Curs1 Access

CURS 1

Introducere in Microsoft Access •

Microsoft Access este un sistem de gestiune a bazelor de date relationale. Pentru inceput se va descrie modul in care Microsoft Access organizeaza o baza de date. Cuvinte cheie implicate: Database File, Table, Record, Field, Data-type. Ierarhia prezentata are rolul de a explica cuvintele cheie de mai sus.

O baza de date (Database) reprezinta o colectie de date sau informatii, organizate astfel incat ele sa fie cautate si regasite rapid, de obicei de catre un calculator. Bazele de date sunt structurate astfel incat sa faciliteze memorarea, regasirea, modificarea si stergerea datelor, prin operatii specifice. Database File: Acesta este fisierul principal care inglobeaza toate obiectele bazei de date si care este salvat pe hard-disk-ul calculatorului. Exemplu) StudentDatabase.mdb Table: Un tabel este o colectie de date specifica unui anumit topic. In baza de date pot exista mai multe tabele. Exemplu #1) Students Exemplu #2) Teachers Field: Campurile reprezinta categorii diferite in interiorul unui tabel (coloanele tabelului) Exemplu #1) Student LastName Exemplu #2) Student FirstName DataTypes: Tipul datei este o proprietate a fiecarui camp. Fiecare camp are un numit tip de date (poate contine date doar de un anumit tip) FieldName) Student LastName DataType) Text

Lansarea aplicatiei Microsoft Access •

Doua matode

1. Dublu click pe icon-ul Microsoft Access de pe desktop.

2. Click on Start à Programs à Microsoft Access

Crearea unei noi baze de date si deschderea unei baze existente

Fereastra Microsoft Access pune la dispozitie urmatoarele optiuni: • • •

Crearea unei noi baze de date blank Utilizarea unui wizard la crearea unei noi baze de date Deschiderea unei baze de date existente o

Casuta din partea de jos a ferestrei indica cele mai recent utilizate baze de date. Daca baza dorita nu se afla printre acestea, alegeti optiunea More Files option si click OK.

Crearea unei baze de date folosind programul wizard 1. La lansarea programului Access optati pentru Access Database Wizards, pages, and projects si click OK. Daca aceasta fereastra nu mai este deschisa, atunc click pe New Database din bara de instrumente. 2. In fereastra deschisa click pe tab-ul Databases, si dublu click pe icon-ul tipului dorit de baza de date. 3. Specificati numele si locatia bazei de date. 4. Click pe Create pentru a incepe definirea noii baze de date

Crearea unei baze de date fara ajutorul unui wizard 1. La lansarea programului Access optati pentru Blank Access Database, si click OK. Daca fereastra initiala de dialog a fost inchisa, click New Database de pe bara cu instrumente si apoi dublu clic pe icon-ul Blank Database de la tab-ul General. 2. Specifcati un nume si o locatie pentru baza de date si click pe Create.

Tabele Bazele de date sunt formate in principal din tabele, dar mai pot contine si alte obiecte (fisiere). Un tabel este o colectie de date specifica unui anumit topic, ca de exemplu studenti sau carti. Utilizand cate un tabel separat pentru fiecare topic inseamna depozitarea (pastrarea) datelor o singura data, inlaturand redundantele si facand astfel baza de date eficienta. Tabelele organizeaza datele in coloane (campuri) si randuri (inregistrari). Prima linie a tabelului reprezinta capul de tabel. Fiecare celula a capului de tabel contine un nume de camp. Fiecare camp dintr-o inregistrare contine acelasi tip de informatie (de exemplu numele de familie al unui student) Fiecare inregistrare dintr-un tabel contine toate informatiile despre un anumit student

Crearea unui tabel in modul Design view 1. Apasati tasta F11 pentru revenire in fereastra Database.

2. Dublu-Click pe "Create table in Design view". (DESIGN VIEW)

3. Se definesc in continuare campurile tabelului. o o

Sub numele coloanei Field Name, se introduc categoriile tabelului (numele campurilor). Sub numele coloanei Data Type, se introduce tipul de data al campului respectiv.  Este atributul unei variabile sau al unui camp si determina ce fel de data va contine acel camp. De exemplu, intr-o baza Access

o

campurile de tip Text si Memo pot contine atat text cat si numere, pe cand campurile Number permit pastrarea doar a datelor de tip numeric. Campurile numerice vor fi folosite in calcule matematice. Alte tipuri de date sunt Currency folosite la afisarea sau calculul de valori currency, Date/Time (date calendaristice), Yes/No (valori logice), Auto Number, si OLE object (Picture). Sub numele coloanei Description, se introduce optional un text care descrie (ofera o explicatie) fiecarui camp

In partea inferioara a ferestrei de dialog apare o subfereastra etichetata cu Field Properties (proprietatile campului) Tipurile de date (Data Type) sunt: -

Text – text normal, care poate cuprinde litere, cifre si simboluri. Lungimea unuicamp de tip Text nu poate depasi 255 de caractere Memo – text obisnuit, numai ca nu se fixeaza o limita pentru lungimea maxima admisa a unui camp Number – numar obisnuit, poate sa contina numai cifre Date/Time – data sau ora Currency – numar formatat ca sa indice o valoare baneasca AutoNumber – Access introduce automat in campul respectiv numere consecutive, la fiecare inregistrare Yes/No – raspunsul la o intrebare de tip Adevarat / Fals OLE Object – legatura cu alt fisier sau alta baza de date Lookup Wizard – permite crearea unei liste din care sa puteti alege o valoare pentru fiecare inregistrare. Hyperlink – text ce reprezinta o adresa de web

Proprietatile asociate tipurilor de date sunt: 1. Field Size (dimensiune de camp) a. Pentru campurile Text, stabileste numarul maxim de caractere care pot fi introduce in campul respectiv b. Pentru campurile numerice, stabileste domeniul de valori care se pot memora in campul respectiv. Aceste valori sunt: -

byte – numere intregi nenegative din intervalul [0, 255] integer – numere intregi din intervalul [-215, 215] long integer – numere intregi din intervalul [-231, 231] single – numere cu zecimale din intervalul [-3.4*1038, 3.4*1038] double – numere cu zecimale din intervalul [-1.7*10308, 1.7*10308]

2. Format – stabileste modul in care Access va afisa informatiile. Aceste informatii se refera numai la modul de afisare a datei, nu si la modul de memorare a ei. O

valoare numerica se poate afisa in format stiintific, cu simbol monetar, ca procent. Pentru data calendaristica, se pot stabili de asemenea formate (19-Jun-1998, 06/19/98 etc). 3. Decimal places – numarul de zecimale care vor fi afisate (pentru datele reale) 4. Input Mask – stabileste un format specific. De ex., pentru numarul de telefon, formatul poate fi (99)999-999999, corespunzator numarului (40)745-236589 5. Caption – reprezinta eticheta pentru capul de tabel (daca vrem alt text decat numele campului) 6. Default Value – valoarea implicita (daca un camp contine uzual o anumita valoare, de ex, acelasi cod postal pentru majoritatea persoanelor, economisiti timp punand codul postal ca valoare implicita si schimband doar la acele inregistrari care au alta valoare pentru codul postal) 7. Validation Rule – regula de validare a unei valori (de exemplu, nu se permit valori negative pentru varsta sau note mai mici ca 1 sau mai mari ca 10) 8. Validation Text – textul care va fi afisat in cazul in care o valoare nu respecta regula de validare 9. Required – alegeti YES sau NO pentru a indica daca unui utilizator i se permite sa lase acel camp gol atunci cand introduce o noua inregistrare 10. Indexed – Un index este utilizat atunci cand se doreste ordonarea articolelor din tabela dupa un anumit camp. Alegeti NO daca nu doriti ca articolele sa apara ordonate (ele vor aparea in ordinea in care au fost introduse), YES (duplicates OK) pentru ordonarea dupa acel camp, in cazul in care mai multe inregistrari pot avea aceeasi valoare a acelui camp (de exemplu, ordonare dupa oras, mai multe persoane fiind din acelasi oras), iar YES (no duplicates) se foloseste cand se doreste ordonarea dupa acel camp, dar nu pot exista doua articole cu aceeasi valoare (de ex, codul numeric personal) In coloana Description se introduce o scurta descriere a informatiei care va fi memorata in campul actual. Completarea acestui camp este optionala.

Comutarea intre modurile de vizualizare •

Pentru a comuta intre modurile datasheet view si design view, se executa click pe butonul din coltul stanga-sus al ferestrei aplicatiei Access. Datasheet View

Design View

Modul de vizualizare care permite introducerea de date in tabel.

Modul de vizualizare care permite introducerea campurilor cu tipul de data asociat si descierea corespunzatoare (modul in care se defineste structura tabelului bazei de date).

Introducerea datelor

•

Click pe Datasheet View si se incepe introducerea datelor in campurile tabelului corespunzator fiecarei inregistrari (rand).

Exercitiu: Creati baza de date scoala.mdb. In interiorul bazei de date, creati tabelul elevi. Introduceti urmatoarele date pentru a defini campurile tabelului: id, nume, clasa scoala, varsta, media, data nasterii. Completati tabela cu date. Asociati comentarii (description) unde credeti ca e cazul.

In continuare, se impun urmatoarele restrictii. Modificati structura tabelului astfel incat sa fie respectate aceste conditii. numarul curent (id) este un numar de tip Integer si nu poate avea valori negative sau nule (se va da un mesaj)

-

scoala va avea maxim 20 de caractere si valoarea implicita va fi CNVA

Se adauga un nou camp nr care va fi completat automat cu valori consecutive (AutoNumber) Se va indexa tabelul dupa numele elevilor (Indexed YES – duplicates OK) Se va valida media astfel incat sa aiba o valoare intre 1 si 10, si se va formata cu 2 zecimale

Cheia primara - Primary Key •

•

•

Unul sau mai multe campuri ale caror valori identifica in mod unic fiecare inregistrare. O cheie primara nu permite valori Null si trebuie sa aiba intotdeauna valori unice. Ea este folosita pentru a relationa un tabel principal, cu chei externe din alte tabele. NOTA: Nu este obligatorie definirea unei chei externe, dar este recomandata. Daca nu se defineste o cheie primara, Access va intreba daca se doreste crearea uneia, atunci cand se salveaza tabelul. Pentru exemplul din curs definiti campul id ca si cheie primara (aceasta insemnand ca fiecare elev are un numar si nu exista doi elevi cu acelasi numar).

o

Pentru a realiza acest lucru, selectati campul id si apoi selectati butonul primary key

o

Dupa realizarea acestei operatiuni se salveaza tabelul

Manipularea datelor •

Adaugarea unei noi inregistrari Se deplaseaza cursorul in noua linie si se introduc informatiile pentru noua inregistrari Modificarea unei inregistrari o Se selecteaza inregistrarea si campul dorit si se efectueaza modificarile dorite Stergerea unei inregistrari o Se selecteaza intregul rand si se apasa tasta Delete sau click-dreapta à Delete Record o

•

•

•

Stergerea unui camp o Se selecteaza intregul rand si se apasa tasta Delete sau click-dreapta à Delete Record

•

Selectarea unei valori dintr-o lista predefinita de valori. In acest fel nu se va mai tasta de fiecare data valoarea respective, ci aceasta va fi aleasa dintr-o lista. o

Exemplu: Alegerea unui oras care este fie Auburn, Bay City, Flint, Midland, sau Saginaw 1. Se trece in Design View 2. Se selecteaza campul in cauza(City) 3. In sectiunea Field Properties se selecteaza tab-ul Lookup 4. In casuta Display Control, se selecteaza Combo Box 5. In Row Source Type, se seleceaza Value List 6. In Row Source, se introduc valorile dorite separate prin virgula. (Auburn, Bay City, Flint, Midland, Saginaw)  NOTA:Ordonarea alfabetica nu este realizata automat, ci revine utilizatorului. A se vedea figura de mai jos:

7. Se trece in modul datasheet view si se verifica existenta listei de valori predefinite pentru campul city.

Modificarea structurii tabelelor • •

•

•

Modificarea numelui, tipului si proprietatilor unui camp – se deschide tabelul in modul Design View si se modifica direct Modificarea latimii randurilor/coloanelor (in modul de vizualizare Datasheet View) – se „agata” cu mouse-ul de limita dintre doua linii/coloane si se „trage” pana la marimea dorita. Sau, se selecteaza linia/coloana, click dreaptaà Row Height sau Column Width Mutarea unei linii/coloane in interiorul unui tabel (si in Design View si in Datasheet View)– se selecteaza linia/coloana respectiva si se trage cu mouse-ul in noua pozitie. Stergerea unei tabele – se selecteaza tabela si se alege optiunea Delete (de pe tastatura, din meniu sau din meniul care apare la click-dreapta)

•

•

Ascunderea/reafisarea unei coloane (in modul de vizualizare Datasheet View) – se selecteaza coloana, click-dreapta à Hide Columns (sau din meniul Format). Reafisarea se face alegand optiunea Unhide din meniul Format si selectand numele campului care se doreste a fi reafisat. Afisarea datelor ordonat crescator/descrescator dupa un anumit camp – se selecteaza coloana ce contine campul respectiv, click-dreapta à Sort Ascending/Descending

Aplicatie: 1. Sa se creeze o baza de date cu numele Întreprindere.mdb. 2. Baza de date va contine un tabel Angajati ce va avea urmatoarele 5 campuri: 3. 4. 5. 6. 7. 8.

ID – Autonumber Nume – Text cu maxim 25 caractere Salariu – Number de lungime Long Integer Data_angajarii – Date/Time Permis_auto – de tip Yes/No

Sa se atribuie atributul de cheie primara campului ID Creati o regula de validare astfel incat salariul sa fie pozitiv Introduceti 6 articole in tabela Inchideti baza de date salvand modificarile Deschideti baza de date si tabela Angajati Adaugati inca un camp Obs de tip Memo, in care scrieti adresa angajatilor si alte observatii personale 9. Adaugati campul Telefon in care formatati numerele de telefon astfel incat sa fie afisate in forma (40)236-455899 10. Mutati campul Telefon inaintea campului Salariu 11. Modificati latimea coloanelor astfel incat sa fie exact cat textul scris in ele 12. Adaugati o noua inregistrare 13. Stergeti a doua inregistrare 14. Adaugati un camp Functia care sa fie completat implicit cu „muncitor”. Doar al treilea angajat din tabela va avea functia de director si ultimul – de inginer.

15. Ordonati tabela descrescator dupa data angajarii 16. In cadrul aceleiasi baze de date, creati un nou tabel, Disponibilizati, care va contine numele si data disponibilizarii angajatilor.