Contoh Fmea Laboratorium.docx

PEMERINTAH KABUPATEN GARUT DINAS KESEHATAN KABUPATEN GARUT

UPT PUSKESMAS MALANGBONG

Jalan Alun-alun Timur No. 5 Kecamatan Malangbong Garut Tlp. (0262) 421038 Email : [email protected]

FMEA LABORATORIUM FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS Unit Kerja

Laboratorium

Proses yang dianalisis

SOP Pemeriksaan Laboratorium

Tim FMEA

Nama

Peran

Ketua

drg. Dian Vicktorina Loka

sebagai Penanggung jawab pelayanan klinis

Anggota

Hj. Rina Herdiani

sebagai Petugas Analis Kesehatan;

Gian Nurseto,S.Si, Apt.

sebagai Apoteker

Rd. Luky Hadiatma, Amd.Kep

sebagai Petugas yang mendokumentasikan.

Petugas pencatat (notulen)

I.

Gambarkan alur proses yang akan dianalisis:

a. Petugas Laboratorium menerima form rujukan b. Petugas mengambil specimen pemeriksaan c. Petugas memeriksa specimen

d. Petugas mendokumentasikan hasil pemeriksaan e. Petugas laboratorium menyerahkan hasil pemeriksaan ke ruang pengobatan umum

II. Identifikasi failure modes:

No

Tahapan Proses

Failure Modes

a. Petugas Laboratorium menerima form rujukan

Tulisan tidak jelas; Salah memberi identitas; Salah menandai form rujukan laboratorium yang akan diperiksa.

b. Petugas mengambil specimen pemeriksaan

Kesalahan sasaran (pasien) dalam mengambil specimen; Kesalahan dalam mengambil jenis specimen;

c. Petugas memeriksa specimen

Kesalahan melabeli specimen yang telah diambil; Kesalahan memeriksa specimen;

d. Petugas mendokumentasikan hasil pemeriksaan

Kesalahan menuliskan hasil pemeriksaan; Kesalahan menuliskan identitas pada form hasil pemeriksaan;

e. Petugas laboratorium menyerahkan hasil pemeriksaan ke ruang pengobatan umum

Salah memasukkan ke dalam rekam medis; Salah menginformasikan hasil pemeriksaan kepada pasien;

III. Tujuan melakukan analisis FMEA:

Untuk mendapatkan prosedur pemeriksaan specimen laboratorium yang lebih lengkap sehingga meminimalisir KTD di unit laboratorium

IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:

No

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

a. Petugas Laboratorium menerima form rujukan

Tulisan tidak jelas;

Salah melakukan jenis pemeriksaan.

Salah memberi identitas;

Salah menetapkan diagnosa.

Salah menandai form rujukan laboratorium yang akan diperiksa.

Salah melakukan jenis pemeriksaan.

Kesalahan sasaran (pasien) dalam mengambil specimen;

Salah menetapkan diagnosa.

Kesalahan dalam mengambil jenis specimen;

Salah melakukan jenis pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

Kesalahan melabeli specimen yang telah diambil;

Salah melakukan jenis pemeriksaan &

b. Petugas mengambil specimen pemeriksaan

c. Petugas memeriksa specimen

menetapkan diagnosa.

d. Petugas mendokumentasikan hasil pemeriksaan

e. Petugas laboratorium menyerahkan hasil pemeriksaan ke ruang pengobatan umum

Kesalahan memeriksa specimen;

Salah melakukan jenis pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

Kesalahan menuliskan hasil pemeriksaan;

Salah menegakkan diagnosa.

Kesalahan menuliskan identitas pada form hasil pemeriksaan;

Salah memberikan informasi hasil pemeriksaan kepada pasien.

Salah memasukkan ke dalam rekam medis;

Salah memberikan informasi hasil pemeriksaan kepada pasien.

Salah menginformasikan hasil pemeriksaan kepada pasien;

Membuat cemas pasien.

V. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure mode: No

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

Penyebab

Upaya yang telah dilakukan

a. Petugas Laboratorium

Tulisan tidak jelas;

Salah melakukan jenis pemeriksaan.

Tulisan dokter yang memang tidak jelas

Mengubah tulisan dokter agar lebih

No

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

Penyebab

menerima form rujukan

b. Petugas mengambil specimen pemeriksaan

c. Petugas memeriksa specimen

Upaya yang telah dilakukan mudah dibaca

Salah memberi identitas; Salah menetapkan diagnosa.

Kelalaian petugas

Petugas lebih teliti dalam melakukan anamnesa

Salah menandai form rujukan laboratorium yang akan diperiksa.

Salah melakukan jenis pemeriksaan.

Tidak fokus saat menandai

Petugas lebih fokus saat menandai jenis pemeriksaan yang akan dilakukan

Kesalahan sasaran (pasien) dalam mengambil specimen;

Salah menetapkan diagnosa.

Petugas kurang jelas saat memanggil pasien

Petugas memanggil pasien dengan menyebutkan nama dan alamat rumah

Kesalahan dalam mengambil jenis specimen;

Salah melakukan jenis pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

Petugas lalai tidak membaca form rujukan

Petugas lebih teliti dalam membaca form dan menginformasikan ulang kepada pasien

Kesalahan melabeli specimen yang telah diambil;

Salah melakukan jenis pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

Specimen tidak Petugas segera langsung diberi label memberi label nama setelah diambil dan nomor RM setelah mengambil specimen

Kesalahan memeriksa

Salah melakukan jenis

Petugas tidak

Petugas membaca

No

Tahapan Proses

d. Petugas mendokumentasikan hasil pemeriksaan

Failure Modes

Akibat

Penyebab

Upaya yang telah dilakukan

specimen;

pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

memberi identitas/label pada specimen

ulang form rujukan

Kesalahan menuliskan hasil pemeriksaan;

Salah menegakkan diagnosa.

Petugas tidak membaca identitas pasien

Petugas lebih teliti saat menuliskan hasil pemeriksaan

Kesalahan menuliskan identitas pada form hasil pemeriksaan;

Salah memberikan informasi hasil pemeriksaan kepada pasien.

Petugas hanya Petugas lebih teliti membaca nama dalam menuliskan pasien, tidak identitas pasien membaca umur dan alamat

Salah memberikan informasi hasil pemeriksaan kepada pasien.

Petugas tidak membaca alamat & umur

Petugas lebih teliti dalam memasukkan dalam rekam medis

Adanya nama pasien yang sama

Petugas lebih lengkap dalam memanggil pasien

e. Petugas laboratorium Salah memasukkan ke menyerahkan hasil dalam rekam medis; pemeriksaan ke ruang pengobatan umum

Salah menginformasikan Membuat cemas hasil pemeriksaan pasien. kepada pasien;

a. Petugas Laboratorium menerima form rujukan

RPN (Risk Priority Number)

D (Detectability)

Upaya kendali yg sdh dilakukan

O (Occurrence)

Kemungkinan sebab

S (Severty)

Akibat

Failure Modes

Tahapan Proses

VI. Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut:

Tulisan tidak jelas;

Salah melakukan jenis pemeriksaan.

9

Tulisan dokter yang memang tidak jelas

9

Mengubah tulisan dokter agar lebih mudah dibaca

7

567

Salah memberi identitas;

Salah menetapkan diagnosa.

6

Kelalaian petugas

9

Petugas lebih teliti dalam melakukan anamnesa

7

378

Salah menandai form rujukan laboratorium yang akan diperiksa.

Salah melakukan jenis pemeriksaan.

7

Tidak fokus saat menandai

6

Petugas lebih fokus saat menandai jenis pemeriksaan

6

252

RPN (Risk Priority Number)

D (Detectability)

Upaya kendali yg sdh dilakukan

O (Occurrence)

Kemungkinan sebab

S (Severty)

Akibat

Failure Modes

Tahapan Proses

yang akan dilakukan b. Petugas mengambil specimen pemeriksaan

Kesalahan sasaran (pasien) dalam mengambil specimen;

Salah menetapkan diagnosa.

7

Petugas kurang jelas saat memanggil pasien

6

Petugas memanggil pasien dengan menyebutkan nama dan alamat rumah

5

210

Kesalahan dalam mengambil jenis specimen;

Salah melakukan jenis pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

7

Petugas lalai tidak membaca form rujukan

6

Petugas lebih teliti dalam membaca form dan menginformasikan ulang kepada pasien

9

378

Kesalahan dalam mengambil jenis specimen;

Salah melakukan jenis pemeriksaan &

7

Petugas lalai tidak membaca form rujukan

6

Petugas lebih teliti dalam membaca form dan menginformasikan ulang kepada

9

378

c. Petugas memeriksa specimen

d. Petugas mendokumentasi kan hasil pemeriksaan

RPN (Risk Priority Number)

D (Detectability)

Upaya kendali yg sdh dilakukan

O (Occurrence)

Kemungkinan sebab

S (Severty)

Akibat

Failure Modes

Tahapan Proses

menetapkan diagnosa.

pasien

Kesalahan melabeli specimen yang telah diambil;

Salah melakukan jenis pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

7

Specimen tidak langsung diberi label setelah diambil

6

Petugas segera memberi label nama dan nomor RM setelah mengambil specimen

9

378

Kesalahan memeriksa specimen;

Salah melakukan jenis pemeriksaan & menetapkan diagnosa.

7

Petugas tidak memberi identitas/label pada specimen

6

Petugas membaca ulang form rujukan

8

336

Kesalahan menuliskan hasil pemeriksaan;

Salah menegakkan diagnosa.

7

Petugas tidak membaca identitas pasien

6

Petugas lebih teliti saat menuliskan hasil pemeriksaan

7

294

RPN (Risk Priority Number)

D (Detectability)

Upaya kendali yg sdh dilakukan

O (Occurrence)

Kemungkinan sebab

S (Severty)

Akibat

Failure Modes

Tahapan Proses e. Petugas laboratorium menyerahkan hasil pemeriksaan ke ruang pengobatan umum

Kesalahan menuliskan identitas pada form hasil pemeriksaan;

Salah memberikan informasi hasil pemeriksaan kepada pasien.

6

Petugas hanya membaca nama pasien, tidak membaca nomor RM dan alamat

6

Petugas lebih teliti dalam menuliskan identitas pasien

5

180

Salah memasukkan ke dalam rekam medis;

Salah memberikan informasi hasil pemeriksaan kepada pasien.

6

Petugas tidak membaca alamat & nomor register

6

Petugas lebih teliti dalam memasukkan dalam rekam medis

5

180

6

Adanya nama pasien yang sama

4

Petugas lebih lengkap dalam melakukan memanggil pasien

5

120

Salah Membuat menginformasikan cemas hasil pemeriksaan pasien. kepada pasien;

VII. Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan Diagram Pareto)

No

Failure modes: (urutkan dari RPN tertinggi ke terendah)

RPN

Persentase Keterangan kumulatif

KumulatiF

Tulisan tidak jelas;

567

567

17,32%

Salah memberi identitas;

378

945

28,87%

Kesalahan dalam mengambil jenis specimen;

378

1323

40,42%

Kesalahan melabeli specimen yang telah diambil;

378

1701

51,97%

Kesalahan memeriksa specimen;

336

2037

62,24%

Kesalahan menuliskan hasil pemeriksaan;

294

2331

71,22%

Salah menandai form rujukan laboratorium yang akan diperiksa.

252

2583

78,92% Titik potong pada persentase kumulatif 80 %

Kesalahan sasaran (pasien) dalam mengambil specimen;

210

2793

85,33%

Kesalahan menuliskan identitas pada form hasil

180

2973

90,83%

pemeriksaan; Salah memasukkan ke dalam rekam medis;

180

3153

96,33%

Salah menginformasikan hasil pemeriksaan kepada pasien;

120

3273

100,00%

VIII. Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggungjawab dan kapan akan dilakukan:

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

S

Kemungkina O n sebab

Upaya D kendali yg sdh dilakukan

RPN

Petugas Laboratori um menerima form rujukan

Tulisan tidak jelas;

Salah melakukan jenis pemeriksa an.

9

Tulisan dokter yang memang tidak jelas

9

Mengubah tulisan dokter agar lebih mudah dibaca

7

567

Salah memberi identitas;

Salah menetap

6

Kelalaian petugas

9

Petugas lebih teliti dalam melakukan anamnesa

7

7

Tidak fokus saat

6

Petugas lebih fokus saat

6

kan diagnosa.

Salah Salah menandai melakukan

Kegiatan yang direkomenda sikan Penulisan rujukan diperjelas

Penanggun g jawab

Waktu

dr umum

1 hari

378

Petugas menaati SOP BP Umum

dr umum

1 hari

252

Tulisan di form rujukan

Analis 1 hari laboratorium

Petugas mengambil specimen pemeriksa an

Petugas memeriksa specimen

form rujukan laborat yang akan diperiksa.

jenis pemeriksa an.

menandai

Kesalaha n sasaran (pasien) dalam mengam bil specimen ;

Salah menetap

Kesalaha n dalam mengam bil jenis specimen ;

Salah 7 melakukan jenis pemeriksa an & menetapka n diagnosa.

Kesalaha n melabeli specimen yang telah

Salah 7 melakukan jenis pemeriksa an & menetapka n

7

kan diagnosa.

Petugas kurang jelas saat memanggil pasien

menandai jenis pemeriksaan yang akan dilakukan 6

diperjelas/ diperbesar fontnya

Petugas 5 memanggil pasien dengan menyebutkan nama dan alamat rumah

210

Membuat SOP identifikasi pasien di laborat

Analis 1 laboratorium minggu

Petugas 6 lalai tidak membaca form rujukan

Petugas lebih teliti dalam membaca form dan menginforma sikan ulang kepada pasien

9

378

Komunikasi dengan pasien

Analis 1 laboratorium minggu

Specimen tidak langsung diberi label setelah diambil

Petugas segera memberi label nama dan umur setelah mengambil

9

378

Mengusulkan penambahan SDM yang kompeten untuk membantu analis saat

Kepala Puskesmas

6

1 minggu

Petugas mendokum entasikan hasil pemeriksa an

diambil;

diagnosa.

Kesalaha n memeriks a specimen ;

Salah 7 melakukan jenis pemeriksa an & menetapka n diagnosa.

Petugas tidak memberi identitas/lab el pada specimen

6

Petugas membaca ulang form rujukan

8

336

Petugas Analis 1 hari memberi laboratorium identitas / label pada spesimen dengan benar

Kesalaha n menulisk an hasil pemeriks aan;

Salah menegakk an diagnosa.

7

Petugas tidak membaca identitas pasien

6

Petugas lebih teliti saat menuliskan hasil pemeriksaan

7

294

Petugas membaca dan memastikan identitas pasien benar

Analis 1 hari laboratorium

Kesalah

Salah 6 memberika n informasi hasil pemeriksa an kepada pasien.

Petugas hanya membaca nama pasien, tidak membaca umur dan alamat

6

Petugas lebih teliti dalam menuliskan identitas pasien

5

180

Petugas membaca nama pasien, alamat dan no RM

Analis 1 hari laboratorium

Petugas tidak

6

Petugas lebih teliti dalam

5

180

Mengecek lagi nama,

Analis 1 hari laboratorium

an menulis kan identitas pada form hasil pemerik

specimen

pasien ramai

saan; Petugas laboratori

Salah Salah 6 memasuk memberika

um menyerahk an hasil pemeriksa an ke ruang pengoba tan umum

IX.

kan ke dalam rekam medis;

n informasi hasil pemeriksa an kepada pasien.

Salah menginfo rmasikan hasil pemeriks aan kepada pasien;

Membuat cemas pasien.

membaca alamat & umur

6

Adanya nama pasien yang sama

memasukkan dalam rekam medis

4

Petugas lebih lengkap dalam melakukan memanggil pasien

alamat dan nomer register pasien

5

120

Mengecek kebenaran identitas pasien dan tidak menginforma sian hasil pemeriksaan langsung kepada pasien

Analis 1 hari laboratorium

Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi: Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

S

Kemung O kinan sebab

Upaya D kendali yg sdh dilakukan

RP N

Petugas Laboratori um

Tulisan tidak

Salah melakukan

9

Tulisan dokter

Mengubah tulisan dokter

567

9

7

Kegiatan yang direkomen dasikan Penulisan rujukan diperjelas

Penan ggung jawab

Kegiatan yang dilakukan

dr

Dr umum menulis rujukan

S OD

RP N

menerima form rujukan

Petugas mengambil specimen pemeriksa an

jelas;

jenis pemeriksa an.

yang meman g tidak jelas

Salah memberi identitas;

Salah 6 menetapka n diagnosa.

Kelalaia n petugas

9

Petugas lebih teliti dalam melakukan anamnesa

7

378

Salah menandai form rujukan laborat yang akan diperiksa.

Salah melakukan jenis pemeriksa an.

7

Tidak fokus saat menand ai

6

Petugas lebih fokus saat menandai jenis pemeriksaan yang akan dilakukan

6

Kesalaha n sasaran (pasien) dalam mengam bil specimen ;

Salah 7 menetapka n diagnosa.

Petugas kurang jelas saat meman ggil pasien

6

Petugas memanggil pasien dengan menyebutkan nama, umur dan alamat rumah

Kesalaha

Salah

Petugas

6

Petugas lebih

7

agar lebih mudah dibaca

Umum

pemeriksaan laboratorium dengan jelas

Petugas menaati SOP BP Umum

dr umum

252

Tulisan di form rujukan diperjelas/ diperbesar fontnya

Analis laborat orium

Petugas memberi identitas dan memeriksa pasien dengan benar sesuai SOP Petugas menulis form rujukan pemeriksaan laboratorium dengan jelas

5

210

Membuat SOP identifikasi pasien di laborat

Analis laborat orium

9

378

Komunikas Analis

Petugas memanggil pasien dengan menyebutkan nama lengkap, umur dan alamatnya sesuai SOP Petugas

Petugas memeriksa specimen

n dalam mengam bil jenis specimen ;

melakukan jenis pemeriksa an & menetapka n diagnosa.

lalai tidak memba ca form rujukan

Kesalaha n melabeli specimen yang telah diambil;

Salah 7 melakukan jenis pemeriksa an & menetapka n diagnosa.

Specim en tidak langsun g diberi label setelah diambil

6

Petugas segera memberi label nama dan umur setelah mengambil specimen

9

378

Kesalaha n memeriks a specimen ;

Salah 7 melakukan jenis pemeriksa an & menetapka n diagnosa.

Petugas 6 tidak member i identitas /label pada specime n

Petugas membaca ulang form rujukan

8

336

Salah menegakk an

Petugas tidak memba

Petugas lebih teliti saat menuliskan

7

294

Petugas Kesalaha mendokum n entasikan menulisk

7

teliti dalam membaca form dan menginforma sikan ulang kepada pasien

6

i dengan pasien

laborat orium

membaca form rujukan dengan teliti dan menginforma sikan ulang kepada pasien Menambah SDM yang kompeten untuk membantu analis saat pasien ramai

Mengusulk an penambah an SDM yang kompeten untuk membantu analis saat pasien ramai Petugas memberi identitas / label pada spesimen dengan benar

Kepala Puske smas

Analis laborat orium

Petugas memberi identitas / label pada specimen dengan benar

Petugas membaca dan

Analis laborat orium

Petugas membaca dan

hasil pemeriksa an

Petugas laboratoriu m menyerahk an hasil pemeriksa an ke ruang pengobata n umum

an hasil pemeriks aan;

diagnosa.

ca identitas pasien

Kesalaha n menulisk an identitas pada form hasil pemeriks aan;

Salah 6 memberika n informasi hasil pemeriksa an kepada pasien.

Petugas hanya memba ca nama pasien, tidak memba ca umur dan alamat

6

Petugas lebih teliti dalam menuliskan identitas pasien

5

180

Salah memasuk kan ke dalam rekam medis;

Salah 6 memberika n informasi hasil pemeriksa an kepada pasien.

Petugas 6 tidak memba ca alamat & nomor register

Petugas lebih teliti dalam memasukkan dalam rekam medis

5

Salah menginfo rmasikan hasil pemeriks

Membuat cemas pasien.

Adanya nama pasien yang sama

Petugas lebih lengkap dalam melakukan memanggil

5

6

hasil pemeriksaan

4

memastika n identitas pasien benar Petugas Analis membaca laborat nama orium pasien, alamat dan umur

memastikan identitas pasien benar

180

Mengecek Analis lagi nama, laborat alamat dan orium umur

Petugas Mengecek lagi nama, alamat dan umur

120

Mengecek kebenaran identitas pasien dan tidak menginfor

Petugas Mengecek kebenaran identitas pasien dan tidak

Analis laborat orium

Petugas membaca nama pasien, alamat dan umur

aan kepada pasien;

X.

pasien

masian hasil pemeriksa an langsung kepada pasien

Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA: SOP Baru Petugas Laboratorium menerima form rujukan; Petugas mengecek ulang nama, alamat, umur; Petugas menginformasikan kepada pasien tentang jenis pemeriksaan yang akan dilakukan; Petugas menginformasikan kepada pasien tentang cara pemeriksaan yang akan dilakukan; Petugas mengambil specimen pemeriksaan; Petugas memberi identitas (nama, alamat, umur) pasien pada wadah specimen yang telah diambil; Petugas memeriksa specimen sesuai dengan permintaan rujukan; Petugas mendokumentasikan hasil pemeriksaan;

menginforma sian hasil pemeriksaan langsung kepada pasien

Petugas memastikan ulang hasil pemeriksaan ditulis pada form yang sesuai dengan nama, alamat, umur pada surat rujukan; Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan ke ruang pengobatan umum.

Mengetahui Kepala UPT Puskesmas Malangbong

Malangbong, 30 Agustus 2017 Ketua PMKP

dr. H. Hadi Harsono

drg. Dian Vicktorina Loka

NIP 196109201989031005

NIP 197402092003122002