Copia De Instructivo Auteco.docx

MANEJO CLIENTE AUTECO

PASÓ A PASO

1. Desbloqueo pc

USUARIO: envia CONTRASEÑA: enviaauteco

2. Abrir correo

3. Abrir internet explorar ya las paginas se encuentra predeterminadas allí

USUARIO: AUTECOPR CONTRASEÑA: AUTECOP1

4. PLANILLAR URBANO TANTO GARANTIAS COMO REPUETSOS CON LOS ARCHIVOS QUE ENVIAN LOS SIGUIENTES CORREOS. ESTOS DEBEN SER ENVIADOS A LAS 9:00 AM POR TARDAR.

ARCHIVO DE REPUESTOS LO ENVIA FACTURACION REPUESTO ARCHIVO GARANTAS LO ENVIA ALEJANDRO FERNANDESZ MONTES

NOTA : REALCIONARE VISLAULIZACION DE AMBOS ARCHIVOS

GARANTIAS

NOTA IMPORTANTE

Este archivo lo mandan dos veces la día uno a las 9:00 y el otro tipo 4:30 De no llegar a estas horas se debe hablar con Alejandro Fernandez en el mesanine y recordarle Importante las garantías son plenamente Medellin Medellin y en su gran mayoría son mensajerías, el urbano se lleva en la mañana algunas por eso es importante solicitar el primer archivo a alas nueve ya que los operadores deben ir a planillar a bodega y si no se captura quedaran en rojo.

REPUESTOS

NOTA: Este archivo debe ser enviado 3 veces al día en los horarios 9:00am , 12:30pm, 4:00pm Con el fin de no retrasar la operación ya que se despachan gran cantidad de Guias y al igual que garantías debe ser plantillado el urbano y capturar todo para que el operador pueda liquidar en la noche.de no ser enviado se de hablar en área de Facturacion para que se envié.

5. GESTION Y REPORTE DE NOVEDADES Auteco maneja aproximadamente cuentas diferentes ahí quien s ele reportan novedades ya sean de recogidas o despachos a a continuación te mostrare archivo donde se verán reflejadas toda esta información este archivo será de vital importancia para el cliente y tus despachos. -

Dirigirse al escritorio y abrir este documento

-

Te abrirá lo siguiente

Aquí se puede notar explicado que cuentas manejamos auteco y a quien se le debe reportar todas y cada una está será de gran ayuda .allí aparecen relacionados correos actualizados de las personas a quien se le reporta la novedad. Con este cuadro debes de guiarte para reportar novedades.

6. Lectura de correos de abajo hacia arriba aclarando dudad des cliente

REVISON ESTADO ORDENES DE SERVICIO Se abre documento en escritorio y en el online se va consultando el estado y de no estar atendida se debe indagar el por que cuando la fecha este atrasada o lleven muchos días en novedad.relaciono imagen de archivo.

NOTA

En este archivo también se deben registras las PQR montadas por nosotros los Inhouse para su respectivo seguimiento.

REVISION SIGMA PARA POSIBLES CRUZES

Luego de el seguimiento os debemos ingresar al sigma general para mirar si tenemos alguna unidad sobrante que podamos cruzar con posibles faltantes en nuestro panel

GANERAR REPORTE GUIAS EN OTROS ESTADOS

Se debe generara un reporte general de despachos de auteco y revisar que Guias aun no están entregadas luego de que su tiempo de cubrimiento caduco, y proceder a enviar correos a cada regional y a su personal encargado para que agilicen el proceso y de no tener respuesta luego d e3 días se radicara queja para pronta respuesta.

GENERACION PRIMER ARCHIVO PALNO DEL DIA 1:30 PM

-

Se mira abre el correo

-

En el adjunto de dicho correo se abre y de acuerdo a las ultimas 4 cifras de dicho archivo se filtra y se empieza a seleccionar guia por guia.

Ejm

Se filtra según Guias físicas

Y se procede a aceptar NOTA: es importante modificar ciudades destino ejm: BOGOTADISTRITO A BOGOTA-D.C. y cambiar el servicio según Guias físicas SUBRAYO EN VERDE EL CORRECTO

2. luego de esto se procede a abrir la plantilla general que se encuentra en la parte superior izquierda del escritorio.

Se abre y nos saldrá lo siguiente

Procedemos a copiar las Guias seleccionadas según información generada en archivo plano enviado por el cliente. NOTA: todo se de copiar y pegar con pegado especial sin ninguna excepción -

-

-

Primero pegamos desde cuidad destino hasta peso

-

Así quedara luego en peso volumen volvemos a copiar el peso real

Así quedara

Luego de la misma anterior copiamos el resto de información del archivo basándonos en la información que nos pide la pintilla abierta desde nuestro escritorio . Debe quedar asi :

Luego de esto procedemos a la modificación de ciudades destinos como bogota-distrito capital por bogota-d.c. dibulla-guajira por dibuya-san andres de tumacopor tumaco-nariño etc esto se logra filtrando la cuidad destino ejm.

Aceptar

Y modificamos Ya si con todo los destinos herrados, luego guardamos el archivo en nuestro escritorio como un formato de texto delimitado por tabulaciones.

Luego procedemos a subir el archivo plano generado a nuestro ENVIA online de la siguiente manera:

Y nos saldrá este pantallazo

Selccionamos la cuenta 3283 y ponemos en forma de pago crédito

Luego procedemos a la imputación del archivo que guardamos el escritorio luego de seleccionar los despachos así

Seleccionamos abrir y le damos clic a importar. No sale lo siguiente

Damos clic en liquidar y luego en generar guía, si por cualquier circunstancia nos presenta error por guia repetida o cuidad destino realizamos lo siguiente

Cuidad destino: se modifica Guía repetida :borramos Y volvemos a liquidar y a generar guia. Ejm:

Seleccionamos la guía con error y nos sale

Modificamos cuidad Agustín codazzi por codazi cesar así

Y le damos grabar

Cuando es guía ya utilizad simplemente le damos borrar

NOTA: SIEMPRE QUE GENNEREMOS GUIA DEBEMOS LIBERAR SPOOL SIN EXCEPCIÓN EJEMPLO -nos saldrá este pantallazo y damos clic en cola de impresión

Seleccionamos la cuenta a la cual cargamos la cuenta cuenta en este caso 3283 Asi

Y en la parte superior damos clic a liberar spool y nos saldrá el siguiente pantallazo

Damos clic en limpiar y ya esta IMPORTANTISIMO

El mismo proceso que hicimos con los respuesta lo realizamos con las garantías con la diferencia que se cargan a la cuenta de auteco garantías la numero.3286

OTROS ARCHIVOS ENVIADOS AL CORREO PAR GENERACION DE GUIA

En el trascurso del dia te enviaran correos diversas personas para generación de guias en su gran mayoría. Practicantes pulsar y gama alta todos los despachos de estas personas deben ir cargados a la cuenta de MERCADEO SIN EXCEPCIÓN y deben tener su centro de costo en el archivo que adjuntan NOTA: A TODO SE LE PIDE CENTRO DE COSTO MENOS A GARANTIAS ,REPUESTOS,INFRAESTRUCTURA, PUEDES DICIPAR DUDAD EN EL ARCHIVO QUE TE MOSTRE ANTERIORMENTE EN EL ESCRITORIO CON NOMBRE INSTRUCTIVO CENTRO DE COSTOS A CONTINUACION DARE UN EJEMPLODE DESPACHOS DIARIOS QUE SE HACEN EN EL AREA COMERCIAL

Los operadores a cargo recogen todos los días documentos y cajas en el 3er piso del edifico nuevo a los cuales deben de hacérseles archivo plano y cargarlos a la cuenta de auteco comercial 3374 a continuación te mostrare su proceso :

Se abre correo

Abrimos el archivo Modificamos cuidad destino ya que allí no a acostumbran a relacionar el departamento

Se modifica por montelibano-cordoba

Luego ponemos el servicio que se basa si la mercancía es MVT O ME ME:1 MVT:3 EJM

LUEGOP PROCEDEMOS A PONER EL PESO BASADO EN SI ES MVT O ME

DESPUES PROCEDEMOS A SACRA UN MODELO PARA PODER SUBIR EL ARCHIVO ASI: INGREAMOS A L ONLINE Y SE LECCIONAMOS CAPTURA ARCHIVO BASICO A DIFERENCIA DE EL ATRCHIVO D EREPUESTOS Y GARNTAS QUE E SIMPORTAR ARCHIVO CON GUIA

SELECIONAMOS Y SELECCIONAMSO LA CUENTA AUTECO COMERCIAL Y DAMOS CLICK EN DESCRAGAR MI MODELO

AL DARLE CLIC NOA ABRIRA LO SIGUIENTE

ALLI COPIAMOS Y PEGAMOS LA INFORMACION YA MODIFICADA DEL ARCHIVO DEL CORREO Y QUEDARIA ASI

ETE ARCHIVO LO GUARDAMOS COMO TEXTO DELIMITADO Y LO SUBIMOS ALA PLATAFORMA COMO LOS OTROS ARCHIVOS PLANOS , A DIFRERENCIA DE LOS REPUETSO Y GRANTIAS ESTAS GUIAS SE IMPRIMEN AL IGUAL QUE SU ROTULO YA QUE REPUESTO Y GARANTIAS LAS FACILITA EL CLIENTE . Y COMO SEMPRE LIEBRAMOS EL SPOOL.

ARCHIVO CUENTA MERCADEO PARCTICANTES AL IGUAL QUE EL ARCHIVO COMERCIAL DEBE HACERSE EL MISMO PROCESO , IMPRIMIR GUIAS,ROTULOS, LIBERAR SPOOL, GUARDAR COMO ARCHIVO DELIMITADO, SUBIR ALA CUENTA PERO DE MERCADEO Y SSE DEBE INGRSAR Y LELNAR DE ACUERDO A LO QUE SOLICITE EL MODELO DESCRAGADO QUEDARIA ASI

NOTAS IMPORTANTES

-MANDAR LO OPERADORES SIEMPRE A LAS 4:00 PM AL EDIFIFICO NUEVO -CADA MES 30 SE DEBEN CAMBIAR DE TURNO LO OPERADORES - RECOGER EN LAS NOCHE SIEMPRE EN DISTRIBUCION COMERCIAL -PLANILLAR URBANO TODAS LAS MAÑANAS - BASARCE SIEMPRE EN INSTRUCTIVO CENTRO DE COSTOS DEL ESCRITORIO ES DE SUMA IMPORTANCIA ALLI ENCONTRARAS A QUEIN SE LE ENTREGA FACTURACION , QUEIN SE REPORTA NOVEDADES -EN EL ESCRITORIO HAY UN DOCUEMNTOS PARA RELACIONAR NOTAS CFEDITOS D ECOBRO DEJAS SIEMPRE EN EL ESCRITORIO DE ANDRES EL DE FACTURACION - SUMA COMUNICACIOON CON DIANA XIMENA ASESORA COMERCIAL