Delphi Ders (16)

DERS 12: FORMÜL GİRMEK

Amaçlar:

-Veri Girmek. -Hesaplama Yapmak -Temel Fonksiyonları Kullanmak. -Mutlak ve Göreceli Alanları Anlamak.

I. VERİ GİRMEK Hani, Excel görsel bir hesap makinesi idiydi ya? İşte bu hesaplama yetenekleri formüller aracılığıyla sağlanır. Bu derste formüllerle birlikte hücrelere girilen verilere de bakacağız.

Sonuç almak için önce verilerinizi Excel'e girmeniz gerekir. Örneğin 2002 yılı bütçesinin analizi yapılacaksa; 2002 yılının satış, maliyet vb bilgileri bir ya da daha çok çalışma tablosu olarak Excel'e girilmelidir. Veri girişi özellikle veri türleri ve biçimi bakımından uygun şekilde yapılmalıdır.

İPUCU: Veri girişini bitirmek için mutlaka ENTER tuşuna basın.

İPUCU: Veri girişi sırasında mevcut sütun genişlikleri yeterli gelmezse iki sütun arasındaki çizgiye fare ile yaklaşın. Fare simgesi iki başlı ok olduğunda sol tuşa basarak sürükleyin ve sütunu genişletin.

A. GİRİLEN VERİLERİN TÜRÜ Hücre içine girilen veriler sabit veriler ve formül girmek olmak üzere ikiye ayrılır. Sabit veriler bir hücreye bir sayı ya da metin bilgi girmek anlamına gelir. Bir sabit değer bir sayı, tarih ya da bir de sözcük olabilir.

Metin bilgiler daha çok sütün başlıkları ve diğer tanımlayıcı bilgileri ifade ederler. Örneğin ürün adı, ya da personel adı, adresi gibi. Sayısal bilgiler ise adet, miktar, faiz oranı gibi üzerinde aritmetik işlem yapılan verilerdir. Örneğin satış miktarı, fiyatı, hizmet süresi gibi.

Bir tabloda metin ve sayısal bilgiler girmek

OCAK 2001

Kişisel Giderler

OCAK

Giyim

100

Visa

100

Cep Telefon

20

Öğlen Yemeği

20

Kitap

20

Yukarıdaki tabloda "OCAK2001" olarak girilen değer bir hücreye metin bilginin girilmesidir.

İPUCU: Excel sayısal verileri daha iyi okunmaları için sağa yaslar. Metin verileri ise sola yaslar.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

B. FORMÜL GİRMEK Excel'in en önemli özelliği hücreye girilen formüldür. Çünkü formül diğer hücreler içindeki veriler üzerinde istediğiniz işlemi yapmanızı sağlar. Bir faiz hesabı, bir ortalama hesabı hücreye gireceğiniz formül sayesinde gerçekleşecektir.

Hücreye formül girmek için = tuşuna basılarak (SHIFT+0) başlanır. Formül girilir ardından ENTER tuşuna basılarak sonuç bulunulan hücreye döndürülür.

Formül:

=A1+A2

Anlamı: A1 hücresindeki değerle A2 hücresindeki değeri topla ve bulunduğun (formülün yazıldığı) yere topla.

Örnek:

Ürünler/satış adedi

Ocak

Şubat

A MALI

20

12

B MALI

22

12

C MALI

12

9

D MALI

2

1

Toplam

=b2+b3+b4+b5

=c2+c3+c4+c5

Bir hücreye bir formül girişinin ardından Excel formülleri hesaplayarak sonucunu hücreye yerleştirir.

Ürünler/satış adedi

A MALI

Ocak Şubat

20

12

B MALI

22

12

C MALI

12

9

D MALI

2

1

Toplam

56

34

Aynı işlem SUM fonksiyonu aracılığıyla da yapılabilir:

Ürünler/satış adedi

Ocak Şubat

A MALI

20

12

B MALI

22

12

C MALI

12

9

D MALI

2

1

Toplam

=SUM(b2:b5) =SUM(c2:c5)

Bir formül çok sayıda elemanı içerebilir. Bunlar hücreler (hücre adresleri), operatörler (işleçler), sabit değerler, fonksiyonlar (SUM, AVERAGE - TOPLA, ORTALAMA gibi) ve alan adları olabilir.

Örneğin aşağıdaki ifade doğru bir formüldür:

=B1+C2*C5-10*SUM(K2:L3)-2

Anlamı: Bulunduğun hücreye; Önce K2 ila L3 alanı arasında kalan alanları topla, sonra C2 ile C5'i çarp, çıkana B1'i ekle, çıkandan 10 çıkar ve son kalandan 2 çıkar.

Bir hücreye formül girmek = tuşuna basılarak başlanır. Yazılan formül, formül çubuğunda görülür.

Bir formül girmek için:

1. Formülü girmek istediğiniz hücreyi seçin.

2. Formülden önce bir eşit işareti (=) girin. Formüle bir ad ya da fonksiyon ekleyerek başlarsanız, Excel eşit işaretini otomatik olarak ekleyecektir.

Kural: Bir formül eşit işaretiyle (=) başlamalıdır.

NOT: Bir formülü, Formül çubuğunda yer alan = simgesine tıklayarak ya da Function Wizard kullanarak daha kolay girebilirsiniz.

C. ARİTMETİK OPERATÖRLER Formüller hücreler üzerindeki işlemleri tanımlar. İşlemler ise ya aritmetik işlemlerdir ya da fonksiyonlardır. Aritmetik işlemler aritmetik operatörler (işleçler) aracılığıyla yapılır.

Aritmetik operatörler:

Aritmetik operatörler Anlamları

+ (artı işareti)

Toplama

- (eksi işareti)

Çıkarma

/ (eğik çizgi)

Bölme

* (yıldız işareti)

Çarpma

D. HÜCRE İÇERİĞİNİ DÜZENLEMEK Bir hücreye veri girdikten sonra değiştirilebilir. Ancak özellikle verinin uzun ya da bir formül olması durumunda veriyi değiştirmek gerekebilir. Bir hücredeki veriyi değiştirmenin çok sayıda yolu vardır:

-Formül çubuğu üzerinden seçmek. -Hücre üzerinde çift tıklamak. -F2 tuşuna basmak.

Bir hücredeki veriyi değiştirmenin ek kolay yolu hücrenin üzerine gelip fare ile çift tıklamaktır. Bunu yaptığınızda hücre tekrar veri girişine hazır duruma gelecektir. İstediğiniz değişiklikleri ok tuşları yardımıyla yaptıktan sonra ENTER düğmesine basara değişikliği onaylarsınız. Yapılan değişikliğin ardından ESC tuşuna basarak yapılan değişikliği iptal edebilirsiniz.

İptal (cancel) düğmesi (Klavyeden ESC tuşu ile aynı görevi taşır)

OK düğmesi (Klavyeden ENTER tuşu ile aynı görevi taşır)

E. FORMÜLÜ DEĞİŞTİRMEK Özellikle uzun bir formülün yazılmasının ardından formülün bazı karakterinin değiştirilmesi gerektiğinde o hücreye formülün yeniden yazılması yerine formülün değiştirilmesi işlemi yapılır. Formülü değiştirmek için değişik yollar izlenebilir.

1. yol: Formülü yazdığınız hücre üzerinde çift tıklamak. 2. yol: Formülü yazdığınız hücre üzerinde F2 tuşuna basmak. 3. yol: Formül çubuğu üzerinde istenilen işlemleri yapmak.

Örneğin uzun bir formül:

=B1+C2*C5-10*SUM(K2:L3)-2

=B1+C2*C5-10*TOPLA(K2:L3)-2

II. TEMEL FONKSİYONLAR (İŞLEVLER) Microsoft Excel'deki yerleşik fonksiyonlar, standart çalışma sayfası üzerinde temel işlemlerin yapılmasını sağlar. Fonksiyonları, çalışma sayfanızdaki formüllere girerek kullanabilirsiniz. Bir formül, bir eşit işareti (=) ile başlar ve bir değerler ve işleçler karışımı ile devam eder.

Herhangi bir fonksiyonu sihirbazı kullanmadan kullanmak isterseniz fonksiyonun kullanım biçimini bilmeniz gerekir. Özellikle alanların (hücrelerin) nasıl belirtileceğini iyi bilmek gerekir.

=SUM (A1:A19) =TOPLA (A1:A19)

Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerleri toplar.

=AVERAGE(A1:A19) =ORTALAMA(A1:A19)

Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerlerin ortalamasını hesaplar.

=MAX(A1:A19)

Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerlerin en büyüğünü hesaplar.

Fonksiyonları kullanmak için şunlardan birini yapın:

-Araç çubuğundan Function Wizard (İşlev Sihirbazı) düğmesini tıklayın. -Insert (Ekle) menüsünden, Function (İşlev) komutunu seçin -Eşittir (=) işaretine bastıktan sonra, formül çubuğundaki Function Wizard düğmesine basın

Bu sihirbaz toplam iki adımdan oluşur. İlk adım fonksiyonun seçilmesidir. İstediğiniz fonksiyonu, sağ taraftaki Function Name altından seçin. İstediğiniz fonksiyonu burada göremezseniz, sol taraftaki Function Category altından bir kategori adı tıklayın ve sağ tarafta çıkan adlardan istediğinizi seçin. Aşağıdaki tabloda kategorilerin kısa açıklamalarını bulacaksınız.

Function Category (İşlev Kategorisi):

Kategori

Açıklama

Most Recently Used (En Son Kullanılan) En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir. Siz fonksiyonları kullandıkça bu listeye eklenirler. All (Hepsi)

Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi.

Financial (Finansal)

Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar.

Date & Time (Tarih ve Saat)

Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar.

Math & Trig (Metemetik ve Trigonometri) Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar. Statistical (Istatistiksel)

İstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar.

Lookup & Reference (Arama ve Başvuru) Belli alanlarla yapılan işlemlerle ile ilgili fonksiyonlar. Database (Veritabanı)

Veritabanı işlemleri.

Text (Metin)

Metin bazlı işlemler.

Logical (Mantıksal)

Mantıksal fonksiyonlar.

Information (Bilgi) fonksiyonlar.

Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalışan

User Defined (Kullanıcı Tanımlı) Sizin yaratacağınız fonksiyonlar burada listelenecektir. Kullanıcı tanımlı fonksiyonlar bölümüne bakın.

UYGULAMA Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:

1. Microsoft Excel'i başlatın.

Start (Başlat) menüsünden Programs'ı işaret etmek ve Microsoft Excel'i tıklayın.

2. Basit işlemler:

Hücre içinde yer alan formülü değiştirin:

1. Hücreye tıklayınız. 2. F2 tuşuna basınız. Hücre düzenleme moduna geçiş yapıldığından yön tuşları ile hücre içersinde hareket edebilir DELETE yada BACKSPACE tuşları ile metin silebilir. Yada araya metin ekleyebilirsiniz.

3. Formül İşlemi:

Kişisel Giderler

OCAK

Giyim

100

Visa

100

Cep Telefon

20

Öğlen Yemeği

20

Kitap

20

Genel Giderler

Kira

200

Telefon

20

Migros

100

Temizlikçi

60

Vergiler

20

Digiturk

20

Aidatlar

20

Sigortalar

Hayat

30

Sağlık

30

Emlak

20

Kasko

20

Vergiler

Emlak

20

Çevre

10

Otomobil

Benzin

100

Bakım

50

İşlemler:

Ocak ayının bütün giderlerini toplayın: Gider gruplarına göre ara toplamlar alın.

Her bir bölüm toplamının genel toplamdaki oranının hesaplayın. Örneğin Otomobil harcaması toplam genel gider harcamasını yüzde 10'u gibi.

Örneğe devam edin ve ŞUBAT ayının değerlerini de girin. Ardından toplamların ve tek tek değerlerin artış oranlarını hesaplayın. Daha ileri gidelim, Gelir bütçenizi de ekleyin. Giderlerinizi %10 azalttığınızda ne kadar para artırabileceğinizi hesaplayın....