Dipa Bab V

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

BAB V UTILITY Menu ini disediakan untuk fasilitas pemeliharaan data DIPA dan data-data yang diperlukan untuk keperluan pengolahan selanjutnya. Untuk menjalankan arahkan pointer mouse ke menu Utility kemudian klik tombol mouse, maka akan muncul tayangan menu sebagai berikut :

Terdapat sebelas pilihan menu dari menu Utility yaitu : Perbaikan Data, Update Sasaran Keluaran Kegiatan, Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan, Update KPPN, Update Lokasi, Back Up, Restore, Transfer Data DIPA ke Server, Transfer Data SRAA ke Server, Copy Tabel Referensi dari Server, dan Split Satker.

A. Perbaikan Data Menu pilihan ini adalah fasilitas untuk membersihkan data dan file-file referensi dari data-data yang pernah dihapus pada kegiatan-kegiatan sebelumnya. Untuk menjalankan menu pilihan Perbaikan Data, sorot menu pilihan Perbaikan Data lalu klik dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut :

HALAMAN

77

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

Beri tanda checklist (√) sebelah kiri Tabel Data, apabila yang akan diperbaiki tabel Data; Beri tanda checklist (√) sebelah kiri Tabel Referensi, apabila yang akan diperbaiki tabel Referensi; Klik tombol Proses, apabila proses perbaikan akan dilaksanakan; Klik tombol Keluar, apabila proses perbaikan akan dibatalkan;

B. Update Sasaran Keluaran Kegiatan Menu pilihan ini adalah fasilitas untuk mengubah data indikator keluaran kegiatan, satuan, volume dan kode kewenangan kegiatan dari suatu Satker. Untuk menjalankan menu pilihan Update Indikator Keluaran Kegiatan, sorot menu pilihan Update Indikator Keluaran Kegiatan lalu klik kiri dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut:

HALAMAN

78

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

-

Isikan kode satker yang indikator keluarannya akan diubah atau tekan tombol combo satker ( ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; Isikan kode Program atau tekan tombol combo program ( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih. Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan.

Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini :

-

Lakukan perubahan pada uraian indikator keluaran, volume atau satuannya; Klik tombol Proses, untuk melakukan perubahan; Klik tombol Batal, untuk membatalkan perubahan.

C. Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan Menu pilihan ini adalah fasilitas untuk mengubah data indikator keluaran sub kegiatan, satuan dan volumenya dari suatu Satker. Untuk menjalankan menu pilihan Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan, sorot menu pilihan Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan lalu klik kiri dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut: HALAMAN

79

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

-

-

-

Isikan kode satker yang indikator keluarannya akan diubah atau tekan ), maka akan keluar tombol combo satker (dengan lambang segitiga kode satker yang datanya sudah ada pada file data; Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; Isikan kode Program atau tekan tombol combo program( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; Isikan kode Kegiatan atau tekan tombol combo kegiatan ( ), maka akan keluar kode Kegiatan sesuai dengan satker, fungsi, Sub fungsi dan program pilihan diatas; Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih; Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan.

Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini :

HALAMAN

80

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

Lakukan perubahan pada uraian indikator keluaran, volume atau satuannya; Klik tombol Proses, untuk melakukan perubahan; Klik tombol Batal, untuk membatalkan perubahan.

D. Update KPPN Menu ini digunakan untuk mengubah kode KPPN dalam satu atau beberapa kegiatan sekaligus yang terdapat pada data DIPA ke kode KPPN lain yang dapat dipilih. User hanya dapat memilih kode KPPN lain yang terdapat pada satu lokasi (propinsi) dengan lokasi kegiatan satker bersangkutan. Untuk menjalankan menu pilihan Update KPPN, sorot menu pilihan Update KPPN lalu klik dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut:

HALAMAN

81

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

-

-

-

Isikan kode satker yang kode KPPN-nya akan diubah atau tekan tombol combo satker`( ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; Isikan kode Program atau tekan tombol combo program ( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; Isikan kode Kegiatan atau tekan tombol combo kegiatan ( ), maka akan keluar kode Kegiatan sesuai dengan satker, fungsi, Sub fungsi dan program pilihan diatas; Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih; Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan.

Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini :

Masukkan kode KPPN baru pada kolom kosong di atas tombol

,

kemudian klik . Kode KPPN hanya dapat diisi atau dipilih kode KPPN yang ada pada lokasi yang sama dengan lokasi kegiatan yang bersangkutan. Seluruh kode KPPN dari satker yang dipilih tadi berubah ke KPPN baru. Klik tombol

, data secara otomatis akan berubah dan proses update selesai.

HALAMAN

82

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

E. Update Lokasi Menu ini digunakan untuk mengubah kode Lokasi (propinsi dan kabupaten/kota) dalam satu atau beberapa kegiatan sekaligus yang terdapat pada data DIPA ke kode lokasi lain yang dapat dipilih. Untuk menjalankan menu pilihan Update Lokasi, sorot menu pilihan Update Lokasi lalu klik kiri dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut:

-

-

-

-

Isikan kode satker yang kode Lokasi-nya akan diubah atau tekan tombol combo satker ( ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; Isikan kode Program atau tekan tombol combo program ( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; Isikan kode Kegiatan atau tekan tombol combo kegiatan ( ), maka akan keluar kode Kegiatan sesuai dengan satker, fungsi, Sub fungsi dan program pilihan diatas; Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih. Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan peubahan; Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan.

Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini :

HALAMAN

83

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

-

Isikan kode lokasi yang baru atau dengan menekan combo lokasi (

; pada kolom kosong di atas tombol Isikan kode kabupaten/kota yang baru atau dengan menekan combo kab/kota ( ) pada kolom kosong di atas tombol . Kode kab/kota yang dapat dipilih/diisikan hanya kab/kota yang berada pada lokasi/propinsi yang telah dipilih sebelumnya. Klik kiri pada tombol , sehingga kode lokasi dan kab/kota pada baris data tersebut akan berubah. Jika ingin mengubah baris data yang lain, letakkan kursor pada baris data dimaksud, kemudian klik kiri pada tombol

-

)

.

Klik tombol , data secara otomatis akan berubah dan proses update selesai. Klik tombol , untuk membatalkan perubahan/update lokasi dan kembali ke layar menu update lokasi.

F. Update Kewenangan Menu ini digunakan untuk mengubah data kewenangan yang salah/tidak sesuai. Untuk melakukan update Kewenangan pilih menu Utility -> Update Kewenangan dan form update akan muncul seperti dibawah ini,

HALAMAN

84

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

Pilih salah satu satker dengan mengarahkan kursor ke satker yang akan diubah data kewenangannya. Klik Ubah, maka pilihan kode satker akan muncul di sebelah kanan layar

Tentukan kode kewenangan yang benar/sesuai dengan mengklik salah satu pilihan di sebelah kanan form Update Kewenangan dan klik OK untuk konfirmasi perubahan data kewenangan. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan kewenangan yang sudah dilakukan.

G. Back Up Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan prosedur Backup, yaitu memindahkan data transaksi yang tersimpan di database aplikasi DIPA ke dalam media lain, misalnyanya diskette, CD, flashdisk, atau harddisk eksternal. Tujuan dari kegiatan backup adalah untuk : 1. Pengamanan data transaksi yang telah terekam 2. Memindahkan data ke komputer lain Untuk menjalankan menu pilihan Back Up, sorot menu pilihan Back Up lalu klik dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut:

HALAMAN

85

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

-

Data hasil Back up dapat memiliki format : Satker, Departemen Lokasi, Departemen Unit, Departemen Unit Lokasi dan Departemen Nomor SP. Data yang ada pada file data akan muncul pada layar; Kolom Tahun Anggaran akan otomatis terisi sesuai dengan tahun anggaran yang ada pada data transaksi; Tentukan salah satu atau semuanya dari data yang akan di backup dengan cara memberikan tanda checklist (√) dari lima jenis pilihan parameter backup (Satker, Departemen Lokasi, Departemen Unit, Departemen Unit Lokasi, atau Departemen Nomor SP); Tentukan drive dan direktori tujuan backup (default direktori adalah folder c:\dipa2009\backup). Apabila hendak dibackup ke drive yang lain (disket, CD, flash disk atau hard disk), tekan tombol bertanda […] pada folder target hingga muncul layar seperti dibawah ini :

HALAMAN

86

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

Double klik pada folder tujuan kemudian tekan tombol select. Klik tombol Proses, untuk melaksanakan proses backup data; Klik tombol Keluar, untuk keluar dari menu backup. Penamaan folder untuk lokasi backup data DIPA tidak diperkenankan memakai spasi.

H. Restore Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan prosedur Restore, yaitu memindahkan data dari suatu direktori dalam database aplikasi DIPA. Pada kegiatan restore ini data yang masuk akan menimpa data yang sudah ada dan digantikan dengan data yang baru hasil restore pada parameter yang sama. Menu restore adalah seperti di bawah ini :

-

Tahun anggaran, isi sesuai dengan data yang akan direstore; Tentukan drive dan direktori input data restore (default direktori adalah folder c:\dipa2009\backup). Apabila data ada di disket, CD, flash disk atau hard disk, dilakukan dengan cara menekan tombol bertanda […] hingga muncul layar seperti dibawah ini :

HALAMAN

87

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

Tentukan salah satu file yang akan direstore dengan cara memberi tanda checklist (√) pada kotak di bagian kiri menu sebelah kanan;

-

Klik tombol untuk melanjutkan proses Restore Data; Setelah semua record file selesai di restore, akan muncul pesan Proses Selesai. Klik tombol Keluar untuk keluar dari menu Restore.

-

I. Transfer Data DIPA ke Server Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan prosedur Transfer data DIPA ke Server yang ada di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan (Direktorat PA) atau di Kanwil Ditjen Perbendaharaan. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan oleh para pemakai Aplikasi DIPA 2008 di lingkungan Dit. PA dan Kanwil DJPBN dengan memakai User Id dan Password tertentu. (Tidak semua pemakai Aplikasi bisa melakukan kegiatan ini).

-

Isikan kode Tahun Anggaran dari data yang akan ditransfer; Data masing-masing satker yang ada pada file data akan muncul pada layar (Data yang ditransfer berformat Departemen NomorSP / PDSP) ;

HALAMAN

88

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

-

-

-

Pencarian dapat digunakan untuk menyaring data yang ditampilkan pada layar pilihan Transfer Data DIPA ke Server , caranya dengan mengetikkan kata kunci (key word) pada kolom kosong di depan Fasilitas Pencarian. Contoh : Ketik angka 023, maka seluruh data Bagian Anggaran 023 Dep Pendidikan Nasional akan ditampilkan. Tentukan data-data atau semuanya dari data yang akan di Transfer dengan cara memberikan tanda checklist (√) pada kolom pilih (sisi sebelah kiri dari data satker); Klik tombol Proses, untuk melaksanakan proses Transfer ke Server; Klik tombol Keluar, untuk keluar dari menu Transfer ke Server Dit.PA

J. Transfer Data SRAA ke Server Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan prosedur Transfer data SRAA ke Server yang ada di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan (Dit. PA). Kegiatan ini hanya dapat dilakukan oleh pemakai Aplikasi DIPA 2008 di lingkungan Dit. PA dengan memakai User Id dan Password tertentu (tidak semua pemakai Aplikasi bisa melakukan kegiatan ini).

-

-

Isikan kode Tahun Anggaran dari data yang akan ditransfer; Data masing-masing satker yang ada pada file data akan muncul pada layar; Pencarian dapat digunakan untuk menyaring data yang ditampilkan pada layar pilihan Transfer Data SRAA ke Server , caranya dengan mengetikkan kata kunci (key word) pada kolom kosong di depan Fasilitas Pencarian. Contoh : Ketik angka 015, maka seluruh data Bagian Anggaran dengan kode 015 akan ditampilkan. Tentukan data-data atau semuanya dari data yang akan di Transfer dengan cara memberikan tanda checklist (√) pada kolom pilih (sisi sebelah kiri dari data satker); Klik tombol Proses, untuk melaksanakan proses Transfer ke Server; Klik tombol Keluar, untuk keluar dari menu Transfer ke Server Dit.PA HALAMAN

89

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

K. Copy Tabel Referensi dari Server Menu pilihan ini digunakan untuk meng-copy perubahan Tabel Referensi dari Server yang ada di Direktorat Pelaksanaan Anggaran (Dit. PA) atau di Kanwil Ditjen Perbendaharaan. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan oleh para pemakai aplikasi DIPA 2008 di lingkungan Dit. PA dan Kanwil DJPBN dengan memakai User Id dan Password tertentu (tidak semua pemakai Aplikasi bisa melakukan kegiatan ini).

-

-

Berikan tanda checklist (√) pada kolom pilihan disebelah kiri tabel referensi yang akan dicopy datanya dari server. Klik tombol Copy, untuk melaksanakan proses Copy Tabel Referensi Setelah semua record file selesai di copy, pada layar akan muncul informasi Proses COPY Selesai.

Klik tombol Batal, apabila tidak jadi melakukan proses copy Tabel Referensi.

HALAMAN

90

Petunjuk Operasional Aplikasi DIPA 2009

L Split Satker Menu pilihan ini digunakan untuk menyederhanakan referensi tabel satker yang defaultnya berisi ribuan kode satker milik seluruh Kementerian Negara/ Lembaga, menjadi beberapa buah satker saja sesuai dengan parameter yang ditentukan. Tabel satker yang sederhana/sedikit akan membantu performance komputer menjadi lebih baik, sebab tidak perlu membaca kode-kode satker yang sangat banyak.

-

-

-

Klik pilihan Departemen tertentu/Unit tertentu/Lokasi tertentu, kemudian isikan kolom parameter dibawahnya sesuai dengan kebutuhan. Contoh : apabila kita menginginkan satker pada Sekretariat Jenderal Departemen Agama saja yang tertayang di referensi, isikan Departemen tertentu : 025 (Dep. Agama) dan Unit : 01 (Sekretariat Jenderal ); Tekan tombol proses untuk memulai proses split satker, sampai muncul pesan Proses Selesai…… di bagian kiri bawah.

Tekan tombol selesai untuk kembali ke layar menu utama. HALAMAN

91