Combinar Correspondencia

COMBINAR CORRESPONDENCIA La opción "Combinar Correspondencia" le permite escribir la misma carta a varias personas, cambiando cada vez los nombres. Puede lograr lo mismo escribiendo un nombre, imprimiendo la carta, sustituyendo el nombre por otro, volviendo a imprimir, etc.; pero esto puede ser bastante moroso. Además, con la opción "Combinar Correspondencia", puede utilizar la misma lista de recipientes varias veces. A continuación, daré un ejemplo, paso a paso, de cómo hacerlo. El ejemplo lo probé en Word 97; es posible que en Word 2000 algunos detalles sean ligeramente diferentes. En el ejemplo, supondré que se quiere escribir una carta de agradecimiento por donaciones para Fuerzas Del Bien (el ejemplo es totalmente ficticio, ya que en realidad, FDB actualmente no busca, ni acepta, donaciones). Objetivo: En primer lugar, un resumen de lo que queremos lograr. Necesitamos dos documentos: 1. La carta de agradecimiento, con espacios donde se insertará la información variable. En este caso, la información variable podría ser el nombre del donador, y el monto donado. 2. La información variable que se insertará en la carta de agradecimiento. La información variable estará en una tabla de Word, con dos columnas (una para el nombre del donador, otra para el monto donado). Al final, combinaremos los dos documentos en un tercer documento, el documento combinado. Éste tendrá una copia de la carta para cada recipiente. Pasos: 1. Entre a Word, y escriba la carta de agradecimiento. Reserve espacios para la información variable, que entrará más tarde. Es importante apretar ENTER después del último párrafo. La información variable entre paréntesis será sustituida, más adelante, por códigos especiales. La carta será algo así: Estimado (nombre): Le agradecemos por su generosa contribución de Bs. (monto) para nuestra campaña para reducir basura en el Internet. Atentamente,

Hilmar Zonneveld 2. Guarde el documento como "prueba comb - carta". 3. Dé la orden "Herramientas | Combinar Correspondencia"; hacer click en "1 - Documento principal - Crear"; seleccionar "Cartas Modelo". 4. Word preguntará: "Para crear cartas modelo, puede usar la ventana aciva del documento prueba comb - carta.doc o una nueva ventana". Haga click en "Ventana activa". Esto significa que la carta es el documento que está en pantalla. 5. Haga click en "2 - Origen de Datos - Obtener datos", y seleccione "Crear origen de datos". 6. A continuación, debe especificar qué columnas con información variable necesita. Primero, borre todos los campos que le sugiere Word (apriete repetidas veces "Quitar campo", hasta que la lista de la derecha esté vacía). Luego, en "Nombre de campo", escriba "Nombre", y haga click en "Agregar campo". Vuelva a "Nombre de campo", escriba "Monto", y vuelva a hacer click en "Agregar campo". Haga click en "Aceptar". 7. Word le preguntará con qué nombre quiere guardar la lista. Déle el nombre "prueba comb - lista". 8. Haga click en "Modificar origen de datos". Word le mostrará un formulario donde puede agregar y modificar nombres y montos, pero es más conveniente ver los datos variables en forma de tabla. Para este fin, haga click en "Ver origen". A continuación, verá una tabla con dos columnas (en el caso más simple, de que sólo quiere cambiar el nombre en su carta, tendrá una tabla con una sola columna). 9. Escriba unos cuantos nombres y los montos donados. Aprieta TAB después de cada dato. Ejemplo: María TAB 50 TAB Juan TAB 100 TAB Joaquín TAB 70 TAB. 10.En el menú "Ventana", verá que están abiertos los dos documentos: la carta y la lista. Cambie a la carta. Fíjese que arriba se ha agregado una barra de herramientas, con opciones para combinar correspondencia. 11.Seleccione "(nombre)", haga click en "Insertar campo de combinación" (en la barra de tareas), y seleccione "Nombre". Igualmente, seleccione "(monto)", haga click en "Insertar campo de combinación", y seleccione "Monto". 12.Haga click en el botón "Combinar en nuevo documento" (el quinto de la derecha en la barra de tareas "combinar correspondencia"). 13. Verá, en la pantalla, un documento "Cartas modelo1" (si vuelve a combinar posteriormente, "Cartas modelo2", etc.). Si está conforme con su documento, imprímalo. Si quiere hacer cambios, cierre "Cartas modelo1" - sin guardarlo - y haga cambios, ya sea en la lista, ya sea en el documento. Resumen:

1. Hemos creado un documento principal, con una carta de agradecimiento ("prueba comb - carta.doc"). 2. Luego, usando las órdenes correspondientes de Word, hemos creado un documento con información variable ("prueba comb lista.doc"), e insertado información para unos cuantos recipientes. 3. En el documento principal, hemos indicado dónde se insertará información variable. 4. Con el botón "Combinar en nuevo documento", hemos combinado los dos documentos en la versión final, combinada.