Curso De Access1

LECCION 1ª Introducción a ACCESS ¿Qué es ACCESS?. En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos. ¿Qué es una base de datos?. Casi tan fácil como la respuesta anterior. ¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un numero de teléfono?. Seguro que si; Primero coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es mas que una "base de datos" que está impresa. En sus paginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos para encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una población en concreto e ignorando todas las demás. Aun así el volumen de paginas es demasiado para leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurrió poner al lado de los números de teléfonos otra columna con el nombre del abonado y su dirección. Cada pagina es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la guía están ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo apellido. Es decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.

Es una suerte que la "base de datos" telefónica esté ordenada de esta última manera. Así sabiendo la población, el apellido y la dirección, se puede encontrar rápidamente cualquier número de teléfono. Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo" dirección, en este caso estaríamos ante un callejero, es decir sabríamos los nombres e todas las personas que viven en cada calle y sus números de teléfonos. O también podría ordenarse por el "campo" numero de teléfono, este tipo de guías se llaman "guías inversas".

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A través de este pequeño ejemplo ya sabemos qué son las bases de datos, los filtros, las tablas, los campos, los índices, las claves.. y con un poco de imaginación podemos entreveer las posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para nosotros como pueden ser, además de guías telefónicas, libros de una biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los últimos exámenes, etc. .. LECCION 2ª El entorno de diseño de la base de datos

Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena de maravillas tecnológicas. Para ello, inicializamos el programa

Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos sobre Microsoft Access.

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Se abre una ventana tal como esta

y elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Listín Telefónico", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de archivo". A continuación pulsamos en el botón "crear".

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En la siguiente ventana vemos múltiples opciones

A partir de aqui empezaremos a crear nuestra primera base de datos. Creación de la primera tabla: Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".

Surgirá la ventana de diseño de tabla

En ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos necesitándolas.. por ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las características básicas de los campos.

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En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos definiendo la columna "tipo de datos". Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos relativos a los campos que vamos a diseñar. Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla. Nuestro listin va a tener los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo. Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir algunos más o borrar otros... Mas adelante veremos cómo hacerlo y cómo personalizar esta tabla a nuestras necesidades -Añadiendo Campos: En el capitulo anterior habíamos dicho que empezaríamos diseñando nuestra base de datos introduciendo en la columna de Nombre de campo el nombre que quisiéramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla. Habíamos dicho, también, que nuestro listín iba a tener los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo. Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla return, con los cursores o con el ratón, veremos como en la celda contigua de la columna "tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a 5

ignorarlo, y con el ratón seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente Así es como quedaría nuestra tabla con los campos nombrados

Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos como la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden ayudar.

En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores. Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo en concreto aceptara mas o menos caracteres solamente tendríamos que cambiar 6

ese valor por otro mas ajustado, por ejemplo quizás en el campo dirección necesitaríamos mas longitud Y por el contrario, es evidente que el campo Nº de teléfono no necesitaríamos tantos... ni siquiera con todos los prefijos internacionales.. Hay varias propiedades más, que veremos en el próximo capitulo LECCION 5ª Creación de la primera tabla III: -Propiedades de los campos: Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No". Según nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la parte inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos la funcionalidad de la propiedad. Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se nos ha definido por defecto todos los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de ellos vemos como se despliega una cortina con diversas opciones

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Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos "Numérico" y le pondremos una "tamaño de campo" de 5 caracteres y paro el campo Nº de teléfono también elegiremos "Numéricos", y en "tamaño de campo" pondremos 9 caracteres. En realidad, los tipos numéricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones matemáticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad domestica, necesitaríamos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin embargo, es poco probable que sumemos números de teléfonos o restemos códigos postales, de modo que lo mejor es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por fines didácticos les asignaremos tipo "Numérico" Y por ultimo para el campo Relación laboral" elegiremos el campo lógico "Si/No"

Como hemos visto en la lista de opciones, hay más tipos de datos que los pocos que estamos utilizando, iremos descubriéndolos según los necesitemos. Los más curiosos pueden tener más información, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la ventana

LECCION 6ª Creación de la primera tabla IV: -Añadiendo descripciones de campos a una tabla: Finalmente la tabla quedará así.

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La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la función de nuestro campo "Relación Laboral",es algo confusa, de él solo sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca información . Para tener mas información tenemos la tercera columna. La tercera columna está titulada "Descripción":

, En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente que el campo "Nombre" se refería solo al primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no los apellidos..

Así es como quedaría mi tabla definitivamente , naturalmente cada uno podrá escribir la información que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo

En el proximo capitulo veremos cómo modificar los datos de una tabla. 9

LECCION 7ª Cómo modificar la estructuras de las tablas I: -Modificaciones Podemos modificar la estructura de las tablas fácilmente eliminado un campo, insertando otro, moviéndolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila. Por ejemplo: Borremos el campo "Relación laboral" y añadamos el campo "Notas", que será un campo "Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy útil que puede almacenar nuestras notas sobre cada registro Vamos a hacerlo paso a paso: Primero borremos el campo "Relación Laboral", el nombre técnico de la operación es eliminar el campo, hay dos formas de hacerlo, el primer paso es común, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo

Y para borrarlo pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del menú "Edición", al que accederemos pulsando el botón derecho del ratón

La tabla quedara de la siguiente forma.

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Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en blanco e introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente. La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".

LECCION 8ª Cómo modificar la estructuras de las tablas II: En la columna descripción añadiremos la información necesaria que sirva para comprender el motivo del campo. Así es como me ha quedado la tabla a mi.

Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos haberlo creado en cualquier otra posición, por ejemplo entre los apellidos y la dirección, simplemente eligiendo la opción "insertar fila" del menú edición, que activamos con el botón derecho del ratón, tras situar el puntero en la fila correspondiente

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Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos podemos probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como queramos simplemente haciendo clic sobre el selector y arrastrándolo a la posición deseada

LECCION 9ª Guardar las tablas I: Como guardar las tablas. Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como guardarlas adecuadamente. Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando el icono "Guardar"

Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá el nombre "Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como queramos.

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Surgirá esta venta en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal", la clave es un campo que se crea automáticamente y que funciona como un "índice" cuya utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar distintas tablas.

Este es un curso de iniciación al Access, por lo que no vamos tratar el tema de múltiples tablas y sus relaciones, estos apartados los abordaremos en siguientes cursos más avanzados. De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si". Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida

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En el próximo capitulo seguiremos profundizando en las claves. LECCION 10ª Guardar las tablas II: Habíamos acabado el capitulo anterior mostrando la tabla, con la clave principal definida:

Vemos que se ha añadido una fila al comienzo de la tabla, es la "clave principal" la reconocemos por que en el símbolo del selector aparece una el icono de una llave.

El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos cambiarlo y renombrarlo al nombre que consideremos mas apropiado. También hay otra cosa nueva, el tipo de datos se define automáticamente a "autonumérico", más adelante veremos con detalle que significa todo esto. Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre con que la hayamos guardado. En nuestro caso, en un alarde de originalidad, se llama "Tabla1".

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Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos mas adelante modificarla, ya sea añadiendo o borrando campos o quizás descubramos que la longitud de algún campo es inadecuada para nuestras necesidades. ¿Podemos modificar una tabla una vez guarda?. Sí, y es muy fácil, solamente hay que pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción "Vista de diseño"

Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido en este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado. En el siguiente apartado aprenderemos a introducir datos. LECCION 11ª Introducir datos en las tablas I: -INTRODUCIR DATOS Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo: La primera es la opción formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es introducir datos a través de la "Hoja de datos". En este capitulo vamos a ver como introducir datos en la hoja de datos. Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos dos maneras de abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de datos".

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Y la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón derecho del ratón sobre la "Tabla1".

Aparecerá una ventana como esta

Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el capitulo anterior, en los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla. Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado. Esto quedara mas claro cuando vayamos rellenando los registros. Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de un campo no caben los datos que tecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de la columna arrastrándola con el cursor

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Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .

El campo "Id" es un campo "autonumérico" eso significa que NUNCA podremos introducir datos en ese campo, es un campo control de funcionamiento interno para Access. LECCION 12ª Introducir datos en las tablas II: Después de estas nociones imprescindibles, ya estamos listos para introducir nuestro primer registro. Y vamos a hacerlo con estos datos, naturalmente quien quiera tiene toda la libertad para sustituirlos por cualquiera que sea de su agrado. Aunque yo recomiendo que si queréis cotejar los ejemplos no los variéis para poder seguir mejor cada paso de las explicaciones. Decíamos que vamos a introducir en la tabla los datos que siguen: Nombre: George Apellidos: Clooney Notas: Es un actor de cine Dirección: c/ Estación Población : Solaris CP: 31141 Nº Telefono: 900101010 Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la ultima.

Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de los registros. En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo se muestra una parte de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y desplazarlo con los cursores o bien, modificar la anchura de la columna ampliando sus 17

limites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con la opción "Ancho de columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre alguna columna.

En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos

El símbolo "*" de la ultima fila indica que esa fila es el ultimo registro de la tabla, Según vayamos introduciendo registros se incrementara el numero de filas.

Para insertar nuevos registros, pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la barra de herramientas.

Y así sucesivamente. 18

LECCION 13ª Editar registros: -EDITAR UN REGISTRO Lo primero es abrir la tabla como ya sabemos, solo en el caso de que este cerrada, evidentemente.

Los registros aparecerán ordenados en orden ascendente según la clave principal.

Con la tecla F2 cambiamos del modo edición al modo desplazamiento. En el modo edición modificamos el contenido de la celda sin tener que rescribirlo entero. ¿Cómo distinguimos el modo edición del de desplazamiento? Fácil. En el modo desplazamiento la celda seleccionada se muestra resaltada, y además al pulsar las teclas de movimiento de cursor lo que conseguimos es movernos a las celdas adyacentes. Si

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pulsamos alguna otra tecla borramos todo el contenido de la casilla y tendremos que escribirlo entero.

El modo edición lo distinguimos por que aparece el cursor en la casilla señalada. Al pulsar las teclas de movimiento de cursor nos movemos en el interior de la celda. Podemos modificar la información sin tener que escribirlo entero.

Con el ratón, pulsando sobre la casilla del campo que queremos modificar entramos directamente en el modo edición. Para pasar de uno a otro campo podemos pulsar el tabulador y después pulsar F2 para volver al modo edición. En el modo edición, podemos utilizar las opciones habituales de : copiar (ctrl.+ C), mover, pegar (ctrl..+ V) y eliminar (ctrl. + X).

Se puede copiar varias columnas o filas tal como lo haríamos solo con una. Primero señalamos con el ratón sobre el titulo de la columna o fila que queremos marcar, pulsamos sobre el y después lo pegamos como lo hacemos habitualmente

Para eliminar un registro, señalamos la fila como ya sabemos y en el menú edición (lo obtenemos pulsando el botón derecho del ratón) elegimos la opción "Eliminar registro". Tras pulsar en ella surgirá una ventana que nos pedirá confirmación. Atención, si eliminas algún registro desde esta opción después no se podrá recuperar.

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Sin embargo todos los cambios que hagas dentro de las casillas son totalmente reversibles, si te equivocas o te arrepientes, no te preocupes, puedes recuperar el dato pulsando el icono "deshacer" en el menú Edición

Hemos aprendido a introducir datos, a corregirlos, e incluso borrarlos. En el próximo capitulo aprenderemos a utilizar las ventajas de las tablas de datos LECCION 14ª APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS I:

Después de aprender a diseñar la tabla y de introducir y editar los datos, vamos a comenzar a sacarle partido a nuestra base de datos. Generalmente utilizamos las guías telefónicas para encontrar un Nº de teléfono, pues vamos a estrenar nuestra tabla buscando un numero de teléfono. Situamos el cursor sobre cualquier registro de la columna apellidos y en Edición pulsamos "Buscar". También podemos utilizar el atajo (ctrl. + B)

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En el dialogo "Buscar y reemplazar" , tecleamos el apellido que queramos localizar, y hacemos clic en "Buscar siguiente" y aparecerá el primer dato de la tabla que coincida con la búsqueda.

En el caso de que haya varias entradas con el mismo dato, seguiremos pulsando en "Buscar siguiente" hasta que encontremos lo que buscamos. En la ventana del dialogo vemos un botón "Mas>>", si pulsamos sobre el podremos acceder a una ampliación de las opciones de búsquedas.

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Pulsando en "Buscar en" se desplegara una cortinilla en la que podremos elegir entre realizar la búsqueda en solo en el campo que tengamos señalado o bien en toda la tabla. En "Coincidir", podremos elegir si queremos que la cadena de búsqueda coincida con todo, con parte o con el comienzo del campo. Y por ultimo "Buscar", podemos señalar si queremos buscar en todo el campo o solo entre los registros que estén por encima o por debajo de la casilla donde tengamos situado el cursor. Marcando la casilla "Mayúscula y minúscula" distinguirá Sánchez de SÁNCHEZ. Y marcando "Formato" forzaremos que el dato coincida también con el formato. LECCION 15ª APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS II: Ya hemos visto cosa que hace nuestra tabla que no podemos hacer con una guía telefónica impresa. Como es buscar por cualquier campo, incluido el numero de teléfono

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O buscar por una parte del campo, especialmente útil si solo conocemos parte del dato.

Si esto, por si solo, es ya suficientemente impresionante como para convencernos de sus virtudes frente a los listines telefónicos tradicionales, con Access podemos sacar, aun, mucha mas utilidad a nuestra tabla. Por ejemplo; usando comodines. Estos son dos símbolos "?" y "*". El primero "?", reemplaza el carácter del que ocupe la posición. Por ejemplo: "J?an". Nos encontrará tanto a Juan, como a Joan.. Es un comodín bastante útil en casos como este.

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El otro carácter "*" reemplaza a varios caracteres. Por ejemplo "J*" nos mostrara tanto a Juan, a Joan, a Jorge, etc... En el mismo cuadro de dialogo de buscar vemos una pestaña titulada "Reemplazar".

Funciona exactamente igual que "Buscar" con el añadido de que ahora tenemos un cuadro mas, titulado "Reemplazar por". Imagina que tenemos en nuestra agenda a Juan, Joan, Jean... y queremos unificar todos los nombres, sin tener que ir buscando y modificándolos uno a uno. La solución es utilizar el comodín "?" en la opción "Reemplazar todos".

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LECCION 16ª APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS III:

Otra caso podría ser el cambio de nombre de una calle, en vez de cambiar una a una todas las direcciones, podríamos sustituir una dirección por otra fácilmente con una sola acción. Una cuestión importante es que si dejamos en blanco la casilla "reemplazar por", eliminaremos el dato. Así que cuidado con esta funcionalidad, por que no podréis deshacerla con el botón Ctrl+Z. En la ventana "Buscar", la opción "Buscar siguiente" Access busca la siguiente ocurrencia del texto y sitúa el cursor en el siguiente registro que cumpla los requisitos. Sin embargo en la venta "Reemplazar", la opción "Buscar siguiente" Access busca el texto y si lo encuentra se activa el botón "Reemplazar"

Pulsando el botón "Reemplazar" Access sustituye la ocurrencia que encontrada y en caso de que pulsemos "reemplazar todos" se sustituyen todas las apariciones sin pedir confirmación. Hay otra cosa mas que podemos hacer con las tablas de forma sencilla, y que no se puede hacer con una guía telefónica de papel, y esto es ordenar la tabla por cualquier campo que deseemos. Y podemos hacerlo tanto "Ascendentemente" como "Descendentemente". Esta opción esta en el menú edición que se obtiene pulsando el botón derecho del ratón.

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Por defecto las tablas están ordenadas por el campo clave "Id"

Por ejemplo: podemos ordenar nuestra tabla alfabéticamente según el nombre, así es muy fácil encontrar el dato que buscamos, simplemente recorriendo alfabéticamente la lista hasta llegar al registro buscado

O por el apellido

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Y así con todos los campos, incluidos los campos "dirección" y "Nº Teléfono"

LECCION 17ª LAS CONSULTAS I: -CONSULTAS Pero Access guarda herramientas mejores y más potentes para realizar búsquedas. Una de ella es la consulta. ¿Qué diferencia hay entre una consulta y una búsqueda?. La diferencia principal es que con la consulta solo aparece los registros que estamos buscando, y de estos solo se nos mostraran los campos sobre los que consultemos. Al contrario de lo que ocurría con las búsquedas, que lo que hacia era situar el cursor en el primer registro que buscábamos y nos los mostraba dentro de la tabla al completo. Vamos a crear una consulta desde "Vista de diseño", en la ventana de la base de datos,

para ello pulsaremos en la opción "Crear consulta".

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Vemos que surge una serie de pantallas e iconos que no hemos visto antes que pueden inducirnos a la confusión. Una vez que aprendamos las opciones fundamentales veremos que no hay tal dificultad. Vamos a abordar este capitulo tal como lo hemos hecho en los anteriores, explicando cada punto según lo necesitemos. La ventana que está en primer término nos invita a que elijamos entre las tablas y las consultas que existan, como nosotros solo tenemos una tabla, pulsamos directamente en "Agregar".

Y seguidamente "Cerramos" la ventana "Mostrar tabla", porque ya no la necesitamos. La ventana que está activa se titula "Consulta1"

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Vemos que hay dos zonas claramente diferenciadas, la mitad superior se denomina "Zona de datos" y en ella se muestra los campos de la tabla que esta activa, a través de la barra de desplazamiento podemos ver el resto de los campos de la tabla. La mitad inferior se llama "Zona de consulta", y en ella especificaremos las condiciones de la consulta que queramos realizar. LECCION 18ª LAS CONSULTAS II: La zona consulta se compone de una cuadricula, vamos a verla detalladamente con un ejemplo: ¿Cuál es el teléfono de George? Lo primero es saber que campos queremos que nos muestre el resultado. Nosotros necesitaremos los campos "Nombre", "Apellidos", y naturalmente el "Nº de teléfono". Así que tendremos que elegir al menos estos tres. Podemos hacerlo de dos formas, buscándolos en la tabla de la "Zona de datos". O en la "Zona de consulta" pulsando en la fila campo, eligiendo un cada campo por cada columna de entre todos los que se despliegan. En esta imagen se vera mas claro.

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Hemos dicho que queríamos una consulta para averiguar el teléfono de George, así que debemos señalar los campos: Nombre, apellidos y teléfono. Automáticamente se asignan los valores "Tabla1" para la fila "Tabla", porque tenemos solo una tabla activa, en caso de que tuviéramos mas de una, deberíamos elegir una de entre ellas. Los campos que seleccionemos manualmente aparecerán marcados con la opción "Mostrar". En la fila "Criterios", introduciremos el dato que conocemos y por el que queremos realizar la búsqueda, deberemos introducirlo en la columna del campo al que pertenezca, de nada serviría preguntar por "George" en la columna "Nº Teléfono" Una vez que tengamos la consulta creada, la "Zona de consulta" tendrá esta apariencia

Para ejecutarla pulsaremos en el icono "Ejecutar". 31

y el resultado será este:

En Access podemos simultanear varios criterios de búsquedas, funcionalmente es como si al resultado de una consulta le hiciéramos otra consulta más. Por ejemplo, si preguntamos a nuestra tabla todos los Nombre, Apellidos y C.P que viven en Madrid. La consulta sería:

Y el resultado sería:

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LECCION 19ª LAS CONSULTAS III: Sobre esta consulta podríamos realizar otra, por ejemplo los que vivieran en el distrito cuyo Código Postal fuera 12347... Aunque lo verdaderamente cómodo seria que pudiéramos hacer las dos consultas de una sola vez. Access nos permite realizar consultas con múltiples criterios sencillamente, solo tenemos que escribir en cada columna el criterio de búsquedas que queramos combinar.

Y el resultado sería:

Podemos querer visualizar todos los demás campos, una forma es ir asignándolos uno a uno en cada columna, como ya hemos aprendido. Pero Access tiene una manera más sencilla, utilizando el valor asterisco "*".

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Para ello tenemos que introducir manualmente los criterios para los campos que deseemos especificar, y en la ultima columna, en la fila "Campo" elegimos el valor "Tabla1.*". Atención, si elegimos la opción ver toda la tabla "Tabla1.*", tendremos que quitar las marcas de las casillas "Mostrar" para que los demás campos no salgan duplicados

Y el resultado será:

Estamos viendo poco a poco la verdadera potencia de Access. Y la verdadera dimensión de las consultas se adquieren con los operadores. Estos son los operadores: igual ("="), mayor que (">") , menor que ("<"). Y por ultimo los tres operadores lógicos, no ("Negado"), y ("Y"), o ("O"). Ya hemos aprendido a realizar consultas múltiples, vamos a combinarla con la potencia de los operadores con un ejemplo. Queremos averiguar los datos de las personas que viven en el distrito 12347 o superior de la población Madrid, pero no nos interesa los que se llamen Joan. Nuestra consulta quedaría de esta manera.

Leccion 20 CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS. 34

CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS. Cuando hayamos terminado de trabajar con la consulta podemos cerrarla como lo

hacemos habitualmente en Windows: pulsando el icono del aspa o bien "Cerrar" en el menú "Archivo"

Si no lo hemos antes, al cerrarla Access nos preguntara si deseamos "Guardar" la consulta. ¿Qué utilidad tiene guardar una consulta que ya hemos realizado?. Fácil, si en algún momento los datos han cambiado podemos volver a realizar la consulta que tenemos guardada con un solo click. Esto es especialmente útil en para estar al día en asientos que cambian con asiduidad. Esta es una mas de las ventajas que tiene Access. Cada vez que abrimos una consulta, Access la ejecuta en automáticamente en función de los datos que contenga la tabla en este momento. Es decir que no importa los cambios que hagamos en la tabla, cada vez que ejecutemos la consulta, obtendremos siempre los datos actualizados. Puede que consideremos que no necesitaremos mas una consulta en concreto, podemos borrarla fácilmente o pulsando la tecla "Supr" una vez que tengamos la consulta seleccionada. O también pulsando en el icono "suprimir" de la ventana "Base de datos"

Aunque, en vez de borrar y crear múltiples consultas, es mucho mas cómodo modificar las consultas existentes para que se ajusten a nuestras necesidades actuales. Es muy sencillo. Pulsando el icono "vista de diseño", teniendo seleccionada la consulta que queramos modificar, se nos abre instantáneamente la consulta en la ventana de diseño que ya conocemos.

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Lección 21 Los Informes I: INFORMES Hasta ahora hemos visto como gestionar tablas, como hacer búsquedas en ellas y como crear consultas avanzadas. Con esto tenemos todo lo necesario para ponernos a trabajar satisfactoriamente con el Access. Pero todas las operaciones, las búsquedas y los resultados los hemos visto en la pantalla del ordenador, es posible que queramos tener un registro físico de ello en papel. Quizás queramos tener una copia impresa para analizarla mas cómodamente o para enviársela a alguien, o simplemente para guardarla en el cajón del escritorio. Access acude a nuestro socorro con los "Informes". Hay diversos procedimientos para crear informes, pero para no hacerlo demasiado difícil y dado que este es un curso de Access imprescindible eminentemente practico, vamos a dejar de lado toda la árida teoría y vamos a aprender directamente con la practica de un sencillo ejemplo. Utilizaremos para ello el asistente para informes automáticos. El primer paso es elegir "Informes" en la ventana "Base de datos"

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y en los iconos, pulsar en "Nuevo"

En la siguiente ventana, elegiremos en la ventana superior el tipo de autoinforme que deseemos, puede ser en columnas o en tablas. Como veremos los dos, empezaremos por el primero. Vamos a crear un informe en columnas.

En la ventana inferior, al pulsar sobre la cortinilla se desplegarán las tablas o consultas disponibles sobre las cuales podremos realizar el informe. Evidentemente los informes solo se podrán realizar sobre tablas o consultas que hayamos creado previamente tal como ya hemos aprendido en los capítulos anteriores.

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Lección 22 Los Informes II: Nosotros vamos a realizar el autoinforme sobre la Tabla1. Pulsaremos sobre aceptar y el resultado será:

Si pulsamos el botón derecho del ratón se desplegara el siguiente menú.

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Para tener por fin nuestra copia en papel solo tendremos que pulsar el icono "Imprimir". En cuanto a las demás operaciones básicas como guardar, copiar, borrar el funcionamiento es exactamente el mismo que ya hemos aprendido para las tablas y consultas. Ya hemos creado nuestro informe en columnas, y ahora aprenderemos a crear un informe en tablas, pero esta vez lo haremos sobre la consulta que hemos creado anteriormente.

Pulsaremos aceptar y el resultado será el siguiente

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Para imprimirlo solo debemos pulsar el botón derecho del ratón como ya sabemos o sobre el icono "Imprimir" de la ventana principal. Para las otras operaciones sirve lo que hemos aprendido en el apartado del autoinforme en columnas. Con esto damos por terminado el curso Access imprescindible. Hemos aprendido a los fundamentos de las bases de datos, a crear y gestionar tablas, búsquedas, consultas e informes. Curso de Access2

LECCION 1ª 1- Introducción avanzada a las Bases de Datos Relacionales En este curso vamos a profundizar en las características que convierten a Access en una herramienta profesional imprescindible para todo tipo de empresas, y en especial para aquellas que necesitan manejar grandes volúmenes de información. Para ello introduciremos el concepto de Base de Datos Relacional.

En este curso aprenderemos las ventajas que podemos obtener de las bases de datos relaciones frente a las bases de datos simples; Veremos los inconvenientes de tener todos los datos en una única tabla y la imposibilidad de manejarlos con un mínimo de eficiencia. Y explicaremos los fundamentos de las bases de datos relacionales. Aprenderemos la importancia de una buena planificación antes de comenzar su creación. También veremos los tipos de relaciones entre las bases de datos y aprenderemos a crearlas y gestionarlas Abordaremos los formularios, consultas orientadas a las bases de datos relacionales.

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Aprenderemos que son los filtros, sus tipos y como utilizarlos Y acabaremos el curso aprendiendo el uso del asistente para informes no automáticos

LECCION 2ª Problemas con las bases de datos simples. Las bases de datos simples son aquellas que están formadas por una sola tabla de datos. Este tipo de bases de datos son muy fáciles de crear y utilizar y cubren la mayoría de necesidades de los particulares. Por ejemplo para crear y gestionar una agenda telefónica bastan con los conocimientos de Access Imprescindible para crear una tabla como esta.

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Pero si estamos trabajando para una empresa necesitaremos, por ejemplo llevar al día no solo la agenda con los datos de los clientes, de los proveedores. Si no también llevar la relación de los productos que les hemos comprado o vendido, y esto debe verse reflejado en nuestro control del almacén. Es evidente para cualquiera que haya empleado una tabla de Access que manejar todos estos datos en una única tabla es una tarea muy incomoda, principalmente por su exagerada longitud, calcula que todos los campos necesarios para llevar un exhaustivo control sobre los datos de la agenda, de los stocks, de las entradas y salidas del almacén podría superar los veinte campos de longitud, y tener todos estos campos en una única tabla nos obligaría a utilizar permanentemente las barras de desplazamiento

Pero aunque utilizáramos informes y formularios para restringir el numero de campos con los que trabajar de manera simultanea eso no disminuiría la ineficacia que implica introducir una y otra vez los mismos datos en la tabla. Parece que no es mucho trabajo introducir los datos del cliente cada vez que hacemos una venta. Es lógico querer saber a quien el hemos vendido cada articulo, y también seria buena idea tener su numero de teléfono para hacer un seguimiento de su satisfacción respecto a nuestros productos y servicios. También deberíamos tener su dirección postal, su NIF, y otros datos fiscales, tales como forma de pago y nivel de crédito. Seguro que cada uno de nosotros podríamos pensar un buen numero de datos que nos resultarían mas o menos imprescindibles para nuestro negocio. Pero imagina lo que significa introducir todos estos datos con cada venta. Puede parecer que las ventajas de una tener una completa bases de datos superan los inconvenientes de tener que introducir todos esos datos con cada venta. 42

Pero seamos realistas, casi siempre vendemos a los mismos clientes, por norma general se suele tener una cartera de clientes que en su mayor parte es siempre la misma, es mas generalmente son un puñado de excelentes clientes los que consumen la mayoría de nuestros productos. Esto implica que para tener actualizada nuestra base de datos deberíamos introducir una y otra vez los mismos datos del mismo cliente con cada transacción que realizáramos. Ahora pregúntese ¿Cuántas transacciones realiza al mes para su mejor cliente?. El caso de los proveedores es aun más esclarecedor. ¿Seria lógico teclear una y otra vez todos los datos del proveedor con cada producto que le pidiéramos?. No, desde luego que no. Eso seria altamente ineficaz. Por no hablar de la gestión de los datos. Como la modificación de todos los registros del cliente o del proveedor por un cambio de dirección, no seria buena idea tener una base de datos en la que el cliente tras haberse mudado tuviera activa en las dos direcciones. Para solucionar estos y otros problemas Access tiene utiliza lo que se denominan las Bases de Datos Relaciones

LECCION 3ª Introducción a las bases de datos relacionales: Como hemos visto lo normal es que un cliente compre mas de articulo en su vida y por lo tanto deberíamos tener en la tabla varios registros para el. 43

La ventaja de las bases de datos relaciones es que desgrana la información entre varias tablas mas especializadas. Por ejemplo una con los campos de la agenda para los clientes:

Y otra con los campos de los articulos:

Podemos ver que ambas tablas tienen en común un campo. El campo "código cliente". El campo "código cliente" lo utilizaremos para "enlazar" las tablas. Es decir es una especie de "campo bisagra", une estas tablas y cualquier modificación en una de ellas afecta a la otra. Su principal utilidad es que si nuestro cliente numero 1, (Jack para los amigos) cambia de residencia, solo tendremos que modificar sus datos en la "Tabla clientes" e instantáneamente se actualizarían los datos en las demás tablas con las que este enlazada. El mecanismo de manejo es sencillo incluso sin lo hiciéramos de manera manual, buscaríamos el articulo "Multuiplex" en "tabla artículos", allí localizaríamos el "código cliente". En la "Tabla clientes" buscaríamos el "código cliente" y allí localizaríamos el "campo dirección". Ese simple proceso se llama "relacionar" dos tablas mediante un campo común "código cliente". El ordenador lo hace exactamente igual, solo que tan rápido que es instantáneo y además con la ventaja de que puede relacionar todas las tablas que necesitemos. Por ejemplo también necesitaremos una tabla para los proveedores

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En este caso relacionamos las tablas proveedor y articulo a través del campo "código articulo", y la "tabla articulo" con la "tabla cliente" a través del campo "código cliente". Si la empresa "ExcelenciaSA" eliminara de su catalogo el producto "Multuiplex", cambiando solo un dato en una tabla, se actualizarían instantáneamente todas las tablas Evidentemente podemos seguir desgranando en diversas tablas todos los datos que necesitemos. Por ejemplo una tabla llamada ventas, que nos sirviera para relacionar la venta con el vendedor. Y Así con todos los datos que necesitáramos manejar para nuestro desempeño laboral. El objetivo de las bases de datos relacionales, es obtener la máxima eficiencia en el manejo de grandes volúmenes de información. La forma más evidente de comprobarlo es comprobar que en todas las bases de datos no hay ningún dato que este repetido, exceptuando los campos autonuméricos que utilizamos para relacionar las distintas tablas. Cuando comiences a crear las tablas, te darás cuenta que no es tan sencillo repartir los campos necesarios por un buen numero de tablas sin que se repitan y además que sean consistentes, es decir que no se produzcan errores de duplicación ni de ausencia de datos. En la próxima lección veremos como planificar adecuadamente las bases de datos para evitar estos problemas LECCION 4ª Planificación de las bases de datos.: Cómo es fácil intuir una correcta planificación de las bases de datos antes de comenzar a crearla nos ahorrará muchos problemas y dolores de cabeza.. O de lo contrario podemos encontrarnos con datos duplicados, con relaciones inconsistentes, o hasta con la imposibilidad de obtener informes fiables. El primer paso es de terminar exactamente para que vamos a emplear la información de la tabla y añadir los campos que nos ayuden a obtener y manejar esa información. Si no se tiene claro este punto los problemas de la tabla ira aumentando según vayamos avanzando en su desarrollo, hasta que tengamos que volver a diseñar su estructura. Por ejemplo la tabla de clientes. En ella debe estar todo lo relacionado con los datos esenciales que necesitemos de los clientes, pero ningún otro.

Es decir lo necesario para saber quien, y como contactar con él.

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Puede parecer a simple vista que también necesitaríamos saber qué compró, cuánto dinero pagó, quién le atendió, etc... pero esos datos no están relacionados exclusivamente con el cliente, ya que también están relacionado con la tabla de artículos (qué compró) y con la tabla de facturación (cuánto pagó). Si se añadiera aquí esta información tendríamos esos datos duplicados en las otras tablas. Y eso es síntoma de que no esta bien diseñada nuestra tabla. Uno de los problemas de tener en las manos una herramienta tan potente y versátil como Access es que prácticamente se puede hacer de todo, eso incluye diseñar una tabla con los campos que deseemos, incluso aunque no sea de la mejor más eficiente, y a veces es posible que solo nos percatemos de que la tabla esta mal diseñada cuando obtengamos un error en algún informe. Pero si seguimos estos pasos lograremos construir tablas bien diseñadas El siguiente paso es decidir los campos de la tabla que estamos diseñando. Puede parecer que la elección de los campos es sencilla una vez que tenemos definida la función de la tabla, pero este es un punto delicado. Por ejemplo en nuestra tabla clientes, sabemos que queremos tener almacenado, su nombre, dirección y teléfono. ¿Son esos tres, realmente, los campos que va a tener nuestra tabla?

Podemos ver que hemos separado los campos "Nombre" y "Apellidos", y también el campo "dirección" y "Código postal". ¿Por qué lo hemos hecho?. Para poder ordenarlos y agrupar los registros por cada campo. Si no separásemos el nombre en los campos "Nombre" y "Apellidos" no podríamos ordenarlos por sus apellidos. ¿Y en el caso del campo dirección?. Es conveniente separar el código postal de la dirección porque cuando realicemos informes o envíos postales necesitaremos ordenarlos por el campo código postal, sin tener en cuenta su dirección. Para determinar correctamente los campos no hay reglas concretas, la experiencia es la mejor ayuda, aunque hay algunas costumbres que pueden ayudar especificar mejor los campos, como por ejemplo: preguntarte si vas a necesitar acceder a alguna parte del campo en concreto, si la respuesta es si, entonces debes dividirlo en varios campos. Crea todos los campos que se necesiten pero que todos los campos tengan una estrecha relación con el concepto de la tabla, por ejemplo en la tabla de clientes no es necesario introducir datos sobre los vendedores. Crea otra tabla específicamente para ellos. Y por ultimo es innecesario crear campos que se calculen a partir de otros. Es mas útil y exacto calcularlo cuando se necesite. Por ejemplo en el caso de que tengamos la fecha 46

de nacimiento, no necesitamos tener otro campo para la edad, es más eficiente calcularlo cuando se requiera y no hará falta actualizarlo cada año. LECCION 5ª Introducción a la creación de un BD. Relacional.: Como hemos visto en el tema 1. Las bases de datos relacionales no son mas que múltiples tablas, altamente especializadas y todas ellas referenciandose las unas a las otras, o utilizando la palabra mas apropiada "relacionándose" las unas con las otras. Con ellas tendremos numerosas ventajas, como son no tener que introducir información repetida, ahorrando trabajo y recursos de memoria de ordenador. Y también la facilidad y rapidez a la hora de realizar labores de mantenimiento, corrección o actualización de los datos de las tablas, En este tema diseñaremos nuestra primera base de datos relacional, para ello aprenderemos exhaustivamente, pero de forma sencilla a crear una tabla paso a paso. Veremos con ejemplos las posibilidades de los tipos de datos de Access. Explicaremos las propiedades de los campos y presentaremos la posibilidad de crear y gestionar indices basados en varios campos. LECCION 6ª Diseñar una base de datos con multiples tablas.: Es comprensible que queramos poner a funcionar ya nuestra base de datos. Pasar directamente a introducir datos y sacarle provecho a nuestro flamante Access. Pero como hemos visto anteriormente el diseño de la base de datos previamente a su creación es un paso imprescindible y fundamental, en un buen diseño esta la diferencia entre una base de datos ágil y funcional o por el contrario encontrarnos con problemas a cada clic de ratón que nos hará desesperante la mas mínima búsqueda de datos. Por eso vamos a diseñar lo mas didácticamente posible un ejemplo para nuestra base de datos. Supongamos que trabajamos en una empresa. Cualquier empresa. Toda empresa tiene una actividad principal que es vender algo, que en este caso a ese algo lo llamaremos producto. Vamos a partir desde aquí. Los datos que necesitamos para cada venta son: Qué hemos vendido (Nombre de producto), Cuanto hemos vendido (Cantidad), A quien se lo hemos vendido (cliente) y Numero de cuenta para cobrárselo (NCcliente).

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Pero según trabajemos con estos datos necesitaremos otros datos del cliente, como son el nombre de la empresa para la que trabaja (Empresa), Sus apellidos (Apellidos), Puesto que desempeña (Puesto), Teléfono de contacto (Teléfono), Los datos para enviar los pedidos (Dirección, Población, CP)

Pero claro, podríamos pedirle algo mas a nuestra base de datos, también seria conveniente que cada venta tuviese en cuenta las existencias del almacén y que llegado el caso se notificase la necesidad de hacer un nuevo pedido al proveedor. Es evidente que si añadimos mas campos a nuestra tabla pronto se convertiría en un dolor de cabeza mas que en una ayuda. Para ello debemos unificar los campos por criterios como ya sabemos. Empezaremos con la tabla de los datos referidos exclusivamente al cliente.

Ahora veremos los datos referidos exclusivamente al producto

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Quizás sea necesario explicar aquí la necesidad de algunos campos. "CodigoProducto" es el campo clave necesario para distinguir unos productos de otros y relacionarlos con otras tablas. Tal vez no sea tan evidente la necesidad de un campo para el proveedor, veámoslo mas detenidamente. En realidad el producto no tiene solo su nombre, digamos que también tiene apellidos, esta relacionado con la empresa que lo distribuye, no basta decir que necesitamos producto "DentifricoMasBlanco", necesitamos pedírselo a quien pueda proporcionárnoslos. Y para esto necesitamos los datos del Proveedor. Pero la primera norma es agrupar campos por afinidad y aunque es evidente que los campos del producto dependen de la tabla del proveedor, también es fácil ver que la tabla del proveedor no depende de los productos. Es decir que un solo proveedor tiene muchos productos pero que además podemos utilizar los datos de la tabla proveedores para otras funciones distintas, por ejemplo para tener contactos con los comerciales, o para desarrollar nuevas líneas de negocio. Así pues la solución es crear un campo que relacione una con otra tabla para aprovechar todas las ventajas de las bases de datos relacionales, y el vinculo entre las dos tablas es el campo "IDProveedor" Vamos a complicar aun más las cosas,

En esta tabla de pedidos vemos que hay tres campos de Códigos, el primero "CodigoPedido" es el propio a la tabla "Pedidos", la función de los siguientes es relacionar esta tabla con las otras. Gracias al "CodigoCliente" no es necesario introducir en esta tabla los datos del cliente que realiza el pedido, basta con teclear su numero de código, y Access se encargara de escribir por nosotros todos los campos que le pidamos, como son el nombre de la empresa, la dirección, el numero de Cuenta, etc...

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Con el campo "CodigoProducto" pasa exactamente igual, en vez de teclear en cada pedido una y otra vez todos los datos de todos los artículos, como su nombre, o su precio o descripción del producto. Access se encarga de relacionar las dos tablas gracias a este campo. LECCION 7ª Creacion de la tabla.: Vamos a crear las tablas como ya sabemos desde la opcion "Crear tabla en Vista de diseño"

Vamos a crear primero la tabla "Cliente". Introduciremos los campos que hemos diseñado en la lección anterior y la columna descripción escribiremos una pequeña información que ayude a definir la función de cada campo. Es posible que cause extrañeza que los últimos tres campos los hayamos definidos como "tipo de datos" de "texto" cuando pudiera parecer más lógico definirlos como "numéricos". La razón es muy sencilla, solo asignaremos tipos "numéricos" a campos con los que realicemos operaciones aritméticas. Evidentente no vamos a sumar "Teléfonos", ni restaremos "Códigos Postales" y mucho menos multiplicaremos "Números de Cuentas". Por esta razón le asignaremos a estos campos un tipo "texto". Al campo "CódigoCliente" le asignaremos tipo "Autonumérico" para asegurarnos que no haya ningún cliente repetido, Access se encarga automáticamente de asignar valor para cada nuevo registro que creemos.

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En la tabla "pedidos", al contrario que en clientes, vemos que abundan los campos "Numéricos", hay algunos que si utilizaremos para hacer operaciones con ellos, por ejemplo el campo "Cantidad", es evidente que lo multiplicaremos con el campo "PrecioUnidad" para calcular el precio del pedido. Pero hay otros campos, como "CódigoCliente" y "CódigoProducto" que no vamos a utilizar en ninguna operación aritmética, ¿Entonces por qué le asignamos tipos "Numéricos"? La respuesta es sencilla, esos campos los vamos a utilizar para relacionar el pedido con las tablas "cliente" y "producto". La única forma relacionar dos tablas es que las dos tablas contengan un campo común por el cual poder referenciarse. Si en la tabla "clientes" tenemos el campo "CódigoCliente" y es "autonumérico", en la tabla pedido tenemos que tener también un campo "CódigoCliente", y tendrá que ser también numérico. Pero ¿entonces son iguales los tipos numéricos y autonuméricos?. Si. Un tipo autonumérico, es un campo numérico al cual Access se encarga automáticamente de asignarle un valor secuencial y único, esto es lo mejor para que no haya registros duplicados que pueden arruinar nuestra base de datos. Cuando terminemos de crear la tabla deberemos guardar la tabla. Podemos hacerlo pulsando en el icono guardar de la barra de herramienta.

La primera vez que guardamos cada tabla nos avisa y pregunta si queremos definir una clave principal. En el texto nos avisa que no es necesaria pero si recomendable. En nuestro caso, al estar trabajando con tablas relacionales es imprescindible contestar afirmativamente a esta ventana de dialogo, ya que cada tabla podrá ser referenciada por las demás a través de esta clave principal.

La ultima tabla que vamos a definir como ejemplo será la de productos

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Todos los elementos de esta tabla han sido ya estudiados y no entrañan ninguna dificultad, vemos como hemos definido el campo "CódigoProducto" como clave principal, lo sabemos por el icono de la llave que está junto al "Nombre del campo" LECCION 8ª Tipos de datos En la tabla pedido hemos añadido otros campos para explicar didácticamente los demás tipos de datos existente que podemos utilizar cuando la ocasión lo requiera.

Ya conocemos los tipos de datos "Autonuméricos", "Numéricos", "Texto". El Campo "Fecha/hora", se utiliza para almacenar Fechas y horas, la fecha de la compra, la hora de la salida del producto... El campo "Si/No", también conocidos como campos lógicos, solo pueden presentar dos estados, Si o No. Se utiliza principalmente para ahorrar espacio y tiempo, por ejemplo si tenemos una base de datos y queremos saber si el cliente esta casado o soltero, es más sencillo poner un campo Si/No, que teclear cada vez "Casado", "Soltero". O en el caso de nuestra tabla para comprobar el estado de una tarea pendiente. El campo "Memo", se utiliza cuado en el campo pretendemos añadir información que no sepamos a priori cuanto ocupará. El campo "Moneda", debe utilizarse en lugar del numérico cuando manejemos precios y otras cantidades monetarias. La razón de esto lo veremos mas detenidamente en la lección de las propiedades de los campos, pero para dar un pequeño avance diremos que el formato numérico puede ser muy versátil, quizás demasiado, para un campo tan definido como "Moneda", 52

El campo "Objeto OLE", puede utilizar imágenes, audio y otros formatos como si fuera un dato más. Se puede utilizar para añadir una fotografía del articulo o una grabación de sonido que acompañe la ficha del registro que queramos visualizar Se puede tener mas información sobre los tipos de datos disponibles en Access, pulsando la tecla F1 cuando tengamos el cursor situado en la casilla tipo de datos de la primera fila

LECCION 9ª Propiedades de los campos : La ventana de diseño de la tabla esta dividida en dos partes, la parte superior se utiliza para introducir las características básicas de los comandos, que hemos visto en lecciones anteriores. En la parte inferios introduciremos las propiedades de los campos. Como se puede ver, en la parte inferior hay dos pestañas, la primera de ellas "general" se utiliza para definir las propiedades. La segunda pestaña "búsqueda" la trataremos en otra ocasión más oportuna.

Las propiedades de campos varían según el tipo de datos que tenemos señalado en cada momento,, por ejemplo las propiedades de un campo autonumérico son: "Tamaño del campo", "Nuevos Valores", "Formato", "Titulo", "Indexado"

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Las propiedades para un campo numérico son: "Tamaño del campo", "Formato", "Lugares decimales", "Mascara de entrada", "Titulo", "Valor predeterminado", "Regla de validación", "Texto de validación", "Requerido", "Indexado"

Y así con cada uno de los distintos tipos de datos. Ahora vamos a pasar a explicar en detalle cada una de las propiedades posibles. "Tamaño del campo": Determina el numero de caracteres que puede contener un campo de texto, en los campos de tipo numérico sirve para determinar el numero mas grande que se podrá introducir en ese campo. "Formato": Permite mostrar las fechas y números con un formato determinado "Lugares decimales": Determina el numero de cifras decimales que aparecerán cuando se use un formato con los campos numérico y moneda "Mascara de entrada": Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado. 54

"Titulo": Especifica el nombre que se usara en los formularios y en los informes, en lugar del propio nombre del campo "Valor predeterminado": Valor que tomara el campo por omisión cuando se agregue un nuevo registro a la tabla. "Regla de validación": Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se pretende introducir en el campo para ser aceptado "Texto de validación": Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se pretende introducir en el campo no cumple la regla de validación "Requerido": Indica que es obligatorio introducir un dato en el campo. "Permitir longitud cero": Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o Memo "Indexado": Determina si este campos será un índice de la tabla. Este tema lo veremos mas detalladamente en la próxima lección. LECCION 10ª Indices basados en varios campos: Acabábamos el tema anterior con la propiedad de campo "Indexado". Este campo sirve para que Access encuentre mucho más rápido un dato de ese campo en concreto. Al marcar ese campo como "Indexado" Access construye un índice para él. Un índice parece exactamente lo que es, funciona igual que los índices de los libros, se ordenan los registros de forma que Access cuando quiera ir a uno en concreto lo busca primero en su índice y así llega a él más rápido. Access hace todo esto de manera transparente al usuario, es decir que nosotros no lo vemos y no nos damos cuenta de nada, bueno, si nos damos cuenta de que las búsquedas se hacen mas rápidamente.

La propiedad de campo "Indexado" tiene tres opciones: No: No crea ningún índice para el campo, o si lo tiene ya lo borra Si (Con duplicados): Crea un índice para este campo Si (Sin duplicados): Crea un índice sin duplicados Esta ultima opción significa que no podrá haber datos que se repitan, por ejemplo no podremos crear un índice en un campo Nombre si dos o más registros se llaman igual.

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Podemos crear tantos índices como queramos, pero deberemos tener en cuenta de que estos aumentan mucho el tamaño de la base de datos, así pues solo es aconsejable crear índices de aquellos campos que sepamos que vamos a utilizar asiduamente para buscar registros. En el menú "Ver", tenemos la opción "Índices"

Pulsando en esta opción veremos todos los índices que hemos creado para la tabla

Vemos que para la tabla "Pedidos" hemos definido dos índices, uno para "CodigoPedido" y otro para "Vendedor". En la lista de índices aparentemente hay otro llamado "PrimaryKey", pero es el mismo que "CodigoPedido", recordemos que establecimos que "CodigoPedido" fuera la clave principal de la tabla pedido y por eso hay en toda tabla con una clave definida hay un índice llamado "PrimaryKey", que hace referencia al campo "clave", independientemente de los demas indices que hayamos creado. En la zona de las "Propiedades del índice" , tenemos tres características "Principal": es la característica de la clave de la tabla, solo puede haber un índice que la tenga "Única": indica si puede haber valores duplicados o no "Ignorar nulo": Se excluye del índice los valore nulos, por ejemplo no se ordenan los registros vacíos

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LECCION 11ª Introducción a las Bases de datos Relacionales Avanzadas: A estas alturas ya sabemos que la principal característica de las bases de datos relaciónales es que distribuyen la al información entre varias tablas, en vez de compactarla en una sola,

La ventaja más evidente es el ahorro de trabajo que supone el no vernos obligados a introducir una y otra vez la misma información repetida. Pero hay otras ventajas; como es el ahorro de espacio de memoria, a priori parece que hoy en día este es el menor de los inconvenientes pero una tabla mal diseñada, con campos inútiles, índices olvidados puede multiplicar su tamaño lentamente al principio pero luego aumentar sus necesidad de recursos de forma astronómica con el uso hasta llegar a obligarnos a replantear nuestro diseño.. Hay otra razón mas, la facilidad para el mantenimiento de los datos, si cambia el dato de un proveedor solo tenemos que cambiar un dato y toda la base de datos se actualizará en el instante Esto se logra interconectando las tablas entre sí, esto se hace a través de los campos claves que ya conocemos, pero es importante conocer también que dependiendo de la forma que relacionemos las tablas el comportamiento de la base de datos puede variar. Por ejemplo al realizar una búsqueda o al imprimir un informe. En esta lección aprenderemos los distintos tipos de relaciones que existen y su aplicación a nuestras tablas. Este es, con mucho, el tema más teórico del curso, pero intentaré abordarlo de la forma más didáctica posible.

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LECCION 12ª Tipos de Relaciones: Relación de uno a muchos La relación de uno a muchos es el tipo de relación más común que podemos encontrarnos. En las relaciones de este tipo cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla padre", puede tener mas de un registro enlazado en otra tabla, a la que llamaremos "tabla hija". Pero cada registro de la tabla hija solo puede tener un registro enlazado en la "Tabla padre". Por ejemplo en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada pedido solo puede haber sido realizado por un solo cliente. Este es un ejemplo de la relación uno a muchos

Relación de mucho a muchos En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre", puede tener mas de un registro enlazado en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener enlazado mas de un registro de la tabla padre En nuestra base de datos por ejemplo, mas adelante, deberemos tener una tabla con los distribuidores y otra tabla con los productos. Si queremos poder escoger la mejor oferta de nuestros proveedores, deberemos poder cotejar las distintas ofertas de los mismos productos. Este es un ejemplo de relación muchos a muchos, en el que tenemos varios distribuidores para cada producto y cada distribuidor puede ofertarnos varios productos Relación uno a uno En las relaciones de este tipo cada registro de la "Tabla padre" solo puede tener un registro enlazado en la "tabla hija", y cada registro de la "tabla hija" solo puede tener como máximo un registro enlazado con la "tabla padre".

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Un ejemplo de este tipo de relaciones podría ser por ejemplo una tabla que relacionara cada trabajador con otra tabla en la que guardara su "Curriculum Vitae", es decir que cada trabajador solo tiene un currículo y cada currículo solo tiene hace referencia a un trabajador.

Integridad Referencial La integridad referencial se refiere a un conjunto de normas que nos aseguran que los datos se mantendrán correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se podrán eliminar datos accidentalmente. La primera de estas reglas viene a decir que no puede haber registros en una tabla hija que no estén enlazados a la tabla padre. En el ejemplo de nuestra base de datos: Todos los pedidos deben haber sido encargados por algún cliente. No puede haber pedidos sin clientes que lo hayan encargado. El sistema de integridad referencial se encarga de comprobar que cuando introducimos algún pedido el cliente al que se lo asignamos exista previamente en la tabla de clientes. La segunda de estas reglas viene a decir que no se puede borrar ningún registro de la tabla padre si esta relacionado con registros de las tablas hijas. Es decir Access comprueba que antes de borrar algún registro en la tabla clientes, no haya pedidos relacionados con ese cliente en la tabla pedidos.

LECCION 13ª Introducción a la creación de Relaciones:

En esta lección dejaremos de lado la teoría y abordaremos la practica de este apartado. Veremos como crear relación y como gestionarla para sacarle todo el provecho a esta característica capital de las bases de datos relacionales.

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Sabemos que para relacionar dos tablas es necesario que ambas tengan un campo en común que Access utilizara para relacionarlas. Para ello es necesario que ese campo deba cumplir algunas características, por ejemplo: El campo debe ser del mismo tipo en ambas tablas (numérico-numérico, o texto-texto...) También es necesario que el tamaño del campo sea el mismo en las dos tablas, no sería posible relacionar dos tablas, si el campo vinculado en una tabla tiene solo 1 digito, del 0 al 9, y en la otra tabla el campo tiene 5 dígitos, del 0 al 4999, ¿con quien relacionamos los 4989 registros posibles restantes? ... Si en una "tabla padre" tenemos definido le campo con el tipo "autonumérico", en la "tabla hija" tendremos que asignarle al campo el tipo "numérico"

LECCION 14ª Creacion de Relaciones: El primer paso es "abrir" la base de datos como ya sabemos

Una vez que tengamos abierta nuestra base de datos, ejecutaremos el comando "Herramientas", "Relaciones".

La primera vez la venta aparecerá vacía, y sobre ella aparecerá otro cuadro de dialogo "Mostrar tabla".

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Para crear la relación entre las tablas tenemos primero que seleccionar una a una las tablas que queramos relacionar, marcándola y pulsando el botón agregar, antes de seleccionar la siguiente. Nosotros vamos a relacionar clientes y pedidos, una vez que hayamos agregado las dos tablas, pulsaremos el botón cerrar

Ahora vamos por fin a crear la relación entre estas dos tablas. Arrastraremos con el ratón el campo que queremos relacionar desde la lista de campos de la "tabla padre" hasta el campo correspondiente de la "tabla hija". Nosotros vamos a relacionar el campo "código cliente" de la tabla padre, con el campo "Código Cliente" de la tabla hija Al arrastrar el campo "código cliente" desde la tabla cliente hasta el campo homónimo de la tabla pedido, surge una nueva ventana de dialogo

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En la parte superior aparecen las tablas y campos que forman la relación, en la parte inferior se definen las características de la relación. En la proxima leccion las veremos una a una. LECCION 15ª Creación de Relaciones II: Continuamos donde lo dejamos en la lección anterior: Vamos a verla una a una: La primera "Exigir integridad referencial": Ya hemos estudiado este concepto. Si quieres marcar esta opción es necesario que el campo relacionado de la tabla padre sea la clave principal o tenga un índice único, y que además los campos tengan el mismo tipo de datos. Al marcar esta casilla, se activan las dos siguientes para que podamos señalarlas o no, según nuestra conveniencia

Con la opción "Actualizar en cascada ..." cada vez que se cambie un registro de la clave principal de la "tabla padre" Access actualizara automáticamente el valor del campo correspondiente al nuevo dato en todos los registros relacionados. 62

Con la opción "Eliminar en cascada..." cada vez que se elimine un registro de la "tabla padre", Access eliminara automáticamente los registros relacionados en la tabla secundaria ATENCIÓN. La integridad referencial por defecto no permite que se eliminen registros de la tabla padre, cuando hay registros de la tabla hija que dependen de ellos. Si pulsamos la opción "eliminar en cascada..." Access, para no violar el principio de integridad referencial borrara TODOS los registros de la tabla hija que dependan de este dato de la tabla padre. Así que aunque Access pida confirmación para realizar esta acción, aconsejo prudencia a la hora de utilizarlo. No sería la primera vez que alguien se tira de los pelos por haber borrado todos los datos del cliente principal y todas las operaciones relacionadas con el por eliminar un "insignificante" registro en una tabla poco utilizada. Una vez que pulsemos aceptar veremos esta pantalla

Aquí se nos muestra las tablas que hemos relacionado; "Clientes" y "Pedidos". Y el campo por que el que están relacionados unidos por una línea "Código Cliente" en la tabla "Clientes", con la campo "Código cliente" de la tabla pedido. Así como el tipo de relación que hemos creado. Vemos que junto al "Código cliente" de la tabla clientes, hay un "1", y juntos al "Código cliente" de la tabla pedidos, está el símbolo "infinito" que Access asigna al valor "muchos". Es decir nuestra relación es de tipo "Uno a Muchos", que ya hemos visto que significa en temas anteriores. Ahora debemos guardar la relación, en el caso de que queramos conservarla, como ya sabemos, pulsando el icono guardar de la barra de herramientas.

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LECCION 16ª Gestión de Relaciones: Vamos a ver como revisar o modificar las relaciones que tengamos establecidas en la base de datos. El procedimiento en los dos casos es muy similar al que hemos utilizado para crear relaciones. Abriéremos la ventana de relaciones, como ya sabemos

Desde aquí podemos ver las relaciones establecidas en la base de datos actual, podemos hacerlo de dos maneras. Si queremos ver todas la relaciones definidas pulsaremos el botón derecho del ratón en la ventana "Relaciones", "Mostar todo", aquí se mostraran todas las relaciones.

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Si queremos ver las relaciones definidas para una tabla concreta también en el botón derecho del ratón en la ventana "Relaciones", elegiremos "Mostrar tabla", y en la siguiente ventana de dialogo, elegiremos la tabla sobre la que queramos ver la relación. Podemos Agregar tablas a la ventana de relaciones como ya sabemos, y eliminarlas marcándolas y pulsando el botón suprimir. Para editarla una relación solo tenemos que hacer doble clic sobre la línea que la indica y se activara el dialogo modificar relaciones

Para eliminarla una relación solo tenemos que pulsar el botón derecho del ratón sobre la "relación", con "relación"me refiero a la línea que une una con otra tabla. Se despliega una ventana de dialogo que nos permite tanto modificar la relación como eliminarla.

En la proxima lección veremos como relacionar varios campos en una tabla. LECCION 17ª Gestión de Relaciones II: Vamos ahora a ver como relacionar varios campos en una tabla. Por ejemplo nuestra tabla pedidos esta relacionada con la tabla clientes por el campo "código cliente" y con la tabla productos por el campo "código productos"

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Primero agregaremos la tabla productos desde la ventana de dialogo mostrar tabla, a la que podemos acceder tanto desde la barra de herramientas como pulsando el botón derecho del ratón. Una vez seleccionada la tabla, pulsaremos "agregar" El siguiente paso es arrastrar el campo "código producto" desde la "tabla padre" , "Producto", hasta la "tabla hija", "Pedidos". Por defecto vemos que la línea de la relación no tiene ningún símbolo, esto significa que la relación es "de Muchos a Muchos",

Esto es debido a que no hemos marcado la casilla de integridad referencial, es decir que podría haber pedidos con muchos códigos de productos y muchos productos con muchos pedidos,. Esto es evidentemente erróneo, pues sabemos que aunque un producto puede haber sido pedido muchas veces, un único pedido solo hacer referencia a un solo producto, lo contrario daría lugar a errores a la hora de crear la factura, pues no sabríamos a que producto haríamos referencia

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Si pulsamos la casilla "Exigir integridad referencial", vemos como se normaliza la línea de relación mostrando la relacion "Uno a muchos". LECCION 18ª Introduciendo datos: Para introducir datos en una tabla hay se puede hacer de varias formas, la mas sencilla es hacerlo desde la ventana de hoja de datos, desde aquí podremos introducir, modificar y ver los datos existente en cada tabla.

Para acceder a la ventana de datos solo hay que seleccionar la tabla que deseamos utilizar y pulsar el botón "Abrir"

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La ventana que se abrirá a continuación tiene algunas particularidades que vamos a tratar ahora:

Lo primero que nos sorprende es que no están visibles todos los campos que hemos diseñado, no hay porque preocuparse, esto ocurre sencillamente porque la longitud total de los campos es superior al tamaño de la venta. Para acceder al resto de los campos solo hay que utilizar la barra de desplazamiento horizontal que esta en la esquina inferior derecha de la venta. En la ultima fila, a la izquierda de la barra de desplazamiento, hay una serie de botones que sirven para desplazarse entre los registros de la tabla. El primero, por ejemplo, nos desplaza al primer registro de la tabla, los siguientes no encierran mayor dificultad. El ultimo botón situara el punto de inserción en un nuevo registro listo para introducir nuevos datos. En cuanto pulsemos la primera tecla en el interior de cualquier campo, automáticamente aparecerá un registro nuevo en blanco debajo del actual. Access creara un nuevo registro cada vez que se comienza a escribir en el ultimo. Vamos a introducir esta serie de registros para ir practicando: Código cliente: Este campo es autonumérico, esto significa que Access ira asignándolo secuencialmente a cada registro en el mismo orden que nosotros vayamos creando registros Empresa: Microsoft Nombre cliente: William Apellido cliente: Gates Puesto: Programador Dirección: first st Población: Redmon Teléfono:900-500-111 CP: 11111 Numero CC:10101010 El resto de los registros del ejemplo serán: Aple, Bruce, Wine, accionista, main st ,san francisco, 900-500-222, 22222, 202002020 Intel, Ken, Brockman, Comunicador, wall St, New York, 900-500-333, 33333,30303030 Yahoo, Ronald, McDonnald, asesor de imagen, campos elíseos, Paris, 900-500-444, 44444, 4040404 Es evidente que estos registros son ficticios, cualquier semejanza con la realidad es pura coincidencia, y pido a los titulares de los teléfonos, nombres, y marcas registradas disculpas por las confusiones creadas por estos datos. 68

Mi tabla ha quedado asi:

LECCION 19ª Edición de registros: Ahora que ya sabemos introducir registros nuevos, vamos aprender a modificar los antiguos, esto se denomina labores de mantenimiento de la tabla. Vamos a abrir la tabla, en el caso de que este cerrada.

La tabla aparecerá de esta manera

Cuando nos movamos por la tabla, por defecto, estaremos en el modo desplazamiento, esto significa que si utilizamos las teclas de cursor desde una de las casillas, nos desplaceremos a la siguiente en la dirección que indique la tecla cursor que pulsemos. Para pasar al modo edición tendremos que pulsar la tecla F2, esto también se obtiene por defecto al movernos por la tabla con el ratón. 69

Para distinguir en que modo estamos, solo hay que fijarse en el campo en el que estamos situados, si está seleccionado estaremos en el modo desplazamiento.

En cambio si vemos el cursor, estaremos en el modo edición.

La diferencia entre los modos consiste en que en este ultimo podremos modificar el contenido del campo sin introducir toda la información otra vez, y también que al utilizar los cursores nos desplazamos por el interior del campo, y no pasamos a las celdas laterales. Utilizando estas teclas podremos modificar el contenido de las tablas. Hay otras teclas útiles para el mantenimiento de las tablas, como son las teclas de inicio, fin... Respecto a la tecla suprimir deberíamos ser cuidadosos, pues mientras que solo un caracter cuando esta en el modo edición, estando en el modo desplazamiento borra todo el contenido de la casilla. Pero no hay porque preocuparse Access, contiene en el menú "Edición", el comando deshacer, que salvo algunas excepciones nos permite deshacer todas los errores y equivocaciones que cometamos en nuestro trabajo con Access Hay cierta colección de campos que no se nos permite editar. Como son los campos autonuméricos, ya que Access introduce automáticamente los valores en estos campos. También los campos calculados, de algunas consultas, de algunos formularios. Estos tipos de campos los veremos más adelante, por eso no vamos a tratarlos aquí. Leccion 20 Gestión de campos entre distintas tablas

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Access permite la utilización de las instrucciones "Copiar", "Mover" y "Cortar" datos, no solo en la misma tabla, sino que permite hacerlo entre distintas tablas. En esencia el mecanismo es idéntico al que estamos acostumbrados a utilizar en el entorno Windows. Primero seleccionar. Access, permite que seleccionemos un dato, una celda, un campo, un registro al completo, una columna o un conjunto de filas y columnas... simplemente marcando con el puntero del ratón y arrastrando la selección

Y también:

Una vez que tengamos marcado los datos que necesitemos copiar en la otra tabla, podemos hacerlo tanto desde la instrucción "copiar" de el menú "Edición", como desde la instrucción "copiar" en el menú que se despliega al pulsar el botón derecho del ratón.

Cuando trabajamos con distintas tablas, Access crea un duplicado de los datos que tengamos seleccionados en el portapapeles. Access mantendrá estos datos en el portapapeles aunque cerremos una tabla, una base de datos, e incluso el mismo Access. Lo que permite pegar datos en tablas distintas en tablas distintas de las que proceden los datos

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Al copiar registros entre distintas tablas deberemos tener en cuenta una serie de detalles: Por ejemplo Access pega los datos en el mismos orden en el que están en la tabla original. Si la tabla de origen tiene mas campos que la de destino, Access no pegara los datos de los campos que sobren. Por el contrario, si la tabla origen tiene menos columnas que la de destino, Access dejara en blanco los campos que sobren.

Access antes de terminar la pegar los datos nos pide confirmación para pegar los registros que hemos copiado. Podemos encontrarnos ciertos problemas a la hora de pegar los datos. Por ejemplo cuando el dato que intentamos copiar no es compatible con el tipo de dato del campo, es inútil intentar pegar una columna tipo texto en un campo de tipo numérico. Tampoco podemos hacerlo cuando el dato que queremos pegar es mas grande que el tamaño de campo destino. O cuando el dato provoca una duplicación en el campo clave o en cualquier otro campo definido como indexado sin duplicado.

Siempre que se produzca un error al pegar, Access creara una tabla llamada "Errores de pegado" y colocara en ella los datos que no haya podido pegar en la tabla de destino. Asi que es conveniente no perderla nunca de vista y comprobar los problemas que la causaron

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La tabla de "Errores de pegado" podemos abrirla desde la venta de Base de datos y gestionarla exactamente igual cualquier otra trabla.

LECCION 21ª Introducción a los Formularios: Hasta ahora hemos estado trabajando con los datos en le formato de tablas, al utilizarlas nos hemos encontrando con ciertas dificultades e incomodidades, como es ver solo una parte de los datos cuando no caben en la celda, el vernos obligados a utilizar las barras de desplazamientos

Los formularios son una funcionalidad que tiene Access que permite mostrar y gestionar de una forma mas adecuada los registros para trabajar con ellos. La diferencia principal es que vemos a la vez todos los datos de un registro sin necesidad de utilizar las barras de herramientas. Otra diferencia es que la información puede mostrarse y organizarse en pantalla como deseemos y no en el formato de la tabla al que estamos habituados. 73

Para acceder a los formularios solo hay que pulsar con el puntero del ratón en la opción "Formularios" situada en la ventana "Base de datos", en la parte de la izquierda, cambiando el contenido de la ventana "base de datos"

LECCION 22ª Creación de formularios mediante Asistente para formularios: Access permite crear formularios tanto en "vista de diseño" como desde los "Asistentes".

Access proporciona una serie de asistentes para crear formularios que aceleran y facilitan mucho la creación de los formularios, con solo indicarle la tabla que queremos utilizar. Esto lo hacemos eligiendo en la ventana superior la tabla sobre la que deseamos crear el formulario

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En la ventana inferior izquierda, titulada "Campos disponibles", tenemos un listado de todos los campos de la tabla, con los botones centrales podemos seleccionar los campos que deseemos tener en nuestro formulario uno a uno, utilizando el botón superior, o todos a la vez , pulsando el segundo botón. Podemos utilizar los dos botones inferiores para deshacer nuestras selecciones en el caso de que deseemos rectificar. Una vez que hayamos seleccionado los campos que deseemos que tenga nuestro formulario pulsaremos el botón "Siguiente". En la siguiente ventana de dialogo se nos preguntara por el tipo de distribución deseamos apicar al formulario

Nosotros vamos a elegir esta vez el diseño en columnas y pulsaremos siguiente. En la siguiente ventana se nos preguntara por el estilo que deseamos aplicar a nuestro formulario.

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Lo que nos pregunta Access en este cuadro de dialogo es que tipo de decoración queremos aplicar a nuestro formulario, según posicionemos el cursor en uno u otro en la ventana de la izquierda se nos mostrara un ejemplo del fondo que podemos aplicar a nuestro formulario. Una vez que tengamos elegido el estilo, pulsaremos el botón siguiente.

En esta ventana se nos pregunta por el titulo que deseemos para nuestro formulario, así como si queremos abrir ya el formulario o si primero queremos modificar el diseño del formulario, esto ultimo lo dejaremos para la siguiente lección. Ahora pulsaremos el botón "Finalizar" y veremos como ha quedado nuestro formulario Este es nuestro flamante nuevo formulario

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Como vemos, tenemos accesible todos los campos del registro, la forma de moverse por ellos es más natural y cómoda. Con los botones de la parte inferior de la ventana podemos movernos entre los distintos registros de la tabla, y con el botón de la derecha creamos un registro en blanco para introducir nuevos datos. LECCION 23ª Gestión de formularios: Esta tipo de vista de formulario se denomina "Ventana de presentación de formularios", se utiliza principalmente para gestionar el contenido de los formularios, ya sea mostrando los datos o introduciendo y modificando el contenido de los registros.

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Dado que este esta es la principal herramienta para la gestión de los datos, vamos a aprender a desplazarnos y editar los campos. Atención, algunas de las teclas de desplazamiento no funcionan igual en la ventana de la hoja de datos que en las de los formularios. Pero no te preocupes, si te encuentras en problemas siempre puedes utilizar el ratón. De todas formas, por si no funciona el ratón, no esta de mas conocer las alternativas que proporciona Access para la gestión de los registros. Flecha arriba, izquierda o Mayúscula+Tabulador: Estas tres teclas regresan el cursor al campo anterior del mismo registro, al llegar al primer campo vuelve al ultimo campo del registro anterior. Flecha abajo, derecha, Tabulador o Return (intro): Estas cuatro teclas desplazan el cursor al campo siguiente del mismo registro. Cuando llega al ultimo campo pasa al primer campo del registro siguiente. Avance pagina: Si hay mas datos de los que caben en la pantalla, nos desplaza una pantalla mas abajo. En otro caso, desplaza el cursor al primer campo del ultimo registro. RePag: Es la función inversa a la anterior. Desplaza una pantalla hacia arriba si es posible, si no lo es nos lleva al primer campo del primer registro Control+AvPag: Nos lleva al campo actual del siguiente registro Ctrl.+ RePag: Sitúa el cursor en el campo actual, pero del registro anterior Para pasar del modo Desplazamiento al Edición, hay que pulsar el botón F2, como te habrás dado cuenta las funciones de las teclas que hemos comentado arriba hacen referencia al modo desplazamiento. 78

En el modo edición las teclas tienen las funciones que en la hoja de datos de las tablas que ya hemos estudiado en temas anteriores. LECCION 24ª Ventana de Diseño de formularios: Al terminar la creación del formulario desde el asistente de formularios de Access. Se nos preguntaba si queríamos abrir el formulario o si deseábamos modificar el diseño del formulario

Nosotros elegimos posponer la modificación del formulario, bueno, ahora es el momento de retomarlo y aprender que podemos hacer en este apartado. Vamos a hacerlo desde la venta "Base de Datos".

Una vez que tengamos seleccionada el formulario que queramos modificar, pulsamos el boton diseño de la barra de herramientas de la venta "Bases de datos". En la siguiente ventana vemos el "esqueleto" de nuestro formulario 79

Hay varias secciones, como podemos ver tituladas: "Encabezado de formulario", "Detalles", y "Pie de formularios". La seccion encabezado contiene todo aquello que deseamos que aparezca una unica vez al principio del formulario, y la seccion del pie, contiene todo aquello que queremos aparezca al final del formulario. El contenido de la seccion de "detalle" se repite una vez por cada resgistro que muestre el formulario. En la seccion encabezado, introduciremos el titulo del formulario, la fecha, una breve sinopsis, etc... Lo primero es conseguir un poco de espacio para introducir nuestros datos, para ello arrastramos con el raton la barra de detalle hacia abajo.

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Una vez que hemos conseguido espacio para trabajar, pulsamos el botón derecho del ratón. Surgirá una ventana de dialogo como este.

Nosotros vamos a aprender ahora a utilizar las opciones del cuadro de herramientas para remodelar nuestro formulario

Vemos que hay numerosos iconos, nosotros solo vamos por ahora a utilizar los necesarios para poner el membrete de nuestra empresa y la fecha. El resto de las opciones son temas de diseño y se escapan del propósito central de este curso. De todas formas, en cualquier momento se puede acceder a la ayuda de Access, para obtener nociones básicas del funcionamiento de las demás herramientas. LECCION 25ª Ventana de Diseño de formularios II:

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Para introducir el membrete de la Empresa, elegiremos el boton "Etiqueta", que es el que muestra las letras en cursiva.

Esta herramienta crea una etiqueta. Las etiquetas sirven para incluir texto explicativo en los formularios Cuando pulsamos en ella podemos abrir una celda en la sección del "encabezado del formulario", podemos redimensionarla fácilmente, e incluso moverla por toda la sección, utilizando el ratón y los puntos de "arrastre" de la ventana

Una vez que hayamos elegido su ubicación más conveniente, podemos pinchar dentro y teclear el texto explicativo de nuestra etiqueta. Nosotros, simplemente escribiremos "Empresa S.A.". Por cierto ¿He mencionado ya que esto no es el curso de diseño en Access?. En otros cursos veremos como modificar el tamaño de la letra, tipo y colores, e incluso utilizar imágenes para que nuestro membrete quede bien lindo. Sigamos. Ahora vamos a introducir la fecha en nuestro formulario. Lo que vamso a conseguir con esta opcion es que todos nuestros formularios aparezcan con la fecha en que se realizaron en el encabezado. Atención, lo que obtendremos es la fecha que tenga el ordenador en el momento de ejecutar el formulario. Asi pues, si el ordenador tiene una fecha incorrecta, obtendremos en nuestro formulario una fecha incorrecta Esta funcionalidad se obtiene, pulsando la opcion "Fecha y hora" del menu "Insertar" desde la ventana principal de Access.

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Al igual que nos ocurrió con la "etiqueta", con "Fecha y hora", tenemos una ventana que tendremos que mover y redimensionar hasta colocarla en el lugar más conveniente para nosotros. Aquí vemos que no tenemos que introducir ningún texto porque la ventana tiene ya una formula que es la que escribe la fecha en nuestro formulario.

Y finalmente este es el resultado del encabezado en nuestro formulario

Igualmente en la sección del pie, podemos introducir textos, paginación, y otras funcionalidades de la misma manera que hemos visto para el encabezado

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LECCION 26ª Aplicacion del Asistente Access para consultas de multiples tablas La consulta combinando varias tablas tiene grandes ventajas, imagina que necesitamos saber los datos de nuestros clientes, con un extracto añadido del agente de ventas que le atendió, así como la fecha en que fue atendido. Es innegable que tener todos estos datos una única tabla es mucho mejor que sacar las dos tablas e ir buscando los datos uno a uno para cotejarlos. Pues esto es lo que vamos a ver prácticamente en esta lección. Lo primero es abrir la ventana de las consultas

Esta vez vamos a aprender a utilizar el asistente para la ceacion de consultas, para combinar varias tablas. Solo tenemos que pulsar en la opcion del asistente.

En la ventana del asistente tenemos que seguir ciertos pasos. Primero elegiremos la tabla sobre la que queremos crear la consulta en el cuadro de dialogo superior

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Después pasaremos los campos que queramos que muestra la consulta desde la lista de campos disponibles a la ventana de campos seleccionados, si queremos hacerlo uno a uno, o bien si queremos elegir el orden en que serán mostrados los campos, pulsaremos el primer botón. En cambio si queremos seleccionar todos los campos y en el mismo orden, podemos pasarlos con un solo clic, pulsando en el segundo botón. Ahora, sin salir de esta ventana, vamos a elegir la segunda tabla, lo hacemos en la ventana de dialogo superior, eligiendo entre las disponibles la que deseemos

Vemos como los campos disponibles cambian en función de la tabla seleccionada, pero los campos que estaban seleccionados previamente no desaparecen, es mas si seleccionamos los campos que necesitamos de entre los disponibles veremos como se agregan a la lista que poseíamos en la ventana de campos seleccionados. Podemos elegir el lugar que deseemos para insertarlos, simplemente marcando con el cursor la fila en la que queramos incluirlos Nosotros hemos añadidos los campos "Vendedor " y "FechaVenta" justo después de "Códigocliente" Una vez hecho esto pulsamos el botón siguiente y nos aparece la siguiente ventana.

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Aquí se nos preguntara si queremos crear una consulta en detalle o una en resumen. La diferencia es que en detalle se muestra de cada registro todos los campos. Sin embargo en resumen solo se muestra el total del campo para cada registro

Nosotros pulsaremos en "Detalle" y pulsamos "siguiente". La próxima venta ya la conocemos. Introducimos el titulo y abrimos la consulta directamente.

Y este es por fin el resultado de nuestra consulta.

Como has visto es muy sencillo y con unos pocos clics tenemos a nuestra disposición todo el poder de las consultas de múltiples tablas en Access.

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Una sofisticación más, es la posibilidad de crear consultas combinadas sobre otra consultas, el procedimiento es el mismo, simplemente en la ventana en la que elegíamos la tabla deberemos elegir de entre las consultas que tuviéramos disponibles. LECCION 27ª La vista de diseño en las consultas: Ahora vamos a modificar la consulta desde la vista de diseño. Hemos visto la potencia de las consultas creadas por el asistente, pero puede que ni siquiera esto sea bastante para nuestras necesidades. Ya te habrás dado cuenta de que en este tipo de consulta muestra un volcado completo de toda la tabla en la que se basa la consulta. Es posible que no nos interese toda la información que contenga toda la tabla sino que preferiríamos limitar los registros a los de cierto cliente, por ejemplo. Vamos a ver como conseguimos esto ultimo mientras aprendemos a usar la vista de diseño.. Partimos desde la opción "consultas" en la ventana de "Base de datos".

En esta ventana, tras seleccionar la consulta que acabamos de crear con el asistente de consultas, pulsamos la opción "Vista de diseño". Y aquí tenemos la ventana de diseño para nuestra consulta

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Vemos que esta ventana se divide en dos secciones, la superior muestra las tablas que están incluidas en nuestra consulta así como los campos que están relacionados y el tipo de relación que tienen entre ellos. En la ventana inferior vemos los campos que hemos incluido en la consulta, en la segunda fila podemos comprobar a que tabla pertenecen. Veamos las siguientes opciones con mas detalle

En la fila "Criterios", vemos que hemos especificado que deseamos ver los datos de la consulta que tengan como vendedor al Sr. González. Esto significa que podemos aplicar condiciones lógicas a los campos para limitar, definir o ampliar la potencia de nuestras consultas Por otra parte, en la fila "Mostrar" se indica que campos queremos que sean visibles cuando ejecutemos la consulta, esto no significa que excluyamos los datos del código cliente en la consulta, únicamente significa que no se muestran estos datos en la salida de nuestra consulta. Es decir podríamos introducir cualquier criterio en este campo, y a la hora de ejecutarlo a pesar de tenerlo en cuanta, simplemente no se mostraría en el resultado. 88

Para ejecutar la consulta solo hay que pulsar en el icono "Ejecutar"

Y la salida de nuestra consulta sería la siguiente

LECCION 28ª Propiedades avanzadas de las consultas : Las propiedades aparecen en todos los elementos de Access, también en las consultas, lo que permite aumentar el control sobre su funcionamiento. Para ver las propiedades de la consulta debemos tener abierta la consulta en ventana de vista de diseño

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Y situando el cursor en la barra del titulo de la consulta, debemos pulsar el botón derecho del ratón, para abrir el menú emergente. Asegúrate de que no tienes marcado ningún campo, o tabla, en caso contrario en vez de mostrarte las propiedades de la consulta te mostraría únicamente las propiedades del campo señalado

Y en esta venta seleccionar la opción "propiedades".

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De entre estas propiedades solo vamos a ver las mas importantes, si deseas más información del resto, puedes pulsar F1 después de situar el cursor en la casilla de la propiedad que te interese. Descripción: Aquí podemos describir someramente la consulta, es una gran ayuda cuando tenemos una gran cantidad de consultas o si ha pasado ya algún tiempo desde que la creamos. Mostrar todos los campos: Eligiendo "Si", mostrara todos los campos en la cuadricula de diseño, aunque tengan desmarcada la casilla "mostrar" Valores superiores: Es muy útil cuando tenemos tablas con muchos registros, si indicamos 5, solo aparecerán en la hoja de datos los 5 registros que tengan los valores mayor en el primer campo numérico que aparezca en la cuadricula de la ventana de diseño. Valores únicos: Si elegimos "Si", solo aparecerán en la hoja los valores de todos los campos que sean únicos. Registros únicos: Access nos mostrara valores sin repetir. Aunque a primera vista no nos parezca muy util este conjunto de opciones nos ayudara mucho en nuestro manejo diario de las consultas.

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LECCION 29ª Campos Calculados : Los campos calculados permiten utilizar, en la columnas de la vista de diseño de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos. Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en nuestra tabla "producto".

Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y también las unidades en existencias.

Supongamos que necesitemos conocer cual es el valor total de los artículos que tenemos en el almacén. Sería sencillo calcular, el total de seria el resultado de multiplicar las "UnidadesEnExistencia" por el "PrecioUnidad" de cada articulo. Vamos a hacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga por nosotros. Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora a hacerlo desde al ventana de diseño. El primer paso, como siempre es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de las consultas.

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Y desde aquí

Vamos a pulsar la opcion crear una consulta en vista de diseño. En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos"

Y una vez seleccionada, pulsaremos agregar. En la venta de "Consulta de seleccion", en su seccion superior, aparecera la tabla que hemos escogido "Productos", con todos los campos que la componen. Nosotros solo necesitaremos "NombreProducto" , "DescripcionProducto", "PrecioUndidad" y "UnidadEnExistencias".

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LECCION 30ª Campos Calculados II: Con el raton pincharemos sobre los campos que necesitemos y los "arrastraremos" hasta la cabecera de las columnas de la cuadricula

Vemos como automáticamente las filas "Tabla" y "Mostrar" se rellenan con solo situar en la cabecera de cada columna el campo correspondiente. Pero aun falta el campo calculado. Dijimos que necesitábamos conocer cual es el valor total de los artículos que tenemos en el almacén. Deducimos que el total de seria el resultado de multiplicar las "UnidadesEnExistencia" por el "PrecioUnidad" de cada articulo. Vamos a hacerlo paso a paso. 94

Primero es elegir un campo vacio, y ponerle el nombre que desemos para nuestro nuevo campo, ¿Qué tal "Total"?

Ahora debemos escribir la expresión de calculo de la siguiente manera: Total: [ ]*[ ] , es importante que respetemos el espacio el espacio en blanco tras los dos puntos, dentro de los corchetes iran los nombres de los campos que queramos utilizar para los calculos. En definitiva, nuestra expresión quedaria asi; Total: [PrecioUnidad]*[UnidadEnExistencia] Por ultimo solo tendremos que marcar la opcion "mostrar" para visualizar el resultado cuando ejecutemos la consulta.

Pulsaremos el icono "Ejecutar", como ya sabemos y este será el resultado

LECCION 31ª Cálculos sobre las tablas : También podemos realizar cálculos sobre todos los registros de una tabla sin tener que agruparlos por ningún concepto y sin condiciones de ningún tipo. Esta se puede utilizar para saber el total de.. Por ejemplo: el total de clientes, o el total de artículos que tenemos en el almacén, o el precio medio de las ventas del ejercicio. 95

Vamos a realizar el conteo de los productos que tenemos en el almacén. Lo primero que haremos será crear una consulta a partir de la tabla "Productos". En la que solo seleccionaremos el campo "UnidadesEnExistencia", como ya debemos saber hacerlo.

Si ejecutamos la consulta obtendremos la siguiente ventana

Ahora en la venta vista de diseño de la consulta, sobre la cuadricula pulsaremos el botón derecho del ratón

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Pulsaremos en Totales y veremos que en la cuadricula se ha agregado una nueva fila, llamada "Total". Por defecto aparecera con el valor "agrupar por"

Pero si desplegamos la persiana de las opciones de "Total", vemos que hay una larga lista de posibles ordenes para aplicar al campo. Nosotros, esta vez, queremos "Sumar" el total de las existencias, pero también podríamos averiguar el valor minino, el máximo, el valor promedio, entre otras muchas otras funciones.

Al ejecutar la consulta, este será el resultado.

LECCION 32ª Cálculos sobre los registros : En los temas anteriores hemos utilizado todos los registros de la tabla, pero habrá situaciones en las que nos interesara obtener información, no de todos los registros de la tabla, sino solamente de un grupo de ellos. Por ejemplo ver el montante los productos que hemos vendido, pero agrupados por clientes, por ejemplo. Para conseguirlo vamos a crear otra tabla. Pero esta vez tendremos que elaborarla un poco mas que de costumbre. Por ahora vamos a crear la tabla tal como estamos acostumbrados

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Veamos, queremos saber el total de los productos que hemos vendido, agrupado por clientes. Entonces es evidente que necesitamos las tablas tanto de producto como de clientes.

Y en la cuadricula introducimos los campos que necesitamos manejar De la tabla Clientes, necesitaremos el campo NombreCliente. Y en la tabla producto buscaremos el campo que nos aporte el dato que necesitamos En este caso caso elegiremos el campo "UnidadEnExistencia", ¿Por qué elegimos el campo "UnidadEnExistencia" cuando queremos conocer el total de existencias que ha adquirido un cliente? ¿No seria mas logico tener otro campo que se llame "unidades vendidas"? Bueno, una de las reglas principales en el uso de las bases de datos relacionales es, como vimos en las primeras lecciones, no duplicar NUNCA la informacion , y ACCESS nos permite usar toda su potencia en nuestro beneficio Veamoslo mas detalladamente. Ya tenemos un campo que contiene las existencias de cada producto Si lo consultamos directamente obtendremos el total de las existencias del producto que poseemos. Pero ¿Qué pasa si relacionamos ese campo con los datos de otra tabla? ¿Por ejemplo la tabla Clientes?. ¿Qué es lo que obtendriamos entonces? Pues obtendriamos el total de existencias consumidas por ese cliente Si quisieramos ubicar las existencias en un horizonte temporal, no necesitarimos crear otro campo para ello, bastaria con relacionar las existencias con un campo fecha de la tabla apropiada El mismo campo "existencias" de la tabla producto, puede aportarnos informacion diversa si la relacionamos con la tabla cliente ("existencias vendidas"), o con la tabla 98

proveedor ("existencias compradas"), si tuvieramos una tabla de inspectores podriamos conocer ("existencias inspeccionadas"), todo ello habiendo introducido SOLO UNA VEZ los datos en el campo "existencias" de la tabla productos Como podemos ver, es importante dar nombres descriptivos a cada campo, no solo para entender facilmente el tipo de datos que contiene, si no tambien para comprender como le puede afectar el ser relacionados con otras tablas

Pero, ATENCIÓN, Ambos campos son de tablas distintas, y en la sección superior de la ventana de diseño vemos que entre las dos tablas no hay ningún campo común, no hay ningún vinculo entre las dos tablas. Si queremos relacionar dos tablas distintas, debemos tener algun tipo de referencia entre ellos. En este caso no tenemos ninguna, pero podemos tenerla fácilmente si agregamos la tabla "Pedidos" a la consulta. Esto podemos hacerlo en cualquier momento simplemente pulsando el boton derecho del raton y eligiendo "Mostrar tabla"

LECCION 33ª Cálculos sobre los registros II:

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En la siguiente ventana agregamos, como ya sabemos la tabla "pedidos"

Ya tenemos relacionadas las tablas "clientes" y "Producto", por medio de la tabla "Pedidos". Ahora en terminaremos de rellenar las propiedades de la consulta en la cuadricula, agregando el campo totales tanto al campo "UnidadesEnExistencia" y "NombreCliente", tal como hicimos en el tema anterior

Pero esta vez, calcularemos la "Suma" para "UnidadEnExistencia", y aplicaremos "Agrupar por"para el campo "NombreCliente"

El resultado que obtendremos al ejecutar la consulta es el que sigue.

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LECCION 34ª Crear consultas en vista de diseño con varias tablas En este tema aprenderemos a crear consultas con varias tablas, casi todo lo que veremos en este tema ya lo hemos utilizado a lo largo de este curso para poder llevar a buen termino los ejemplos, asi que es normal que nos resulte todo ello familiar, pero en este tema vamos verlo todo más organizadamente y paso a paso desde el principio. Vamos a partir de un ejemplo: Queremos averiguar el código del cliente, sus apellidos, el código del pedido y la fecha de la venta. Para ello necesitaremos manejar las tablas cliente y la tabla pedidos. El primer paso será crear la consulta, esta vez lo haremos utilizando el asistente. Pero primero tenemos que entrar en la venta de consultas, lo haremos pinchando en la opcion "consultas" en la lista de objetos, que está en la ventana de "Base de datos"

En esta pantalla elegiremos crear la consulta utilizando el asistente, mas adelante la modificaremos en el caso de que sea necesario, desde la venta de diseño

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En la ventana del asistente, lo primero es elegir la primera tabla desde la que queramos seleccionar los campos. Hemos dicho que nosotros necesitaríamos de la tabla Clientes, los campos "codigo cliente" y "Apellidos clientes"

El próximo paso, sin salirnos de esta ventana, es cambiar de tabla, ahora necesitamos los campos de la tabla pedidos. Para ello solo tenemos que desplegar la persiana de datos de la ventana "Tabla/consultas" y seleccionar la tabla "Pedidos"

Una vez seleccionada la tabla pedido, solo tenemos que añadir los campos "Codigo pedido" y "Fecha venta" a la lista de campos seleccionados tal como lo hicimos con los campos de la tabla "Clientes"

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Ahora si podemos pulsar "Siguiente", y pasar por fin a la siguiente ventana. En esta ventana, que ya conocemos elegiremos detalle, pues queremos ver todos los campos y no un mero resumen.

Antes de ejecutar la consulta, vamos a ver como ha quedado desde la vista de diseño.

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En esta venta vemos los campos que serán mostrados, los distinguimos porque están marcados en la casilla "Mostrar", en la sección superior de la ventana, podemos ver las tablas utilizadas, así como la relación que hay entre ellas. Pulsando en el botón ejecutar, que ya conocemos, obtenemos esta tabla como resultado

LECCION 35ª Gestionar combinaciones de tablas: Access considera que dos tablas están "Combinadas" por una campo determinado cuando hay una relación entre dos tablas. Es fácil reconocerlo con un simple vistazo, dos tablas están combinadas cuando están unidas por una línea

Cuando se ejecuta una consulta de dos tablas combinadas, solo se muestran los registros que tengan iguales los campos por los que se realiza la combinación. Por ello es importante saber crear y eliminar combinaciones en las consultas Si las tablas seleccionadas para una consulta están relacionadas entre si, aparecen combinadas automáticamente. Aunque si no están relacionadas también podemos combinarla de la misma forma que conocemos: Arrastrando uno de los campos hasta el otro en el área de datos.

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Aquí hemos combinado las dos tablas a través del campo "NombreProducto" con "ApellidoCliente", esto podría ser de utilidad en el caso de que queramos ofrecerle al cliente una gama de productos con su Apellido, por ejemplo. Su funcionamiento, a partir de ahora, es exactamente igual que si fuera una relación entre tablas. Con una salvedad, esta combinación solo es funcional en la consulta en la que ha sido definida. Ninguna otra consulta se vera afectada por esta combinación. Para eliminar la combinación, solo hay que posicionar el ratón sobre la línea que une las dos tablas y pulsar el botón derecho del ratón. Y en la ventana de dialogo que surge pulsar la opción eliminar

No olvides que si aparte de la combinación hay una relación entre las tablas, la relación persiste aunque eliminemos la combinación. Podemos agregar tablas a la consulta para establecer nuevas combinación fácilmente, con solo pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción "Mostrar tabla"

Ya solamente tendremos que agregar la tabla o tablas que deseemos.

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Eliminar una tabla que ya no utilicemos en una consulta es aun más sencillo, simplemente tenemos que pulsar el botón derecho del ratón sobre ella y seleccionar la opción "Quitar tabla".

LECCION 36ª Crear una consulta a partir de otra : Este es un tema cortito que trata sobre una sofisticación bastante curiosa que nos permite desarrollar Access. Hasta ahora hemos utilizado tablas para crear las consultas, o como mucho datos de campos calculados.

Pero Access nos permite utilizar otras consultas como base para nuestras consultas La razon de esto es fundamentalmente ahorrar tabajo a la hora de crear consultas. Por ejemplo, si ya tenemos creada una consulta sobre las ventas a un cliente, podemos aprovecharla para calcular el montante total de nuestro balance con él, y evitarnos asi añadir varios campos y aplicar mas o menos criterios para obtener de nuevo los datos que ya poseemos en otra tabla. Simplemente tendremos que pulsar en la pestaña consulta de la venta "Mostrar tabla", en la ventana de vista de diseño cuando creemos la consulta

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Podemos crear consultas solo de consultas o también podemos cruzar datos de consultas con otros provenientes de tablas

No hay que olvidar que si utilizamos datos provenientes de consultas, no utilizaremos los datos originales, sino únicamente los datos que cumplan las condiciones expresadas en la consulta que estamos utilizando. Si olvidamos esto podemos llevarnos desagradables sorpresas con las salidas que nos proporcione Access. LECCION 37ª Las consultas de acción.: Hasta ahora hemos estado utilizando las consultas de selección, estas se han caracterizado porque se extraía de una base de dato una información mediante un proceso de selección, a la vez que se desdeña la parte de la base de datos que no cumple los requisitos de nuestra selección. Pero hay otro tipo de consultas, llamadas consulta de acción, estas se caracterizan por que pueden afectar al contenido de los datos reales de una tabla, pueden crear nuevas tablas, añadir o borrar registros, o actualizar tablas. Este tipo de consultas son muy delicadas, pues si nos equivocamos o no hemos pensado bien como conseguir lo que pretendíamos podremos haber modificado irremediablemente la base de datos original, sin posibilidad de deshacer la acción. Vamos a crear paso a paso una consulta para crear tablas. Crearemos una consulta para que presente los datos con los que deseemos crear la nueva tabla

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Ejecutaremos la instrucción "Consulta de creación de tabla "

Teclearemos el nombre de la nueva tabla en el cuadro de texto y pulsaremos "Aceptar"

Hasta que no pulsemos el botón ejecutar no se iniciara el proceso para crear la nueva tabla. En cuanto pulsemos Access nos mostrara una ventana para confirmar nuestra decisión

Y aquí esta la "TablaCreada" en la ventana de tablas de la "base de datos" 108

Al comienzo del tema dijimos que las consultas de acción no solo creaban tablas, sino que también podían crear registros, borrarlos o actualizar tablas. El funcionamiento de todos estos procesos son idénticos a lo ya explicado, el procedimiento difiere únicamente en el momento de crear la acción. En el menú desplegable podemos ver las distintas opciones que hay disponibles

Nosotros pulsamos la opción "Consulta de creación de tabla" para crear una tabla nueva, si hubiéramos querido actualizar la tabla, deberíamos haber pulsado la opción siguiente. Para crear registros solo debemos pulsar "Consulta de datos anexados", y para borrarlos "Consulta de eliminación." LECCION 38ª Los Filtros: 109

Los filtros, como indica su nombre, sirven para filtrar los datos de los formularios de forma que muestre los registros de la tabla o consulta que cumpla las condiciones establecidas en el. Se accede a los filtros pulsando situando el ratón sobre la tabla y pulsando el botón derecho

Los filtros tienen otra función que no tiene tanto que ver con su nombre como la anterior. Los filtros también pueden utilizarse para ordenar los registros de una tabla.

El botón para ordenar ascendentemente, o descendentemente, se aplica al campo en que esté el cursor activo, y ordena todos los registros de la tabla según este criterio. 110

En cambio el botón "Filtro por selección", tras haber colocado el cursor en el campo que queramos utilizar como base para filtrar la tabla. Por ejemplo si filtramos por "Microsoft"

Solo se mostraran los registros cuyo campo "Empresa" contenga la palabra Microsoft. El botón "Filtro por selección" funciona igual solamente que no necesitamos teclear nada, basta con situar el cursor sobre el valor por el que queremos filtrar la base de datos.

Otras opciones son "Filtro excluyendo la selección", por ejemplo en nuestro caso mostrarían todos los registros menos los de Microsoft. Y por ultimo, pero no menos importante, "Quitar filtro u orden". Es posible que en algún momento necesitemos tener otra vez visible todos los registros de la tabla, Simplemente acudiremos a esta opción para ello Para acabar con los filtros; veremos los "filtros de formularios". En la ventana de presentación del formulario, pulsaremos en el botón "filtro por formularios".

Aparecerá la ventana de presentación, pero vacía

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Ahora pincharemos en el campo que queramos usar para definir el filtro, a la derecha del campo aparece una flecha.

Si pulsamos en ella, se despliega una cortinilla con todos los datos posibles para ese campo, que hay en la tabla. Podremos Teclear en los campos las expresiones que queramos usar para filtrar los datos. Y por ultimo aplicaremos el filtro

Leccion 39 Asistentes para informes no automáticos I: Para acabar con el curso vamos a aprender a usar los asistentes para informes no automáticos. Para ello vamos a crear paso a paso un informe sobre los productos. 112

Primero pulsaremos el botón de informe de la ventana de base de datos.

Después pulsaremos en la opcion crear un informe utilizando el asistente.

Aparecera el asistente generico que ya conocemos, seleccionaremos los campos que necesitemos para nuestro informe, tal como ya sabemos.

Una vez que pulsemos "Siguiente", aparece un nuevo cuadro de dialogo, nos preguntara por el nivel de agrupamiento que deseamos.

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Nosotros lo agruparemos por el Nombre de Producto. Podemos crear varios niveles de agrupamiento de forma anidada.

Leccion 40 Asistentes para informes no automáticos II: En el siguiente cuadro de dialogo se nos permite decidir el orden por que queremos que aparezca la información de detalle, esto se refiere a a la información que va a aparecer en cada grupo.

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En este cuadro de dialogo decidiremos el tipo de formato que va a tener nuestro informe Y en el siguiente el estilo.

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Y por fin terminamos poniendo el titulo a nuestro informe.

Y aquí está nuestro flamante informe, listo para entregárselo en mano al jefe

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