Construction Budget Evaluaton May 26

Evaluation of construction or  implementation budgets with  explicit consideration of  uncertainties  Simplified determination of  the probability of exceeding  construction/implementation budgets 

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ost as the 

generally 150­300% 

selected structure proved 

Exceeding of budgets may arise from ­quantities and other uncertainties ­construction/implementation hazards Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

The application discussed herein is a  subset of the Comparative Decision  Analysis  (CDA, © Riskope International, 2007­*)  presented in the book  “Improving Sustainability through Reasonable  Risk & Crisis Management” by F. & C. Oboni,  2007 Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

Example/Case  study:  a company has 110M$ budget  available to build a facility Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

The classic approach would be: To design the facility (may be in several  staged refinement steps) To estimate its costs based on quantities Evaluate contingencies (generally a lump  sum amount, let’s say 15%) Check if that estimate fits within the budget Decide to go ahead or re­design. Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

…and a typical result would be, for  example: Cost estimate 90M$ with possible: 5% economy 15% increases

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Which translates into the following  forecasted costs: Min cost=

90­0.05*90=

Average cost=

 

 85.5 M$   90.0 M$ 

Max cost=  90+0.15*90=    103.5 M$  Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

It is very difficult to: ­Take these numbers and integrate them into a  coherent risk management approach because we do  not know the probabilities of occurrence of those  costs, and risk tolerability cannot be checked ­Understand what the real variability of the project cost  could be. These difficulties can be overcome by using the  Riskope’s application Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

To use the Riskope’s application a  simple  table of potential over­costs (+,­) is built for a  pre­designed list of potential construction  hazards

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  NB: Potential over costs are entered as positive values,           Potential under­costs as negative values   (M$)

Min (M$) Ave (M$) Max (M$)

Some materials  may be:

available in  abundance  when needed,  thus cheaper

OR they may be in  high demand,  thus costlier  than foreseen

­3

7

21

 

 

 

 

 

 

Some elements of  the system  may prove:

easier than foreseen  OR more difficult to  to build (thus  build (increasing  cheaper) the costs)

1

3

7

 

 

 

 

 

 

The economy may  be 

down, thus labor  prices will be  lower 

OR high, thus labor  prices will be  higher

­1

6

16

 

 

 

 

 

 

Environmental  Soundness  may prove to 

good, thus no or  little over­costs  due to  compliance

OR bad, thus  generating over­ costs for  construction  

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1

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As soon as the values are entered,  the application computes: ­The probability that the budget will be overcome ­The min and the max cost values ­The Monte Carlo simulation, loaded with hazardous assumptions is not used! ­Assumptions are of course made to keep this approach as simple as possible.

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In the example the result is that the  probability of exceeding the initial  budget of 110M$ is 22.5%  approximately 1/5, i.e. a little more  than getting a specific number when  rolling a dice (1/6))  Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

Translated into graphic for our example:  The budget is the blue vertical line. The probability of exceedance of 

the budget is the area underneath the orange cost function to the right  of the blue line. 0.16 Construction Analysis Construction Budget ($)

0.14 0.12 0.1 0.08 0.06 0.04 0.02 0 0

20

40

60

80

100

120

140

160

As it can be seen the min and max values of the project cost cover a very wide  range, but the probabilities of occurrence of the extremes are negligible.

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Let's examine: Three construction/implementation  alternatives for the same object: Alpha; Beta; Gamma each one using different techniques,  contractors etc. Thus each one with a  different set of uncertainties and risks.

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Cost Distribution and Probability of Passing the Budget for the "Alpha" construction method,  or construction company, or ....

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Cost Distribution and Probability of Passing the Budget for the "Beta" construction method,  or construction company, or ....

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Cost Distribution and Probability of Passing the Budget for the "Gamma" construction method,  or construction company, or ....

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Did you notice that all the three had a  probability of overbudget of ~22.50%? At first sight one could conclude they are  equivalent proposals/methods/ alternatives, but are they really?  If they weren't how can you justify the  selection of one to your company? Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

p,C Diagram with Overbudget Forecasts for each construction method,  or construction company, or ....

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Objective vs Perceived Tolerability

We humans often tend to overstimate our tolerability (overconfidence bias)  for a given range of losses. The shaded area depicts the interval where the particular client of this  example will be overconfident in term of tolerability of their risks   

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p,C Diagram with Overbudget Forecasts for each construction method, or  construction company, or ....and Objective,  Perceived Tolerability.

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Plotted on a non Log/log  Graph the alternatives can be  “weighted” to understand  which one should be adopted  taking in account  uncertainties, risks and  company's own tolerabilities  

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With this analysis the company can  decide:  1) whether they can tolerate the risk to go  ahead with Alpha or Beta, or Gamma by  comparing  the risks posed by each one with  their tolerability criteria, 2) how much money should be spent to  refine the project and reduce uncertainties But more importantly: Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com

This application is the starting point for  using the CDA alternative comparison  system which: Overcomes the well known NPV fallacies Allows long term financial comparison of  design alternatives Sheds a lucid and transparent light on  alternatives potential flaws. Riskope International  SA © 2009 www.riskope.com