Documentos Comerciales.pdf

SENA ES FORMACIÓN GC-F--004 V.01

DOCUMENTOS COMERCIALES Letra de cambio Negociables

Pagare Cheques

Documentos Mercantiles

Remisión No Negociables

Facturas Recibos Nota Debito Nota crédito

DOCUMENTOS COMERCIALES Funciones de la documentación comercial

• a. Función contable: Proporciona a la Teneduría de Libros los datos necesarios para efectuar las registraciones contables. • b. Función de control: Permite individualizar a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo sus responsabilidades.

DOCUMENTOS COMERCIALES Funciones de la documentación comercial c. Función jurídica: Es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de sus correspondientes registros en los libros de Contabilidad. d. Función impositiva: Los comprobantes contables cumplen la función no solo de demostrar lo que expresan los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones.

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Documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Se extiende 2 ejemplares

Uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) Otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

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Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad. Sirve de base para la preparación de la factura. La firma de recibido del comprador: Concreta el derecho del vendedor a cobrar.

La firma de recibido del comprador : Confirma la obligación del comprador a pagar.

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Definición: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando: Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador. El duplicado queda para el vendedor.

MERCANCIA

CANTIDADES

DESCUENTOS

PRECIO

IMPUESTOS

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Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

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Respecto del vendedor: • Nombre y apellido, o razón social. • Domicilio legal. • Numero de identificación tributaria (NIT). • Condición respecto al Impuesto al Valor agregado. • Fecha de emisión

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Respecto del vendedor: • Numeración pre impresa, consecutiva y progresiva. • Código de identificación del documento (A, B o C). • Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.

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Respecto del comprador: • Nombre y apellido, o razón social. • Domicilio. • Condición respecto del IVA. • Clave única de identificación tributaria.

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Respecto de la mercadería vendida: • Cantidad y descripción • Precio unitario. • Importe total. • Condiciones de venta. • Número de remito.

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Respecto de la imprenta: Nombre y apellido, o razón social. Clave única de identificación tributaria. Fecha en la que se realizó la impresión. Primero y último números de los documentos impresos. Número de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión). Fecha de vencimiento.

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El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

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Soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren del giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

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Definición: Documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen soporte contable como es el caso de asientos de corrección, ajuste o cierres.

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Sirve como comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de todos los pagos recibidos. Se diligencian cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien sea por venta o por cualquier otro concepto.

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Definición: Llama o también orden de pago. Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

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Definición: Generalmente en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para anexar al archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de egreso queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

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Definición: Generalmente en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para anexar al archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de egreso queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

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Nota de débito. Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

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Nota de débito. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: En los bancos: cuando se carga al cliente una comisión. En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería.

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Nota de Crédito. Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.

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Resumen de cuenta o cuenta de cobro Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de: Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros. Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

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Consignación: Comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

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Es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.

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Elementos la letra de cambio Librador: Persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando la orden de pago a otra persona (deudor). Librado: Persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor). Endosante: Acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de cobro. Endosatario: Persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro. Tenedor: persona poseedora del título en cada momento. Avalista: Persona que garantiza, en todo o parte, el pago.

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Vencimiento de la letra de cambio A la vista: debiendo pagarse en el momento de su presentación. A un plazo contado desde la fecha del libramiento. A un plazo contado desde la vista.

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El pagaré es otro de tipo de titulo valor que se encuentra consagrado a partir del artículo 709 del código de comercio, en el cual existe una persona denominada otorgante, que es alguien que promete pagar una suma determinada de dinero a otra persona denominada beneficiario o portador.

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Además de los requisitos generales de todo titulo valor el pagare debe contener lo siguiente: La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero. El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago. La indicación de pagadero a la orden o al portador. La forma de vencimiento.

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Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

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El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

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CLASES DE CHEQUES Al portador: Son los cheques que llevan escrita la indicación al portador y se caracterizan por que deben pagarse solo a la persona que lo presente al cobro.

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CLASES DE CHEQUES Nominativo: son aquellos que van destinados a una persona determinada con o sin la cláusula a la orden. Estos cheques se han de pagar a la persona física o jurídica que los presente al cobro. Es transferible por endoso. El endoso es una cláusula que sirve para transmitir el cheque y se ha de complementar en el reverso del mismo mediante la fórmula “páguese por este cheque a...” debiendo constar la firma del endosante y la fecha en que se realiza.

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CLASES DE CHEQUES Nominativo no a la orden: en esta clase de cheques el destinatario es una persona determinada y con la cláusula de no a la orden. Se caracteriza porque a continuación de la expresión páguese por este cheque debe figurar el nombre de una persona física o jurídica que tiene derecho a percibir el importe del cheque y la expresión no a la orden.

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CHEQUES ESPECIALES Cheque cruzado: El cheque cruzado es aquel que el librador atraviesa por dos líneas paralelas y diagonales en el anverso. El cruzar un cheque tiene por objetivo reducir el riesgo de pérdida o robo y evitar que pueda ser cobrado por personas distintas a la que se extendió, sin embargo, el cruzamiento no limita su circulación ni negociabilidad. Existen dos clases de cheques cruzados:

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CHEQUES ESPECIALES Cheque cruzado general. El cheque será cruzado general si entre las dos líneas no aparece designado el nombre de ningún banco o entidad de crédito. En este caso el cheque podrá ser cobrado por cualquier banco. Cheque cruzado especial. Es cuando entre las líneas esta designado el nombre de un banco en concreto. El cobro solo se podrá hacer en banco cuyo nombre aparezca entre las líneas, o por el banco a quien el anterior lo endosare para el cobro.

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Cheque para abono en cuenta: Es aquel que lleva insertada la leyenda “PARA ABONO EN CUENTA” u otra equivalente como “PARA CONSIGNAR EN CUENTA”. Se utiliza para prohibir que el cheque sea pagado en efectivo. En este caso el librador solo podrá pagar el cheque abonando su importe en la cuenta que lleve o abra el tenedor.

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Cheque Certificado o Conformado: Es aquel en el que el banco librado ha manifestado que todos los datos reseñados son conformes y que en ese momento puede ser satisfecho, es decir, garantiza la firma y la existencia de fondos para su pago. Esta conformidad puede conseguirse en el dorso del cheque por el banco librado. En la conformidad debe aparecer la fecha hasta la cual esta cláusula es válida. La expresión “VISTO BUENO” u otras equivalentes, suscritas por el librado, o la sola firma de éste equivaldrán a su certificación.

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Cheque Certificado o Conformado:

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Cheque en blanco: El cheque en blanco es aquel que en el momento de su emisión está incompleto, por ejemplo, que le falte el importe o la fecha. Si este tipo de cheque se completase sin tener en cuenta los acuerdos entre ambas partes, el incumplimiento de los mismos no podrá ser alegado contra el tomador salvo cuando este se haya adquirido de mala fe o con culpa grave.

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Cheque bancario: La persona que tiene depositado fondo en una cuenta bancaria puede disponer de ellos pidiendo al banco que extienda un cheque. Este cheque se denomina cheque bancario y presenta las siguientes características: Lo expide el banco a petición del titular de una cuenta bancaria. El banco retira de la cuenta bancaria el importe del cheque. Un cheque bancario tiene la garantía de que siempre será pagado. El banco cobrará una comisión por la gestión a la persona que solicite el cheque.

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Cheque fiscal: Se denominan cheques fiscales a aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades públicas.

GRACIAS GC-F--004 GC-F-004 V.01

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