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INSPECCIÓN Y REVISIÓN DE PROTOCOLOS NOTARIALES

Concepto de revisión e inspección Revisar: “Someter a nuevo examen una cosa para corregir o repararla”.

Inspeccionar: “Revisar como inspector”. Articulo 84 CN

La inspección es aquella que tiene por objeto que la autoridad competente constate la existencia física del protocolo notarial, si se encuentra en el lugar designado, y verificar las condiciones en que se encuentra; Mientras que la revisión es aquella que va a tener por objeto verificar si en el protocolo se han cumplido todos los requisitos formales.

En la capital, el director del Archivo General de Protocolos, y en los departamentos los jueces de primera instancia, tienen a su cargo la inspección y revisión de los protocolos,

Diferencia entre inspección y revisión Actualmente en el Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la República no se hace ninguna diferencia en el uso de los términos de revisión e inspección, siendo entonces que ambas palabras se toman unidas para referirse a una misma actividad.

Se considera que la revisión de protocolo es distinta a inspección de protocolo, en virtud que como se mencionó anteriormente, inspección es aquella que tiene por objeto que la autoridad competente –Archivo General de Protocolos- constate la existencia física del protocolo notarial,

si se encuentra en el lugar designado y en qué condiciones se encuentra; mientras que la revisión es aquella que va a tener por objeto verificar si en el protocolo se han cumplido todos los requisitos formales establecidos en la ley. Articulo 85 CN, los requisitos lo puede ver en el artículo 13 CN

CLASES Se puede distinguir claramente en nuestra legislación tres clases de inspección de protocolos: articulo 86 CN

a) ORDINARIA: Es aquella que se realiza de oficio una vez al año y se refiere al funcionamiento general de la notaría.

Tiene por objeto comprobar si en el protocolo se ha llenado los requisitos formales establecidos en el Código de Notariado; para tal efecto puede llevarse a cabo en forma voluntaria o a requerimiento del director del Archivo General de Protocolos en el Departamento de Guatemala y en los demás departamentos el encargado será el juez de primera instancia del ramo civil, para lo cual el notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar en su presencia.

b) EXTRAORDINARIA: Son promovidas normalmente a petición de parte y no de oficio, la revisión extraordinaria tiene lugar cuando lo manda la Corte Suprema de Justicia y para tal efecto el notario está obligado a

presentar el protocolo y sus comprobantes, debiendo practicarse la inspección y revisión en su presencia.

c) ESPECIAL: Tal y como lo establece el artículo 21 del Código de Notariado, es aquella que se realiza en caso de averiguación sumaria por delito, en contra de un notario; nuestro Código de Notariado aún menciona la fase sumaria como parte del proceso penal, pero en la actualidad dicha fase vendría a ser la fase preparatoria, o bien podría llevarse a cabo en el debate como nueva prueba.

FUNCIONARIOS QUE ESTAN FACULTADOS PARA EFECTUAR LA INSPECCION Y REVISIÓN DE PROTOCOLOS En el departamento de Guatemala: El director del Archivo General de protocolos. En los demás departamentos los jueces de primera instancia del ramo civil, según lo dispuesto en Acuerdo número 55-2000 de la Corte Suprema de Justicia, que establece en su Artículo 1º. Que exclusivamente les corresponde a los jueces de primera instancia del ramo civil, y en aquellos departamentos en que existieren dos o más juzgados de primera instancia civil, se efectuaran las revisiones en forma alterna, por años y únicamente en las cabeceras departamentales; por lo que los juzgados pares cumplirán este cometido en los años pares y los juzgados impares lo harán en los años impares.

Además el Artículo 84 del Código de Notariado faculta al Presidente del Organismo Judicial nombrar anualmente el número de notarios colegiados activos que sean necesarios para practicar inspección y revisión de protocolos, tanto en el departamento de Guatemala, como en los demás departamentos de la República.

Actualmente el Archivo General de Protocolos está elaborando un proyecto para crear la unidad ambulante de inspecciones y revisiones de protocolos notariales, conformada por una comisión de notarios encargados de llevar a cabo las inspecciones y revisiones de protocolos notariales en aquellos departamentos en los cuales no se hacen las mismas.

TRAMITE En el Código de Notariado se encuentra regulado el trámite de la inspección y revisión de protocolo únicamente en seis artículos, que abordan el tema de forma general lo que ocasiona que en la práctica exista dificultad al llevarlo a cabo, los procedimientos son:

a) Requerimiento del protocolo: Se debe comunicar al notario el lugar, día y hora en que debe presentarse con el protocolo a su cargo, indicando el año que se pretende revisar, en nuestra legislación, no se establece de qué manera llevarse a cabo esa comunicación, pero se hace por escrito.

b) Día de la diligencia de la inspección y revisión de protocolo: En el día y la hora señalada, si el notario se presenta con el protocolo respectivo, se hace con el objeto de comprobar si en el mismo se ha llenado los requisitos formales establecidos en el Código de Notariado, por ejemplo: que el protocolo se encuentre debidamente empastado, foliado, no se alteren el número correlativo de los instrumentos públicos, etc.

c) Trámite posterior a la diligencia: artículo 87 Al concluir la inspección y revisión de protocolo, el funcionario que la practique, debe levantar un acta en el libro respectivo, en la que debe hacer constar, 

si se llenaron o no en el protocolo los requisitos formales, si no nos vamos al articulo 88, y si se llenaron se sigue…..



las observaciones e indicaciones que hubieren hecho el notario y



las explicaciones que al respecto diere éste notario;

en la actualidad el libro de actas está formado por hojas de papel tamaño oficio membretado con el logo del Organismo Judicial, que contiene todas las actas que se llevan a cabo durante un año calendario unidas por tornillos entre pastas duras, con número y fechas correlativo, razón de cierre por cada año e índice.

Si de la inspección y revisión de protocolo resultare que el notario cumplió con todo, el Archivo General de Protocolos elabora una resolución final, mandando a archivar el expediente al registro electrónico de notarios.

Articulo 88 CN. Pero si de la inspección y revisión de protocolo resultare que el notario no observó los requisitos formales, el funcionario que haya efectuado la revisión remitirá 

copia certificada del acta a la Corte Suprema de Justicia,



la que previa audiencia al notario, le resolverá lo pertinente;



la corte suprema de justicia lo resolverá



cabe mencionar que en la actualidad la única sanción que ha impuesto la Corte Suprema de Justicia ha sido la “amonestación”. Recurso de responsabilidad

SANCIONES

Según el Artículo 101 del Código de Notariado, las sanciones que puede imponer la Corte Suprema de Justicia son: amonestar, censurar o imponerle multa que no exceda de veinticinco quetzales y en caso de reincidencia las multas podrán ser hasta de cien quetzales, o suspensión de un mes hasta de un año; dichas sanciones deben constar en auto acordado con justificación de motivos, y contra el auto únicamente cabe el recurso de responsabilidad.

En aquellos casos, en que hacen falta requisitos que pueden ser corregidos o subsanados, la ley no establece un procedimiento específico, pero en la práctica, después de efectuada la revisión se levanta un acta dando un plazo prudencial al notario para que cumpla con las obligaciones que se pueden subsanar, por ejemplo, entrega de la totalidad de los testimonios especiales. Al cumplir con el plazo el notario se presenta con todo lo requerido por el Archivo General de Protocolos y se elabora una resolución haciendo constar dicho extremo y que por las anomalías encontradas en la inspección y revisión efectuada se enviará certificación del expediente a la Corte Suprema de Justicia, quien al resolver remite el auto con la sanción correspondiente, el cual se incorpora en el expediente y se archivó en el registro electrónico de notarios.

CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DEL NOTARIO Si el notario no se presentare el día señalado para la inspección y revisión de protocolo y tampoco presentare excusa por tal inasistencia, el funcionario o inspector encargado lo hará del conocimiento del juez de primera instancia del ramo civil, quien previa audiencia que dará al notario por veinticuatro horas para que exponga las razones de su incumplimiento o negativa, dictará dentro del mismo plazo la resolución que proceda; y si ella fuere en sentido de que el Notario presente el protocolo, así lo ordenará bajo apercibimiento de que en caso de incumplimiento se proceda a la ocupación y extracción del protocolo y comprobantes respectivos, para cuyo efecto podrá recurrirse al auxilio de la fuerza pública. Si no fuere posible llevar a cabo la inspección y revisión en presencia del notario, el protocolo y los comprobantes serán extraídos del poder del notario y remitidos de inmediato al Archivo General de Protocolos para la respectiva inspección. Durante la gestión de la actual dirección se ha puesto de conocimiento del juez de primera instancia civil la negativa de presentar los tomos de los protocolos a su cargo de tres notarios, de los cuales se han llevado a cabo dos inspecciones y revisiones por orden del juez, y la otra hasta el momento no han notificado. En la anterior dirección se hicieron tres ocupaciones y extracciones para llevar a cabo las inspecciones y revisiones de protocolos las cuales se hicieron en presencia del juez respectivo de primera instancia civil, el oficial que llevaba a cargo el proceso, el director y subdirectora del Archivo General de Protocolos, una asistente y los agentes de policía, extrayendo los tomos de protocolo del notario los cuales se encuentran actualmente en poder del Archivo General de Protocolos, para efectuar la respectiva inspección y revisión de los mismos y su posterior devolución.

RECURSOS QUE PUEDE INTERPONER EL NOTARIO Contra la resolución que dictare la Corte Suprema de Justicia cabe únicamente el recurso de responsabilidad, según lo que establece el Artículo 88 de Código de Notariado, no obstante, por ser éste una de las leyes más antiguas de Guatemala, en la actualidad dicho recurso suele ser una laguna legal en virtud de que ninguna legislación vigente regula el trámite respectivo; sin impedir con ello el poder interponer dicho recurso y que la Corte Suprema de Justicia quede obligado a resolverlo. Medida que puede tomar el notario en contra de las disposiciones del director del Archivo General de Protocolos, es el planteamiento de una acción de amparo, en vista de que no hay materia que no sea susceptible de esta materia y porque una vez no habiendo recurso que interponer también se da la definitividad. Se considera que el órgano competente, no obstante que no está taxativamente expresado por la ley, son las salas de la Corte de Apelaciones, las que deben conocer y decidir la relacionada acción constitucional en contra del director del Archivo General de Protocolos.

Testimonio Del Índice

En la presentación del testimonio del índice del protocolo, el notario deberá cumplir con los requisitos siguientes:

1. El testimonio del índice podrá Extenderlo por medio de fotocopias o transcrito.

2. Todas las hojas deban estar claramente legibles, numeradas, firmadas y selladas por el notario.

3. Debe cumplir con asentar la razón final correspondiente.

4. Indicar el número de clave en la primera hoja del testimonio especial.

Se entrega al operador de testimonios especiales, quien le extiende el comprobante respectivo.

Formas de Presentación:

- Testimonio - Testimonio Especial - Fotocopia autenticada por el notario - Copia simple legalizada

Articulo 92 del Código de Notariado y 5, numeral 6 del Decreto No. 37-92 del Congreso de la República, ley del impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos.

Además de los aspectos generales precipitados, debe cumplirse con lo siguiente:

1. En el texto de la razón final hacer constar: lugar y fecha en que fue extendido el índice, número de hojas de que se compone; lugar y fecha en que se extiende o compulsa el testimonio especial; y firma y sello del notario.

2. Deberá verificarse que el impuesto ha sido satisfecho en el documento original; si el testimonio especial fuere transcrito, deberá expresarse que el impuesto ha sido satisfecho en el documento original y fuere en fotocopias, en las mismas deberá aparecer claramente la existencia del pago del impuesto respectivo.

3. Si posteriormente a la entrega al Archivo General de Protocolos el notario detectara algún error u omisión, deberá presentar una ampliación del indice haciendo constar los errores y las correcciones respectivas, adjuntando una copia del índice ampliado.

REPOSICION DE PROTOCOLO ARTICULO 90 CN

El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al juez de primera instancia,

Articulo 91 CN: el cual deberá instruir averiguación y terminada la misma resolverá declarando procedente la reposición del protocolo y en caso de que exista delito mandará a que se inicie el respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio notario.

Articulo 92 CN: Al declarar procedente la reposición el juez pedirá a la corte suprema de justicia copias de los testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de protocolos. Si no existieran testimonios en el archivo se pedirán las copias o duplicados que haber en los

registros y se citará a los otorgantes y a interesados previniéndoles la presentación de los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citación se hará por avisos en el diario oficial y otro de los de mayor circulación.

Si no fuere posible reponer todas las escrituras el juez tendrá que citar de nuevo a los interesados para consignar en actas los puntos que las escrituras contenían y en caso de desacuerdo o incomparecencia, los interesados tendrán que recurrir a un juicio en la vía ordinaria

TRAMITE

1. Memorial de aviso de juez primera instancia civil articulo 90 CN.

2. Resolución articulo 91

i. Procedente la reposición

ii. Mandara que se abra procedimiento criminal contra los presuntos responsables

3. Como se repone el protocolo articulo 92 CN

i. Copia de testimonio especial

ii. Copia de testimonio de registro de la propiedad inmueble

iii. Citar a los otorgantes para que lleven testimonios

1. Aviso publico tres veces durante un mes en el diario oficial y en otro de los de mayor circulación en la localidad

iv. Testimonios del índice

v. Citar a interesados consignar el punto del acta del contenido

4. Emite resolución

i. Reponiendo el protocolo

ENMIENDA DEL PROTOCOLO

ARTICULO 96 CODIGO NOTARIADO

Cuando en el protocolo se incurriere los errores siguientes de forma

1. Alterar la numeración cardinal de los instrumentos

2. De la foliación

3. El orden de la serie

4. Dejar una pagina en blanco

5. Inutilizar de hoja

6. Pliegos del protocolos

TRAMITE

EL NOTARIO ACUDIERA A UN JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA

1. Memorial al juez

2. Audiencia al notario

3. Constar el error

4. Resolver concediendo la enmienda

5. Acta de enmienda

6. Certificar

7. Agregar el protocolo como atestado

LISTADO DE AVISOS QUE DEBE HACER EL NOTARIO SEGUEN EL CODIGO DE NOTARIADO Y SUS LEYES CONEXAS i.

ii.

iii.

CODIGO DE NOTARIADO Obligación del notario de dar aviso al Archivo General de Protocolos por Ausencia del país menor a un año, dejando el Protocolo a otro Notario Hábil, debiéndose dar aviso firmado y sellado por ambos Notarios al Director del Archivo General de Protocolos. Arto 27 CN Obligación del Notario de dar aviso al Archivo General de Protocolos dentro de los 25 días hábiles siguientes al otorgamiento de cada escritura, cuando se trate de testamentos o donaciones por causa de muerte, así como sus modificaciones o revocaciones. Arto 37 a) y b) CN Obligación del Notario de dar Aviso al Archivo General de Protocolos, o a los Jueces de Primera Instancia, en su caso, dentro de los 25 días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre década año calendario, en papel sellado del menor valor, indicando el número y fecha del último instrumento público autorizado o cancelado, o en su caso que no autorizó ninguno durante el trimestre que

corresponda. Arto 37 c) CN iv.

del Notario de dar Aviso a la Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles y las Municipalidades respectivas. Con el objeto de posibilitar un mejor cumplimiento de las obligaciones de determinación, control y pago del impuesto sobre la venta y permuta de bienes inmuebles (Alcabala), los notarios al intervenir en las escrituras por actos y contratos relacionados directamente con dicho impuesto deberán, dentro del término de 15 días de la fecha de autorización de la escritura, dar aviso a la Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles y las Municipalidades respectivas. Arto 38 CN

LEY REGULADORA DE LA TRAMITACION NOTARIAL DE ASUNTOS DE JURISDICCION VOLUNTARIA i. Obligación del Notario de dar aviso, para la inscripción de cualquier resolución notarial en los registros públicos de documentos y actos jurídicos, será suficiente la certificación notarial de la resolución, o fotocopia o fotostática auténtica de la misma. Tal certificación o reproducción será enviada en duplicado, por el notario, con aviso, a fin de que el original se devuelva debidamente razonado. Arto 6 ii.

Obligación del Notario de dar aviso, por solicitud de cambio de nombre; El notario recibirá la información que se ofrezca por el solicitante y dispondrá que se publique el aviso de su solicitud en el Diario Oficial y en otro de los de mayor circulación, por tres veces en el término de treinta días. El aviso expresara el nombre completo del peticionario, el nombre que desea adoptar y la advertencia de que puede formalizarse oposición por quienes se consideren perjudicados, por el cambio de nombre. Arto 18

i.

DECRETO NÚMERO 73-75 Obligación del Notario de dar aviso por ratificación de proceso sucesorio; Los Jueces de Primera Instancia que correspondan a los notarios, en su caso, darán aviso dentro del término de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación del respectivo proceso. Al encargado del Registro de Procesos sucesorio. Arto 2