Datev-einstieg

Einstieg in

Kanzlei Rechnungswesen Basierend auf dem DATEV-Lernprogramm

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1) Neuanlage eines Mandanten Im Menü Bestand | Neu anwählen oder: Symbol „Neu“ Eingabemaske Mandant anlegen wird geöffnet

in der Symbolleiste

In der Regel wird man einen Mandanten für Zwecke der Finanzbuchhaltung und des Jahresabschlusses anlegen (Bilanz-Konsolidierung: Zusammenführung von Mandantenbeständen in einen Gesamtbestand). Das entsprechende Optionsfeld wählen. Unter Nationales Recht ist „DE“ für Deutschland voreingestellt. Berater- / MandantenNummer und Jahr eingeben. Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske: Adressdaten - Name kurz (max. 15 Zeichen) Kurzbezeichnung für Bildschirmanzeige - Name lang (max. 36 Zeichen) Für amtliche Formulare wie Umsatzsteuer-Voranmeldung (wenn hier nichts eingegeben wird, wird die Kurzbezeichnung verwendet) - Erweiterter Mandantenname (3 x 50 Stellen) Für den Jahresabschluss. Diese Angaben ersetzen dabei die unter „Name lang“ und „Art des Unternehmens“ hinterlegten Angaben. - Postleitzahl / Ort / Straße / Art des Unternehmens eingeben - Gesellschaftsform aus der Auswahlliste wählen Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske: Mindesteingaben zum Rechnungswesen -2-

Mindesteingaben für das Rechnungswesen (Achtung! Die Eingaben in dieser Erfassungsmaske können teilweise nach dem Speichern oder dem ersten Buchungsvorgang nicht mehr geändert werden!)

- Kontenrahmen - UmsatzsteuerArtenschlüssel - Wirtschaftsjahr Beginn / Ende - Basiswährung (Vorbesetzung: „EUR“) - Länge der Sachkonten (Vorbesetzung: 4)

Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske: Abweichungen vom Standardkontenrahmen

Hier werden Einstellungen für Kontenbeschriftungen, Anlagenspiegel- und Kontenfunktionen vorgenommen. Änderungen sind nur vorzunehmen, wenn von den Einstellungen des gewählten Standard-Kontenrahmens abgewichen werden soll.

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Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske: Datenübermittlung für UStVA

Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske: Hat man auf der vorhergehenden Eingabemaske der Datenübermittlung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung über das DATEV-Rechenzentrum zugestimmt, stehen nun weitere Optionen dazu zur Auswahl:

Unter anderem kann man hier festlegen, ob man bei einem Vorsteuer-Überhang das Guthaben vom Finanzamt erstattet bekommen möchte oder ob es mit Zahllasten verrechnet werden soll; ob man eine Dauerfristverlängerung für die Einreichung der UStVA beantragen möchte und ob ab einem bestimmten Guthabenbetrag trotz Fristverlängerung die Voranmeldung sofort übermittelt werden soll. -4-

Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske: Finanzamt / USt-ID

Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske: Branchenschlüssel

Hier erfolgt die Eingabe des Branchenschlüssels, der die Grundlage für branchenbezogene Mandanteninformationen bildet (z. B. aus „Datawarehouse“ oder „Betriebsvergleich“). Ist der Branchenschlüssel nicht bekannt, kann man durch Klicken auf das Pfeilsymbol neben dem Eingabefeld eine Auswahlliste aufrufen). -5-

Mit Schaltfläche Weiter zur nächsten Eingabemaske (erscheint nur bei OPOS-Nutzung):

Hier werden die Kontokorrentbereiche für OPOS (die Offene-Posten-Buchhaltung) ausgewählt. Standardmäßig sind alle Kontengruppen ausgewählt, im Allgemeinen kann diese Vorbesetzung beibehalten werden. In den entsprechenden Feldern werden Angaben zu Kleindifferenzen (in € und %) und zum automatischen OP-Ausgleich bei 0-Saldo für Debitoren und Kreditoren hinterlegt. Mit Schaltfläche Weiter zur letzten Eingabemaske:

Mit Schaltfläche Fertig stellen Eingaben zur Anlage des Mandanten abschließen -6-

Wurde in der ersten Eingabemaske die Frage: „Nutzt der Mandant OPOS?“ mit „Ja“ beantwortet, erscheint jetzt eine Dialogbox mit der Mitteilung „OPOS wurde eingerichtet. Wird eine OP-Liste aus dem Rechenzentrum gewünscht?“. Hier kann man erst einmal „Nein“ anklicken, die vom Rechenzentrum gewünschten Auswertungen können in den Mandanten-Stammdaten geschlüsselt werden. Es erscheint wiederum eine Dialogbox, die man mit OK schließt. Der neu angelegte Mandant ist jetzt automatisch zur Bearbeitung geöffnet.

2) Grundlagen der Buchungserfassung (Dialogbuchen) a) Mandant öffnen Menü: Bestand | Öffnen | Mandant

es erscheint das Dialogfenster „Mandant öffnen“ Alle verfügbaren Mandanten sind in diesem Fenster aufgelistet. Den gewünschten Mandanten mit Klick markieren und OK anklicken.

Nach der Auswahl eines Mandanten ist in einem weiteren Dialogfenster die Bearbeitungsart (Buchführung oder Jahresabschluss) durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche auszuwählen.

Dann wird der Mandant zur Bearbeitung geöffnet.

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b) Vorlauf auswählen Menü: Buchen | Dialogbuchen Dialogfenster „Vorlauf auswählen“ In diesem Fenster kann ein neuer Vorlauf angelegt oder ein bestehender Vorlauf (der noch nicht gesendet oder festgeschrieben wurde) zur Bearbeitung aus einer Liste ausgewählt werden. Bei Neuanlage eines Vorlaufs wird über die Felder „Datum von“ und „Datum bis“ der Zeitraum eingegrenzt, für den Buchungen im jeweiligen Vorlauf erfasst werden sollen. Wird nur der Monat eingegeben und dann die TAB- oder ENTER-Taste gedrückt, wird „Datum von“ mit dem Monatsersten und „Datum bis“ mit dem Monatsletzten belegt. Nach Bestätigung mit „Dialogbuchen“ geöffnet.

c) Bildschirm Dialogbuchen

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OK

wird der Bildschirm

Auf der linken Bildschirmseite befindet sich ein Übersichtsbaum mit Ordnern.

Die Elemente des Ordners Buchen sind identisch mit den entsprechenden Funktionen im Menü Buchen.

Die in den Ordnern Auswertungen, OPOSAuswertungen, Anlagekonten-Auswertungen enthaltenen Elemente entsprechen den Einträgen im Menü Auswertungen.

Beim Doppelklicken auf die in den Ordnern enthaltenen Elemente öffnet sich im Arbeitsbereich auf der rechten Bildschirmseite die entsprechende Funktion (Ordner Buchen) bzw. das Fenster Eigenschaften der gewählten Auswertung (Ordner Auswertungen).

Im Ordner Offene Fenster werden die zur Zeit geöffneten Fenster angezeigt, so dass man zwischen ihnen navigieren kann, ähnlich der Taskleiste in Windows. Hat man eine Auswertung geöffnet, wird sie im Ordner Offene Fenster angezeigt und bereits während des Dialogbuchens aktualisiert. Auf diese Weise kann man schon während des Buchens die Auswirkungen einer Buchung auf die jeweilige Auswertung überprüfen.

Mit der Rechtsklick auf ein Ordnerelement kann ein Kontextmenü aufgerufen werden (auf der Abbildung: Kontextmenü zu Offene Fenster – Dialogbuchen). Wird hier die Option Automatisch im Hintergrund aktiviert, steht der gesamte Bildschirm - statt nur der rechten Seite als Arbeitsbereich zur Verfügung. Zieht man die Maus an den linken Bildschirmrand, wird der Übersichtsbaum wieder sichtbar (wiederum eine Funktion, die der Windows-Taskleiste entlehnt ist).

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Auf der rechten Bildschirmseite befindet sich der Arbeitsbereich, der unterteilt ist in die Eingabezeile (oder Buchungszeile, unten) und die Auswertungsansicht (oben).

Mit Rechtsklick auf den Ansichtsbereich kann man ein Kontextmenü öffnen, das nützliche Funktionen zum Dialogbuchen enthält. Die interessantesten sind: • • • • • • • • • • • • • • •

Einstellungen Liste: Spalten der Primanota ein- und ausblenden, Spalten umgruppieren Generalumkehr-Buchung erstellen: setzt automatisch die Generalumkehr zur markierten Buchung in die Buchungszeile (dort kann sie vor dem Übernehmen in die Primanota noch bearbeitet oder mit Klick auf die Schaltfläche Zeile leeren wieder verworfen werden) Zeile ändern: die markierte Zeile wird in die Buchungszeile übernommen und kann geändert werden. Zeile kopieren: die markierte Zeile wird in die Buchungszeile kopiert. Zeile löschen: die markierte Buchung wird gelöscht. Abstimmsumme neu: setzt eine neue Abstimmsumme in die nächste frei Zeile Gruppensumme setzen: setzt eine neue Gruppensumme in die nächste freie Zeile Gruppensumme neu errechnen: prüft die Gruppensummen des Vorlaufs und korrigiert sie gegebenenfalls Buchungen bereichsweise ändern: siehe unten unter f) Buchungen ändern und löschen Buchungen neu nummerieren: nummeriert die Buchungen des Vorlaufs fortlaufend neu durch Summen und Salden einer Buchung: siehe g) Buchungen prüfen Zusatzinformation: zeigt vorhandene Zusatzinformationen zur markierten Buchung an Lerndateieintrag: sofern Beleginformationen zur markierten Buchung gespeichert sind, lässt sich ein Eintrag in die Lerndatei erzeugen Direkthilfe: Hilfedateien zum Dialogbuchen Eigenschaften: siehe nächster Abschnitt (Kontextmenü Buchungszeile)

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Mit Rechtsklick in ein Eingabefeld der Buchungszeile erhält man ein abgewandeltes Kontextmenü:

Über den Menüpunkt Eigenschaften des Kontextmenüs lässt sich unter anderem die Eingabezeile den Erfordernissen entsprechend umgestalten (Registerkarte Buchungssatz). Die beiden Beleg-Felder und die beiden KOSTFelder sowie KOST-Menge (für die Kostenstellenerfassung) , Skonto und Buchungstext sind optional und können ausgeblendet werden. Die Buchungszeile kann einzeilig eingestellt oder gedreht (zuerst Konto, dann GegenKonto) werden. Das Feld BU zur Eingabe der Umsatzsteuer- 11 -

schlüssel, das standardmäßig mit dem Feld Gegenkonto verschmolzen ist, kann separat dargestellt werden. Außerdem kann, sofern das Programm ANLAG benutzt wird, die ANLAG-Soforterfassung aktiviert werden, die schon bei der Erfassung von anlagenrelevanten Buchungen das Anlageverzeichnis aktualisiert. Einige Beispiele für die Anpassung der Buchungszeile: Ohne KOST-Felder und Belegfeld 2:

Komplett (Gegenkonto – Konto):

Individuell:

Über die Schaltfläche Feldeinstellungen der Registerkarte Buchungssatz gelangt man zur gleichnamigen Dialogbox, in der man für jedes Eingabefeld der Buchungszeile festlegen kann, ob die Schleppautomatik (Beibehaltung des letzten Wertes) aktiv sein soll, und ob eine Eingabe (isb. Buchungstext, Beleg-Nr. usw.) weggelassen werden kann oder aber erforderlich sein soll. - 12 -

Über die Registerkarte Ansicht kann die im Auswertungsbereich angezeigte Auswertung geändert werden. Wird hier „FIBU-Konto“ aktiviert, sind über dem Auswertungsbereich Schaltflächen, verfügbar, mit denen man die Konten der Reihe nach durchblättern kann, oder man wechselt durch Eingabe der Kontonummer direkt zu einem gewünschten Konto. Die Ansicht OPOSKonto steht nur zur Verfügung, wenn in den MandantenStammdaten OPOS geschlüsselt ist.

Auf der Registerkarte Buchungsvorschläge wird festgelegt, wie mit der Buchungsvorschlagsliste umgegangen wird. (siehe Kapitel 5 Elektronische Belege)

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Welches Konto wird in der Ansicht als Bezugskonto dargestellt? Das wird auf der Registerkarte Bezug festgelegt.

Ist z. B. auf der Registerkarte Ansicht „Kontoblatt“ eingestellt und als Bezugskonto hier das Gegenkonto angegeben, wechselt die Kontoblattansicht zum entsprechenden Konto, sobald in das Feld Gegenkonto eine Kontonummer eingegeben und das Feld verlassen wurde.

Für bestimmte Umsätze, auf die besondere Regelungen im Rahmen der Umsatzsteuergesetzgebung zutreffen, müssen ab Belegdatum 01.01.2005 die entsprechenden Sachverhalte in der Buchhaltung aufgezeichnet werden, um die korrekte Zuordnung zu den Positionen der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuererklärung zu ermöglichen. Der Umgang mit diesen Sachverhalten wird auf der Registerkarte L+L Sachverhalte festgelegt.

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Die Registerkarte Vorlauf ermöglicht den Wechsel in einen anderen, noch nicht festgeschriebenen Vorlauf oder die Anlage eine neuen Vorlaufs aus dem Dialogbuchen heraus. Hierzu kann man allerdings auch die Pfeil-Schaltfläche über der Auswertungsansicht (siehe rechts) benutzen.

Mit der Schaltfläche Vorlaufdaten lässt sich ein Dialogfeld öffnen, in dem man den markierten Vorlauf umbenennen kann:

d) Buchungen erfassen

Der grundlegende DATEV-Buchungssatz enthält die Felder Gegenkonto und Konto, sowie die Felder Umsatz, Datum und Belegfeld 1. Die Eingaben in den drei letzteren Feldern gelten jeweils für das Gegenkonto und für das Konto. - 15 -

Ob auf dem im Feld Konto angegebenen Konto eine Soll- oder eine Habenbuchung erzeugt wird, wird durch die Taste festgelegt, mit der man das Feld Umsatz nach der Betragseingabe verlässt: ¾ Return- oder Entertaste: Soll-Buchung auf Konto ¾ „+“ – Taste des Ziffernblocks: Haben-Buchung auf Konto Verlässt man das Feld Umsatz stattdessen z. B. mit der TAB-Taste, wird Soll und Haben nicht festgelegt. In diesem Fall wird man, sobald man die Buchung übernehmen will, darauf hingewiesen, und muss noch einmal ins Feld „Umsatz“ zurück, um Soll und Haben zu bestimmen. Zur Kontrolle wird nach der Bestätigung des Betrages über den Feldern Konto und Gegenkonto ein „S“ bzw. ein „H“ angezeigt, so dass ersichtlich ist, auf welcher Seite das entsprechende Konto bebucht wird.

Um ins jeweils nächste Eingabefeld zu springen, kann man die TAB- oder die RETURN-Taste benutzen (mit Ausnahme des Feldes Umsatz, wie eben erklärt). Die „Ende“-Taste bewirkt einen Sprung direkt ins Feld Buchungstext. Schließlich wird die Buchung mit der Schaltfläche Übernehmen oder mit der „+“Taste des Ziffernblocks in die Primanota übernommen und erscheint grau unterlegt im Auswertungsbereich über der Buchungszeile. Die Buchungsfelder Belegfeld 1, Datum und Konto behalten standardmäßig die gemachten Eingaben als Vorbesetzung bei („Schlepplogik“). Das Schleppen von Eingaben lässt sich im Kontextmenü (Eigenschaften | Buchungssatz | Schaltfläche Feldeinstellungen ) für jedes Feld gesondert einstellen (s.o.). Wird bei der Erfassung eines Buchungssatzes eine Konto-nummer eingegeben, die noch nicht existiert, öffnet sich automatisch das Fenster zur Neuanlage eines Kontos.

e) Buchungen aufteilen (Splittbuchungen) Mit der Schaltfläche buchungen erzeugen.

Aufteilen

lassen sich Splitt-

Es öffnet sich das Fenster Aufteilen beginnen, in das bereits gemachte Eingaben aus der Buchungszeile übernommen werden.

Mit den in diesem Dialogfenster erscheinenden Eingaben werden die entsprechenden Felder der Buchungszeile während der Aufteilung vorbesetzt.

Aufzuteilende Belege mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen können netto auf die Konten gebucht werden. Der Steuerbetrag wird automatisch ermittelt und gebucht.

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In der Statusleiste unter der Buchungszeile erscheint ein Hinweis, dass die Funktion Aufteilen aktiv ist. Die Buchungszeile selbst wird grün unterlegt.

Wenn der Aufteilungsbetrag ausgeglichen ist, erscheint nach Übernahme der letzten Aufteilungsbuchung das Fenster Aufteilung beenden.

Das Dialogfenster zur Aufteilung kann auch während der Aufteilungsbuchung durch Mausklick auf die Schaltfläche Aufteilen geöffnet werden.

f) Buchungen ändern oder löschen Im Anzeigebereich Primanota über der Buchungszeile findet sich eine Übersicht aller Buchungen des aktuellen Vorlaufs. Um eine der Buchungen zu ändern, kann man auf die entsprechende Zeile doppelklicken, oder rechtsklicken und im Kontextmenü Zeile ändern auswählen. Dadurch erscheint die Buchung wieder in der Buchungszeile und kann bearbeitet werden. In der Statuszeile unter der Buchungszeile wird jetzt gelb unterlegt der Hinweis „Korrektur“ mit der Nummer des Buchungssatzes angezeigt.

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Ein Doppelklick auf das entsprechende Eingabefeld markiert den zu ändernden Wert; man kann nun den neuen Wert eingeben und die Änderung mit Übernehmen speichern. Zum Löschen einer Buchung im Anzeigebereich Primanota auf eine Buchung rechtsklicken und im Kontextmenü Zeile löschen wählen. Solange eine Buchung noch nicht festgeschrieben ist, kann sie auf diese Weise geändert oder gelöscht werden. Wurde der Vorlauf bereits festgeschrieben bzw. zur Verarbeitung ans Rechenzentrum gesendet, kann eine Korrektur durch Generalumkehr durchgeführt werden: dazu wird der zu korrigierende Buchungssatz vom Feld Umsatz aus auf der Gegenseite gebucht und der Generalumkehrschlüssel „2“ im Feld BU bzw. im Feld Gegenkonto mit eingegeben. Über das Kontextmenü der Auswertungsansicht (s. o.) kann man für eine markierte Buchung eine Generalumkehrbuchung automatisch erstellen lassen. Buchungen lassen sich auch bereichsweise ändern. Diese Funktion ist aufrufbar über das Kontextmenü der Primanota-Ansicht, das Menü Bearbeiten oder die Tastenkombination Strg + E . Mehrere Buchungen mit gleichen Kriterien können in einem Schritt gesucht, geändert oder gelöscht werden. In einer Dropdownliste wird das gewünschte Feld ausgewählt und das Kriterium eingegeben. Nach der Änderung wird man durch eine Hinweisbox über die Anzahl der geänderten Buchungssätze informiert.

g) Buchungen prüfen Das Programm bietet zahlreiche Funktionen, um Buchungen zu prüfen: •

Summen und Salden einer Buchung: durch Rechtsklick auf eine Buchung in der PrimanotaAnsicht das Kontextmenü öffnen und Summen und Salden einer Buchung wählen. Daraufhin werden die Summen und Saldon von Konto und Gegenkonto im Ansichtsbereich angezeigt, und Navigationsschaltflächen in der Leiste darüber ermöglichen das Blättern zwischen den Summen und Salden der einzelnen Buchungen des geöffneten Vorlaufs:

•

Auswertungen: bei geöffnetem Dialogbuchen im Übersichtsbaum links im Programmfenster oder über das Menü Auswertungen die gewünschte Auswertung öffnen. Die angezeigten Auswertungen sind stets aktuell, d. h. alle erfassten Buchungen, auch wenn sie noch nicht festgeschrieben sind, sind enthalten. Über die Elemente des Ordners Offene Fenster im Übersichtsbaum kann man zwischen dem Dialogbuchen und geöffneten Auswertungen wechseln; jede Neuerfassung oder - 18 -

Änderung einer Buchung fließt sofort in die geöffneten Auswertungen ein – man kann also während des Buchens die Auswirkung jeder Buchung auf die Auswertungen überwachen. • Kontoblatt-Anzeige: Im Kontextmenü der Buchungszeile „Eigenschaften“, Registerkarte „Ansicht“: „FIBU-Konto“ wählen. Statt der Primanota wird dann über der Buchungszeile ein Kontenblatt angezeigt. Darüber erscheinen auf der linken Seite Schaltflächen und ein Eingabefeld zur Navigation: mit den Schaltflächen kann man zum nächsten oder vorigen Konto blättern, durch Eingabe einer Kontonummer in das Eingabefeld kann man direkt zu einem gewünschten Konto springen. Mit Rechtsklick auf eine Buchung auf dem Kontoblatt öffnet sich ein Kontextmenü, mit dem man direkt zum Gegenkonto springen und sich die Gegenbuchung ansehen kann. • Programmhilfen zur Kontenabstimmung: siehe Kapitel 7)

h) Dialogbuchen beenden Mit der Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Fensters verlässt man das Dialogbuchen. Es erscheint zunächst eine Abfragebox, die man zum Verlassen mit „Ja“ beantworten muss.

3) Erfassung ANLAG-relevanter Informationen Durch Nutzung des Moduls ANLAG kann man direkt bei der Buchungserfassung die relevanten Informationen für die Anlagenbuchhaltung eingeben. Dadurch bleibt die Anlagenbuchhaltung immer auf dem aktuellen Stand. Dazu muss in „Eigenschaften Dialogbuchen“ auf der Registerkarte Buchungssatz die Option „ANLAG-Soforterfassung“ aktiviert sein.

Über die Schaltfläche daneben gelangt man zur Buchungssatzauswahl, wo die Buchungssätze eingestellt werden können, bei denen ANLAGrelevante Informationen erfasst werden. Wird dann beim Buchen ein entsprechendes Konto angesprochen, öffnet sich automatisch das Dialogfenster Buchungssätze zuordnen. In diesem Fenster kann man folgendes festlegen: - 19 -

• • • •

ob das Konto oder das Gegenkonto der Buchungszeile das ANLAG-Konto enthält die Bewegungsart (Zugang, Abgang etc.) Zuordnung einer Inventarnummer Zuordnung auf ein bestehendes oder neues Inventar

Wählt man Auf neues Inventar zuordnen , muss man anschließend die Mindestangaben zum neuen Anlagegut handelsrechtlich ergänzen (Nutzungsdauer etc.). Die Inventarnummer wird als Zusatzinformation zum Buchungssatz gespeichert.

4) OPOS-Zahlungen Um beim Buchen von Zahlungen diese direkt den entsprechenden Offenen Posten zuzuordnen, muss in den Stammdaten OPOS geschlüsselt sein. Dann lässt sich der Modus OPOS-Zahlungen über das Menü Ansicht oder die Tastenkombination Strg + Shift + Z aufrufen. Nach dem Aufruf erscheint zunächst ein Dialogfenster zur Auswahl eines Geldkontos für OPOS-Zahlungen. Hat man das Geldkonto ausgewählt, wird das Feld Konto in der Buchungszeile mit dem gewählten Konto besetzt, und es erscheint das Dialogfenster OPOS-Suche (es verdeckt die Buchungszeile, kann aber beliebig verschoben werden). Außerdem wird die Schaltfläche Aufteilen unter der Buchungszeile durch die Schaltfläche OPOS-Suche ersetzt, über die man nach Schließen der OPOS-Suche diese jederzeit wieder aufrufen kann. Man hat die Auswahl zwischen den Suchfeldern Konto, Rechnungsnummer, Kurzbezeichnung, Ort und Name. Wechseln zwischen den Suchkriterien ist mit den Pfeiltasten der Tastatur möglich.

Man erhält dadurch eine Auswahlliste aller vorhandenen Konten bzw. Posten, die den Suchkriterien entsprechen. Markiert man darin eine Rechnung, sind im unteren Teil des Fensters Details zu dieser

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Rechnung zu sehen. Ist nur ein entsprechendes Konto bzw. nur ein entsprechender Posten vorhanden, wird dieses/r sofort in die Buchungszeile übernommen. Skonto Bei Skontoabzug muss man im Feld Umsatz der von der OPOS-Suche automatisch eingesetzte Betrag mit dem verminderten Betrag überschreiben. Mit Rechtsklick ins Buchungsfeld Skonto lässt sich über das Kontextmenü die Skontoprüfung aufrufen. Es werden die Zahlungsbedingungen und darunter das Ergebnis der Skontoprüfung (berechtigter oder unberechtigter Skontoabzug) in einem Dialogfenster angezeigt. Man hat die möglichkeit, den Skontoabzug durch Skonto übernehmen zu akzeptieren oder durch Klick auf die Schaltfläche kein Skonto abzulehnen und den Differenzbetrag als Rest-OP weiterzuführen. Wird der Skonto akzeptiert, wird im Buchungsfeld Skonto der ermittelte Skontobetrag ausgewiesen, über dem Feld erscheint bei berechtigtem Skontoabzug ein Häkchen, bei unberechtigtem Abzug ein rotes Minussymbol: Ist der Skontobetrag bekannt, kann unter Umsatz der Komplettbetrag beibehalten und der Skontobetrag im Feld Skonto eingetragen werden. Sammelzahlung Hierbei werden mehrere Offene Posten in einem Vorgang ausgeglichen. Es kann sich dabei um Rechnungen, Gutschriften oder Teilzahlungen handeln, mit oder ohne Skontoabzug, es können verschiedene Personenkonten und auch Sachkonten angesprochen werden. Die Durchführung der Buchung unterscheidet sich je nachdem, ob nur ein Personenkonto betroffen ist oder mehrere. -

nur ein Personenkonto: in der Ergebnisliste der OPOS-Suche die gewünschten Rechnungen auswählen (Mausklick bei gedrückter Strg–Taste für einzelne, bei gedrückter Shift–Taste für fortlaufende Rechnungen). Die Summe (= Zahlbetrag) wird in die Maske Sammelzahlung übernommen und kann hier noch bearbeitet werden. Mit Übernehmen gelangt man zum Dialogfenster Sammelzahlung beenden, wo man die Buchung noch einmal bestätigen muss.

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mehrere Personenkonten: Funktion OPOS-Zahlungen wie gehabt aufrufen, zur „OPOS-Suche“ gehen. Dort mit der Schaltfläche Sammelzahlung oder der Tastenkombination Alt + S den Modus Sammel- 21 -

zahlung aktivieren. In der Statusleiste unter der Buchungszeile erscheint der Hinweis „Sammelzahlung“ farbig markiert. Nun in OPOS-Suche die Nummer des ersten Kontos eingeben. In der Rechnungsliste des Kontos auf die gewünschte Rechnung doppelklicken. Links unter dem Gesamtbetrag im Fenster Sammelzahlung erscheint der Betrag der selektierten Rechnungen, darunter der Restzahlbetrag. Mit OK bestätigen, dann Übernehmen anklicken. Daraufhin erscheint wieder die OPOS-Suche, wo man das nächste Konto eingibt. Nachdem alle von der Zahlung betroffenen Posten selektiert wurden, Sammelzahlung beenden.

5) Elektronische Belege In Kanzlei-Rechnungswesen können elektronische Bankbelege, Kassen- und Rechnungsbücher in Dateiform eingelesen und in Buchungsvorschläge umgewandelt werden. Beim Buchen werden Beleg und Buchungsvorschlag parallel angezeigt. Oben erscheint das vorgeschlagene Gegenkonto mit OP. Ist der Buchungsvorschlag in Ordnung, kann er sofort mit der „+“ - Taste übernommen werden. Diese Funktionsweise ist rationell, weil jede Position eines Kontoauszugs mindestens drei Informationen für den Buchungssatz enthält: Betrag, Buchungsdatum und das Bankkonto. Beim Erzeugen des Buchungsvorschlags greift das Programm zurück auf Debitoren- und Kreditorensätze, den OP-Bestand, bestimmte Programm-Voreinstellungen sowie Einträge in der Lerndatei. Die Lerndatei lässt das Programm regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle automatisch erkennen. Bei den Buchungsvorschlägen aus Kassen-, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbüchern stützt sich das Programm auf die Lerndatei allein.

Elektronische Bankauszüge 1. Direktabruf von der Bank mit einem Electronic-Banking-Programm Kontoauszüge werden per DFÜ von der Bank abgerufen und dann in Kanzlei-REWE verarbeitet. 2. Direktabruf von der Bank mit dem Programm „DATEV-Zahlungsverkehr“ 3. Übertragung aus dem DATEV-Rechenzentrum (RZ-Bankinfo). In diesem Fall stellen die Bank-Rechenzentren die Bankkontoumsätze dem DATEVRechenzentrum zur Verfügung. Im DATEV-RZ werden die Kontoauszugsdaten nach Ordnungsbegriffen sortiert und für den Kunden bereitgestellt. Von dort können die Auszugsdaten dann geholt werden. Dies kann auch mit dem Programm „DATEV-Zahlungsverkehr“ durchgeführt und dann in Kanzlei-REWE verarbeitet werden. - 22 -

Vorerfasste Kassen- und Rechnungsbücher können über das DATEV-Rechenzentrum aus dem „Kassenbuch Internet“ bzw. „Rechnungseingangsbuch / Rechnungsausgangsbuch Internet“ geholt oder aus dem Programm „Kassen- und Warenerfassung für Office“ importiert werden.

Anlage von RZ Bankinfo in den Stammdaten: Menü Stammdaten | Banken Nach Eingabe der Bankleitzahl lässt sich mit der Pfeiltaste neben dem Eingabefeld überprüfen, ob die Bank am RZ-Bankinfo-Verfahren teilnimmt (Spalte RZ-Bankinfo: „Ja“). Anschließend über die Schaltfläche Details dem Bankkonto ein FIBU-Konto zuordnen: es öffnet sich das Fenster Bankstammdaten, hier wählt man die Registerkarte Bankangaben, dort lässt sich das FIBU-Konto zuweisen. Abschließend muss noch über die Schaltfläche Einstellungen Bankkontoumsätze hinterlegt werden, wie die elektronischen Kontoumsätze abgeholt werden. Im Fenster Einstellungen Bankkontoumsätze auf der Registerkarte Quelle Kontoumsätze gibt es eine Auswahlliste mit den möglichen Einstellungen. Auf der Registerkarte Optionen Kontoumsätze wird der Termin für die erste Übernahme festgelegt. (Kanzlei-REWE zieht beim Einlesen der Dateien das Buchungsdatum der Kontoauszüge heran und setzt nach jeder Übernahme das Datum automatisch herauf). Zum Schluss die Eingaben mit OK bestätigen. Durch einmaliges Senden der Bankverbindung signalisiert man dem DATEV-Rechenzentrum, dass man künftig für dieses Konto die RZ-Bankinfo benutzen will. Zum Senden: Menü Bestand | Daten senden | Bankverbindungen RZ-Bankinfo. Man erhält ein Dialogfeld mit einer Liste der Bankverbindungen für RZ-Bankinfo. Schaltfläche Daten senden anklicken. Sobald die Daten gesendet werden, werden im DATEV-Rechenzentrum die Stammdaten angelegt und eine Verbindung zwischen Bankleitzahl/Kontonummer und Berater-/Mandantennummer hergestellt. Dann wird die Teilnahmeerklärung für die Bank(-en) vom Rechenzentrum rückübertragen und automatisch an den lokalen Drucker ausgegeben. Die Erklärung ist vom Kontoinhaber zu unterschreiben und bei der Bank einzureichen. Sie darf nur für diese Bankverbindung benutzt werden, Änderungen von Bankleitzahl und/oder Kontonummer sind nicht zulässig und führen zu Verarbeitungsfehlern.

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Holen elektronischer Belege aus dem DATEV-Rechenzentrum a) Prüfen, ob Kontoumsätze vorliegen Menü Bestand | Daten holen | Übersicht Bankverbindungen RZ-Bankinfo Es erscheint das Dialogfenster Beraternummer eingeben. Nach der Eingabe und Bestätigung mit OK öffnet sich die Übersicht der Bankverbindungen im Rechenzentrum, das u. a. Angaben zu vorliegenden Kontoumsätzen enthält. b) Kontoumsätze holen Menü Bestand | Daten holen | Mandant ergänzen. Man erhält folgendes Dialogfenster: Dort selektiert man „Kontoumsätze RZBankinfo“ und bestätigt mit OK . Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster RZ-Verbindung herstellen, in dem man die Beraternummer eingibt. Die Verbindung wird aufgebaut und die Umsätze werden geholt. Elektronische Belege mandantenübergreifend holen: Bei geschlossenem Bestand über Menü Bestand | Daten holen | Rechnungswesen und Jahresabschluss | Daten | Daten mehrerer Mandanten holen/ergänzen Erzeugen von Buchungsvorschlägen aus den elektronischen Belegen Dazu greift Kanzlei REWE zu auf: • • • • •

Kontoauszugspositionen (Buchungsdatum, Verwendungszwecktext, Betrag) Schlüsselwortsuche: Suche nach häufig verwendeten Schlüsselwörtern (wie Kundennummer, Rechnungsnummer und deren Abkürzungen) im Verwendungszwecktext Zahlungspartnersuche: Suche nach Name, Bankverbindung, Kunden- bzw. Lieferanten-Nr. von bekannten Kunden und Lieferanten OP-Suche: Suche nach Rechnungsnummern anhand bestehender Offener Posten Verwendungszwecksuche anhand der Lerndatei

Grundsätzlicher Arbeitsablauf: 1) Vorbereitung: Daten holen (Banken: RZ-Bankinfo; Kassenbuch Internet, Rechnungseingangsund Rechnungsausgangsbuch Internet) 2) Stapelverarbeitung: Import aus Faktura bzw. Lohn 3) Dialogbuchen: manuelle Buchungserfassung 4) Dialogbuchen: Buchungsvorschläge erzeugen und anschließen bearbeiten - 24 -

Buchungsvorschlagsliste erzeugen: Neuen Vorlauf anlegen (in Dialogbuchen oder Dialogerfassen) Menü Ansicht | Buchungsvorschläge bearbeiten es öffnet sich das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen

Stehen noch keine Buchungsvorschlagslisten bereit, öffnet sich direkt das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste erzeugen mit den Registerkarten Auswahl und Übersicht.

ƒ

Registerkarte Auswahl: Das Startdatum („Umfang: Buchungsvorschläge erzeugen von … bis …“) hängt vom Enddatum der vorangegangenen Bearbeitung ab. Das Enddatum ist standardmäßig mit dem Enddatum des Buchungsvorlaufs vorbesetzt. - 25 -

ƒ

Registerkarte Übersicht: hier den gewünschten Belegstapel auswählen. Das Enddatum in der Spalte „Belegdatum“ ist das Datum des letzten Auszugs bzw. Belegs, der in den Zeitraum des angelegten Vorlaufs fällt. In der Regel richtet sich der Zeitraum für die Erzeugung von Buchungsvorschlägen nach dem Zeitraum des geöffneten Vorlaufs!

In der Übersicht erscheinen alle Banken, Kassen- und Rechnungsbücher, die für die Bearbeitung elektronischer Belege eingerichtet wurden. Mit dem Programm „Kassen- und Warenerfassung für Office“ erfasste Bücher können mit der Schaltfläche Importieren übernommen werden. Durch Bestätigung mit OK werden zu allen selektierten Stapeln Buchungsvorschläge erzeugt. Ein Dialogfenster zeigt an, dass die Verarbeitung abgeschlossen ist. Hier die Schaltfläche Schließen anklicken. es öffnet sich das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen mit einer Übersicht der erzeugten Buchungsvorschlagslisten. Ein Fragezeichen in der Spalte Status bedeutet, dass diese Vorschlagsliste noch nicht bearbeitet wurde. Folgende Modi stehen zum Buchen der Vorschlagsliste zur Auswahl: o Standardbuchen (für Kasse) o OPOS-Zahlungen (für Bank / Kontokorrent) o OPOS-Rechnungen (für Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher) Sortierung von elektronischen Kontoumsätzen Die Sortierung der elektronischen Kontoumsätze kann von der Reihenfolge der Papierauszüge abweichen. Um die Sortierung der elektronischen Umsätze anzupassen, geht man folgendermaßen vor: Menü Bestand | Bankkontoumsätze

Dialogfenster zur Auswahl von Bank und Zeitraum

Nach Bestätigung der Eingaben erscheint eine Liste der Bankkontoumsätze im Arbeitsbereich auf der rechten Bildschirmseite. Die Kontoauszugs-Nr. kann von den Papierauszügen abweichen oder wird von manchen Banken gar nicht übermittelt. Unterhalb der Liste gibt es drei Schaltflächen. Mit Details erhält man Zusatzinformationen zu einem in der Liste markierten Umsatz. Mit Sortieren kann die Sortierung der Umsätze geändert werden. Folgende Sortierkriterien stehen zur Verfügung: • • • • • • •

Soll / Haben Haben / Soll Betrag, aufsteigend Betrag, ohne Vorzeichen Valutadatum Primanota Buchungsschlüssel

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Es können mehrere davon kombiniert und diese Sortierung gespeichert werden. Beim nächsten Erzeugen der Buchungsvorschlagsliste wird diese Sortierung dann direkt umgesetzt. Buchungsvorschlagsliste bearbeiten In der Übersicht eine Buchungsvorschlagsliste markieren und auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Dialogfenster Abgleich FIBU-Saldo mit Bankauszug wird geöffnet. • •

Anschlussprüfung: stimmt der aktuelle FIBU-Saldo mit dem Anfangsbestand des Auszugs überein? Wenn nicht, wird die Differenz angezeigt. Vollständigkeitsprüfung: stimmt der FIBU-Saldo nach dem Buchen der Umsätze mit dem Endsaldo des letzten Auszugs überein?

Dieses Dialogfenster wird mit der Schaltfläche Schließen geschlossen; im Arbeitsbereich auf der rechten Bildschirmseite erscheint die „Ansicht Buchungsvorschlagsliste“. In der Spalte „Status“ ist an einem Symbol die Qualität jedes Buchungsvorschlags ablesbar: • • •

(grüne Glühbirne ): vollständiger und korrekter Buchungssatz (Fragezeichen ): unsicherer, möglicherweise falscher Buchungssatz (rotes Minus ): unvollständiger Buchungssatz, das Gegenkonto fehlt

Mit der „+“-Taste des Nummernblocks wird ein markierter Buchungsvorschlag zur Bearbeitung ausgewählt; im Arbeitsbereich des Bildschirms erscheint, wie im Dialogbuchen, die Buchungszeile, in die die vorhandenen Angaben bereits übernommen werden. Handelt es sich um eine OPOS-Zahlung, erscheinen in der Ansicht über der Buchungszeile der zugehörige Bankbeleg sowie, darüber, das identifizierte Personenkonto mit seinen Offenen Posten. Nach Überprüfung kann der Buchungssatz wiederum mit der „+“-Taste verbucht werden und ist dann in der Primanota und den Auswertungen enthalten. Dann zur Vorbelegung der Buchungszeile mit dem nächsten Buchungsvorschlag erneut die „+“-Taste betätigen. Über die Symbolleiste ist der Wechsel zwischen den Ansichten „Buchungsvorschlagsliste“, „OPOS-Konto“, „FIBU-Konto“ und „Primanota“ möglich:

Buchungsvorschlagsliste automatisch buchen lassen: Dialogfenster Eigenschaften Dialogbuchen aufrufen (über Kontextmenü oder über das Menü Bearbeiten | Eigenschaften) und die Registerkarte Buchungsvorschläge anwählen.

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Hier kann man im oberen Bereich festlegen, dass sicher erkannte Buchungsvorschläge automatisch verbucht werden. Dies führt dazu, dass beim Aufruf „Bearbeiten“ einer Buchungsvorschlagsliste sicher erkannte Buchungsvorschläge so lange der Reihe nach automatisch verbucht werden, bis in der Reihenfolge ein als unsicher oder unvollständig gekennzeichneter Buchungsvorschlag erscheint. Dann stoppt die automatische Verbuchung zur Klärung des betreffenden Buchungsvorschlags und setzt beim nächsten sicher erkannten Buchungsvorschlag wieder ein. (Grundsätzlich müssen Buchungsvorschläge einer Vorschlagsliste in fortlaufender Reihenfolge bearbeitet werden, damit die Salden der Bank- und Kassenkonten abstimmbar zu den Belegen bleiben!) Ist ein Buchungsvorschlag nicht sofort zu klären, weil z. B. noch zusätzliche Informationen vom Mandanten eingeholt werden müssen, kann auf der Registerkarte ein Verrechnungskonto hinterlegt werden, auf das klärungsbedürftige Buchungsvorschläge zwischengebucht werden. Ist dieses Verrechnungskonto einmal hinterlegt, kann beim Bearbeiten der Buchungsvorschlagsliste ein unvollständiger Buchungsvorschlag mit der Tastenkombination Strg + F7 komfortabel auf dieses Konto gebucht werden. Wenn das Gegenkonto nicht automatisch ermittelt werden konnte, erscheint nun außerdem in der Ansicht der Buchungsvorschlagsliste rechts neben der Beleginformation farbig unterlegt der Hinweis: zu klären! Strg + F7 Wichtig: beim Hinterlegen des Verrechnungskontos darauf achten, dass das Kontrollkästchen „Beleginformation als Zusatzinformation in die Buchung übernehmen“ aktiviert ist! Dies erleichtert die spätere Klärung der Buchung. Bearbeitung der zurückgestellten Buchungen: Möglichst mit dem Buchungsvorlauf der Bankbelege, aus dem die zurückgestellten Buchungen stammen, und mit der Auswertung „Arbeitskonto“ arbeiten! Arbeitskonto einrichten: Menü Auswertungen | Arbeitskonto Dialogfenster Eigenschaften Arbeitskonto öffnet sich. Im Bereich Konto die Kontonummer des Verrechnungskontos eintragen und unter Saldierung | Gruppensaldo das Kontrollkästchen Nullsalden ausblenden selektieren; im Bereich Ansicht das Kontrollkästchen mit Zusatzinformationen selektieren, um die gespeicherten Beleginformationen anzeigen zu lassen. Im Ansichtsbereich auf der rechten Bildschirmseite erscheint das Verrechnungskonto mit den darauf erfassten Buchungen. Unten werden auf zwei Registerkarten die Zusatzinformationen und die Beleginformationen zur jeweils markierten Buchung angezeigt. Nach dem Einsehen der Zusatz- und Beleginformationen kann man durch Doppelklick auf die betreffende Buchung die Buchungszeile - 28 -

aufrufen, die mit der Buchung vorbesetzt wird. In der Statuszeile wird angezeigt, dass der Korrekturmodus aktiv ist. Nun kann man die Schaltfläche OPOS-Suche anklicken und z. B. zu einem Zahlungseingang die mittlerweile bekannte Rechnungsnummer suchen lassen; nach dem Auffinden des OP wird in der Buchungszeile im Feld Gegenkonto das Verrechnungskonto durch das gefundene Konto ersetzt. Nach dem Übernehmen der Buchung ist der Zahlungseingang so verbucht, als sei dies direkt bei der Bearbeitung der Kontoumsätze geschehen, die korrekte Reihenfolge der Bankbelege bleibt erhalten. Lerndateieinträge bei wiederkehrenden Buchungen Einträge in die Lerndatei können beim Bearbeiten der Buchungsvorschlagsliste vorgenommen werden (z. B. für Mieten, Versicherungen, Daueraufträge): wenn der Buchungsvorschlag mit den korrekten Konten in der Buchungszeile steht, kann man vor Übernahme der Buchung in die Primanota über die Tastenkombination Strg + L einen Eintrag in die Lerndatei erzeugen (statt der Tastenkombi-nation kann man auch im Menü Bearbeiten | Lerndateieintrag oder das Symbol „Lerndateieintrag“ in der Symbolleiste benutzen). Man erhält das Dialogfenster Lerndateieintrag neu mit den Registerkarten Zuordnung und Erweiterte Einstellungen. Auf der Registerkarte Zuordnung wurden Gegenkonto und Text aus der Buchungszeile übernommen. Variable Bestandteile des Textes, wie z. B. der Monat bei der Miete, müssen durch das „*“ des Nummernblocks ersetzt werden. Nach Bestätigung des Lerndateieintrags mit OK wird beim nächsten Vorkommen des gleichen Geschäftsvorfalls in einer Buchungsvorschlagsliste dieser dann automatisch gleichlautend verbucht. Taucht der im Feld Verwendungszweck der Lerndatei angegebene Text in einem elektronischen Beleg auf, wird der entsprechende Buchungsvorschlag erzeugt. Es wird dabei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, aber bei Umlauten z. B. zwischen „oe“ und „ö“. Werden sehr viele Informationen durch Platzhalter ersetzt, besteht die Gefahr, dass der Lerndateieintrag für diverse Geschäftsvorfälle mit ähnlichem Verwendungszwecktext herangezogen wird. Um dies zu vermeiden, kann man auf der Registerkarte Erweiterte Einstellungen weitere Kriterien für die richtige Zuordnung hinterlegen. Lerndateieinträge können auch nach der Übernahme einer Buchung in die Primanota erzeugt werden. In der Primanota-Ansicht den Buchungssatz markieren und Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen, darin Lerndateieintrag auswählen. Durch Gedrückthalten der Taste Strg während des Anklickens der Buchungssätze kann man auch mehrer Buchungssätze auf einmal markieren und in die Lerndatei übernehmen. Dies ist z. B. notwendig, um einen Lerndateieintrag für eine aufgeteilte Buchung (Splittbuchung) zu erzeugen. Bei einer aufgeteilten Buchung erscheint in der Lerndatei unter Gegenkonto der Hinweis „aufgeteilt“. Über die Schaltfläche Aufteilen kann man dann die Aufteilung überprüfen. - 29 -

Über das Menü Bestand | Lerndatei kann man die Lerndateieinträge jederzeit einsehen. Einträge können über die Schaltfläche Ändern korrigiert werden. In der Spalte zuletzt benutzt am erscheint das Datum, an dem mit diesem Eintrag zuletzt ein korrekter Buchungssatz erstellt wurde. Sammelzahlungen mit Hilfe einer DTAUS- Datei auflösen und bearbeiten Sammelüberweisungen und –lastschriften werden oft in Form einer DTAUS-Datei an die Bank gegeben. In der Regel enthalten die elektronischen Bankkontoauszüge dann nur eine Position mit dem Gesamtbetrag aller Zahlungsaufträge (Verwendungszwecktext: „DTA-Sammelüberweisung“). Daher wird auch nur ein Buchungsvorschlag daraus erzeugt. Der Buchungsvorschlag kann mit der DTAUS-Datei in seine Einzelpositionen aufgelöst werden. Dazu muss man die OPOS-Suche über die Schaltfläche Abbrechen ausblenden, die Buchungszeile erscheint. DTAUS-Datei einspielen: Im Menü Bearbeiten | Zahlungsauftrag übernehmen | DTAUS-Datei von Datenträger wählen. Es erscheint das Dialogfenster DTAUS-Datei übernehmen. Durch Anklicken der Datei (z. B. „DTAUS.txt“) werden zusätzliche Informationen zur Datei angezeigt. Nach Übernahme der Datei erscheint im Ansichtsbereich die Buchungsvorschlagsliste für die Einzelpositionen. Das Fenster darunter mit der Kontoinformation wird mit links einem grünen Balken versehen, solange die Einzelpositionen bearbeitet werden.

Liegt zum Bearbeitungszeitpunkt der Sammelposition die DTAUS-Datei noch nicht vor, wird die Position zunächst mit Strg + F7

auf das Verrechnungskonto zwischengebucht.

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6) Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) in Kanzlei REWE Voraussetzung für die Ausgabe der BWA ist die Schlüsselung einer BWA in der gewünschten Form in den Stammdanten (Menü Stammdaten | Mandantendaten, Registerkarte BWA).

Bis zu zehn betriebswirtschaftliche Auswertungen können hier angelegt werden. Konsolidierung der BWA ist am PC und im Rechenzentrum möglich. Im Verzeichnisbaum auf der linken Seite können die verschiedenen BWA angewählt werden. Gelbe Ordnersymbole kennzeichnen freie BWA-Nummern, die Ordner bereits angelegter BWA sind grün. Die BWA-Stammdaten sind in sechs Kategorien unterteilt. Die Kategorie „Basisdaten“ enthält die Grundlagen für die BWA-Erstellung und schafft die Voraussetzung für die Ausgabe der in den weiteren Kategorien präzisierten Einzelauswertungen: •

BWA-Form: die meistgenutzten sind DATEV-BWA und Einnahmen-Ausgaben-BWA. Außerdem gibt es z. B. Gesamtkosten-BWA, Umsatzkostenverfahren-BWA, Kapitalflussrechnung und Auswertungen für spezielle Betriebe wie Handwerks-BWA, Steuerberater-BWA, RechtsanwaltsBWA, Einzelhandels-BWA usw. Man kann auch individuelle BWAs einrichten, dazu können Zeilenbeschriftungen und Zeilenabfragen geändert werden (Näheres dazu findet man in der Online-Hilfe des Programms).

•

Wareneinsatz: es stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl. 1) Wareneinkauf : der Wareneinsatz entspricht dem Wareneinkauf. Diese Methode wird angewendet, wenn eine genaue Ermittlung des Warenverbrauchs nicht möglich ist. Dabei geht man davon aus, dass die eingekauften Waren einer Abrechnungsperiode auch in derselben wieder verkauft wurden. Der in der BWA ausgewiesene Wert für den Wareneinsatz enthält alle gebuchten Waren- und Materialeinkäufe, zuzüglich der Anschaffungsnebenkosten sowie der Fremdleistungen, vermindert um Skonti und andere Preisnachlässe sowie um Eigenverbrauch und Sachbezüge an Waren. Dieses Vorgehen entspricht den Vorschriften des steuerpflichtigen Gewinns nach Gewinn- 31 -

ermittlungsrichtsätzen der Finanzverwaltungen (Oberfinanzdirektion). Diese Variante ist nur zu empfehlen, wenn (z. B. bei kleineren Betrieben) die genaue Ermittlung verhältnismäßig zu aufwändig ist und Wareneinkauf und –verbrauch keinen größeren Schwankungen unterliegen. 2) Warenverbrauch (Umbuchung): Der Warenverbrauch wird exakt ermittelt, z. B. mit einer Lagerbuchhaltung, und auf die Konten für den Warenverbrauch umgebucht (Materialverbrauch an verrechnete Stoffkosten). Als Wareneinsatz werden der gebuchte Verbrauch und die Fremdleistungen herangezogen. Erhaltene Preisnachlässe müssen bei der Umbuchung selbst mit eingerechnet werden; Eigenverbrauch und Sachbezüge an Waren werden automatisch vom Umbuchungswert abgezogen. Diese Methode ist empfehlenswert, um in der BWA ein möglichst genaues Ergebnis zu erzielen. 3) Prozent: Der Wareneinsatz wird bei dieser Methode prozentual vom Umsatz errechnet (Ausnahmen: DATEV-BWA Nr. 1 zu den SKR 03, 04, 07 und 14: prozentual von der Gesamtleistung). Der Prozentsatz ist auf dieser Registerkarte unter „Prozent“ einzugeben. Fazit: Ist der Wareneinsatz monatlich nicht genau zu ermitteln oder zu wenig aussagefähig, kann er mit einem vorgegebenen Prozentsatz vom Umsatz bzw. der Gesamtleistung errechnet werden. In der Praxis wird der Prozentsatz oft aus der Bilanz abgeleitet. •

Prozent: hier ist der Prozentsatz zu Wareneinsatz Methode 3) einzugeben. Dabei wird die rechte Ziffer vom Programm als Nachkommastelle interpretiert.

•

VJ.-Wertermittlung: hier gibt es drei Auswahlmöglichkeiten. 1) Standard (0): die Wertermittlung des aktuellen Jahres und des Vorjahres erfolgt nach dem BWA-Schema des aktuellen Jahres. Die Vergleichbarkeit der aktuellen mit den Vorjahreswerten wird überprüft. Nur wenn diese vergleichbar sind, erfolgt die Ausgabe des Vorjahresvergleichs. Ein SKR-Wechsel schließt die Vergleichbarkeit aus, die BWAForm kann jedoch gewechselt werden. 2) Nach jahresbezogenem Schema (1): die Wertermittlung des aktuellen Jahres erfolgt nach dem aktuellen BWA-Schema, die des Vorjahres nach dem Vorjahres-Schema. Die Vergleichbarkeit wird nicht geprüft; unabhängig davon wird der Vorjahresvergleich immer ausgegeben. Ein Wechsel der BWA-Form ist jederzeit möglich. 3) Nach aktuellem Schema (2): die Wertermittlung des aktuellen und des Vorjahres erfolgt nach dem BWA-Schema des aktuellen Jahres. Die Vergleichbarkeit wird vom Programm nicht überprüft. Davon unabhängig wird der Vorjahresvergleich immer ausgegeben. Ein Wechsel von SKR und BWA-Form ist immer möglich.

•

Ausgabezeitpunkt: Man unterscheidet zwischen Ausgabe vor Ort, direkt im Programm, und der Ausgabe im Rechenzentrum. Im ersten Fall reicht es aus, nur BWA-Form und Wareneinsatz zu schlüsseln; dann ist der Ausgabezeitpunkt auf „5 – nur auf Abruf“ zu schlüsseln, damit beim Speichern der Daten im Rechenzentrum keine BWA ausgegeben werden. Will man die BWA im Rechenzentrum ausgeben lassen, stehen hier die Schlüssel „0 – je Einreichung“ (= bei jeder Einreichung von Buchungen), „1 – monatlich“, „3 – vierteljährlich“ und „4 – halbjährlich“ zur Verfügung. („2“ ist nicht belegt).

Nur wenn die Basisdaten angelegt sind, können die Einzelauswertungen der BWA ausgegeben werden. Die weiteren Kategorien einer BWA auf der Registerkarte BWA der Mandantendaten legen fest, wie die Einzelauswertungen des jeweiligen BWA-Pakets aussehen sollen:

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Grundauswertungen und Vergleichs-BWA bilden das Standard-Auswertungspaket zur BWA im Rechenzentrum, das man automatisch erhält, wenn die Basisdaten angelegt sind (außer wenn der Ausgabezeitpunkt auf „5 – nur auf Abruf“ geschlüsselt ist. Ist unter „Basisdaten“ der Ausgabezeitpunkt „0 – bei jeder Einreichung“ geschlüsselt, enthält das StandardAuswertungspaket nur die Grundauswertungen. Zu den Einzelauswertungen der Grundauswertungen und Vergleichs-BWA kann im ersten Feld über die Pfeilschaltfläche die Wertedarstellung gewählt werden. Zur Auswahl stehen dabei: „0 – keine Auswertung“, „1 – Werte in Tausend“, „2 – Werte ab 100 in Tausend“ und „3 – Voller Wert“ (= Vorbelegung). Im zweiten Feld wird jeweils die gewünschte Anzahl Exemplare eingestellt (Werte bis 9 möglich). Für die Vergleichs-BWA müssen Vorjahreswerte vorhanden (für den Vorjahresvergleich) und Vorgabewerte angelegt sein (für den Vorgabevergleich). Von den unter Chefübersichten erscheinenden Einzelauswertungen stehen die Jahresübersicht und die Entwicklungsübersicht zur Ausgabe am PC zur Verfügung, sobald die Basisdaten geschlüsselt sind. Die Kennziffern zu den Chefübersichten sind nur für die Ausgabe im Rechenzentrum relevant. Für die Ausgabe am PC stehen nach der Schlüsselung der Basisdaten Grafiken für folgende Auswertungen zur Verfügung: ¾ Kurzfristige Erfolgsrechnung ¾ Vorjahresvergleich ¾ Jahresübersicht ¾ Entwicklungsübersicht

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Grafiken werden ebenfalls nur geschlüsselt, wenn die Ausgabe im Rechenzentrum gewünscht wird. Für die Ausgabe im Rechenzentrum wählt man im Eingabefeld Grafikart „S“ für Standard-Grafik oder „I“ für individuelle Grafik. Über Kennziffern ist der Ausgabezeitpunkt und die Darstellung (farbig oder schwarzweiß) zu schlüsseln.

Der betriebswirtschaftliche Kurzbericht (BKB) und der Branchenvergleich (BWABetriebsvergleich) stehen nach Anlage der Basisdaten zur Ausgabe am PC zur Verfügung. Weitere Angaben auf der Registerkarte BWA sind dazu nicht erforderlich.

BWA-Report und Prognose-BWA sind nur aus dem Rechenzentrum erhältlich.

Der Wertenachweis steht nach Anlage der Basisdaten zur Ausgabe am PC zur Verfügung.

Die Kontenzuordnung kann nur im Rechenzentrum ausgegeben werden.

Ebenso gilt die Schlüsselung für den Vorläufigkeitsvermerk nur für Auswertungen, die im Rechenzentrum gedruckt werden.

Über die Schaltfläche Protokoll kann zu den für die Ausgabe im Rechenzentrum vorgenommenen Schlüsselungen ein Protokoll gedruckt werden.

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Ansicht und Ausgabe betriebswirtschaftlicher Auswertungen am PC Um betriebswirtschaftliche Auswertungen auf den Bildschirm zu holen, vor Ort zu drucken, an ein anderes Programm zur Bearbeitung weiterzugeben oder in ein anderes Format zu exportieren, wählt man im Menü Auswertungen | Betriebswirtschaftliche Auswertungen oder klickt doppelt auf den entsprechenden Eintrag im Verzeichnisbaum auf der linken Bildschirmseite im Ordner Auswertungen. Es öffnet sich das Dialogfenster Eigenschaften Betriebswirtschaftliche Auswertungen. Auf der Registerkarte Allgemein im Bereich Grundeinstellungen kann man in der Liste BWA-Auswahl eine der in den Mandantendaten angelegten BWA wählen. Unter Auswertungsart stehen die in der gewählten BWA enthaltenen Einzelauswertungen zur Verfügung. A. Grundauswertungen Zu den Grundauswertungen gehören: 1) Kurzfristige Erfolgsrechnung 2) Bewegungsbilanz 3) Statische Liquidität Unter Ansicht kann die Option mit Wertenachweis gewählt werden. In der Bildschirmansicht wird bei Auswahl dieser Option der Ansichtsbereich geteilt; im oberen Bereich wird die gewählte Auswertung angezeigt, in der man eine Zeile durch Klick markieren kann, um im unteren Bereich den Wertenachweis zu dieser Zeile darstellen zu lassen. In der kurzfristigen Erfolgsrechnung werden vom Programm die Erfolgskonten der FIBU abgefragt und das vorläufige Ergebnis des Unternehmens ermittelt. Es werden die Werte der jeweiligen Buchungsperiode sowie die aufgelaufenen Jahreswerte angezeigt. - 35 -

Die Zeilen der Auswertung in der Bildschirmansicht sind nummeriert. Durch Anklicken einer Zeile erscheinen im Wertenachweis im unteren Bildschirmbereich die Monatswerte der in der Auswertungsposition enthaltenen Konten. Über das Kontextmenü des Wertenachweises kann man das Monats- oder Jahreskonto mit allen Kontenbewegungen anzeigen lassen. Schließen der Auswertungsansicht mit

.

Auf der Registerkarte Gestaltung Grundauswertungen stehen zwei Druckvarianten zur Verfügung.

B. Vergleichsauswertungen: In den Vergleichsauswertungen werden den aktuellen Werten Vergleichswerte gegenübergestellt, die eine Einschätzung der Zahlen ermöglichen: ƒ

Vorjahresvergleich: hierfür muss das Vorjahr des Mandanten im PC gespeichert sein.

ƒ

Soll/Ist-Vergleich: es müssen Vorgabewerte erfasst oder übernommen worden sein. (siehe unten BWA-Planwerte)

ƒ

Branchenvergleich: erlaubt einen Vergleich der eigenen Zahlen mit Durchschnittswerten der entsprechenden Branche. Die Vergleichszahlen müssen am PC vorhanden sein. Sie können über das Menü Auswertungen| Branchenkennzahlen aus dem Rechenzentrum geholt werden.

Auf der Registerkarte Gestaltung Vergleich können noch zusätzliche Eigenschaften eingestellt werden.

C. Wertenachweis Der Wertenachweis kann für die Kurzfristige Erfolgsrechnung und für den Vorjahresvergleich ausgegeben werden. Er zeigt die Salden der Konten an, die in die jeweiligen Auswertungspositionen eingeflossen sind. - 36 -

D. Zeitreihe Jahresübersicht: es wird jahresübergreifend, ausgehend vom aktuellen Monat, die Entwicklung der letzten 13 Monate dargestellt.

Entwicklungsübersicht: mit dieser Auswertung lassen sich die Positionen der Kurzfristigen Erfolgsrechnung analysieren. Es werden die Werte des aktuellen Jahres dargestellt. Die Übersicht lässt sich in drei Ausprägungen ausgeben.

Auf der Registerkarte Gestaltung Zeitreihe stehen Optionen zur Wertedarstellung und zwei Druckvarianten zur Verfügung.

E. BKB (Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht) Auf der Basis der Kurzfristigen Erfolgsrechnung bzw. des Vorjahresvergleichs kann durch Darstellung der verdichteten BWA-Zahlen ein schneller Überblick über die wichtigsten Einflussgrößen des Unternehmensergebnisses gewonnen werden. F. Grafik Folgende Auswertungen lassen sich grafisch darstellen: ¾ Kurzfristige Erfolgsrechnung ¾ Vorjahresvergleich ¾ Jahresübersicht ¾ Entwicklungsübersicht Auf der Registerkarte Gestaltung Grafik stehen verschiedene Optionen zur optischen und zur Wertedarstellung zur Auswahl. Außerdem kann man zwischen Standardgrafik und individueller Grafik auswählen. Voraussetzung für die Auswahl einer indivi- 37 -

duellen Grafik ist aber, dass zuvor im Menü Stammdaten | BWA-Schema BWA-Schemazeilen für weitere Grafiken erfasst wurden. Gibt man die Grafik zur Bildschirmansicht aus, besteht aber die Möglichkeit, die Standardgrafik auf dem Bildschirm individuell zu bearbeiten und anschließend auszudrucken.

Registerkarte Ausgabeziele Auf dieser Registerkarte legt man die Ausgabeart der auf der Registerkarte Allgemein ausgewählten Auswertung fest. Standardmäßig ist die Bildschirmanzeige der Wertekontrolle voreingestellt. Als weitere Anzeigeoption steht die Seitenansicht zur Auswahl. In der Seitenansicht wird der gesamte Bildschirm genutzt; über eine Befehlsleiste am oberen Bildschirmrand lässt sich die Seite direkt ausdrucken, in eine PDF-Datei konvertieren oder ins TXToder RTF-Format exportieren. Diese Möglichkeiten hat man unter anderem auch direkt auf dieser Registerkarte. - 38 -

Als Export-Formate lassen sich PDF, DOC und RTF einstellen. Drucken kann man vor Ort, oder auch den Druck im Rechenzentrum veranlassen. Außerdem kann man die Auswertung zur weiteren Bearbeitung an Word, Excel oder die Dokumentenverwaltung weitergeben. Über die Schaltfläche Layout und Drucker kann man die Layoutvariante einstellen und bearbeiten und den Drucker auswählen. Die auf den Registerkarten Allgemein und Ausgabe gewählten Einstellungen gelten temporär für die einmalige Ausgabe der Auswertung, die Gestaltungseinstellungen auf den anderen Registerkarten werden gespeichert.

BWA-Planwerte Im Menü Auswertungen | BWA-Planwerte gelangt man zunächst zu einem Dialogfenster, in dem man entscheidet, für welche der in den Mandantendaten auf der Registerkarte BWA angelegten Auswertungen Planwerte festgelegt werden sollen. Der Soll-Ist-Vergleich (s. Vergleichsauswertungen) lässt sich z. B. ohne solche Planwerte nicht durchführen. Im nächsten Dialogfenster BWA-Planwerte importieren stehen als Datenquelle für die Planwerte eine CSV-Datei (Format zum Speichern von BWA-Planwerten), der Import aus den Programmen „Unternehmensplanung“ und „Unternehmensprognose“ sowie das Holen der Daten aus dem Rechenzentrum zur Auswahl. Statt eine der Datenquellen zu wählen, kann man den Dialog auch abbrechen und die Daten manuell eingeben.

7. Programmhilfen bei der Abstimmung der Buchhaltung Um die Abstimmarbeiten in einem Arbeitsgang zu steuern und den Abstimmungsprozess durch leichtere Fehlerfindung zu beschleunigen, bietet Kanzlei REWE im Menü Prozessabläufe | Buchführung abstimmen differenzierte Hilfsfunktionen an. Im Dialogfenster Eigenschaften Buchführung abstimmen wählt man zunächst den abzustimmenden Buchungsmonat aus.

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Es wird eine monatsbezogene Checkliste zur Steuerung und Dokumentation der Abstimmarbeiten im Arbeitsbereich auf der rechten Bildschirmseite angezeigt:

Der Überwachungsbericht (Punkt 5 der Liste) wird automatisch vom Programm erstellt, die übrigen Punkte werden manuell bearbeitet. Über das Kontextmenü kann man zu jedem Punkt einen Bearbeitungsstatus auswählen: offen

in Bearbeitung

erledigt

entfällt

Statt als Symbol kann man den Bearbeitungsstatus auch mit Details (Bsp: erledigt 23.03.2005 17:30) oder mit Historie (wobei die einzelnen Bearbeitungsstadien chronologisch in Detailansicht dargestellt werden) darstellen lassen. Außerdem besteht über das Kontextmenü die Möglichkeit, zu jedem Punkt Anmerkungen zu hinterlegen.

a) Kontenabstimmliste: bei Klick auf diesen Punkt wird das Dialogfenster Eigenschaften Summen- und Saldenliste aufgerufen, wie es auch beim Aufruf des entsprechenden Menüeintrags unter Auswertungen erscheint. Im Bereich Auswertungsart ist aber in diesem Fall Abstimmung: Kontenabstimmliste vorausgewählt. Im Bereich Grundeinstellungen der Registerkarte Allgemein kann der Prüfzeitraum eingestellt werden; in den Bereichen Kontenumfang und Auswahl lassen sich die dargestellten Konten der Abstimmliste präzise bestimmen. Auf der Registerkarte Ausgabeziele lässt sich wie gewohnt festlegen, ob die Abstimmliste auf dem Bildschirm dargestellt oder anderweitig ausgegeben werden soll. In der Kontenabstimmliste wird der Saldo der Konten des laufenden Jahres mit den Vorjahressalden verglichen (Vorjahresvergleich). Die Monatswerte werden den Werten des Vorjahresmonats gegenübergestellt (Vormonatsvergleich). Dies ermöglicht eine differenzierte Betrachtung der Entwicklung der Konten; auffällige Abweichungen, die auf Buchungsfehler hinweisen, sind so erkennbar.

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Die Bildschirmansicht ist zweigeteilt: durch Klick auf ein Konto im oberen Bereich werden im unteren Bereich die Einzelbuchungen angezeigt, wodurch man die Ursache für Abweichungen erkennen kann. Mit Rechtsklick auf ein Konto der Abstimmliste lässt sich über das Kontextmenü ein Bearbeitungsstatus (s. o.) für das Konto setzen. Über eine Leiste unterhalb der Kontenansicht lassen sich Anmerkungen zu dem jeweiligen Konto eingeben und einsehen. b) Abstimmung Anlagekonten: Es öffnet sich das Dialogfenster Eigenschaften Abstimmung mit ANLAG: hier kann man die anzuzeigenden Konten präzise auswählen. Diese Abstimmung ist allerdings nur möglich, wenn man die Werte aus ANLAG über Programmverbindung übernommen hat. - 41 -

c) Umsatzsteuer-Voranmeldung Man erhält das Dialogfenster Eigenschaften Umsatzsteuer-Voranmeldung. Unabhängig von der Druckvoreinstellung wird in der Bildschirmansicht immer das Werteblatt dargestellt. Wichtig: das Kontrollkästchen mit Verprobung muss für die Bildschirmansicht aktiviert sein, um den Kontennachweis zu den Positionen des Werteblattes zu erhalten. Nach Bestätigung mit OK werden das Werteblatt zur USt-VA und, in einem weiteren, freien Fenster, die Nachweise zur USt-VA angezeigt:

Die Nachweise bestehen aus dem Kontennachweis zur UmsatzsteuerVoranmeldung und einer Umsatzsteuerund Vorsteuerverprobung. - 42 -

Anhand des Kontennachweises ist nachvollziehbar, welche Teilbeträge in die einzelnen Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung eingeflossen sind. Für jedes umsatzsteuerrelevante Konto wird die Bemessungsgrundlage und der zugehörige Steuerbetrag angezeigt. Unterschiedliche Steuersachverhalte (z. B. 7% und 16%) werden separat ausgewiesen. Die Umsatzsteuerverprobung vergleicht die Umsatzsteuer laut Voranmeldung und die Umsatzsteuer laut Sammelkonten. Diese Werte müssen übereinstimmen. Ergibt sich eine Differenz, wurde Umsatzsteuer direkt auf ein Sammelkonto gebucht. Der entsprechende Buchungssatz wird mit Vorlauf- und Buchungssatznummer ausgewiesen. Dieser Buchungssatz muss korrigiert werden, um zu gewährleisten, dass alle Umsatzsteuerbeträge in die Voranmeldung einfließen (die Umsatzsteuer-Voranmeldung enthält nur Umsatzsteuerbeträge, die durch Buchung auf ein Automatikkonto oder durch Erfassen eines Umsatzsteuerschlüssels errechnet wurden). d) Überwachungsbericht Das Programm prüft hier mit Hilfe von fest hinterlegten Sachverhalten automatisch einzelne Tatbestände zu Konten und Kontenzusammenhängen (Beschriftung, auffällige Bebuchung oder Nichtbebuchung im Vergleich zum Vorjahr…).

Die Anzeige des Überwachungsberichts ist zweigeteilt: oben ist eine Checkliste zu sehen, die die unterschiedlichen Überwachungsaktivitäten anzeigt, im unteren Bereich werden bei Markierung eines Eintrags im oberen Bereich die Ergebnisse der Prüfung sowie Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise angezeigt. e) Betriebswirtschaftliche Auswertungen Die Funktionen entsprechen denen des entsprechenden Menüpunkts unter Auswertungen. - 43 -