Docflow Synergy: Afc Document Management

DOCFLOW SYNERGY Document Management for Business Applications  From  the  order  to  the  debt  collections,  the  documents  lead  and  activate  innumerable  Business  Processes  vital  for  the  company,  processes  that  an  ERP  can  manage  only  in  part.  For  example,  think  about  the  vendors  invoice  process  registration  and  about  the  innumerable  interactions  between  the  paper  archive  and  the  terminal. It is not only a question of efficiency but also of the Quality  and  Competitiveness  recovery  that  the  company  obtains  by  implementing paperless processes.  Synergy  can  directly  integrate  with  the  ERP  system  user  interface,  being  it  a  terminal  emulator,  SAP‐Gui  or  other;  therefore,  Synergy  offers the user the possibility to recalling documents directly from his  applications without changing operational modality. 

DOCUMENT ENABLING FOR BUSINESS APPLICATION  The ERP system contains data that are often extracted from documents and that are adequate to describe the process  numeric part; nevertheless, it is useful to accede the original document in order to have a full information display.  Nonetheless,  the  documents  are  either  archived  as  paper  format  and  their  access  is  difficult,  or  they  are  stored  in  electronic archiving systems, different from the ERP; in both cases, the access to the entire information implies delays,  inefficiency and risk of errors.  Synergy allows accessing the document directly from the ERP procedure form, simply pressing a button.  Thanks to the DocsAssistant, Synergy keeps trace of all the operations executed on the terminal and is able to link the  transaction to the document, through the information displayed on the screen.  The DocsAssistant modular structure allows the document enabling, without modifying the original program.    

DOCUMENTS ARCHIVING AND SEARCH All the administrative documents, both received and executed, need to be archived for long term, both to face up to  fiscal  regulations  and  to  answer  requests  from  the  market‐place  at  any  time.  Synergy  substitutes  the  obsolete  paper  archives,  microfilms  and  tapes,  with  an  always‐accessible  system  to  the  information  on  the  documents  available.  It  automatically  creates  links  between  documents  belonging  to  the  same  account  transaction:  the  order  with  the  invoice,  the  contract with the order.  It  offers  punctual  search  functionalities  on  the  indexes  and  full‐ text on the content.  It  consents  a  tree‐navigation  based  on  the  document  data  archiving. 

FUNCTIONAL COMPONENTS    PRINTING SPOOLS MANAGEMENT  With  DocFlow  Synergy  it  ‘s  possible  to  archive  in  the  Document  Management  Repository  any  document  generated  by  the  Host  system  and  transmitted  as  printing spool.  Synergy  DocsCold  module,  through  proper  configurations,  is  able  to  interpret  the  printing  spool,  to  convert  it  into  PDF  documents  and  to  archive  it  in  the  document  management  system  utilizing,  as  indices, fields drawn from the spool itself.   DocsCold  consists  in  three  parametrical  modules,  where  each  one  of  them  carries  out  a  specific  action  on the input spool file. 

  scanned and has been assigned the related typology of  administrative document, DocFlow Synergy actives its     Workflow  process:  it  will  notify  the  authorized  user/s  that  a  document  has  been  received  and  needs  to  be  processed.  When  the  users  accede  to  the  document,  DocFlow  Synergy  automatically  recalls  the  Host  working form, related to the document typology. Once  the  transaction  done  (e.g.:  invoice  entering),  the  system  automatically  assigns  it  the  archived  document.  An  optional  “free  form  OCR”  module  is  available  to  recognize  the  fields  in  the  paper  document (invoices, delivery notes). 

INCOMING DOCUMENTS MANAGEMENT  Whereas  for  the  printing  spools  it  is  necessary  to  proceed  to  their  archiving  at  the  moment  of  their  execution,  for  the  incoming  documents  we  have  to  consider various acquisition processes.  • Early Archiving  • Late Archiving  • Simultaneous Archiving   

EARLY ARCHIVING  In  the  early  archiving  scenario,  paper  documents  are  first  archived  in  the  Document  Management  system  and then processed by the Host.  In the early archiving, the working process begins in a  central  mailroom  where  a  designated  person  opens,  organizes,  sticks  a  Barcode  label  and  scans  the  incoming mail. Once the incoming document has been  

LATE ARCHIVING 

 

In the late archiving, the working process begins in the  central  mailroom  where  a  designated  person  opens  up,  organizes,  sticks  a  Bar‐Code  label  and  distributes  to the users the documents to be recorded.   Once  the  operator  has  physically  received  the  document, he records it in the Host system and enters  (or reads with an optical pen) the Barcode assigned to  the  document.  Later  on,  all  the  recorded  documents  will  be  scanned  with  the  Document  Management  system:  it  will  automatically  read  and  recognize  the  Barcode and link it to the related Host document.    

SIMULTANEUS ARCHIVING  The  simultaneous  archive  could  be  considered  as  a  special form of early archive and is the simpler archive  process to be implemented   The  incoming  document  is  scanned  in  the  document  management  system  and,  at  the  same  time,  the  recording of the document is generated or modified in  the Host. This approach does not require a Workflow  activation process.     

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 [email protected] www.docflow.com

 

TECHNICAL ARCHITECTURE  1) Incoming documents acquisition and protocol. BarCodes with progressive codes are applied to the documents that  are  then  acquired  via  scanner,  thanks  to  systems  adjusted  on  the  requested  volumes.  It  is  possible  to  acquire  the  documents via Fax/mail server    2) Document management system archiving and web user interface, composed by two modules:  a. Document  Management  server:  the  server  deals  with  the  physical  document  archiving  into  the  electronic  format  in  the  Document  Server,  (RAID  or  Jukebox  discs)  and  manages  the  search  indexes  in  the  Data  Repository (DB server SQLServer or Oracle). DocsFusion is a NT service.   b. Documents  Management  Webtop:  it  is  the  web  user  interface  dedicated  to  the  archived  documents  navigation/search/display and distribution. It is realized in ASP technology for web server Microsoft IIS. DM  Webtop is customisable for any requirements  3) The module DocsAssistant deals with the integration between the document management system archiving and  the host.  4) Host/Mainframe: no modification is foreseen for the server side system but the file‐transfer activation with the  document management system for the printing spools and indexes sending.  5) Terminal Emulator: The Host users utilize exclusively the native user interface to accessing the documents.  6) Web Client: Document management system users utilize the web browser to accessing the documents.     

DOCS ASSISTANT  DocsAssistant  is  the  Synergy  system  key  component,  and  has  in  charge  all  the  interfacing  between  the  terminal  emulator  and  the  document  management  system.  DocsAssistant  acts  at  the  client  level  and  activates  the  following  functions:   

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 [email protected] www.docflow.com

   

FUNCTIONAL ARCHITECTURE   

 

 

OPTIONAL MODULES    Electronic signature  Electronic document legal validation  AUTOSCAN  Off‐line archive management (MASS MOVER)  Automatic distribution via fax or e‐mail  Off‐line archive creation (XMLDOCS)    SYNERGY is available on the major platform utilized by ERP system