Comercio

3.5 Nombre de casas comerciales e instituciones. Generalmente, los nombres de casas comerciales e instituciones se clasifican y archivan tal como se encuentran, siempre y cuando no contengan nombres completos de un individuo. Ejemplo:

Lunchería Casarapa Supermercado Emporium Ferretería Pall

ORDEN LÓGICO 1° Unidad 2° Unidad Ferretería Pall Lunchería Casarapa Supermercado Emporium

3° Unidad

3.6 Nombres de casas comerciales que contiene el nombre de individuos. En estas caso se invierte el orden de las unidades, al igual que se hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final, en el orden que aparece. Ejemplo:

Joyería Diego Abreu Talleres Ramón Delgado Agencia Elisa Bravo

1° Unidad Abreu Bravo Delgado

ORDEN LÓGICO 2° Unidad 3° Unidad Diego Joyería Elisa Agencia Ramón Talleres

3.7 los artículos. Cuando los artículos “el, la los, las, the” (en ingles), y la contracción “del” están al principio de un nombre, se colocan al final de este entre paréntesis. Cuando van en medio de un nombre, se colocan entre paréntesis pero no se cambian de lugar. En este caso, no se consideran como unidad de clasificación ni se toman en cuentan al archivar. Ejemplo:

La Casa del Sarao El Imperio de las Medias El Palacio del Pescado

ORDEN LÓGICO 1° Unidad 2° Unidad Casa (del) Sarao (La) Imperio (de las) Medias (El) Palacio (del) Pescado (El)

3° Unidad

3.8 Abreviaturas. Las abreviaturas se consideran como si el nombre estuviera escrito completo; sin embargo, cuando hay iniciales o letras solas que no son abreviaturas, al clasificarlas se consideran como si fueran unidades separadas. Ejemplo:

Comercial D. A. Colegio San José Bazar Puerto Azul

1° Unidad Bazar Colegio Comercial

ORDEN LÓGICO 2° Unidad 3° Unidad Puerto Azul San José D. A.

3.9 Conjunciones, preposiciones, y expresiones finales en el nombre de una firma comercial. Las conjunciones, preposiciones y contracciones, tales como “y, para, en, de, del”, en español, o “and, &, for, in, of”, en ingles, no se toman en cuenta al clasificar ni al archivar; solo se colocan entre paréntesis. Los términos que aparece al final de una firma comercia, como por ejemplo, “Ltda.., Corp., Hnos., Corp., Inc., Sucr.”, etc., se consideran como una unidad independiente y se escriben completos al clasificar y archivar. Ejemplo:

Abreu y Bravo Vargas y Cía Álvaro Roberti & Cía

1° Unidad Abreu (y) Roberti Vargas (y)

ORDEN LÓGICO 2° Unidad 3° Unidad Bravo Álvaro (&) Compañía Compañía

3.10. Nombres geográficos compuestos. Los nombres gograficos compuestos completos se consideran como unidades separadas al clasificar y archivar. Si el nombre geografico esta procedido por un prefijo o articulo, no se considera compuesto y constituye una sola unidad. Ejmplo:

Urbanización El Marquéz Sastrería Miranda Radio Popular

ORDEN LÓGICO 1° Unidad 2° Unidad Radio Popular Sastrería Miranda Urbanización El Marquéz

3° Unidad

3.11.Títulos y grados. Los títulos y grados académicos de los individuos, ya sea que procedan o sigan al nombre, no se toman en cuenta al clasificar ni al archivar, y se colocan al final, entre paréntesis. Aquellos nombres que indiquen precedencia en edad, tales como “padre, hijo”, etc., se consideran como unidades de clasificación cuando los nombres sean idénticos. Ejemplo:

Ldo. Manuel Pérez Dr. Jorge Matos Dra. Verónica Bravo

1° Unidad Bravo Matos Pérez

ORDEN LÓGICO 2° Unidad Verónica (Dra.) Jorge (Dr.) Manuel (Ldo.)

3° Unidad

3.12. Números. Cualquier número que forme parte de un nombre, se considera como si estuviera escrito en letras y, por tanto, forma unidad independiente de clasificación. Ejemplo:

Comercial 3 Estrellas Carnicería 5-H Bazar 4 Cosas

1° Unidad Bazar Carnicería Comercial

ORDEN LÓGICO 2° Unidad 3° Unidad Cuatro Cosas Cinco H Tres Estrellas

3.13. Bancos. Los nombres de los bancos se archivan y clasifican primero por el nombre del banco, y segundo por el nombre de la agencia. Ejemplo:

1° Unidad Banco Banesco Agencia Guarenas Banco Banco Provincial Agencia Guatire Banco Banco Provincial Agencia Petare Banco

ORDEN LÓGICO 2° Unidad 3° Unidad Banesco Guarenas Provincial Guatire Provincial Petare

3.14. Mujeres casadas. El nombre de la mujer casada esta formado por su nombre de pila, seguido por su apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición “de”. Su apellido de soltera mas e apellido del esposo, forman la primera unidad e archivo. La preposición “de” se conserva en el mismo sitio, entre paréntesis, y no se considera como una unidad. Ejemplo:

Nombre de soltera

Elena Bravo Elisa M. Bravo María J. Abreu

ORDEN LÓGICO 1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad Nombre del esposo Isidro Bravo Bravo (de) Bravo Elena José Abreu Bravo (de) Abreu Elisa M. Ramiro Martínez Abreu (de) Martínez María J.

3. Clasificación temática o por asunto. El archivo temático o por asunto puede considerarse como una variación del archivo alfabético. En este sistema, la clasificación descodificación de los documentos se hace de acuerdo con el asunto tratado en el documento. Si, el volumen de correspondencia para archivar por asunto es pequeño, las carpetas debidamente identificadas con el asunto, se archivan alfabéticamente bajo guías que lleven el nombre del asunto, tema o localidad. Si, por lo contrario, la correspondencia es numerosa, se debe organizar un sistema completo de archivo por asunto. Existen varios sistemas para archivar por asunto: 1. los asuntos pueden archivarse en escrito orden alfabético. 2. Asunto que se relacionen entre si pueden ser agrupados. En algunas ocasiones la correspondencia puede tratar más de un asunto; en tal caso, se debe archivar de acuerdo con el asunto principal y establecer una referencia cruzada para cada uno de los asuntos de menos importancia. Al tratar de crear un sistema de archivo por asunto, es conveniente elaborar una lista de los temas que se quieren archivar. En ese índice se incluyen también divisiones y subdivisiones necesarias, tan importantes como los asuntos principales. 4. Microfilm En ciertas ocasiones, piel alto volumen de información y documentos con los cuales se trabaja en la oficina moderna, es conveniente introducir nuevas técnicas con el propósito de disminuir el esfuerzo manual al archivar dichos documentos o al obtener información de materiales ya guardados en el archivo. Entre esas nuevas técnicas se destacan el procesamiento electrónico y la microfilmación.

El microfilm es un proceso que consiste en tomar fotografías en miniatura de los documentos, con el fin de pasarlo a un a película, tarjetas con índices en escalerilla o microfichas. Para leerlas se necesita un aparato especial denominado “lector”, su uso es muy sencillo y practico, lo cual ha permitido que esta practica se haya extendido en muchas empresas, tanto publicas como privadas, tales como bancos, biblioteca, hospitales, CANTV, industrias, tiendas por departamentos, etc.