yang berkaitan dengan partai politik, berbau SARA, atau paham-paham yang bisa memecah belah hubungan anggota di dalam grup. e. setiap perbedaan pendapat di dalam grup diselesaikan dengan kekeluargaan dan musyawarah untuk mufakat, dengan mengesampingkan kepentingan pribadi. 9. Admin dapat memberikan sanksi teguran apabila ada anggota yang melanggar. 10. Tim Pendukung Fasil mempublikasikan informasi KOMINEX di fasil, dan diteruskan oleh Admin ke grup dan memastikan setiap anggota menerimanya. E. BIDANG/DEPARTEMEN TERKAIT 1. 2. 3. 4. 5.

Bidang Koordinator Admin DKAOS DKIOS Departemen Pendaftaran Departemen Rekrutmen

F. DOKUMEN TERKAIT ------ halaman 6 dari 7 ------

-

------ halaman 7 dari 7 ------