Deber5-torres-jefferson.docx

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL

GERENCIA DE CAMPOS PETROLEROS

INICIO DEL PROYECTO, DIAGRAMA DEL PROYECTO

PROFESOR: ING. BLADIMIR CERÓN ESTUDIANTE : JEFFERSON TORRES

1. Abstract

En el presente documento nos enfocaremos brevemente lo que consiste el inicio de un proyecto y el Diagrama del proyecto. Los proyectos requieren de un conjunto de técnicas y conocimientos para que pueda materializarse de manera satisfactoria. Desde un cocinero que desee preparar un menú hasta una gran empresa que quiera lanzar un producto sofisticado al mercado. Todos ellos necesitan de una dirección de proyecto y en este sentido la figura del director de proyecto cobra vital importancia. Las funciones básicas de un director de proyecto son: planificar, organizar, coordinar y controlar el proyecto. Una buena planificación es importante para el devenir del proyecto ya que muchos fracasos son debidos a una inadecuada iniciación del proyecto. La planificación del proyecto requiere evaluar las necesidades de recursos, tiempos de ejecución y costes asociados. La Gestión de Proyectos se refiera a todas las actividades que se realizan para cumplir con un fin principal definido, en un tiempo establecido utilizando recursos tanto humanos como materiales y para el cual se debe tener presupuestados los costos en que se incurrirán. Luego de iniciar el proyecto el director debe dirigir todos sus esfuerzos a evaluar periódicamente su avance, coordinar y liderar al equipo y controlar que todos las tareas, plazos y costes planificados se están cubriendo sin que exista ningún tipo de desviación. Y en caso de que existieran introducir los mecanismos de mitigación de los mismos. El objetivo principal de la Gestión de Proyectos es administrar, planificar, coordinar, seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la ejecución del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo establecido y con los costos presupuestados. Sin importar la dimensión del tamaño del proyecto es necesario que cuenten con un administrador con habilidades para poder manejar eficientemente.

2. Base teórica Iniciación Se da inicio al proyecto, se identifica una idea, se redacta la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se estima como se llevará a cabo y se hace una evaluación de los riesgos, además se hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos materiales y financieros disponibles. Este proceso es esencial para alcanzar el éxito en un proyecto, porque unos objetivos mal planeados conducirán al fracaso del proyecto aun cuando la gestión sea adecuada.[ CITATION Awi111 \l 12298 ]. La etapa de iniciación de un proyecto nunca debe subestimarse. De la profundidad con que se lleve a cabo la planificación y la precisión con que se prepare la gestión dependerá el éxito en la consecución de las metas de proyecto. Evitar los principales riesgos asociados a esta fase es tan importante como aplicar algunas de las mejores prácticas relativas a esos primeros pasos que se dan en un proyecto.[ CITATION OBS171 \l 12298 ]. Etapa de iniciación y los errores que no se deben cometer Algunos fallos a lo largo de la ejecución del proyecto pueden ser subsanados a tiempo, errores de monitorización pueden ser detectados sin perder el margen de reacción, pero las faltas cometidas durante la etapa de iniciación tienen unos efectos tan nocivos para el proyecto que resultan de difícil solución. Por eso, para evitar las consecuencias negativas que de ellos se derivarían, lo mejor es prevenirlos y evitarlos. Especialmente en lo referente a:  

 

Alcance: la visión y el propósito han de quedar definidos de forma adecuada, con el detalle necesario, y nunca excesivo. Alineación: la estrategia de proyecto y el fin de la gestión ha de ser concluir a tiempo, en los términos pactados y en las condiciones de calidad necesarias. El propósito del proyecto debe empleare como guía en este proceso para no perder el ajuste a lo largo del progreso. Riesgos: el estudio de los riesgos, que parte de una correcta identificación tiene un valor tan crítico que puede incluso incidir en la viabilidad del proyecto. La precisión ha de ser exquisita. Visibilidad: sobre las oportunidades y los supuestos, pero también sobre las partes interesadas. La visión aporta información que, a su vez, se transforma en conocimiento capaz de generar valor, orientando la toma de decisiones hacia las metas.

Diagrama de proyecto El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente

las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto. 3. Base Práctica y Aplicativa del punto Caracterizar a los objetivos Para que los objetivos de una empresa permitan obtener los beneficios descritos anteriormente, deben contar con las siguientes características: Claros Deben tener una definición clara, entendible y precisa. No deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación. Medibles Deben ser mensurables, es decir, ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, a diferencia del objetivo “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería “aumentar las ventas en un 20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos generales como el de “aumentar las ventas”, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos medibles que en conjunto permitan alcanzar los generales. Alcanzables Deben ser factibles. Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad y los recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) con los que cuenta, así como la disponibilidad del tiempo necesario para cumplirlos. Desafiantes Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafío o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad ni proporcionan mayor motivación, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado. Las claves del éxito en la etapa de iniciación de un proyecto Entre las mejores prácticas aplicables a la etapa de iniciación de todo proyecto se encuentran las que tienen que ver con la adquisición de conocimiento, en base a la información sobre a que será necesario construir, que siempre debe partir de datos objetivos, fiables y contrastados. Concretamente, la fase de inicio de un proyecto es el momento para llevar a cabo algunas acciones, previa documentación y puesta en común con las partes interesadas: 

Determinar el propósito del proyecto.



Averiguar el porqué del momento escogido para dar comienzo a una iniciativa de este tipo.



Identificar las principales ventajas que su consecución aportará a la organización.



Conocer quiénes son las partes interesadas en el proyecto.



Comenzar a definir roles y niveles de responsabilidad, documentando los requisitos y detalles de la involucración de cada participante.



Nombrar al equipo de proyecto, especificando su posición dentro del organigrama, los requisitos de cada posición y sus obligaciones de reporting.



Garantizar la disponibilidad de canales y medios de comunicación suficientes.



Detectar las principales limitaciones.



Identificar los riesgos más importantes.



Iniciar el proceso de determinación de la viabilidad del proyecto.



Definir el alcance de proyecto y exponer su visión.



Revelar la estructura organizativa del proyecto.

Pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt Diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos, lo más recomendables es que sigas los siguientes pasos: 

El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.



El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.



Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.



Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.

[ CITATION OBS171 \l 12298 ]

4. Conclusiones 4.1. En el inicio del proyecto es indispensable redactar la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad. 4.2. El alcance es evaluado en función a los recursos y las ventajas que se quieren obtener del proyecto en base a una buena planificación. 4.3. La visión aporta información que además se transforma en conocimiento capaz de generar valor, orientando la toma de decisiones hacia las metas.

5. Bibliografía

Berieguete, A. (16 de Diciembre de 2011). Escuela de Organizacion Indutrial. Obtenido de http://www.eoi.es/blogs/awildacarolinaberiguete/2011/12/16/actividadesde-la-gestion-de-proyectos-iniciacion-planificacion-ejecucion-control-ycierre/ Sinnaps. (2017). Obtenido de https://www.sinnaps.com/blog-gestionproyectos/planificacion-de-proyectos