Contabilidad Hotelera.docx

2.1 ORGANIGRAMA DE UN HOTEL Es un plan integral del propietario de un hotel para definir las actividades y responsabilidades departamentales. Esta estructura pone orden en todos los aspectos de operación del establecimiento, desde la recepción y servicio de habitaciones hasta el departamento de recursos humanos. Las estructuras organizativas para un hotel son necesarias para asegurar la máxima rentabilidad de cada habitación, restaurante y bar sobre una base diaria. Tu hotel puede funcionar de manera eficiente si se crea una estructura que es fácil de entender. La organización general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar, restaurante, etc. esta gráfica da una idea de la forma en que generalmente se constituyen las empresas turísticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del negocio y de las características que cada hotel posee, por lo que no es posible definir una organización uniforme. Sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas empresas sigue una forma de estructura de organización semejante a la presentada. En la mayor parte de los hoteles de México se ha adoptado un tipo de organización funcional en la que, como antes de ha expuesto, cada función está encomendada a un especialista, quien es directamente responsable de los resultados. Atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio, la función de los primeros es originar ventas entre estos están habitaciones, alimentos y bebidas centros nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos. Los segundos son aquellos en los que se centraliza una función específica, su misión auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad común, dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras, personal, almacén, mantenimiento y seguridad.

2.2. FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL 2.2. FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Generalmente es nombrado por la asamblea general de accionistas y dentro de sus funciones estas siguientes:



Nombrar al director general



Elaborar los planes a seguir en el manejo del hotel y comunicarlos al director general.



Determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas COMISARIO Es un órgano de vigilancia de las sociedades y está a cargo de uno o varios comisarios temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas ajenas a la sociedad. AUDITORIA EXTERNA La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos. La

Auditoría

Externa

o

Independiente

tiene

por

objeto

averiguar

la

razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.

DIRECTOR GENERAL Es nombrado por el consejo de administración y sus funciones son las siguientes: 

Establecer los objetivos y políticas a seguir



Proponer el tipo de organización que se llevara a cabo para el hotel



Determinar el presupuesto que se dará a cada uno de los departamentos



Trabajar conjuntamente con el consejo de administración

CONTRALOR GENERAL El Contralor General es el encargado de vigilar y controlar el ejercicio del gasto de la empresa. Así mismo verificar el cumplimiento de la elaboración de los estados financieros de acuerdo a las disposiciones aplicables y vigilar el control y registro de los bienes que integran el patrimonio de la empresa. AUDITOR ADMINISTRATIVO Investigación constante de planes y objetivos Estudio de las políticas y sus prácticas

Revisión constante de la estructura orgánica Estudio constante de las operaciones de la empresa Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales Revisión del equilibrio de las cargas de trabajo Revisión constante de los métodos de control

GERENTE GENERAL Un Gerente general es una persona clave para el mantenimiento regular y eficiente de las operaciones de un negocio. Las responsabilidades de un gerente general varían según la compañía y la industria. Si bien cada uno de ellos lleva a una serie de responsabilidades, algunas de las básicas son comunes para todos los gerentes. CONTADOR GENERAL Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que este sujeto este, así como proporcionar información contable, financiera, y fiscal que sea requerida. CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Se encarga de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un objetivos y posteriormente supervisarlos. Sus funciones son: Comparar lo real con lo planeado y llegar a lo que se determinó Verificar que las requisiciones estén debidamente autorizadas Revisar porciones y preparación de platillos, así como los insumos utilizados para su elaboración Verificar que toda salida de alimentos y bebidas este amparada por un formato Revisar las cortesías Valorar las transferencias efectuadas entre los diversos departamentos Hacer los inventarios físicos de los almacenes Elaborar la conciliación de alimentos y bebidas

GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Depende directamente del gerente general y sus funciones son las siguientes: Dirigir las secciones, componentes del departamento de alimentos y bebidas. Trabajar en forma coordinada con : compras, contabilidad, y costos Supervisar los almacenes y la preparación de platillos Trabajar junto con el contralor de alimentos y bebidas en la reducción de los gastos y costos de su departamento Implantar controles, vigilar la disciplina de su personal CAJA GENERAL Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepción debidamente verificados para su depósito, así como realizar los pagos de compras al contado, a crédito, sueldos y salarios a los trabajadores, reposiciones de caja chica y reembolso a cajeros, además de: 

Llevar un adecuado control del movimiento de las cajas situadas en los distintos

departamentos del hotel, con el fin de coordinar los diversos sobres de efectivo 

Custodiar fondos fijos de los cajeros departamentales y de recepción, entregando

cada mañana a los diversos departamentos y verificar que lo devuelvan al terminar la jornada, anotando fechas, firmas e importes en el registro, que para tal efecto se lleva con el visto bueno de seguridad.

RECEPCION Primer departamento de atender al huésped cuando llaga al hotel, también es el último con el que es huésped tiene contacto antes de abandonar el hotel, dejándole un buen o mal recuerdo, según la forma con lo hayan tratado, de ahí, la gran importación que tiene su funcionamiento. JEFE DE TURNO Es el encargado de supervisar a las operadoras que tienen a su cargo el conmutador. Sus funciones son: 

Conocer a la perfección todo el sistema telefónico instalado en el hotel, para

aprovecharlo al máximo. 

Comunicar oportunamente a la compañía de teléfonos las fallas del equipo y las

extensiones descompuestas.



Mantener debidamente actualizado el rack de información



Revisar los registros de llamadas telefónicas con servicio controlado



Mantener un estricto control sobre el servicio de llamadas de larga distancia

AMA DE LLAVES 

Es la responsable de mantener limpio el hotel



Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza



Custodiar las llaves maestras del hotel



Controlar el servicio de guardería infantil



Ser responsable de los uniformes del personal del hotel



Solicitar los servicios del departamento de mantenimiento para algún área bajo su

responsabilidad 

Organizar juntas con el personal de intendencia periódicamente



Asistir a juntar de la gerencia general con otros jedes de departamento

JEFE DE STEWARD Es el encargado de vigilar que todas las áreas donde se sirvan alimentos o bebidas, cuenten con todo el equipo de operación necesario para ofrecer el servicio. INSPECTORA DE PISO

Se encarga de vigilar y supervisar que los cuartos y pasillos estén limpios

2.3 OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y REGISTRO CONTABLE OPERACIONES CONTABLE

PRINCIPALES,

CONTROL

ADMINISTRATIVO

Y

REGISTRO

HOSPEDAJE: La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la Concentración de Reservaciones del Día. Es importante que una vez que el hotel ha aceptado la reservación se exige un depósito correspondiente al importe de una noche.

REGISTRO: Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias, para enviarlas a: al tablero de ocupación, conmutador telefónico, departamento de ropería y al tablero de información. El objeto de este registro es: 

Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes.



Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros.



Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes.



Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de

llaves en sus revisiones diarias.

APERTURA DE ESTADO DE CUENTA. Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo, cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta de registro y que contenga los requisitos fiscales. LIMPIEZA Y SUPERVISIÓN DE CUARTOS. INFORME DEL AMA DE LLAVES Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos ocupados para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner toallas limpias,

accesorios, checar el consumo del servi-bar, reportar alguna falla en las instalaciones y será responsabilidad de camaristas y ama de llaves elaborar un reporte. Se deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento de contabilidad. INFORME DEL DE OCUPACIÓN DE CUARTOS. La recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados, vacíos, fuera de servicio, de cortesía, el número de personas y costo de habitación. Enviará el original a la gerencia y la copia junto con el informe del auditor nocturno, el departamento de contabilidad para su verificación y registro. ALIMENTOS Y BEBIDAS: El servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos secciones: la cocina y el comedor. LA COCINA. Se controlan y se determinan los costos y gastos de la elaboración de alimentos. EL COMEDOR. Se controlan y cuantifican los ingresos por la venta de los alimentos. GASTOS Y COSTOS DE ALIMENTOS. Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos, existen los de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los perecederos se cargan directamente al costo de ventas y los otros se llevan a un almacén y después con vales de salida se llevan a la misma cuenta de costos. INGRESOS. LA COMANDA. El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará al jefe de cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados. CUENTA CHEQUE. Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas.

El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre que contiene el corte de caja o reporte de cajeros. OTROS SERVICIOS. Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. deben registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe diario de cada servicio.

REGISTRO CONTABLE: Existen diversos casos para el registro contable de las operaciones de hotelería, el primer caso se deriva de la conformación de la tarifa de hospedaje; donde ésta se conforma por: Renta de la habitación, el Impuesto al Valor Agregado correspondiente y el Impuesto local al Hospedaje, de acuerdo a las tasas marcadas en las Leyes de Ingresos de cada Entidad Federativa. TARIFA AL PÚBLICO DE UN HOTEL EN NAYARIT

TARIFA DIARIA

833.00

Renta de Habitación

700.00

I. V. A. (16%)

112.00

Impuesto al Hospedaje (3%)

21.00

Donde la renta de Habitación es cuenta de Resultados Acreedora, y las otras dos, son de Pasivo Circulante. Cuando se solicita un depósito en efectivo para garantizar la reservación, interviene otra cuenta de Pasivo Circulante denominada “Saldo de Huéspedes”, quedando el registro como sigue: Registro del Depósito

Caja

500.00

Huéspedes

500.00

En todos los casos, es conveniente manejar como subcuentas los números de habitación correspondiente. Otra situación es que se realice una reservación vía telefónica, fax o Internet, depositándonos en cuenta la tarifa correspondiente, quedando así:

Reservación con Pago Anticipado

Cuenta Bancos

Debe

Haber

2,499.00

Renta de Habitación

2,100.00

I. V. A. (15%)

336.00

Impuesto al Hospedaje (3%)

63.00

Por último, es posible reservar a través de Agencias de Viajes, empresas a las que se les paga una comisión por el servicio: Reservación por Agencia de Viajes

Cuenta Clientes

Debe

Haber

2,450.28

Renta de Habitación

2,100.00

I. V. A.

336.00

Impuesto al Hospedaje (3%)

63.00

Comisión Agencia I.V.A. Acreditable (Por la comisión) Sumas Iguales:

42.00 6.72 2,499.00

2,499.00

Cuando la Agencia de Viajes Paga

Cuenta

Debe

Bancos

Haber

2,450.28

Clientes Sumas Iguales:

2,450.28 2,450.28

2,450.28

El Departamento de Ama de Llaves también genera movimientos contables derivados de la función de Limpieza y Supervisión; éstos son generalmente por los consumos del Servibar y eventualmente por faltantes de blancos atribuibles al huésped. Cargos por Ama de Llaves

Cuenta

Debe

Huéspedes

Haber

870.00

Consumo de Servibar

250.00

Blancos Faltantes

500.00

I. V. A Trasladado

120.00

Sumas Iguales:

870.00

870.00

También se realizan consumos en Restaurantes, bares y servicios adicionales como lavandería, tintorería y servicios telefónicos; a los que es posible adicionar propinas, que se deben distribuir según su naturaleza.

Cargos por Consumos Diversos

Cuenta Huéspedes Restaurant La Palapa

Debe

Haber

1,378.80 280.00

Bar El Trago

360.00

Tintorería

150.00

Servicio Telefónico

60.00

Café El Descanso

80.00

I. V. A Trasladado

148.80

Propinas

300.00

Sumas Iguales:

1,378.80

1,378.80

DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería, reporte diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación de cobradores, relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción, notas de salida o requisiciones de almacén etc.

POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios: 

De ocupación de cuartos



De ventas de alimentos y bebidas



Diario de tintorería



Teléfonos



Lavandería



De lectura para uso del auditor nocturno POLIZAS DE COMPRAS Se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros artículos detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares

POLIZA DE INGRESOS POR DEPÓSITO DEL BANCO Su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.

POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE Se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa. Se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque, la que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos. POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS 

Se expedirá por provisión para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc.



Provisión para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc.



Por ajustes, traspasos etcétera. POLIZA DE CUENTA POR COBRAR Se formulará para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la relación de cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentación comprobatoria firmada por los clientes o huéspedes y demás reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y otros. POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por descuentos

en

alimentos,

bebidas,

tintorería,

lavandería,

teléfonos,

telégrafos,

estacionamiento etc. POLIZA DE COSTO Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de alimentos y bebidas.    

Ventas totales Ajustes y descuentos Relación de cortesías a precio de venta Relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de

venta  

Importe de inventarios iniciales Importe de compras netas

   

Costo de ventas bruto Costo de ventas aparentes Relación de los inventarios finales debidamente valuados Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a empleados, traspasos entre los restaurantes y bares, cortesías de huéspedes, roturas y pérdidas al costo.  Costo de ventas neto  Factores de costo de venta neto, en relación con las ventas netas.

LIBROS Y REGISTROS LOS PRINCIPALES SON: Mayor Diario general Libro de actas Diario de ingresos por ventas Diario de cuentas por cobrar Diario de compras Diario de egresos o de cheques expedidos Diario de ingresos o de depósitos al banco Diario de operaciones diversas Diario de salidas de almacén OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de:



Cajas registradoras de recepción



Cajas registradoras por departamento



Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos