Charts & Graphs For Presentation

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

            CHARTS & GRAPHS FOR PRESENTATION  TRAINING  © 2008 alterNative Media 

www.alternativemedia.biz                   Authors:    Michael Sheyahshe (Caddo)  aNm Chief Information Officer    Mary Skaggs  aNm Chief Financial Officer 

 

1   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Table of Contents  Section One: Chart Basics ............................................................................................................................. 6  Section Goals ............................................................................................................................................. 6  Charting Basics .......................................................................................................................................... 6  Create A Chart ........................................................................................................................................... 7  How worksheet data appears in the chart ............................................................................................... 8  Chart Tools…Where Did They Go? ............................................................................................................ 9  Change the chart view ............................................................................................................................ 10  Chart Titles .............................................................................................................................................. 11  Section Review ............................................................................................................................................ 12  Section Two: Customize the Chart .............................................................................................................. 13  Section Goals: .......................................................................................................................................... 13  Change the Chart’s Look ......................................................................................................................... 14  Format titles ............................................................................................................................................ 15  Format individual columns...................................................................................................................... 16  Add Your Chart to a PowerPoint Presentation (2007 only) .................................................................... 17  Section Review ............................................................................................................................................ 18  Section Three: Chart Types ......................................................................................................................... 19  Section Goals ........................................................................................................................................... 19  Column charts ......................................................................................................................................... 20  Clustered column and clustered column in 3‐D .................................................................................. 20  Stacked column and stacked column in 3‐D ....................................................................................... 21  100% stacked column and 100% stacked column in 3‐D .................................................................... 21  3‐D column .......................................................................................................................................... 21  Cylinder, cone, and pyramid ............................................................................................................... 22  Line charts ............................................................................................................................................... 22  Line and line with markers .................................................................................................................. 22  Stacked line and stacked line with markers ........................................................................................ 23  100% stacked line and 100% stacked line with markers .................................................................... 23  3‐D line ................................................................................................................................................ 23 

2   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm    Pie charts ................................................................................................................................................. 24  Pie and pie in 3‐D ................................................................................................................................ 24  Pie of pie and bar of pie ...................................................................................................................... 24  Exploded pie and exploded pie in 3‐D ................................................................................................ 25  Bar charts ................................................................................................................................................ 25  Clustered bar and clustered bar in 3‐D ............................................................................................... 25  Stacked bar and stacked bar in 3‐D .................................................................................................... 26  100% stacked bar and 100% stacked bar in 3‐D ................................................................................. 26  Horizontal cylinder, cone, and pyramid .............................................................................................. 26  Area charts .............................................................................................................................................. 26  2‐D area and 3‐D area ......................................................................................................................... 27  Stacked area and stacked area in 3‐D ................................................................................................. 27  100% stacked area and 100% stacked area in 3‐D ............................................................................. 27  XY (scatter) charts ................................................................................................................................... 27  Scatter with only markers ................................................................................................................... 29  Scatter with smooth lines and scatter with smooth lines and markers ............................................. 29  Scatter with straight lines and scatter with straight lines and markers ............................................. 29  Stock charts ......................................................................................................................................... 29  High‐low‐close ..................................................................................................................................... 30  Open‐high‐low‐close ........................................................................................................................... 30  Volume‐high‐low‐close ....................................................................................................................... 30  Volume‐open‐high‐low‐close .............................................................................................................. 30  Surface charts ......................................................................................................................................... 31  3‐D surface .......................................................................................................................................... 31  Wireframe 3‐D surface ........................................................................................................................ 31  Contour ............................................................................................................................................... 32  Wireframe contour ............................................................................................................................. 32  Doughnut charts ..................................................................................................................................... 32  Doughnut ............................................................................................................................................ 33  Exploded Doughnut ............................................................................................................................ 33  Bubble charts .......................................................................................................................................... 34 

3   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm    Bubble or bubble with 3‐D effect ........................................................................................................ 34  Radar charts ............................................................................................................................................ 34  Radar and radar with markers ............................................................................................................ 35  Filled radar .......................................................................................................................................... 35  Other types of charts that you can create in Excel ................................................................................. 36  Section Review ............................................................................................................................................ 37  Section Four: SmartArt As Representational Graphics ............................................................................... 38  Section Goals ........................................................................................................................................... 38  List‐type graphics .................................................................................................................................... 39  Lists with pictures ................................................................................................................................... 39  Process‐type graphics ............................................................................................................................. 40  Processes with numbered steps ............................................................................................................. 40  Continuing sequences ............................................................................................................................. 41  Hierarchy: An org chart ........................................................................................................................... 41  Hierarchy: Family of products ................................................................................................................. 42  Relationships: Radial and Venn ............................................................................................................... 42  Matrix ...................................................................................................................................................... 43  Pyramid ................................................................................................................................................... 43  Section Review ............................................................................................................................................ 44  Section Five: How to Create SmartArt Graphics ......................................................................................... 45  Section Goals: .......................................................................................................................................... 45  Convert a list to a graphic ....................................................................................................................... 46  Start With a Blank Graphic: Method 1 .................................................................................................... 47  Start With a Blank Graphic: Method 2 .................................................................................................... 48  Add text to the graphic ........................................................................................................................... 49  How text maps to shapes ........................................................................................................................ 50  Manipulating text and shapes................................................................................................................. 51  Try a different layout .............................................................................................................................. 52  Section Review ............................................................................................................................................ 53  Section Six: ‘Spit and Polish’ for Graphics ................................................................................................... 54  Section Goals: .......................................................................................................................................... 54 

4   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm    Presentation theme: Basis for how slides look ....................................................................................... 55  SmartArt styles: Example 1 ..................................................................................................................... 56  SmartArt styles: Example 2 ..................................................................................................................... 56  Change the style's colors ........................................................................................................................ 57  Use Shapes to Create .............................................................................................................................. 58  Create Graphics from Text ...................................................................................................................... 59  Update a Diagram from a Previous Version............................................................................................ 60  Section Review ............................................................................................................................................ 62 

 

5   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Section n One: Chart Basicss  Section n Goals  •

Creating an Exxcel chart 

•

Co ompare dataa with a secon nd chart 

•

Refresh chart data 

•

ols and get th hem back  Fiind Chart Too

•

Change the ch hart type 

Chartin ng Basics  

  A basic ch hart in Excel.  Making a chart is easy using MS Offfice products. After you crreate a chart, you can custtomize it to su uit  ds. For examp ple, you can aadd chart titlees to add morre information n to the chartt, or change h how  your need chart elem ments are laid d out. You can n also use texxt and numbeers from a wo orksheet to make the conteents  of a chart, as well as m many other ch hart odds and ends.  The real ttrick then beccomes how to o make thesee graphics wo ork best for yo our specific p presentation.

6   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Create a a Chart 

  Create a cchart by clickiing a chart tyype in the Cha arts group on the Insert tab b.  Here's an example Excel worksheett that shows h how many un nits of Northw wind Traders TTea were sold d by  three saleespeople in eaach of three m months. From m this, you can create a chart that show ws how each  salesperso on compares against the o others, month h by month fo or the first qu uarter of the yyear.  To create a chart simillar to this, yo ou would do tthe followingg:   Select the d data that you want to charrt, including the column tittles (January, February, M March)  nd the row laabels (the saleesperson nam mes).  an   Then click tthe Insert tab b, and in the C Charts group,, click the Column button. You could select  an nother chart type, but colu umn charts are commonlyy used to com mpare items and will get yo our  po oint across.   After you cllick Column, yyou'll see a nu umber of colu umn chart typ pes to choosee from. Click  Clustered Colu umn, the first column chart in the 2‐D C Column list. A ScreenTip displays the chart  provides a  tyype name when you rest the pointer ovver any chart type. The ScrreenTip also p deescription of the chart typ pe and gives yyou information about wheen to use eacch one.  Tip    If yo ou want to change the chart type after yyou create yo our chart, click inside the cchart. On the  Design tab under Charrt Tools, in the Type group p, click Change Chart Type, and select aanother chart  type. 

7   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

How wo orksheet d  data appea ars in the  chart 

  In this cha art, the data ffrom each wo orksheet cell iis a column. R Row titles (salespeople nam mes) are the cchart  legend texxt on the righ ht, and column titles (montths of the yea ar) are at the bottom of th he chart.  As you can see in this e example, Cen ncini (middle ccolumns) sold d the most tea in January aand Februaryy, but  outdone by Giiussani in Ma arch. Data for each salespeerson appearss in three sep parate column ns,  she was o one for eaach month. Th The height of each chart is proportional to the valuee in the cell th hat it represeents.  The chart  shows you how the salesp people stack up against eaach other, mo onth by montth.  Each ‘saleesperson’ row w data has a d different colorr in the chart. The chart le egend, created from the ro ow  titles in th he worksheett (salesperson n names), tells us which co olor representts the data fo or each  salesperso on. Giussani d data, for exam mple, is the darkest blue, aand is the leftt‐most colum mn for each month.  The legen nd can be adju usted, but wee’ll get to thatt later.  On the lefft side of the chart, Excel h has created a scale of num mbers to help you to interp pret the colum mn  heights.  Tip    Any changes thatt you make to o the worksheeet data afterr the chart is ccreated are in nstantly show wn in  the chart.. 

8   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Chart T Tools…Where Did Th hey Go? 

  When you u create a cha art, Chart Too ols appear on the Ribbon, which includee the Design, Layout, and  Format ta abs.  After the chart is inserted on the worksheet, thee Chart Tools appear, with three tabs: D Design, Layou ut,  mat. On these tabs you'll fin nd the commands you neeed to work with charts. Wh hen you comp plete  and Form the chart,, click outside e it, and the C Chart Tools go o away. To geet them back, click inside the chart; the tabs  reappear.. 

9   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Change e the chartt view 

  Different views of the ssame worksheet data.  You can m make your chaart compare d data another way by clicking a button tto switch the chart view from  one view to another. TThe earlier example chart ccompares salespeople to eeach other. Exxcel grouped data  heet columnss and compared worksheett rows to sho ow how each salesperson ccompares agaainst  by worksh the others. This is show wn in the charrt on the left in the picturee above.  But anoth her way to loo ok at the dataa is to compare sales for eaach salespersson, month ovver month. To o  create this view of the chart, click SSwitch Row/C Column in thee Data group on the Design tab. In the chart  ouped by row ws and compaares worksheet columns. N Now the charrt says someth hing  on the rigght, data is gro different: It shows how w each salespeerson did, mo onth by month compared a against themsselves.  You can sw witch the chaart back to the original view w by clicking Switch Row/Column again n.  Tip    To kkeep both view ws of the data, select the ssecond view of the chart, copy it, and tthen paste it o on  the workssheet. Then sw witch back to o the original view of the cchart by clicking in the origginal chart and d  clicking Sw witch Row/Co olumn. 

10   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Chart T Titles 

  Chart titlees give descrip ptive informa ation to your ccharts.  You can ggive a title to tthe chart itseelf, as well as tto the chart aaxes (“ax‐eez”), which meaasure and  describe tthe chart dataa. This chart h has two axes.. On the left sside is the verrtical axis (also known as the  value or yy axis). This axxis is the scalee of numbers by which you u can interpreet the column n heights. Thee  months of the year at tthe bottom aare on the horrizontal axis (also known aas the categorry or x axis). A quick w way to add chaart titles is to click the chart to select it and then go to the Chart Layouts group on  the Design tab. Click th he More buttton  to see all the layoutts. Each optio on shows diffeerent layouts that  change th he way chart e elements are laid out.  The picturre shows placceholders for a chart title aand axes titlees. You type th he titles direcctly in the chaart.   The title for this chart is Northwind TTraders Tea, the name of the product.   The title forr the vertical axis on the leeft is Cases So old.   The title forr the horizonttal axis at thee bottom is Fiirst Quarter SSales.  Tip    Anotther way to e enter titles is on the Layout tab, in the LLabels group. There you caan add titles b by  clicking Ch hart Titles and Axis Titles. 

11   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Section Review  1. How do you create a chart in Excel?  2. You need to compare data another way, how do you create a second chart?  3. What must you do to refresh a chart when you revise the worksheet data that the chart  displays?  4. You create a chart. But later on you don't see the Chart Tools. What do you do to get them  back?  5. Can you change the chart type after you create a chart?  How?  6. You want to add data labels above each column to show a value for each column. How can you  do this?   

12   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Section n Two: Cu ustomize tthe Chartt  Section n Goals:  •

Customize a ch hart 

•

Change color sscheme Use C Chart Styles ggroup on the Design tab 

•

A Add an Excel c chart to a Pow werPoint presentation  

•

U Use the same  Chart Tools tthat are in bo oth Excel & Po owerPoint 20 007. 

  A customiized chart.  After you create your cchart, you can n customize it, give it a mo ore professional design, orr just make it  u can apply to o  more perssonalized for your audiencce. There are many differeent formattingg options you individuall columns to m make them sttand out. 

13   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Change e the Chartt’s Look 

  Change th he look of you ur chart by ussing a chart sttyle to changee colors.   When you u first create your chart, it's in a defaultt color. By using a chart styyle, you can aapply differen nt  colors to aa chart instan ntly.  1. Click in the chaart.   2. Th hen on the Design tab, in tthe Chart Styyles group, click the More button  ch hoices, and th hen click the sstyle you wan nt. 

to see all the 

•

Some of the styles change just the color of th he columns 

•

d an outline aaround the co olumns  Otherss change the color and add

•

While other styles aadd color to tthe plot area (the area bou unded by the chart axes)

•

Some styles add color to the chaart area (the eentire chart)

3. If you don't see what you w want in the Ch hart Styles gro oup, you can get other collor choices byy  seelecting a diffferent theme.  

14   

•

Click the Page Layo out tab and th hen click Colo ors in the Themes group.  

•

When you rest the pointer over a color, the ccolor is shown n in a temporrary preview o on  the chart, which is different from m what happeens when you u look at a chart style.  

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    •

You caan see a live p preview of thee color's effecct before you u apply it, saving you the sttep  of und doing it if you don't like it.

•

Click the one you like to apply it to the chart. 

Formatt titles  

  Add a colo or to your cha art and axis tiitles.  If you'd likke to make th he chart or axxis titles stand d out more, u use WordArt. On the Form mat tab, in thee  WordArt Styles group,, there are maany ways to w work with thee titles. In thee picture, a text fill, one of the  n the group, h has been addeed to change the color.  options in To use a ttext fill  1. Fiirst click in a ttitle area to sselect it  2. Th hen click the arrow on Texxt Fill 

 iin the WordA Art Styles grou up. 

3. Rest the pointe er over any o of the colors to see the chaanges in the title.  4. When you see W  a color you like, select it. 5. Teext Fill also in ncludes options to apply a gradient or aa texture to a title.  Other opttions in the W WordArt Style es group: Textt Outline and d Text Effects,, which includ de Shadow,  Reflection n, and Glow e effects. 

15   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    To make ffont changes,, click Home, and then go to the Font ggroup or use tthe Mini toolb bar. 

Formatt individua al columnss 

  Columns fformatted with shadows b behind them. To do thiss, you click on n one of the ccolumns. Thatt will select alll three colum mns (known as a series).  1. O On the Formatt tab, in the SShape Styles ggroup, you cliick the arrow w on Shape Efffects, point to o  Sh hadow, and tthen rest the pointer on th he different shadow styles in the list.   2. Next, you clickk on one of th he columns to o select all thrree of those ccolumns and ffollow the same  o the same for the rest of tthe columns. stteps. Then do

16   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Add Your Chart t   o a PowerrPoint Presentation  (2007 onlly) 

  Your Exceel chart in a Po owerPoint preesentation.  It's easy to add your ch hart to a Pow werPoint preseentation.  NOTE: If tthe chart dataa changes after you add th he chart to Po owerPoint, do on't worry. Ch hanges to thee  chart data a in Excel are updated in th he chart in Po owerPoint as well.  Copy the chart in Excel. Open PoweerPoint 2007. On the slide you want thee chart to be on, paste thee  wer‐right corner the Paste e Options  button appeears. Click thee button. You'll see  chart. In tthe chart's low that Chartt (linked to Exxcel data) is sselected. Thatt ensures thatt any changess to the chartt in Excel will  automaticcally be made e to the chartt in PowerPoint.  That’s it !

17   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Section Review  1. What are the steps needed to change a chart’s style?  2. Where is the Chart Styles group located?  3. To add an Excel chart to a PowerPoint presentation you:  4. Are the same Chart Tools that are in Excel in PowerPoint 2007 as well?   

18   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Section n Three: C  Chart Typ pes  Section n Goals  •

Change the Co olumn chart ttype to comp pare values diirectly 

•

Change chart ttype with right‐click comm mand on the shortcut men nu 

•

Review differe ent Charts 

19   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    With so m many chart typ pes available,, how do you know which is best for yo ou? Keep in m mind, the poin nt is  to get you ur message across in the m most effectivve way. Differrent chart typ pes can deliveer different  messagess about the saame data. It's like several vversions of a ssingle story— —for example,, the one abo out  three saleespeople. 

Column n charts  Data that is arranged in columns orr rows on a worksheet can be plotted in n a column ch hart. Column  charts aree useful for sh howing data cchanges over a period of time or for illu ustrating com mparisons amo ong  items.   In column n charts, categgories are typ pically organizzed along thee horizontal axis and valuees along the  vertical axxis.  Column ch harts have the following f chart subtypes:

Clusterred colum mn and clusterred column n in 3-D Clustered column chaarts compare  values accross categorries. A clusterred  column cchart displayss values in 2‐D D  vertical rrectangles. A clustered collumn  in 3‐D ch hart displays tthe data by using a  3‐D perspective only. A third valuee axis  (depth axxis) is not useed.  

You can u use a clustered column chaart type when n you have categories thatt represent:  •

Ranges of valu ues (for example, item counts).  

•

Sp pecific scale aarrangementss (for example, a Likert scaale  w with entries, s uch as stronggly agree, agreee, neutral,  disagree, stron ngly disagree)).  

•

Names that are not in any sspecific orderr (for examplee,  item names, ge eographic names, or the n names of people).  

 NOTE    To p present data iin a 3‐D format that uses tthree axes (a horizontal axxis, a vertical axis, and a deepth 

axis) that you can mod dify, use a 3‐D D column charrt subtype insstead.   

20   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Stacked d column and a stacked column in i 3-D Stacked column n charts show w the relation nship of indiviidual  hole, comparing the contribution of eacch  iteems to the wh value to a total across categories. A stackked column ch hart  dissplays values in 2‐D verticaal stacked recctangles. A 3‐D  staacked column n chart displayys the data by using a 3‐D  perspective only. A third value axis (depth axis) is not used.   You can use a stacked column chart when yyou have mulltiple  data seriees and when yyou want to eemphasize thee total. 

100% stacked collumn and 100% 1 staccked colum mn in 3-D 100% staccked column charts and 10 00% stacked ccolumn in 3‐D D  charts com mpare the pe ercentage that each value contributes to a  total acro oss categoriess. A 100% staccked column chart displays  values in 2 2‐D vertical 1 100% stacked rectangles. A A 3‐D 100%  stacked co olumn chart d displays the d data by using a 3‐D perspeective  only. A third value axiss (depth axis) is not used.  You can u use a 100% staacked column n chart when you have thrree or  more dataa series and yyou want to eemphasize thee contribution ns to the who ole, especiallyy if the total is the  same for eeach category. 

3-D colu umn 3‐D co olumn charts use three axees that you caan modify (a h horizontal axis, a  verticaal axis, and a depth axis), aand they compare data points (individu ual  valuess plotted in a chart and rep presented by bars, column ns, lines, pie o or  doughnut slices, do ots, and various other shap pes called datta markers. D Data  markers of the sam me color consttitute a data sseries.) along the horizonttal  and the depth axes.   You can u use a 3‐D column chart when you want to compare d data across th he categories  and across th he  series equ ually, because e this chart tyype shows cattegories alongg both the ho orizontal axis and the deptth  axis, wherreas the vertiical axis displaays the values.   

21   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Cylindeer, cone, an nd pyramiid Cylindeer, cone, and pyramid charrts are  availab ble in the sam me clustered, sstacked,  100% sstacked, and 3 3‐D chart typees that  are pro ovided for recctangular colu umn  charts, and they sho ow and compare data  the sam me way. The o only differencce is that  these cchart types display cylinder, cone, and  pyramiid shapes insttead of rectan ngles. .

Line ch harts  Data that is arranged in columns orr rows on a worksheet can be plotted in n a line chart. Line charts ccan  display co ontinuous datta over time, set against a common scale, and are th herefore ideal for showing  trends in data at equall intervals. In a line chart, ccategory dataa is distributeed evenly alon ng the horizontal  d evenly alon ng the vertical axis.   axis, and aall value dataa is distributed   You should d use a line ch hart if your  category labels are text,, and are  ng evenly spaced values su uch as  representin months, qu uarters, or fisccal years. Thiss is  especially true if there are multiple  series—for one series, you should  consider ussing a categorry chart. You  should also o use a line ch hart if you havve  several evenly spaced nu umeric labelss,  especially yyears. If you h have more thaan  ten numericc labels, use aa scatter charrt  instead.   ollowing chartt subtypes:  Line chartts have the fo

Line an nd line with h markers Displayed d with markerrs to indicate individual data values, or without, line charts are usseful to show w  trends over time or ord dered catego ories, especiallly when there are many data points an nd the order in  which theey are presentted is important. If there aare many cateegories or thee values are aapproximate, use a  line chart without marrkers.  

22   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Stacked d line and stacked s lin ne with maarkers Displayed d with markerrs to indicate individual data values, or without,  stacked line charts can n be used to sshow the tren nd of the conttribution  of each vaalue over time or ordered categories, b but because itt is not  easy to seee that the lin nes are stackeed, consider u using a differeent line  chart typee or a stacked d area chart in nstead.  

100% stacked line and 100% % stacked line with markers Disp played with m markers to ind dicate individu ual data valuees, or  without, 100% staacked line charts are usefu ul to show thee  trend of the perceentage each vvalue contrib butes over tim me or  ordeered categoriees. If there arre many categgories or the  valuees are approxximate, use a 100% stacked line chart  witho out markers.    TIP    For a better presentation of this type of data a, consider ussing a 100% sstacked area cchart instead. 

3-D linee 3‐D line charts show eaach row or co olumn of dataa as a 3‐ ntal, vertical, aand  ribbon. A 3‐D line charrt has horizon depth axees that you caan modify.         

 

23   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

D 

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Pie chartss  Data that is aarranged in one  column or ro ow only on a  worksheet caan be plotted in a  pie chart. Piee charts show w the  size of items in one data  series (Pie ch harts have only  one data seriies.), proportional  to the sum off the items. TThe  data points in n a pie chart aare  d displayed as a a percentage of  t the whole pie e.   Consider using a pie ch hart when:  •

ou only have one data series that you w want to plot.   Yo

•

None of the vaalues that you u want to plott are negativee.  

•

of the values tthat you want to plot are zzero values.  Almost none o

•

ou do not havve more than n seven catego ories.   Yo

•

Th he categoriess represent paarts of the wh hole pie.  

Pie chartss have the following chart subtypes: 

Piee and pie in n 3-D Pie ccharts displayy the contribu ution of each value to a tottal in  a 2‐D D or 3‐D form mat. You can p pull out slices of a pie charrt  manually to emph hasize the slicces.  

Pie of pie p and barr of pie Pie of pie or bar of pie charts displaay  efined values  pie chartss with user‐de that are eextracted from m the main piie  chart and combined in nto a secondary  pie chart or into a staccked bar chartt.  These chaart types are u useful when yyou 

24   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    want to m make small slices in the maain pie chart eeasier to distinguish.  

Explodeed pie and d exploded pie in 3-D D Exploded d pie charts display the con ntribution of each value to o  a total while emphaasizing individ dual values. Exxploded pie  charts ccan be displayyed in 3‐D format. You can n change the  pie exp plosion settingg for all slicess and individu ual slices, but  you can nnot move th he slices of an exploded piee manually. Iff  you want to pull outt the slices maanually, consiider using a  nstead.   pie or pie iin 3‐D chart in

Bar cha arts  Data that is arranged in columns orr rows on a worksheet can be plotted in n a bar chart. Bar charts  illustrate comparisons among individual items.

Consider u using a bar chart  when:   • The axis labels aare  long.   • The values thatt are  shown are durations.       Bar chartss have the folllowing chart subtypes: 

Clusterred bar and d clustered d bar in 3-D Clustered bar charts co ompare valuees across cateegories. In a  organized alo ong  clustered bar chart, the categories aare typically o he values along the horizo ontal axis. A  the vertical axis, and th hart displays tthe horizontal rectangles in 3‐ clustered bar in 3‐D ch display the daata on three aaxes.   D format; it does not d

25   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Sttacked barr and stack ked bar in 3-D 3 Sttacked bar ch harts show thee relationship p of individuaal  iteems to the w whole. A stacked bar in 3‐D chart displayys the  ho orizontal recttangles in 3‐D D format; it do oes not displaay the  daata on three aaxes.  

100% stacked barr and 100% % stacked bar in 3-D D This type of chart compares the perrcentage thatt each value  ories. A 100% stacked bar in 3‐D  contributees to a total aacross catego chart disp plays the horizzontal rectan ngles in 3‐D fo ormat; it doess not  display the data on thrree axes.  

Horizon ntal cylind der, cone, and a pyram mid These chartss are available in the samee  clustered, stacked, and 10 00% stacked  chart types tthat are proviided for  rectangular b bar charts. Th hey show and d  compare datta the same w way. The only  diffference is thaat these chartt types display  cylind der, cone, and d pyramid shaapes instead of horizontal rectangles. 

Area ch harts  Data that is arranged in columns orr rows on  a worksheeet can be plo otted in an arrea  chart. Areea charts emp phasize the  magnitude of change o over time, and can be  used to draw attention n to the total value  across a trend. For exaample, data th hat  plotted  representts profit over time can be p in an areaa chart to emp phasize the to otal  profit.  By displayying the sum of the plotted d values, 

26   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    an area ch hart also show ws the relatio onship of partts to a whole..  Area charrts have the fo ollowing charrt subtypes: 

2-D areea and 3-D area hether they arre shown in 2 2‐D or in 3‐D, area charts  Wh dissplay the tren nd of values o over time or o other categorry  datta.3‐D area ch harts use threee axes (horizzontal, verticaal,  and d depth) thatt you can mod dify. As a rulee, you should  con nsider using aa line chart in nstead of a no onstacked areea  chaart, because d data from one series can b be obscured b by  datta from anoth her series.  

Stacked d area and stacked area in 3-D D Stacked area charts dissplay the tren nd of the conttribution of eeach  data. A stackeed area chart in 3‐ value over time or other category d D is displaayed in the saame way but uses a 3‐D peerspective. A 3‐D  perspectivve is not a tru ue 3‐D chart — — a third valu ue axis (depth h axis)  is not used.  

100% stacked areea and 1000% stacked d area in 3-D 3 100% stacked areea charts disp play the trend d of the  peercentage thaat each value contributes o over time or  other category data. A 100% % stacked areaa chart in 3‐D D  is d displayed in tthe same wayy but uses a 3 3‐D  peerspective. A 3 3‐D perspectiive is not a true 3‐D  chaart — a third value axis (deepth axis) is n not used.  

XY (sca atter) charrts  Data that is arranged in columns an nd rows on a w worksheet caan be plotted in an xy (scattter) chart. Sccatter  charts sho ow the relatio onships amon ng the numeric values in seeveral data seeries, or plotss two groups of  numbers as one series of xy coordin nates.  A scatter chart has two o value axes, showing one set of numerric data alongg the horizonttal axis (x‐axiss)  and anoth her along the vertical axis (y‐axis). It combines thesee values into ssingle data po oints and disp plays  them in irrregular intervvals, or clusteers. Scatter ch harts are typically used forr displaying and comparingg  numeric vvalues, such aas scientific, statistical, and d engineeringg data.  

27   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    Consider using a scatte er chart when n:  •

Yo ou want to ch hange the scaale of the horizontal axis. 

•

Yo ou want to m make that axiss a logarithmicc scale.  

•

Values for horizontal axis are not evenlyy spaced.  

•

Th here are man ny data pointss on the horizzontal axis.  

•

Yo ou want to efffectively disp play worksheeet data that includes pairss or grouped ssets of valuess and  ad djust the inde ependent scales of a scatteer chart to reeveal more infformation about the group ped  vaalues.  

•

Yo ou want to sh how similarities between large sets of d data instead o of differencess between data  po oints.  

•

Yo ou want to co ompare manyy data points without regaard to time—tthe more data that you incclude  in n a scatter chaart, the betteer the comparrisons that yo ou can make.  

To arrangge data on a w worksheet forr a scatter chaart, you should place the xx values in one row or colu umn,  and then enter the corrresponding yy values in thee adjacent rows or column ns. 

Scatter ch harts have thee  following chart subtyp pes: 

 

28   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Scatter with only markers This type of chart compares pairs of values. Use a scatter chaart with data m markers but  without lines when you use many d data points an nd connectingg lines would make the  data moree difficult to rread. You can n also use thiss chart type w when you do n not have to  show connectivity of th he data pointts.  

Scatter with smoo oth lines an nd scatter with smoooth lines an nd markerrs

This tyype of chart d displays a smo ooth curve th hat  connects the data p points. Smootth lines can b be  without markeers. Use a smooth  displayyed with or w line wiithout markers if there aree many data  points.  

Scatter with straiight lines and a scatterr with straightt lines and markers This type of chart displlays straight cconnecting lin nes  between data points. SStraight lines can be displaayed with  or withou ut markers.  

Stock chaarts Data that is aarranged in columns or rows in  a specific ord der on a workksheet can bee  plotted in a sstock chart. A As its name  implies, a sto ock chart is m most often useed to  illustrate thee fluctuation o of stock pricees.  However, this chart may also be used for  ple, you could d use  scientific datta. For examp a stock chartt to indicate tthe fluctuatio on of  daily or annu ual temperatu ures. You must  organize you ur data in the  correct ordeer to  create stock charts.  The way stocck chart data is organized in  the worksheeet is very imp portant. For  example, to create a simp ple high‐low‐cclose 

29   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    stock chart, you should d arrange you ur data with H High, Low, and Close enterred as column n headings, in n that  order.   Stock charts have the ffollowing chaart sub‐types: 

High-loow-close The high‐low‐close sto ock chart is oftten used to illlustrate stock prices. It requires  three series of values in the following order: high, low, and th hen close.  

O Open-high-low-close This type of sto ock chart req quires four serries of valuess in the correcct  high, low, and d then close).   order (open, h

Volumee-high-low w-close This type of stock charrt requires fou ur series of vaalues in the co orrect order  d then close). It measures volume by using two valu ue  (volume, high, low, and axes: one for the colum mns that meaasure volume,, and the other for the  stock pricces.  

Voolume-open n-high-low w-close This type of stocck chart requires five seriees of values in n the correct o order  (vo olume, open, high, low, and then close).  

 

30   

 

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Surface e charts  Data th hat is arrangeed in  colum mns or rows on a  worksheet can be  d in a surfacee  plotted chart. A surface chaart is  useful when you waant  d optimum  to find combinations betw ween  two seets of data. Ass in a  topogrraphic map, ccolors  and paatterns indicaate  areas tthat are in the  same rrange of values.  You caan use a surfaace  chart w when both  catego ories and dataa  series are numeric  values..  Surface ch harts have the following ch hart subtypess: 

3-D surrface 3‐D surfacce charts show trends in values across ttwo dimensio ons in a contin nuous  curve. Color bands in aa surface charrt do not reprresent the data series; theey  representt the distinctio on between tthe values. Th his chart show ws a 3‐D view w of  the data, which can be e imagined as a rubber sheeet stretched over a 3‐D co olumn  ed to show reelationships between largee amounts of data  chart. It iss typically use that may otherwise be e difficult to see.  

Wirefraame 3-D su urface When displayed without color on the surrface, a 3‐D surface chart iis  W called a wirefraame 3‐D surfaace chart. Thiss chart showss only the linees. A  D surface chaart that is disp played withou ut color band ds on any surfface is  3‐D called a wirefraame 3‐D surfaace chart. Thiss chart showss only the linees.  

31   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m     NOTE    A wireframe 3‐D surface chart t is not easy tto read, but this chart typee is useful forr faster plottin ng of 

large dataa sets. 

Contou ur Contour ccharts are surrface charts viewed from aabove, similarr to 2‐D  topograph hic maps. In aa contour chaart, color band ds represent specific rangees of  values. Th he lines in a co ontour chart connect interpolated poin nts of equal vvalue.  

Wirefraame contou ur Wireeframe conto our charts aree also surface charts vieweed from abovee.  With hout color bands on the su urface, a wireframe chart sshows only th he  liness.    NOTE    Wireframe contour char rts are not easy to read. Yo ou may want to 

use aa 3‐D surfacee chart instead d. 

    Doughn nut charts  Data that is arranged in columns orr  rows onlyy on a worksheet can be  plotted in n a doughnut chart. Like a pie  chart, a doughnut charrt shows the  hip of parts to o a whole, but it  relationsh can contaain more than n one data serries.   NOTE    Dou ughnut chartss are not easyy to 

read. You may want to o use a stackeed  d.  column or stacked bar chart instead Doughnutt charts have the followingg  chart subttypes:    

32   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Dougghnut Doughn nut charts dissplay data in rings, where each ring rep presents a datta  series. If percentagees are displayyed in data lab bels, each ring will total 10 00%.  

Explodeed Doughn nut Much likee exploded pie e charts, exploded doughn nut charts display the conttribution of  each value to a total w while emphasiizing individual values, butt they can con ntain more  than one data series.  

 

 

33   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Bubble charts  Data that is arranged in columns on n a  worksheeet so that x vaalues are listed in the first  column an nd correspon nding y valuess and bubble  size valuees are listed in n adjacent columns, can  be plotted d in a bubble chart.  For examp ple, you would organize yo our data as  shown in the followingg example.  Bubble ch harts have the e following ch hart  subtypes: 

Bubble or bubblee with 3-D effect Both h bubble charrt types comp pare sets of th hree values  insteead of two. The third valuee determines the size of  the b bubble markeer. You can ch hoose to disp play bubbles in  2‐D fformat or witth a 3‐D effecct.  

   charts  Radar c Data that is arranged in columns orr  d in a  rows on aa worksheet ccan be plotted radar chart. Radar charts compare tthe  aggregatee values of sevveral data series.   Radar chaarts have the following chaart  subtypes: 

34   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Radar and a radar with mark kers With or withou ut markers forr individual daata points, raadar  oint.   chaarts display changes in values relative tto a center po

Filled radar In a filled radar chart, tthe area coveered by a dataa series is filleed with a colo or.  

 

 

35   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Other types of charts that you can create in Excel  If you do not see the chart type that you want to create on the list of available chart types, there may be  another way to create it in Excel.  For example, you can create the following charts:  •

Gantt charts and floating column charts  o

•

Combination charts  o

•

To emphasize different types of information in a chart, you can combine two or more  chart types in that chart. For example, you can combine a column chart with a line chart  for an instant visual effect that might make the chart easier to understand. 

Organization charts  o

•

You can use a chart type to simulate these types of charts. For example, you can use a  bar chart to simulate a Gantt chart, or you can use a column chart to simulate a floating  column chart that depicts minimum and maximum values.  

You can insert an SmartArt graphic to create an organization chart, flow chart, or  hierarchy chart. 

Histogram and pareto charts  o

To create a histogram or pareto (sorted histogram) chart in Excel, you can use the Data  Analysis Tools that become available after you load the Analysis ToolPak, an Excel add‐in  program that is available when you install Microsoft Office or Excel. 

 

36   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Section Review  1. What are the different charts?  2. Explain their use.   

   

 

37   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Section n Four: Sm martArt A As Representationa al Graphiccs  Section n Goals  •

G Get familiar w with SmartArtt graphics 

•

U Understand m main layout tyypes within SmartArt 

  Layouts fo or SmartArt ggraphics are ccollected in fu ull in the All category withiin the Choosee a SmartArt  Graphic dialog box (shown in the an nimation). Then they're brroken down in nto these types:  •

Liist  

•

Process  

•

Cyycle  

•

Hierarchy  

•

Relationship  

•

M Matrix  

•

Pyyramid  

38   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    Note: Theese examples vary in termss of layout type but also in n terms of slid de design — m meaning the  backgroun nd, color, and d fonts being used. The lasst lesson has d details aboutt designing yo our graphics.

List­typ pe graphiccs    Thiss SmartArt graaphic  usess a layout from m the  List ttype. The graaphic  keep ps the verticaal list  ideaa but breaks the  geneeral conceptss,  show wn in the shapes  on the left, apartt from  details —  the d reseerved for the  longger shapes, with  smaller text, on tthe  rightt.  List layouts are  typiccally for itemss that  you want to group but  n't follow a sttep‐by‐step p process.  which don To keep teext size readaable, you'll waant to limit th he amount off text you putt in the shapees within the  graphic. 

Lists wiith picture es  This graph hical list layou ut  includes sshapes that are  meant forr pictures you u insert.  There's ro oom for descrriptive  text in thee shapes on the right.  There aree several othe er List  layouts th hat include sh hapes for  pictures — — saving you the  trouble off having to po osition  and size the pictures o once you  outs do  insert theem. These layo that workk for you. 

39   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Proccess­type  gra aphics  The SSmartArt grap phic  here uses a Proceess‐ type layout that  contaains repeating  shapes and one lo ong,  ding arrow to  wind conn nect each step p and  show w a directionaal  flow.. You could  substtitute any shaapes  for th hese if you  wantted to use  stand dard flowchart  shapees to represent  types o of steps.  There aree over 30 type es of layouts ffor processes, and they oftten include co onnecting arrrows to show w  direction or progressio on — be it forr phases in the developmeent of a plan o or product; po oints in a timeeline;  elements com mbine in any ffashion to pro oduce a result.  or a depicction of how e

Processses with  numberred steps   This Proceess‐type layout  includes sshapes that w work  well for in ncluding  numbers for the steps..  The arrow ws keep the  timeline id dea and hold the  text that d describes eacch  phase. This layout  emphasizes the broad  Other ones miight  picture. O give moree emphasis to o the  textual deetails of the  steps. 

 

 

40   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Continu uing seque ences  Wash, rinse, repeat: Th hat's a  short wayy to describe  content fo or the Cycle ttype  of SmartA Art graphic. This  type illusttrates a circullar, or  repeatingg, process.  Examples might include  or animal life  product o cycles, an ongoing writting  or a  and publisshing cycle fo Web site, or the  performance review an n  employeee works towarrd  yearly thaat starts with goal‐ setting, in nvolves period dic  checkpoin nts, and culminates  at year's eend — then starts  over.  The layou ut above effecctively shows both the cycle and how each piece of iit fits into a w whole. 

Hierarcchy: An org g chart  A typical u use for this Sm martArt graphic type, calleed Hierarchy,, is the compaany organizattion chart. Th he  pictu ure uses the laayout  thatt's most geareed  towaard showing aa  com mpany's hierarrchy  of po ositions.  Therre are variouss  hieraarchical layou uts,  thou ugh. A hierarcchy  migh ht show a deccision  tree or family of  prod ducts. See thee next  section for anoth her  exam mple. 

41   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Hierarcchy: Familly of  produccts    This Hieraarchical layou ut shows  the brancches of a family of  outdoor eequipment. It works  vertically,, using shape size, text,  and color‐‐coding to maake the  levels cleaar. 

    Relationships: Ra adial  and Ven nn  The Relationship‐type layouts cover a range of d diagram typess, including raadial, Venn, and target. These  depict a connection betweeen two or mo ore sets of things or inform mation.  typically d  The SSmartArt graphic  show wn here usess a  Converging Radiaal  out, in which  layo seveeral elementss  relatte to or affect one  centtral thing.   TThe Basic Ven nn  layo out, consistingg of  two or more  overrlapping circlees,  show ws how areass or  concepts overlap and  come together at th he  ceenter intersecction.   The Basic TTarget layout is used to sho ow containmeent, gradations, or hierarcchical  reelationships. 

 

 

42   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Matrix   The Matrix layout type e  p of  shows thee relationship components to a whole,  depict more  and can d complex rrelationships by  using axess, such as the e  example h here.  This layou ut is called a G Grid  Matrix. Eaach axis functtions  to show aa range in term ms of  cost and o of craft. The layout  itself inclu udes the  quadrantss and the axe es, but  it's set up p so you can aadd,  outside th he axes, whattever  labels app ply. 

Pyramiid  The Pyram mid‐type layo outs show pro oportional, fo oundation‐bassed, or hierarrchical relatio onships or  processes that typicaally  upward.  build u This exxample showss an  ever‐reefining processs  that starts with  d  gathering unfiltered data, sshown at the  bottom m, continues  upward with sifting  througgh the data an nd  toward d drawing  conclusions about itt. The  layout is designed to  give yo ou more room m for  text as the pyramid  ws.  narrow And so yo ou've gotten aa look at what SmartArt grraphics can lo ook like, contaain, and do. In the next  lessons, yyou'll see how w to create, w work with, and d polish them. 

43   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Section Review  1. When might you use a SmartArt graphic?  2. What does the main layout types within SmartArt graphics look like?  3. How do you change the layout of the a SmartArt graphic?   

44   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Section n Five: Ho ow to Crea ate SmarttArt Graphics  Section n Goals:  •

Co onvert a bulleted list to a SmartArt graaphic 

•

In nserting a blaank SmartArt graphic 

•

Sw wap one grap phic layout fo or another 

•

U Use Text pane e to add or remove a shap pe from the grraphic 

  You've go otten an overvview of the tyypes of SmartA Art graphics a available. Now, get the nu uts and bolts ffor  how to creeate one. 

45   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Converrt a list to a  a graphic  

  You can convert a list b by clicking its text, clickingg Convert to SSmartArt Graphic  on the Ribbon, and  choosing one of the layyouts shown in the galleryy that opens. You can see aa preview of tthe SmartArt  graphic's layout on the e slide merelyy by pointing tto a layout th humbnail in th he gallery.  When you u're convertin ng a list, manyy of the layou uts that appeaar in the galleery are of thee List layout tyype,  but other types are the ere, too, to su upport a rangge of content.. If what you want isn't in tthe initial gallery,  e SmartArt G Graphics at the bottom of tthe gallery to open the full gallery of Sm martArt layou uts.  click More This conveersion featuree applies to teext only, with hin a placehollder or any otther shape.  NOTE: On nly PowerPoin nt 2007 has th he ability to convert existin ng text or a lisst to a SmartA Art graphic. FFor  existing diagrams, therre's a way to update them to be SmartA Art graphics, but that is seeparate from tthis  on feature; that process is shown at thee end of the th hird lesson.  conversio Don't ove eruse    Becau use PowerPoint 2007 makees it so easy tto convert a liist to a graphic, it can be  tempting to convert evvery list you'vve got. But bee judicious in using the feature. Be suree that a graphical  mation be seen n, remembered, and undeerstood. And kkeep in mind that  format really is helpingg your inform metimes a plaain text list is more effective than a graaphic.  for peoplee with vision disabilities orr dyslexia, som

46   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Start W With a Blan nk Graphicc: Method  1 

  When you u want to starrt with a grap phic that you will type textt into, open th he main gallery of layouts ffor  SmartArt graphics, and d choose one.. The most ob bvious route tto the gallery is from the In nsert tab on tthe  he picture.  Ribbon, ass shown in th Here are tthe steps:   On the Inse ert tab, click SSmartArt.   Click the typ pe of graphic you want.   Click one off the layouts sshown.   A larger exaample of the layout and a description aappear in the preview areaa. You click OK K to  put the layout on the slide.  What if yo ou want to sw wap the layou ut for anotherr one? You can easily do th hat. You'll seee how later in the  lesson. 

47   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Start W With a Blan nk Graphicc: Method  2 

  In PowerP Point 2007, th here's another way to inserrt a SmartArtt graphic: Clicck the SmartA Art graphic ico on  that is parrt of many sliide layouts. Th The picture illu ustrates this.  Click th he SmartArt ggraphic icon tthat's part of the slide layo out.   The Sm martArt graph hic gallery opeens so that yo ou can choosee a layout.  To get this group of ico ons on a slidee, you need to o apply a slidee layout that includes it. Yo ou'll work witth  slide layouts in the praactice session.  One advantage to this method is that the graphiic is always in nserted within n the placeho older that con ntains  the icon. ((The placeholder is the bo ox with the do otted border tthat surround ds the slide's main contentt.)  That's maainly an issue if your slide layout includees two placeh holders that ccould contain the graphic. If  you insertt the graphic using the Sm martArt graphic icon in the desired placeeholder, you know it will b be  inserted w where you waant it. 

48   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Add tex xt to the grraphic 

  Every Sma artArt graphicc contains a TText pane, wh hich you can cchoose to usee or not. The p pane is for typ ping  the graph hic's text and ffor making otther types of edits to the g graphic. You ccan also workk directly in th he  graphic.   As is show wn in the pictture:   The Text paane sits to thee side of the ggraphic.   You type yo our text in thee pane.   The text appears automaatically in thee correspondiing shape in tthe graphic.   Notice that the graphic ccomes with default text so o that you gett a sense of w where your text  w will go.  If you find d it frustratingg to select an nd work within the shapes in the graphic, you'll welcome the Textt  pane. No more fiddlingg with shape selection in o order to type — just focus on and work with text witthout  e graphic.  being disttracted by the By contrast, if you preffer to type directly into shapes in the graphic, do thaat. Or go backk and forth, aas it  suits you. In any case, the Text panee is handy if yyou've got lotts of text to put in, or if you want a spacce for  organizingg text. You caan also manip pulate (add, delete, and mo ove) text and shapes by w working from tthe  Text panee. 

49   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m    Accessibillity benefit    If you use a sscreen readerr, the Text pane gives you a way to read d and create a  graphic on n a slide, as lo ong as you'ree in editing vieew. 

How tex xt maps to o shapes 

  The type o of layout you choose for th he SmartArt g graphic determ mines how teext in the Textt pane maps tto  shapes in the graphic.  The picturres above sho ow how text iis treated diffferently with two differentt layouts. In tthe picture on n the  left, the laayout supports top‐level teext in one sett of shapes, th he primary on nes that havee the arrows  between tthem. The second‐level teext, indented in the Text paane, appears in the lower shapes, whicch are  also slighttly indented aand include a bullet. By contrast, in the picture on th he right, the layout puts alll the  text, first‐‐level and seccond‐level, intto one shape. It indicates the second‐leevel text by using bullets aand a  smaller fo ont.  So, how yyour text is diisplayed depeends on the la ayout you choose.  More abo out text and layouts    Som me layouts maay not contain n enough main points or leevels in their  shapes to o accommodate your text. If so, a red X shows by thaat text in the TText pane. If you apply another  layout wh hose shapes d do accommod date all the teext, the text then appears in the graphicc. But if you ssave  the presentation while e using the layyout that didn n't show som me of the text,, that text will be lost.  Automatiic text sizing    As you typee, PowerPointt adjusts font size so that ttext fits within the shapes..  When you u're through ttyping in all yyour content, if some of the font sizes aaren't to your liking, you caan  resize text within indivvidual shapes. 

50   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Manipu ulating tex xt and shap pes 

  For examp ple, when you u add a new ffirst‐level bullet in the Texxt pane, a new w set of shapees is added in n the  same relaative position in the graphiic. (In this layout, the main n shape autom matically inclu udes the  secondaryy shape, for yyour second‐leevel text.)  By deletin ng text or changing its indeent in the Texxt pane, you ccan also delette shapes. You'll get more  practice w working in the e Text pane in n the upcomin ng practice seession.  Of coursee, you can work within the graphic itselff to add and rremove shapees and anythiing else you w want  to do — aand that may be your prefeerence. Just b be aware thatt you can worrk from the Text pane to d do  more than n type in textt. 

51   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Try a diifferent la ayout 

  What if yo ou decide you u want a diffeerent layout aaltogether? Yo ou can easily switch to ano other one.   With the grraphic selecteed on the slidee, click the Deesign tab in SmartArt Tools. (These tools are  avvailable when never the graphic is selected.)   Click a layout thumbnail in the Layouts group.   That layoutt is applied to the graphic. Tip: Resett a graphic   If you've alterred the structture of the graaphic by addiing and  deleting sshapes or don ne other custo omizations, and you want to start over,, click Reset  Graphic:  This resets the wh hole graphic. It's on the Deesign tab in SSmartArt Toolls.  If you onlyy want to go back a few stteps, you can use Undo  Toolbar. 

on the Quicck Access 

 

52   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Section Review  1. You want to convert a bulleted list to a SmartArt graphic. What are the first steps?  2. You learned a couple of different methods for inserting a blank SmartArt graphic: You can click  the SmartArt button on the Insert tab, or you can click the SmartArt graphic icon from within a  slide layout. What's one advantage to using the latter method?  3. How do you swap one graphic layout for another?  4. How can You can work from the Text pane to add or remove a shape from the graphic?   

53   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Section n Six: ‘Spit and Poliish’ for Grraphics    Section n Goals:  •

G Give a SmartA Art graphic a 3 3‐D look 

•

U Use different c colors within n the currently applied the eme 

•

A Apply a soft ed dge and speccial outline arround just on ne shape 

•

Sttart over from m scratch 

•

Ed dit the org ch hart by adding and removing type 

Now, explore the world of design th hat's availablee for SmartArrt graphics. W Work with galleries of stylees  o make a grap phic look professional and polished. Seee, too, how th he overall dessign  and color variations to design of you ur graphics.  of the preesentation, caalled a themee, affects the d Style aand color varriety  exxist at the leveel of  ind dividual shapes  and text within a  graaphic, too. Visual  efffects such as  shadows and gllows  can be applied tto  selected shapess and  theeir text, to make  theem stand outt.  Fin nally, learn ho ow to  deeal with diagraams  thaat you have from  old der presentattions.  Do o you want to  upggrade them to o  look like SSmartArt grap phics? Or do yyou want them to retain th heir original aappearance? Get an idea o of  your choicces and whatt to expect. 

 

 

54   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Presenttation theme: Basis  for how slides look k   

Before wee go into how w you can worrk with specifiic styles and ccolors for you ur SmartArt grraphic, we ha ave to  mention tthemes. A theeme supplies tthe design of  f the whole prresentation, a and it is the ba asis for how a all  slides and d slide elemen nts look.   The first slid de shown herre has the bassic PowerPoin nt theme app plied, called O Office Theme. It's  th he plainest th heme and is applied by deffault.   The second slide is the same slide witth a different theme applieed, called Mo odule.  As you see, the graphiccs look quite different justt because of tthe theme. Th he theme dettermines the  backgroun nd design, slid de colors, plaaceholder layo out, text posiitioning, and ffont styles.  Working w within the the eme, you can n select differeent styles and d color variations just for tthe SmartArt  graphic. 

 

 

55   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

SmartA Art styles:  Examplle 1  There is a default style e applied  to the graaphic when it''s first  inserted, but you can cchoose a  one. For exam mple, the  different o picture sh hows the sam me graphic  you saw p previously, wiith the  Office Theeme still applied to the  slide — bu ut now a diffe erent  style is ap pplied to the ggraphic.  The earlieer style, called d Simple  Fill, is replaced by one called  Intense Efffect.   The new sstyle keeps w within the  basic colo or range of the default theme, but now the big shapees are roundeed, or beveled d, at the edgees,  and they have a shiny highlight at th he top. Look closely to seee the reflectio on added at the bottom.  Also, the long shapes h holding the seecondary textt have a highllight at the faar right, and a shadow at th he  bottom, ggiving them dimension. 

Sma artArt styles:  Exa ample 2 

Jusst as a presen ntation has an n assortmentt of themes avvailable to  givve it its overa all look, each llayout for a SSmartArt grap phic has a  range of styles available to iit. 

56   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

In this example, o one of  the sstyles in the 3 3‐D  categgory is applieed,  called Cartoon. It does  even n more to make  the sshapes seem  slightly lifted off tthe  hapes  slide. The main sh havee a bevel and  highllight on eitheer  end. And the longg  pes have a sim milar  shap highllight all alongg the  top aand bottom. TThe  dark color of the maain  shapes is uniform,  suggesting a flatter, shin nier 

Charts & Graphs for Presentation  © aNm    finish, unlike the more gradient, or gradual, color in the first style.  You'll see the full range of styles in a layout when you do the practice session. But in brief, here are  some things you'll find within styles:   •

Color‐shade variations that stick within the current color range.  

•

Different treatment of shape fills and borders.  

•

Varying dimensionality: shapes can look flat to rounded to fully dimensional (two‐sided) to  tilted.  

•

Visual effects such as reflection, shadows, and glows.  

Change the style's colors  Though the current style for the SmartArt graphic includes colors, you can change the colors by using the  gallery that's shown in this picture. The gallery is on the Design tab within SmartArt Tools on the Ribbon.  It's in the SmartArt Styles group.  To change the style's colors:   Click Change Colors, next to the style choices.   Point to any color variation.    Look at the preview on the graphic. As usual, click the thumbnail to apply the colors.  The color choices use the spectrum of colors that are part of the presentation theme. They're divided by  row into the primary colors of the scheme, shown at the top, and the accent colors — which on your  slides are used for a range of things, such as color fills and hyperlink text.  The Colorful section mixes up the accent colors into various combinations. The rows such as Accent 1  and Accent 2 use shades of one of the accent colors, applied in different ways.  If you change the theme for the presentation, your graphic's colors will be updated to match the new  theme. 

57   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Use Sha apes to Cre eate 

  The style yyou've applieed to the grap phic has given n it a great loo ok. Yet there''s more you ca an do, workin ng at  the level o of individual sshapes within n the graphic. You do this o on the Format tab within SSmartArt Toolls.   Select the sshape or shap pes you want to change. In n the picture, we've selecteed several shapes.   On the Form mat tab, lookk in the Shape e Styles group p for Shape Efffects, and cliick its arrow.  Choose from m the effects, such as the Shadow effects.  Or choosee a different b bevel, a reflecction, or a glo ow. There's also a gallery o of styles, to th he left of this  menu, thaat are just forr shapes. 

58   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Create  Graphics f  from Text  t 

  A similar d degree of cusstomizing is possible for the text in the SSmartArt grap phic as for sh hapes. As the  picture sh hows, right neext to the Sha ape Styles is another collection of galleriies with styless and effects for  text, calleed WordArt Sttyles.  To apply W WordArt form matting to yo our text:   Select the sshapes that co ontain the texxt you want tto format.   On the Form mat tab, clickk the arrow neext to Quick SStyles. (This iss in the Word dArt Styles gro oup.)   Pick a Word dArt style. It w will apply to aall the text in the selected shapes.  In this gro oup you've alsso got galleriees for color fill, outline styyle, and visuall effects that include shado ow,  reflection, and glow.  Tip    You can use the FFormat tab fo or other workk with shapes. For examplee, replace onee shape with  another; rresize shapess; and rearran nge shapes byy aligning them, moving th hem forward o or back in ord der  on the slid de, or rotating them.   

 

59   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Chaarts & Grraphs fo or Preseentation  © aNm m   

Update e a Diagram m from a P  Previous V Version 

  Options w with previous versions.  Here's thee background d: When you ffirst open a diagram, such as an org chaart, that you ccreated in  PowerPoint 2003 or eaarlier, the diagram isn't editable. When n you double‐click the diaggram, the Diaggram  on dialog box appears. It o offers two opttions:  Conversio The first o option is to co onvert the diaagram to a Sm martArt graph hic. The conveersion appliess an appropriiate  layout, a d default style, and colors frrom the curreent theme, wh hich you can change as you like. The  converted d diagram hass available to it all the design and formaatting tools o of any SmartA Art graphic.  Note: Thiss process mayy significantlyy transform th he look of thee diagram, an nd if it has an animation  applied to o it, this might not play exaactly as expeccted. The second option iss to convert th he diagram in nto  shapes that you can fo ormat. If you w want to maintain absolutee fidelity to th he diagram's o original look aand  behavior, you'll prefer this choice.  After you convert a diaagram into sh hapes, you can use all the fformatting op ptions availab ble to any shaape in  wing Tools, wh hich apply to shapes and p placeholders, and are not p part  PowerPoint (these are part of Draw of SmartA Art Tools).  Notes  1. Converting to SmartArt graphic. Once co onverted, if th his diagram iss opened in an earlier verssion  off PowerPoint, it won't be eeditable as a diagram, but will instead o open as a pictture. 

60   

© 2008 alte erNative Med dia – www.altternativemed dia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm    2. If you make no significant changes to it and then reopen it in PowerPoint 2007, it will be  editable as usual, as a SmartArt graphic.  3. You can use this conversion feature for diagrams as old as PowerPoint 2000.  4. Converting to editable shapes    If you convert the diagram to shapes, it isn't updated to use a  SmartArt graphic layout and style, or exact colors from the theme, and none of the galleries on  the Design tab in SmartArt Tools are available.  5. Significantly, this choice means that the diagram is editable by someone opening it up in  PowerPoint 2003 or earlier. 

 

61   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz  

Charts & Graphs for Presentation  © aNm   

Section Review  1. You want to give a SmartArt graphic a 3‐D look. On which tab will you find this style?  2. If you want an entire graphic to use different colors within the currently applied theme, what's  the best thing to do?  3. You want a soft edge and special outline around just one shape. Where do you find this type of  formatting?  4. You've applied a WordArt style to some text in a shape, but now you don't like it and want to  start again with fresh text, pre‐WordArt. What would you do?  5. You're editing an old presentation that contains an organization chart. You've already converted  some bulleted lists to SmartArt graphics, and you want your organization chart to have a similar  look. You also have to edit the org chart by adding and removing a few names in it. What should  you do? 

62   

© 2008 alterNative Media – www.alternativemedia.biz