Comunicazione Jpl

LA COMUNICAZIONE COME COMUNICARE E COME FARE UN PIANO DI COMUNICAZIONE LAURA CIACCI

Aprile - Giugno 2008

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INIZIAMO…. con rispondere a una domanda: Perché voglio comunicare e a cosa mi serve? (per avere risposte bisogna prima porsi domande)

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LE 3 LEGGI DELLA COMUNICAZIONE Tutto è comunicazione Non si può non comunicare Ciò che abbiamo comunicato è ciò che l’altro ha capito (Scuola di Palo Alto)

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COMUNICAZIONE = GESTIRE LA COMPLESSITA’ Scomporre la complessità: c’è un metodo

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IL METODO

Applicare un metodo per capire e affrontare la complessità

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UN ESERCIZIO

Scrivete in sequenza logica le azioni che dovete compiere per arrivare a cenare

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QUINDI….

Scrivete in sequenza logica le azioni che dovete compiere per comunicare

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ADOTTANDO IL METODO E SCOMPONENDO LE AZIONI CONSEQUENZIALI IN UN PROCESSO DI COMUNICAZIONE EFFICACE SCOPRIAMO CHE... Nel processo di comunicazione: 1. Tacere 2. Ascoltare 3. Capire 4. Mirare 5. Sintonizzarsi 6. Selezionare 7. Comportarsi 8. Gestire 9. Allearsi 10. Valutare Aprile - Giugno 2008

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Verbi che permettono di identificare le fasi del progetto di comunicazione. Ma per avere risposte bisogna prima porsi domande Qual è la prima mossa?  Tacere/ascoltare/capire = analisi d’ambiente Cosa vogliamo ottenere?  Mirare = obiettivi di comunicazione Quali sono i punti di riferimento?  Sintonizzarsi = politica di comunicazione Grazie, ma come si raggiungono gli obiettivi?  Selezionare= strategia di comunicazione

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A chi ci rivolgiamo?  I pubblici di riferimento Sì, ma che gli raccontiamo?  I messaggi E, in pratica, che facciamo?  Comportarsi = le azioni di comunicazione Quanti soldi? Chi lo fa? Quando, in quanto tempo? Chi controlla chi?  Gestire/allearsi = le risorse Come facciamo a capire se abbiamo fatto bene?  Valutare = la valutazione dei risultati

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QUAL’ E’ LA PRIMA MOSSA? Guardarsi intorno è la prima regola per comunicare bene. Ascoltare è la principale competenza del comunicatore. Analisi d’ambiente = ascoltarsi intorno Aprile - Giugno 2008

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PENSIERI SPETTINATI

Il silenzio “Non si dovrebbe mai lasciare passare un’occasione per stare zitto” Curt Goetz

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“Si possono osservare un sacco di cose, basta guardare” prima legge di Berra

“Silenzio: stato che si verificherebbe se la gente parlasse soltanto di cose di cui si intende” Anonimo

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La qualità della comunicazione dipende nella maggior parte dei casi dalla capacità di svolgere una buona analisi dello scenario in cui ci si muove, per valutare tutti i fattori che possono incidere sul raggiungimento degli obiettivi Aprile - Giugno 2008

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I VANTAGGI DEL BUON ASCOLTO 1. Migliori opportunità d’informazione e di riconoscimento dei problemi 2. La possibilità di seguire meglio l’evoluzione dei problemi e delle situazioni 3. Migliore qualità nelle decisioni da prendere 4. Miglior conoscenza delle persone, del modo in cui trattarle e del modo in cui pensano e affrontano i problemi 5. Maggiori occasioni di miglioramento dell’organizzazione 6. Maggiore motivazione 7. Aiuto nella soluzione e persino nella prevenzione dei problemi 8. Possibilità di conoscere cosa pensano i collaboratori del loro lavoro 9. Possibilità di scoprire i motivi di un eventuale scarso rendimento 10. Maggior possibilità di essere ascoltati da parte degli altri

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L’ANALISI DELLO SCENARIO 

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

le caratteristiche comuni degli interlocutori potenziali le tendenze degli interlocutori potenziali i fenomeni che condizionano il raggiungimento degli obiettivi la descrizione dell’ambiente in cui ci troviamo ad agire, o in cui vogliamo agire

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PERCHE’ FARE L’ANALISI 1.

per fornire all’organizzazione uno schema di riferimento più ampio attraverso:



la delimitazione del settore o della tematica di riferimento il sondaggio degli atteggiamenti e dei comportamenti all’interno dell’organizzazione la mappa delle istituzioni, dei soggetti e dei gruppi rilevanti l’analisi dei documenti: pubblicazioni, articoli, campagne di informazione istituzionali, atti di incontri e convegni, ecc. le interviste:identificazione di un gruppo di interlocutori rappresentativi, interni ed esterni all’organizzazione la relazione di sintesi, descrizione qualitativa dello scenario

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2. per individuare gli interlocutori ai quali prestare attenzione 3. per raggiungere gli obiettivi del piano di comunicazione 4. per individuare forze/interessi/punti di conflitto ai quali prestare attenzione, per prevedere il comportamento degli interlocutori Aprile - Giugno 2008

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COSA VOGLIAMO OTTENERE? Gli obiettivi della comunicazione Non basta comunicare, occorre raggiungere risultati voluti

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GLI OBIETTIVI NON SOLO INFORMARE, MA OTTENERE UN COMPORTAMENTO DA PARTE DEI DESTINATARI “Obiettivo” della comunicazione: il risultato che si vuole raggiungere attraverso la comunicazione

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La comunicazione è sempre uno strumento: quando si comunica non basta riuscire a comunicare, occorre che la comunicazione raggiunga il risultato per il quale è strumento. Il risultato è il metro della comunicazione

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“Remare più forte non è di aiuto se l’imbarcazione è orientata dalla parte sbagliata” Kenichi Omahe

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QUALI SONO I PUNTI DI RIFERIMENTO? LA POLITICA DI COMUNICAZIONE La linea che ogni comunicazione deve seguire nel medio-lungo periodo E’ costituita dai principi ai quali attenersi:  regole alle quali ogni comunicazione dell’organizzazione deve essere conforme  limiti da osservare nella comunicazione  orientamenti da seguire (la “linea”)

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GRAZIE, MA COME SI RAGGIUNGONO GLI OBIETTIVI? La strategia  criteri di priorità tra i pubblici  criteri di priorità tra i messaggi  criteri di scelta delle azioni  concertazione delle azioni  individuazione dei pubblici per ciascuna azione  controllo delle interferenze e delle duplicazioni delle azioni Aprile - Giugno 2008

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LA STRATEGIA DI COMUNICAZIONE Studio della strategia: individuazione dei criteri di scelta delle azioni. Cioè:  classificazione degli obiettivi principali e degli obiettivi secondari  individuazione dei criteri di priorità tra i pubblici  definizione dei messaggi principali: priorità e correlazioni (logiche, strumentali, temporali, qualitative)  individuazione della tipologia delle azioni: priorità e correlazioni  eliminazione di conflitti,interferenze, sovrapposizioni, duplicazioni fra le azioni Aprile - Giugno 2008

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“Durante una campagna militare ogni mossa deve essere analizzata e preparata in stretta connessione con ogni altra mossa, fatta o da farsi. Tutte insieme devono puntare ad un comune obiettivo. Agire a tentoni significa sicuramente perdere.” Napoleone

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A CHI CI RIVOLGIAMO? I PUBBLICI I pubblici sono persone. I pubblici sono i destinatari della comunicazione, l’ “altro interesse” da attivare nel processo di comunicazione. = risorse da attivare

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I PUBBLICI Ogni gruppo portatore di interesse per l’organizzazione si caratterizza per:  aree di scambio  esigenze informative  tipologia di relazione  struttura interna  atteggiamenti  comportamenti  abitudini comunicazionali  capacità di ascolto  aspettative... Aprile - Giugno 2008

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CONVOCARE ALLA COLLABORAZIONE Per ottenere risposte non basta trasferire informazioni. Bisogna convocare alla collaborazione. Attraverso la comunicazione deve realizzarsi l’attivazione come risorse dei pubblici. Aprile - Giugno 2008

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IL MESSAGGIO: IL CONTENUTO E LA QUALITA’ DELLA COMUNICAZIONE Messaggio: il nucleo essenziale del contenuto di una comunicazione = ciò che la comunicazione vuole trasmettere agli interlocutori. Quanto più il messaggio interessa gli interlocutori,tanto più ha probabilità di arrivare fino ad essi (= qualità del messaggio). L’interesse degli interlocutori può quindi essere sollecitato sia dalla qualità del messaggio che dalla qualità dello strumento usato. Aprile - Giugno 2008

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LA SELEZIONE DEI MESSAGGI E’ importante:  basare la selezione dei contenuti sull’analisi d’ambiente;  valutare la corrispondenza tra il messaggio e l’obiettivo che si vuole raggiungere;  differenziare i messaggi in base agli interlocutori e alle loro caratteristiche;  tenere sempre presente la “linea” della politica e le “priorità” della strategia;  scegliere le azioni in modo che siano il più possibile vicine agli interessi degli interlocutori. Aprile - Giugno 2008

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E IN PRATICA CHE FACCIAMO? LE AZIONI DI COMUNICAZIONE L’ AZIONE E’ COMPORTAMENTO Io comunico ciò che faccio, il mio comportamento è la comunicazione

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CONCETTO DI AZIONE DI COMUNICAZIONE E’ UN’AZIONE SPECIFICATAMENTE IMPOSTATA PER RAGGIUNGERE L’OBIETTIVO PREFISSATO NEL PIANO DI COMUNICAZIONE. Deve quindi:  raggiungere il pubblico prescelto;  essere interessante per gli interlocutori;  essere efficace per trasmettere loro il messaggio.

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Quando il progettista è povero di idee spesso usa materiali molto preziosi Bruno Munari

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AREE DELL’ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE            

Rapporti interpersonali rapporti istituzionali rapporti con i mass-media eventi mostre e fiere pubblicità istituzionale sponsorizzazione attività editoriale immagine grafica coordinata supporti visivi e audiovisivi immagine dell’organizzazione gestione dell’emergenza

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CRITERI PER LA SCELTA DEGLI STRUMENTI        

Accessibilità attrattività modo di presentazione dei messaggi ritmo e velocità di emissione potenza espressiva persistenza dell’informazione flessibilità costi

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GESTIRE LA COMUNICAZIONE



Il budget (o investimento): quanti soldi?



Responsabilità



Calendario quanto tempo?



Monitoraggio

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:

chi lo fa? :

:

quando,in

chi controlla chi?

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IL FEED-BACK FEED-BACK = nutrire di ritorno emettere - raccogliere - restituire Ogni emissione di informazione si accompagna ad uno stimolo a reagire Per definizione, un’azione-reazionerestituzione non si ferma mai.

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LA VALUTAZIONE DEI RISULTATI I risultati si possono valutare misurandoli. La misurabilità dei risultati è:  un criterio di selezione delle azioni;  una parte del programma di azioni. Per misurare i risultati della comunicazione, bisogna pensarci prima e prepararsi in anticipo. Aprile - Giugno 2008

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LA CASSETTA DEGLI ATTREZZI

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RAPPORTI INTERPERSONALI Si usano per:  massimizzare l’impatto verso uno specifico interlocutore con attenzione alle sue personali caratteristiche, con particolare attenzione alle sue reali attese;  comunicare direttamente strategie o necessità dell’organizzazione;  ottenere informazioni dirette, non mediate attraverso l’utilizzo di altri canali di comunicazione. Aprile - Giugno 2008

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Con chi:  pubblici interni;  pubblici esterni: sindacati, amministrazione pubblica, associazioni e tutti i pubblici di interesse strategico Strumenti tipici:  esplicitare in modo chiaro e riconoscibile i propri obiettivi;  sviluppare la capacità di ascolto;  controllare i messaggi “non verbali”  essere disponibili ad adattare e a modificare i propri obiettivi in base alle risposte degli interlocutori.

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Risorse necessarie:  utilizzabili volontariamente: tempo, professionalità, luogo, conoscenza della persona…  gestibili a livello psicologico: valori, percezioni, aspettative, disponibilità allo scambio…. Valore principale di questa area di attività: possibilità di instaurare un rapporto di fiducia con l’interlocutore; non è una trasmissione di informazioni, è una relazione comunicativa Aprile - Giugno 2008

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RAPPORTI ISTITUZIONALI Si usano per:  rappresentare gli interessi dell’organizzazione a livello decisionale e legislativo, eliminando le distorsioni e le dispersioni della comunicazione indiretta e mediata;  informare democraticamente i decision makers sui temi, sulle aspettative e sulle prospettive dell’organizzazione al fine di ottenere un riconoscimento dei propri interessi negli ambiti ritenuti rilevanti e influenti. Aprile - Giugno 2008

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Con chi:  organismi legislativi e amministrazioni pubbliche  centri di potere e di riferimento di interessi (partiti, sindacati, movimenti)  altri centri di opinione (università, organizzazioni scientifiche e culturali, centri di studi e ricerca) Strumenti tipici:  contatto diretto orientato alle esigenze informative dell’interlocutore e alle sue modalità di comportamento;  elaborazione di informazioni e di progetti specifici;  gestione di eventi o di iniziative

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Risorse necessarie:  capacità di selezionare il livello di comunicazione verso i decisori;  rispetto delle regole di trasparenza, continuità e qualità dell’attività professionale;  modalità di comportamento non discriminanti;  informazione documentata degli sviluppi politici, economici e sociali;  sinergie con altre aree della comunicazione. Valore principale di questa area di attività: partecipazione democratica, positiva e propositiva nei confronti degli ambienti decisionali.

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RAPPORTI CON I MASS-MEDIA Si usano per:  ottimizzare il rapporto tra l’organizzazione e la società complessiva attraverso il miglior utilizzo del rapporto tra mezzo di informazione e pubblico raggiunto;  equilibrare la presenza dell’organizzazione sui mass-media.

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Con chi:  pubblici diretti: mezzi di informazione;  pubblici indiretti: opinione pubblica, gruppi di interesse e opinioni collettive. Strumenti tipici:  agenzie di stampa  stampa quotidiana nazionale e locale  settimanali e mensili di informazione  stampa specializzata  radio  televisione

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Strumenti operativi:  colloquio diretto  comunicato stampa  materiale informativo  collaborazioni  conferenza stampa  intervista  seminario di aggiornamento  press-tour  audiovisivi Aprile - Giugno 2008

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Risorse necessarie:  rapporto continuativo, coerente e sempre aggiornato;  investimenti variabili in base alla strategia di relazione adottata Valore principale di questa area di attività: l’organizzazione si inserisce a livello tecnico e professionale nel sistema multimediale

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EVENTI Si usano per:  realizzare una comunicazione mirata su argomenti specifici: dare rilevanza ad una tematica, un messaggio, una richiesta, un risultato, una posizione politica…. 

Avviare un processo di comunicazione capace di essere declinato tra relazione pubblica, mediata e personale

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Con chi:  pubblici diretti: partecipanti dell’evento;  pubblici indiretti: raggiunti attraverso i mezzi di informazione. Strumenti tipici:  convegno, congresso, convention  tavola rotonda  seminario di studio o di aggiornamento  incontro o riunione  presentazione  manifestazione  festa  ….

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Strumenti operativi:  mailing list mirata  luogo dell’incontro  materiale di supporto, brochure, programma, materiale visivo e audiovisivo  allestimento degli spazi  buffet, pranzo….  tempo libero complementare all’evento

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Risorse necessarie:  qualificata capacità di gestione  pianificazione accurata  presenza attiva degli uomini dell’organizzazione per la gestione delle relazioni personali Valore principale di questa area di attività: è un fatto rilevante capace di avviare un processo di comunicazione

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MOSTRE E FIERE Si usano per:  qualificare la presenza dell’organizzazione in un contesto comunicativo specifico;  informare sulle caratteristiche dell’organizzazione e dei suoi prodotti/servizi/funzioni;  realizzare un’occasione di incontro con un ampio settore di pubblico Aprile - Giugno 2008

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Con chi:  pubblici diretti:partecipanti, non omogenei come nel caso degli eventi;  pubblici indiretti: raggiunti attraverso i mezzi di informazione. Strumenti tipici:  analisi delle manifestazioni più prestigiose organizzate in settori di interesse per l’organizzazione;  pianificazione annuale della presenza;  scelta di una strategia di comunicazione specifica per ogni manifestazione

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Risorse necessarie:  il più delle volte sono significativi gli investimenti Valore principale di questa area di attività: manifestare forte presenza sul territorio dell’organizzazione in un confronto diretto con altre organizzazioni o soggetti impegnati nel medesimo settore.

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SPONSORIZZAZIONE Si usano per:  ottenere notorietà, anche immediatamente visiva, del marchio e del ruolo dell’azienda;  comunicare l’impegno dell’azienda per lo sviluppo di settori specifici della cultura, dell’arte, dello sport, del sociale;  raggiungere pubblici specifici coinvolti, o comunque raggiunti, dalla manifestazione promossa. Aprile - Giugno 2008

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Con chi:  partecipanti alla manifestazione e pubblici interessati;  grande pubblico attraverso l’eco sui media. Strumenti tipici:  progetto di sponsorizzazione:  

scelta strategica del settore nel quale far diventare significativa la presenza dell’organizzazione; selezione di un programma di interventi di medio periodo (contributi isolati non possono garantire risultati efficaci).

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

Contratto di sponsorizzazione:  



Controllo dell’esecuzione: 



definizione del rapporto con l’organizzazione generale della manifestazione; divisione delle responsabilità di finanziamento e operative. necessità di seguire la realizzazione del progetto, sia per far fronte alle emergenze operative sia per controllare la qualità dei risultati di comunicazione.

Azione sui media: 

pianificazione di un forte supporto attraverso i mass media, che il più delle volte impegna la parte più significativa del budget a disposizione per la sponsorizzazione.

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Risorse necessarie:  capacità di investire in modo adeguato attraverso la pianificazione strategica e la correlazione degli effetti di comunicazione agli obiettivi dell’azienda. Valore principale di questa area di attività:  qualificare il ruolo e il prestigio dell’azienda a fronte di forti investimenti necessari.

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ATTIVITA’ EDITORIALE Si usa per:  promuovere la cultura dell’organizzazione coerente con la strategia (interno);  attivare canali preferenziali di comunicazione verso pubblici specifici e importanti per l’organizzazione (esterno). Aprile - Giugno 2008

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Con chi:  interni e/o esterni, in quanto singoli. Strumenti tipici: la tipologia è ampia; sono 4 le categorie principali:  periodico di informazione  monografia  news letter  pubblicazione di prestigio Aprile - Giugno 2008

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Risorse necessarie:  professionalità specifica del direttore responsabile e dei redattori;  coinvolgimento di fonti qualificate di informazioni;  investimenti variabili in base alle scelte editoriali. Valore principale di questa area di attività:  possibilità di sviluppare in profondità temi strategici per l’organizzazione

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IMMAGINE GRAFICA COORDINATA Si usa per: caratterizzare l’identità dell’organizzazione attraverso un segno grafico:  unico e riconoscibile  di visibilità immediata  qualitativamente rappresentativo della personalità dell’organizzazione;  indirizzato a tutti i pubblici dell’organizzazione;  capace di dare enfasi all’organizzazione in ambiti qualitativi diversi. Aprile - Giugno 2008

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Strumenti tipici:  analisi dell’ambiente in cui l’organizzazione opera;  correlazione del segno grafico e dei colori istituzionali agli obiettivi dell’organizzazione e alla tipologia degli interlocutori;  progetto a tutto tondo: marchio, logo, applicazioni alla modulistica, all’editoria istituzionale e ai supporti esterni Aprile - Giugno 2008

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Risorse necessarie:  capacità intuitiva e di analisi  professionalità creativa e tecnica  costi di realizzazione Valore principale di questa area di attività:  possibilità di correlare obiettivi e cultura dell’organizzazione alle forme di comprensione nella società.

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