Dispensacion De Medicamentos.docx

DISPENSACION DE MEDICAMENTOS

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1. FLUJOGRAMA IMPORTACIÓN POR EXCEL

MANUAL

MANUAL

EXPORTACION POR EXCEL

ASIGNACIÓN DE BODEGAS Y TIPOS DE COMPROBANTES

ASIGNACIÓN DE PRECIOS POR ARTÍCULOS Y HOMÓLOGOS

CREACIÓN DE PACIENTES

CREACIÓN DE USUARIOS DE DISPENSACIÓN

CREACIÓN CONTRATO DE DISPENSACIÓN

ç

CREACIÓN DE DISPENSACION

CUOTA DE RECAUDO

CONTROL DE RECAUDO POR CONTRATÓ Y PUNTO

CÁPITA

OTROS

NO

ACTA DE ENTREGA WEB (DIGITAL)

PENDIENTES

SI

CONSULTA WEB RESPONSIVE

MANEJO DE MEDICAMENTOS PENDIENTES POR PUNTO DE ENTREGA

CONSULTA DE PENDIENTES MANEJO DE LECTOR

CONSULTA RESPONSIVE EN

DE HUELLA PARA ENTREGA WEB

PÁGINA WEB DE ACTAS DE ENTREGA PARA EL CONTRATISTA

CIERRE DE DISPENSACIÓN CÁPITA

POR PARTE DEL PACIENTE

EL OBJETIVO ES EL RECONOCIMIENTO DE LOS COSTOS DE VENTA

FACTURACIÓN DE DISPENSACIÓN

CON UN SOLO CLICK GENERACIÓN DE FACTURA HOMÓLOGOS

FACTURA DE CÁPITA CON FORMATO ESPECIAL SOLICITUD DE MERCANCÍA POR PUNTOS

TRASLADO DE MERCANCÍA POR MANEJO DE PICKING

PENDIENTES DESCARGUE DE PENDIENTES POR PUNTOS

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COMPLETADO EN 90 DIAS

DIGITADA POR CORREO

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2. PARAMETRIZACIÓN A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del módulo de dispensación. Nota: Todos los formatos que salen a público son 100% personalizados



















 

Creación de documentos Creación de niveles SISBEN Importación de Códigos CIE







Tipos de Comprobantes Dispensación (Consecutivos por Punto) Creación de Bodegas Directas y Sub Contratadas Parametrización de formatos:







Formatos de Dispensación (tirilla de entrega) Formato de Acta de Entrega Web (consulta Contratista) 3. TRANSACCIONES A continuación se relacionan todas las pantallas de captura de datos o procedimientos utilizados en el proceso de dispensación. Nota: Contamos con dos pantalla de captura de información de dispensación, una cápita y otras para los demás procesos, adicional contamos con una consulta web para el paciente que se enlaza en la página Web de la empresa, para que el paciente pueda consultar si la mercancía está disponible para recoger, adicional a este proceso contamos con las actas de entrega web, junto con una consulta web que se enlaza a la página web de la empresa, para que sus clientes (EPS o contratista de dispensación) puedan consultar las actas de entrega sin la necesidad de escanear o buscar el archivo a entregar.

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

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

Creación Usuarios Dispensación



Creación de Pacientes – Manual o importados Creación de Contratos Dispensación





Asignación de Precios y Homólogos Por Contrato – Manual o importados



Creación de Dispensación (Cápita y Otros 2 Pantalla diferentes por Facilidad)





Consulta de Dispensación Pacientes (link web para enlazar en la página) Descargue de Pendientes



Actas de Entrega Digitales





Cierre de Dispensaciones Cápita (reconocimiento del Costo de Venta de las Cápita)  



























 

Consulta De Actas de entrega (link web para enlazar en la página)  Facturación de Cápita

Facturación de Dispensación – con un clic Facturación de Homologo Creación de Pedido del punto de Dispensación



Picking de Traslados de mercancía entre puntos Recepción de Mercancía por parte del punto Descargue de Pendientes de Puntos









Desbloqueo de Dispensaciones Cerradas



Reclasificación de Artículos Dispensación (Ajuste dispensación)



4. REPORTES A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es muy alta.











 

Rips (Sabana de Datos en Excel)



Rips directo (archivo TXT “4” con campos directos) Reporte MIPRES Excel





Reporte MIPRES (archivo TXT con campos directos)



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











 

Cuotas de Recaudo por paciente Entrega de productos por paciente y punto Relación de médicos por formula









Relación de IPS por fórmula Pendientes por Paciente Pendientes por puntos





5. EXPLICACIÓN DE TRANSACCIONES Y REPORTES



CONSULTA DE DISPENSACION



En la consulta de dispensación es posible una consulta de todas las dispensaciones realizadas en un rango de fecha, permitiendo filtrar por todos los campos del encabezado los cuales son:













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













Fecha inicial y final

Clientes: Tanto por Nit o parte de la razón social Paciente: Tanto por Cedula o parte del nombre







Bodega de despacho: Punto de entrega



Tipo de comprobante: Punto de Consecutivo

Usuario: De acuerdo al usuario que registro la dispensación





Tipo de servicio: Filtro en opción de lista desplegable para realizar  control y seguimiento a las dispensaciones de acuerdo al tipo de servicio  













Estado de la dispensación: (Activo o inactivo)  Artículo: Dispensaciones de acuerdo a un artículo  Estado Filtro: Facturado – Pendiente por facturar

Estado Entrega: Filtro de las dispensaciones con medicamentos pendientes por  entregar

Los filtros relacionados anteriormente pueden ser ejecutados y con la combinación deseada al mismo tiempo, y el resultado del filtro puede exportarse a Excel tanto detallado por artículo como globalizado, junto con reportes PDF.

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

MERCANCIA PENDIENTE



Este reporte permite identificar los medicamentos pendientes por entregar de acuerdo al punto de dispensación o al paciente deseado y a una fecha precisa, adicionalmente nos permite identificar la existencia del producto pendiente en las diferentes bodegas de la empresa. Permitiendo generar buenas decisiones de compra en el momento de los análisis de mercancía pendiente por entregar



CONSULTA DE DISPENSACIONES POR PARTE DEL PACIENTE

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

6

Opción de consulta de dispensación por parte del paciente de forma rápida y sencilla mediante dispositivos móviles (responsive) o cualquier dispositivo interactivo con link a través de la página web de la compañía usuaria del software, permitiéndole al paciente conocer el estado de su dispensación en términos como:

  

   

Mercancía solicitada: Cantidad de medicamento solicitado por el paciente



Mercancía entregada: Cantidad de medicamento entregado o suministrado al paciente Mercancía  pendiente por entregar: Cantidad de mercancía pendiente por entregar al paciente Mercancía Disponible: Cantidad de mercancía disponible para que el paciente  pase por ella para ser entregada o suministrada

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MÓDULO DE INVENTARIOS

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1. FLUJOGRAMA

INVENTARIOS APLICACIÓN DE DCTOS MASIVOS POR GRUPO DE INVENTARIO EN RANGOS DE FECHA

CREACION DE ARTICULOS

TRANSACCIONES

PARAMETRIZACION

BODEGAS Y

INGRESO

SALIDA

IMPORTACION EXCEL

SALIDA VALORIZADA

REPORTES

AJUSTES

TOMA DE INVENTARIO

UBICACIÓN

VALORIZADO POR GRUPO GRUPO, SUBGRUPO Y FAMILIA

AJUSTE DE INV

KARDEX COMPRAS

REMISION

INV FISICO

NOTA CREDITO

FACTURA

TRASLADOS

CLASES Y SUBCLASE

LISTADO DE ARTICULOS

EXISTENCIAS POR BODEGA

CARACTERISTICAS ENTRADA VALORIZADA

DEVOLUCION COMPRA

ROTACION DE ARTCULOS CATEGORIAS Y SUBCATEGORIAS

2. PARAMETRIZACION Para la creación de artículos se debe realizar la siguiente parametrización

  

  

Creación de bodegas y ubicación a la sucursal a la que esta pertenece la cual debe asignarse a cada usuario, el propósito de esta parametrización es tener control sobre la ubicación de la mercancía Creación de grupo, subgrupo y familia: clasificación de los artículos, siendo el grupo el más alto en categoría y orden, funcionan en metodología cascada es decir, para crear un subgrupo se debe asignar un grupo y para crear una familia de inventario se le debe asignar el grupo y subgrupo creados anteriormente, el propósito de esta clasificación en el análisis de reportes de ventas, kardex, toma de inventarios y valorizados

Clase y subclase: clasificación  adicional de los artículos la cual no va ligada al grupo subgrupo y familia   

Características: Clasificación adicional de los artículos

Categoría y subcategoría: Clasificación adicional de los artículos



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3. TRANSACCIONES A continuación se describirán las transacciones que afectan los inventarios de la empresa





          

           

Creación de artículos Orden de compra







Entradas valorizadas

Devolución en compras

 

Grabar ajustes de inventario

 

Traslado entre Bodegas Salidas por Conceptos Entrega Mercancía



Entrada inventario Físico Remisiones venta







Nota crédito



Inventario físico

Ajuste de inventario



4. REPORTES A continuación se relacionan los reportes para el control de inventarios que contiene mantis web



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

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





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

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











 



Kardex

Valorizado de inventarios



Listados para toma de inventarios Listados generales de artículos Existencias por bodega







Rotación de artículos (anual y mensual)





Baja rotación

Reporte buenos días



Reporte para compra de mercancía Reporte de ventas general Saldos de artículos Ventas mes a mes

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





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MÒDULO DE COMPRAS

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1. FLUJOGRAMA

ASIGNACIÓN DE COSTOS X PROVEEDOR

ASIGNACIÓN DE ARTÍCULOS X PROVEEDOR

GRUPO DE INVENTARIOS

ASIGNACIÓN MASIVA DE COSTOS EN EXCEL

ORDEN DE COMPRA CRUCE DE DOCUMENTOS

PROGRAMACIÓN DE RECIBIDO

ASIGNACIÓN OTROS COSTOS

COMPRA RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

PICKING

DEV DE COMPRAS PROMEDIADO

DEVOLUCIÓN CONTROL DE

COMPRAS

ADICIÓN DE ARTÍCULOS EN ORDEN DE COMPRA

DOCUMENTOS

POSTERIOR

PROGRAMACIÓN PAGOS

SI AUTORIZACIÓN DE ADICION

1. Parametrización A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del módulo de Compras.







Creación de Bodegas identificando las de dispensación a las de comercialización  





  

Asignación de bodegas por usuarios

Asignación de políticas de compras y rotación por proveedor





Asignación de Artículos por proveedor con costos de negociación, políticas de descuentos comerciales y financieros junto con el código interno del  proveedor. – Manual o importado Porcentajes de cumplimiento en venta para pago



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2. TRANSACCIONES A continuación se relacionan todas las pantallas de captura de datos o procedimientos utilizados en el proceso de Compras. Nota: Las órdenes de compra son especializadas en medicamentos separando la rotación de las bodegas de dispensación a las bodegas comerciales, y manejan toda la trazabilidad respecto al manejo de pendientes y llegadas parciales, junto con sus respectivos anexos o variaciones de costos – Todos los formatos que salgan a público son 100% personalizados Ejemplo: Orden de compra, devolución a proveedores.















Orden de compra



Programación de Recibido Agenda de Recibo







Recepción de Mercancía  – Con formato de impresión técnico exigido por supersalud - Picking  





 

Adiciones de orden de compras y autorizaciones  Remisión compras

Compras de inventarios – Con opción de devolución en compras directas tanto por cantidades como por precios “Mayor valor cobrado”  



Devolución en compras – Tanto por cantidades como por valor

Programación de pagos – mostrando la rotación de venta o entrega de cada  factura de compra con liquidación de descuentos financieros

3. REPORTES A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es muy alta.





















 

Baja rotación por rangos de fechas Rotación por meses por artículos





Detallado de ingresos y salidas por laboratorio en rango de fechas Lotes próximos a vencer





Mínimos y máximos por bodega



Reporte de compras acumulados por valor, cajas y peso, detallado por artículos,  laboratorio o proveedor.  



Sobre Stock de acuerdo a rotación de ventas o entrega por rango de fechas

Órdenes de compra con fecha llegada, parcial o completa, detallado por artículos o acumulado.   sell in y sell out de Artículos y proveedor general

4. EXPLICACIÓN DE TRANSACCIONES Y REPORTES

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



ORDEN DE COMPRA

Este bosquejo de orden de compra, nos muestra el sugerido de compra por ITEM tanto en verde como en rojo, aclarando que el color verde es aquellas cantidades que debes compras y las cantidades en rojo son el inventario como mucho stock para los días de compra escrito, adicional detalla las cantidades por punto mostrando la ventas de tipo comercial diferente a las de tipo dispensación Nota: En el caso de requerir modificaciones especiales para esta pantalla se podrán realizar sin inconvenientes dentro de un plazo pactado entre las partes.



LIQUIDACIÓN DE COMPRAS



Esta es la pantalla de liquidación de las compras, aclarando que todos los artículos que cargan en esta pantalla se reciben desde la recepción técnica del producto (Picking), el cual se puede originar desde una orden de compra o directamente sin orden de compra, en esta pantalla de compras se puede gestionar la devolución de artículos tanto por cantidades como por precio.

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MÒDULO DE VENTAS

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1. FLUJOGRAMA

POR CADA UNO DE LOS PROCESOS SE PUEDE IMPRIMIR HASTA DOS DOCUMENTOS EJEMPLO: 1 CON VALOR 2 SIN VALOR

COTIZACIÓN

LA REMISION SE ASIMILA A UN PEDIDO AFECTANDO EL KARDEX DIRECTAMENTE

NO AFECTA KARDEX

PEDIDO

NO AFECTA KARDEX

REMISIÓN

SI AFECTA KARDEX

CODIGO DE BARRAS

ALISTAMIENTO

PICKING

BARRA MAGNET ICA

FACTURA DE VENTA SI AFECTA KARDEX

2. PARAMETRIZACION A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del módulo de VENTAS en lo referente a control y proceso.



 





Asignación de bodegas por usuarios



Asignación detipos de facturación por usuario (permite controlar las resoluciones por usuarios)  

 

Inclusión de Precios de regulación (manual o importado)

Asignación de productos controlados por cliente y sus respectivos puntos, con  resolución y rangos de fechas. Estipulación del Manejo de Picking (Solo Código de Barras o código de Barras  más cantidades)

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3. TRANSACCIONES

























Pedido

Remisión venta (pedido afectando kardex)



Autorización de pedidos bloqueados por cupo y mora





Alistamiento de mercancía (picking)



  

Cotización



Factura de Venta

4. REPORTES A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es muy alta.



























Reporte de Baja Rotación



Ventas por cliente, acumulado, detallado por artículos, por vendedores Reportes interactivos de ventas con opción de detalle (interactivo) Reporte de ventas en gráficos







Pareto de ventas por Grupo (laboratorio) y artículos

   

Reporte Sismed



Reportes de Rentabilidad por Factura, vendedor, cliente, artículo,  laboratorio ETC.   Consulta web para la cartera del cliente

5. EXPLICACIONES DE REPORTES Y PANTALLAS



REMISIONES VENTA - PEDIDOS DE AFECTACIÓN A KARDEX



Esta pantalla de toma de pedidos muestra en línea la cartera del cliente, y al dar clic en el valor de la cartera del cliente despliega toda las facturas mostrando mora y vencimientos, controla la venta por cupo y mora en línea descargando cada ítem diligenciado en línea, en el caso de bloqueo por parte del cliente es posible solicitar autorización directa

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

REPORTE SISMED



Este reporte puede ser exportado tanto a EXCEL como TXT, genera todos los campos necesarios en el orden específico y muestra solo los productos que se deben generar (excluyendo los comerciales y quirúrgicos)

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MÓDULO DE CARTERA

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1. FLUJOGRAMA

CARTERA

PEDIDO

AUTORIZACION CUPO

MORA FACTURA CREDITO RECIBO DE CAJA FORMA DE PAGO CHEQUE

OTRAS

CHEQUE AL DIA

CHEQUE POSFECHADO

DESCARGUE POSFECHADOS

CONSIGNACION DEL CHEQUE

NORMAL

DEVUELTOS

FACTURA INTERES

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2. PARAMETRIZACIÓN

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









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















 

Creación de Clientes. Creación de Vendedores





Creación de Unidades de Negocio Creación Tipo de Cliente



Creación Perfil de Cliente





Creación Mercaderístas Creación Cobradores





Rangos de Cartera por Edades



Cuotas de Recaudo y Comisiones



Intereses Cheques Devueltos Por Ciudad Recibos Provisionales





3. TRANSACCIONES

























Facturas Crédito

Recibos de Caja Unitarios y Masivos Descargue de Saldos Cheques Devueltos







Descargue de Posfechados



Autorización  de Pedidos y/o Cotizaciones por Mora, Cupo y cheque devuelto.

4. REPORTES





















Cartera por Edades Fijas y Parametrizables (Acumulado o Detallado) 1. Por Vendedor 2. Cliente 3. Cobrador 4. Ciudad 5. Unidad de Negocio 6. Por sucursal 7. Direcciones de Cliente Saldo Por Cliente





Movimiento Por Cliente



Reporte de Comisiones



Cumplimiento de Cobros según Presupuesto



1. Mensual 2. Por unidad de Negocio 3. Por Vendedor

5. RESUMEN GRAFICO DEL MODULO



CREACIÓN DE CLIENTES:



Esta Transacción Permite diligenciar los datos más importantes de los clientes además facilita la asignación de vendedores, cupos, mercaderístas, cobrador, Listas por Grupo de Inventarios, Clientes Asociados (Control de Cartera en caso de facturación con diferentes Nits).

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

AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS:



Este Proceso permite filtrar los pedidos con bloqueos debido al estado del cliente con su cartera. Motivos: Exceso de Cupo, Mora de Facturas y/o Cheques Devueltos. Adicional muestra información relevante para que sea rápido y eficaz la aprobación de los pedidos como la compra máxima, mora Máxima, cartera etc.

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



RECI BOS DE CAJA

Mediante esta transacción se puede ingresar todo tipo de pago realizado por los clientes, Anticipos, Transferencias, Cheques, Efectivo y demás. Tiene la facilidad que solicita fecha de comisión para que la fecha de digitación del recibo no afecte al vendedor. Por otra parte, tiene el control de los cheques posfechados, recepción de cheques devueltos por el banco e importación de recibos desde Excel y/o Planillas cargue TAT.



CARTERA POR EDADES



Este reporte tiene la versatilidad necesaria para brindar las herramientas de criterio a la hora de evaluar la cartera, ya que ofrece diferentes presentaciones de la deuda de los clientes y permite la exportación de una sábana con la información más relevante del Módulo y así brindar la posibilidad que en Excel se puedan hacer los filtros, ordenamientos y tablas dinámicas que el funcionario quiera o necesite profundizar.



CUMPLIMIENTO DE COBROS



Es el informe más completo a la hora de evaluar la gestión de la cartera, debido a que evalúa la eficiencia del asesor acorde a su presupuesto y la eficacia de las

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edades de las Facturas que recaudó por ende permite hacer correctivos en los objetivos buscando la meta de la compañía.

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MÒDULO DE PRODUCCIÓN

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1. FLUJOGRAMA

PRODUCCIÓN

PRODUCTO

MATERIA PRIMA

TERMINADO

FORMULACIÓN RECOSTEO LIQUIDACIÓN ORDEN

UTILIZA MATERIA PRIMA

GENERA MATERIA PRIMA

CIF VARIABLE

MOD VARIABLE

PRODUCTO TERMINADO COSTO REAL

1. PARAMETRIZACIÓN













 

Creación de Artículos





Costos standard

Tasas predeterminadas MOD,CIF Y Subcontratación (Costo standard)



Asignación mensual de MOD,CIF Y Subcontratación fluctuantes en el mes (Recosteo Fin de Mes)   



Actividades de producción  Maquinas

2. TRANSACCIONES

   

 

Liquidación de Producción Recosteo o prorrateo fin de mes





3. REPORTES











Reporte de material consumido, Producido detallado y acumulado Sabana de producción (Excel detallado de la producción del mes)





Reporte comparativo de formulación standard frente a la utilizada en el mes (verifica que, en el caso de error de alguna formulación,  cuales ordenes de producción tienen cantidades diferentes al standard)

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4. RESUMEN GRAFICO DEL MODULO



CREACIÓN DE ARTÍCULOS



En esta Transacción se diligencian todas las características de los productos que tenemos en bodega, donde clasificamos y parametrizamos cada uno de sus detalles. Por ejemplo, a que grupo, subgrupo, familia, clase, categoría, subcategoría pertenece, también su peso, altura, diámetro, Mínimo, Máximo, si es servicio, o si este ítem es Producto terminado o Materia prima.



FORMULACIÓN O COSTO STANDARD



Esta Paramétrica es fundamental en costos de producción ya que de ella pende como se harán los descargues en el inventario y que productos se generarán de ello. Allí se diligencia el material directo, MOD, CIF y Subcontracion que no tenga fluctuación mensual. Ya que en caso de haberlo se especifica a final del mes y se hace un recosteo que más delante se explicara en detalle.

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

LIQUIDACIÓN DE PRODUCCIÓN



La función principal de esta transacción es ejecutar el cargue y descargue de cada producción que se genera teniendo como base la formulación descrita anteriormente. Debido a la parametrización previa el software sabe a qué bodegas requerir para la sustracción de la materia prima y la validación de que no vaya a quedar negativa la misma y a donde dirigir el producto Terminado.



PROCESO DE RECOSTEO



La etapa final del proceso de costeo es este, ya que después de todas las órdenes de producción del mes, necesitamos prorratear los conceptos que son variables en el mismo y que necesitamos cargar al producto terminado para así obtener un costo real por Ítem. Por ejemplo, el recibo de la Luz, Agua, Teléfono, la nómina, las horas extras, recargos nocturnos, procesos adicionales subcontratados, son normalmente valores que no sabemos con certeza y que normalmente tienen variaciones significativas de un mes a otro, por lo cual solo hasta terminar el mes podemos

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especificar estos actores de la producción que nos llevaran a un valor real de nuestro costo. El recosteo por tipo de producto distribuye por peso la carga de esos valores adicionales del mes y sube el costo de cada ítem, después de ello se corrige el costo de los documentos que utilizaron esos productos y se re contabilizan con el fin de mantener el equilibrio entre el valorizado de inventarios del módulo y la cuenta contable respectiva.

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MÓDULO NOMINA

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1. FLUJOGRAMA

NOMINA CREACION CONCEPTOS MULTIPLES CONTRATOS NOMINA DE BOLSA DE EMPLEO

CREACION

CONTRATOS DEPENDENCIAS PARAMETRO POR DEPENDENCIAS

CONTABLE

MENSUAL

NOVEDADES

QUINCENAL

QUINCENALES

SEMANAL

RESPONSABLES

RESUMEN NOMINA

PARAMETRIZABLE

CONTABILIZACION

2. EXPLICACION DEL MODULO Modulo, para el registro, generación y control, de información laboral y contable, de los empleados registrados directamente o por bolsa de empleo en la empresa, las características de este módulo son.

  





Maestra de empleados con datos como: salario, tipo de pago (mensual, quincenal), dependencia, área, sucursal, centro de costos,  estudios, novedades fijas (descuento celular, bonificaciones fijas, etc.) Segmentación contable por, dependencia y sucursal.







Registro y aplicación automática de incapacidades, vacaciones, ingresos y retiros.  







 



Registró con descuento automático de préstamos.  Auxilio de trasporte automático.

Generación automática de prescindibles: esta opción, selecciona todos los empleados y automáticamente evalúa, ingresos, retiros, vacaciones, incapacidades, novedades fijas, prestamos, liquidando el desatendible de pago final con el ajuste a la salud, pensión, provisiones,  para fiscales, según la variación en el IBC, por las novedades mencionadas. Importación de novedades desde Excel, permite importar archivos Excel con una estructura suministrada, para importar ejemplo: horas extras, comisiones, etc. ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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  





















Digitación masiva de novedades por dependencia, practica opción que permite llamar una dependencia completa o área completa, seleccionar un concepto de nómina, ejemplo: comisiones, y digitar en un formato tipo listado, cada comisión, y al  guardar, dirige las novedades a cada respectivo desprendible de pago. Liquidación de primas



Liquidación de cesantías.





Histórico de vacaciones.

Histórico de incapacidades.



Contabilización de nómina por sucursal, dependencia o área.





Parametrización de porcentajes de liquidación de seguridad social, por tipo de cotizaste (Sena, pensionado, etc.).  









    

 











Permite definir cuentas contables diferentes por dependencia.



Generación de desprendibles de pago, individual o masivo. Resume de nómina parametrizable, permite crear de forma autónoma, los conceptos que  se quieren visualizar en el resumen de nómina. Observaciones por quincena, estas observaciones se visualizan en el resumen de nómina, para sustentar ejemplo: sanciones, ausentismos,  incapacidades, vacaciones, etc. Archivo plano,  para pago en banco (Se implementa según el banco utilizado para el pago).

Exportación de resumen de nómina a Excel, con novedades a la derecha.

Exportación de informes de seguridad social, provisiones, parafiscales a Excel, por entidad o por empleado.

Categorización  de empleados por responsable de pago, ejemplo: empresa o bolsa de empleo  

 



Incapacidades por tipo (enf. General, maternidad, laboral)

Archivo plano para plataformas de aportes (Se implementa según la plataforma utilizada para el pago de aportes).  

 

Permisos remunerados y no remunerados.

Resumen de nómina para bolsas de empleo.

Liquidación de soporte para bolsa de empleo con impuestos aplicados, AIU, Retención, Reiva, Reteica, Iva, etc.

Parametrización de porcentajes de impuestos y comisiones por cada bolsa de  empleo.  



Bonificaciones por meraliberalidad.

Liquidación de horas extras en cantidad, permite diligenciar, la cantidad de horas extras por tipo: diurna, nocturna, dominical, y automáticamente genera  el valor equivalente a las horas.

3. REPORTES



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Resumen nomina Liquidación cesantías Liquidación prima

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Liquidación seguridad social y parafiscales Excel detallado de contratos

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Informe de dependencias creadas Impresión masiva

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4. EXPLICACION GRAFICA DEL MODULO

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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NOVEDADES QUINCENALES

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En esta pantalla se generan los desprendibles de nómina de los empleados uno por uno relacionando los conceptos de liquidación de cada empleado

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GENERACIÓN DE CONTRATOS

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Creación de la información de los trabajadores en el sistema

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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CREACION DE CONCEPTOS DE NOMINA

Los conceptos de nómina son el detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador. Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, ya sean las marcadas por la legislación vigente o por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos. Se recomienda que el concepto numero 1 sea “salario”, se selecciona con un click los parámetros en cuanto a seguridad y parafiscales el cual el concepto sirve de base para su cálculo.



PARAMETRIZACION DE PROVISION



Esta interfaz, se colocan los porcentajes deducibles de la nómina de cada trabajador (prima, vacaciones ICBF, pensión, cesantías, intereses cesantías, salud Sena y caja de compensación), junto con la cuenta asignada en el débito y en el crédito

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Módulo Móviles

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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1. FLUJOGRAMA

MOVILES SE VISUALIZA LA INFORMACIÓN DE CARTERA, CLIENTES, ARTÍCULOS, EXISTENCIAS Y DESCUENTOS

CARGAR INFORMACION SOLICITUD DE CREACION CLIENTES

RUTA DEL VENDEDOR

EXTRA RUTA DEL VENDEDOR

SE VISUALIZAN LOS DATOS DEL CLIENTE, ULTIMAS COMPRAS Y CARTERA DEL CLIENTE

CLIENTE

REPORTE DE CAUSALES IMPACTADOS

RESUMEN DEL PEDIDO

PEDIDO

CUMPLIMIENTOS

RESUMEN DE

VENDEDOR

PEDIDOS GLOBAL

2. EXPLICACION DEL MODULO Aplicación nativa de Android, que permite la captura de pedidos de venta y georreferenciación de los asesores comerciales externos, las características de la misma son las siguientes.

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Cuenta con dos versiones Off-line y  Online, permitiendo trabajar en sectores donde no hay cobertura de Internet.

Rutero, permite establecer una ruta especifica de visita a los clientes ordenando por Día de visita, frecuencia (Semanal, quincenal, etc.) y Orden de visita. Búsqueda de cliente, por Nit, nombre, razón social



Cartera de  cliente, permite visualizar la cartera del cliente, cupo, mora, detallado por factura Datos del cliente,  permite visualizar datos del cliente como Nit, Nombre, Dirección, Teléfono, Ciudad.

Causales de no venta, Permite clasificar el causal de la no venta ejemplo: No se encontró el encargado, suficiencia de inventario para posterior informe de  análisis por causal. Múltiples pedidos por cliente, permite crear múltiples pedidos a un cliente, para en la facturación generar facturas separadas. ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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Navegación por categoría y subcategoría de productos, herramienta útil para asesores nuevos que no conozcan los códigos de productos  o adición de líneas nuevas, permite una fácil navegación para su ubicación.

Búsqueda de artículo por código de producto, por nombre, por código de barras.  

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Única lista, lista de cliente o lista según plazo,permite visualizar los precios según lista general o la parametrizada en el cliente.

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Condiciones de pago, permite al vendedor solo usar los plazos autorizados (15, 30,60) o restringir al parametrizado en la maestra de clientes.

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

Observaciones, permite anexar un texto como observación al pedido.

Descuentos a productos, permite parametrizar hasta 3 descuentos por productos, Editables o fijos según políticas de empresa.

Detalle de productos, permite visualizar datos importantes para suministrar en el momento de la toma del pedido, tales como: existencia, precio con IVA, precio sin IVA, subtotal del ítem, IVA del ítem, total con descuentos aplicados. Resumen del pedido, permite  visualizar el total discriminado de los pedidos previamente diligenciado. Resumen de día, permite  visualizar la venta del día, útil para monitorear cumplimientos en ventas. Módulo de recaudo o recibo de caja, permite crear recibos de caja  en la aplicación para aprobación en oficina, descargando la cartera del cliente.

Resumen de recaudos, permite visualizar el total del dinero recaudado del dial. Georreferenciación de ruta de asesor, permite visualizar los puntos donde el vendedor tomo el pedido, fecha y hora, cliente y valor del pedido.

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MÓDULO ACTIVOS FIJOS

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1. FLUJOGRAMA

CONTABLE

OPERATIVA

ACTIVOS FIJOS

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

VEHICULOS

DEPRECIACION CONTABLE

CONTROL DE DEPRECIACION CONTABLE

1. PARAMETRIZACIÓN A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del módulo de Activos fijos. Nota: la Parametrización contable del módulo de activos fijos se realiza con asesoramiento contable de SOMIC para un mejor aprovechamiento del modulo

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Clasificación contable Estado Activo Fijo

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Tipo Activo Fijo

Ubicaciones del Activo Fijo Encargado Activo Fijo Marcas Vehículos Aseguradoras

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2. TRANSACCIONES A continuación se relacionan las pantallas de captura de datos o procedimientos utilizados en el módulo de dispensación. Nota: El software Mantis Web cuenta con dos pantallas de registro de activos fijos, la primera es para los activos fijos de Propiedad planta y equipo, adicional contamos con una pantalla especializada en la creación de vehículos, con información documental de vencimientos.

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Creación de Activos Fijos Propiedad planta y equipo Creación de activos fijo vehículo

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Causación de depreciación de activos Auditoria de Activos Fijos

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ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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3. REPORTES A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es muy alta.

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Control de vencimiento de documentos vehículos Depreciación ejecutada

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Depreciación Pendiente por Ejecutar Depreciación Acumulada Detallado de Activo Fijos

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4. EXPLICACION DEL MODULO Pantalla de control donde permite identificar el total de los activos pendientes por depreciar tanto a la fecha de ejecución y/o con fecha posterior teniendo claramente la fecha final de depreciación.

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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TABLERO DE CONTROL

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1. PROCESO Tablero de Control. Gerencial. Puede ser conectado a cualquier software del mercado permite accesos directo a cualquier opción administrativa, conexión directa a Word, Excel, Power point, Internet. Permite analizar áreas claves como Cartera, Proveedores, Inventario, Ventas Contabilidad y finalmente realizar reuniones gerenciales dejando registro de tareas para realizar sin papeles de soporte y análisis, ideal para usar con tableros interactivos o pantallas Touch.

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MÓDULO DE CONTABILIDAD

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1. FLUJOGRAMA

VENTAS

COMPRAS

ACTIVOS FIJOS

NOMINA

TABLERO DE CONTROL MOVILES

CARTERA

DISPENSACION MEDICAMENTOS

INVENTARIOS CONTABILIDAD

CONCILIACION BANCARIA

COMPROBANTE CONTABLE

CAUSACION DE GASTOS

NIIF

VPN (VALOR PRESENTE NETO) - FINANCIAMIENTO IMPLICITO

DETERIORO DE CARTERA

DETERIORO DE

COMPROBANTE

INVENTARIO

CONTABLE

ACUMULADO

ACUMULADO

VALOR NETO

VPN

CARTERA

REALIZABLE INVENTARIO

CARTERA NIIF

2 COSTOS POR PRODUCTO

CONTROL DETERIORO

PCGA

NIIF

ESTOS LIBROS GENERAN

BALANCES

POSTERIOR

DETALLADO CADA LIBRO

SI LIBRO AUXILIAR FINANCIAMIENTO IMPLICITO EN COMPRAS

15

TO 1. FLUJOGRA MA

FACTURA DE VENTA

POR CADA UNO DE LOS PROCESOS SE PUEDE IMPRIMIR HASTA DOS DOCUMENTOS EJEMPLO: 1 CON VALOR 2 SIN VALOR

C O T I Z A C I Ó N

NO AFECTA KARDEX

NO AFECTA KARDEX

SI AFECTA KARDEX

P E D I D O

CODIGO DE BARRAS

PICKING

MAGNET ICA

SI AFECTA KARDEX

R E M I S I Ó N

A L I S T A M I E N

BARRA

Creación de artículos, Entradas valorizadas, Salidas valorizadas, traslados, ajustes de inventario, inventario físico, reportes kardex, valorizado de inventario, listado para toma de inventarios, rotación de inventarios, reporte para compra de mercancía Cartera por edades, cartera parametrizable, cheques posfechados y descargue de estos, cheque devuelto, recibos de caja, comisiones, facturas a crédito, control de cupo y mora , factura con interés, Pareto, reporte de cartera vencida, movimiento por cliente, saldo por cliente, cartera por rangos, cuota por ciudad Creación de proveedores, compras, solicitud de compra, orden de compra, asignación de artículos por proveedor, líneas de compra, bloque de órdenes de compra, cerrar órdenes de compra, recepción de mercancía, acta de recepción, remisión compras, devolución compras, reportes de baja rotación, artículos sin movimiento, existencias por proveedor, artículos con descuentos y precios Creación de clientes (manejo de sucursales), tributaria de clientes, cotización venta, pedido venta, remisión venta, alistamiento de mercancía, facturación venta (diferentes formas de pago), notas crédito, reporte de rentabilidad por artículos, rentabilidad por vendedor, reporte de ventas (por artículo, cliente, detallado por factura, por vendedor, por parámetro contable, etc.) Desprendibles de nómina, creación de contratos múltiples, dependencias, provisión según empleados, conceptos de nómina parametrizables, incapacidades empleados, liquidación de prima, cesantías intereses y vacaciones (cada uno con su reporte) , manejo de préstamos con entidades bancarias, comprobante contable con parametrización de centro de costo

INVENTARIOS

CARTERA

COMPRAS

VENTAS

NOMINA

ACTIVOS FIJOS

Propiedad planta y equipo, creación de vehículos, depreciación contable y control de depreciación Consulta por informes de los diferentes módulos que conforma la empresa

TABLERO DE CONTROL

Captura de pedidos, consulta de información del cliente, búsqueda de artículos (visualización de existencias), descuentos por productos (hasta tres descuentos por cada uno), módulo de recaudo o recibos de caja , resumen de recaudo diario, georreferenciación de ruta del asesor Creación de pacientes, creación de contratos de dispensación, creación de usuarios de dispensación, control de recaudo por contrato y cupo, acta de entrega web, consulta web de pendientes por parte del paciente, cierre de dispensación cápita, factura de dispensación, solicitud de mercancía por puntos, traslado de mercancía por manejo de picking, descargue de pendientes por punto.

MOVILES

DISPENSACION DE MEDICAMENTOS

3. REPORTES A continuación se relacionan los reportes del módulo de contabilidad, adicionales a los relacionados en la tabla.

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Balance de prueba

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Balance general Libros auxiliares

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Movimiento globalizado

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Certificados de retención Informes tributarios

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Informe fiscal de ventas

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Caja diario

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Estado de resultados

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ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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4. RESUMEN GRAFICO DEL MODULO

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LIBRO AUXILIAR

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Su Función es registrar todas las operaciones que le son propias y centralizarlas en el libro diario mediante un solo asiento contable, estos deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales.

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MOVIMIENTOS GLOBALIZADOS

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Este reporte muestra todos los movimientos registrados en las diferentes transacciones del sistema

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CERTIFICADOS DE RETENCION

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Los certificados de retención son documentos que deben ser expedidos por el agente retenedor que efectuó las retenciones; estos deben ser emitidos dentro de los plazos señalados, y contener, por lo menos, la información que ha sido establecida como requisito a través la normatividad vigente.

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES

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BALANCE DE PRUEBA 1. FLUJOGRAMA

VENTAS

COMPRAS

ACTIVOS FIJOS

NOMINA

TABLERO DE CONTROL MOVILES

CARTERA

DISPENSACION MEDICAMENTOS

INVENTARIOS CONTABILIDAD

CONCILIACION BANCARIA

COMPROBANTE CONTABLE

CAUSACION DE GASTOS

NIIF

VPN (VALOR PRESENTE NETO) - FINANCIAMIENTO IMPLICITO

DETERIORO DE CARTERA

DETERIORO DE

COMPROBANTE

INVENTARIO

CONTABLE

ACUMULADO

ACUMULADO

VALOR NETO

VPN

CARTERA

REALIZABLE INVENTARIO

PCGA

NIIF

CARTERA NIIF 2 COSTOS POR PRODUCTO

ESTOS LIBROS GENERAN

CONTROL DETERIORO POSTERIOR

BALANCES

SI

DETALLADO CADA LIBRO

LIBRO AUXILIAR FINANCIAMIENTO IMPLICITO EN COMPRAS