Control Administrativo

CONTROL ADMINISTRATIVO El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control Control de sí o no. En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace depender su continuación de la decisión que se tome. El control de calidad por inspección es de esta naturaleza. Control post-acción. En este caso se espera a que termine la ejecución, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratégico. Sistemas de control Sistema de control por excepción. Según el principio de Pareto “en un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeño porcentaje en términos de causas es equivalente a un porcentaje grande en términos de efecto”. Sistema de control preventivo. Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuación. Se compone de un pronostico del resultado probable seguido de una evaluación y corrección respectiva. Sistema de información y control. El sistema de información es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeación y control. Sistema de control empresarial. Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compañía y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como: • Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales. • Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organización, incluyendo un análisis de los sistemas de información para que se lleve a cabo la integración de la empresa.

• Garantizar la obtención de los objetivos de la organización, lo cual se puede lograr mediante la fijación de objetivos estratégicos, que arrastrarían todas las demás metas. • Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentacion para la identificación de problemas. En este sentido se requiere una operación continua de los sistemas de información. Componentes del sistema del Sistema de Control Empresarial El sistema de control empresarial esta compuesto por una serie de subsistemas, los cuales se encuentra integrados a partir del control estratégico. Control estratégico. Tiene como finalidad verificar la obtención de los objetivos estratégicos para decidir si se replantea la estrategia empleada actualmente o si continuamos con ella. Los objetivos estratégicos pueden ser de tres tipos: rentabilidad, crecimiento y flexibilidad. El objetivo de rentabilidad se expresa, en términos generales, mediante la razón: Rentabilidad = (Utilidad / Inversión) Si el objetivo de rentabilidad va enfocada desde la mira de los accionistas, la formula se expresa así: R-P = (Utilidad neta / Patrimonio) Y si el objetivo de rentabilidad se enfoca desde la óptica de la gerencia, la formula se expresaría así: R-A = (Utilidad operacional / Activo total)

El objetivo de crecimiento se refiere a la expansión de la empresa e implica mirar la rentabilidad a largo plazo. Los objetivos se pueden fijar en términos de porcentaje de aumento de la utilidad o incremento en las ventas, la participación de mercado o los activos. En este caso, debe existir cierto equilibrio entre el objetivo de rentabilidad y el objetivo de crecimiento, ya que si hacemos un fuerte énfasis sobre la rentabilidad a corto plazo, sacrificamos el crecimiento, así mismo, cuando crecemos a una taza rápida, podemos resentir la rentabilidad a corto plazo, y aun más, poner en peligro la vida de la empresa.

Finalmente, tenemos que considerar los objetivos de flexibilidad, que buscan garantizar la supervivencia de la empresa frente a las contingencias del entorno. Los principales objetivos de esta índole son los de liquidez y endeudamiento. El objetivo de liquidez busca resguardar a la empresa contra situaciones difíciles de pagos en compromisos a corto plazo. Se expresa por el índice de razón corriente: Razón corriente = (Activos corrientes / Pasivos corrientes ) El objetivo de endeudamiento busca salvaguardar la empresa contra situaciones difíciles de solvencia y, en consecuencia, de una quiebra eventual, y se mide por el índice de nivel de endeudamiento: L = (Pasivo total / Activo total ) Control financiero El control financiero se realiza de dos maneras: mediante estándares y por presupuestos. El primero requiere el empleo de índices financieros, mientras que los segundos se basan en la planeación. La forma como opera el control financiero por índices se basa en el establecimiento previo de un índice estándar y posteriormente el cálculo, con base en la información contable, del índice-resultado, cotejándolos luego, para evaluar las desviaciones y tomar las medidas correctivas que se requieren. Los índices mas importantes son los siguientes: 1.Período medio de cobranza. Este es un índice de velocidad de recuperación de cartera de la empresa. Se expresa por la siguiente formula: (Cuentas por cobrar) (Días del año) Ventas anuales a crédito 2.Rotación de cartera. Es una forma de expresar la recuperación de la cartera. Pueden emplearse las siguientes fórmulas: Ventas anuales a crédito o Cuentas por cobrar

__

Días del año_______ Periodo medio de cobranza

3.Rotación de “Cuentas por pagar”. Mide la elasticidad de las obligaciones a corto plazo, y se obtiene mediante la expresión: _Compras anuales_ Cuentas por pagar 4.Rotación de inventarios. Es un índice de liquidez de los inventario, y se calcula así: Costo de la mercancía vendida Inventario promedio 5.Taza de retorno sobre la acción. Es un índice de rentabilidad orientado hacia el inversionista en acciones. Se obtiene así: Ganancia después de impuesto Valor de la acción 6.Rotación de activos. Es una medida de eficiencia de operación. Se calcula mediante la formula: ___Ventas____ Activo fijo total 7.Indice de solvencia ganacia-interés. Expresa la medida en que la empresa puede reducir las ganancias, siendo capaz de afrontar sus obligaciones de deuda, se computa por la expresión: Ganancia antes de impuestos + intereses Intereses El control financiero por presupuestos se basa en dos herramientas: el plan de utilidad y el plan de fondos. El plan de utilidad incluye el presupuesto de utilidad y los presupuesto operacionales, mientras que el plan de fondos esta constituido por el presupuesto de capital y el presupuesto de fondos. Veamos estos componentes: 1. El presupuesto de utilidad. Fija los niveles de utilidad neta y de operación de la compañía, a partir del objetivo estratégico de rentabilidad.

2. Los presupuesto operacionales. Representan las proyecciones de cada partida del estado de perdidas y ganancias, así: ventas, costo de materiales, mano de obra directa, gastos generales de fabricación, gastos generales de administración y ventas. 3. Presupuesto de capital. Expresa el total de las inversiones de la compañía. 4. Presupuesto de fondos. Incluye el presupuesto de efectivo de la empresa, el balance general proyectado y flujo de fondos proyectado. El control presupuestal opera mediante la comparación entre cada partida presupuestada con el resultado real medido por el sistema de información contable. Se calculan las desviaciones y se toman las medidas correctivas del caso. Finalmente debemos mencionar una técnica, ampliamente difundida, de control financiero denominada punto de equilibrio. Tal control se desarrolla considerando como estándar el nivel de producción en el cual los ingresos y los costos y gastos se igualan, esto es, el punto donde la utilidad es cero. Ventas = Costos variables + Costos fijos pQ = vQ + F Qe =

F/(p-v)

donde p es el precio unitario, Q es el volumen vendido, v el costo variable unitario, y F el costo fijo. De esta manera, el punto de equilibrio se obtiene dividiendo el costo fijo por el margen unitario bruto. Geométricamente se expresa así: Aquí se observa la importancia del punto de equilibrio: en volúmenes mayores que Qe, la compañía obtiene utilidades, mientras que en cantidades de venta menores que este se presenta perdida. Qe es un punto de corte. Control de Mercadeo El control de las actividades de mercadeo es importante por la relación directa que tiene con los objetivos estratégicos. Los componentes más importantes de este control son: el control de margen de ventas, el volumen de ventas y gastos de mercadeo.

Control de margen de ventas. Se entiende por margen de venta a la razón entre la ganancia y el valor de las ventas. Tal margen se puede expresar de dos formas: el margen bruto y el margen neto así: Margen Bruto = (Ventas - costo de mercancía vendida ) / Ventas Margen Neto = Ganancia después de impuesto / Ventas El control de tal variable se realiza tomando como estándar el objetivo de rentabilidad de las ventas requerido por la rentabilidad exigida por el plan de beneficios. La variación resultante de compara este estándar con la variación real debe explicarse para tomar las medidas correctivas. Control de volumen de ventas. Este control consiste en comparar las “cuotas” de venta (estándares) con la cantidad realmente vendida. Dicho análisis se hace por productos, territorios de ventas y vendedores. Su operación practica exige un sistema de información que parte de cada vendedor y se va agregando posteriormente en cada nivel jerárquico de la estructura organizacional del departamento de mercadeo hasta logra una cifra global para esta unidad. Para alcanzar esta meta, los informes de ventas desempeñan un papel fundamental. Control de gastos de mercadeo. El departamento de mercadeo es también un centro de gastos, por lo tanto, debe ejercer el control sobre todos aquellos gastos relacionados con el mercadeo, tales como: canales de distribución, promoción, propaganda, distribución física y fuerza de venta. Control de producción El control de la producción se basa en el programa de producción, el cual fijo los volúmenes de producción que se deben fabricar a lo largo del tiempo. Para adelantar el control, se comparan los niveles programados con los resultados de la operación de la fabrica. Control de calidad Es fundamentalmente un control por estándar. Como patrón de comparación se establecen los gráficos de control de calidad en los cuales se definen el margen de tolerancia, bajo el cual debe mover una determinada característica del producto. Control de productividad El control sobre la productividad también es por estándar. Se puede expresar de dos formas: productividad media o marginal. La productividad media es la razón entre la producción total y la cantidad de recurso empleado. PM = Producción total / Cantidad de recursos empleada

En cambio, la productividad marginal expresa el cambio que se genera en la producción cuando el recurso se incrementa en una pequeña cantidad, expresada en unidad de recurso. PMa = dP / dR donde P es el nivel de producción, y R cantidad de recurso aplicada, dP/dR es la derivada o relación de cambio infinitesimal. Control de inventarios Este control busca mantener los niveles de inventarios en cantidades tales que permitan satisfacer oportunamente la demanda sin sobrecargar los costos de la empresa. Control de personal El factor humano tiene gran importancia para los resultados de la empresa, de allí que el control sobre el recurso humano es ineludible. El control se desarrolla en métodos estándares y programas. El estándar más empleado es el índice de rotación, que se mide por la razón entre el numero de retiros y el personal total: R = Retiros / Personal total También existen otros estándares que son útiles, como el numero de ausencias o faltas al trabajo, el numero de quejas, la cantidad de promociones y el índice de incremento real del salario. Además del control sobre estas variables, es necesario verificar el cumplimiento de los programas elaborados en el arrea de personal, tales como el mejoramiento de la comunicación, capacitación y desarrollo humano y mejoramiento de la cultura y el clima organizacional.