Como Domesticar Al Correo Electronico

Los buzones virtuales tienden a crecer de forma incontrolada Cómo domesticar al correo electrónico Los mensajes digitales, que conforman el servicio más popular de Internet, requieren de una estrategia mínima de administración para conjurar sus desventajas. Froilán Fernández [email protected] "Te mando un correo con los detalles". "Mándalo a mi buzón". "Espera y reviso mi correo". Frases como éstas son tan cotidianas que ya no hace falta precisar que se trata de "correo electrónico" cuando nos referimos a la herramienta de comunicación y colaboración más usada por los internautas de todo el mundo: el correo-e o email. Pero la conveniencia indiscutible de los mensajes electrónicos coexiste con diversos problemas, unos relacionados con errores en el manejo de esta valiosa herramienta y otros derivados del crecimiento exponencial de los buzones, debido a que muchos de los archivos anexos son cada vez más "pesados" y el correo acumulado no es siempre fácil de administrar. La firma Radicati Group, que realiza estudios periódicos sobre el volumen mundial del correo electrónico, estima que existían 1,5 millardos de usuarios con cuentas de correo-e a finales de 2008 y que el usuario empresarial promedio recibe unos 150 mensajes electrónicos al día. Si se cuenta con un filtro anti-spam, presente en la mayoría de los servicios gratuitos de correo web, es posible deshacerse en forma automática de mayoría de los mensajes no deseados, pero cuando se reciben los mensajes mediante un software instalado en el PC, corresponde al usuario aplicar sus propios remedios ante este aluvión de información. Reglas y filtros Un programa como Outlook Express, de amplio uso en el ambiente Windows, tiene algunas previsiones para establecer reglas y filtros que permiten un cierto grado de automatización en el manejo del correo electrónico. La más sencilla de usar es la opción que permite bloquear a ciertos remitentes; el sistema contrasta los mensajes recibidos con una "lista de no deseados" elaborada por el usuario y si el remitente está en dicha lista, envía los mensajes respectivos a la carpeta de eliminados. Una vez abierto el mensaje, se pulsa el botón derecho del ratón con el cursor colocado sobre el remitente y se escoge la opción "Bloquear remitente". Además de las carpetas que maneja Outlook Express y otros programas similares -buzones de entrada, salida, enviados, eliminados y borradores--, el usuario puede crear sus propias carpetas que permiten organizar los mensajes entrantes según el tema. Haga clic con el botón derecho sobre "Carpetas locales", en la columna de la izquierda y escoja la opción "Nueva carpeta", con la que podrá asignar un nombre. El proceso también sirve para crear carpetas dentro de las ya existentes. Simplemente arrastre un mensaje del buzón de entrada en la carpeta deseada y así lograr un mayor grado de organización.

Para establecer reglas y acciones automáticas, puede dirigirse a Herramientas, Reglas de mensaje y allí puede escoger una de las reglas predefinidas relativas a los remitentes, alguna palabra clave en el tópico del mensaje, tamaño de los anexos, etc, y luego seleccionar una acción como borrar, re-enviar a otra cuenta, mover el mensaje a una carpeta determinada, entre muchas otras. Respaldo necesario En el caso de Outlook Express, la carpeta donde se guardan todos los mensajes tiene una nomenclatura muy complicada. Es muy aconsejable cambiar dicha carpeta a una más accesible, creada con el Windows Explorer para tal propósito. Por ejemplo crear una carpeta denominada Mensajes_mail, dentro de Mis Documentos. Para colocar dicha carpeta como repositorio de todos los mensajes, se escoge la opción Herramientas, Opciones, Mantenimiento, Carpeta de Almacén. Allí se constata la ubicación normal de la carpeta por defecto y se cambia a Mis Documentos/Mensajes_mail. A partir de ese momento, los mensajes se trasladan a un lugar más visible, fácil de respaldar periódicamente, y fácil de trasladar de un PC a otro, usando la opción Importar y Exportar mensajes del menú Archivo. También, si se cuenta con una copia reciente de esa carpeta, es sencillo restituir los mensajes cuando se re-instala el programa Outlook. Primero se crea la carpeta vacía, se realiza el cambio con el procedimiento descrito y luego se trasladan los mensajes a la nueva carpeta. Copias discretas Los errores más frecuentes en el manejo de correo electrónico tienen que ver con el manejo inapropiado de tres categorías de remitentes: los principales --aquellos incluidos en el renglón "Para:"--; aquellos a quienes se envía copia --renglón cc:-- y finalmente a quienes se envía copia oculta, bcc: ó cco: (blind carbon copy ó con copia oculta). Cada renglón tiene su utilidad. Las copias simples, usadas frecuentemente en el entorno empresarial se usan para enterar del contenido del mensaje, además de los remitentes principales, a otros empleados cuya área de acción está en relación directa con el tópico. La copia indiscriminada a personas y departamentos que no tienen relación directa con el tema del mensaje es más común de lo que se cree. Las copias ocultas garantizan que los remitentes incluidos en el renglón cco: no se enteran de quienes son los otros receptores del mensaje. Un mensaje masivo a clientes o a grupos numerosos siempre debe alojar la lista de remitentes en el renglón de copia oculta. Recuadro Re-envío cuestionado La mayoría de los usuarios de correo electrónico ya tiene identificados a aquellos entre sus contactos que tienen predilección por re-enviar todos los mensajes de auto-ayuda, de corte ecológico, mensajes tiernos con fotos espectaculares o fórmulas para hacerse rico en pocos días. Para no caer en la postura radical de eliminar a ese amigo o a esa amiga entrañable, podríamos definir una regla para crear una carpeta exclusiva que agrupe a los re-

enviadores más entusiastas. De ese modo es más fácil detectar los mensajes realmente pertinentes y borrar todos los demás. Otras reglas saludables incluyen la eliminación sumaria de todo mensaje que no sea de un contacto conocido, o no abrir un anexo que no se mencione explícitamente en el texto, aún si proviene de conocidos. Los mensajes de correo, categorizados en diferentes carpetas, o etiquetados, en el caso de los sistemas de correo web, facilitan la toma de decisiones y definen más claramente las tareas pendientes. Si el correo no leído se acumula --por no ser prioritario o por cualquier otra razón-- guárdelo o etiquételo bajo el rubro "Por leer", pero sáquelo del buzón de entrada.