Check Sheet

CHECKSHEET – CHECKLIST Existen dos tipos principales de hojas para la recopilación y organización de datos numéricos que son: Para Registro o "Checksheets". Se anota información en ellas. Para Verificación o "Checklists". Llevan información que debe cotejarse con la r

Nota para las hojas de datos Es común que se subestime la importancia de esta herramienta. Si bien es una herramienta importante para la recopilación de datos, Lo más importante es entender que es una herramienta para “ORGANIZAR” datos para obtener información para la

.

toma de decisiones

ealidad.

Las Check lists o listas de control son listas de comprobación o verificación de tareas. Sin duda son una herramienta interesantísima para la productividad personal, pero también se le saca mucho rendimiento para mejorar la productividad de la empresa y minimizar errores por descuidos.

Las listas de control, se pueden utilizar para la comprobación de tareas rutinarias en las que por exceso de confianza se nos olvidan pasos a realizar y conducen a error. Ejemplos típicos que siempre se citan en este tipo de artículos y explicaciones sobre check lists es su utilización en quirófanos de hospitales y en la cabina de control de centrales nucleares, así como los pilotos de aviones. Quizás por el nombre no sepas lo que es una lista de control. Es una lista de tareas a realizar que vas marcando a medida que las vas realizando. Una imagen lo dejará todo más claro.

De esta forma si tenéis procedimientos rutinarios donde siempre se olvida algún paso podéis crear una lista para que los trabajadores tengan 100% de efectividad. Un ejemplo podría ser antes de cerrar la tienda, almacén, etc 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Comprobar que los ordenadores están apagados. Poner el desvío de llamadas de teléfono. Asegurarse que todas las luces están cerradas. Apagar aire acondicionado. Cerrar ventanas y persianas. Poner walkies a cargar. Sacar la basura. Activar alarma.

Pero se pueden hacer checklists para control de calidad, algún proceso de fabricación, etc, etc.

¿Por qué hacer listas de control? El gran beneficio de usar listas de control es que solamente tienes que pensar una vez sobre cómo hacer la tarea. Una de mis tareas en la empresa es organizar cursos para nuestros distribuidores. Para cada curso tengo que arreglar varias cosas: tengo

que verificar que hay suficiente material, reservar la sala, enviar información a los participantes, etc. Hay docenas de detalles que siempre tengo que hacer, y hay que hacerlos bien. Para garantizar la buena ejecución uso una lista de control con todas las cosas que debo hacer empezando un mes antes de la fecha del curso. Después de cada curso actualizo la lista, así que ahora confío completamente en la lista, lo que me da tranquilidad. Si he repasado toda la lista estoy seguro que todo está arreglado y que tengo todo el material necesario. Una lista de te da una vista general Solo tienes que pensar una vez cómo hacerlo Una buena lista de control te da tranquilidad: realmente sabes que no has olvidado nada • • •

¿Cómo crear una lista de control? Una lista de control funciona mejor si es simple; habitualmente no es necesario crear sub-listas. Puedes crear las listas en un bloc de notas (poniendo una guión delante de cada opción en la lista) o de forma electrónico en un fichero de texto, una hoja de Excel o una lista de tareas en Outlook. Tú decides qué funciona para ti.

Hay varias formas en que podemos usar las listas de control: •

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Para las tareas repetitivas: si hay unas acciones que has de hacer cada día, puedes tenerlas todas en una lista de control. Por ejemplo, cada día has de regar el ficus de la oficina, no importa cuándo mientras lo hayas hecho antes de irte. Sobre todo, si usas esta lista de control, has de mirarla con la misma frecuencia que las otras listas de acciones, sino será como desterrarlas a no hacerlas nunca. Acciones frecuentes que requieren varios pasos repetitivos: no seremos el primero ni el último al que un día se le olvidan las llaves del coche, otro la cartera y otro el almuerzo para el trabajo. Una lista de control que revisemos antes de salir de casa nos ahorrará un disgusto más de una vez. Acciones puntuales con muchos elementos: parecido al anterior, es útil hacer una lista de control cuando hacemos algo puntual con muchos elementos. Por ejemplo, en un viaje de vacaciones con la família querremos hacer una lista con todo lo que nos queremos llevar, e ir tachando a medida que vamos teniéndolo en el equipaje. En estos casos, la lista de control es un buen ejercicio porque nos sirve para hacer una tormenta de ideas.

Las tareas repetitivas, pensaréis, son hábitos y no necesitan de una lista. Al contrario, usaremos las checklists para crear hábitos cuando no los tengamos o nos cueste seguirlos. Pero sí es cierto que sólo necesitamos las listas de control mientras las necesitemos: hasta que hayamos memorizado todos los pasos de una rutina y nos fiemos de ello, hasta que hayamos adoptado el hábito que buscábamos, etc. Por ejemplo, si queremos hacer estiramientos cada mañana al levantarnos, podemos hacer la prueba de los 30 días para adquirirlo como hábito. Para hacer el seguimiento de si llevamos o no 30 días, una lista de control es ideal. Si pasados los 30 días queremos seguir haciendo los estiramientos, pero sentimos que no se ha convertido en un hábito natural, podemos seguir un tiempo más con la lista de control. Pasado el tiempo, si vemos que cada día hacemos los estiramientos sin ni siquiera revisar la lista de control, podemos decir que hemos adquirido el hábito, y ya no necesitamos tenerlo en la lista de control. Precisamente, si empiezas con GTD, las listas de control te ayudarán mucho. Puedes tener una lista de control con las acciones que debes realizar cada día (procesar las bandejas entrada, hacer la revisión diaria y la semanal), y puedes hacer listas de control con los procedimientos, como todo lo que debes hacer durante la revisión semanal, o una lista con todas tus bandejas de entrada para no olvidar ninguna en el momento de procesar. Además de buscar acciones en las checklists igual que en el resto de listas, hemos de revisar a diario la lista de control de acciones diarias, para asegurarnos de que se cumplen cada día. También hemos de poner las listas de control en el ciclo de revisión semanal, así las mantendremos al día.