Datev Buchen

Buchen A. Allgemeines A.1) Buchungsregeln Da es für den korrekten Ausweis mancher Sachverhalte erforderlich ist, besondere Buchungsregeln einzuhalten, finden Sie im Folgenden einen Überblick über die Informationsmedien zu diesem Thema. FIBU-Handbuch Das FIBU-Handbuch (Art. Nr. 10001 oder Dokument-Nr. 0907737 auf der Informations-Datenbank) ist ein Nachschlagewerk für alle Fragen zur FIBU-Rechenzentrumslogik. Diese gilt meist auch im Programm. Sie finden darunter u.a. Mandanten-Adressdaten Mandanten-Programmdaten Individuelle Funktionen Hinweis- und Fehlerprotokolle aus dem Rechenzentrum Buchungs-ABC Das Buchungs-ABC (Art. Nr. 10013) ist ein handliches Nachschlagewerk bei Fragen zur Finanzbuchführung und zum Jahresabschluss. Einzelne Buchungsfälle werden durch eine kurze Erläuterung des Sachverhaltes dargestellt. Anschließend werden anhand eines konkreten Beispiels die entsprechenden Buchungssätze für SKR 03 und 04 vorgestellt und deren Auswirkungen auf Konten veranschaulicht. JAHR Handbuch Das JAHR-Handbuch (Art. Nr. 10970 oder Dokument-Nr. 0907615 auf der Informations-Datenbank) ist ein Nachschlagewerk für alle Fragen zur JAHR-Rechenzentrumslogik. Diese gilt meist auch im Programm. Sie finden darunter u.a. Abruf von Jahresabschlussauswertungen Anlagenspiegel individuelle Jahresabschlussauswertungen Hinweis- und Fehlerprotokolle aus dem Rechenzentrum Handbuch Buchungsregeln für den Jahresabschluss Das Handbuch Buchungsregeln für den Jahresabschluss (Dokument-Nr. 0907735 auf der Informations-Datenbank) informiert Sie über Buchungsregeln, die in bestimmten Fällen beim Druck oder Abruf von Bilanz und GuV Netto- und Brutto-Anlagenspiegel Ergebnisverwendung bei Kapitalgesellschaften Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung (KKE) bei Personengesellschaften Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung (KKE) bei Personengesellschaften nach KapCoRiLiG Kennzahlen zum Jahresabschluss Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG zu beachten sind. Außerdem erfahren Sie, welche Konten Sie in der Finanzbuchführung und Jahresabschluss bebuchen und beschriften müssen, um eine Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung für Personengesellschaften und Personenhandelsgesellschaften drucken oder abrufen zu können. Checkliste Schnittstellenfunktionsplan Für die von DATEV standardmäßig geschlüsselten Schnittstellenfunktionspläne für die SKRs 01, 02, 03, 04, 14, 45, 80 und 81 stehen Ihnen auf der Informations-Datenbank für das jeweils aktuellste Jahr der Abschlusserstellung Checklisten zum Schnittstellenfunktionsplan zur Verfügung. Die Checklisten beschreiben, welche Konten in welches Steuerprogramm und in welche Steuerzeile fließen.

A.2) Wie können Sie Buchungen erfassen? Für die Erfassung von Buchungen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Dialogbuchen Beim Dialogbuchen werden die eingegebenen Buchungssätze sofort geprüft und verarbeitet. Buchungsergebnisse können parallel in den Auswertungen kontrolliert werden. Dialogerfassen Im Dialogerfassen können mehrere Bearbeiter gleichzeitig für denselben Bestand für unterschiedliche Vorläufe Buchungssätze erfassen. Jeder Buchungssatz wird sofort geprüft. Anschließend können Sie die Vorläufe über die Stapelverarbeitung verarbeiten und zusammenführen. Buchungsergebnisse des gerade bearbeiteten Vorlaufs fließen während der Bearbeitung temporär in die Auswertungen ein. Das Dialogerfassen ist in der Bearbeitung des Jahresabschlusses nicht aufrufbar. Stapelerfassung Die Stapelerfassung ermöglicht Ihnen eine schnelle Erfassung von Buchungssätzen. Die Verarbeitung findet im Gegensatz zum Dialogbuchen nicht sofort statt, sondern Sie rufen die Stapelverarbeitung entweder sofort nach Verlassen der Erfassung oder zu einem späteren Zeitpunkt auf. Stapelverarbeitung Sie können die Stapel aus der Anwendung übernehmen (z.B. aus der Stapelerfassung) oder auch die Übernahme von Buchungssätzen aus anderen DATEV-Programmen (z.B. aus DESY) starten. Buchungen, die in anderen DATEV-Anwendungen (z.B. DESY, ANLAG, LOHN/BAULOHN RZ) erfasst wurden, können Sie übernehmen. Das Programm prüft den Vorlauf auf Korrektheit und verarbeitet diesen anschließend. Sie können hier auch Postversanddaten aus Fremdprogrammen, die im ASCII-Format vorliegen, importieren und im Stapel

verarbeiten. Wiederkehrende Buchungen Buchungen, die sich in regelmäßigen Intervallen wiederholen, können Sie einmalig erfassen und dann stichtagsbezogen beliebig oft verarbeiten. AHK-Werte Sie können AHK-Wertesätze erfassen und bearbeiten. Diese Buchungsart steht Ihnen nur in der Bearbeitung des Jahresabschlusses zur Verfügung. Beim Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen stehen Ihnen weitere Buchungsmodi zur Verfügung: Standardbuchen In diesem Modus können Sie Buchungssätze aller Art erfassen. OPOS-Rechnungen Dieser Modus steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie den Mandanten mit OPOS-Nutzung schlüsseln. In diesem Modus werden Sie insbesondere bei der Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützt. OPOS-Zahlungen Dieser Modus steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie den Mandanten mit OPOS-Nutzung schlüsseln. In diesem Modus werden Sie insbesondere bei der Erfassung von Bankbuchungen unterstützt. Sammelzahlung Die Sammelzahlung ermöglicht Ihnen eine komfortable Verbuchung für Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Handlungsschritt beglichen werden sollen. Wenn ein Kunde z.B. drei Rechnungen gemeinsam zahlt, müssen für den Umsatz auf dem Bankbeleg mehrere Buchungssätze eingegeben werden. Mittels der Sammelzahlung können Sie komfortabel diesen Vorgang auf verschiedenen OPOS- und/oder Sachkonten verbuchen. Buchungsvorschläge automatisch verbuchen Sie können aus elektronischen Bankkontoauszügen und vorerfassten Kassenbelegen sowie Rechnungen Buchungsvorschläge erstellen und diese anschließend komfortabel verbuchen. Aufteilen Um Buchungen zu erfassen, die sich aus mehreren Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder unterschiedlichen Steuersätzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Aufteilen. Mit Hilfe der Aufteilung können Sie Buchungen einfacher erfassen. Sie können je nach Beleg die Einzelbuchungssätze des aufzuteilenden Beleges mit Nettooder Brutto-Werten erfassen.

A.3) Buchungsregeln Um korrekte monatliche Auswertungen zu erhalten, beachten Sie einige wichtige Buchungsregeln: Wenn Sie Nachbuchungen für einen bestimmten Monat verarbeiten lassen möchten, sollten Sie diese auch über einen Vorlauf für diesen Monat buchen. Die Monatsauswertungen werden generell auf Basis der Vorlaufdaten erstellt, nicht auf Basis des Belegdatums. Um eine korrekte Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erhalten, dürfen die Umsatzsteuerkonten nicht direkt bebucht werden. Hinweise zur direkten Bebuchung von Umsatzsteuersammelkonten Beachten Sie bei den Umsatzsteuerartenschlüssel D, E, H und L die besonderen Buchungsregeln zum Ist-Versteuerer. Wenn Sie Nachbuchungen zu einem in den Stammdaten abweichenden Umsatzsteuerartenschlüssel verarbeiten lassen möchten (z.B. - in den Stammdaten ist Ist-Versteuerung gespeichert, verarbeitet werden soll nach Soll-Versteuerung oder - in den Stammdaten ist Soll-Versteuerung gespeichert, verarbeitet werden soll nach Ist-Versteuerung, ...), dann können Sie einen buchungssatzbezogenen Wechsel der Umsatzsteuerart durchführen.

A.4) Besondere Buchungsregeln zum Ist-Versteuerer Wie ist beim Ist-Versteuerer zu buchen? Buchungen mit Umsatzsteuerschlüssel oder mit automatischen Konten werden programmseitig in zwei Fällen anders behandelt als bei Soll-Versteuerung: bei einem Zielverkauf und bei einer Zahlungseingangsbuchung. Die Besonderheit beim Ist-Versteuerer liegt darin, dass die Umsatzsteuer beim Rechnungsausgang (Zielverkauf) zunächst auf ein dafür vorgesehenes Konto gebucht wird (SKR 03 ohne Kontonummernerweiterung: Konto 1765 Umsatzsteuer nicht fällig 16 %). Erst beim Zahlungseingang wird die Umsatzsteuer automatisch auf die entsprechenden Konten für fällige Umsatzsteuer errechnet und gebucht. Wie ist der Zielverkauf zu buchen? Ein Zielverkauf liegt dann vor, wenn im Buchungssatz ein Debitorenkonto des Kontokorrents enthalten ist, z.B. (ohne Kontonummernerweiterung) die Konten 10000 - 69999 oder die Konten 1410 ff. bei SKR 03 (Funktion 11000) und wenn aus dem Erlöskonto die Steuer errechnet wird. Die Umsatzsteuer wird errechnet und automatisch auf das Umsatzsteuersammelkonto gebucht: S 1765 Umsatzsteuer nicht fällig 16 % S 1761 Umsatzsteuer nicht fällig 7% Wie ist der Zahlungseingang zu buchen? Eine Zahlungseingangsbuchung erkennt das Programm daran, dass im Buchungssatz im Gegenkonto ein Debitorenkonto (Kontokorrent oder Konto mit Funktion 11000) und im Feld Konto ein Geldkonto (Konto mit Funktion 10000) enthalten ist. Keine Eingabe eines USt-Schlüssels Bei der Erfassung der Zahlungseingangsbuchung im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen wird vom Programm automatisch der richtige Umsatzsteuerschlüssel vorgeschlagen, und es wird die Umbuchung der Umsatzsteuer nicht fällig auf Konten Umsatzsteuer fällig durchgeführt. Automatik mit BU-Schlüssel aufheben Wenn keine Steuer aus der Zahlungsbuchung gerechnet werden soll, müssen Sie den Berichtigungsschlüssel 40 (Aufhebung der Automatik) bzw. 80 (Generalumkehr bei Aufhebung der Automatik) verwenden. Wenn Sie zusätzlich ein Betrag in der Skontospalte eingegeben haben, wird die Steuerrechnung bei Verwendung der Schlüssel 40/80 auch für die Skontobuchung

aufgehoben.

A.5) Maßgeblicher Inhalt einer Rechnung Folgende Angaben müssen auf einer Rechnung vorhanden sein, damit diese zum Vorsteuerabzug berechtigt: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Name und Anschrift des Leistungsempfängers Steuernummer und / oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ausstellungsdatum der Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung eine fortlaufende Rechnungsnummer die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt anzuwendender Steuersatz und der auf das Entgelt anfallende Umsatzsteuerbetrag Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatte, Boni, Skonti) Bei Rechnungen unter 100 (Kleinbeträge i. S. d. § 33 UStDV) sind mindestens folgende Angaben notwendig: den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige Leistung in einer Summe Steuersatz Beachten Sie auch die gesonderte Aufzeichnungspflicht für Rechnungen bei Zahlung vor Leistungsausführung (Voraus-, Anzahlungs- und Abschlagsrechnung), für Endrechnungen, für Gutschriften, für Rechnungen im innergemeinschaftlichen Warenverkehr und für Rechnungen von Bauleistungen i. S. d. § 13 b UStG.

B. Dialogbuchen / Dialogerfassen B.1) Vorlauf bearbeiten B.1)1. Vorlauf anlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf anlegen So legen Sie einen Vorlauf an 1 Geben Sie in den Feldern Datum von und Datum bis den Zeitraum für den Vorlauf an. Wenn Sie nur den Monat eingeben, wird automatisch das Feld Datum von mit dem Monatsanfang und das Feld Datum bis mit dem Monatsende vorbelegt. 2 Geben Sie eine Bezeichnung sowie ggfs. ein Diktatkürzel für den Vorlauf ein. 3 Klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen, in dem Sie Buchungen eingeben.

B.1)2. Vorlaufdaten erfassen oder ändern So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlaufdaten ändern (beim Dialogbuchen) So ändern Sie die Vorlaufdaten 1 Geben Sie im Feld Bezeichnung einen neuen bzw. abweichenden Namen für den Vorlauf ein. 2 Geben Sie ein Diktatkürzel ein bzw. ändern Sie ggfs. dieses. 3 Klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf auswählen. Der Vorlauf wird mit der geänderten Daten angezeigt.

B.1)3. Vorlauf auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf auswählen Im Dialogfenster Vorlauf auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen beim Dialogbuchen aus. Sie können auch neue Vorläufe anlegen oder die Vorlaufdaten ändern. So wählen Sie einen Vorlauf aus 1 Markieren Sie einen der angezeigten Vorläufe. 2 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. 3 Um den markierten Vorlauf zur Bearbeitung zu öffnen, klicken Sie auf OK oder doppelklicken Sie auf den ausgewählten Vorlauf. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste für den markierten Vorlauf das Kontextmenü und wählen Sie Vorlauf öffnen. Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen. 4 Wenn noch kein Vorlauf vorhanden ist oder um einen neuen Vorlauf anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf anlegen, in dem Sie einen neuen Vorlauf anlegen. 5 Um bei einem vorhandenen Vorlauf die Vorlaufbezeichnung zu erfassen oder zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlaufdaten. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern, in dem Sie einen Vorlaufnamen eingeben können.

B.1)4. Vorlauf für die Dialogerfassung auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf für Dialogerfassen auswählen Im Dialogfenster Vorlauf für Dialogerfassen auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen aus. Sie können Vorläufe anlegen, löschen, bearbeiten bzw. über die Stapelverarbeitung verarbeiten lassen. Sie können auch Vorläufe mit Postversanddaten (z.B. konvertierte Daten aus DESY) oder mit Daten im ASCII-Format übernehmen, um diese im Dialogerfassen weiter zu verarbeiten. Sie können die Liste der Vorläufe beeinflussen, indem Sie den Auswahlumfang eingrenzen. Wenn Sie den Schaltknopf Vorläufe, die noch nicht frei gegeben sind aktivieren, werden nur die Vorläufe angezeigt, die noch in Bearbeitung sind und daher nicht in der Stapelverarbeitung zur Verfügung stehen. Wenn der Auswahlumfang auf alle Vorläufe gesetzt ist, werden die auch verarbeitbaren Vorläufe von Buchungsstapeln angezeigt. So wählen Sie einen Vorlauf aus 1 Um den Umfang der angezeigten Vorläufe festzulegen, aktivieren Sie in der Gruppe Auswahlumfang den gewünschten Schaltknopf. Wenn Sie alle Vorläufe aktiviert haben, werden neben den gerade bearbeiteten Vorläufen auch die zur Verarbeitung freigegebenen Vorläufe angezeigt. 2 Wenn noch kein Vorlauf vorhanden ist oder um einen neuen Vorlauf anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten das Dialogfenster Erfassungsvorlauf anlegen, in dem Sie einen neuen Vorlauf anlegen. 3 Markieren Sie einen der angezeigten Vorläufe. 4 Um einen Vorlauf zur Bearbeitung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erfassen. --ODER-Doppelklicken Sie auf den ausgewählten Vorlauf. --ODER-Öffnen Sie das Kontextmenü in der Vorlaufübersicht und wählen Sie den Eintrag Vorlauf öffnen. Sie erhalten das Dialogfenster Dialogerfassen. Falls Sie einen zur Verarbeitung bereits frei gegebenen Vorlauf ausgewählt haben, erhält dieser nach der Bearbeitung den Status Nicht frei *. 5 Um einen Buchungsstapel im Postversandformat zu übernehmen, der sich nicht auf dem eingestellten Standard-Datenpfad befindet (Mandantenpfad), klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Sie erhalten das Dialogfenster Postversanddaten importieren. 6 Um einen Buchungsstapel im ASCII-Format zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche ASCII-Import. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Daten importieren, in dem Sie das Format wählen. 7 Um einen Vorlauf zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Vorlauf wird nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage gelöscht. 8 Um für einen Vorlauf die Vorlaufdaten zu ändern, markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlaufdaten. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten. 9 Um für einen Vorlauf eine Programmsperre aufzuheben (z.B. nach einem Systemabsturz wegen Stromausfall), markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlauf entsperren. Die Sperre wird aufgehoben. 10 Um für einen Vorlauf den Status von Nicht frei auf Frei zu setzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Frei geben. Der Vorlauf wird mit dem entsprechenden Status versehen. 11 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. 12 Um einen vorhandenen Vorlauf zu verarbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Verarbeiten. Sie erhalten das Dialogfenster Stapelverarbeitung, in dem Sie den Vorlauf verbuchen können. Der Status wird auf Frei gesetzt.

B.1)5. Vorlauf festschreiben So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf festschreiben In der Vorlaufübersicht sehen Sie alle PC-Vorläufe des ausgewählten Mandanten, die noch nicht festgeschrieben sind. Jeder Vorlauf enthält Informationen zum Status des Vorlaufs. Nach Auswahl eines oder mehrerer Vorläufe können Sie diese festschreiben. OPOS-Nachbuchungen ins Folgejahr vortragen Falls Sie OPOS-Nachbuchungen durchführen möchten, können Sie diese komfortabel ins Folgejahr übernehmen (keine manuelle Vortragsbuchung nötig). Wenn Sie im Vorjahr das Dialogbuchen mit den OPOS-Buchungen verlassen, können Sie die OPOS-Saldovortragsbuchungen automatisch im Rahmen der Festschreibung des Vorlaufes generieren lassen. Im Folgejahr können Sie dann den Vorlauf in der Stapelverarbeitung einlesen und die OPOS-Nachbuchungen übernehmen. So schreiben Sie Vorläufe fest 1 Markieren Sie den/die Vorläufe, die Sie festschreiben möchten. Wie Sie mehrere Vorläufe gleichzeitig markieren, erfahren Sie unter Mit Maus und Tastatur markieren. 2 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. --ODER-Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenbeschriftung der Vorlaufübersicht: Es öffnet sich ein Kontextmenü mit dem Menüpunkt Suche starten. Wählen Sie diesen Menüpunkt. Sie können über das Eingabefeld Suchbegriff den Vorlauf direkt suchen und dann markieren 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. --ODER-Betätigen Sie die -Taste. --ODER--

Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste in der Vorlaufauswahl und wählen Sie Vorlauf festschreiben. Sie erhalten ein Hinweisfenster, in dem Sie die getroffene Auswahl nochmals bestätigen. Die Vorläufe werden anschließend festgeschrieben. Vorlaufsergänzung mit Informationen Festgeschriebene Vorläufe werden um folgende Informationen ergänzt: VKZ: Das Verarbeitungskennzeichen zeigt den Stand der Buchungsverarbeitung, zu dem der Vorlauf festgeschrieben wurde. Datum: Tag, an dem der Vorlauf festgeschrieben wurde Kennung: Bearbeiterkennung (aus Nutzungskontrolle) Festschreibungsnummer: laufende Nummer für den festgeschriebenen Vorlauf Diese Informationen können Sie unter Stammdaten | Infodaten anzeigen und drucken.

B.2) Eigenschaften Dialogbuchen B.2)1. Umfang der Buchungszeile festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen Sie legen fest, ob die Buchungszeile mit Gegenkonto-Konto-Erfassung (Programm-Voreinstellung) oder alternativ als Konto-Gegenkonto-Erfassung angezeigt werden soll. Bei letzterer Alternativer wird das Konto-Erfassungsfeld hinter dem Umsatzfeld angezeigt. Wenn Sie die Gegenkonto-Konto-Erfassung aktiviert haben, können Sie ferner festlegen, ob die Buchungszeile komplett mit allen Feldern (Voreinstellung) oder ob diese ohne KOST-Felder bzw. ohne KOST-Felder und Belegfeld 2-Feld angezeigt werden soll. Daneben können Sie eine einzeilige Buchungszeile festlegen sowie individuelle Buchungszeilen definieren (Ausblenden nicht notwendiger Felder). Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie zusätzlich für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der Buchungszeile eine automatischen Abgleich mit vorhandenen Kostenstellen in diesen Anwendungen aktivieren und somit Eingabefehler vermeiden. Bei Einsatz von ANLAG können Sie nach der Eingabe von ANLAG-relevanten Sachverhalten automatisch die Übernahme in die ANLAG Soforterfassung schlüsseln. Wenn Sie festlegen möchten, dass die Steuerrechnung generell unter Berücksichtigung des Personenkontos in der Zahlungsbuchung (Debitor oder Kreditor) mit dem vollen aktuellen Steuersatz vorgenommen wird und nicht unter Berücksichtigung der Steuerrechnungsinformation in der Rechnungsbuchung, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen BU-Schlüssel automatisch vorschlagen. Wenn Sie festlegen möchten, dass generell keine automatische Aufteilung von Zahlungen mit Skonto nach unterschiedlichen Steuersätzen vorgenommen werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufteilen v. Zahlungsbuchungen mit unterschiedl. Steuersachverhalten. In diesem Fall wird die Steuerrechnung unter Berücksichtigung des Personenkontos in der Zahlungsbuchung (Debitor oder Kreditor) mit dem vollen aktuellen Steuersatz vorgenommen. Weitere Hinweise zur USt-Schlüssel-Unterstützung beim Buchen Um beim Übernehmen einer Buchung auf ein Personenkonto prüfen zu lassen, ob diese Buchung auf dem Personenkonto bereits vorhanden ist, können Sie eine Funktion aktivieren. Dabei werden die Buchungen auf Übereinstimmung in Umsatz, S/H-Kennzeichen, Belegfeld 1 und Datum überprüft. Falls eine entsprechende Buchung auf dem Personenkonto gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis. Sie können somit die doppelte Erfassung von Buchungen vermeiden. Falls Sie in der Buchungszeile den BU und das Gegenkonto in zwei getrennten Felder erfassen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feld BU und Gegenkonto getrennt. So legen Sie den Umfang der Buchungszeile fest 1 Aktivieren Sie in der Registerkarte Buchungssatz in der Gruppe Buchungszeile den gewünschten Schaltknopf (Komplett mit Gegenkonto-Konto, ohne KOST-Felder sowie Belegfeld 2 oder Einzeilig sowie Komplett mit Konto-Gegenkonto-Erfassung). In Abhängigkeit der Einstellung werden in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder bestimmte Erfassungsfelder deaktiviert. 2 Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie bei der Anzeige der kompletten Buchungszeile zusätzlich eine automatische Prüfung der Eingabe in den KOST-Feldern nutzen. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe Buchungszeile den Schaltknopf Komplett und aktivieren Sie dann die jeweiligen Kontrollkästchen für die Unterstützung der KOST-Felder. 3 Wenn Sie das Programm ANLAG für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie zusätzlich einen automatischen Abgleich mit dem ANLAG-Bestand nutzen. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen ANLAG Soforterfassung. Sie können den Umfang der Buchungssatzübernahme ändern, indem Sie das Dialogfenster über das Symbol aufrufen. 4 Um bestimmte Felder in der Buchungszeile auszublenden, deaktivieren Sie in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder die entsprechenden Kontrollkästchen für die gewünschten Felder. 5 Um für bestimmte Erfassungsfelder weitere individuelle Einstellungen festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Feldeinstellungen. Sie erhalten das Dialogfenster Feldeinstellungen, in dem Sie z.B. für ein Erfassungsfeld definieren können, ob es sich um ein Muss-Feld handelt und ob eine Schleppautomatik gelten soll. 6 Um festzulegen, dass die Steuerrechnung generell unter Berücksichtigung des Personenkontos in der Zahlungsbuchung (Debitor oder Kreditor) mit dem vollen aktuellen Steuersatz vorgenommen wird und nicht unter Berücksichtigung der Steuerrechnungsinformation in der Rechnungsbuchung, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen BU-Schlüssel automatisch vorschlagen. 7 Um festzulegen, dass generell keine automatische Aufteilung von Zahlungen mit Skonto nach unterschiedlichen Steuersätzen vorgenommen werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufteilen v. Zahlungsbuchungen mit unterschiedl. Steuersachverhalten. 8 Um beim Übernehmen einer Buchung auf ein Personenkonto prüfen zu lassen, ob diese Buchung auf dem Personenkonto bereits vorhanden ist, aktivieren Sie die jeweiligen Kontrollkästchen in der Gruppe Prüfung auf doppelte Buchungen für Debitoren und/oder Kreditoren. Es werden die Buchungen auf Übereinstimmung in Umsatz, S/H-Kennzeichen, Belegfeld 1 und Datum überprüft. Falls eine entsprechende Buchung auf dem Personenkonto gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis.

9 Um in der Buchungszeile den BU und das Gegenkonto in zwei getrennten Felder zu erfassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feld BU und Gegenkonto getrennt. 10 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen; die Buchungszeile wird mit den entsprechenden Eingabefeldern angezeigt.

B.2)2. Feldeinstellungen für die Eingabe des Buchungssatzes festlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Feldeinstellungen Sie legen in diesem Dialogfenster für Felder der Buchungszeile Einstellungen fest. Sie können aus der Liste der Eingabefelder diese Felder auswählen, um für diese festzulegen, ob es sich um Muss-Felder oder Kann-Felder handelt und/oder ob eine Schleppautomatik gelten soll. So legen Sie die Eigenschaften für Felder der Buchungszeile fest 1 Wählen Sie aus der Liste Eingabefelder ein Feld, für das Sie Einstellungen treffen möchten. Bei Muss-Felder kann nur die Feldautomatik individuell geändert werden; Kann-Felder können Sie als Muss-Felder deklarieren. 2 Wenn Sie ein Eingabefeld gewählt haben, das nicht programmseitig ein Muss-Feld ist, wählen Sie in der Gruppe Feldeingabe, ob Sie das Feld als Muss-Feld bzw. Kann-Feld bearbeiten möchten. 3 Wählen Sie in der Gruppe Feldautomatik für jedes Feld, ob der Feldwert geschleppt werden soll. 4 Um für ein ausgewähltes Feld die Standardeinstellung zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Feld Standard. Das Feld wird mit seinen ursprünglichen Werten angezeigt. 5 Um für alle Felder die Standardeinstellung zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Standard. Alle Eingabefelder werden mit ihren ursprünglichen Werten angezeigt. 6 Um die Feldeinstellungen zu speichern, klicken Sie auf OK. Die Buchungszeile wird entsprechend angepasst; eine individuelle Feldautomatik wird berücksichtigt.

B.2)3. ANLAG Soforterfassung aktivieren So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Im Rahmen der Belegerfassung der Finanzbuchführung können Sie bei ANLAG-relevanten Buchungen gleichzeitig die entsprechende Bewegung in ANLAG anlegen. Sie müssen nur entscheiden, ob aus dem Buchungssatz ein neues Inventar erzeugt werden soll (und ggfs. die Nutzungsdauer ergänzen), oder ob aus dem Buchungssatz eine Bewegung zu einem bestehenden Inventar erzeugt werden soll. Ergänzend zur ANLAG Soforterfassung steht weiterhin der Import der Buchungssätze in ANLAG zur Verfügung. Buchungssätze, die bereits über die ANLAG Soforterfassung übernommen wurden, werden beim Import gesondert gekennzeichnet, so dass eine Doppelerfassung auch hier ausgeschlossen ist. Mit Hilfe der ANLAG Soforterfassung können Sie ANLAG-relevante Sachverhalte zeitnah für die Anlagenbuchführung im Programm ANLAG erfassen. Sie müssen den Beleg somit nur einmal bearbeiten, die erfassten Informationen stehen sofort in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung zur Verfügung. Damit sparen Sie Erfassungsaufwand und minimieren das Risiko, Sachverhalte doppelt oder überhaupt nicht zu berücksichtigen. Die Gefahr von fehlerhaften Eingaben wird reduziert. Die Anlagenbuchhaltung ist somit stets auf dem aktuellen Stand, so dass auch unterjährig korrekte Abschreibungen an die Finanzbuchführung übergeben werden können. Die ANLAG Soforterfassung ist als Erfassungsunterstützung konzipiert. Im Mittelpunkt stehen dabei die Sachverhalte, die auch in der Praxis dominieren: Zugänge auf neue und bestehende Inventare, Rabatte, etc.. Checkliste ANLAG Soforterfassung So aktivieren und nutzen Sie die ANLAG Soforterfassung Voraussetzung Sie nutzen das Programm ANLAG. 1 Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maus das Kontextmenü und wählen Sie Eigenschaften. Sie erhalten das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen. 2 Klicken Sie im Register Eigenschaften auf die Registerkarte Buchungssatz und aktivieren Sie das Kontrollkästchen ANLAG Soforterfassung. Es wird geprüft, ob die Übernahme nach ANLAG möglich ist; das Symbol ist dann aktiv. 3 Um den Umfang der Buchungssatzübernahme zu ändern, klicken Sie auf das Symbol . Sie erhalten im Programm ANLAG das Dialogfenster Buchungssatzauswahl, in dem Sie den Umfang der Buchungssatzübernahme ändern können. 4 Schließen Sie das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen. Sie befinden sich wieder im Buchen. 5 Geben Sie eine Buchung mit einem ANLAG-relevanten Konto ein. Sie erhalten bei Abschluss des Buchungssatzes automatisch im Programm ANLAG das Dialogfenster Buchungssatz zuordnen, in dem Sie die ANLAG-Inventarerfassung bearbeiten.

B.2)4. KOST-Prüfung aktivieren So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie zusätzlich für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der Buchungszeile einen automatischen Abgleich mit vorhandenen Kostenstellen in diesen Anwendungen aktivieren und somit Eingabefehler vermeiden. Dispositionsnummer aus Kostenrechnung erfassen Welche Konten werden geprüft?

Prüfungen werden nur auf Konten durchgeführt, die tatsächlich in der Zeilenstruktur des Betriebsabrechnungsbogens enthalten sind und die im Buchungssatz direkt angesprochen werden (d.h. nicht auf abgeleitete Buchungen, z.B. Skontooder Faktor 2 -Buchungen). Unabhängig davon wird eine im Originalsatz eingegebene Kostenstelle in die abgeleiteten Buchungen geschleppt (d.h. ohne weitere Prüfung). Zuordnung und Änderung von Firmennummern Sie können in Kostenrechnung für einen Ordnungsbegriff bis zu 9 KOST-Systeme anlegen. Wenn die Felder KOST1 und KOST2 bebucht werden, müssen zur Auswertung in Kostenrechnung immer zwei KOST-Systeme gespeichert sein, die in den KOST-Stammdaten KOST1 bzw. KOST2 enthalten. In Kostenrechnung werden für die unterschiedlichen KOST-Systeme zur Unterscheidung Firmennummern vergeben ( z.B. Beraternummer 128722, Mandant 50, Jahr 2003, KOST-System 1 erhält Firmennummer 5; Beraternummer 128722, Mandant 50, Jahr 2003, KOST-System 2 erhält Firmennummer 50; Beraternummer 128722, Mandant 50, Jahr 2003, KOST-System 9 erhält Firmennummer 400). Unter Umständen sind auch mehrere KOST-Systeme für das gleiche KOST-Feld angelegt, d.h. in mehreren KOST-Systemen ist in den Stammdaten z. B. das KOST1-Feld hinterlegt (z.B. um Buchungen eines KOST-Kreises nach verschiedenen Zeilenstrukturen auszuwerten). In diesem Programm kann jedoch beim KOST1-Feld nur ein KOST-System (eine bestimmte Firmennummer) geprüft werden. Um zu erkennen, welche Firmennummer (von eventuell mehreren in Kostenrechnung gespeicherten) geprüft wird, klicken Sie bei aktivierter KOST-Prüfung neben dem KOST-Feld auf das Symbol . Sie erhalten das Dialogfenster Kostenstellen-/träger und Kontenverteilungen für KOST1/2, in dem in der Menüleiste das Laufwerk und die Firmennummer des KOST-Systems erkennbar sind, die beim Buchen verwendet werden. Sie können das zur KOST-Prüfung verwendete KOST-System (Firmennummer) im Programm Kostenrechnung ändern, indem Sie dort unter Extras | Externe Schnittstelle konfigurieren festlegen, welches KOST-System (Laufwerk:\ und Firmennummer) beim Buchen geprüft werden soll. So aktivieren und nutzen Sie die KOST-Prüfung Voraussetzung Sie nutzen das Programm Kostenrechnung / KOST-System-Manager. 1 Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maus das Kontextmenü und wählen Sie Eigenschaften. Sie erhalten das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen. 2 Klicken Sie im Register Eigenschaften auf die Registerkarte Buchungssatz und aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Gruppe Kostenrechnung/KOST-System-Manager. Es wird geprüft, ob die Übernahme nach KOST möglich ist. 3 Schließen Sie das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen. Sie befinden sich wieder im Buchen. 4 Geben Sie eine Buchung mit einem KOST-Konto ein. Bei Abschluss des Buchungssatzes wird geprüft, ob eine Zuordnung zum KOST-relevanten Vorgang möglich ist.

B.2)5. Ansicht beim Buchen festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen Sie legen die Ansicht beim Buchen (Primanota, FIBU-Konto, OPOS-Konto, ggfs. Liste mit Buchungsvorschlägen) fest. Die Ansicht OPOS-Konto steht nur zur Verfügung, wenn in den Mandantendaten OPOS geschlüsselt ist. Daneben können Sie in der Ansicht der Primanota bei der Bildung von Gruppensummen verhindern, dass die zuletzt gebildete Gruppensumme beim späteren Öffnen des Buchens angezeigt wird. Wenn Sie für ein Konto bzw. Gegenkonto eine Kontonotiz erfasst haben und diese Notiz automatisch eingeblendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Buchen automatisch öffnen. Wenn Sie das Konto bzw. Gegenkonto bebuchen, wird das Dialogfenster Konto-Notiz mit einem Signalton zur Anzeige und Bearbeitung geöffnet. Fremdwährungsrechnung Wenn Sie in einer von der Basiswährung abweichenden Währung gebucht haben, können Sie festlegen, ob in der Ansicht des FIBU- bzw. OPOS-Kontos neben dem WKZ (Währungskennzeichen) zu Kontrollzwecken auch der ursprüngliche Eingabebetrag angezeigt werden soll. So legen Sie die Ansicht beim Buchen fest 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht. 2 Aktivieren Sie den entsprechenden Schaltknopf (Primanota, FIBU-Konto - alternativ als Monats- oder Jahreskonto, OPOS-Konto, Buchungsvorschlagsliste). 3 Um in der Ansicht FIBU-Konto eine Sortierung nach Belegdatum oder Vorlauf-/Buchungssatznummer vorzunehmen, aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf. 4 Um in der Ansicht des FIBU- bzw. OPOS-Kontos auch den Eingabebetrag in der Anzeige zu sehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ansicht Konten mit Eingabebetrag. 5 Um in der Ansicht der Primanota bei der Bildung von Gruppensummen zu verhindern, dass die zuletzt gebildete Gruppensumme beim späteren Öffnen des Buchens angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzte Gruppensumme beim Öffnen des Buchens löschen. 6 Um beim Buchen eine für das Konto bzw. Gegenkonto erfasste Kontonotiz automatisch einzublenden, aktivieren Sie in der Gruppe Anzeige Notiz das Kontrollkästchen Beim Buchen automatisch öffnen. Wenn Sie das Konto bzw. Gegenkonto bebuchen, wird das Dialogfenster Konto-Notiz mit einem Signalton zur Anzeige und Bearbeitung geöffnet. 7 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen; die entsprechende Ansicht ist eingestellt. Rechnungsauswahl beim Bankbuchen ( Modus OPOS-Zahlungen) Wenn Sie sich im Modus OPOS-Zahlungen befinden, hat die Aktivierung des Kontrollkästchens Ansicht Konten mit Eingabebetrag Auswirkungen auch auf die Anzeige der Rechnungsauswahl: Wenn die Währung des Geldkontos gleich der Basiswährung ist, wird in der Rechnungsauswahl der Posten zur selektierten Rechnung mit WKZ und Eingabebetrag angezeigt.

B.2)6. Vorlauf während des Buchens ändern So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen Während des Buchens können Sie den Vorlauf wechseln, einen neuen Vorlauf anlegen oder die Vorlaufdaten ändern. In der Registerkarte werden alle Vorläufe angezeigt, die noch nicht ans RZ gesendet wurden bzw. noch nicht am PC festgeschrieben sind. Die Funktion steht im Dialogerfassen nicht zur Verfügung. Sie können den Vorlauf auch direkt wechseln, indem Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol klicken. Suchen bei mehreren Vorläufen Wenn eine umfangreiche Vorlaufliste angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein. So bearbeiten Sie einen Vorlauf 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlauf. Es werden alle Vorläufe angezeigt, die noch nicht ans RZ gesendet wurden bzw. noch nicht am PC festgeschrieben sind. 2 Um Informationen zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befinden, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst. 3 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, betätigen Sie die Tastenkombination + . Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie die Suchspalte wählen und einen Suchbegriff eingeben. --ODER-Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. 4 Um einen anderen Vorlauf zu bearbeiten, wählen Sie den gewünschten Vorlauf, und klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Fenster Dialogbuchen für den ausgewählten Vorlauf. 5 Um einen neuen Vorlauf anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf anlegen. 6 Um die Vorlaufdaten (z.B. Vorlaufbezeichnung) eines vorhandenen Vorlaufs zu ändern, markieren Sie den Vorlauf und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlaufdaten. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern.

B.2)7. Einstellungen zur Währungsumstellung beim Buchen festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen Wenn Sie für Mandanten ab 1999 Zahlungen in unterschiedlichen Währungen (z.B. DM und Euro) buchen, können Umrechnungsdifferenzen entstehen. Sie geben hier ein, auf welchem Konto diese Differenzen verbucht werden sollen. Daneben können Sie auch festlegen, mit welcher Währung auf Ihrem Geldkonto gebucht werden soll. OPOS-Zahlungen / Euro-Umstellung Die Einstellungen in dieser Registerkarte können Sie nur im Modus OPOS-Zahlungen vornehmen. Sie sind relevant, wenn Sie mit unterschiedlichen Währungen parallel arbeiten (z.B. DM ist Basiswährung; Zahlungen werden in Euro erfasst). So legen Sie Einstellungen zur Währungsumstellung beim Buchen fest 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Währungsumstellung. 2 Um Umrechnungsdifferenzen automatisch zu verbuchen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und geben dann das Konto ein, auf dem die Differenzen verbucht werden sollen. 3 Wählen Sie aus der Liste die Währung des Geldkontos. 4 Um die Rechnung in der Rechnungsauswahl mit Beträgen in alternativer Währung anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. In der Rechnungsauswahl werden die Spalten WKZ und Saldo per Umrechnung angezeigt. 5 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen.

B.2)8. Bezug Konten und Bilanzposten festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen Sie können den Bezug zwischen einem Buchungssatz und dem angezeigten FIBU- oder OPOS-Kontos festlegen. Die Einstellung des Bezuges wirkt sich nur im Buchungskreis Standardbuchen auf die FIBU- bzw. OPOS-Konto-Ansicht aus. Wenn Sie in der Gruppe Konten z.B. den Bezug zum Gegenkonto einstellen, wechselt das angezeigte Konto bei Verlassen des Feldes Gegenkonto auf die dort erfasste Konto-Nummer. Standardmäßig wird das Gegenkonto als Bezugskonto verwendet. Wenn Sie kein Bezugskonto ausgeben möchten, aktivieren Sie den Schaltknopf kein Bezug; die Eingabe des Buchungssatzes hat dann keine Auswirkung auf die angezeigte Auswertung. Bei der Bearbeitung des Jahresabschlusses legen Sie den Bezug zwischen einem Buchungssatz und dem Bilanzposten fest. Wenn Sie in der Gruppe Bilanzposten z.B. den Bezug zum Konto einstellen, wechselt der angezeigte Bilanzposten bei Verlassen des Feldes Konto auf die dort erfasste Konto-Nummer. Standardmäßig wird kein Bezug angezeigt; d.h. unabhängig von der erfassten Buchung wird der eingestellte Bilanzposten angezeigt. Im Gegensatz dazu wird beim Bezug Gegenkonto (Konto) immer der Bilanzposten angezeigt, in den das Gegenkonto (Konto) einfließt. So legen Sie den Bezug fest 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Bezug. 2 Um für die Konten den Bezug herzustellen, aktivieren Sie in der Gruppe Konten den gewünschten Schaltknopf. 3 Um für die Bilanzposten den Bezug herzustellen, aktivieren Sie in der Gruppe Bilanzposten den gewünschten Schaltknopf. 4 Klicken Sie auf OK.

Das Fenster wird geschlossen.

B.2)9. Eigenschaften für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen In dieser Registerkarte können Sie folgende Eigenschaften für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen: Sie können einen Modus für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen. Im Modus jeden Buchungsvorschlag bestätigen wird die Buchungszeile mit der <+> -Taste mit dem nächsten Vorschlag vorbelegt und nach Prüfung und ggfs. Vervollständigung gebucht. Im Modus sicher erkannte Vorschläge automatisch buchen ( ) werden die Vorschläge mit diesem Status nacheinander automatisch gebucht. Die Automatik stoppt dann, wenn ein Buchungsvorschlag einen anderen Status hat. Dieser Beleg kann dann ergänzt werden. Bei der nächsten Vorbelegung der Buchungszeile mit der <+>-Taste setzt die Automatik wieder ein. Der Modus sicher erkannte ( ) und unsichere ( ) Vorschläge automatisch buchen führt auch dazu, dass vom Programm als unklar eingeschätzte Buchungen automatisch gebucht werden. Sie können den Modus auch direkt einstellen, indem Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. klicken. Sie können Beleginformationen in den Buchungsvorschlägen als Zusatzinformationen in den Buchungssatz übernehmen. Diese Beleginformationen werden dann in verschiedenen Auswertungen (z.B. Primanota oder Arbeitskonto) als Zusatzinformationen in einem separaten Fenster angezeigt, sofern Sie in den Eigenschaften der Auswertung das Kontrollkästchen Ansicht mit Zusatzinformationen aktivieren. Wenn Sie im Modus OPOS-Zahlungen arbeiten, können Sie ferner steuern, ob das Dialogfenster OPOS-Suche automatisch gestartet werden soll. Das Fenster öffnet sich immer dann automatisch, wenn bei der Erstellung eines Buchungsvorschlages kein Gegenkonto ermittelt wurde. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, starten Sie den Dialog OPOS-Suche über die Schaltfläche OPOS-Suche oder mit der -Taste. Für die Bearbeitung von ungeklärten Buchungsvorschlägen können Sie festlegen, ob diese auf ein Verrechnungskonto gebucht werden sollen oder ob diese übersprungen werden sollen. Wenn Sie die Option auf Verrechnungskonto buchen wählen, hat dies den Vorteil, dass Sie die Buchungsvorschläge der Reihe nach bearbeiten können. Die Salden der Bank- und Kassenkonten bleiben abstimmbar zu den Belegen. Die Buchung nehmen Sie komfortabel mit der Tastenkombination + vor. Mit Hilfe der Einstellung Überspringen können Sie Buchungsvorschläge auf der Buchungsvorschlagsliste stehen lassen und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten. Für das Überspringen gibt es zwei Varianten: - Variante 1: Sie arbeiten mit der Ansicht Kontoblatt oder Primanota (also nicht auf der Buchungsvorschlagsliste). Belegen Sie die Buchungszeile mit der -Taste vor und entscheiden Sie, ob der Vorschlag zugeordnet werden kann. Wenn ein Buchungsvorschlag stehen bleiben soll, drücken Sie die Tastenkombination + . Beim nächsten Vorbelegen mit der -Taste wird dann der nächste Buchungsvorschlag zur Bearbeitung in die Buchungszeile gestellt. - Variante 2: Sie arbeiten mit Sicht auf die Buchungsvorschlagsliste. Hier können Sie durch selektive Auswahl (z.B. mit der Maus) die Buchungsvorschläge in die Buchungszeile übernehmen. Auch in dieser Ansicht kann mit der Tastatur gearbeitet werden (z.B. Vorbelegen mit der -Taste eines markierten Vorschlags, Verwendung der Pfeil-Tasten zur Navigation auf der Liste und Auswahl mit ). So legen Sie die Eigenschaften für die Bearbeitung der Buchungsvorschläge fest 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Buchungsvorschläge. 2 Um den Modus für die Bearbeitung der Buchungsvorschläge festzulegen, aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. . 3 Um die Beleginformation des Buchungsvorschlags als Zusatzinformation in die Buchung zu übernehmen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Die Beleginformationen können in verschiedenen Auswertungen mit den Zusatzinformationen in einem separaten Fenster angezeigt werden. 4 Um das Dialogfenster OPOS-Suche beim Buchen automatisch zu öffnen, wenn programmseitig kein Gegenkonto ermittelt werden kann, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 5 Wählen Sie durch Aktivierung des gewünschten Schaltknopfes, ob zu klärende Buchungsvorschläge auf ein Verrechnungskonto gebucht werden sollen (geben Sie hierzu das Konto des Zwischenkontos ein), oder ob diese zunächst übersprungen werden sollen. 6 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen; die Einstellungen werden bei der Bearbeitung von Buchungsvorschlägen berücksichtigt.

B.2)10. Eigenschaften für das Buchungsverhalten bei L+L-Sachverhalten festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen Für Buchungen, die Umsätze gem. §13b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1- 5 UStG (bzw. § 19 Abs. 1-1b UStG bei Nationalem Recht = Österreich) betreffen (Erfassung von Buchungen mit USt-Schlüssel 91, 92, 94 oder 95), ist ab einem Belegdatum 01.01.2005 die zusätzliche Eingabe eines Sachverhaltes erforderlich, der dem Buchungsvorgang zu Grunde liegt. Erst durch die Eingabe des Sachverhalts ist eine Zuordnung des umsatzsteuerlichen Wertes zu den Positionen der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuererklärung ab dem Jahr 2005 möglich. Um derartige Sachverhalte beim Buchen automatisch zu berücksichtigen, können Sie hier eine Voreinstellung für die Behandlung dieser Buchungen treffen. Wenn Sie eine Buchung mit einem Sachverhalt erfassen, wird automatisch die Einstellung, die Sie hier festlegen, verwendet. Falls Sie keine Festlegung treffen (Schaltknopf Immer Sachverhalt eingeben), erscheint beim Buchen automatisch das Dialogfenster Auswahl des Sachverhalts, in dem Sie für den betreffenden Buchungssatz den Sachverhalt gesondert erfassen. Die Auswahl eines Sachverhaltes führt zum Entstehen einer Zusatzinformation, die dem betroffenen Buchungssatz zugeordnet ist. Die Zusatzinformationsart ist D_L+L-Art (L+L bedeutet "Lieferung und Leistung"). Der Zusatzinfoinhalt ergibt sich aus dem Sachverhalt, der dem Buchungssatz zu Grunde liegt. Der Zusatzinfoinhalt kann folgende Werte annehmen: 1: Werklieferungen und sonstige Leistungen im Ausland ansässiger Unternehmer (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 1 UStG)

2: Lieferungen von sicherungsübereigneten Gegenständen durch den Sicherungsgeber an den Sicherungsnehmer außerhalb des Insolvenzverfahrens (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 2 UStG) 3: Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 3 UStG) 4: Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 4 UStG) 5: Lieferungen von Gas und Elektrizität eines im Ausland ansässigen Unternehmers unter den Bedingungen des §3g UStG (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 5 UStG) Für Buchführungen, die nach dem nationalen Recht für Österreich gebucht werden, sind folgende Zusatzinformationsinhalte möglich (gem. §19 UStG): 4: Werklieferungen und sonstige Leistungen im Ausland ansässiger Unternehmer (§19 Abs.1 zweiter Satz UStG) 6: Bauleistungen (§19 Abs.1a UStG) Stapelverarbeitung In der Stapelverarbeitung ist bei einem Buchungssatz, der mit einem USt-Schlüssel 91, 92, 94 oder 95 gebucht wird, eine Zusatzinfo mit oben beschriebenen Zusatzinformationsinhalt notwendig, damit der Buchungssatz verarbeitet wird. So schlüsseln Sie ein automatisches Buchungsverhalten bei L+L-Sachverhalten 1 Um sicherzustellen, dass das Dialogfenster L+L-Sachverhalte auswählen bei einem Buchungsvorgang geöffnet wird, aktivieren Sie den Schaltknopf Immer Sachverhalt eingeben. 2 Um für die Buchung immer einen bestimmten Sachverhalt auszuwählen, aktivieren Sie den Schaltknopf Immer ausgewählten Sachverhalt verwenden. Die möglichen Sachverhalte gemäß §13b (§19 AT) UStG sind aktiv und können gewählt werden. 3 Aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf für den Sachverhalt. 4 Klicken Sie auf OK. Die Einstellung wird gespeichert; das Fenster wird geschlossen.

B.3) Buchungssätze in der Buchungszeile bearbeiten B.3)1. Buchungssatz eingeben So gelangen Sie zum Buchen In der Buchungszeile erfassen Sie Buchungssätze und geben weitere buchungsrelevante und buchungssteuernde Daten wie Kontenbeschriftungen ein. Belegfeld 2 - Erfassung Einsatz der Tastatur beim Dialogbuchen Einsatz der Tastatur in der Stapelerfassung Einsatz der Tastatur bei Wiederkehrenden Buchungen Eingabeunterstützung in der Buchungserfassung Bei der Erfassung von Konto und Gegenkonto können Sie für Personenkonten und lange Sachkonten eine komfortable Unterstützung nutzen: Eingabe einer Sachkontonummer bei Mandanten mit Sachkontenlänge größer 4 Wenn Sie innerhalb der Buchungserfassung in den Kontenfeldern (Konto, Gegenkonto) bei einer festgelegten Sachkontenlänge (SKL) größer 4 ein Sachkonto mit 4 oder weniger Stellen eingeben, wird dieses bei Verlassen des Feldes mit Nullen bis zur Sachkontenlänge aufgefüllt: - z.B. bei SKL 6: Eingabe 1210, Anzeige 1210 00 - z.B. bei SKL 6: Eingabe 12, Anzeige 12 00 Sonderfall Nutzung des Erweiterungskontos in der Kontenklasse 0 Sie möchten z.B. das Konto 1210 erfassen (SKL = 6). Hierzu müssen Sie die Kontonummer folgendermaßen eingeben: 01210. Die Eingabe erfolgt 5-stellig mit Führungsnull(en). Bei der Verwendung von Erweiterungskonten muss für die Kontenklasse 0 die Kontonummer mit Führungsnull eingegeben werden. Eingabe einer Personenkontonummer Wenn Sie eine Personenkontonummer mit Komma eingeben, wird das Komma mit soviel Nullen ersetzt, dass insgesamt die Länge des Personenkontos (Sachkontenlänge +1) erreicht wird (z.B. SKL= 6, Eingabe 1,1, Anzeige 10000 01). Diese Einstellung, die für alle Mandanten gilt, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz bearbeiten, schlüsseln Sie unter Extras | Einstellungen in der Registerkarte Buchungserfassung. Beachten Sie auch, dass in diesem Fall Eingaben in den Feldern BU und Gegenkonto der Buchungszeile getrennt erfolgen. Kontierungserleichterung mit SKR 14 Falls Sie den SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe geschlüsselt haben, steht Ihnen als besondere Eingabeunterstützung bzw. Kontierungserleichterung die Textschlüssel-Erfassung zur Verfügung. Hinweise zur Kontierungserleichterung mit SKR 14 Erfassung von Zusatzinformationen Sie können die Dialogfenster zur Neuanlage oder Bearbeitung von Zusatzinformationen direkt aufrufen, indem Sie in der Buchungszeile neben dem Feld Buchungstext auf das Symbol (Zusatzinformationen anlegen) bzw. (vorhandene Zusatzinformationen bearbeiten) klicken. So geben Sie Buchungssätze ein Muss-Felder Für die korrekte Verarbeitung eines Buchungssatzes müssen in den folgenden Feldern Einträge vorhanden sein: WKZ (ab 1999 nötig, mit Basiswährung vorbelegt), Umsatz, Soll-/ Haben-Kennzeichen, Gegenkonto, Datum und Konto. Das Soll-/ Haben-Kennzeichen wird folgendermaßen gesetzt: Wenn Sie das Eingabefeld Umsatz mit der -Taste verlassen, wird eine Soll-Buchung generiert; betätigen Sie nach Eingabe des Umsatzes die -Taste, so handelt es sich um eine Haben-Buchung. 1 Geben Sie einen Buchungssatz unter Beachtung der Muss-Felder ein. 2 Die Eingabe in einem Feld schließen Sie mit der -Taste ab.

Sie gelangen ins folgende Feld. Mit der -Taste kehren Sie ins vorhergehende Feld zurück. 3 Wenn Sie den Umsatz und das Gegenkonto bereits eingegeben haben, gelangen Sie von allen Feldern ab dem Feld Gegenkonto mit der - Taste zum Zeilenende. Es werden ab dem jeweiligen Feld alle Werte aus dem letzten Buchungssatz, die der Schlepplogik unterliegen, übernommen. 4 In jedem Feld stehen Ihnen Sprungfunktionen zur Verfügung. Mit diesen können Sie den Eingabecursor unmittelbar in bestimmte Eingabefelder positionieren (unabhängig von der Richtung): - : Sprung ins Feld Datum - : Sprung ins Feld KOST1 - : Sprung ins Feld Buchungstext - : Sprung ins Feld Skonto 5 Die Felder Belegfeld1, Datum und Konto unterliegen der Schlepplogik. Wenn Sie in diese Felder keinen Wert eingeben, werden diese vom vorhergehenden Buchungssatz übernommen. 6 Um im Feld Konto bzw. Gegenkonto ein vorhandenes Konto auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Geben Sie den Anfangsbuchstaben (bzw. Teile davon) der Kontobezeichnung direkt ein. Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Konto bzw. Auswahl Gegenkonto, in dem selektiv alle bebuchten oder beschrifteten Konten angezeigt werden. Sie können dann das gewünschte Konto suchen und in die Buchungszeile übernehmen. Wenn Sie den/die Anfangsbuchstaben erfasst haben, werden ggf. die entsprechenden Konten sofort angezeigt. 7 Um ein neues Konto bzw. Gegenkonto zu erfassen, geben Sie ein noch nicht definiertes Konto direkt ein. Sie erhalten automatisch das Erfassungsfenster für die Kontenbeschriftung. Bei Sachkonten können Sie die Kontobeschriftung, für Mandanten ohne OPOS bei Personenkonten die Kontenbeschriftung und die USt-IdNr. und bei Mandanten mit OPOS bei Personenkonten die Stammdaten Ihrer Geschäftspartner erfassen. 8 Schließen Sie den Buchungssatz mit der -Taste oder mit der -Taste ab, wenn Sie im Feld Buchungstext stehen.

B.3)2. Buchungssatz ändern oder korrigieren So gelangen Sie zum Buchen Buchungssätze können Sie sowohl in der Primanota- als auch in der Kontoblatt- bzw. OPOS-Ansicht korrigieren. So ändern und korrigieren Sie Buchungssätze Voraussetzung Die Buchungszeile muss leer sein. 1 Doppelklicken Sie in der Ansicht auf den Buchungssatz, den Sie ändern möchten. --ODER-Markieren Sie in der Ansicht den Buchungssatz und klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten Buchungssatz und wählen Sie Zeile ändern. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile ändern. --ODER-Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen Buchungssatz und drücken Sie oder . Der Buchungssatz wird in die Buchungszeile übertragen. 2 Ändern und korrigieren Sie Ihre Buchungseingaben und schließen Sie den Buchungssatz ab. Wenn sich der Eingabefokus im Anzeigebereich befindet, wechseln Sie mit in die Buchungszeile. Danach können Sie die Buchungserfassung fortsetzen oder den nächsten Buchungssatz zur Korrektur auswählen.

B.3)3. Buchungssatz löschen So gelangen Sie zum Buchen Buchungssätze können Sie sowohl in der Primanota- als auch in der Kontoblatt- bzw. OPOS-Ansicht löschen. Wenn Buchungssätze gelöscht werden sollen, die aus einem Buchungsvorschlag der elektronischen Verarbeitung von Banken, Kassen oder Rechnungen stammen, kann der bearbeitete Buchungsvorschlag wieder hergestellt werden, solange Sie sich in der aktuellen Buchungsvorschlagsliste befinden. Wenn der Buchungsvorschlag in mehrere Buchungen aufgeteilt wurde, müssen alle Buchungen zum Buchungsvorschlag gelöscht werden, um diesen wieder herzustellen. So löschen Sie Buchungssätze 1 Um eine Buchung direkt in der Ansicht (Primanota, Konto bzw. OPOS) zu löschen, markieren Sie den gewünschten Buchungssatz und drücken Sie die -Taste. --ODER-Klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten Buchungssatz und wählen Sie Zeile löschen. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile löschen. Der Buchungssatz wird gelöscht. 2 Um eine Buchung, die Sie zur Korrektur in die Buchungszeile übernommen haben, zu löschen, drücken Sie die -Taste. --ODER-Klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile löschen. Der Buchungssatz wird in der Buchungszeile gelöscht. Gleichzeitig wird er auch in der Ansicht entfernt. 3 Um eine Buchung in der Buchungszeile zu erfassen und die Eingaben zu löschen, drücken Sie die -Taste. --ODER-Klicken Sie auf das Symbol . --ODER--

Wählen Sie Bearbeiten | Zeile löschen. Der bisher erfassten Werte in der Buchungszeile werden gelöscht.

B.3)4. Buchungssatz kopieren So gelangen Sie zum Buchen So kopieren Sie Buchungssätze Voraussetzung Die Buchungszeile muss leer sein. 1 Markieren Sie in der Ansicht den Buchungssatz, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie in der Ansicht für den markierten Buchungssatz das Kontextmenü und wählen Sie Zeile kopieren. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile kopieren. --ODER-Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen Buchungssatz und drücken Sie . Der Buchungssatz wird kopiert. Wenn sich der Eingabefokus im Anzeigebereich befindet, wechseln Sie mit in die Buchungszeile. Danach können Sie die Buchungserfassung fortsetzen.

B.3)5. Buchungssatz suchen So gelangen Sie zum Buchen Sie können während der Buchungserfassung einen bereits erfassten Buchungssatz suchen. Die Suche ist für alle Begriffe der Spaltenbezeichnungen möglich. So suchen Sie eine Buchung 1 Um eine Buchung zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befindet, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst. 2 Um eine Suchfunktion zu nutzen, rufen Sie diese mit dem Symbol auf. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Suchen bzw. die Tastenkombination + . Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. Das Dialogfenster Suchen wird geschlossen. Sie erhalten eine Buchung mit dem gewünschten Suchbegriff. 3 Um die Suche für den eingegebenen Suchbegriff fortzusetzen, klicken Sie in die geöffnete Auswertung im oberen Bildschirmbereich und betätigen Sie die Taste . Sie erhalten die nächste Buchung mit dem Suchbegriff. 4 Alternativ können Sie eine spaltenbezogene Suchfunktion verwenden: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Spaltenbeschriftung in der Ansicht. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. 5 Wählen Sie Suche starten. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Der Buchungssatz wird gesucht. Wenn ein Buchungssatz mit dem gewünschten Suchkriterium gefunden wird, wird dieser markiert in der Ansicht angezeigt. Sie können ihn dann bearbeiten. 6 Um die Suche fortzusetzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Spaltenbeschriftung und öffnen das Kontextmenü. Wählen Sie jetzt den Eintrag Weitersuchen. Es wird die nächste Buchung gesucht, die das Suchkriterium erfüllt und gegebenenfalls in der Ansicht angezeigt.

B.3)6. Konto / Gegenkonto / Geldkonto auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster Auswahl Konto / Gegenkonto / Geldkonto Sie wählen aus der Liste ein Konto aus. Das Selektionskriterium für die Kontenauswahl, das Sie zuletzt gewählt haben, wird gespeichert. So wählen Sie ein Konto / Gegenkonto / Geldkonto aus 1 Wählen Sie in der Gruppe Kontoselektion, ob in der Kontenauswahl alle Konten, nur die Sachkonten oder nur die Debitoren bzw. Kreditoren angezeigt werden sollen. 2 Wählen Sie in der Gruppe Eigenschaften, ob die in der Gruppe Kontoselektion ausgewählten Konten durch weitere Kriterien eingeschränkt werden sollen (Anzeige der bebuchten, der beschrifteten, der genutzten oder der im Vorjahr bebuchten Konten). 3 Wenn Sie das gewünschte Konto kennen, geben Sie die Kontonummer bzw. Kontobezeichnung im Feld Konto bzw. Bezeichnung ein. Das Konto ist markiert. --ODER-Falls Sie das gewünschte Konto nicht exakt kennen, geben Sie Teile der Kontonummer bzw. der Kontobezeichnung (z.B. Anfangsbuchstaben) im Feld Konto bzw. Bezeichnung ein und betätigen Sie die -Taste. Die Spalten Konto-Nr. bzw. Bezeichnung werden entsprechend numerisch bzw. alphabetisch sortiert; es wird ein Konto vorgeschlagen, das den Suchbegriff enthält. 4 Um bei einer umfangreichen Kontenliste ein bestimmtes Konto zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, oder betätigen Sie die Tastenkombination + . Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie die Suchspalte wählen und einen Suchbegriff eingeben. Nach Eingabe eines Suchbegriffes können Sie für die Auswahl des Kontos eine Trefferliste generieren und somit die Kontoauswahl weiter eingrenzen. --ODER--

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. 5 Um Informationen zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befinden, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst. 6 Klicken Sie auf OK. Das Konto wird mit seiner Beschriftung in die Buchungszeile übernommen; das Dialogfenster wird geschlossen. 7 Falls Sie den SKR 14 geschlüsselt haben, können Sie auch eine Selektion nach Textschlüssel vornehmen.Es werden nur die beschrifteten Textschlüssel angezeigt. Bei der Auswahl des Geldkontos stehen die Textschlüssel nicht zur Verfügung. Sie können dann analog zur Kontenauswahl den gewünschten Textschlüssel direkt eingeben, nach der Bezeichnung suchen, die Liste nach den Bezeichnungen sortieren lassen oder direkt aus der Liste einen Textschlüssel wählen.

B.3)7. Spalten in der Ansicht konfigurieren So gelangen Sie zum Buchen Für die Anzeige der Ansicht (z.B. Primanota) auf dem Bildschirm stehen Ihnen Hilfsfunktionen zur Verfügung: Einsatz der Bildlaufpfeile, Suchfunktionen, Spaltenbearbeitung (Veränderung der Spaltenbreite und Reihenfolge, Ausblenden von Spalten). So ändern Sie die Spaltenreihenfolge und Spaltenbreite 1 Um in der Ansicht die Spaltenreihenfolge zu ändern oder Spalten auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung. Sie erhalten das Kontextmenü. 2 Wählen Sie im Kontextmenü Einstellungen Liste. Sie erhalten das Register Einstellungen Liste, in dem Sie in der Registerkarte Liste formatieren die Spaltenreihenfolge ändern oder vorhandene Spalten ausblenden können. --ODER-Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenbeschriftung. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und schieben Sie den Mauscursor, der nun ein zusätzliches Symbol erhält, bis zur Spalte, vor der Sie die Spalte wieder einfügen möchten. Lassen Sie die linke Maustaste los. Die Spalte wird an die neue Stelle verschoben. 3 Um die Spaltenbreite zu ändern, bewegen Sie den Cursor mit der Maustaste an den Rand des Namens einer Spaltenbeschriftung, bis sich das Aussehen der Cursors ändert. Ziehen Sie dann mit der linken Maustaste den Cursor nach rechts oder links, bis die Spaltenbreite Ihren Vorstellungen entspricht. 4 Um die getroffenen Listen- und Spalteneinstellungen aufzuheben, öffnen Sie mit der rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle der Spaltenbeschriftung das Kontextmenü und wählen Sie Einstellungen zurücksetzen. Die Spalten werden in ihrer ursprünglichen Breite und Reihenfolge angeordnet.

B.3)8. Währungsumrechnung durchführen So gelangen Sie zum Buchen Wenn Sie Belege in ausgestellter Fremdwährung in die entsprechende Basiswährung umrechnen möchten, werden Sie beim Buchen programmseitig komfortabel unterstützt. Wenn Sie unterschiedliche EWU-Währungen eingeben, findet die Umrechnung automatisch statt; Sie brauchen keine Kurse eingeben. Wenn Sie aus der Liste WKZ eine Nicht-EWU-Währung wählen (z.B. US-Dollar), erfassen Sie zunächst den Umsatz gemäß Beleg. Bei Abschluss des Buchungssatzes erhalten Sie dann automatisch das Dialogfenster Währungsumrechnung. Dort geben Sie dann einen Umrechnungskurs ein bzw. wählen einen Kurs, den Sie in der Kurstabelle hinterlegt haben. Bei Euro-Belegen wird die Umrechnung automatisch durchgeführt ! Belege, die in der Währung Euro oder - bei umgestellter Basiswährung auf Euro - in DM ausgestellt sind, müssen Sie über die Währungsumrechnung nicht umrechnen. Wählen Sie hierzu in der Buchungszeile das entsprechende Währungskennzeichen (WKZ) und buchen Sie den Beleg in der ausgestellten Währung. Das Programm rechnet dann automatisch diesen Beleg in die Basiswährung um. Beispiel: Sie haben im Programm die Basiswährung DM hinterlegt und möchten eine Rechnung - ausgestellt in Euro buchen. Für diese Rechnung nutzen Sie in der Buchungszeile das Eingabefeld WKZ. Wählen Sie EUR und erfassen Sie im Feld Umsatz bzw. Skonto den gestellten Rechnungsbetrag. Sie können die Währungsumrechnung explizit über das Symbol aufrufen, wenn Sie sich in den Eingabefeldern Umsatz bzw. Skonto befinden. So führen Sie die Umrechnung von Fremdwährungen durch 1 Wählen Sie aus der Liste WKZ eine von der Basiswährung abweichende Fremdwährung. 2 Geben Sie die Werte gemäß Beleg ein und schließen Sie den Buchungssatz ab. Wenn es sich um zwei EWU-Währungen handelt, findet die Umrechnung automatisch statt. Wenn eine beteiligte Währung eine Nicht-EWU-Währung ist, erhalten Sie automatisch das Dialogfenster Währungsumrechnung, in dem der eingegebene Umsatzbetrag angezeigt wird. 3 Geben Sie im Dialogfenster Währungsumrechnung einen Umrechnungskurs ein oder wählen Sie aus der Liste Kurs einen bereits gespeicherten Umrechnungskurs. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster Währungsumrechnung wird geschlossen; der Eingabewert, Eingabekurs und der umgerechnete Wert wird an die Buchung übergeben. Der Eingabewert und der umgerechnete Wert können in den Auswertungen angezeigt werden. 4 Wenn Sie mehrere Buchungen in der Fremdwährung eingeben, wird der Kurs, den Sie für die 1. Fremdwährungs-Buchung eingegeben haben, automatisch vorbelegt (Schleppfeld). Kassenminusprüfung Wenn Sie die Kassenminusprüfung aktiviert haben, wird analog dem Modus OPOS-Zahlungen der im Währungsrechner umgerechnete Wert in die Buchungszeile übernommen. Währungsumrechnung aufrufen Wenn Sie sich in den Eingabefeldern Umsatz bzw. Skonto befinden, können Sie die Währungsumrechnung explizit über das Symbol bzw. die Taste aufrufen (oder über den Menüpunkt / Kontextmenüpunkt Bearbeiten |

Währungsumrechnung). Eine Umrechnung im Feld Skonto ist für Nicht-EWU-Währungen nicht möglich. Währungstabelle / Kurstabelle Sie können für die Fremdwährungsrechnung weitere buchungsunterstützende Funktionen nutzen. Dazu rufen Sie unter Extras | Fremdwährung | Währungstabelle bzw. Extras | Fremdwährung | Kurstabelle die Währungsverwaltung auf. In der Währungstabelle legen Sie fest, mit welchen Währungen Sie beim Buchen arbeiten möchten. Diese werden dann auch in der Liste WKZ zur Auswahl angeboten. In der Kurstabelle können Sie für Fremdwährungen für einen bestimmten Zeitraum Umrechnungskurse definieren. Diese können dann bei der Währungsumrechnung beim Buchen übernommen werden.

B.3)9. Tastenbelegung beim Dialogbuchen / Dialogerfassen Sie können Buchungssätze alternativ durch Bedienung der Maus oder der Tastatur eingeben. Die Tasten besitzen folgende Bedeutung: Taste / Tastenkombination Funktion Erzeugen einer Soll-Buchung (im Eingabefeld Umsatz). --ODER-Springen zum nächsten Eingabefeld. --ODER-Verarbeiten der Buchung (nur nach letztem Eingabefeld der Buchungszeile). Hinweis für Laptop-Nutzer: Die Kurzbuchung kann mit mit der Tastenkombination Fn und erzeugt werden. Erzeugen einer Haben-Buchung (im Eingabefeld Umsatz ). --ODER-Erzeugen einer Kurzbuchung (wenn alle Muss-Eingabefelder gefüllt sind). Springen zum nächsten Feld. + Springen zum vorherigen Feld. (im Nummernblock) Springen zum vorherigen Eingabefeld. (im Nummernblock) Springen zum Eingabefeld Datum. Springen zum Eingabefeld KOST1. (im Nummernblock); nicht im Feld Buchungstext Springen zum Eingabefeld Skonto. Springen zum Eingabefeld Buchungstext. + Korrigieren von Beschriftung Konto. + Korrigieren von Beschriftung Gegenkonto. + (im Feld BU Gegenkto bzw. Feld BU) Öffnen des Dialogfensters Auswahl BU-Schlüssel. Löschen des Buchungssatzes. Wechseln zwischen Erfassung und Anzeige. Kopieren eines Buchungsfeldes. Kopieren einer Buchungszeile. Korrigieren der Buchungszeile. Aufrufen der Währungsumrechnung (nur im Eingabefeld Umsatz bzw. Skonto möglich). (in den Feldern Konto, Gegenkonto, KOST1, KOST2, Buchungstext) Öffnen des jeweiligen Auswahlfensters. + + Wechseln zur Ansicht der Primanota. + + Wechseln zur Ansicht des FIBU-Kontos. + + Wechseln zur Ansicht des OPOS-Kontos. + + Wechseln in den Buchungsmodus Standardbuchen. + + Wechseln in den Buchungsmodus OPOS-Rechnungen. + + Wechseln in den Buchungsmodus OPOS-Zahlungen. + + Aufrufen der Sammelzahlung (nur im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen). + + Aktivieren/Deaktivieren der automatischen Belegfeld1-Erhöhung. + + Aktivieren/Deaktivieren der Kassenminusprüfung. + + Wechseln zur Buchungsvorschlagsliste. + + Bearbeiten von Buchungsvorschlägen. + + Abgleichen des FIBU-Saldos mit dem Bankauszug. Durchführen einer Skontoprüfung. + Aktivieren der Eingabefelder und Ändern des Soll-/Haben Kennzeichens (nur im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen bzw. -Rechnungen). + (im Nummernblock) Erfassen der Abstimmsumme. + (im Nummernblock) Setzen der Gruppensumme. + + Neuberechnen der Gruppensumme. + Erstellen einer Generalumkehr-Buchung. + Erfassen oder Anzeigen von Zusatzinformationen. + Wechseln der Umsatzsteuerart. + Erfassen oder Anzeigen einer Notiz zum Konto. + + Erfassen oder Anzeigen einer Notiz zum Gegenkonto. + Öffnen des Dialogfensters OPOS-Zusatzinformationen zur Erfassung von zusätzlichen Angaben zu einer Buchung.

+ Bereichsweises Ändern oder Löschen von Buchungen. + (in der Buchungszeile) (im Nummernblock) im Feld Buchungstext Öffnen des Dialogfensters Buchungstexte zur Erfassung von Buchungstextkonstanten und deren Übernahme in die Buchungszeile. + + bzw. + + Übernehmen der Beschriftung des Kontos bzw. Gegenkontos in das Feld Buchungstext. + Wechseln des Vorlaufs. + Vornehmen eines neuen Eintrags in die Lerndatei. + Vornehmen einer Buchung auf einem Zwischenkonto. + Aufrufen oder Beenden des Aufteilens von Buchungen. + Anzeigen des (handelsbilanziellen) Bilanzpostens (in der Bearbeitung des Jahresabschlusses). + Anzeigen des steuerbilanziellen Bilanzpostens (in der Bearbeitung des Jahresabschlusses). (im Eingabefeld BU Gegenkonto bzw. Konto) Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw. Gegenkonto) zur Erfassung von Kontenbeschriftungen. im Feld Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw. Gegenkonto) zur Erfassung von Kontenbeschriftungen. + Zurückblättern zum vorhergehenden Konto (in der Ansicht FIBU- bzw. OPOS-Konto). + Weiterblättern zum nächsten Konto (in der Ansicht FIBUbzw. OPOS-Konto). + Springen von der Buchungszeile in das Eingabefeld für die Kontonummer (in der Ansicht FIBU-bzw. OPOS-Konto). (im Eingabefeld für die Kontonummer in der Ansicht FIBU- bzw. OPOS-Konto) Springen vom Eingabefeld für die Kontonummer (in der Ansicht FIBU-bzw. OPOS-Konto) in die Buchungszeile.

(Tabelle! S. PDF! (Darst. Schaltflächen: s. Original!) B.3)10. Übersicht Steuer- und Berichtigungsschlüssel Sie können in der Buchungszeile im Feld BU Gegenkonto einen Steuer- bzw. Berichtigungsschlüssel (BU-Schlüssel) eingeben. Die folgende Tabelle enthält eine Aufstellung aller gültigen Steuer- und Berichtigungsschlüssel (DE). Übersicht Steuerschlüssel für landwirtschaftliche Buchführungen mit SKR 14 Übersicht Steuer- und Berichtigungsschlüssel für Österreich Buchungssatzbezogener Wechsel der Umsatzsteuerart Bedeutung der Steuerschlüssel Nummer Bedeutung 1 Umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug) 2 Umsatzsteuer 7% 3 Umsatzsteuer 16% 4 gesperrt 5 Umsatzsteuer 15% 6 gesperrt 7 Vorsteuer 15% 8 Vorsteuer 7% 9 Vorsteuer 16% 46 Erbrachte Leistungen §13b 50 -59 Individueller USt-Schlüssel 91 Erhaltene Leistungen § 13b VSt 7 %, USt 7 % 92 Erhaltene Leistungen § 13b VSt 0 %, USt 7 % 93 50%-Reduzierung des Vorsteuerabzugs bei auch privat oder für unternehmensfremde Zwecke genutzte Fahrzeuge, die zwischen dem 31.3.99 und dem 31.12.2003 angeschafft, hergestellt oder gemietet wurden. 94 Erhaltene Leistungen § 13b VSt 16 %, USt 16 % 95 Erhaltene Leistungen § 13b VSt 0 %, USt 16 % Bedeutung der Berichtigungsschlüssel Nummer Bedeutung 2 Generalumkehr 3 Generalumkehr bei aufzuteilender Vorsteuer 4 Aufhebung der Automatik 8 Generalumkehr bei Aufhebung der Automatik 9 Aufzuteilende Vorsteuer 31 - 35 Generalumkehr für Buchungen mit Steuerschlüssel 91 - 95 70 - 79 Generalumkehr bei individuellem USt-Schlüssel 86 Generalumkehr bei Steuerschlüssel 46 - Erbrachte Leistungen §13b

Bedeutung der Steuer- und Generalumkehrschlüssel bei Buchungen mit einem EG-Tatbestand ab Buchungsjahr 1993 (6. und 7. Stelle des Gegenkontos) Nummer Bedeutung 10 / 60 nicht steuerbarer Umsatz in Deutschland mit Steuerpflicht im EU-Land 11 / 61 steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Vorsteuerabzug) 12 / 62 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit ermäßigter Umsatzsteuer 7% 13 / 63 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit voller Umsatzsteuer 16% 15 / 65 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung zum vollen alten Steuersatz (15% ab Belegdatum 1.4.98) 17 / 67 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum vollen alten Steuersatz (USt 15%, Vorsteuer 15% ab Belegdatum 1.4.98) 18 / 68 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum ermäßigten Steuersatz (USt 7%, Vorsteuer 7%) 19 / 69 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum vollen Steuersatz (USt 16%, Vorsteuer 16%) Erläuterung: Nr. 10 bis 19: Steuerschlüssel Nr. 60 bis 69: Generalumkehrschlüssel

(Tabelle! S. PDF) B.3)11. Belegfeld 2 - Erfassung Das Feld Belegfeld 2 benötigen Sie für die Offene-Posten-Buchführung (OPOS). Sie können in diesem Feld für eine Buchung zusätzliche Angaben zur Fälligkeitsermittlung oder zur Banksteuerung im Zahlungsvorschlag oder eine Belegnummer erfassen. Für die Hauptbuchführung ist dieses Feld ohne Bedeutung. Die Erfassung einer Belegnummer ist zulässig, wenn eine Zahlungseingangs- oder Zahlungsausgangsbuchung bzw. eine Gutschrift vorliegt. Dazu können Sie einen alphanumerischen Wert eingeben (Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben sowie folgende Sonderzeichen: $ & % * + - / ). Andere Zeichen sind unzulässig (insbesondere Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt). Folgende Eingaben können Sie im Belegfeld 2 vornehmen: Ausgangsrechnung (Debitor-Soll-Buchung) Ein abweichendes Fälligkeitsdatum im Format TTMMJJ. Hinweis: Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt Das Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt, ist für Korrekturbuchungen (z. B. geplatzte Lastschrift) möglich. Voraussetzung ist, dass die Buchung auf ein Gegenkonto mit der Funktion Geldkonto erfolgt. Bei Nutzung des Zahlungsvorschlags geben Sie einen Schlüssel ein, bestehend aus 1 bis 4 Stellen: Zwei Stellen von rechts: Festlegen der Zahlungsbedingungen 10-97: bei Nutzung der zentralen Zahlungsbedingungen z.B. Eingabe 15 für ZB 15 Dritte und vierte Stelle von rechts: Mandantenbank 1 bis 99, z.B. Bank 4: Eingabe 400 Die Schlüssel können miteinander kombiniert werden, z.B. Rechnung soll von Bank 44 mit der Zahlungsbedingung 15 beglichen werden: Eingabe 4415. Ausschluss aus dem Zahlungsvorschlag bzw. Mahnwesen: Eingabe einer 9. Eingangsrechnung (Kreditor-Haben-Buchung) Ein abweichendes Fälligkeitsdatum im Format TTMMJJ. Hinweis: Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt Das Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt, ist für Korrekturbuchungen (z. B. geplatzter Scheck) möglich. Voraussetzung ist, dass die Buchung auf ein Gegenkonto mit der Funktion Geldkonto erfolgt. Bei Nutzung des Zahlungsvorschlags geben Sie einen Schlüssel ein bestehend aus 1 bis 4 Stellen: Zwei Stellen von rechts: 1. Stelle Zahlungsartenschlüssel 1 bis 5 (aus MPD oder Kreditorensatz) oder bei Nutzung der zentralen Zahlungsbedingungen Eingabe 10-97. Dritte und vierte Stelle von rechts: Mandantenbank 1 bis 99, z.B. Bank 4: Eingabe 400. Die Schlüssel können miteinander kombiniert werden, z.B. Rechnung soll von Bank 44 mit der Zahlungsbedingung 12 beglichen werden: Eingabe 4412. Ausschluss aus dem Zahlungsvorschlag: Eingabe einer 9. Zahlungsein- bzw. -ausgang oder Gutschrift (Debitor-Haben- bzw. Kreditor-Soll-Buchung) Eine beliebige bis zu 12 Stellen lange Belegnummer, z.B. Bankauszugsnummer, Kassenbuchseite etc. Ausnahme: Unter Stammdaten | Mandantendaten | Registerkarte OPOS | Ordner Basisprogrammdaten | Erfassungsmaske Fälligkeit bei Gutschriften haben Sie der Eintrag 1 Fälligkeit ermitteln geschlüsselt. In diesem Fall werden Gutschriften wie Ein- und Ausgangsrechnungen behandelt (siehe folgenden Hinweis). Ausnahme: Ausschluss aus dem Zahlungsverkehr bzw. Mahnwesen: Eingabe einer 9. Erfassen einer Fälligkeit bei Gutschriften Gutschriften können analog zu Ausgangs- oder Eingangsrechnungen mit den Angaben zur Fälligkeitsermittlung, zur Banksteuerung im Zahlungsvorschlag oder als Ausschlusskriterium erfasst werden. Andere Eingaben werden als Belegnummer interpretiert. Die Eingabe einer Banksteuerung ist nur in Verbindung mit einer Zahlungskondition möglich. Voraussetzung dafür ist, dass Sie für Debitoren bzw. Kreditoren unter Stammdaten | Mandantendaten | Registerkarte OPOS | Ordner Basisprogrammdaten | Erfassungsmaske Fälligkeit bei Gutschriften den Eintrag 1 Fälligkeit ermitteln wählen. Als Gutschriften gelten alle Guthaben-Posten, die im Gegenkonto kein Geldkonto betreffen. Gutschriften, die als Generalumkehr gebucht werden, können ebenfalls mit einer Fälligkeit versehen werden. Wenn Sie eine Gutschrift ohne Eingabe im Feld Belegfeld 2 oder mit einer Belegnummer erfassen, wird keine Fälligkeit ermittelt. Diese Funktion gilt ausschließlich für die OPOS-Auswertungen am PC (nicht für die Auswertungen im Rechenzentrum).

B.3)12. Übersicht der Feldformate für die Eingabefelder der Buchungszeile Bei der Erfassung von Buchungssätzen stehen Ihnen die Eingabefelder mit folgenden Feldformaten zur Verfügung: Felderweiterungen Feldbezeichnung Format WKZ alle Währungen Umsatz (Eingabebetrag) 10.2 (10 Stellen, 2 Nachkommastellen) Konto / Gegenkonto max. 8 (bei Sachkonten); max. 9 (bei Personenkonten) Skonto 8.2 (8 Stellen, zwei Nachkommastellen) Belegfeld 1 (Rechnungsnummer) alphanumerisch 12 Stellen Belegfeld 2 (Belegnummer) alphanumerisch 12 Stellen KOST1 alphanumerisch 8 Stellen KOST2 alphanumerisch 8 Stellen KOST-Menge 9.2 (9 Stellen, 2 Nachkommastellen) Zusatzinformationen (max. 8 Pärchen) Informationsart: alphanumerisch 20 Stellen Informationsinhalt: alphanumerisch 210 Stellen Abweichende Formate der KOST-Felder i.V.m. dem SKR 14 Wenn Sie den SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe geschlüsselt haben, besitzen die KOST-Felder abweichende Formate. Siehe hierzu: Erfassung von Mengen (Stück/Gewicht) und BZW-Nummer Hinweise zur Erfassung und Darstellung der Kontonummern Sie erfassen die Kontonummern, indem Sie alle Stellen ohne Komma normal eingeben. Für die Anzeige und den Druck der Kontonummern erfolgt die Ausgabe mit einem Blank (Leerfeld) nach der 4. Stelle bei Sachkonten bzw. nach der 5. Stelle bei Personenkonten. Die folgende Tabelle enthält hierzu Beispiele: Sachkontolänge des Kontos 458 PKW 320 320 0 320 0000 Kasse 1000 1000 0 1000 0000 Erlöse 8400 8400 0 8400 0000 Debitor 10000 10000 0 10000 0000

(Tabelle! S. PDF!) B.3)13. Übersicht Bildschirmelemente beim Dialogbuchen (Standardmodus) Das Fenster besteht aus einem oberen und unteren Bildschirmbereich: Oberer Bildschirmbereich: Im oberen Teil kann alternativ die Primanota, das FIBU-Konto oder das OPOS-Konto (nur bei OPOS-Mandanten) angezeigt werden. Die Einstellung hierfür treffen Sie, indem Sie im Menüpunkt Ansicht die gewünschte Alternative wählen. In der Primanota-Ansicht sehen Sie sämtliche Angaben zu den erfassten Buchungssätzen. In der Spalte HK sehen Sie ggf. die Herkunft von Buchungssätzen aus einer Erfassungsdatei, die Sie z.B. in der Stapelverarbeitung übernommen haben. Wenn Sie die Auswirkungen einer Buchung auf ein konkretes FIBU- oder OPOS-Konto sehen möchten, stellen Sie die entsprechende Ansicht ein. Sie können den Inhalt der gewählten Ansicht (Primanota oder Konto) auch direkt drucken. Unterer Bildschirmbereich: Sie erfassen oder ändern Buchungssätze und geben weitere buchungsrelevante und buchungssteuernde Daten wie Kontenbeschriftungen ein. Sie können die Abstimm- und Gruppensumme setzen, Informationen zu EU-Buchungen eingeben, Zusatzinformationen hinterlegen, ein Gegenkonto bzw. Konto auswählen und Beschriftungen zu Sach- und Personenkonten erfassen. In der Statuszeile erhalten Sie Informationen zu Einstellungen, die Sie ändern können: Sie sehen den aktuellen Buchungsmodus, in dem Sie sich befinden (Standardmodus, OPOS-Rechnungen bzw. -Zahlungen, evtl. Sammelzahlung). Sie erkennen, ob Sie die Korrektur eines Buchungssatzes durchführen, ob Sie die Belegautomatik und Kassenminusprüfung aktiviert haben, und ob der Cursor mit der -Taste in den Anzeigebereich übernommen wurde. Weitere Einstellungen können Sie im Menüpunkt Bearbeiten | Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern, Vorlauf wechseln). Fremdwährungs-Fähigkeit Die Basiswährung sehen Sie im Statusbereich am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie eine Buchung abweichend von der Basiswährung erfasst haben, sehen Sie in der Primanota in der Spalte WKZ (hinter der Buchungssatznummer) die Währung. In den Spalten WKZ, Basisw.-Umsatz und Kurs (am Ende der Primanota) können Sie die Basiswährung, den Umsatz umgerechnet in die Basiswährung sowie ggfs. den Umrechnungskurs (wenn eine Nicht-EWU-Währung verwendet wurde) erkennen. Wenn Sie beim FIBU- bzw. OPOS-Konto auch den Eingabebetrag sehen möchten (für Kontrollzwecke, wenn die Eingabewährung von der Basiswährung abweicht), aktivieren Sie unter Eigenschaften in der Registerkarte Auswertung das Kontrollkästchen Ansicht Konten mit Eingabebetrag. Im Anzeigefeld Saldo sehen Sie die aktuellen Kontensalden in der Basiswährung.

B.3)14. Übersicht Bildschirmelemente beim Dialogbuchen (Modus OPOS-Rechnungen) Das Fenster besteht aus einem oberen und unteren Bildschirmbereich: Oberer Bildschirmbereich: Im oberen Teil kann alternativ das OPOS-Konto (Standardeinstellung), die Primanota oder das FIBU-Konto angezeigt werden. Die Einstellung hierfür treffen Sie, indem Sie im Menüpunkt Ansicht die gewünschte Alternative wählen. In der Primanota-Ansicht sehen Sie alle erfassten Buchungssätze. Wenn Sie die Auswirkungen einer Buchung auf ein konkretes

FIBU- oder OPOS-Konto sehen möchten, stellen Sie die entsprechende Ansicht ein. Sie können den Inhalt der gewählten Ansicht (Primanota oder Konto) auch direkt drucken. Unterer Bildschirmbereich: Sie erfassen oder ändern Buchungssätze und geben weitere buchungsrelevante und buchungssteuernde Daten wie Kontenbeschriftungen ein. Sie können die Abstimm- und Gruppensumme setzen, Informationen zu EU-Buchungen eingeben, Zusatzinformationen hinterlegen, ein Gegenkonto bzw. Konto auswählen und Beschriftungen zu Sach- und Personenkonten erfassen. Sie können mit der Schaltfläche OPOS-Suche unter Verwendung unterschiedlicher Suchkriterien nach einem OPOS-Konto suchen. Wenn Sie einen Buchungssatz abschließen, wird automatisch das Dialogfenster OPOS-Suche geöffnet. Sie können es mit schließen. Zur Primanota wechseln Sie mit der Schaltfläche Primanota, um z.B. einen Buchungssatz zu korrigieren. In der Statuszeile erhalten Sie Informationen zu Einstellungen, die Sie ändern können: Sie sehen den aktuellen Buchungsmodus, in dem Sie sich befinden (Standardmodus, OPOS-Rechnungen bzw. -Zahlungen, evtl. Sammelzahlung). Sie erkennen, ob Sie die Korrektur eines Buchungssatzes durchführen, ob Sie die Belegautomatik und Kassenminusprüfung aktiviert haben, und ob der Cursor mit der -Taste in den Anzeigebereich übernommen wurde. Weitere Einstellungen können Sie unter Bearbeiten | Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern, Vorlauf wechseln). Fremdwährungs-Fähigkeit Die Basiswährung sehen Sie im Statusbereich am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie eine Buchung abweichend von der Basiswährung erfasst haben, sehen Sie in der Primanota in der Spalte WKZ (hinter der Buchungssatznummer) die Währung. In den Spalten WKZ, Basisw.-Umsatz und Kurs (am Ende der Primanota) können Sie die Basiswährung, den Umsatz umgerechnet in die Basiswährung sowie ggfs. den Umrechnungskurs (wenn eine Nicht-EWU-Währung verwendet wurde) erkennen. Wenn Sie beim FIBU- bzw. OPOS-Konto auch den Eingabebetrag sehen möchten (für Kontrollzwecke, wenn die Eingabewährung von der Basiswährung abweicht), aktivieren Sie unter Eigenschaften in der Registerkarte Auswertung das Kontrollkästchen Ansicht Konten mit Eingabebetrag. Im Anzeigefeld Saldo sehen Sie die aktuellen Kontensalden in der Basiswährung.

B.3)15. Übersicht Bildschirmelemente beim Dialogbuchen (Modus OPOS-Zahlungen) Das Fenster besteht aus einem oberen und unteren Bildschirmbereich: Oberer Bildschirmbereich: Im oberen Teil kann alternativ das OPOS-Konto (Standardeinstellung), die Primanota oder das FIBU-Konto angezeigt werden. Die Einstellung hierfür treffen Sie, indem Sie im Menüpunkt die gewünschte Alternative wählen. In der Primanota-Ansicht sehen Sie alle erfassten Buchungssätze. Wenn Sie die Auswirkungen einer Buchung auf ein konkretes FIBU- oder OPOS-Konto sehen möchten, stellen Sie die entsprechende Ansicht ein. Sie können den Inhalt der gewählten Ansicht (Primanota oder Konto) auch direkt drucken. Unterer Bildschirmbereich: Sie erfassen oder ändern Buchungssätze und geben weitere buchungsrelevante und buchungssteuernde Daten wie Kontenbeschriftungen ein. Sie können die Abstimm- und Gruppensumme setzen, Informationen zu EU-Buchungen eingeben, Zusatzinformationen hinterlegen, ein Gegenkonto bzw. Konto auswählen und Beschriftungen zu Sach- und Personenkonten erfassen. Sie können mit der OPOS-Suche unter Verwendung unterschiedlicher Suchkriterien nach einem OPOS-Konto suchen und über das Dialogfenster OPOS-Suche die Sammelzahlung zu starten. Wenn Sie einen Buchungssatz abschließen, wird automatisch das Dialogfenster OPOS-Suche geöffnet. Sie können es mit schließen. Zur Primanota wechseln Sie mit der Schaltfläche Primanota, um z.B. einen Buchungssatz zu korrigieren. In der Statuszeile erhalten Sie Informationen zu Einstellungen, die Sie ändern können: Sie sehen den aktuellen Buchungsmodus, in dem Sie sich befinden (Standardmodus, OPOS-Rechnungen bzw. -Zahlungen, evtl. Sammelzahlung). Sie erkennen, ob Sie die Korrektur eines Buchungssatzes durchführen, ob Sie die Belegautomatik und Kassenminusprüfung aktiviert haben, und ob der Cursor mit der -Taste in den Anzeigebereich übernommen wurde. Weitere Einstellungen können Sie im Menüpunkt Bearbeiten | Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern, Vorlauf wechseln). Fremdwährungs-Fähigkeit Die Basiswährung sehen Sie im Statusbereich am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie eine Buchung abweichend von der Basiswährung erfasst haben, sehen Sie in der Primanota in der Spalte WKZ (hinter der Buchungssatznummer) die Währung. In den Spalten WKZ, Basisw.-Umsatz und Kurs (am Ende der Primanota) können Sie die Basiswährung, den Umsatz umgerechnet in die Basiswährung sowie ggfs. den Umrechnungskurs (wenn eine Nicht-EWU-Währung verwendet wurde) erkennen. Wenn Sie beim FIBU- bzw. OPOS-Konto auch den Eingabebetrag sehen möchten (für Kontrollzwecke, wenn die Eingabewährung von der Basiswährung abweicht), aktivieren Sie unter Eigenschaften in der Registerkarte Auswertung das Kontrollkästchen Ansicht Konten mit Eingabebetrag. Im Anzeigefeld Saldo sehen Sie die aktuellen Kontensalden in der Basiswährung.

B.4) Buchungsabläufe optimieren B.4)1. Ansicht ändern So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Im oberen Bildschirmbereich können Sie die Primanota, das FIBU-Konto und bei OPOS-Mandanten auch das OPOS-Konto einblenden. Daneben können Sie ggfs. bei der Übernahme von elektronischen Bankkontoumsätzen und vorerfasster Kassen die Buchungsvorschlagsliste anzeigen. Anzeige des Gegenkontos im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen und -Rechnungen Wenn Sie die Ansicht auf das FIBU- bzw. OPOS-Konto ändern, wird das Konto angezeigt, das Sie im Gegenkonto

zuletzt bebucht haben. Im Buchungsmodus Standardbuchen ist der in den Eigenschaften eingestellte Bezug maßgeblich für den Inhalt des FIBU- bzw. OPOS-Kontos. So ändern Sie die Ansicht 1 Wählen Sie Ansicht | Primanota oder Ansicht | FIBU-Konto oder Ansicht | OPOS-Konto oder Ansicht | Buchungsvorschlagsliste. Die entsprechende Ansicht wird eingeblendet. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Sie erhalten das Register Eigenschaften. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das jeweilige Symbol für die Ansicht. 2 Wählen Sie in der Registerkarte Ansicht den Schaltknopf für die gewünschte Ansicht und klicken Sie auf OK. Das Register Eigenschaften wird geschlossen; die entsprechende Ansicht wird eingeblendet.

B.4)2. Buchungsmodus ändern So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Für die Eingabe der Buchungen gibt es drei Buchungsmodi: Standardbuchen Dieser Modus steht immer zur Verfügung. OPOS-Rechnungen Dieser Modus steht nur bei Nutzung von OPOS zur Verfügung. In diesem Modus wird insbesondere die Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützt. Diese Vorgänge können jedoch auch im Standardbuchen erfasst werden. OPOS-Zahlungen Dieser Modus steht nur bei Nutzung von OPOS zur Verfügung. In diesem Modus wird insbesondere die Erfassung von Bankbuchungen unterstützt. Diese Vorgänge können jedoch auch im Standardbuchen erfasst werden. So ändern Sie den Buchungsmodus Wählen Sie Ansicht | Standardbuchen oder Ansicht | OPOS-Rechnungen oder Ansicht | OPOS-Zahlungen. Es wird in den entsprechenden Buchungsmodus umgeschaltet. Im Buchungsmodus OPOS-Rechnungen wird das Dialogfenster OPOS-Suche geöffnet, in dem Sie einen Suchbegriff für ein Suchkriterium erfassen können. Im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen wird das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für OPOS-Zahlungen geöffnet, in dem Sie das zu buchende Geldkonto auswählen. Danach befinden Sie sich im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen und können im Dialogfenster OPOS-Suche einen Suchbegriff erfassen. Buchen ohne OPOS-Suchmaske Wenn Sie die OPOS-Suchmaske dauerhaft ausblenden möchten, betätigen Sie oder . Sie können dann Sachkonten im Modus OPOS-Zahlungen eingeben, ohne dass das Dialogfenster OPOS-Suche eingeblendet wird. Wenn Sie wieder Personenkonten bebuchen möchten und die OPOS-Suchmaske dazu benötigen, rufen Sie mit oder über die Schaltfläche OPOS-Suche das Dialogfenster auf.

B.4)3. Buchungen aufteilen So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Um Buchungen zu erfassen, die sich aus mehreren Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder unterschiedlichen Steuersätzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Aufteilen. Mit Hilfe der Aufteilung können Sie Buchungen einfacher erfassen. Sie können je nach Beleg die Einzelbuchungssätze des aufzuteilenden Beleges mit Netto- oder Brutto-Werten erfassen. Das Aufteilen ist im Modus Standardbuchen und OPOS-Rechnungen möglich. So teilen Sie Buchungen auf 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufteilen. --ODER-Wählen Sie Ansicht | Aufteilen. --ODER-Betätigen Sie die Tastenkombination + . Sie erhalten das Dialogfenster Aufteilen beginnen. Bereits in der Buchungszeile vorbelegte Felder sind im Dialogfenster vorbelegt. 2 Erfassen Sie im Dialogfenster Aufteilen beginnen in den Eingabefeldern die Daten zur Aufteilung und schließen Sie die Eingaben mit OK ab. Sie befinden sich wieder in der Buchungserfassung; die Buchungszeile ist optisch hervorgehoben und mit den eingegebenen Daten im Dialogfenster Aufteilen beginnen vorbelegt. Der Gesamtbetrag und der Restbetrag der Aufteilung wird als Kontrollinstrument angezeigt. 3 Geben Sie jetzt die aufzuteilenden Buchungen ein. Programmseitig werden Sie bei der Aufteilung unterstützt; ggfs. erhalten Sie automatisch das Dialogfenster Aufteilen beenden. 4 Um die Aufteilung zu beenden oder einen anderen Gesamtbetrag zu erfassen, klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Aufteilen bzw. wählen Ansicht | Aufteilen. Sie erhalten das Dialogfenster Aufteilen beenden, in dem Sie das weitere Vorgehen durch verschiedene Optionen festlegen können.

B.4)4. Buchung aufteilen beginnen So gelangen Sie zum Dialogfenster Aufteilen beginnen

Um Buchungen zu erfassen, die sich aus mehreren Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder unterschiedlichen Steuersätzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Aufteilen. Mit Hilfe der Aufteilung können Sie Buchungen einfacher erfassen. Sie können je nach Beleg die Einzelbuchungssätze des aufzuteilenden Beleges mit Netto- oder Brutto-Werten erfassen. Im Dialogfenster Aufteilen beginnen geben Sie die Kriterien für die Aufteilung ein. Alle bereits in der Buchungszeile erfassten Felder sind in diesem Dialogfenster vorbelegt. So beginnen Sie die Aufteilung einer Buchung 1 Geben Sie im Feld Bruttogesamtbetrag den Zahlbetrag ein. Um einen Soll- bzw. Haben-Betrag zu erzeugen, verlassen Sie das Feld mit bzw. mit . Der Bruttogesamtbetrag wird anschließend angezeigt und dient als Kontrollinstrument, um alle Einzelpositionen der Aufteilung richtig verbuchen zu können. 2 Um ein fixes Konto in der Buchungszeile festzulegen, aktivieren Sie den Schaltknopf Konto bzw. Gegenkonto. Geben Sie anschließend die Kontonummer ein bzw. öffnen Sie das Dialogfenster Auswahl Konto (Gegenkonto) und wählen Sie aus der Liste die gewünschte Kontonummer. Es kann nur entweder das Konto oder das Gegenkonto als fixes Konto definiert werden. Das fehlende Konto für einen vollständigen Buchungssatz erfassen Sie in der Buchungszeile. Die Buchungssätze für die einzeln aufzuteilenden Positionen erfassen Sie ebenfalls in der Buchungszeile. 3 Geben Sie im Feld Datum das Buchungsdatum ein. 4 Geben Sie ggfs. in den restlichen Feldern Werte ein oder ändern Sie die vorhandenen Werte. 5 Legen Sie fest, ob die Umsatzerfassung in der Buchungszeile mit Brutto- oder Netto-Umsätzen erfolgen soll. Wählen Sie den Schaltknopf Netto, wenn die Positionen des aufzuteilenden Beleges als Netto-Beträge (ohne Steuer) ausgewiesen sind. Wählen Sie Brutto, wenn die Positionen des aufzuteilenden Beleges als Brutto-Beträge (inkl. Steuer) ausgewiesen sind. Wenn Sie Netto gewählt haben, wird aus dem in der Buchungszeile eingegebenen Netto-Wert unter Berücksichtigung des BU-Schlüssels bzw. des Automatikkontos der Brutto-Wert errechnet. 6 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. Sie befinden sich in der Buchungserfassung im Modus Aufteilen, in der die Buchungszeile optisch hervorgehoben ist. Alle im Dialogfenster Aufteilen beginnen erfassten Felder mit Ausnahme des Bruttogesamtbetrages sind in der Buchungszeile vorbelegt.

B.4)5. Bruttogesamtbetrag in der Aufteilung ändern So gelangen Sie zum Dialogfenster Bruttogesamtbetrag ändern Bevor Sie die Aufteilung beenden, können Sie den Gesamtbetrag ändern. Sie können anschließend die Aufteilung mit dem neuen Betrag fortsetzen und weitere Korrekturen vornehmen. So ändern Sie den Gesamtbetrag 1 Ändern Sie im Feld Bruttogesamtbetrag den Zahlbetrag. Um einen Soll- bzw. Haben-Betrag zu erzeugen, verlassen Sie das Feld mit bzw. mit . 2 Klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Aufteilen beenden, in dem Sie eine neue Teilbuchung erfassen und somit die Aufteilung fortsetzen können.

B.4)6. Aufteilen beenden durchführen So gelangen Sie zum Dialogfenster Aufteilen beenden Im Dialogfenster Aufteilen beenden können Sie die Aufteilung abschließen. Sie können das Dialogfenster jederzeit während des Buchens aufrufen; je nach Stand der Buchungen erscheint das Dialogfenster mit unterschiedlichen Alternativen. Sie haben verschiedene Möglichkeiten: Rest als Skonto verbuchen (nur, wenn in der Summe mehr gebucht wurde als Gesamtbetrag erfasst wurde): Das Dialogfenster Aufteilen beenden wird geschlossen. In der Buchungszeile wird ein Buchungssatz je nach Buchungssachverhalt mit gewährtem Skonto oder erhaltenem Skonto vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann bestätigt oder verändert werden. Restbetrag letzter Teilbuchung zuschlagen und Aufteilung beenden (wenn noch ein positiver Restbetrag übrig ist): Es ist bereits mindestens eine Teilbuchung erfasst worden und ein positiver Restbetrag vorhanden. Die Aufteilung wird beendet und der Restbetrag wird der zuletzt erfassten Buchung zugeschlagen. Neue Teilbuchung erfassen: Das Dialogfenster Aufteilen beenden wird geschlossen. Die Aufteilung ist noch nicht beendet, da in der Buchungszeile eine neue Teilbuchung erfasst werden kann. Aufteilung verwerfen: Die Aufteilung wird beendet, und alle bisher innerhalb der Aufteilung erfassten Buchungen werden gelöscht. Alle Buchungen der Aufteilung löschen: Die Aufteilung wird nicht beendet aber alle bisher innerhalb der Aufteilung erfassten Buchungen werden gelöscht. Aufteilung beenden bzw. Aufteilung trotz Abweichung beenden (Letzteres nur möglich, wenn noch nicht der gesamte Betrag gebucht wurde): Sie können die Aufteilung beenden, wenn der Restbetrag Null ist, bzw. trotz Abweichung beenden, wenn ein Restbetrag vorhanden ist. So beenden Sie die Aufteilung 1 Um den Bruttogesamtbetrag für die Aufteilung zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Betrag ändern. Sie erhalten das Dialogfenster Bruttogesamtbetrag ändern. 2 Aktivieren Sie den Schaltknopf für die gewünschte Alternative. 3 Klicken Sie auf OK. Die Aufteilung wird je nach gewählter Alternative fortgesetzt oder beendet.

B.4)7. Sammelzahlung durchführen So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen

Die Sammelzahlung ermöglicht Ihnen eine komfortable Verbuchung für Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Handlungsschritt beglichen werden sollen. Wenn ein Kunde z.B. drei Rechnungen gemeinsam zahlt, müssen für den Umsatz auf dem Bankbeleg mehrere Buchungssätze eingegeben werden. Mittels der Sammelzahlung können Sie komfortabel diesen Vorgang auf verschiedenen OPOS- und/oder Sachkonten verbuchen. Sie aktivieren die Sammelzahlung im Modus OPOS-Zahlungen. Nachträglicher Ausgleich von offenen Posten bei unterschiedlichen Rechnungsnummern So führen Sie die Sammelzahlung durch, wenn diese mehrere Konten betrifft 1 Wählen Sie Ansicht | OPOS-Zahlungen. Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für OPOS-Zahlungen. 2 Wählen Sie im Dialogfenster Auswahl Geldkonto für OPOS-Zahlungen das Geldkonto. Es wird das Fenster OPOS-Suche geöffnet. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Sammelzahlung. Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung. 4 Geben Sie im Dialogfenster Sammelzahlung den Zahlbetrag sowie ggfs. den Skontobetrag ein. Geben Sie das Datum und ggfs. weitere Buchungsdaten ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Skontoautomatik, wenn der Skontobetrag bei jeder Buchung vorgeschlagen werden soll. Klicken Sie im Dialogfenster Sammelzahlung auf OK. Die Einstiegsmaske für die Sammelzahlung wird geschlossen; das Dialogfenster OPOS-Suche für die Eingabe eines Kontos wird geöffnet. Die Buchungszeile optisch hervorgehoben. Als Kontrollinstrument wird der Restzahlbetrag und Skonto der Sammelzahlung angezeigt. 5 Geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche ein OPOS-Konto ein und klicken Sie auf OK. Wenn mehrere offene Posten auf dem gewählten OPOS-Konto vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster Rechnungsauswahl. Falls nur ein offener Posten auf einem Personenkonto vorhanden ist, wird der Ausgleich des offenen Postens sofort in der Buchungszeile als Vorschlag angezeigt. 6 Doppelklicken Sie in der Auswahl auf die Rechnungsnummer oder auf den Debitor bzw. Kreditor, den Sie übernehmen möchten. Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen / Dialogerfassen für Vorlauf.... Die Daten werden in die Buchungszeile übernommen. 7 Buchen Sie den Zahl- bzw. Skontobetrag. Sie erhalten automatisch das Dialogfenster Sammelzahlung beenden. --ODER-Falls die Sammelzahlung nur für ein Personenkonto durchgeführt wird, geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche ein OPOS-Konto mit mehreren offenen Posten ein. Anschließend wählen Sie im Dialogfenster Rechnungsauswahl für Konto mehrere Rechnungen. Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung, in dem der Zahlbetrag, der sich aus der Multiselektion der Rechnungen ergibt, vorbelegt ist. Schließen Sie das Fenster mit OK. Die Zahlungen werden zu den gewählten Rechnungen automatisch gebucht und das Dialogfenster Sammelzahlung beenden wird angezeigt. Skontobetrag in der Sammelzahlung Der Skontobetrag kann innerhalb der Sammelzahlung entweder in einer Summe (Skonto an Bank) oder einzeln über die Skontospalte gebucht werden. Fall 1: Keine Eingabe des Gesamtskontobetrags im Dialogfenster Sammelzahlung Der Skontobetrag wird in einer Summe mit der Buchung Skonto an Bank ausgebucht. Die einzelnen Rechnungen werden in voller Höhe ausgebucht, so dass ein negativer Restzahlbetrag entsteht. Danach kann in Höhe des Restbetrags eine Skontodifferenz an Bank bzw. eine Zahlbetragsdifferenz per Saldo an Bank eingegeben werden. Alternativ kann der Skontobetrag einer bestimmten Rechnung über die Skontospalte zugeordnet oder auf mehrere Rechnungen einzeln verteilt werden. Sie rufen dazu die Skontoprüfung mit oder Bearbeiten | Skontoprüfung auf. Die einzelnen gebuchten Skontobeträge werden in der Statuszeile angezeigt. Fall 2: Eingabe des Gesamtskontobetrages im Dialogfenster Sammelzahlung Wenn Sie den Gesamt-Skontobetrag eingeben, können Sie das Skonto in einer Summe oder einzeln über die Skontospalte ausbuchen. Wenn die Skontoautomatik eingeschaltet ist, erfolgt die anteilige Umsatzminderung automatisch und das Skontofeld in der Buchungszeile wird mit dem Skontobetrag gefüllt. Ohne Skontoautomatik kann für jeden Buchungssatz durch direkte Eingabe der Umsatz vermindert werden und mittels Skontoprüfung die Skontoprüfung angestoßen werden, um ggfs. den Skontobetrag in die Buchungszeile zu übernehmen.

B.4)8. Sammelzahlung starten So gelangen Sie zum Dialogfenster Sammelzahlung Mit Hilfe der Sammelzahlung können Sie mehrere offene Rechnungen in einem Arbeitsschritt begleichen. Sie machen hier Angaben zur Durchführung der Sammelzahlung. So starten Sie die Sammelzahlung 1 Geben Sie den Zahlbetrag ein. Wenn Sie zuvor im Dialogfenster Rechnungsauswahl mehrere Rechnungen ausgewählt haben, ist dieses Feld mit der Summe dieser Rechnungen vorbelegt. Lösen Sie nach Eingabe des Betrages eine Soll- bzw. Habenbuchung aus (Soll durch -Taste, Haben durch -Taste). 2 Geben Sie im Feld Skontobetrag einen Betrag ein. --ODER-Wenn Sie den vom Programm vorgeschlagenen Zahlbetrag vermindert haben, können Sie den Skontobetrag berechnen lassen. Klicken Sie dazu auf das Symbol bzw. drücken Sie die Taste . Programmseitig wird ein Skontobetrag ermittelt sowie der Prozentsatz vom Zahlbetrag angezeigt. Das Kontrollkästchen Skontoautomatik ist automatisch aktiviert. Bei aktiver Skontoautomatik wird die anteilige Umsatzminderung programmseitig ermittelt. 3 Geben Sie das Datum ein (zwingende Eingabe). 4 Geben Sie in den restlichen Eingabefeldern gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen ein. 5 Klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster wird geschlossen. Sie befinden sich im Buchungsmodus Sammelzahlung und können buchen. Skontobetrag in der Sammelzahlung

Der Skontobetrag kann innerhalb der Sammelzahlung entweder summarisch (Skonto an Bank) oder einzeln über die Skontospalte gebucht werden. Fall 1: Keine Eingabe des Gesamtskontobetrags Der Skontobetrag wird summarisch mit der Buchung Skonto an Bank ausgebucht. Die einzelnen Rechnungen werden in voller Höhe ausgebucht, so dass ein negativer Restzahlbetrag entsteht. Danach kann in Höhe des Restbetrags eine Skontodifferenz an Bank bzw. eine Zahlbetragdifferenz per Saldo an Bank eingegeben werden. Alternativ kann der Skontobetrag einer bestimmten Rechnung über die Skontospalte zugeordnet oder auf mehrere Rechnungen einzeln verteilt werden. Sie rufen dazu die Skontoprüfung mit oder Bearbeiten | Skontoprüfung auf. Die einzelnen gebuchten Skontobeträge werden in der Statuszeile angezeigt. Wenn kein Gesamtskonto eingegeben wurde, wirkt die Skontoautomatik nicht. Fall 2: Eingabe des Gesamtskontobetrages Wenn Sie den Gesamt-Skontobetrag eingeben, können Sie das Skonto summarisch oder einzeln über die Skontospalte ausbuchen. Wenn das Skonto ausgebucht wird, rufen Sie die Skontoprüfung mit auf. Bei verminderten Umsatz erfolgt die übliche Skontoprüfung; ohne vorgeschlagenen Umsatz wird ein Skontovorschlag im Verhältnis Restskonto / Verfügung bezogen auf den vorgeschlagenen Umsatz angezeigt. Wenn die Skontoautomatik eingeschaltet ist, erfolgt die anteilige Umsatzminderung automatisch. Bei werden die Skontokonditionen angezeigt.

B.4)9. Einzelne Rechnung auswählen So gelangen Sie zum Fenster Rechnungsauswahl für Konto Wenn Sie im Dialogfenster OPOS-Suche als Suchfeld eine Kontonummer eingegeben haben und wenn für diese Kontonummer mehrere offene Rechnungen vorliegen, werden diese hier angezeigt. Suchen bei vielen Rechnungen Wenn eine umfangreiche Liste mit Rechnungen angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein. So wählen Sie eine Rechnung aus 1 Geben Sie im Feld Re-Nr. die gewünschte Rechnungsnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der -Taste (bzw. durch Klicken auf OK) oder der Taste . --ODER-Markieren Sie die gewünschte Rechnung und bestätigen Sie die Eingabe mit der -Taste (bzw. durch Klicken auf OK) oder doppelklicken Sie auf die markierte Rechnung. Das Dialogfenster wird geschlossen; die ausgewählte Rechnung wird zur Bestätigung in die Buchungszeile übernommen.

B.4)10. Mehrere Rechnungen für Sammelzahlung auswählen So gelangen Sie zum Fenster Rechnungsauswahl für Konto Wenn Sie im Dialogfenster OPOS-Suche als Suchfeld eine Kontonummer eingegeben haben und wenn für diese Kontonummer mehrere offene Rechnungen vorliegen, werden diese hier angezeigt. Sie möchten mehrere Rechnungen auswählen und in Form der Sammelzahlung begleichen. Suchen bei vielen Rechnungen Wenn eine umfangreiche Liste mit Rechnungen angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein. Informationen zur Sammelzahlung Wenn Sie mehrere Rechnungen mittels der Sammelzahlung begleichen möchten, erhalten Sie zu Ihrer Unterstützung folgende Informationen: Zahlbetrag gesamt: Diesen Betrag haben Sie als Zahlbetrag im Dialogfenster Sammelzahlung eingegeben. Gebuchte Rechnungen: Diese Summe zeigt alle Rechnungen, die während der Sammelzahlung bereits ausgeglichen wurden. Selektierte Rechnungen: Diese Rechnungen haben Sie aktuell in der Auswahl markiert (Anzeige der Summe). Restzahlbetrag bzw. Unterzahlung: Dieser Betrag wird automatisch ermittelt als Differenz zwischen dem Zahlbetrag sowie den gebuchten und selektierten Rechnungen. So wählen Sie mehrere Rechnungen für die Sammelzahlung aus 1 Geben Sie im Feld Re-Nr. die gewünschte Rechnungsnummern ein, indem Sie jeweils durch Komma getrennt (Komma-Taste im Nummernblock) die einzelnen Rechnungen auswählen (z.B. 1,2,4,6; nach erfolgter Eingabe einer Rechnungsnummer mit Komma wird die Rechnung markiert). Betätigen Sie nach der Eingabe aller gewünschten Rechnungen die -Taste bzw. klicken Sie auf OK. --ODER-Markieren Sie die gewünschten Rechnungen in der Übersicht. Wie Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig markieren, erfahren Sie unter Mit Maus und Tastatur markieren. Wenn Sie alle Rechnungen markiert haben, betätigen Sie die -Taste bzw. klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung, in dem Sie die Sammelzahlung starten. Das Feld Zahlbetrag gesamt ist mit der Summe der selektierten Rechnungen vorbelegt. Ausnahme: Wenn in der Rechnungsauswahl bereits das Feld Zahlbetrag gesamt gefüllt wurde, wird dieser Inhalt in das Dialogfenster Sammelzahlung übernommen. Nach Bestätigung werden die selektierten Rechnungen automatisch gebucht. Führt die Sammelzahlung dazu, dass die Rechnungen ausgeglichen sind, können Sie die Sammelzahlung beenden; andernfalls wählen Sie in der OPOS-Suche einen anderen Debitor bzw. Kreditor zum vollständigen Ausgleich.

B.4)11. Für mehrere Geschäftspartner Skonto pro Personenkonto erfassen So gelangen Sie zum Fenster Rechnungsauswahl für Konto

Mit Hilfe der Felder Zahlbetrag gesamt und Zahlbetrag anteilig können Sie zu den in der Rechnungsauswahl selektierten Rechnungen direkt den Zahlbetrag erfassen. Dieser Zahlbetrag wird dann für den Ausgleich der selektierten Rechnungen verwendet. So erfassen Sie für mehrere Geschäftspartner das Skonto pro Personenkonto 1 Geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche das erste Personenkonto der Sammelzahlung ein. Es öffnet sich die Rechnungsauswahl (Ausnahme: es gibt nur einen offenen Posten auf dem Personenkonto). 2 Erfassen Sie in der Rechnungsauswahl im Feld Zahlbetrag gesamt den Zahlbetrag vom Bankauszug. 3 Wählen Sie die gezahlte(n) Rechnung(en) aus der Liste, indem Sie diese mit der Maus markieren oder die Rechnungsnummer(n) in das Feld Re-Nr.: oberhalb der Liste eingeben. 4 Vergleichen Sie den tatsächlichen Zahlbetrag an den Geschäftspartner mit dem Betrag auf der linken Seite im Feld selektierte Rechnungen. 5 Wenn die Rechnungen mit Skonto gezahlt wurden, können Sie den tatsächlichen Zahlbetrag in das Feld Zahlbetrag anteilig eingeben. Es werden Ihnen ein Unterzahlungsbetrag und die Differenz prozentual angezeigt. 6 Um den Unterzahlungsbetrag gleichmäßig auf alle Rechnungen als Skonto zu verteilen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen als Skonto übernehmen. 7 Schließen Sie die Rechnungsauswahl mit OK. Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung starten. Das Feld Zahlbetrag gesamt ist mit dem Wert Zahlbetrag gesamt aus der Rechnungsauswahl vorbelegt. 8 Ergänzen Sie noch weitere Angaben (Datum, Text usw.), die für alle Buchungen der Sammelzahlung relevant sind. 9 Klicken Sie auf OK. Die Rechnungen werden ausgeglichen. Sie können jetzt die Sammelzahlung für die weiteren Geschäftspartner fortsetzen. Wenn Geschäftspartner ohne Skonto gezahlt wurden, markieren Sie die Rechnungen in der Liste der Rechnungsauswahl. Eine Eingabe in das Feld Zahlbetrag anteilig ist dann nicht notwendig. Buchungsvorschlag Bei einem Buchungsvorschlag ist das Feld Zahlbetrag gesamt in jedem Fall mit dem Bankkontoumsatz gefüllt und kann nicht geändert werden. Unterschiedliche Skontozuordnung Wenn an einen Geschäftspartner mehrere Rechnungen gezahlt wurden, die unterschiedlich bei der Skontozuordnung behandelt werden sollen, geben Sie die Zahlbeträge einzeln zur jeweiligen Rechnung ein.

B.4)12. Anzahlung in der Rechnungsauswahl erfassen So gelangen Sie zum Fenster Rechnungsauswahl für Konto Sie können in der Rechnungsauswahl auch eine Anzahlung erfassen. So erfassen Sie eine Anzahlung in der Rechnungsauswahl 1 Geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche das Personenkonto ein. Es öffnet sich die Rechnungsauswahl (Ausnahme: es gibt nur einen offenen Posten auf dem Personenkonto). 2 Erfassen Sie im Feld Zahlbetrag gesamt oder während der Sammelzahlung im Feld Zahlbetrag anteilig den Anzahlungsbzw. Teilzahlungsbetrag. 3 Wählen Sie die Rechnung aus der Liste, indem Sie diese mit der Maus markieren oder die Rechnungsnummer in das Feld Re-Nr.: oberhalb der Liste eingeben. 4 Klicken Sie auf OK. Die Rechnungsauswahl wird geschlossen; der eingegebene Zahlbetrag wird als Umsatz in die Buchungszeile übernommen.

B.4)13. Buchungssätze in der Sammelzahlung löschen So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Sie können in der Sammelzahlung alle Buchungssätze löschen. Die eingegebenen Werte in der Einstiegsmaske bleiben erhalten. So löschen Sie Buchungssätze in der Sammelzahlung 1 Wählen Sie Ansicht | Sammelzahlung oder klicken Sie im Dialogfenster OPOS-Suche auf die Schaltfläche SZ beenden. Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung beenden. 2 Aktivieren Sie im Dialogfenster Sammelzahlung beenden den Schaltknopf alle Buchungen der Sammelzahlung löschen, und klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster Sammelzahlung beenden wird geschlossen. Alle während der Sammelzahlung erfassten Buchungssätze werden gelöscht. Sie können mit der Erfassung von neuen Buchungssätzen in der Sammelzahlung beginnen.

B.4)14. Sammelzahlung verwerfen So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Sie können die erfassten Buchungen in der Sammelzahlung verwerfen. Alle Eingaben, die Sie im Vorgang der Sammelzahlung getätigt haben, werden gelöscht. So verwerfen Sie die Buchungen einer Sammelzahlung 1 Wählen Sie Ansicht | Sammelzahlung oder klicken Sie im Dialogfenster OPOS-Suche auf die Schaltfläche SZ beenden. Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung beenden. 2 Aktivieren Sie im Dialogfenster Sammelzahlung beenden den Schaltknopf Sammelzahlung verwerfen, und klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster Sammelzahlung beenden wird geschlossen; alle Buchungen der Sammelzahlung werden gelöscht.

B.4)15. Sammelzahlung beenden So gelangen Sie zum Dialogfenster Sammelzahlung beenden Die Sammelzahlung kann jederzeit beendet werden. Je nach Stand der Buchung erscheint das Dialogfenster mit unterschiedlichen Alternativen. Das Dialogfenster kann auch bei Abweichungen zu den eingegebenen Kontrollwerten geschlossen werden. Wenn die eingegebenen Kontrollwerte gleich Null sind, erscheint das Dialogfenster automatisch. So beenden Sie die Sammelzahlung 1 Wenn keine Abweichungen zu den Kontrollwerten bestehen, wählen Sie, ob Sie die Sammelbuchung verwerfen, alle Buchungen löschen oder die Sammelzahlung beenden möchten. --ODER-Wenn eine Abweichung zu den Kontrollwerten besteht, wählen Sie, ob Sie die Zahlungsbetragsdifferenz oder die Skontodifferenz an die Bank verbuchen, die Sammelbuchung verwerfen, alle Buchungen löschen oder die Sammelzahlung trotz Abweichung beenden möchten. --ODER-Wenn eine Abweichung zu den Kontrollwerten besteht, können Sie Zahlbetrag und Skonto ändern, indem Sie auf die Schaltfläche Werte ändern klicken und im Fenster Sammelzahlung die neuen Werte eingeben. 2 Klicken Sie auf OK. Die Sammelzahlung ist beendet.

B.4)16. Skontoprüfung durchführen So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Sie können die Skontoprüfung durchführen, wenn bei einem OPOS-Mandanten zu einem vorhandenen offenen Posten die Zahlung in der Buchungszeile steht, und der Umsatz kleiner als der Rechnungsbetrag ist. So führen Sie eine Skontoprüfung durch Voraussetzung Sie befinden sich im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen. 1 Geben Sie im Feld Umsatz einen Umsatzbetrag ein, der niedriger als der vorgeschlagene Wert ist. 2 Betätigen Sie die Taste . --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Skontoprüfung. Das Anzeigefenster Skontoprüfung wird geöffnet. Es wird darin das Ergebnis der Prüfung angezeigt: z.B. der Skontobetrag und der berechnete Prozentwert sowie die geltenden Zahlungsbedingungen. 3 Klicken Sie im Anzeigefenster der Skontoprüfung auf die Schaltfläche Skonto übernehmen. Der ermittelte Wert der Skontoprüfung wird in das Eingabefeld Skonto in der Buchungszeile übernommen. Zusätzlich wird der Skontoprozentsatz und ein Symbol angezeigt, das den Status des Skontos ausweist. Status Haken: Skonto ist im Rahmen der gültigen Zahlungsbedingungen erlaubt; Status Stoppschild: Skonto ist im Rahmen der gültigen Zahlungsbedingungen nicht erlaubt; Status Fragezeichen: Mindestens eine Bedingung zur Prüfung, ob der Skontoabzug berechtigt ist, fehlt (z.B. die Rechnung besteht aus mehreren Teilposten).

B.4)17. Skontoprüfung durchführen So gelangen Sie zum Fenster Skontoprüfung In dem Fenster wird das Ergebnis der Skontoprüfung angezeigt. Sie können anschließend den vorgeschlagenen Skontobetrag in die Buchungszeile übernehmen. Zusätzlich werden die gültigen Zahlungsbedingungen angezeigt. Diese können Sie in den Stammdaten der Geschäftspartner, unter Stammdaten | Zahlungsbedingungen oder bei der Neuanlage festlegen. Anhand des Buchungsdatums werden die Zahlungsbedingungen geprüft und das Ergebnis in einer weiteren Zeile ausgegeben. Als Skonto wird der Differenzbetrag zwischen Umsatz und Saldo der offenen Posten vorgeschlagen. Dem angegebenen Prozentsatz liegt die Skontobasis des Posten zu Grunde. Als Steuersatz wird der Wert ausgegeben, mit dem die Lieferung oder Leistung ursprünglich gebucht wurde. Für Buchungssätze, die aus den Rechenzentrum übernommen wurden, und für steuerfreie Vorgänge liegt kein Wert vor. Bei unterschiedlichen Steuersätzen zum selben Posten wird div. ausgegeben. In der dritten Zeile wird die Anzahl der Tage ausgewiesen, die zwischen Rechnungsdatum und dem in der Buchungszeile eingetragenen Datum (Zahlungsdatum) liegen. Sonderbehandlung innerhalb der Sammelzahlung Wenn Sie zu Beginn der Sammelzahlung einen Kontrollwert für Skonto eingegeben haben, müssen Sie die einzelnen Umsätze nicht manuell mindern, um einen geeigneten Betrag in der Skontoprüfung als Vorschlag zu erhalten. Der Skontobetrag wird (bei vermindertem Umsatz) prozentual entsprechend dem Verhältnis zwischen Restskonto und Restbetrag der Sammelzahlung berechnet. So übernehmen Sie das Ergebnis der Skontoprüfung 1 Prüfen Sie das Ergebnis der Skontoprüfung. 2 Um den vorgeschlagenen Skontobetrag in die Buchungszeile zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Skonto übernehmen. Das Dialogfenster wird geschlossen; der übernommene Skontobetrag wird in die Buchungszeile übernommen. 3 Um den vorgeschlagenen Skontobetrag in die Buchungszeile nicht zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche kein Skonto. Das Dialogfenster wird geschlossen; der Skontobetrag wird nicht in die Buchungszeile übernommen.

B.4)18. Kassenminusprüfung aktivieren So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Mit Hilfe der Kassenminusprüfung können Sie prüfen, ob ein negativer Kassenbestand vorliegt. Wenn Sie die Funktion aktivieren, wird nach Erfassen eines Buchungssatzes für das ausgewählte Geldkonto geprüft, ob es einen Minusbestand aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis. Unter Auswertungen | Kassen-/Bankbericht erhalten Sie weitere Informationen zum Kassen- bzw. Bankbestand. So aktivieren Sie die Kassenminusprüfung 1 Wählen Sie Ansicht | Kassenminusprüfung. Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung. 2 Wählen Sie im Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung das gewünschte Konto und klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto. 3 Ändern Sie im Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto ggfs. das Währungskennzeichen, und klicken Sie auf OK. Die Kassenminusprüfung ist aktiv. In der Statuszeile sehen Sie das für die Kassenminusprüfung ausgewählte Geldkonto sowie oberhalb davon den Saldo des Kontos in der Währung des Geldkontos. Das Eingabefeld Konto ist mit dem Geldkonto vorbelegt. Wenn Sie eine Buchung eingeben, wird bei der Verarbeitung geprüft, ob das Geldkonto einen negativen Kassenbestand aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis. OPOS-Zahlungen Wenn Sie die Kassenminusprüfung im Modus OPOS-Zahlungen eingeben, ist die Kassenprüfung sofort aktiv, da das Geldkonto vorbelegt wird. In der Statuszeile sehen Sie das für die Kassenminusprüfung ausgewählte Geldkonto sowie oberhalb davon den Saldo des Kontos. Das Eingabefeld Konto ist mit dem Geldkonto vorbelegt.

B.4)19. Startsaldo für Geldkonto in der Kassenminusprüfung beim Dialogbuchen festlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto Dialogbuchen Wenn Sie beim Dialogbuchen die Kassenminusprüfung aktivieren, können Sie für ein Geldkonto das Währungskennzeichen festlegen. Sie können das vorgeschlagene Währungskennzeichen bestätigen oder ändern. So legen Sie die Startsumme für das Geldkonto fest 1 Um die Währung zu ändern, wählen Sie aus der Liste die gewünschte Währung. 2 Klicken Sie auf OK. Der Saldo mit dem Währungskennzeichen wird neben dem Anzeigefeld Konto ausgegeben. Die Währung wird in der Buchungszeile in die Liste WKZ übernommen.

B.4)20. Automatische Belegfeld1 - Erhöhung aktivieren So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Durch dieser Funktion wird beim Buchen die Rechnungsnummer automatisch um den Faktor Eins erhöht. So aktivieren Sie die automatische Belegfeld 1- Erhöhung Wählen Sie Ansicht | Automatische Belegfeld 1-Erhöhung. Im Feld Belegfeld 1 wird beim Buchen automatisch die Rechnungsnummer um Eins erhöht.

B.4)21. Prüfung auf doppelt erfasste Buchungen aktivieren So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Um beim Übernehmen einer Buchung auf ein Personenkonto prüfen zu lassen, ob diese Buchung auf dem Personenkonto bereits vorhanden ist, können Sie eine Funktion aktivieren. Dabei werden die Buchungen auf Übereinstimmung in Umsatz, S/H-Kennzeichen, Belegfeld 1 und Datum überprüft. Falls eine entsprechende Buchung auf dem Personenkonto gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis. So aktivieren Sie die Prüfung auf doppelt erfasste Buchungen 1 Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maus das Kontextmenü und wählen Sie Eigenschaften. Sie erhalten das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen. 2 Klicken Sie im Register Eigenschaften auf die Registerkarte Buchungssatz und aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Gruppe Prüfung auf doppelte Buchungen für Debitoren und/oder Kreditoren. 3 Klicken Sie auf OK. Die Prüfung ist aktiviert. Die Prüfung erfolgt für alle Buchungen auf Personenkonten, unabhängig von den im Mandanten-Stammdaten eingestellten Offenen-Posten-Bereichen.

B.5) Elektronische und digitale Belege buchen B.5)1. Vorlauf mit Buchungsvorschlägen auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen

Im Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen aus. Sie können diese Vorläufe bearbeiten sowie Buchungsvorschläge für das Buchen erzeugen. Daneben können Sie die Vorläufe löschen oder die Vorlaufbezeichnung ändern. So wählen Sie einen Vorlauf aus 1 Markieren Sie einen der angezeigten Vorläufe mit Buchungsvorschlägen. 2 Um ggfs. den vorgeschlagenen Buchungsmodus bei Mandanten mit OPOS-Nutzung zu ändern, aktvieren Sie in der Gruppe Buchungsmodus den entsprechenden Schaltknopf für den Einstieg ins Buchen. 3 Um einen Vorlauf mit Buchungsvorschlägen zur Bearbeitung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. --ODER-Doppelklicken Sie auf den ausgewählten Vorlauf. --ODER-Öffnen Sie das Kontextmenü in der Vorlaufübersicht und wählen Sie den Eintrag Vorlauf öffnen. Sie befinden sich nach Bestätigung des Dialogfensters Abgleich FIBU-Saldo mit Bankauszug (bei Auswahl eines Bankkontos) im Buchen und können nun die Buchungsvorschläge zu Buchungen verarbeiten. 4 Um einen Vorlauf zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Vorlauf wird nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage gelöscht. 5 Um für einen Vorlauf die Vorlaufdaten zu ändern, markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlaufdaten. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern. 6 Um für einen Vorlauf eine Programmsperre aufzuheben (z.B. nach einem Systemabsturz wegen Stromausfall), markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlauf entsperren. Die Sperre wird aufgehoben. 7 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. 8 Um für einen vorhandenen Vorlauf Buchungsvorschläge zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erzeugen. Sie erhalten das Dialogfenster Buchungsvorschläge erzeugen.

B.5)2. Buchungsvorschläge bearbeiten So gelangen Sie zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen beim Buchen Im Modus Buchungsvorschläge bearbeiten können Sie alternativ zur manuellen Bearbeitung von Kontoauszügen und Kassen sowie Rechnungen diese in Dateiform einlesen und automatisch in Buchungsvorschläge umwandeln. Am Bildschirm werden beim Buchen parallel der Bank- bzw. Kassenbeleg oder Rechnungsbeleg und der dazugehörige Buchungsvorschlag angezeigt. Diese Vorschläge können Sie nach entsprechender Prüfung bzw. Ergänzung endgültig buchen. Wenn Sie den Modus Buchungsvorschläge bearbeiten aktiviert haben, ändert sich die Bildschirmansicht: im oberen Teil des Dialogfensters sehen Sie die Buchungsvorschlagsliste mit den ermittelten Buchungsvorschlägen. Diese besitzen einen unterschiedlichen Status: Buchungsvorschläge mit dem Symbol sind als sicher erkannte Belege gekennzeichnet und können problemlos gebucht werden. Buchungsvorschläge mit dem Status können zu einem Buchungssatz vervollständigt werden, aber die Eindeutigkeit ist nicht sichergestellt (z.B. Betragsgleichheit, aber keine Belegnummer; Skontoabzug). Wenn ein Buchungsvorschlag mit gekennzeichnet ist, kann dieser nicht sofort gebucht werden, weil z.B. kein Gegenkonto ermittelt werden konnte. Bearbeitete und in den Buchungsbestand übernommene Vorschläge sind mit gekennzeichnet. Unter den Eigenschaften können Sie in der Registerkarte Buchungsvorschläge den Verarbeitungsmodus einstellen. Sie können den Modus auch direkt einstellen, indem Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. klicken. Allgemeine Einstellungen für Vorbelegungen der Buchungszeile Allgemeine Einstellungen für die Vorbelegung der Buchungszeile (z.B. Übernahme der Kontoauszugsnummer in das Belegfeld 2) nehmen Sie im Register Buchungsvorschläge erzeugen auf der Registerkarte Auswahl vor, indem Sie auf die Schaltfläche Einstellungen klicken und den Kontextmenüpunkt Lerndatei wählen. Verwendungszweck kopieren Bei der Bearbeitung von Bankbuchungsvorschlägen können Sie den Verwendungszweck oder Teile davon in den Buchungstext kopieren. Markieren Sie die gewünschten Teile des Verwendungszwecks. Drücken Sie die Tastenkombinationen +C. Positionieren Sie den Cursor auf dem Feld Buchungstext und drücken Sie die Tastenkombination +V. Der markierte Text wird in das Feld Buchungstext kopiert, sofern der gesamte Buchungstext nicht länger als 30 Stellen ist. So bearbeiten Sie Buchungsvorschläge 1 Um die Bearbeitung der Buchungsvorschläge zu beginnen, betätigen Sie die - Taste. Der erste Buchungsvorschlag wird in die Buchungszeile übernommen; die Eingabefelder sind entsprechend vorbelegt. Wenn Sie sich in Modus OPOS-Zahlungen oder OPOS-Rechnungen befinden, wechselt die Ansicht automatisch zum OPOS-Konto. Wenn Sie im Modus Standardbuchen arbeiten, wechselt die Ansicht zur Primanota. Eine Bearbeitung auf der Buchungsvorschlagsliste ist nicht notwendig. 2 Um den vorgeschlagenen Buchungssatz zu ändern und zu ergänzen bzw. fehlerhafte oder fehlende Felder zu korrigieren, bearbeiten Sie den Buchungssatz mit den normalen Buchungsfunktionen. 3 Um einen korrekten Buchungsvorschlag zu übernehmen, betätigen Sie wiederum die - Taste. Der Buchungsvorschlag wird als Buchung übernommen. 4 Wiederholen Sie das Vorgehen für alle Buchungsvorschläge aus der Liste. Wenn der letzte Buchungsvorschlag einer Kasse oder Bank verarbeitet ist, erhalten Sie automatisch das Dialogfenster Saldenabstimmung, in dem Sie das Ergebnis der Kontenabstimmung für das Konto sehen (der aktuelle FIBU-Saldo wird mit dem Endbestand des Bankkontos verglichen und eine eventuelle Differenz ermittelt). Sie können hier auch die nächste Buchungsvorschlagsliste auswählen. Nach Buchung der letzten Rechnung erhalten Sie das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste beenden. 5 Um die Bearbeitung der Buchungsvorschlagsliste vorzeitig zu beenden, wählen Sie Ansicht | Buchungsvorschläge bearbeiten. Sie erhalten das Dialogfenster Saldenabstimmung bzw. Buchungsvorschlagsliste beenden. 6 Bestätigen Sie das Dialogfenster Saldenabstimmung bzw. Buchungsvorschlagsliste beenden. Sie befinden sich wieder im Modus OPOS-Zahlungen, OPOS-Rechnungen oder Standardbuchen.

B.5)3. Saldenabstimmung anzeigen So gelangen Sie zum Dialogfenster Saldenabstimmung Wenn Sie den letzten Buchungsvorschlag gebucht haben oder wenn Sie die Bearbeitung der Buchungsvorschlagsliste über Ansicht | Buchungsvorschläge bearbeiten unterbrochen haben, erhalten Sie das Dialogfenster Saldenabstimmung. In diesem Dialogfenster wird der Saldo des FIBU-Kontos zum höchsten Buchungsdatum mit dem Endbestand des letzten bearbeiteten Kontoauszugs verglichen. Falls Sie Buchungsvorschläge einer Kasse bearbeiten, wird der Endbestand der Kasse angezeigt. Wenn bei der Prüfung Differenzen ermittelt werden, werden diese angezeigt. Im Text wird auf die Ursache hingewiesen. Falls Sie einen Hinweis erhalten, dass keine Anfangs- oder Endbestände für den Kontoauszug ermittelt werden konnten, überprüfen Sie die Konsistenz der elektronischen Bankauszüge anhand der gedruckten Kontoauszüge. Um die festgestellten Differenzen zu überprüfen, verlassen Sie die Anzeige mit Abbrechen. Die bearbeitete Buchungsvorschlagsliste steht weiterhin zur Verfügung. Wie verfahren Sie, wenn folgende Hinweise angezeigt werden? Der Endbestand des FIBU-Kontos stimmt nicht mit dem Endbestands des Kontoauszuges (bzw. mit dem Kassenbestand) überein. Es konnte kein Endbestand für den Kontoauszug ermittelt werden. Das Datum des FIBU-Kontos stimmt nicht mit dem Datum des Kontoauszuges überein. Es konnte kein Endbestand im Kassenbestand ermittelt werden. So prüfen Sie die Saldenabstimmung 1 Prüfen Sie das Ergebnis der Saldenabstimmung. Wenn einer der oben genannten Hinweise angezeigt wird, klicken Sie auf den entsprechenden Text. Sie erhalten weitere Informationen sowie Anleitungen, wie Sie ggfs. das unerwünschte Ergebnis korrigieren können. 2 Um die ausgewählte Buchungsvorschlagsliste weiterzubearbeiten, klicken Sie auf Abbrechen. Sie können in der Buchungsvorschlagsliste weiterbuchen. 3 Um die nächste Buchungsvorschlagsliste zu bearbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen nächste Buchungsvorschlagsliste auswählen. 4 Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK. Sie befinden sich im Modus Standardbuchen bzw. Sie erhalten das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen.

B.5)4. FIBU-Konto mit Bankauszug abgleichen So gelangen Sie zum Dialogfenster Abgleich FIBU-Konto mit Bankauszug Es werden folgende Prüfungen durchgeführt: Anschlussprüfung Bei der Anschlussprüfung wird die lückenlose Bereitstellung der Kontoauszüge zum aktuellen Buchungsstand des FIBU-Kontos geprüft. Folgende Hinweise sind möglich: - Es konnte kein Anfangsbestand für den Kontoauszug ermittelt werden. - Der Anfangsbestand des Kontoauszugs stimmt nicht mit dem Anfangsbestand des FIBU-Kontos überein. - Das Datum des Kontoauszugs stimmt nicht mit dem Datum des FIBU-Kontos überein oder der Kontoauszug wurde noch nicht vollständig gebucht. Vollständigkeitsprüfung Es wird geprüft, ob die bereitgestellten Kontoauszüge vor der Buchung vollständig sind. Dabei werden alle Kontoauszugspositionen bzw. erzeugten Buchungsvorschläge zum FIBU-Saldo hinzugerechnet und mit dem aus dem Kontoauszug ausgewiesenen Endbestand verglichen. Folgende Hinweise sind möglich: - Es konnte kein Endbestand für den Kontoauszug ermittelt werden. - Der Endbestand des Kontoauszugs stimmt nicht mit dem Endbestand des FIBU-Kontos überein. So zeigen Sie das Ergebnis der Prüfung 1 Prüfen Sie das Ergebnis der Anschluss- und Vollständigkeitsprüfung. Wenn einer der oben genannten Hinweise angezeigt wird, klicken Sie auf den entsprechenden Text. Sie erhalten weitere Informationen sowie Anleitungen, wie Sie ggfs. das unerwünschte Ergebnis korrigieren können. 2 Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Sie befinden sich wieder im Modus Buchungsvorschlagsliste bearbeiten.

B.5)5. Lerndateieinträge vornehmen So gelangen Sie zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen beim Buchen Während der Bearbeitung der Buchungsvorschläge zu Buchungssätzen können Sie für wiederkehrende Bankumsätze, Kassen und Rechnungen Lerndateieinträge vornehmen. Wenn feststeht, dass eine Buchung (Dauerauftrag, Einziehungsauftrag,..) zukünftig regelmäßig vorkommen kann, empfiehlt es sich, diese in die Lerndatei aufzunehmen. Die Lerndatei kann direkt aus der Buchungszeile oder nachträglich über markierte Belege der Primanota bzw. des FIBU-Kontos gefüllt werden. Wenn ein Buchungsvorschlag in der Buchungszeile vorbelegt ist, wird immer zu diesem Vorschlag ein Eintrag in der Lerndatei erstellt. Unter der Voraussetzung, dass beim Buchen des Vorschlags die Beleginformationen als Zusatzinformationen gespeichert wurden (Einstellung erfolgt im Register Eigenschaften, Registerkarte Buchungsvorschläge), können Sie Lerndateieinträge auch außerhalb des Vorschlagbuchens machen. Dazu markieren Sie den Buchungssatz, für den Sie einen Lerndateieintrag erstellen möchten, in der Primanota oder im FIBU-Konto. So machen Sie Einträge in die Lerndatei Voraussetzung Sie befinden sich in der Buchungszeile. Der Buchungssatzvorschlag, den Sie in die Lerndatei übernehmen möchten, befindet

sich in der Buchungszeile und wurde noch nicht gebucht. 1 Wählen Sie Bearbeiten | Lerndateieintrag. --ODER-Klicken Sie auf das Symbol . Sie erhalten das Dialogfenster Lerndateieintrag neu. 2 Übernehmen Sie die Eingaben aus dem Buchungssatz und ergänzen Sie ggfs. diesen. Ersetzen Sie die variablen Angaben des Verwendungszwecks durch den Platzhalter *. Klicken Sie auf OK. Der Eintrag wird in die Lerndatei übernommen. Sie können diesen für andere Buchungen nutzen oder unter Bestand | Lerndatei weiterbearbeiten. Bei erneutem Auftreten dieses Geschäftsvorgangs wird dieser sofort erkannt und ein vollständiger Buchungssatz erstellt.

B.5)6. Eigenschaften für die Verarbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen So gelangen Sie zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen beim Buchen Sie können für das Buchen im Modus Buchungsvorschläge bearbeiten Eigenschaften festlegen. Sie können einen Modus für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen. Im Modus jeden Buchungsvorschlag bestätigen wird die Buchungszeile mit der <+> -Taste mit dem nächsten Vorschlag vorbelegt und nach Prüfung und ggfs. Vervollständigung gebucht. Im Modus sicher erkannte Vorschläge automatisch buchen ( ) werden die Vorschläge mit diesem Status nacheinander automatisch gebucht. Die Automatik stoppt dann, wenn ein Buchungsvorschlag einen anderen Status hat. Dieser Beleg kann dann ergänzt werden. Bei der nächsten Vorbelegung der Buchungszeile mit der <+>-Taste setzt die Automatik wieder ein. Der Modus sicher erkannte ( ) und unsichere ( ) Vorschläge automatisch buchen führt auch dazu, dass vom Programm als unklar eingeschätzte Buchungen automatisch gebucht werden. Sie können den Modus auch direkt einstellen, indem Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. klicken. Sie können Beleginformationen in den Buchungsvorschlägen als Zusatzinformationen in den Buchungssatz übernehmen. Diese Beleginformationen werden dann in verschiedenen Auswertungen (z.B. Primanota oder Arbeitskonto) als Zusatzinformationen in einem separaten Fenster angezeigt, sofern Sie in den Eigenschaften der Auswertung das Kontrollkästchen Ansicht mit Zusatzinformationen aktivieren. Wenn Sie im Modus OPOS-Zahlungen arbeiten, können Sie ferner steuern, ob das Dialogfenster OPOS-Suche automatisch gestartet werden soll. Das Fenster öffnet sich immer dann automatisch, wenn ... - bei der Erstellung eines Buchungsvorschlages kein Gegenkonto ermittelt wurde oder - wenn als Gegenkonto ein OPOS-Konto ermittelt wurde, aber keine Belegnummer für das Belegfeld 1. Das Eingabefeld der OPOS-Suche ist dann mit dem ermittelten Gegenkonto gefüllt. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, starten Sie den Dialog OPOS-Suche über die Schaltfläche OPOS-Suche oder mit der -Taste. Für die Bearbeitung von ungeklärten Buchungsvorschlägen können Sie festlegen, ob diese auf ein Verrechnungskonto gebucht werden sollen oder ob diese übersprungen werden sollen. Wenn Sie die Option auf Verrechnungskonto buchen wählen, hat dies den Vorteil, dass Sie die Buchungsvorschläge der Reihe nach bearbeiten können. Die Salden der Bank- und Kassenkonten bleiben abstimmbar zu den Belegen. Die Buchung nehmen Sie komfortabel mit der Tastenkombination + vor. Mit Hilfe der Einstellung Überspringen können Sie Buchungsvorschläge auf der Buchungsvorschlagsliste stehenlassen und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten. Für das Überspringen gibt es zwei Varianten: - Variante 1: Sie arbeiten mit der Ansicht Kontoblatt oder Primanota (also nicht auf der Buchungsvorschlagliste). Belegen Sie die Buchungszeile mit der -Taste vor und entscheiden Sie, ob der Vorschlag zugeordnet werden kann. Wenn ein Buchungsvorschlag stehenbleiben soll, drücken Sie die Tastenkombination + . Beim nächsten Vorbelegen mit der -Taste wird dann der nächste Buchungsvorschlag zur Bearbeitung in die Buchungszeile gestellt. - Variante 2: Sie arbeiten mit Sicht auf die Buchungsvorschlagsliste. Hier können Sie durch selektive Auswahl (z.B. mit der Maus) die Buchungsvorschläge in die Buchungszeile übernehmen. Auch in dieser Ansicht kann mit der Tastatur gearbeitet werden (z.B. Vorbelegen mit der -Taste eines markierten Vorschlags, Verwendung der Pfeil-Tasten zur Navigation auf der Liste und Auswahl mit ). So legen Sie die Eigenschaften für Buchungsvorschläge fest 1 Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maus das Kontextmenü und wählen Sie Eigenschaften. Das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen wird geöffnet. 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Buchungsvorschläge. 3 Um den Modus für die Bearbeitung der Buchungsvorschläge festzulegen, aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. . 4 Um die Beleginformation des Buchungsvorschlags als Zusatzinformation in die Buchung zu übernehmen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Die Beleginformationen können in verschiedenen Auswertungen mit den Zusatzinformationen in einem separaten Fenster angezeigt werden. 5 Um das Dialogfenster OPOS-Suche beim Buchen automatisch zu öffnen, wenn programmseitig kein Gegenkonto ermittelt werden kann, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 6 Wählen Sie durch Aktivierung des gewünschten Schaltknopfes, ob zu klärende Buchungsvorschläge auf ein Verrechnungskonto gebucht werden sollen (geben Sie hierzu das Konto des Zwischenkontos ein), oder ob diese zunächst übersprungen werden sollen. 7 Um die Eigenschaften zu speichern, klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen; die Einstellungen werden bei der Bearbeitung von Buchungsvorschlägen berücksichtigt.

B.5)7.

Zahlungsaufträge übernehmen So gelangen Sie zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen beim Buchen Wenn Sie Zahlungen über das Programm Zahlungsverkehr abwickeln, können Sie auf komfortablen Weg die ausgelösten Bankbewegungen mit den Daten vom Zahlungsverkehr verknüpfen. Außerdem können Sie über andere Zahlungsverkehrsprogramme erzeugte DTAUS-Dateien einlesen und Buchungsvorschläge erzeugen lassen. Sie können einen Zahlungsauftrag auch außerhalb des Modus Buchungsvorschläge bearbeiten übernehmen. Wenn ein Sammelzahlungssatz bei der Bankbearbeitung nicht automatisch in Einzelbuchungen aufgelöst werden kann (z.B. weil die DTAUS-Datei nicht zur Verfügung steht), kann die DTAUS-Datei auch nachträglich übernommen werden. Um den Sammelzahlungssatz, der z.B. auf ein Verrechnungskonto gebucht wurde, nachträglich durch die Einzelbuchungen einer DTAUS-Datei aufzulösen, müssen Sie in der Primanota oder FIBU-Konto markiert und im Kontextmenü über Zahlungsauftrag übernehmen | DTAUS-Datei von Datenträger bzw. Retourdatenträger übernehmen übernommen werden. Der gebuchte Sammelzahlungssatz wird automatisch entweder gelöscht oder über Generalumkehr storniert, damit wertmäßig keine Differenzen auftreten. Der Modus Buchungsvorschläge bearbeiten wird automatisch gestartet, und die Zahlungssätze der übernommenen Datei werden als neue Buchungsvorschläge in die Buchungsvorschlagsliste gestellt. Nachdem alle Sätze gebucht wurden, wird eine Meldung ausgegeben, die Sie mit OK bestätigen. Der Modus wird mit dem nächsten Plus beendet. Übernahme einer DTAUS-Datei auch ohne Buchungsvorschlag möglich Eine DTAUS-Datei kann auch ohne Buchungsvorschlag übernommen werden. Dazu müssen in der Buchungszeile mindestens die Felder Datum und Konto gefüllt sein. Über Bearbeiten | Zahlungsauftrag übernehmen | DTAUS-Datei von Datenträger übernehmen kann die Datei übernommen werden. So übernehmen Sie einen Zahlungsauftrag im Modus Buchungsvorschläge bearbeiten 1 Um einen Buchungsvorschlag über einen Zahlungsauftrag aufzulösen, übernehmen Sie den gewünschten Buchungsvorschlag aus der Buchungsvorschlagsliste mit der <+>-Taste in die Buchungszeile. 2 Wählen Sie Bearbeiten | Zahlungsauftrag übernehmen | Zahlungsauftrag aus Zahlungsverkehr bzw. Bearbeiten | Zahlungsauftrag übernehmen | DTAUS-Datei von Datenträger bzw. Retourdatenträger übernehmen. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol bzw. oder . Sie erhalten das Dialogfenster Zahlungsverkehrsdatei übernehmen bzw. DTAUS-Datei übernehmen oder Sammler übernehmen. 3 Markieren Sie den gewünschten Satz. In der rechten Bildschirmseite werden jeweils Details zum markierten Satz angezeigt, um zu überprüfen, ob der ausgewählte Satz zum Buchungsvorschlag passt. 4 Klicken Sie auf OK. Die Übernahme wird gestartet. Es wird nochmals die Bankverbindung und der Zahlungsbetrag verglichen. Wenn Sie einen Zahlungssatz ausgewählt haben, der nicht zum Kontoumsatz passt, erhalten Sie eine Meldung. Sie können dann die Übernahme abbrechen und den Vorgang wiederholen. Die Zahlungssätze werden ausgeglichen und als neue Buchungsvorschläge in die Buchungsvorschlagsliste eingefügt. Zur Kontrolle wird die Vorschlagsliste angezeigt. Die eingefügten Sätze können Sie automatisch buchen lassen, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken (z.B. alle grünen Lampen buchen). Nachdem Sie alle Zahlungssätze der DTAUS-Datei gebucht haben, hält der Automatik-Modus an, damit der Buchungsmodus ggfs. wieder verändert werden kann. Zur Unterscheidung von den anderen Buchungsvorschlägen sind Buchungsvorschläge aus Zahlungssätzen mit einem grünen Balken in den Beleginformationen gekennzeichnet.

B.5)8. Buchen digitaler Belege In der Liste Belegübersicht (Buchen | Dialogbuchen/Dialogerfassen | Ansicht | Belegübersicht) erhalten Sie die zu bearbeitenden Belege angezeigt, die in der eingestellten Dokumentenverwaltung als zu buchende Belege gespeichert sind. Das Buchen der Belege über die Funktion Buchungsstapel buchen ermöglicht Ihnen eine schnelle Bearbeitung eines Buchungsstapels. Wenn Sie die Belege in diesem Modus bearbeiten, haben Sie folgende Vorteile: Automatisches Verbinden von Buchung und Beleg. In den Auswertungen hat man direkten Zugriff auf das Bild des Beleges. Der erfasste Beleg wird automatisch als gebucht gekennzeichnet. Mit der -Taste wird in der Belegübersicht auf den nächsten Beleg geblättert. Die Detailansicht des Beleges wird geöffnet. Dabei wird der vorher als gebucht markierte Beleg automatisch in die Ablage der gebuchten Belege verschoben. Wir empfehlen beim Buchen der digitalen Belege den Modus Standardbuchen Das digitale Belegbuchen ist für das Buchen im Modus Standardbuchen (Menü Ansicht | Standardbuchen) ausgelegt. In diesem Modus können Sie Buchungen aller Art erfassen. Wenn Sie im Standardbuchen ein Gegenkonto/Konto suchen, wird das Dialogfenster Suchen automatisch geöffnet, indem Sie im Feld Gegenkonto/Konto den Suchbegriff eingeben. So prüfen Sie, ob der Beleg und die Buchung miteinander verbunden sind In der Buchungszeile wird neben dem Buchungstext das Symbol für Zusatzinformation angezeigt. Während der Erfassung können Sie über das Symbol Zusatzinformation erkennen, ob eine Verbindung zwischen Beleg und Buchung vorhanden ist. = Beleg und Buchungssatz sind nicht miteinander verbunden. = Beleg und Buchungssatz sind miteinander verbunden. Wird in den Auswertungen (z.B. Primanota, Kontoblatt, Arbeitskonto, OPOS-Konto, OPOS-Liste, Buchungsübersicht, Kassen-/Bankbericht) in der Spalte BL das Symbol angezeigt, ist die Buchung mit dem Beleg verbunden. Sie können den dazugehörigen Beleg einblenden, indem Sie die Buchung markieren und auf das Symbol in der Symbolleiste klicken. Über die Spalte ZI können Sie ebenfalls erkennen, ob die Buchung mit dem Beleg verbunden ist. Ist eine Verbindung vorhanden, wird in der Spalte ZI der Eintrag ZI angezeigt. So buchen Sie die digitalen Belege über die Funktion Belegstapel buchen Belege werden aus der Belegverwaltung online angezeigt Besonderheiten bei der Bearbeitung der Belege aus der Belegverwaltung online während des Buchens sind in der Hilfe

Bearbeiten und Buchen der Belege aus der Belegverwaltung online beschrieben. 1 Wählen Sie Dialogbuchen/Dialogerfassen | Ansicht | Belegübersicht. Die Verbindung zur eingestellten Dokumentenverwaltung wir aufgebaut und es öffnet sich die Liste Belegübersicht. 2 Klicken Sie im Menü der Belegübersicht auf die Schaltfläche Belegstapel buchen. Es öffnet sich die Detailanzeige Beleg mit dem ersten Beleg in der Liste Belegübersicht. 3 Buchen Sie den angezeigten Beleg und übernehmen Sie den Buchungssatz mit der -Taste. 4 Klicken Sie auf die -Taste wird der nächste Beleg in der Detailanzeige angezeigt. Der vorher gebuchte Beleg wird automatisch in die Ablage für gebuchte Belege verschoben, sofern die Dokumentenverwaltung die Ablage gebuchter Belege unterstützt. Nachträgliches Verbinden von Buchung und Beleg Werden die Belege nicht über die Funktion Belegstapel buchen gebucht, werden die Belege nicht automatisch als gebucht markiert. Die Buchung und der Beleg werden nicht miteinander verbunden. Erfassen Sie z.B. Jahresabschlussbuchungen können Sie den Beleg und die Buchung nachträglich miteinander verbinden. So verbinden Sie nachträglich die Buchung und Beleg 1 Erfassen Sie z.B. die Jahresabschlussbuchung. 2 Suchen Sie in der Belegübersicht den dazugehörigen Beleg. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche mit Buchung verbinden, bevor Sie die Buchung in der Buchungszeile übernehmen. Die Buchung und der Beleg werden miteinander verbunden. 4 Haben Sie die Buchung übernommen, klicken Sie in der Detailanzeige Beleg auf die Schaltfläche als gebucht markieren. Der Beleg wird als gebuchter Beleg markiert. Die Detailansicht des nächsten Beleges aus der Liste Belegübersicht wird geöffnet.

B.6) Buchungsfunktionen in der Bearbeitung des Jahresabschlusses B.6)1. Spezielle Buchungsfunktionen in der Bearbeitung des Jahresabschlusses Wenn Sie für den ausgewählten Mandanten in der Bearbeitung des Jahresabschlusses das Dialogbuchen aufrufen, stehen Ihnen spezielle Abschlussfunktionen zur Verfügung. Sie können im Dialogbuchen neben den Buchungen der laufenden Buchführung die Abschluss- sowie ggfs. die Steuerbilanzbuchungen (bzw. Buchungen Abschlusszweck 2) in getrennten Vorläufen erfassen. In der Ansicht sehen Sie das Jahres- und das Bilanzergebnis. Sie können für ein Konto den entsprechenden Bilanzposten anzeigen sowie die Kontenansicht nur auf Abschlussbuchungen beschränken. Für die Bilanzposten können Sie den Bezug festlegen. Das Dialogerfassen ist in der Bearbeitung des Jahresabschlusses nicht möglich. Eigene Vorläufe für Abschlussbuchungen (Buchungen Abschlusszweck 1) Sie legen für Abschlussbuchungen eigene Vorläufe an; sonstige Korrekturbuchungen können Sie im Dialogfenster Vorlauf anlegen als Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebs (FIBU-Korrekturbuchungen) erfassen. Somit können Sie reine Abschlussbuchungen exakt erfassen und diese auch in den Abschlussauswertungen (z.B. Bilanzentwicklungsübersicht, Abschlussbuchungsliste, Abschlusskonto) separat anzeigen. Im Dialogfenster Dialogbuchen erkennen Sie den Buchungstyp an der Vorlaufbezeichnung JA... sowie am Symbol . Sie können zwischen den Vorläufen einfach und komfortabel wechseln, in dem Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol klicken. Steuerbilanzbuchungen / Buchungen Abschlusszweck 2 Wenn Sie in den Jahresabschluss-Stammdaten die Erstellung der Steuerbilanz (bzw. zwei unterschiedliche Abschlusszwecke) geschlüsselt haben, können Sie im Dialogfenster Vorlauf anlegen auch Vorläufe für den Buchungstyp Steuerbilanzbuchungen bzw. Buchungen Abschlusszweck 2 anlegen. Diese Buchungen werden dann auch in Auswertungen gesondert ausgewiesen. Entsprechend werden auch beide Bilanzposten (handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Posten) angezeigt. In der Anzeige des Kontoblatts werden die Buchungen des Steuerbilanzvorlaufs (Vorlauf Abschlusszweck 2) zusätzlich zu den handelsrechtlichen Buchungen angezeigt. Im Dialogfenster Dialogbuchen erkennen Sie den Buchungstyp an der Vorlaufbezeichnung SB..., am Symbol sowie am blauen Balken am linken Rand des Dialogfensters. Eigenschaften Dialogbuchen - Registerkarte Bezug In der Gruppe Bezug Konten können Sie für den Buchungsmodus Standardbuchen festlegen, welches Konto in der Ansicht als Bezugskonto angezeigt werden soll (Gegenkonto, Konto oder kein Konto). In der Gruppe Bezug Bilanzposten legen Sie den Bezug von Bilanzposten fest. - Registerkarte Ansicht Sie können für die angezeigte Auswertung beim FIBU-Konto den Umfang der angezeigten Buchungen einschränken (alle Buchungen oder nur Abschluss- bzw. Steuerbilanzbuchungen). Wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr geschlüsselt haben und Buchungen für unterschiedliche Kalenderjahre erfassen möchten, wird in Abhängigkeit des Belegdatums der relevante Vorlauf ermittelt. Um einen Vorlaufwechsel schnell durchführen zu können, erhalten Sie einen Vorschlag, ob der Vorlauf für den ersten bzw. zweiten Teil des abweichenden Wirtschaftsjahres gewählt werden soll. Unter Extras | Einstellungen können Sie in der Registerkarte Jahresabschluss festlegen, welche Buchungszeile bei der erstmaligen Bearbeitung des Mandanten für den Jahresabschluss beim Dialogbuchen voreingestellt sein soll. Sie können somit beim Buchen für die beiden Bearbeitungsteile (Buchführung, Jahresabschluss) unterschiedliche Buchungszeilen definieren. Die parallele Bearbeitung der Finanzbuchführung und Jahresabschlusserstellung ist möglich, d.h. es können Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebes im Dialogerfassen eingegeben werden, während im Rahmen der Bilanzbearbeitung z.B. eine Zwischenbilanz erstellt werden soll. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie für die Bearbeitung des Jahresabschlusses die getrennte Bearbeitungsform gewählt haben. AHK-Werte erfassen Unter Buchen | AHK-Werte erfassen Sie AHK-Werte (ggfs. für unterschiedliche Abschlusszwecke). Für die Auswertungen stehen die entsprechenden Anlagekonten-Auswertungen (AHK-Abstimm- und Erfassungsprotokoll, Abstimmung mit ANLAG, Anlagekonto) zur Verfügung.

Mögliche Handlungsabläufe Bilanzposten anzeigen und Bezug festlegen Vorlaufwechsel bei abweichendem Wirtschaftsjahr durchführen

B.6)2. Vorlauf in der Bearbeitung des Jahresabschlusses anlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf anlegen Im Dialogfenster Vorlauf anlegen legen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen an. Sie haben in der Gruppe Buchungstyp die Wahl zwischen: Abschlussbuchungen Steuerbilanzbuchungen Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebes Wenn Sie den Mandanten für den Jahresabschluss bearbeiten, müssen Sie für Abschlussbuchungen eigenständige Vorläufe anlegen. Wenn Sie neben der Handelsbilanz auch die Steuerbilanz erstellen, erfassen Sie die entsprechenden Steuerbilanzbuchungen ebenso in eigenen Vorläufen. In den Vorläufen für Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebes erfassen Sie die "normalen" Buchungen der Buchführung. So legen Sie einen Vorlauf an 1 Aktivieren Sie in der Gruppe Buchungstyp den Schaltknopf für den gewünschten Vorlauftyp. 2 Geben Sie in den Feldern Datum von und Datum bis den Zeitraum für den Vorlauf an. Wenn Sie nur den Monat eingeben, wird automatisch das Feld Datum von mit dem Monatsanfang und das Feld Datum bis mit dem Monatsende vorbelegt. 3 Geben Sie die Bezeichnung sowie ggfs. ein Diktatkürzel für den Vorlauf ein. 4 Klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen, in dem Sie Buchungen eingeben.

B.6)3. Vorlaufwechsel bei abweichendem Wirtschaftsjahr durchführen So gelangen Sie zum Buchen Wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr geschlüsselt haben und Buchungen erfassen, müssen Sie dazu mindestens zwei Vorläufe anlegen (z.B. vom 1.7.-31.12. und vom 1.1.-30.06.), sofern das Belegdatum unterschiedliche Kalenderjahre betrifft. Wenn Sie Belege in beliebiger Reihenfolge erfassen, wird in Abhängigkeit des Belegdatums der relevante Vorlauf ermittelt. Um einen Vorlaufwechsel schnell durchführen zu können, erhalten Sie einen Vorschlag, ob der Vorlauf für den ersten bzw. zweiten Teil des abweichenden Wirtschaftsjahres gewählt werden soll. Dieser Vorlaufwechsel ist nur in der Bearbeitung des Jahresabschlusses möglich. So führen Sie einen Vorlaufwechsel bei abweichendem Wirtschaftsjahr durch 1 Legen Sie einen Vorlauf für den ersten Teil des Wirtschaftsjahres an (z.B. 1.7. bis 31.12.). 2 Legen Sie einen Vorlauf für den zweiten Teil des Wirtschaftsjahres an (z.B. 1.1. bis 30.06. des Folgejahres). 3 Erfassen Sie die Belege in beliebiger Reihenfolge. Sie erhalten einen Hinweis, dass das Belegdatum außerhalb des gewählten Vorlaufs liegt. Wenn Sie die Meldung mit Ja bestätigen, erfolgt automatisch der Wechsel in den zugehörigen Vorlauf, da nur ein passender Vorlauf vorhanden ist. Wenn mehrere mögliche Vorläufe vorhanden sind, wird die Vorlaufliste angezeigt. Wählen Sie dann aus der Liste den Vorlauf, der für das Belegdatum relevant ist. Falls noch kein passender Vorlauf vorhanden ist, erhalten Sie automatisch das Dialogfenster Vorlauf anlegen. 4 Übernehmen Sie nach Durchführung des Vorlaufwechsels den erfassten Buchungssatz. Anschließend können Sie weitere Buchungen erfassen. In Abhängigkeit des Belegdatums wird jeweils der Vorlauf für den ersten oder zweiten Teil des Wirtschaftsjahres vorgeschlagen. Keine monatsgenaue Zuordnung möglich Beachten Sie, dass eine monatsgenaue Zuordnung der Buchungen nicht möglich ist, da nicht für jeden Monat ein Vorlauf angelegt wurde.

B.7) Sonstige Buchungsfunktionen B.7)1. Vorlauf wechseln So gelangen Sie zum Buchen Sie können einen anderen Vorlauf auswählen. Es werden alle Vorläufe angezeigt, die für den Mandanten angelegt wurden. Sie können für einen vorhandenen Vorlauf auch die Vorlaufbezeichnung ändern oder einen neuen Vorlauf anlegen. Sie können den Vorlauf auch direkt wechseln, indem Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol klicken. Suchen bei vielen Vorläufen Wenn eine umfangreiche Vorlaufliste angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein. So wechseln Sie den Vorlauf 1 Klicken Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol . --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften. Sie erhalten das Register Eigenschaften. 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlauf. Es werden alle vorhandenen Vorläufe angezeigt. 3 Um einen vorhandenen Vorlauf auszuwählen, markieren Sie diesen und klicken Sie auf OK. Sie können nun für den gewählten Vorlauf Buchungen eingeben.

B.7)2. Vorlauf löschen So gelangen Sie zum Buchen Sie können einen Vorlauf mit allen eingegebenen Buchungssätzen löschen. So löschen Sie einen Vorlauf Voraussetzung Der Vorlauf ist noch nicht festgeschrieben und wurde noch nicht ins Rechenzentrum gesendet. Soll der aktuell ausgewählte Vorlauf gelöscht werden? Prüfen Sie, ob der gerade bearbeitete Vorlauf gelöscht werden soll. Um einen anderen Vorlauf zu löschen, öffnen Sie über das Kontextmenü oder über Bearbeiten | Eigenschaften das Register Eigenschaften Dialogbuchen und wählen in der Registerkarte Vorlauf den zu löschenden Vorlauf. 1 Wählen Sie Bearbeiten | Alles löschen. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Buchungen löschen möchten. 2 Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja. Der Vorlauf wird mit allen Buchungssätzen gelöscht. Wenn Sie das Buchen beenden, wird der Vorlauf in der Vorlaufübersicht nicht mehr angezeigt.

B.7)3. Kontobeschriftung ändern und erfassen So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Wenn Sie während des Buchens ein noch unbeschriftetes Konto im Feld Konto oder Gegenkonto eingeben, erhalten Sie automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können. Die Kontenbeschriftung kann bis zu 40 Stellen in zwei Feldern eingegeben werden. Die Groß-/Kleinschreibung legen Sie in den Mandanten-Programmdaten fest. So ändern Sie Kontenbeschriftungen 1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Konten | Beschriftung Konto ändern bzw. Bearbeiten | Konten | Beschriftung Gegenkonto ändern. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie Beschriftung Konto ändern bzw. Beschriftung Gegenkonto ändern. --ODER-Klicken Sie unterhalb der Buchungszeile neben dem Feld Konto bzw. Gegenkonto auf das Symbol . Sie erhalten bei Sachkonten das Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto, in dem Sie nur die Beschriftung eingeben können. Bei Personenkonten erhalten Sie das Dialogfenster für die Erfassung der Stammdaten. Diese Daten können Sie alternativ im Kontenplan unter Stammdaten | Kontenplan eingeben. 2 Geben Sie die Kontobeschriftung bzw. die Stammdaten der Geschäftspartner für OPOS-Mandanten ein. 3 Um keine Daten zu erfassen, klicken Sie auf Abbrechen oder betätigen Sie die Taste . Das Fenster wird geschlossen. Sie können die Beschriftung bzw. die Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt erfassen. Sie können die Buchung fortsetzen.

B.7)4. Kontenbeschriftung für Sachkonten erfassen So gelangen Sie zum Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto bei Sachkonten Wenn OPOS nicht in den Mandantendaten geschlüsselt ist, und wenn während des Buchens ein noch unbeschriftetes Sachkonto im Feld Konto oder Gegenkonto eingegeben wird, öffnet sich automatisch ein Dialogfenster, in dem die Beschriftung erfasst werden kann. Kontenbeschriftung in Stammdaten erfassen Wenn Sie das Fenster schließen, ohne Eingaben vorgenommen zu haben, können Sie die Kontenbeschriftung zu einem späteren Zeitpunkt unter Stammdaten | Kontenplan erfassen. Die Verdichtung kann zu diesem Zeitpunkt nicht mehr geschlüsselt werden. So geben Sie die Beschriftung für das Konto bzw. Gegenkonto ein 1 Geben Sie für die Kontonummer die Kontenbeschriftung (maximal 40 Stellen in zwei Eingabefeldern) ein. 2 Wählen Sie aus der Liste Verdichtung ggfs. einen Schlüssel. 3 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen; die Kontenbeschriftung ist gespeichert.

B.7)5. Kontenbeschriftung für Personenkonten erfassen So gelangen Sie zum Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto bei Personenkonten Das Dialogfenster erscheint nur, wenn in den Mandantendaten OPOS nicht geschlüsselt ist, und wenn während des Buchens ein noch unbeschriftetes Personenkonto im Feld Konto oder Gegenkonto eingegeben wird. Kontenbeschriftung in Stammdaten erfassen Wenn Sie das Fenster schließen, ohne Eingaben vorgenommen zu haben, können Sie die Kontenbeschriftung zu einem späteren Zeitpunkt unter Stammdaten | Kontenplan erfassen. So geben Sie die Beschriftung für das Konto bzw. Gegenkonto ein 1 Geben Sie für die Kontonummer die Beschriftung (maximal 40 Stellen in zwei Eingabefeldern) ein. 2 Wählen Sie aus der Liste das Länderkürzel und geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. 3 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen; die Kontenbeschriftung ist gespeichert.

B.7)6. Debitoren-Stammdaten ändern So gelangen Sie zum Register Debitoren Sie können die Stammdaten eines Debitors an verschiedenen Programmstellen (beim Buchen, im OPOS-Konto, in der Geschäftspartnerliste, im Kontenplan) erfassen bzw. ändern. So ändern Sie die Stammdaten eines Debitors 1 Erfassen Sie für den Debitor in den jeweiligen Registerkarten die entsprechenden Stammdaten. 2 Klicken Sie auf OK. Die geänderten Stammdaten werden gespeichert; das Register wird geschlossen.

B.7)7. Kreditoren-Stammdaten ändern So gelangen Sie zum Register Kreditoren Sie können die Stammdaten eines Kreditors an verschiedenen Programmstellen (beim Buchen, im OPOS-Konto, in der Geschäftspartnerliste, im Kontenplan) erfassen bzw. ändern. So ändern Sie die Stammdaten eines Kreditors 1 Erfassen Sie für den Kreditor in den jeweiligen Registerkarten die entsprechenden Stammdaten. 2 Klicken Sie auf OK. Die geänderten Stammdaten werden gespeichert; das Register wird geschlossen.

B.7)8. Buchungstextkonstanten verwenden So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Im Dialogfenster Buchungstexte bearbeiten Sie Buchungstextkonstanten, die Sie in die Buchungszeile übernehmen können. Sie können neue Texte erfassen oder vorhandene Texte ändern und löschen. Sie können auch Buchungstextkonstanten, die Sie bei anderen Mandanten definiert haben, übernehmen. Bereits erfasste Textkonstanten können Sie in die Buchungszeile übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + bzw. die Taste (im Nummernblock) betätigen. Sie können Buchungstexte auch im Rahmen der Sammelzahlung oder der Aufteilung erfassen, indem Sie neben dem Erfassungsfeld auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. So übernehmen Sie Buchungstextkonstanten 1 Wählen Sie Bearbeiten | Buchungstexte. --ODER-Klicken Sie neben dem Feld Buchungstexte auf das Symbol --ODER-Betätigen Sie die Tastenkombination + bzw. die Taste (im Nummernblock). Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstexte. 2 Markieren Sie einen vorhandenen bzw. neu angelegten Buchungstext. 3 Um den Buchungstext für die Erfassung und Nutzung in der Buchungszeile zu verwenden, klicken Sie auf Übernehmen. Der markierte Buchungstext wird in die Buchungszeile übernommen. Sie können Buchungstextkonstanten auch schnell übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + bzw. die Taste (im Nummernblock) betätigen.

B.7)9. Buchungstexte bearbeiten So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungstexte Im Dialogfenster Buchungstexte bearbeiten Sie Buchungstextkonstanten, die Sie in die Buchungszeile übernehmen können. Sie können neue Texte erfassen oder vorhandene Texte ändern und löschen. Sie können auch Buchungstextkonstanten, die Sie bei anderen Mandanten definiert haben, übernehmen. Bereits erfasste Textkonstanten können Sie in die Buchungszeile übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + betätigen. Alternativ können Sie über die Taste (im Nummernblock) die Buchungstextübernahme durchführen. So bearbeiten Sie Buchungstextkonstanten 1 Um einen neuen Buchungstext anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstext neu. 2 Um einen vorhandenen Buchungstext zu ändern, markieren Sie den Buchungstext und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstext bearbeiten. 3 Um einen vorhandenen Buchungstext zu löschen, markieren Sie den Buchungstext und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Buchungstext wird gelöscht. 4 Um einen vorhandenen Buchungstext von einem anderen Mandanten zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Sie erhalten das Dialogfenster Mandanten Buchungstexte importieren. 5 Um den Buchungstext für die Erfassung und Nutzung in der Buchungszeile zu verwenden, klicken Sie auf Übernehmen. Der markierte Buchungstext wird in die Buchungszeile übernommen. Wenn Sie die Textnummer kennen, können Sie die Buchungstextkonstanten auch schnell übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + bzw. die Taste (im Nummernblock) betätigen.

B.7)10. Buchungstext erfassen So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungstext neu bzw. Buchungstext bearbeiten Sie erfassen in diesem Dialogfenster neue Buchungstextkonstanten bzw. ändern bereits vorhandene Buchungstexte. Sie können maximal 999 Texte erfassen. Während des Buchens können Sie den Text übernehmen, indem Sie im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + bzw. die Taste (im Nummernblock) betätigen. Sie können die vorhandenen Buchungstexte nach der Nummer oder nach dem Text sortieren. So legen Sie einen neuen Buchungstext an bzw. ändern diesen 1 Um die Sortierung festzulegen, aktivieren Sie den Schaltknopf Nr. bzw. Buchungstext. Die Buchungstexte werden nach Nummer oder Buchungstext sortiert angezeigt. 2 Um einen neuen Text anzulegen, geben Sie eine Nummer ein. Sie können eine neue Nummer zwischen 1-999 vergeben oder die nächste freie Nummer bestätigen. 3 Geben Sie im Feld Buchungstext einen Text ein bzw. ändern Sie den vorhandenen Text. 4 Um die Eingaben zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt leeren. 5 Um den neuen oder geänderten Buchungstext zu übernehmen, klicken Sie auf Übernehmen bzw. OK. Der Buchungstext wird gespeichert; bei OK wird das Fenster geschlossen; bei Übernehmen bleibt das Fenster offen; Sie können somit den nächsten Buchungstext bearbeiten.

B.7)11. Buchungstexte von einem anderen Mandanten übernehmen So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungstexte importieren Sie sehen in diesem Dialogfenster Buchungstexte, die Sie bei einem beliebigen Mandanten angelegt haben. Sie können diesen Text für den gerade bearbeiteten Mandanten übernehmen. Beachten Sie, dass auch die Buchungsnummer übernommen wird, d.h. ein mit gleicher Buchungsnummer angelegter Text beim bearbeiteten Mandanten wird überschrieben. So importieren Sie Buchungssätze 1 Um Informationen zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befinden, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst. 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. 3 Markieren Sie den/die Buchungstexte, die Sie übernehmen möchten, und klicken Sie auf Übernehmen. Beachten Sie, dass auch die Buchungsnummer übernommen wird, d.h. ein mit gleicher Buchungsnummer angelegter Text beim bearbeiteten Mandanten wird überschrieben. Die Texte werden für den bearbeiteten Mandanten übernommen; das Fenster wird geschlossen. Sie können die Bearbeitung der Buchungstexte fortsetzen.

B.7)12. Zusatzinformationen erfassen und anzeigen So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen Sie können beim Buchen Zusatzinformationen für Buchungssätze hinterlegen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels und können von Ihnen frei erfasst werden. Sie können für bis zu 8 Informationsarten pro Buchungssatz zusätzliche Infos erfassen (z.B. in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist, ob dieser EU-relevant ist etc.). Anzeige von Zusatzinformationen Bereits erfasste Zusatzinformationen zeigen Sie an, indem Sie in der Ansicht eine Buchung mit Zusatzinformationen markieren und dann den Menüpunkt Bearbeiten | Zusatzinformationen bzw. diesen im Kontextmenü aufrufen. Eine Buchung mit erfassten Zusatzinformationen erkennen Sie in der Ansicht in der Spalte ZI am Eintrag ZI. Die Registerkarte Beleginformationen ist gefüllt, wenn der Buchungssatz durch einen Buchungsvorschlag generiert wurde und unter Eigenschaften Dialogbuchen in der Registerkarte Buchungsvorschläge das Kontrollkästchen Beleginformation als Zusatzinformation in die Buchung übernehmen aktiviert ist bzw. der Buchungsvorschlag über + auf ein Verrechnungskonto gebucht wurde. Wenn Sie die erfassten Zusatzinformationen permanent anzeigen möchten, wählen Sie Ansicht | Zusatzinformationen anzeigen. Es wird dann ein Fenster mit den Zusatz- und Beleginformationen am Bildschirm angezeigt, in dem die erfassten Informationen dann bei Existenz zu einem Buchungssatz automatisch eingeblendet werden. So erfassen Sie Zusatzinformationen und zeigen diese an Voraussetzung Sie befinden sich in der Buchungszeile. 1 Um Zusatzinformationen zu erfassen oder zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Zusatzinformationen. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag Zusatzinformationen. Wenn für den Buchungssatz keine Zusatzinformationen vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen. Wenn bereits Infos vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten. --ODER-Rufen Sie die Dialogfenster zur Neuanlage oder Bearbeitung von Zusatzinformationen auf, indem Sie in der Buchungszeile neben dem Feld Buchungstext auf das Symbol (Zusatzinformationen anlegen) bzw. (vorhandene Zusatzinformationen bearbeiten) klicken. 2 Um die erfassten Zusatz- und Beleginformationen permanent am Bildschirm anzuzeigen, wählen Sie Ansicht | Zusatzinformationen anzeigen. Diese Informationen werden in einem separaten Fenster angezeigt. Speicherung der Zusatzinformationen

Die Speicherung und Zuordnung der Zusatzinformationen erfolgt erst, wenn Sie den Buchungssatz übernommen haben.

B.7)13. Zusatzinformationen beim Buchen anzeigen So gelangen Sie zum Dialogfenster Zusatzinformationen (beim Buchen) Sie können für Buchungssätze Zusatzinformationen erfassen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels und können von Ihnen frei erfasst werden. Sie können für eine Buchung z.B. hinterlegen, in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist oder ob dieser EU-relevant ist. Die Zusatzinformationen bestehen aus den Bestandteilen Informationsart und Informationsinhalt. Als Informationsart können Sie z.B. Filialen oder Mengengrößen (qm) definieren. Für diese Informationsarten erfassen Sie dann buchungsspezifische Informationsinhalte. Sie können pro Buchungssatz für bis zu 20 Informationsarten zusätzliche Infos hinterlegen. Zusatzinformationen erfassen Wenn Sie für einen Buchungssatz Informationen erfassen oder ändern möchten, müssen Sie den Buchungssatz in der Buchungszeile bearbeiten. Sie können Zusatzinformationen neu anlegen oder vorhandene bearbeiten, indem Sie den Menüpunkt Bearbeiten | Zusatzinformationen aufrufen (alternativ auch über das Kontextmenü in der Buchungszeile). Alternativ können Sie die Dialogfenster zur Neuanlage oder Bearbeitung von Zusatzinformationen aufrufen, indem Sie in der Buchungszeile neben dem Feld Buchungstext auf das Symbol (Zusatzinformationen anlegen) bzw. (vorhandene Zusatzinformationen bearbeiten) klicken. So zeigen Sie die Zusatzinformationen beim Buchen an 1 Um Informationen zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befinden, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst. 2 Um eine bestimmte Informationszeile zu suchen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. 3 Wählen Sie Suche starten. Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie den Suchbegriff eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Die Zeile mit dem eingegebenen Suchbegriff der jeweiligen Spalte ist markiert. 4 Um die Anzeige der Zusatzinformationen zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

B.7)14. Zusatzinformationen ändern oder löschen So gelangen Sie zum Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten Sie können für Buchungssätze Zusatzinformationen erfassen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels und können von Ihnen frei erfasst werden. Sie können für eine Buchung z.B. hinterlegen, in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist oder ob dieser EU-relevant ist. Die Zusatzinformationen bestehen aus den Bestandteilen Informationsart und Informationsinhalt. Als Informationsart können Sie z.B. Filialen oder Mengengrößen (qm) definieren. Für diese Informationsarten erfassen Sie dann buchungsspezifische Informationsinhalte. Sie können pro Buchungssatz für bis zu 20 Informationsarten zusätzliche Infos hinterlegen. So bearbeiten Sie bereits erfasste Zusatzinformationen Voraussetzung Sie befinden sich zur Erfassung oder Änderung eines Buchungssatzes in der Buchungszeile. 1 Um vorhandene Zusatzinformationen zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile mit den Informationen und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie erhalten das Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen mit den zur Bearbeitung vorbelegten Eingabefeldern. 2 Um Zusatzinformationen neu anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten das Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen. 3 Um Zusatzinformationen zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die Zusatzinformationen werden gelöscht. 4 Um die Bearbeitung der Zusatzinformationen zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten wird geschlossen. Sie setzen die Erfassung des Buchungssatzes fort.

B.7)15. Zusatzinformationen erfassen So gelangen Sie zum Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen Sie können für Buchungssätze Zusatzinformationen erfassen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels und können von Ihnen frei erfasst werden. Sie können für eine Buchung z.B. hinterlegen, in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist oder ob dieser EU-relevant ist. Die Zusatzinformationen bestehen aus den Bestandteilen Informationsart und Informationsinhalt. Als Informationsart können Sie z.B. Filialen oder Mengengrößen (qm) definieren. Für diese Informationsarten erfassen Sie dann buchungsspezifische Informationsinhalte. Sie können pro Buchungssatz für bis zu 20 Informationsarten zusätzliche Infos hinterlegen. Speicherung der Zusatzinformationen Die Speicherung und Zuordnung der Zusatzinformationen erfolgt erst, wenn Sie den Buchungssatz abgeschlossen haben. Zusatzinformationen permanent anzeigen Sie können während des Buchens die erfassten Zusatz- und Beleginformationen auch permanent in einem eigenen Fenster anzeigen (unter Ansicht | Zusatzinformationen anzeigen). So legen Sie Zusatzinformationen an Voraussetzung Sie befinden sich zur Erfassung oder Änderung eines Buchungssatzes in der Buchungszeile.

1 Wählen Sie aus der Liste Informationsart eine vorhandene Art. --ODER-Geben Sie eine neue Informationsart durch Direkteingabe ein. In der Liste werden die zuletzt definierten Arten angezeigt. Diese sind buchungssatzunabhängig und können daher für alle Buchungen verwendet werden. 2 Geben Sie im Eingabebereich Informationsinhalt die buchungssatzspezifischen Zusatzinformationen ein. Um einen Zeilenumbruch durchzuführen, betätigen Sie die Tastenkombination + . 3 Um den erfassten Text für Informationsinhalte zu löschen (es ist noch keine Speicherung erfolgt), klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt leeren. 4 Um für einen Buchungssatz mehrere Zusatzinformationen zu erfassen (maximal sind 20 Stück möglich), klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Die erfassten Zusatzinformationen werden gespeichert; Sie können für eine andere Informationsart einen Text erfassen. 5 Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten, in dem die erfassten Zusatzinformationen angezeigt werden. Wenn Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten schließen, setzen Sie die Erfassung des Buchungssatzes fort. Die Zusatzinfos werden erst nach Beendigung des Buchungssatzes gespeichert und dem Buchungssatz zugeordnet.

B.7)16. Buchungen bereichsweise ändern So gelangen Sie zum Buchen Sie können nach Buchungen suchen, um diese nach bestimmten Kriterien zu ändern oder zu löschen (z.B. um für mehrere Buchungen einheitlich einen anderen Buchungstext einzugeben). Sie können somit bei Buchungen für bestimmte Bereiche komplett die Eingaben überschreiben. Sie nutzen diese Funktion, wenn Sie sehr viele Buchungen haben und für diese eine gleichlaufende Änderung durchführen möchten. So ändern Sie Buchungen bereichsweise 1 Wählen Sie Bearbeiten | Buchungen bereichsweise ändern. --ODER-Betätigen Sie die Tastenkombination + . Sie erhalten das Dialogfenster Buchungen bereichsweise ändern. 2 Führen Sie die Änderung für die Buchungen durch. Funktion nur in der Ansicht Primanota aufrufbar Die Funktion ist nur in der Ansicht Primanota möglich.

B.7)17. Buchungen bereichsweise suchen und ändern So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungen bereichsweise ändern In diesem Dialogfenster können Sie nach Buchungen suchen, um diese nach bestimmten Kriterien zu ändern oder zu löschen (z.B. um für mehrere Buchungen einheitlich einen anderen Buchungstext einzugeben). Sie können somit bei Buchungen für bestimmte Bereiche komplett die Eingaben überschreiben. Sie rufen dieses Fenster auf, wenn Sie sehr viele Buchungen haben und für diese eine gleichlaufende Änderung durchführen möchten. So ändern Sie Buchungen bereichsweise 1 Aktivieren Sie den Schaltknopf Buchungen ändern. 2 Wählen Sie aus der Liste Kriterium den Suchbereich, nach dem Sie Buchungen ändern möchten. 3 Geben Sie im Feld Suchen nach einen Suchbegriff ein. 4 Wählen Sie ggfs. die Suchrichtung und geben Sie im Feld Ersetzen durch einen Begriff ein, mit dem Sie Suchbegriff ersetzen möchten. 5 Ändern Sie ggfs. den Suchbereich, wenn Sie zuvor mehrere Buchungen markiert haben. Ansonsten wird der gesamte Vorlauf durchsucht. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Die Buchung mit dem Suchkriterium wird angezeigt. 7 Um das Buchungsfeld zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. 8 Um für alle Buchungen mit dem gleichen Kriterium die Änderung durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Ändern. Die Änderung wird für alle Buchungen durchgeführt.

B.7)18. Buchungen bereichsweise löschen So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungen bereichsweise ändern In diesem Dialogfenster können Sie nach Buchungen suchen, um diese nach bestimmten Kriterien zu löschen (z.B. um mehrere Buchungen mit gleichem Konto zu löschen). Sie rufen dieses Fenster auf, wenn Sie sehr viele Buchungen haben und für diese eine gleichlaufende Änderung durchführen möchten. So löschen Sie Buchungen bereichsweise 1 Aktivieren Sie den Schaltknopf Buchungen löschen. 2 Wählen Sie aus der Liste Kriterium den Suchbereich, nach dem Sie Buchungen löschen möchten. 3 Geben Sie im Feld Suchen nach einen Suchbegriff ein. 4 Wählen Sie ggfs. die Suchrichtung. 5 Ändern Sie ggfs. den Suchbereich, wenn Sie zuvor mehrere Buchungen markiert haben. Ansonsten wird der gesamte Vorlauf durchsucht. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Die Buchung mit dem Suchkriterium wird angezeigt. 7 Um die Buchung zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. 8 Um für alle Buchungen mit dem gleichen Kriterium die Löschung durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle

Löschen. Alle Buchungen werden gelöscht.

B.7)19. Primanota / FIBU-Konto / OPOS-Konto drucken So gelangen Sie zum Buchen Während des Buchens können Sie die angezeigte Primanota / FIBU-Konto / OPOS-Konto drucken, ohne in die Auswertungen wechseln zu müssen. Es wird der angezeigte Fensterinhalt gedruckt. So drucken Sie die angezeigte Auswertung 1 Wählen Sie Bestand | Fensterinhalt drucken. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Die Auswertung, die im oberen Bildschirmbereich angezeigt ist (Primanota, FIBU-Konto bzw. OPOS-Konto), wird gedruckt. 2 Um vor dem Druck die Seitenansicht der Auswertung zu sehen, wählen Sie Bestand | Fensterinhalt Seitenansicht. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Sie erhalten die Seitenansicht der Auswertung. Sie können von dort den Druck über das Symbol anstoßen.

B.7)20. Summen und Salden einer Buchung anzeigen So gelangen Sie zum Buchen Sie können für eine eingegebene Buchung die dazugehörigen Summen und Salden für die betroffenen Konten anzeigen (Ausnahme: Gruppen- und Abstimmsumme sowie Buchungssätze aus dem RZ). So zeigen Sie die Summen und Salden einer Buchung an 1 Markieren Sie den Buchungssatz, für den Sie die Summen und Salden anzeigen möchten. 2 Wählen Sie Auswertungen | Summen und Salden einer Buchung. --ODER-Öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Buchungssatz klicken, und wählen Sie dann den Eintrag Summen und Salden einer Buchung. Die Auswertung Summen und Salden einer Buchung wird angezeigt.

B.7)21. Abstimmsumme ändern So gelangen Sie zum Dialogfenster Abstimmsumme Sie können einen Abstimmsummenkreis abschließen. Gleichzeitig können Sie eine Abstimmsumme für den neuen Abstimmsummenkreis eingeben. Es wird angezeigt, ab welchem Buchungssatz der Abstimmsummenkreis beginnt. So ändern Sie die Abstimmsumme 1 Geben Sie die Abstimmsumme ein. Wenn Sie die Eingabe mit bestätigen, wird eine Sollbuchung erzeugt; bei Einsatz der -Taste wird ein Habenbetrag generiert. 2 Um die Gruppensumme als Abstimmsumme zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Letzte Summe. 3 Klicken Sie auf OK. Die Abstimmsumme wird in die Buchungsanzeige übernommen.

B.7)22. EU-Informationen festlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster EU-Informationen Wenn Sie Vorgänge in Zusammenhang mit der Europäischen Union buchen, erhalten Sie je nach Sachverhalt automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie EU-Land, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und/oder einen Steuersatz für das ausgewählte EU-Land erfassen. Prüfung der USt-IdNr. auf Korrektheit Beim EU-Land Deutschland muss die USt-IdNr. korrekt sein, um übernommen zu werden. Bei allen anderen EU-Ländern wird geprüft, ob die USt-IdNr. ungültig ist. Bei Ungültigkeit erscheint ein entsprechender Hinweis. Die USt-IdNr. kann trotzdem übernommen werden. Bei einer ausländischen USt-IdNr. kann lediglich der formelle Aufbau geprüft werden. Die Bestätigung der Richtigkeit einer USt-IdNr. können Sie beim Bundesamt für Finanzen (http://www.bff-online.de/ust/useg/ustidbs.php) erhalten. Beachten Sie den Hinweis des Bundesamts für Finanzen, dass zur Erfüllung der bestehenden Sorgfaltspflicht gem. § 6 a Abs. 4 UStG eine einfache Bestätigungsabfrage nicht ausreichend ist. Eine qualifizierte Anfrage mit Angaben zu Name, Ort, Postleitzahl und Straße ist schriftlich, telefonisch oder per E-Mail an das Bundesamt für Finanzen, Außenstelle Saarlouis zu richten. Sie können die EU-Information auch unter Stammdaten | Kontenplan erfassen. So erfassen Sie die EU-Informationen 1 Wählen Sie aus der Liste das EU-Land. 2 Geben Sie den Steuersatz ein. 3 Geben Sie die USt-IdNr. ein. Es erfolgt eine Plausibilitätsprüfung. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis. 4 Klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster wird geschlossen; die EU-Informationen werden gespeichert.

B.7)23.

Kleindifferenzen ausgleichen So gelangen Sie zum Dialogfenster Kleindifferenzen Sie können Rechnungen mit einem Kleindifferenzbetrag automatisch ausgleichen. Sie geben hier für Debitoren bzw. Kreditoren ein Konto ein, über das der Restsaldo ausgebucht wird. Das Limit von Kleindifferenzbeträgen schlüsseln Sie unter Stammdaten | Mandantendaten | Registerkarte OPOS | Basisprogrammdaten (PC und RZ) | Kleindifferenzen/OP-Ausgleich. Wenn Kleindifferenzen ermittelt werden, können Sie die Ausgleichsbuchungen automatisch als Stapel verarbeiten. Sie können einen neuen Vorlauf anlegen oder die Buchungen in einen vorhandenen Vorlauf übernehmen. So gleichen Sie Kleindifferenzen aus 1 Geben Sie die Ausgleichskonten für Kleindifferenzen (getrennt für Forderungen und Verbindlichkeiten) ein. Sie müssen mindestens ein Konto angeben. 2 Geben Sie gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen ein. Die Felder Datum (Muss-Feld) und Buchungstext sind vorbelegt. 3 Klicken Sie auf OK. Die Kleindifferenzen werden sofort auf die eingegebenen Konten gebucht; die Rechnungsnummer ist ausgeglichen. Die erstellten Buchungssätze stehen zur weiteren Bearbeitung unter Buchen | Dialogbuchen zur Verfügung.

B.7)24. Umrechnungsdifferenzen ausgleichen So gelangen Sie zum Dialogfenster Umrechnungsdifferenzen Im Rahmen der Euro-Umstellung können bei Rechnungen und Zahlungen Umrechnungsdifferenzen entstehen. Sie können diese Differenzen automatisch in einem Vorgang für OPOS-Konten ausgleichen. Sie geben für Ihre Debitoren und Kreditoren ein Konto ein, über das die Differenz ausgebucht wird. Um Umrechnungsdifferenzen ausgleichen zu können, muss ein Konto ermittelt werden, das eine Umrechnungsdifferenz aufweist. So gleichen Sie Umrechnungsdifferenzen aus 1 Geben Sie das Ausgleichskonto ein, auf dem die Umrechnungsdifferenz ausgeglichen werden soll. Sie müssen ein Konto eingeben. 2 Geben Sie gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen ein. Die Felder Datum (Muss-Feld) und Buchungstext sind vorbelegt. 3 Klicken Sie auf OK. Die Umrechnungsdifferenzen werden auf das entsprechende Konto gebucht. Die Konten sind ausgeglichen. Der Buchungssatz steht zur weiteren Bearbeitung unter Buchen | Dialogbuchen im entsprechenden Vorlauf zur Verfügung.

C. Stapelerfassung C.1) Vorlauf bearbeiten C.1)1. Vorlauf bei der Stapelerfassung auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf für Stapelerfassung auswählen Im Dialogfenster Vorlauf für Stapelerfassung auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen im Rahmen der Stapelerfassung. Sie können Vorläufe anlegen, löschen, bearbeiten oder die Vorlaufdaten ändern. Daneben können Sie auch Vorläufe importieren sowie alle Vorläufe in die Stapelverarbeitung übergeben. Sie können die Liste der Vorläufe beeinflussen, indem Sie den Auswahlumfang eingrenzen. Wenn Sie den Schaltknopf Vorläufe, die noch nicht frei gegeben sind aktivieren, werden nur die Vorläufe angezeigt, die noch in Bearbeitung sind und daher nicht in der Stapelverarbeitung zur Verfügung stehen. Wenn der Auswahlumfang auf alle Vorläufe gesetzt ist, werden die auch verarbeitbaren Vorläufe von Buchungsstapeln angezeigt. So wählen Sie einen Vorlauf aus 1 Um den Umfang der angezeigten Vorläufe festzulegen, aktivieren Sie in der Gruppe Auswahlumfang den gewünschten Schaltknopf. Wenn Sie alle Vorläufe aktiviert haben, werden neben den gerade bearbeiteten Vorläufen auch die zur Verarbeitung freigegebenen Vorläufe angezeigt. 2 Wenn noch kein Vorlauf vorhanden ist oder um einen neuen Vorlauf anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten das Dialogfenster Erfassungsvorlauf anlegen, in dem Sie einen neuen Vorlauf anlegen. 3 Markieren Sie einen der angezeigten Vorläufe. 4 Um einen Vorlauf zur Bearbeitung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. --ODER-Doppelklicken Sie auf den ausgewählten Vorlauf. --ODER-Öffnen Sie das Kontextmenü in der Vorlaufübersicht und wählen Sie den Eintrag Vorlauf öffnen. Sie erhalten das Dialogfenster Stapelerfassen. Falls Sie einen zur Verarbeitung bereits frei gegebenen Vorlauf ausgewählt haben, erhält dieser nach der Bearbeitung den Status Nicht frei *. 5 Um einen Buchungsstapel im Postversandformat zu übernehmen, der sich nicht auf dem eingestellten Standard-Datenpfad befindet (Mandantenpfad), klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Sie erhalten das Dialogfenster Postversanddaten importieren. 6 Um einen Buchungsstapel im ASCII-Format zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche ASCII-Import. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Daten importieren, in dem Sie das Format wählen. 7 Um einen Vorlauf zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Vorlauf wird nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage gelöscht.

8 Um für einen Vorlauf die Vorlaufdaten zu ändern, markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlaufdaten. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern. 9 Um für einen Vorlauf eine Programmsperre aufzuheben (z.B. nach einem Systemabsturz wegen Stromausfall), markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlauf entsperren. Die Sperre wird aufgehoben. 10 Um für einen Vorlauf den Status von Nicht frei auf Frei zu setzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Frei geben. Der Vorlauf wird mit dem entsprechenden Status versehen. 11 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. 12 Um einen vorhandenen Vorlauf zu verarbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Sie erhalten das Dialogfenster Stapelverarbeitung, in dem Sie den Vorlauf verbuchen können. Der Status wird auf Frei gesetzt.

C.1)2. Vorlaufdaten für die Stapelerfassung ändern So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlaufdaten ändern (im Rahmen der Stapelerfassung) So ändern Sie die Vorlaufdaten 1 Geben Sie im Feld Bezeichnung den Namen des Vorlaufs ein oder ändern Sie die vorhandene Bezeichnung. Geben Sie ggfs. ein Diktatkürzel ein. 2 Klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf für Stapelerfassung auswählen. Der Vorlauf wird mit der geänderten Bezeichnung angezeigt.

C.1)3. Erfassungsvorlauf anlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Erfassungsvorlauf anlegen Sie legen einen neuen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen im Rahmen der Stapelerfassung an. So legen Sie einen neuen Erfassungsvorlauf an 1 Geben Sie in den Feldern Datum von und Datum bis den Zeitraum für den Vorlauf an. Wird nur der Monat eingegeben, wird automatisch im Feld Datum von der Monatsanfang und im Feld Datum bis das Monatsende eingesetzt. 2 Geben Sie eine Bezeichnung für den Vorlauf ein. 3 Geben Sie ggfs. das Diktatkürzel als Kennung für den Erfasser des Vorlaufs ein. 4 Klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Stapelerfassen, in dem Sie Buchungen eingeben.

C.1)4. Vorlauf in der Stapelverarbeitung anhängen So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf anhängen Ein Vorlauf (z.B. mit wiederkehrenden Buchungen) kann als Einzelvorlauf angelegt oder an einen bereits bestehenden Monatsvorlauf angehängt werden. Falls Sie das Kontrollkästchen Vorläufe mit höheren Datum bis anzeigen aktivieren, werden zusätzlich auch diejenigen Vorläufe zum Anhängen angeboten, die ein höheres Datum bis haben (bis maximal zum Wirtschaftsjahresende). So hängen Sie einen Vorlauf an 1 Um Informationen zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befinden, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst. 2 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. 3 Um zusätzlich auch diejenigen Vorläufe zum Anhängen anzuzeigen, die ein höheres Datum bis haben (bis maximal zum Wirtschaftsjahresende), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorläufe mit höheren Datum bis anzeigen. 4 Doppelklicken Sie auf den Vorlauf, an den Sie den ausgewählten Vorlauf anhängen möchten. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern, in dem Sie einen anderen Namen für den Vorlauf eingeben können. Anschließend findet für den Vorlauf die Stapelverarbeitung statt.

C.2) Eigenschaften für Stapelerfassung festlegen C.2)1. Umfang der Buchungszeile festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Stapelerfassung Sie treffen hier für die Anzeige und den Aufbau der Buchungszeile Einstellungen (kompletter Umfang oder selektive Eingrenzung bzw. einzeilig). Zusätzlich können Sie Kann-Felder in der Buchungszeile ausblenden sowie für einzelne Felder festlegen, ob eine Eingabe notwendig ist und ob für diese Felder eine Schleppautomatik gelten soll. Daneben können Sie beim Einsatz der Programme Kostenrechnung/ KOST-System-Manager für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der Buchungszeile einen automatischen Abgleich in diesen Programmen aktivieren. So legen Sie den Umfang der Buchungszeile für die Stapelerfassung fest 1 Aktivieren Sie in der Registerkarte Buchungssatz in der Gruppe Buchungszeile den gewünschten Schaltknopf (Komplett , ohne KOST-Felder sowie Belegfeld 2 oder Einzeilig). In Abhängigkeit der Einstellung werden in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder bestimmte Erfassungsfelder deaktiviert. 2 Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen,

können Sie bei der Anzeige der kompletten Buchungszeile zusätzlich eine automatische Prüfung der Eingabe in den KOST-Feldern nutzen. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe Buchungszeile den Schaltknopf Komplett und aktivieren Sie dann die jeweiligen Kontrollkästchen für die Unterstützung der KOST-Felder. 3 Um bestimmte Felder in der Buchungszeile auszublenden, deaktivieren Sie in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder die entsprechenden Kontrollkästchen für die gewünschten Felder. 4 Um für bestimmte Erfassungsfelder weitere individuelle Einstellungen festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Feldeinstellungen. Sie erhalten das Dialogfenster Feldeinstellungen, in dem Sie z.B. für ein Erfassungsfeld definieren können, ob es sich um ein Mussfeld handelt und ob eine Schleppautomatik gelten soll. 5 Um in der Ansicht der Erfassungsprimanota bei der Bildung von Gruppensummen zu verhindern, dass die zuletzt gebildete Gruppensumme beim späteren Öffnen des Buchens angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzte Gruppensumme beim Öffnen des Buchens löschen. 6 Klicken Sie auf OK. Das Register wird geschlossen; die Buchungszeile wird mit den entsprechenden Eingabefeldern angezeigt.

C.2)2. KOST-Unterstützung aktivieren So gelangen Sie zur Stapelerfassung Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie zusätzlich für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der Buchungszeile einen automatischen Abgleich mit vorhandenen Kostenstellen in diesen Anwendungen aktivieren und somit Eingabefehler vermeiden. So aktivieren und nutzen Sie die KOST-Unterstützung Voraussetzung Sie nutzen das Programm Kostenrechnung / KOST-System-Manager. 1 Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maus das Kontextmenü und wählen Sie Eigenschaften. Sie erhalten das Register Eigenschaften Dialogerfassen. 2 Klicken Sie im Register Eigenschaften auf die Registerkarte Buchungssatz und aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Gruppe Kostenrechnung/KOST-System-Manager. Es wird geprüft, ob die Übernahme nach KOST möglich ist. 3 Schließen Sie das Register Eigenschaften Dialogerfassen. Sie befinden sich wieder im Buchen. 4 Geben Sie eine Buchung mit einem KOST-relevanten Konto ein. Bei Abschluss des Buchungssatzes wird geprüft, ob eine Zuordnung zum KOST-relevanten Vorgang möglich ist.

C.2)3. Übersicht Bildschirmelemente in der Stapelerfassung Das Fenster besteht aus einem oberen und unteren Bildschirmbereich: Oberer Bildschirmbereich: Im oberen Teil wird die Primanota angezeigt. In der Primanota sehen Sie alle erfassten Buchungssätze. Sie können die Stapelprimanota auch direkt drucken. Unterer Bildschirmbereich: Sie erfassen oder ändern Buchungssätze und geben weitere buchungsrelevante und buchungssteuernde Daten wie Kontenbeschriftungen ein. Sie können die Abstimm- und Gruppensumme setzen, Informationen zu EU-Buchungen eingeben, Zusatzinformationen hinterlegen, ein Gegenkonto bzw. Konto auswählen und Beschriftungen zu Sach- und Personenkonten erfassen. In der Statuszeile erhalten Sie Informationen zu Einstellungen, die Sie ändern können. Sie erkennen, ob Sie die Korrektur eines Buchungssatzes durchführen, ob Sie die Belegautomatik und Kassenminusprüfung aktiviert haben, und ob der Cursor mit der -Taste in den Anzeigebereich übernommen wurde. Weitere Einstellungen können Sie im Menüpunkt Bearbeiten | Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern). Fremdwährungs-Fähigkeit Die Basiswährung sehen Sie im Statusbereich am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie eine Buchung abweichend von der Basiswährung erfasst haben, sehen Sie in der Primanota in der Spalte WKZ (hinter der Buchungssatznummer) die Währung. In den Spalten WKZ, Basisw.-Umsatz und Kurs (am Ende der Primanota) können Sie die Basiswährung, den Umsatz umgerechnet in die Basiswährung sowie ggfs. den Umrechnungskurs (wenn eine Nicht-EWU-Währung verwendet wurde) erkennen.

c.2)4. Tastenbelegung in der Stapelerfassung Sie können Buchungssätze alternativ durch Bedienung der Maus oder der Tastatur eingeben. Die Tasten besitzen folgende Bedeutung: Taste / Tastenkombination Funktion Erzeugen einer Soll-Buchung (im Eingabefeld Umsatz). --ODER-Springen zum nächsten Eingabefeld. --ODER-Verarbeiten der Buchung (nur nach letztem Eingabefeld der Buchungszeile).

Hinweis für Laptop-Nutzer: Die Kurzbuchung kann mit mit der Tastenkombination Fn und erzeugt werden. Erzeugen einer Haben-Buchung (im Eingabefeld Umsatz ). --ODER-Erzeugen einer Kurzbuchung (wenn alle Muß-Eingabefelder gefüllt sind). Springen zum nächsten Feld. + Springen zum vorherigen Feld. (im Nummernblock) Springen zum vorherigen Eingabefeld. (im Nummernblock) Springen zum Eingabefeld Datum. Springen zum Eingabefeld KOST1. (im Nummernblock) Springen zum Eingabefeld Skonto. Springen zum Eingabefeld Buchungstext. + Korrigieren von Beschriftung Konto. + Korrigieren von Beschriftung Gegenkonto. Löschen des Buchungssatzes. Wechseln zwischen Erfassung und Anzeige. Kopieren eines Buchungsfeldes. Kopieren einer Buchungszeile. Korrigieren der Buchungszeile. Aufrufen der Währungsumrechnung (nur im Eingabefeld Umsatz bzw. Skonto möglich). (in den Feldern Konto, Gegenkonto, KOST1, KOST2, Buchungstext) Öffnen des jeweiligen Auswahlfensters. + + Aktivieren/Deaktivieren der automatischen Belegfeld1-Erhöhung. + + Aktivieren/Deaktivieren der Kassenminusprüfung. + Öffnen des Dialogfensters Buchungstexte zur Erfassung von Buchungstextkonstanten und deren Übernahme in die Buchungszeile. + (im Nummernblock) Erfassen der Abstimmsumme. + Setzen der Gruppensumme. (im Nummernblock) + Erfassen oder Anzeigen von Zusatzinformationen. + Öffnen des Dialogfensters OPOS-Zusatzinformationen zur Erfassung von zusätzlichen Angaben zu einer Buchung. + Erstellen einer Generalumkehr-Buchung. (im Eingabefeld BU Gegenkonto bzw. Konto) Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw. Gegenkonto) zur Erfassung von Kontenbeschriftungen. im Feld Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw. Gegenkonto) zur Erfassung von Kontenbeschriftungen.

(Tabelle! S. PDF! Tasten s. Original!) C.3) Buchungsfunktionen in der Stapelerfassung C.3)1. Buchungsätze erfassen und bearbeiten Für die Erfassung und Bearbeitung von Buchungssätzen stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung -unabhängig welche Art von Buchungssätzen Sie erfassen und in welchem Buchungsmodus Sie sich befinden. Hinweise zur USt-Schlüssel-Unterstützung beim Buchen Belegfeld 2 - Erfassung Dispositionsnummer aus Kostenrechnung erfassen Nutzung von SKR 14 (Land- und Forstwirtschaft) Wenn Sie den SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe geschlüsselt haben, stehen Ihnen in der Buchungszeile anstelle der KOST-Felder die Eingabefelder KOST1 (St) für die Erfassung der Stückzahl, KOST2 (dt) für die Erfassung von Maßeinheiten wie Gewicht sowie KOST-M. (BZW) für die Erfassung der Betriebszweigabrechnung zur Verfügung. Die hier erfassten Werte werden im Geldrückbericht sowie in der Summen- und Saldenliste (mit Mengen), im Kontoblatt, in der Primanota und im Journal in separaten Spalten ausgegeben. Beachten Sie, dass beim SKR 14 die Nutzung des automatischen Abgleichs der Kostenstellen mit den Angaben in den Programmen Kostenrechnung / KOST-System-Manager nicht unterstützt wird! Hinweise zur Kontierungserleichterung mit SKR 14 Fremdwährungs-Fähigkeit Sie können für Mandanten Buchungssätze unabhängig von der in den Stammdaten festgelegten Basiswährung erfassen. Sie wählen aus der Liste WKZ (Währungskennzeichen) die Eingabewährung. Der eingegebene Betrag wird vom

Programm in die Basiswährung (sofern der Umrechnungskurs bekannt und erfasst wurde) umgerechnet und so auch in den Auswertungen angezeigt. Wenn Sie eine Buchung in einer Fremdwährung (z.B. US-Dollar) erfassen, werden Sie bei der Eingabe des Umrechnungskurses komfortabel unterstützt. Informationen zur Fremdwährungsrechnung erhalten Sie in den Hilfethemen unter Übergreifende fachliche Themen | Fremdwährungs-Fähigkeit. Buchungszeile/Feldformate Bei der Eingabe eines Buchungssatzes nutzen Sie automatisch die Felderweiterung, d.h. Sie können größere Werte erfassen (z.B. höhere Umsätze). Übersicht der Feldformate/Darstellung der Kontonummern Wenn Sie in den Stammdaten des Mandanten in den FIBU-Basisprogrammdaten im Feld Länge der Sachkonten eine Länge größer als 4 Stellen festgelegt haben, stehen Ihnen zur Erfassung von Sachkonten bis 8 Stellen, für Personenkonten bis zu 9 Stellen zur Verfügung. Mögliche Handlungsabläufe Buchungssatz eingeben Buchungssatz ändern oder korrigieren Buchungssatz löschen Buchungssatz kopieren Buchungssatz suchen Spalten in der Ansicht konfigurieren Währungsumrechnung durchführen

C.3)2. Vorlauf löschen So gelangen Sie zur Stapelerfassung Sie können einen Vorlauf mit allen eingegebenen Buchungssätzen löschen. So löschen Sie einen Vorlauf Voraussetzung Der Vorlauf wurde noch nicht über die Stapelverarbeitung weiterbearbeitet. 1 Wählen Sie Bearbeiten | Alles löschen. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Ansicht an einer beliebigen Stelle das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag Alles löschen. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Buchungen löschen möchten. 2 Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja. Der Vorlauf wird mit allen Buchungssätzen gelöscht. Wenn Sie das Buchen beenden, wird der Vorlauf in der Vorlaufübersicht nicht mehr angezeigt.

C.3)3. Primanota Stapelerfassung drucken So gelangen Sie zur Stapelerfassung Während des Buchens können Sie die angezeigte Primanota drucken, ohne in die Auswertung wechseln zu müssen. Es wird der angezeigte Fensterinhalt gedruckt. So drucken Sie die angezeigte Ansicht 1 Wählen Sie Bestand | PN Stapelerfassung drucken. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Die Primanota wird gedruckt. 2 Um vor dem Druck die Seitenansicht der Primanota zu sehen, wählen Sie Bestand | PN Stapelerfassung Seitenansicht. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Sie erhalten die Seitenansicht der Auswertung. Sie können von dort den Druck über das Symbol anstoßen.

C.3)4. Kassenminusprüfung aktivieren So gelangen Sie zur Stapelerfassung Mit Hilfe der Kassenminusprüfung können Sie prüfen, ob ein negativer Kassenbestand vorliegt. Wenn Sie die Funktion aktivieren, wird nach Erfassen eines Buchungssatzes für das ausgewählte Geldkonto geprüft, ob es einen Minusbestand aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis. Unter Auswertungen | Kassen-/Bankbericht erhalten Sie weitere Informationen zum Kassenbestand. So aktivieren Sie die Kassenminusprüfung 1 Wählen Sie Ansicht | Kassenminusprüfung. Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung. 2 Wählen Sie im Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung das gewünschte Konto, und klicken Sie auf OK. Sie erhalten das Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto. 3 Geben Sie im Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto für das ausgewählte Geldkonto einen Anfangsbestand ein bzw. bestätigen Sie den Programmvorschlag. Ändern Sie ggfs. das Währungskennzeichen. Die Kassenminusprüfung ist aktiv. Im Statusbereich sehen Sie das für die Kassenminusprüfung ausgewählte Geldkonto. Neben der Abstimmsumme wird der Saldo des Kontos angezeigt. Das Eingabefeld Konto ist mit dem Geldkonto vorbelegt. Wenn Sie eine Buchung eingeben, wird bei der Verarbeitung geprüft, ob das Geldkonto einen negativen Kassenbestand aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis. Kassenminusprüfung deaktivieren Um die Kassenminusprüfung wieder zu deaktivieren, wählen Sie Ansicht | Kassenminusprüfung. Das Häkchen wird

entfernt.

C.3)5. Startsaldo für Geldkonto in der Kassenminusprüfung in der Stapelerfassung festlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto Stapelerfassung Wenn Sie in der Stapelerfassung die Kassenminusprüfung aktivieren, können Sie für ein Geldkonto das Währungskennzeichen sowie einen Startsaldo festlegen. Sie können den vorgeschlagenen Anfangsbestand für das Geldkonto bestätigen oder eine neue Startsumme festlegen bzw. das Währungskennzeichen ändern. So legen Sie die Startsumme für das Geldkonto fest 1 Um die Währung zu ändern, wählen Sie aus der Liste die gewünschte Währung. 2 Bestätigen Sie die vorgeschlagene Summe oder geben Sie eine neue Startsumme ein. Wenn Sie die Eingabe mit bestätigen, wird eine Sollbuchung erzeugt; bei Einsatz der -Taste wird ein Habenbetrag generiert. 3 Klicken Sie auf OK. Die Startsumme wird in das Anzeigefeld Kassenminusprüfung übernommen. Die Währung wird in der Buchungszeile in die Liste WKZ übernommen.

C.3)6. Automatische Belegfeld1 - Erhöhung aktivieren So gelangen Sie zur Stapelerfassung Durch dieser Funktion wird beim Buchen die Rechnungsnummer automatisch um den Faktor Eins erhöht. So aktivieren Sie die automatische Belegfeld 1- Erhöhung Wählen Sie Ansicht | Automatische Belegfeld 1-Erhöhung. Im Feld Belegfeld 1 wird beim Buchen automatisch die Rechnungsnummer um Eins erhöht.

C.3)7. Kontobeschriftung ändern und erfassen So gelangen Sie zur Stapelerfassung Wenn Sie während des Buchens ein noch unbeschriftetes Konto im Feld Konto oder Gegenkonto eingeben, erhalten Sie automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können. Wenn es sich um ein Personenkonto handelt, können Sie zusätzlich die USt-IdNr. eingeben. Die Kontenbeschriftung kann bis zu 40 Stellen in zwei Feldern eingegeben werden. Die Groß-/Kleinschreibung legen Sie in den Mandanten-Programmdaten fest. So ändern Sie Kontenbeschriftungen 1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Beschriftung Konto ändern bzw. Bearbeiten | Beschriftung Gegenkonto ändern. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie Beschriftung Konto ändern bzw. Beschriftung Gegenkonto ändern. --ODER-Klicken Sie unterhalb der Buchungszeile neben dem Feld Konto bzw. Gegenkonto auf das Symbol . Sie erhalten bei Sachkonten das Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto, in dem Sie nur die Beschriftung eingeben können. Bei Personenkonten erhalten Sie das Dialogfenster für die Erfassung der Stammdaten. Diese Daten können Sie alternativ im Kontenplan unter Stammdaten | Kontenplan eingeben. 2 Geben Sie die Kontobeschriftung bzw. die Stammdaten der Geschäftspartner für OPOS-Mandanten ein. 3 Um keine Daten zu erfassen, klicken Sie auf Abbrechen oder betätigen Sie die Taste . Das Fenster wird geschlossen. Sie können die Beschriftung bzw. die Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt erfassen. Sie können die Buchung fortsetzen.

c.3)8. Buchungstextkonstanten verwenden So gelangen Sie zur Stapelerfassung Im Dialogfenster Buchungstexte bearbeiten Sie Buchungstextkonstanten, die Sie in die Buchungszeile übernehmen können. Sie können neue Texte erfassen oder vorhandene Texte ändern und löschen. Sie können auch Buchungstextkonstanten, die Sie bei anderen Mandanten definiert haben, übernehmen. Bereits erfasste Textkonstanten können Sie in die Buchungszeile übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + betätigen. Sie können Buchungstexte auch im Rahmen der Sammelzahlung oder der Aufteilung erfassen, indem Sie neben dem Erfassungsfeld auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen. So übernehmen Sie Buchungstextkonstanten 1 Wählen Sie Bearbeiten | Buchungstexte. --ODER-Klicken Sie neben dem Feld Buchungstexte auf das Symbol --ODER-Betätigen Sie die Tastenkombination + . Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstexte. 2 Markieren Sie einen vorhandenen bzw. neu angelegten Buchungstext. 3 Um den Buchungstext für die Erfassung und Nutzung in der Buchungszeile zu verwenden, klicken Sie auf Übernehmen. Der markierte Buchungstext wird in die Buchungszeile übernommen. Sie können Buchungstextkonstanten auch schnell übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + betätigen.

C.3)9. Zusatzinformationen erfassen und anzeigen So gelangen Sie zur Stapelerfassung Sie können beim Buchen Zusatzinformationen für Buchungssätze hinterlegen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels und können von Ihnen frei erfasst werden. Sie können für bis zu 8 Informationsarten pro Buchungssatz zusätzliche Infos erfassen (z.B. in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist, ob dieser EU-relevant ist etc.). Anzeige von Zusatzinformationen Bereits erfasste Zusatzinformationen zeigen Sie an, indem Sie in der Ansicht eine Buchung mit Zusatzinformationen markieren und dann den Menüpunkt Bearbeiten | Zusatzinformationen bzw. diesen im Kontextmenü aufrufen. Eine Buchung mit erfassten Zusatzinformationen erkennen Sie in der Ansicht in der Spalte ZI am Eintrag ZI. So erfassen Sie Zusatzinformationen Voraussetzung Sie befinden sich in der Buchungszeile. 1 Um Zusatzinformationen zu erfassen oder zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Zusatzinformationen. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag Zusatzinformationen. Wenn für den Buchungssatz keine Zusatzinformationen vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen. Wenn bereits Infos vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten. Speicherung der Zusatzinformationen Die Speicherung und Zuordnung der Zusatzinformationen erfolgt erst, wenn Sie den Buchungssatz übernommen haben.

D. Stapelverarbeitung D.1) Eigenschaften für die Stapelverarbeitung festlegen So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Stapelverarbeitung Im Register Eigenschaften legen Sie für die Stapelverarbeitung Verarbeitungsregeln fest. Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 einen automatischen Abgleich in diesen Programmen aktivieren. Daneben können Sie bei Belegfeldern Führungsnullen abschneiden lassen. So legen Sie die Eigenschaften fest 1 Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie eine automatische Prüfung der Eingabe in den KOST-Feldern nutzen. Aktivieren Sie dazu die jeweiligen Kontrollkästchen für die Unterstützung der KOST-Felder. 2 Um bei der Stapelverarbeitung bei Belegfeldern die Führungsnullen abzuschneiden, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 3 Klicken Sie auf OK. Die Eingaben werden gespeichert; das Register wird geschlossen.

D.2) Übersicht Spalten in der Stapelverarbeitung Spalte Inhalt Status Folgende Werte sind möglich: F : Vorlauf wurde geprüft und dabei Fehler gefunden; Verarbeitung ist nicht möglich H : Vorlauf wurde geprüft und dabei Hinweise ermittelt; die Verarbeitung ist jedoch möglich ? : Vorlauf wurde noch nicht geprüft * : Vorlauf ist zur Verarbeitung freigegeben und könnte prinzipiell verarbeitet werden (ergänzende Angabe) Lfd. Nr. Gibt die laufende Nummer an. Buchungssatzvorläufe werden durch B, Stammdaten-Vorläufe durch S gekennzeichnet. Folgende Abrechnungsnummern sind möglich: 1-69 bzw. 1001-1069: laufende FIBU-Buchungen 70 bzw. 1070: Programmverbindung 96: Übernahme der Salden Sachkonten 99: individuelle Kontenbeschriftung Sachkonten 189: individuelle Kontenbeschriftung Personenkonten 9901: Adressdaten, Banken 1500: erweiterter Mandantenname, ind. ASD 71: Programmdaten 181: OPOS-Mandanten-Programmdaten 1181: Zahlungsbedingungen 1086: indiv. Kontenfunktionen, Steuerschlüssel 1401: steuerliche Buchungen 83: BWA-Schema Bezeichnung Enthält die Vorlaufbezeichnung; aus der Abrechnungsnummer kann diese Bezeichnung generiert werden. Datum von /Datum bis Gibt den Buchungszeitraum an. HK Kennzeichnet die Herkunft der Erfassungsdatei:

Herkunftskennzeichen aus Erfassungsdateien: RE: Vorläufe, die im Dialogerfassen oder in der Stapelerfassung eingegeben wurden bzw. aus Buchungsvorschlägen stammen ZV: Vorläufe aus dem Zahlungsvorschlag MW: Vorläufe für Buchungsstapel aus dem Mahnwesen WW: Warenwirtschaft VS: Vollstreckung FY: Finanzanalyse Herkunftskennzeichen aus Postversanddateien: LO: Vorläufe aus der Projektverbindung LOHN OP: Vorläufe aus OPOS-Verbund WK: Vorläufe mit wiederkehrenden Buchungen KA: Vorläufe aus dem Kontoauszugs-Manager SV: sonstige Vorläufe Diktatkürzel Namenskürzel des Sachbearbeiters; Inhalte der Postversanddatei; HK = SV EB: Vorläufe, die durch Saldenübergabe am PC erzeugt wurden (Eröffnungsbilanz). AI: Vorläufe, die durch den Import von Textdateien entstanden sind; Sie können diese individuell ändern. zweistelliges Kurzzeichen: Namenskurzzeichen des Mitarbeiters, der den Vorlauf z.B. in DESY erfasst hat RV: Vorläufe, für die im Anwendungsmanager unter Postversanddateien bearbeiten der Ordnungsbegriff geändert wurde; die ursprüngliche Mandantennummer wurde in die Felder KOST1 / KOST2 oder in den Buchungstext übernommen. KV: Vorläufe, die im Anwendungsmanager unter Postversanddateien bearbeiten zusammengefasst wurden. RE: Vorläufe, die in der installierten Anwendung über den Primanota-Export erzeugt wurden. KB: Kassenbuch RI: Rechnungseingang RA: Rechnungsausgang

(Tabelle! S. PDF!) D.3) Stapelverarbeitung durchführen So gelangen Sie zum Dialogfenster Stapelverarbeitung Im Dialogfenster Stapelverarbeitung verarbeiten Sie Vorläufe unterschiedlicher Herkunft. Die angezeigten Vorläufe sind für die Verarbeitung freigegeben (erkennbar durch * in der Spalte Status). Für jeden Vorlauf existiert eine Erfassungsdatei mit den Inhalten Buchungssatz- oder Stammdatenvorläufe. Die Vorläufe können im Rahmen der Stapelerfassung oder als externe Postversanddatei entstanden sein. In letzterem Fall können Sie den Import für Postversanddateien (z.B. konvertierte Daten aus DESY) oder für Textdateien (ASCII-Format) durchführen. Die Vorläufe werden vor der Übernahme geprüft; fehlerhafte Buchungssätze können Sie sofort korrigieren. Ebenso können Vorläufe aus Fremdprogrammen verarbeitet werden, falls deren Dateiaufbau dem DATEV-Schnittstellenformat entspricht. Postversanddaten, die im Importverzeichnis der Anwendung bereitstehen, werden angezeigt und können sofort verarbeitet werden. Wenn Postversanddateien auf einem abweichenden Laufwerk stehen und nicht angezeigt werden oder wenn Sie Textdateien importieren möchten, klicken Sie auf die Schaltflächen Importieren bzw. ASCII-Import (für Textdateien). Sie führen dann in weiteren Dialogfenstern den Import der Daten durch. Übersicht Spaltenaufbau Automatisierte Stapelverarbeitung bei umfangreichen Datenbeständen Wenn Sie umfangreiche Buchungsdaten über die Stapelverarbeitung importieren und verarbeiten möchten, können Sie den Aufruf der Stapelverarbeitung und die Verarbeitung der Daten automatisieren, indem Sie die Verarbeitung der Postversanddaten außerhalb des Programms starten. Dadurch können Sie z.B. große Datenmengen über Nacht verarbeiten lassen. Vorgehen und Hinweise So verarbeiten Sie Buchungsstapel 1 Um einen Buchungsstapel im Postversandformat zu übernehmen, der sich nicht auf dem eingestellten Standard-Datenpfad befindet (Mandantenpfad), klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Sie erhalten das Dialogfenster Postversanddaten importieren. 2 Um einen Buchungsstapel im ASCII-Format zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche ASCII-Import. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Daten importieren, in dem Sie das Format wählen. 3 Um die Inhalte der Erfassungsdatei ins Postversandformat zu konvertieren, markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Export als Postversanddaten. Sie erhalten das Dialogfesnster Export als Postversanddaten. 4 Um einen Vorlauf zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Vorlauf wird gelöscht. 5 Um für einen Vorlauf die Vorlaufdaten zu ändern, markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlaufdaten. Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern. 6 Um für einen Vorlauf eine Programmsperre aufzuheben (z.B. nach einem Systemabsturz wegen Stromausfall), markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlauf entsperren. Die Sperre wird aufgehoben. 7 Um Eigenschaften für die Stapelverarbeitung (Unterstützung KOST-Prüfung, Abschneiden der Führungsnullen bei Belegfeldern) zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. Sie erhalten das Register Eigenschaften Stapelverarbeitung. 8 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. 9 Um mehrere Vorläufe zusammenzufassen, markieren Sie diese Vorläufe und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen

Ausgewählte Buchungsvorläufe zusammenfassen. 10 Um einen oder mehrere Vorläufe im Stapel zu verarbeiten, markieren Sie den/die Vorläufe und klicken Sie auf die Schaltfläche Verarbeiten. Der/die Vorläufe werden verarbeitet. Sie erhalten die entsprechenden Meldungen. Nach erfolgreicher Verarbeitung werden die Vorläufe in der Vorlaufliste nicht mehr angezeigt. Wenn für den Monat bereits ein Vorlauf existiert, der noch nicht gesendet bzw. festgeschrieben wurde, und wenn der übernommene Vorlauf für denselben Monat erfasst wurde, können Sie diese Vorläufe zusammenfassen. Sie erhalten einen entsprechende Abfrage. Um den Stapel an einen anderen Vorlauf "anzuhängen", klicken Sie auf Ja: es erscheint eine weiteres Auswahlfenster für Vorläufe. Wählen Sie hier einen Vorlauf aus. Um einen neuen Vorlauf zu erstellen, klicken Sie auf Nein: es wird ein weiterer Vorlauf für den Monat angelegt. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie eine Vorlaufbezeichnung festlegen. 11 Geben Sie die Vorlaufbezeichnung ein und bestätigen Sie mit OK. Die Verarbeitung der Buchungssätze wird angestoßen. Die eingelesenen Buchungssätze werden geprüft; fehlerhafte Buchungssätze werden in einem Fehlerprotokoll zur Korrektur angezeigt. Die eingelesenen Buchungen können im Dialogbuchen weiter bearbeitet werden.

D.4) Fehlerhafte Buchungssätze in der Stapelverarbeitung korrigieren So gelangen Sie zum Dialogfenster Stapelverarbeitung Wenn bei der Stapelverarbeitung fehlerhafte Buchungssätze festgestellt werden, erhalten Sie ein Fehlerprotokoll. Dieses können Sie unter Datei | Drucken ausgeben. So verfahren Sie bei fehlerhaften Buchungen bei der Stapelverarbeitung Voraussetzung Sie haben im Rahmen der Stapelverarbeitung ein Fehlerprotokoll erhalten. 1 Schließen Sie das Fehlerprotokoll über Datei | Beenden. Sie erhalten ein Meldungsfenster mit folgendem Inhalt: "Der Vorlauf enthielt fehlerhafte Buchungssätze. Soll er trotzdem verarbeitet werden?" 2 Um den Vorlauf trotzdem zu verarbeiten, klicken Sie auf Ja. Die korrekten Buchungen werden verarbeitet, die fehlerhaften werden gelöscht. 3 Um die fehlerhaften Buchungen zu korrigieren, klicken Sie auf Nein. Das Dialogfenster Stapelerfassung mit allen Buchungssätzen dieses Vorlaufes wird geöffnet. Die fehlerhaften Buchungen sind in der Spalte Status mit F gekennzeichnet. Korrigieren Sie die Buchungen und schließen Sie dann die Stapelerfassung. Der Vorlauf mit den korrigierten Buchungen kann nun verarbeitet werden. Sie möchten bei einer umfangreichen Primanota alle fehlerhaften Buchungen suchen: Nutzen Sie dazu eine spaltenbezogene Suchfunktion: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenbeschriftung Status. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. Wählen Sie Suche starten , geben Sie als Suchbegriff F ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Die fehlerhaften Buchungen werden angezeigt. 4 Um die Verarbeitung abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen. Es erfolgt keine Verarbeitung; der Vorlauf bleibt in der Auswahl stehen. Korrektur erfolgt nicht sofort Wenn Sie die Buchungen in der Stapelerfassung nicht sofort korrigieren möchten, schließen Sie die Stapelerfassung. Der Vorlauf steht weiterhin in der Stapelerfassung bereit. Er ist in der Vorlaufauswahl an der Kennung F in der Spalte Status erkennbar. Buchungen bereichsweise korrigieren Wenn Sie die bei der Stapelverarbeitung festgestellten fehlerhaften Buchungssätze bereichsweise korrigieren möchten, nehmen Sie die Korrektur über das Dialogerfassen vor. Schließen Sie dazu den Vorlauf in der Stapelerfassung und öffnen Sie stattdessen den Vorlauf über Buchen | Dialogerfassen. Unter Bearbeiten | Buchungen bereichsweise ändern können Sie die Buchungen bereichsweise korrigieren.

D.5) Buchungsstapel im Postversandformat importieren So gelangen Sie zum Dialogfenster Postversanddaten importieren Sie übernehmen hier für die Stapelverarbeitung Buchungsstapel, die auf dem ausgewählten Datenpfad bereitstehen, wenn die Dateien im Postversandformat vorliegen. Der Ordnungsbegriff, für den Sie Daten importieren möchten, muss bereits angelegt sein. Suchen bei vielen Buchungsstapeln Wenn eine umfangreiche Liste mit Vorläufen angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein. Automatisierte Stapelverarbeitung bei umfangreichen Datenbeständen Wenn Sie umfangreiche Buchungsdaten über die Stapelverarbeitung importieren und verarbeiten möchten, können Sie den Aufruf der Stapelverarbeitung und die Verarbeitung der Daten automatisieren, indem Sie die Verarbeitung der Postversanddaten außerhalb des Programms starten. Dadurch können Sie z.B. große Datenmengen über Nacht verarbeiten lassen. Vorgehen und Hinweise So importieren Sie Buchungsstapel im Postversandformat 1 Geben Sie im Eingabefeld Laufwerk und Verzeichnis den Datenpfad ein, auf dem sich die Daten befinden, die Sie übernehmen möchten. Wenn Sie den Datenpfad kennen, auf dem der Buchungsstapel steht, geben Sie diesen direkt ein. Ansonsten öffnen Sie über den Windows-Datendialog und suchen dort den entsprechenden Datenpfad. Um Daten von einer Diskette einzulesen, klicken Sie auf das Symbol . Sie erhalten auf dem ausgewählten Datenpfad eine Datei mit dem Namen DV01, EV01, KF01. 2 Um Postversanddateien bearbeiten zu können (z.B. um Ordnungsbegriffe zu ändern, Vorläufe zusammenzufassen und zu kopieren), klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Sie erhalten das Register Postversanddateien bearbeiten. Nach der Bearbeitung der Daten schließen Sie das Register Postversanddateien bearbeiten mit OK. 3 Um einen Vorlauf nach der Übernahme nicht automatisch zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Originalbestand nach Kopieren löschen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, bleiben die Vorläufe nach der Übernahme für einen nochmaligen Import erhalten. Bereits importierte Stapel sind in der Spalte VKZ mit einem Stern * gekennzeichnet. 4 Um alle Vorläufe in der Vorlaufauswahl anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen alle Vorläufe anzeigen. 5 Um einen oder mehrere Vorläufe zu übernehmen, markieren Sie die Vorläufe und bestätigen Sie mit OK. Wie Sie mehrere Stapelvorläufe gleichzeitig markieren, erfahren Sie unter Wie bedienen Sie das Programm / Punkt 2 Mehrfachauswahl. Der/die Vorläufe werden in der Vorlaufauswahl der Stapelverarbeitung übernommen; das Dialogfenster Postversanddaten importieren wird geschlossen. 6 Um einen weiteren Vorlauf zu übernehmen, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Der Vorlauf wird in der Vorlaufauswahl der Stapelverarbeitung übernommen; das Dialogfenster Postversanddaten importieren bleibt geöffnet. 7 Um einen Vorlauf zu löschen, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Vorlauf wird in der Übersicht entfernt.

D.6) ASCII-Daten für den Import auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster ASCII-Daten importieren Sie können Textdateien, die im ASCII-Format vorliegen, über die Stapelverarbeitung in die Anwendung übernehmen. Es können Buchungssätze, Sachkonten, Personenkonten sowie Summen und Salden importiert werden. Im Dialogfenster ASCII-Daten importieren wählen Sie das Importformat und die Importdatei und legen weitere importspezifische Vorlaufdaten fest. Der Ordnungsbegriff, für den Sie Daten importieren möchten, muss bereits angelegt sein. Übersicht Feldformate beim ASCII-Import Formatdefinition Importformate für ASCII-Textdateien definieren und hinterlegen Sie unter Extras | ASCII-Formate | Registerkarte Importformate. Um Daten in dieser Anwendung zu exportieren und zu importieren, stehen aufeinander abgestimmte Ex- und Importformate zur Verfügung (siehe Tabelle Ex-/Importformate). So importieren Sie ASCII-Daten 1 Wählen Sie aus der Liste Datenformat die Formatart (Buchungssätze, Sachkonten, Personenkonten, Summen und Salden) sowie aus der Liste Formatbezeichnung ein für die Formatart definiertes Format. 2 Um das Format anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Format anzeigen. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format anzeigen, in dem Sie die Formatstruktur prüfen können. 3 Um ein Format zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Format bearbeiten. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format ändern, in dem Sie eine vorhandene Formatstruktur ändern können. 4 Geben Sie den Pfad, auf dem sich die Importdatei befindet und den Dateinamen ein. Sie können diese Daten auch über den Datenpfaddialog (Symbol ) auswählen. 5 Wählen Sie aus der Liste Zeichensatz, ob die zu importierende ASCII-Datei im ASCII-Format oder ANSI-Format vorliegt. 6 Legen Sie fest, ab welcher Zeile die Dateiinhalte der ASCII-Datei importiert werden sollen. Die Auswahl an dieser Stelle besitzt Vorrang vor der Festlegung des Importformats. 7 Um die angezeigte Kontonummernlänge, die den FIBU-Stammdaten entnommen ist, zu ändern, geben Sie die tatsächlich erfasste Länge für die Sachkonten ein. Die in der Importdatei erfasste Kontonummernlänge wird angezeigt. 8 Um den Originalbestand der ASCII-Datei nach einem erfolgreichen Import automatisch zu löschen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 9 Um die Importdatei vorab anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ergebnisvorschau. Die Importdatei wird in einer Auswertung, die ähnlich wie die Primanota aufgebaut ist, angezeigt. 10Wenn Sie als Datenformat Buchungssätze gewählt haben, geben Sie in den Feldern Datum von, Datum bis sowie Abr.-Nr. (Abrechnungsnummer, vorbelegt mit 1) und NKZ (Namenskürzel, vorbelegt mit AI) weitere Vorlaufdaten ein. Die Datumsfelder sind Pflicht-Eingabefelder; Sie können die Abrechnungsnummer und das Namenskürzel ändern. 11 Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Aus der ASCII-Datei wird eine Postversanddatei für die Stapelverarbeitung generiert, die in der Vorlaufliste im Dialogfenster Stapelverarbeitung angezeigt wird. Bei Fehlern in der Konvertierung erhalten Sie ein Fehlerprotokoll. 12 Falls Sie das Datenformat Summen und Salden gewählt haben, erfassen Sie weitere Angaben zum Buchungssatz, zur Fremdwährungsrechnung sowie ggf. zur Kontenüberleitung. Zur Übernahme der Daten klicken Sie auf OK.

D.7) ASCII-Format anzeigen So gelangen Sie zum Dialogfenster ASCII-Format anzeigen Im Dialogfenster ASCII-Format anzeigen können Sie die Einstellungen für das ausgewählte ASCII-Format anzeigen und drucken. Sie sehen, welche Felder im Format enthalten sind und welche sonstigen Einstellungen (Trennzeichen, Kommastellen, Datumsformat) festgelegt wurden. Das Format wurde entweder von DATEV ausgeliefert oder individuell von Ihnen unter Extras | ASCII-Formate erstellt. So zeigen Sie das Format an 1 Informieren Sie sich über die Einstellungen des angezeigten Formats. Überprüfen Sie ggfs. den Inhalt der Importdatei bzw. Exportdatei und entscheiden Sie, ob Sie ein anderes oder neues Format verwenden möchten. 2 Um die Formatbeschreibung zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Sie erhalten die Seitenansicht des Formats und können von dort den Druck durchführen. 3 Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen.

D.8) ASCII-Formate bearbeiten So gelangen Sie zum Register ASCII-Formate Im Register ASCII-Formate bearbeiten Sie in den Registerkarten Importformate bzw. Exportformate vorhandene Formatbeschreibungen. Für den Import von ASCII-Textdateien in die Anwendung muss das Format der Textdatei festgelegt werden, d.h. jedes Feld der Textdatei muss dem entsprechenden Feld der Postversanddatei entsprechen. Die Importformate, die hier festgelegt sind, werden beim Buchen (z.B. Stapelverarbeitung) als Formatvorlage für den Import von ASCII-Daten verwendet. Beim Export gelten dieselben Kriterien. Die festgelegten Datenformate werden unter Bestand | Exportieren | ASCII-Format beim Export von ASCII-Daten in andere Anwendungen als Formatvorlage verwendet. Die Liste der angezeigten Formate ist abhängig vom gewählten Datenformat. Sie können bei Importformaten Buchungssätze, Sachkonten, Personenkonten sowie Summen und Salden bearbeiten; bei den Exportformaten stehen Kontenwerte, Kontenbeschriftungen, Geschäftspartner (getrennt nach Offene Posten, Debitoren und Kreditoren), Primanota- und Kontoblattbuchungen, das Buchungsprotokoll, Mandantendaten sowie ggf. Daten für das Tool LAWI-Betriebszweigabrechnung und Textschlüsselbeschriftungen zur Verfügung. Sie können als Format ein von DATEV ausgeliefertes Standardformat verwenden oder neue, individuelle Formate definieren (erkennbar in der Spalte Anlageart). Sie können neue Formate anlegen oder bestehende Formate anzeigen, ändern, kopieren und löschen. Standardformate können nicht geändert und nicht gelöscht werden! Um Daten in dieser Anwendung zu exportieren und zu importieren, stehen aufeinander abgestimmte Ex- und Importformate zur Verfügung (siehe Tabelle Ex-/Importformate). So bearbeiten Sie ASCII-Formate 1 Um ASCII-Formate für den Import bzw. Export zu bearbeiten, klicken Sie auf die Registerkarte Importformate bzw. Exportformate. 2 Wählen Sie aus der Liste Datenformat das Import- bzw. Exportformat, das Sie bearbeiten möchten. Die Liste der vorhandenen Formatbeschreibungen wird entsprechend dem ausgewählten Datenformat angezeigt. 3 Um ein neues Format anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format anlegen - Importformate (Exportformate). 4 Um ein vorhandenes Standardformat anzuzeigen, markieren Sie die vorhandene Formatbeschreibung (Anlageart Standard ) und klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format anzeigen - Importformate (Exportformate). 5 Um ein vorhandenes individuelles Format anzuzeigen und zu ändern, markieren Sie die vorhandene Formatbeschreibung (Anlageart Individuell) und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format ändern - Importformate (Exportformate), in dem Sie das individuelle Format bearbeiten können. 6 Um ein vorhandenes Format zu kopieren (z.B. um ein Standardformat für die Erstellung eines individuellen Formats zu nutzen), markieren Sie die Formatbeschreibung und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format kopieren - Importformate (Exportformate). 7 Um ein vorhandenes Format zu löschen, markieren Sie die Formatbeschreibung und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die Formatbeschreibung wird gelöscht. 8 Um die Bearbeitung zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Das Dialogfenster wird geschlossen; die Formate werden gespeichert.

D.9) ASCII-Format für Import anlegen / ändern / kopieren So gelangen Sie zum Register ASCII-Format anlegen (ändern, kopieren) - Importformate bzw. Exportformate Sie definieren im Dialogfenster ASCII-Format anlegen - Importformate eine neue ASCII-Formatbeschreibung für den Import von ASCII-Dateien. Sie erhalten dasselbe Register, wenn Sie ein bereits vorhandenes individuelles Format ändern möchten oder ein Format kopieren möchten, um auf Basis der Kopie ein neues Format anzulegen. Für den Import von ASCII-Textdateien in die Anwendung muss das Format der Textdatei festgelegt werden, d.h. jedes Feld der Textdatei muss dem entsprechenden Buchungssatzfeld zugeordnet werden. Sie können als Format ein von DATEV ausgeliefertes Standardformat verwenden oder neue, individuelle Formate definieren (erkennbar in der Spalte Anlageart). Die Formate, die hier festgelegt sind, werden unter Buchen | Stapelverarbeitung als Formatvorlage für den Import von ASCII-Daten verwendet. Im unteren Fensterteil können Sie für eine Importdatei eine Zeile im "Rohzustand" anzeigen. In der Registerkarte Angaben zum Buchungssatz erfassen Sie weitere Werte für den ASCII-Import von Summen und Salden. Übersicht Feldformate beim ASCII-Import So erstellen Sie ein neues ASCII-Format oder ändern und kopieren ein vorhandenes Format 1 Geben Sie im Feld Formatname eine Bezeichnung ein. 2 Legen Sie in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen für die Importdatei die Kriterien fest (Zeichensatz, Import ab Zeile, Trennzeichen für Felder und Nachkommastellen, Datumsformat) fest. 3 Um in der Registerkarte Feldauswahl die Länge von Feldern ändern zu können, wählen Sie in der Liste Satzaufbau den Eintrag fest. Sie können jetzt auch die Feldausrichtung wählen. 4 Klicken Sie auf die Registerkarte Feldauswahl und wählen Sie aus der Liste Mögliche Felder diejenigen Eingabefelder, deren Inhalte in die Formatbeschreibung einer Importdatei übernommen werden sollen. Felder, die ausgewählt werden müssen, sind in der Liste der möglichen Felder mit einem Stern (*) bzw. (**) gekennzeichnet. Die ausgewählten Felder werden in der rechten Feldübersicht angezeigt. 5 Um die Auswahl rückgängig zu machen oder die Reihenfolge der ausgewählten Felder zu ändern, klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen. 6 Um die Feldlänge zu ändern, markieren Sie in der Liste Ausgewählte Felder das gewünschte Feld und klicken Sie auf die Schaltfläche Länge ändern.

Sie erhalten das Dialogfenster Länge ändern, in dem Sie eine abweichende Feldlänge eingeben können. 7 Um eine Zeile einer Importdatei als Muster anzuzeigen, geben Sie Pfad- und Dateinamen der Importdatei ein (oder wählen diese über das Symbol ). Die Importzeile wird ähnlich einem Dateibetrachter im unteren Fensterbereich im "Rohzustand" angezeigt. 8 Wenn Sie das Datenformat Summen und Salden gewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Angaben zum Buchungssatz und erfassen Sie EB-Konto, JVZ-Konto, Buchungsdatum und Buchungstext. Falls Sie Daten aus Finanzbuchhaltungen übernehmen, die in einer Fremdwährung erfasst sind, geben Sie das Währungskennzeichen und den Umrechnungskurs für die EB-Werte und JVZ-Werte ein. 9 Um die Formatbeschreibung zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Sie erhalten die Seitenansicht des Formats und können von dort den Druck durchführen. 10 Um die Formatbeschreibung zu übernehmen und zu speichern, klicken Sie auf OK oder Übernehmen. Das angelegte ASCII-Format wird gespeichert; es steht für den Import von ASCII-Daten in der Stapelverarbeitung zur Verfügung. Das Fenster wird geschlossen; das Format wird im Register ASCII-Formate in der Registerkarte Importformate angezeigt.

D.10) Übersicht Feldauswahl beim ASCII-Import Die folgende Übersicht enthält für die beim ASCII-Import möglichen Felder eine Beschreibung der Feldtypen sowie deren maximal zulässigen Feldlängen, wenn alle möglichen Trennzeichen (für Tausenderpunkte und Nachkommastellen) vorhanden sind. Im Rahmen des ASCII-Imports kann die tatsächlich maximal zulässige Feldlänge wegen des Vorhandenseins oder Nichtvorhandenseins dieser Trennzeichen von diesen Vorgaben abweichen. Dies muss beim ASCII-Import berücksichtigt werden. Die Angaben sind auch beim ASCII-Export gültig. Zeichenerklärung: * / **: Muss-Feld A: Alphanumerisch N : Numerisch D : Datumsangabe Alternative Muss-Felder ** Wenn Felder mit ** gekennzeichnet sind, bedeutet dies, dass für Umsatz bzw. Gegenkonto immer eine Schlüsselung vorhanden sein muss. Folgende Konstellationen der Zuordnung sind möglich: Umsatz: **Umsatz (mit Soll/Haben-Kz) oder **Soll/Haben-Kennzeichen und **Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) Gegenkonto: **Gegenkonto (mit BU-Schlüssel) oder BU-Schlüssel und **Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) oder **Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) ASCII-Formate beim Import von Belegen Der Import von Kassenbelegen sowie Rechnungseingangs - bzw. -ausgangsbelegen ist nur möglich, wenn Sie im Dialogbuchen im Rahmen der Erzeugung von Buchungsvorschlägen die ASCII-Dateien einlesen. Datenformat: Buchungssätze Feld Typ Maximale Länge Währungskennung A 3 ** Umsatz (mit Soll-/Haben-Kennzeichen) N 17 (Format 10.2 +1) ** Soll-/Haben-Kennzeichen A 1 ** Umsatz (ohne Soll-/Haben-Kennzeichen) N 16 (Format 10.2) BU-Schlüssel N 2 ** Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) N 5-9 (abhängig von Länge der Sachkonten) ** Gegenkonto (mit BU-Schlüssel) N 5-9 (abhängig von Länge der Sachkonten) +2 Belegfeld 1 A 12 Belegfeld 2 A 12 * Datum D 10 (es wird nur TTMM übernommen) * Konto N 5-9 (abhängig von Länge der Sachkonten) Kostfeld 1 A 8 Kostfeld 2 A 8 Kostmenge N 14 (Format 9.2) Skonto N 13 (Format 8.2) Buchungstext A 30 EU-Land und UStID A 15 EU-Steuersatz N 5 (Format 2.2) Basiswährungsbetrag N 16 (Format 10.2) Basiswährungskennung A 3 Kurs N 12 (Format 4.6) Zusatzinformation - Art A 20 Zusatzinformation - Inhalt A 210 (es sind max. 20 Paare mit Art und Inhalt möglich) Leerfeld A nicht festgelegt Leerfeld N nicht festgelegt

Datenformat: Sachkonten Feld Typ Maximale Länge * Kontonummer N 4-9 (abhängig von Länge der Sachkonten) * Kontobeschriftung A 40 EU-Land und UStID A 15 Leerfeld A nicht festgelegt Leerfeld N nicht festgelegt Datenformat: Personenkonten Feld Typ Länge * Personen-Kontonummer N 5-9 (abhängig von Länge der Sachkonten) Name 1 A 40 Name 2 A 40 Kurzbezeichnung A 15 EU-Land und UStID A 15 Straße A 36 Postfach A 10 Postleitzahl A 10 Ort A 30 Nationalitäts-Kennzeichen A 3 Anrede - Schlüssel N 1 Anrede individuell A 40 Titel/Akad. Grad A 35 Zustellzusatz A 30 Kundennummer A 15 Sprache N 2 Telefon A 20 Telefax A 20 Mobiltelefon A 20 E-Mail A 60 Internet URL A 60 Ansprechpartner A 30 Vertreter A 40 Briefanrede A 100 Grußformel A 50 Bank 1 - Bankleitzahl N 8 Bank 1 - Bezeichnung mit Ort A 27 Bank 1 - Kontonummer A 30 Bank 1 - Länderkennzeichen A 2 Bank 1 - IBAN A 34 Bank 1 - SWIFT-Code A 11 Bank 1 - Abw. Kontoinhaber A 54 Bank 2 - Bankleitzahl N 8 Bank 2 - Bezeichnung mit Ort A 27 Bank 2 - Kontonummer A 30 Bank 2 - Länderkennzeichen A 2 Bank 2 - IBAN A 34 Bank 2 - SWIFT-Code A 11 Bank 2 - Abw. Kontoinhaber A 54 Bank 3 - Bankleitzahl N 8 Bank 3 - Bezeichnung mit Ort A 27 Bank 3 - Kontonummer A 30 Bank 3 - Länderkennzeichen A 2 Bank 3 - IBAN A 34 Bank 3 - SWIFT-Code A 11 Bank 3 - Abw. Kontoinhaber A 54 Bank 4 - Bankleitzahl N 8 Bank 4 - Bezeichnung mit Ort A 27 Bank 4 - Kontonummer A 30 Bank 4 - Länderkennzeichen A 2 Bank 4 - IBAN A 34 Bank 4 - SWIFT-Code A 11 Bank 4 - Abw. Kontoinhaber A 54 Bank 5 - Bankleitzahl N 8 Bank 5 - Bezeichnung mit Ort A 27 Bank 5 - Kontonummer A 30 Bank 5 - Länderkennzeichen A 2 Bank 5 - IBAN A 34 Bank 5 - SWIFT-Code A 11 Bank 5 - Abw. Kontoinhaber A 54 Geschäftspartnerbank N 1 Diverse-Konto (Debitoren) N 1 Fälligkeit in Tagen N 3 Skonto in Prozent N 4 (Format 2.1) Lastschrift N 1 Verfahren N 1

Mandantenbank N 2 Währungssteuerung N 1 Debitoren Zahlungsbedingungen N 2 Mahnschlüssel N 1 Mahnlimit Betrag N 9 (Format 5.2) Mahnlimit in Prozent N 4 (Format 2.1) Zinsberechnung N 3 Zinssatz ab 1. Mahnung N 5 (Format 2.2) Zinssatz ab 2. Mahnung N 5 (Format 2.2) Zinssatz ab 3. Mahnung N 5 (Format 2.2) Mahntext 1. Mahnung N 1 Mahntext 2. Mahnung N 1 Mahntext 3. Mahnung N 1 Kontoauszug N 1 Kontoauszugstexte N 1 Diverse-Konto (Kreditoren) N 1 Kreditoren-Ziel 1 in Tagen N 2 Kreditoren-Skonto 1 in Prozent N 3 (Format 1.1) Kreditoren-Ziel 2 in Tagen N 2 Kreditoren-Skonto 2 in Prozent N 3 (Format 1.1) Kreditoren-Ziel 3 Brutto in Tagen N 3 Kreditoren-Ziel 4 in Tagen N 2 Kreditoren-Skonto 4 in Prozent N 5 (Format 2.2) Kreditoren-Ziel 5 in Tagen N 2 Kreditoren-Skonto 5 in Prozent N 5 (Format 2.2) Kreditoren-Zahlungskondition N 2 Zahlungsträger N 1 Ausgabeziel N 1 Abw. Adressaten verwenden N 1 Abw. Adressat - Anrede A 40 Abw. Adressat - Titel A 25 Abw. Adressat - Zustelladr. 1 A 40 Abw. Adressat - Zustelladr. 2 A 40 Abw. Adressat - Zustellzusatz A 35 Abw. Adresse verwenden N 1 Abw. Adresse- Straße A 36 Abw. Adresse- Postfach A 10 Abw. Adresse- Postleitzahl A 10 Abw. Adresse- Ort A 30 Abw. Adresse- Nat.-Kennz. A 3 Kreditlimit N 16 Vorgabewert für Debitorenanalyse N 13 Indiv. Feld 1 A 40 Indiv. Feld 2 A 40 Indiv. Feld 3 A 40 Indiv. Feld 4 A 40 Indiv. Feld 5 A 40 Indiv. Feld 6 A 40 Indiv. Feld 7 A 40 Indiv. Feld 8 A 40 Indiv. Feld 9 A 40 Indiv. Feld 10 A 40 Leerfeld A nicht festgelegt Leerfeld N nicht festgelegt Datenformat: Summen und Salden Feld Typ Maximale Länge * Kontonummer N 5-9 (abhängig von Länge der Sachkonten) Beschriftung A 40 EB-Soll N 16 (Format 10.2) EB-Haben N 16 (Format 10.2) EB-Wert (Soll/Haben) A 17 (Format 10.2+1) JVZ-Soll N 16 (Format 10.2) JVZ-Haben N 16 (Format 10.2) JVZ-Wert (Soll/Haben) A 17 (Format 10.2+1) Leerfeld A nicht festgelegt Leerfeld N nicht festgelegt Datenformat: Textschlüsselbeschriftungen Feld Typ Maximale Länge * Textschlüssel N 4 (Format 4.0) Beschriftung A 40 Referenztextschlüssel N 4 (Format 4.0) Konto Soll N 4-8 (abhängig von Länge der Sachkonten) Konto Haben N 4-8 (abhängig von Länge der Sachkonten) Datenformat: Kassenbelege

Feld Typ Maximale Länge Währungskennung A 3 * Umsatz N 14 (mit Vorzeichen) BU-Schlüssel N 2 Kassenkonto N 9 Rechnungs-Nr. A 12 Belegfeld 2 A 12 * Belegdatum D 8 Sach- / Personenkonto N 9 KOST 1 A 8 KOST 2 A 8 KOST-Menge N 11 Belegtext A 30 Skonto N 10 USt in % (Inland) N 4 EU-Land und UStID A 15 EU-Steuersatz A 4 Kurs N 11 Nachricht A 120 Beleglink A 210 Datenformat: Rechnungseingangsbelege Feld Typ Maximale Länge Währungskennzeichen A 3 * Umsatz N 14 (mit Vorzeichen) Lieferantenname A 40 BU-Schlüssel N 2 Lieferantenkonto A 9 Rechnungs-Nr. N 12 Fällig am D 8 * Rechnungsdatum D 8 Ware/Leistung A 30 Sachkonto N 9 KOST 1 A 8 KOST 2 A 8 KOST-Menge N 11 Belegtext A 30 VSt in % (Inland) N 4 EU-Land und UStID A 15 EU-Steuersatz A 4 Kurs N 11 Nachricht A 120 Beleglink A 210 Datenformat: Rechnungsausgangsbelege Feld Typ Maximale Länge Währungskennzeichen A 3 * Umsatz N 14 (mit Vorzeichen) Kundenname A 40 BU-Schlüssel N 2 Kundenkonto A 9 Rechnungs-Nr. N 12 Fällig am D 8 * Rechnungsdatum D 8 Ware/Leistung A 30 Sachkonto N 9 KOST 1 A 8 KOST 2 A 8 KOST-Menge N 11 Belegtext A 30 USt in % (Inland) N 4 EU-Land und UStID A 15 EU-Steuersatz A 4 Kurs N 11 Nachricht A 120 Beleglink A 210

(Tabelle! S. PDF!) D.11) ASCII-Format für Export anlegen / ändern / kopieren So gelangen Sie zum Register ASCII-Format anlegen (ändern, kopieren) - Importformate bzw. Exportformate Sie definieren im Register ASCII-Format anlegen - Exportformate eine neue ASCII-Formatbeschreibung für den Export von ASCII-Dateien. Sie erhalten dasselbe Register, wenn Sie ein bereits vorhandenes individuelles Format ändern möchten oder ein Format kopieren möchten, um auf Basis der Kopie ein neues Format anzulegen.

Beschreibung der Exportformate Kontenwerte Kontenbeschriftungen Geschäftspartner (Offene Posten) Geschäftspartner (Debitoren) Geschäftspartner (Kreditoren) Primanota-Buchungen Kontoblattbuchungen Buchungsprotokoll Mandantendaten Tool LAWI-Betriebszweigabrechnung Textschlüsselbeschriftungen Sie legen hier für den Export von ASCII-Daten die Formate fest. Individuelle Formate werden unter Bestand | Exportieren | ASCII-Format beim Export von ASCII-Daten in andere Anwendungen als Formatvorlage verwendet. Über die Liste Satzart grenzen Sie die Inhalte der Feldauswahl weiter ein. Sie können für folgende Satzarten Formate festlegen: Kontenwerte, Kontenbeschriftungen, Geschäftspartner (Offene Posten), Geschäftspartner (Debitoren), Geschäftspartner (Kreditoren), Primanota-Buchungen, Kontoblattbuchungen sowie Mandantendaten. So erstellen Sie ein neues ASCII-Exportformat oder ändern und kopieren ein vorhandenes Format 1 Geben Sie im Feld Formatname eine Bezeichnung ein. 2 Wählen Sie aus der Liste Satzart den Datentyp, für den Sie eine Formatbeschreibung festlegen möchten. 3 Legen Sie in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen für die Exportdatei die Kriterien fest (Zeichensatz, Trennzeichen für Felder und Nachkommastellen, Datumsformat) fest. 4 Um in der Registerkarte Feldauswahl die Länge von Feldern ändern zu können, wählen Sie in der Liste Satzaufbau den Eintrag fest. Sie können jetzt auch die Feldausrichtung wählen. 5 Klicken Sie auf die Registerkarte Feldauswahl und wählen Sie aus der Liste Mögliche Felder diejenigen Eingabefelder, deren Inhalte in die Formatbeschreibung einer Exportdatei übernommen werden sollen. Felder, die ausgewählt werden müssen, sind in der Liste der möglichen Felder mit einem Stern (*) bzw. (**) gekennzeichnet. Die ausgewählten Felder werden in der rechten Feldübersicht angezeigt. 6 Um die Auswahl rückgängig zu machen oder die Reihenfolge der ausgewählten Felder zu ändern, klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen. 7 Um die Feldlänge zu ändern, markieren Sie in der Liste Ausgewählte Felder das gewünschte Feld und klicken Sie auf die Schaltfläche Länge ändern. Sie erhalten das Dialogfenster Länge ändern, in dem Sie eine abweichende Feldlänge eingeben können. 8 Um die Formatbeschreibung zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Sie erhalten die Seitenansicht des Formats und können von dort den Druck durchführen. 9 Um die Formatbeschreibung zu übernehmen und zu speichern, klicken Sie auf OK oder Übernehmen. Das angelegte ASCII-Format wird gespeichert; es steht für den Export von ASCII-Daten zur Verfügung. Das Fenster wird geschlossen; das Format wird im Register ASCII-Formate angezeigt.

D.12) Postversanddaten prüfen - Ergebnisprotokoll anzeigen So gelangen Sie zum Register Postversanddaten prüfen Im Register Postversanddaten prüfen wird das Ergebnis der technischen Prüfung von Dateien, die Buchungen im Postversand-Format enthalten, angezeigt. Die Dateien werden hinsichtlich eines korrekten Dateiaufbaus überprüft; fachliche Prüfungen finden im Rahmen der Stapelverarbeitung statt. In der Registerkarte Übersicht sehen Sie alle Postversanddateien auf dem eingestellten Datenpfad; Sie können eine Datei auswählen und die Prüfung starten. So führen Sie die Prüfung der Postversanddaten auf technische Korrektheit durch 1 Wenn gemäß Prüfergebnis die Postversanddateien einen technisch korrekten Aufbau besitzen, schließen Sie das Register. Sie können die Postversanddateien unter Buchen | Stapelverarbeitung zur weiteren Bearbeitung einlesen. Die Dateien werden bei dieser Gelegenheit auf fachliche Richtigkeit (z.B. ob der Buchungssatz ein korrektes Belegdatum enthält) geprüft. 2 Wenn Sie einen fehlerhaften Datenpfad eingestellt haben oder wenn Sie Postversanddateien von einem anderen Verzeichnis einlesen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Verzeichnis. Sie erhalten das Dialogfenster Verzeichnis auswählen, in dem Sie ein anderes Verzeichnis wählen. Anschließend befinden Sie sich wieder im aktuellen Fenster. 3 Um die Dateien im geänderten Verzeichnis zu prüfen, markieren Sie die Dateien in der Registerkarte Übersicht und klicken auf die Schaltfläche Prüfen. Sie erhalten in der Registerkarte Ergebnisprotokoll ein neues Prüfergebnis. 4 Wenn Fehler gefunden werden, die sofort behebbar sind, klicken Sie auf die in diesem Fall aktive Schaltfläche Korrigieren. 5 Um das Ergebnisprotokoll am Drucker auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Das Protokoll wird sofort am Drucker ausgegeben.

D.13) Verzeichnis für Postversanddateien auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster Verzeichnis auswählen Im Dialogfenster Verzeichnis auswählen legen Sie den Datenpfad fest, von dem Sie Postversanddateien für eine technische Prüfung auf Korrektheit einlesen möchten. So legen Sie das Verzeichnis für die Postversanddateien fest 1 Um einen beliebigen, frei wählbaren Datenpfad einzustellen, aktivieren Sie den Schaltknopf Frei wählbares Verzeichnis. Das Eingabefeld für die Eingabe des Datenverzeichnisses wird aktiviert. Sie können das Datenverzeichnis direkt eingeben oder ein anderes Verzeichnis aus der Liste bzw. über einen Windows-Datenpfaddialog auswählen. Um die Postversanddaten von Diskette oder im Datenverzeichnis von DESY zu lesen, geben Sie das Laufwerk direkt ein (z.B. A:\ oder C:\DESYDVS\DATEN). Wenn Sie die Daten bereits von diesem Laufwerk eingelesen haben, wird Ihnen dieses Laufwerk in der Liste angezeigt. Wenn Sie den Datenpfad nicht exakt kennen, öffnen Sie über das Symbol ein

Dialogfenster, in dem Sie den Datenpfad über die Ordnerliste wählen können. 2 Um den Import-Datenpfad der Anwendung einzustellen, aktivieren Sie den Schaltknopf Importverzeichnis. Der angezeigte Datenpfad entspricht dem Standard-Importdatenverzeichnis der installierten Anwendung. Sie können diesen nicht ändern. Wenn Sie zum Zeitpunkt des Aufrufs der Funktion keinen Mandanten bearbeiten, wird dieser Datenpfad automatisch angezeigt. 3 Um den Datenpfad des Mandanten einzustellen, aktivieren Sie den Schaltknopf Mandantenverzeichnis. Wenn Sie zum Zeitpunkt des Aufrufs der Funktion einen Mandanten bearbeiten, wird automatisch der Datenpfad des Mandanten angezeigt. Auch in der Stapelverarbeitung ist dieser Datenpfad vorbelegt. Wenn in der Stapelverarbeitung der Postversanddaten Probleme auftreten, kann durch eine Prüfung auf technische Korrektheit eventuell eine Fehlerbehebung durchgeführt werden. 4 Wenn Sie zum Zeitpunkt des Aufrufs keinen Mandanten bearbeiten und den Schaltknopf Mandantenverzeichnis aktiviert haben, müssen Sie den Ordnungsbegriff des Mandanten (Berater/Mandant/Jahr) in den jeweiligen Eingabefeldern erfassen. Wenn der angezeigte Datenpfad nicht korrekt ist, ändern Sie diesen manuell. Das Verzeichnis für die Postversanddateien wird automatisch generiert.

D.14) Vorlaufdaten bei Postversanddateien ändern So gelangen Sie zum Register Postversanddateien bearbeiten In der Registerkarte Ordnungsbegriffe ändern können Sie bei den bereitgestellten Postversandvorläufen die Beraternummer, die Mandantennummer, das Jahr, die Abrechnungsnummer sowie das Vorlaufdatum von/bis kontrollieren und ändern. Bedeutung der Gruppe ursprüngliche Mandantennummer In der Gruppe ursprüngliche Mandantennummer können Sie die ursprüngliche Mandantennummer der Postversanddaten in den geänderten Vorlauf übernehmen. Mit dieser Funktion können Sie z.B. Vorläufe unterschiedlicher Mandantennummern zu einem Gesamtbestand konsolidieren. Durch die Übernahme der ursprünglichen Mandantennummer in das Feld Kost 1, Kost 2 oder Buchungstext kann im konsolidierten Bestand nachvollzogen werden, aus welchem ursprünglichen Mandantenbestand der Buchungssatz stammt. Die Aktivierung des Kontrollkästchens vorh. Feldinhalt überschreiben bewirkt, dass in den Postversanddaten ein vorhandener Feldinhalt des aktivierten Feldes mit der ursprünglichen Mandantennummer überschrieben wird. Beachten Sie, dass die hier getroffenen Einstellungen arbeitsplatzbezogen gespeichert werden und somit bestandsübergreifend gelten und auch bei Änderung weiterer Postversanddaten aktiv sind. Falls bei Änderung weiterer Postversanddaten die Übernahme der ursprünglichen Mandantennummer in die Felder KOST 1, KOST 2 und Buchungstext nicht gewünscht ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen übernehmen nach. Wenn Sie in Kostenrechnung die ursprüngliche Mandantennummer nicht anpassen, ist in diesem Fall eine korrekte Verarbeitung der Eingaben in den KOST-Feldern bei aktivierter KOST-Unterstützung nicht mehr möglich. So kontrollieren und ändern Sie die Vorlaufdaten in den Postversanddateien 1 Ändern bzw. geben Sie den Quellpfad der Postversanddateien ein. Sie können über das Symbol das Dialogfenster Quellverzeichnis festlegen öffnen und dort den Datenpfad auswählen. In der Übersicht werden die Postversanddaten des Quellpfads angezeigt. 2 Kontrollieren Sie die Angaben zum Ordnungsbegriff auf ihre Korrektheit. Wenn die Angaben korrekt sind, können Sie die Daten in der Stapelverarbeitung verarbeiten lassen. Ansonsten setzen Sie die Arbeit mit dem nächsten Handlungsschritt fort. 3 Ändern bzw. geben Sie den Zielpfad für die geänderten Postversanddateien ein. Sie können über das Symbol das Dialogfenster Zielverzeichnis festlegen öffnen und dort den Datenpfad auswählen. Falls der Quell- und Zieldatenpfad identisch sind, werden die bisherigen Daten überschrieben. 4 Klicken Sie auf den Vorlauf, den Sie ändern möchten. Sie können auch mehrere Vorläufe markieren, die Sie auf den gleichen Ordnungsbegriff ändern möchten. 5 Geben Sie in der Gruppe Änderungen in den jeweiligen Eingabefeldern die gewünschten Daten ein. Es reicht, nur die Felder zu ändern, die korrigiert werden sollen; die anderen Felder bleiben unverändert. 6 Um die ursprüngliche Mandantennummer zu übernehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen übernehmen nach. Sie erhalten zusätzliche Kontrollkästchen (KOST 1 und 2 sowie Buchungstext), in die Sie die Werte der ursprünglichen Mandantennummer übernehmen können. 7 Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, in die Sie die ursprüngliche Mandantennummer übernehmen möchten. 8 Um in den Postversanddaten einen vorhandenen Feldinhalt des aktivierten Feldes mit der ursprünglichen Mandantennummer zu überschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vorh. Feldinhalt überschreiben. 9 Klicken Sie auf OK. Die Änderung der Ordnungsbegriffe wird durchgeführt. 10 Um das Ergebnis der Änderung anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll. Sie erhalten in einem Editor die Logdatei. 11 Um das Protokoll zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.

D.15) Vorläufe zusammenfassen So gelangen Sie zum Register Postversanddateien bearbeiten In der Registerkarte Vorläufe zusammenfassen können Sie mehrere Vorläufe mit derselben Beraternummer und Mandantennummer und dem gleichen Jahr zu einem gemeinsamen Vorlauf zusammenfassen. So fassen Sie Vorläufe zusammen 1 Ändern Sie ggfs. den Quell- sowie den Zieldatenpfad für die Konsolidierung der Postversanddateien. Sie können durch Öffnen des Datenpfaddialogs über das Symbol das Quell- und Zielverzeichnis auswählen. In der Übersicht werden die Postversandvorläufe des Quellpfads angezeigt. 2 Markieren Sie die Vorläufe, die Sie zusammenfassen möchten. Es können nur gleichartige Vorläufe zusammengefasst werden, d.h. nur Sachkontenbeschriftungen (Abr.-Nr. 99/JJ), Personenkontenbeschriftungen (Abr.-Nr. 189/JJ) bzw. laufende Buchungen (Abr.-Nr. 1-69/JJ und 1001-1069/JJ). 3 Klicken Sie auf OK. Die Vorläufe werden konsolidiert.

4 Um das Ergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll. Sie erhalten in einem Editor die Logdatei. 5 Um das Protokoll zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.

D.16) Vorläufe kopieren So gelangen Sie zum Register Postversanddateien bearbeiten In der Registerkarte Vorläufe kopieren können Sie Vorläufe, die auf unterschiedlichen Laufwerken stehen, auf ein gemeinsames Laufwerk kopieren. Anschließend können z.B. die Vorläufe, die auf ein gemeinsames Laufwerk kopiert wurden, über die Registerkarte Vorläufe zusammenfassen zusammengeführt werden. So kopieren Sie Vorläufe 1 Wählen Sie die Quellpfade, auf denen die Postversanddateien stehen, die Sie auf ein gemeinsames Laufwerk kopieren möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen. Sie können durch Öffnen des Datenpfaddialogs über das Symbol die Quellverzeichnisse auswählen. Die Quellpfade werden angezeigt. Wenn Sie auf einen ausgewählten Quellpfad klicken, werden die entsprechenden Vorläufe in der Vorlaufübersicht angezeigt. 2 Um einen ausgewählten Quellpfad zu entfernen, klicken Sie auf den entsprechenden Quellpfad und dann auf die Schaltfläche Entfernen. 3 Geben Sie den Zielpfad an, auf dem die Postversanddateien nach dem Kopiervorgang stehen sollen. Sie können durch Öffnen des Datenpfaddialogs über das Symbol das Zielverzeichnis auswählen. 4 Um die Dateien nach dem Kopiervorgang auf dem Quellpfad zu löschen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 5 Klicken Sie auf OK. Die Vorläufe werden auf den Zielpfad kopiert. 6 Um das Ergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll anzeigen. Sie erhalten in einem Editor die Logdatei.

E. Wiederkehrende Buchungen E.1) Wiederkehrende Buchungen verbuchen So gelangen Sie zum Fenster Wiederkehrende Buchungen Eine wiederkehrende Buchung geht nicht automatisch in Ihre Buchführung ein. Sie wird erst dann buchungswirksam, wenn Sie die Verarbeitung der wiederkehrenden Buchung anstoßen. Jahreswechsel Zum Jahreswechsel ist auf jeden Fall bis zum 31.12. zu buchen, damit die Daten vollständig übertragen werden. Mit der Übergabe der Buchungen an die Stapelverarbeitung wird automatisch das Belegdatum entsprechend dem eingegebenen Verarbeitungsintervall hochgesetzt. So verbuchen Sie wiederkehrende Buchungen 1 Geben Sie den Zeitraum ein, für den wiederkehrende Buchungen verbucht werden sollen. 2 Wenn Sie für die Buchung eine Belegfeld-1- Behandlung geschlüsselt haben, geben Sie in den folgenden Feldern einen Wert ein. 3 Klicken Sie auf OK. Es werden alle wiederkehrenden Buchungen verbucht, deren Belegdatum kleiner oder gleich dem Datum bis ist, und als Vorlauf an die Stapelverarbeitung übergeben. Gleichzeitig werden die Buchungssätze entsprechend des Verarbeitungsintervalls aktualisiert.

E.2) Primanota wiederkehrende Buchungen drucken So gelangen Sie zum Buchen Während des Buchens können Sie die angezeigte Primanota drucken, ohne in die Auswertung wechseln zu müssen. Es wird der angezeigte Fensterinhalt gedruckt. So drucken Sie die angezeigte Ansicht 1 Wählen Sie Bestand | PN wiederkehrende Buchungen drucken. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Die Primanota wird gedruckt. 2 Um vor dem Druck die Seitenansicht der Primanota zu sehen, wählen Sie Bestand | PN wiederkehrende Buchungen Seitenansicht. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Sie erhalten die Seitenansicht der Auswertung. Sie können von dort den Druck über das Symbol anstoßen.

E.3) Kontobeschriftung ändern und erfassen So gelangen Sie zum Buchen Wenn Sie während des Buchens ein noch unbeschriftetes Konto im Feld Konto oder Gegenkonto eingeben, erhalten Sie automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können. Wenn es sich um ein Personenkonto handelt, können Sie zusätzlich die USt-IdNr. eingeben. Die Kontenbeschriftung kann bis zu 40 Stellen in zwei Feldern eingegeben werden. Die Groß-/Kleinschreibung legen Sie in den Mandanten-Programmdaten fest.

So ändern Sie Kontenbeschriftungen 1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Beschriftung Konto ändern bzw. Bearbeiten | Beschriftung Gegenkonto ändern. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie Beschriftung Konto ändern bzw. Beschriftung Gegenkonto ändern. --ODER-Klicken Sie unterhalb der Buchungszeile neben dem Feld Konto bzw. Gegenkonto auf das Symbol . Sie erhalten bei Sachkonten das Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto, in dem Sie nur die Beschriftung eingeben können. Bei Personenkonten erhalten Sie das Dialogfenster für die Erfassung der Stammdaten. Diese Daten können Sie alternativ im Kontenplan unter Stammdaten | Kontenplan eingeben. 2 Geben Sie die Kontobeschriftung bzw. die Stammdaten der Geschäftspartner für OPOS-Mandanten ein. 3 Um keine Daten zu erfassen, klicken Sie auf Abbrechen oder betätigen Sie die Taste . Das Fenster wird geschlossen. Sie können die Beschriftung bzw. die Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt erfassen. Sie können die Buchung fortsetzen.

E.4) Tastenbelegung bei Wiederkehrenden Buchungen Sie können Buchungssätze alternativ durch Bedienung der Maus oder der Tastatur eingeben. Die Tasten besitzen folgende Bedeutung: Taste / Tastenkombination Funktion Erzeugen einer Soll-Buchung (im Eingabefeld Umsatz). --ODER-Springen zum nächsten Eingabefeld. --ODER-Verarbeiten der Buchung (nur nach letztem Eingabefeld der Buchungszeile). Hinweis für Laptop-Nutzer: Die Kurzbuchung kann mit mit der Tastenkombination Fn und erzeugt werden. Erzeugen einer Haben-Buchung (im Eingabefeld Umsatz ). --ODER-Erzeugen einer Kurzbuchung (wenn alle Muß-Eingabefelder gefüllt sind). Springen zum nächsten Feld. + Springen zum vorherigen Feld. (im Nummernblock) Springen zum vorherigen Eingabefeld. (im Nummernblock) Springen zum Eingabefeld Datum. Springen zum Eingabefeld KOST1. Springen zum Eingabefeld Buchungstext. + Korrigieren von Beschriftung Konto. + Korrigieren von Beschriftung Gegenkonto. Löschen des Buchungssatzes. Wechseln zwischen Erfassung und Anzeige. Kopieren eines Buchungsfeldes. Kopieren einer Buchungszeile. Korrigieren der Buchungszeile. Aufrufen der Währungsumrechnung (nur im Eingabefeld Umsatz bzw. Skonto möglich). (in den Feldern Konto, Gegenkonto, KOST1, KOST2) Öffnen des jeweiligen Auswahlfensters. (im Eingabefeld BU Gegenkonto bzw. Konto) Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw. Gegenkonto) zur Erfassung von Kontenbeschriftungen. im Feld Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw. Gegenkonto) zur Erfassung von Kontenbeschriftungen.

(Tabelle! S. PDF!) F. AHK-Werteerfassung F.1) Eigenschaften für AHK-Werteerfassung festlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Eigenschaften AHK-Werte Im Register Eigenschaften AHK-Werte legen Sie die Kriterien für die Erfassung der AHK-Werte fest. So legen Sie die Eigenschaften für die AHK-Werte fest 1 Klicken Sie auf die gewünschte Registerkarte. 2 Aktivieren Sie in den Registerkarten den gewünschten Schaltknopf. 3 Um die Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf OK. Die Einstellung wird gespeichert; das Fenster wird geschlossen.

--ODER-Klicken Sie auf Übernehmen. Die Einstellungen werden gespeichert; das Fenster wird nicht geschlossen.

B.2) Abschlusszweck für AHK-Werte festlegen So gelangen Sie zum Dialogfenster Eigenschaften Abschlusszweck Sie legen hier fest, für welchen Abschlusszweck Sie AHK-Werte erfassen möchten. Sie können wählen zwischen der Handelsbilanz und der Steuerbilanz (bzw. Abschlusszweck 1 oder 2). So legen Sie den Abschlusszweck fest Aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf.

B.3) AHK-Werte erfassen So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Im Dialogfenster AHK-Werte erfassen und bearbeiten Sie AHK-Wertesätze. Sie können dazu im oberen Teil des Dialogfensters über der Erfassungszeile verschiedene Auswertungen zum Jahresabschluss anzeigen und drucken (AHK-Erfassungsprotokoll, Anlagekonto und Abstimmung mit ANLAG). AHK-Erfassungsprotokoll in der Ansicht anzeigen Wenn Sie AHK-Wertesätze bearbeiten, ist es zweckmäßig, im oberen Teil des Dialogfensters AHK-Werte das AHKErfassungsprotokoll anzuzeigen. Wählen Sie dazu Ansicht | AHK-Erfassungsprotokoll bzw. klicken Sie auf das Symbol . So erfassen Sie einen AHK-Wertesatz Muss-Felder Für die korrekte Verarbeitung eines AHK-Wertesatzes müssen in den folgenden Feldern Einträge vorhanden sein: WKZ (mit Basiswährung vorbelegt), Konto sowie mindestens ein Werte-Feld. 1 Geben Sie im Feld Konto die Kontonummer des Anlagekontos ein bzw. klicken Sie neben dem Feld auf das Symbol oder wählen Sie Bearbeiten | Kontoauswahl. Sie erhalten das Dialogfenster Anlagekontoauswahl, in dem selektiv alle bebuchten oder beschrifteten Konten angezeigt werden. Sie können dann das gewünschte Konto suchen und in die Buchungszeile übernehmen. 2 Erfassen Sie für mindestens eines der Eingabefelder einen AHK-Wert. Die Reihenfolge der Eingaben ist nicht zwingend. 3 Die Eingabe in einem Feld schließen Sie mit der -Taste ab. Sie gelangen ins folgende Feld. Mit der -Taste kehren Sie ins vorhergehende Feld zurück. 4 Um eine Kontenbeschriftung für ein neues Anlagekonto zu erfassen, geben Sie ein noch nicht definiertes Konto direkt ein. Sie erhalten automatisch das Erfassungsfenster für die Sachkontenbeschriftung. 5 Um bereits erfasste Werte in der Erfassungszeile zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile leeren. Die Eingaben in der Buchungszeile werden entfernt. 6 Um den neuen AHK-Wertesatz zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen bzw. schließen Sie den AHK-Wertesatz mit der -Taste nach dem letzten Eingabefeld ab. Der neue AHK-Wertesatz wird übernommen und erscheint im AHK-Erfassungsprotokoll, falls dieses aktiv ist.

B.4) AHK-Wertesatz ändern und korrigieren So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Sie können einen AHK-Wertesatz ändern, wenn Sie für diesen die Ansicht AHK-Erfassungsprotokoll gewählt haben. So ändern und korrigieren Sie AHK-Wertesätze Voraussetzung In der Ansicht wird das AHK-Erfassungsprotokoll angezeigt. Die Buchungszeile muss leer sein. 1 Doppelklicken Sie im AHK-Erfassungsprotokoll auf den AHK-Satz, den Sie ändern möchten. --ODER-Markieren Sie in der Ansicht den AHK-Satz und klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten AHK-Satz und wählen Sie Zeile ändern. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile ändern. --ODER-Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen AHK-Satz und drücken Sie oder . Der AHK-Satz wird in die Buchungszeile übertragen. 2 Ändern und korrigieren Sie Ihre Eingaben und schließen Sie den AHK-Wertesatz ab. Wenn sich der Eingabefokus im Anzeigebereich befindet, wechseln Sie mit in die Buchungszeile. Danach können Sie die Erfassung fortsetzen oder den nächsten AHK-Wertesatz zur Korrektur auswählen.

B.5) AHK-Wertesatz löschen So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Sie können einen AHK-Wertesatz löschen, wenn Sie für diesen die Ansicht AHK-Erfassungsprotokoll gewählt haben. So löschen Sie einen AHK-Wertesatz Voraussetzung In der Ansicht wird das AHK-Erfassungsprotokoll angezeigt.

1 Um einen AHK-Wertesatz direkt im AHK-Erfassungsprotokoll zu löschen, markieren Sie den gewünschten AHK-Satz und drücken Sie die -Taste. --ODER-Klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten AHK-Satz und wählen Sie Zeile löschen. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile löschen. Der AHK-Satz wird gelöscht. 2 Um einen AHK-Satz, die Sie zur Korrektur in die Buchungszeile übernommen haben, zu löschen, drücken Sie die -Taste. --ODER-Klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile löschen. Der AHK-Satz wird in der Buchungszeile gelöscht. Gleichzeitig wird er auch in der Ansicht entfernt. 3 Um einen AHK-Satz in der Buchungszeile zu erfassen und die Eingaben zu löschen, drücken Sie die -Taste. --ODER-Klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile löschen. Die bisher erfassten Werte in der Buchungszeile werden gelöscht.

B.6) AHK-Wertesatz kopieren So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Sie können einen AHK-Wertesatz kopieren, wenn Sie für diesen die Ansicht AHK-Erfassungsprotokoll gewählt haben. So kopieren Sie AHK-Wertesätze Voraussetzung In der Ansicht wird das AHK-Erfassungsprotokoll angezeigt. Die Buchungszeile muss leer sein. 1 Markieren Sie in der Ansicht den AHK-Wertesatz, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf das Symbol . --ODER-Öffnen Sie in der Ansicht für den markierten AHK-Wertesatz das Kontextmenü und wählen Sie Zeile kopieren. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Zeile kopieren. --ODER-Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen AHK-Wertesatz und drücken Sie . Der AHK-Wertesatz wird kopiert. Wenn sich der Eingabefokus im Anzeigebereich befindet, wechseln Sie mit in die Buchungszeile. Danach können Sie die Buchungserfassung fortsetzen.

B.7) AHK-Wertesatz suchen So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Sie können während der Buchungserfassung einen bereits erfassten AHK-Wertesatz suchen. Die Suche ist für alle Begriffe der Spaltenbezeichnungen möglich. So suchen Sie einen AHK-Wertesatz 1 Wenn Sie einen AHK-Satz sehen möchten, der sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befindet, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst. 2 Wenn Sie eine Suchfunktion nutzen möchten, rufen Sie diese mit dem Symbol auf. --ODER-Wählen Sie Bearbeiten | Suchen bzw. die Tastenkombination + . Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen. Das Dialogfenster Suchen wird geschlossen. Sie erhalten eine Buchung mit dem gewünschten Suchbegriff. 3 Wenn Sie die Suche für den eingegebenen Suchbegriff fortsetzen möchten, betätigen Sie die Taste . Sie erhalten die nächste Buchung mit dem Suchbegriff. 4 Alternativ können Sie eine spaltenbezogene Suchfunktion verwenden: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Spaltenbeschriftung in der Ansicht. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. 5 Wählen Sie Suche starten. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Der AHK-Wertesatz wird gesucht. Wenn ein AHK-Wertesatz mit dem gewünschten Suchkriterium gefunden wird, wird dieser markiert in der Ansicht angezeigt. Sie können ihn dann bearbeiten. 6 Wenn Sie die Suche fortsetzen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Spaltenbeschriftung und öffnen das Kontextmenü. Wählen Sie jetzt den Eintrag Weitersuchen. Es wird die nächste Buchung gesucht, die das Suchkriterium erfüllt und gegebenenfalls in der Ansicht angezeigt.

B.8) Ansicht ändern So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Sie können dazu im oberen Teil des Dialogfensters über der Erfassungszeile verschiedene Auswertungen zum

Jahresabschluss anzeigen und drucken (AHK-Erfassungsprotokoll, Anlagekonto und Abstimmung mit ANLAG). So ändern Sie die Ansicht 1 Wählen Sie Ansicht | AHK-Erfassungsprotokoll oder Ansicht | Anlagekonto oder Ansicht | Abstimmung mit ANLAG. --ODER-Klicken Sie auf eines der Symbole (AHK-Erfassungsprotokoll), (Anlagekonto) oder (Abstimmung mit ANLAG). Die entsprechende Ansicht wird eingeblendet. 2 Wenn Sie als Ansicht das Anlagekonto gewählt haben, können Sie mit dem Symbol oder der -Taste oder Ansicht | Abstimmfehler vorhandene Abstimmfehler sofort anzeigen. 3 Wenn Sie als Ansicht das Anlagekonto oder Abstimmung mit ANLAG gewählt haben, können Sie mit Hilfe der Symbole bzw. neben der Kontonummer im Anlagekontenbestand blättern. 4 Um den Kontenumfang für die Anzeige einzuschränken sowie weitere Kriterien festzulegen, wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften. Sie erhalten das Register Eigenschaften AHK-Werte, in dem Sie für die jeweilige Auswertung den Kontenumfang festlegen. 5 Um den Abschlusszweck (z.B. Handels- oder Steuerbilanz) zu ändern, klicken Sie neben dem Feld Aktueller Abschlusszweck auf das Symbol oder rufen das Register Eigenschaften AHK-Werte auf. Sie erhalten das Dialogfenster Eigenschaften Abschlusszweck bzw. das Register Eigenschaften AHK-Werte.

B.9) Kontobeschriftung ändern und erfassen So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Wenn Sie während des Buchens ein noch unbeschriftetes Konto im Feld Konto eingeben, erhalten Sie automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können. Die Kontenbeschriftung kann bis zu 40 Stellen in zwei Feldern eingegeben werden. Die Groß-/Kleinschreibung legen Sie in den Mandanten-Programmdaten fest. So ändern Sie Kontenbeschriftungen 1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Beschriftung Konto ändern. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie Beschriftung Konto ändern. --ODER-Klicken Sie unterhalb der Buchungszeile neben dem Feld Konto auf das Symbol . Sie erhalten bei Sachkonten das Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto, in dem Sie die Beschriftung eingeben können. 2 Wenn Sie keine Daten erfassen möchten, klicken Sie auf Abbrechen oder betätigen Sie die Taste . Das Fenster wird geschlossen. Sie können die Beschriftung zu einem späteren Zeitpunkt erfassen. Sie können die Buchung fortsetzen.

B.10) Auswertung drucken So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Während des Buchens können Sie das angezeigte AHK-Erfassungsprotokoll bzw. Anlagekonto (Abstimmung mit ANLAG) drucken, ohne in die Auswertungen wechseln zu müssen. Es wird der angezeigte Fensterinhalt gedruckt. So drucken Sie die angezeigte Auswertung 1 Wählen Sie Bestand | Fensterinhalt drucken. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Die Auswertung, die im oberen Bildschirmbereich angezeigt ist, wird gedruckt. 2 Wenn Sie vor dem Druck die Seitenansicht der Auswertung sehen möchten, wählen Sie Bestand | Fensterinhalt Seitenansicht. --ODER-Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol . Sie erhalten die Seitenansicht der Auswertung. Sie können von dort den Druck über das Symbol anstoßen.

B.11) Alle AHK-Wertesätze löschen So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte Sie können während der Erfassung der AHK-Werte alle eingegebenen AHK-Buchungssätze löschen (mit Ausnahme von AHK-Sätzen, die bereits ins RZ gesendet wurden bzw. solchen, die aus ANLAG übernommen wurden). So löschen Sie alle AHK-Sätze Voraussetzung Die AHK-Sätze wurden noch nicht gesendet und nicht aus ANLAG übernommen. 1 Wählen Sie Bearbeiten | Alles löschen. --ODER-Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Ansicht an einer beliebigen Stelle das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag Alles löschen. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die AHK-Sätze löschen möchten. 2 Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja. Die AHK-Sätze werden gelöscht.

B.12) Anlagekonto auswählen So gelangen Sie zum Dialogfenster Anlagekontenauswahl Sie wählen aus der Liste ein Konto aus. Das Selektionskriterium für die Kontenauswahl, das Sie zuletzt gewählt haben, wird gespeichert. So wählen Sie ein Anlagekonto aus 1 Legen Sie die Kriterien für den Aufbau der Kontenliste fest, indem Sie den entsprechenden Schaltknopf in der Gruppe Kontoselektion aktivieren. Das zuletzt ausgewählte Selektionskriterium wird gespeichert. 2 Um ein bestimmtes Konto zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, oder betätigen Sie die Tastenkombination +. Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie die Suchspalte wählen und einen Suchbegriff eingeben. --ODER-Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. 3 Wenn Sie das gewünschte Konto kennen, geben Sie die Kontonummer direkt im Feld Konto ein. Das Konto ist markiert. 4 Klicken Sie auf OK. Das Konto wird mit seiner Beschriftung in die Buchungszeile übernommen; das Dialogfenster wird geschlossen.