Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
עגול-סיכום מפגש שולחן
פתרונות למנהל הפיננסי 2008 , נובמבר05 עינת שמעוני:מנחת המפגש
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
מבוא לאחרונה חלה התעוררות בקרב ארגונים ישראלים בכל הקשור לכלי תכנון ובקרה למנהל הפיננסי .בעוד שבעבר רוב הכלים אשר סופקו ל CFO -היו תפעוליים באופיים (כחלק משלב א' בפרויקטי ,)ERPכיום מנהלים פיננסים דורשים (וגם מקבלים) יותר כלי תכנון ובקרה. תחום ה CPM (Corporate performance management) -אשר כולל בתוכו תתי- תחומים רבים כגון תכנון תקציב ,תמחיר ,איחוד דוחות כספייםBalanced Scorecards , ועוד זוכה בשנים האחרונות לעדנה בשוק הבינלאומי .בישראל רוב הארגונים נכנסים או שוקלים להיכנס לתחום תכנון תקציב ואיחוד דוחות כספיים .מעטים הארגונים שחיברו בין תהליך התכנון האסטרטגי והתכנון הפיננסי ,לפעולתו השוטפת של הארגון כדוגמת יוזמות Balanced Scorecardחוצות ארגון. מפגש זה יעסוק בנושא פתרונות למנהל הפיננסי ( .)CFO במפגש עלו הסוגיות הבאות:
מה כבר נעשה בארגונים מבחינת פתרונות למנהל הפיננסי ,ומה יהיו הכלים הבאים אותן מחלקות ITתידרשנה לספק למנהלים פיננסים .משתתפי הדיון עסקו בעיקר בסוגיות של תכנון ובקרה ,פתרונות ומודלים של BIלתחום הפיננסי ,ומערכות מדידה ו Balanced .Scorecard
מה בין ERPלפתרונות פיננסים? האם הפתרונות הפיננסים מגיעים מסביבות ה ERPאו שיש להסתכל על תחום זה כייחודי ,המצריך פתרונות ?Best of breed
המלצות וטיפים לארגונים הנכנסים לתחום
משתתפי הדיון הנם מנהלי מחלקות שונות ב ,IT -וכן ( CFOsמנהלים פיננסיים) או נציגי המחלקות הפיננסיות ממגוון סקטורים :ארגונים תעשייתיים ,היי-טק ,שירותים פיננסיים, בריאות.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
המצב הקיים לעומת המצב הרצוי מבחינת פתרונות למחלקה הפיננסית
מעבר מניתוח העבר לתחזיות העתיד מנקודת המבט של נציגי המחלקות הפיננסיות -כיום הכלים העומדים לשימושם טובים בעיקר לנתח את מה שהיה .יש יותר צורך בכלים שיעזרו להם לחזות מה יהיה ,ולבצע תכנון בצורה יותר טובה .אחד המשתתפים הגדיר זאת כ"מעבר מפתולוגיה לנבואה " – יכולת חשובה ביותר בעולם בו קצב השינויים רק הולך וגדל .המשתמש הפיננסי צריך להיות מסוגל לתכנן ,להגדיר תרחישים ולענות בצורה מהירה על כל תרחיש – מה תהיה ההשלכה ומה כדאי לעשות?
גמישות בסיטואציה עסקית שבה קצב השינויים מאוד מהיר ,הכלים צריכים להיות גמישים, כיום הכלי הגמיש ביותר שניתן למצוא אצל רוב משתמשי המחלקות הפיננסיות הנו אקסל.
מקורות המידע משתמשים עסקיים ציינו כי המידע שצריך להיות זמין לצורך ביצוע תכנון הנו מידע ממגוון תחומים וגם מידע חיצוני של השוק ,ולא רק מידע פיננסי.
אחד ממשתתפי הדיון (נציג מחלקת הפיננסים) הגדיר שלושה צרכים מרכזיים של המחלקה הפיננסית ממחלקת ה:IT- .1מידע – מחלקת ה ITצריכה להעמיד לרשות אנשי הפיננסים מידע ,מידע זה צריך להיות מדויק ,זמין ,ידידותי ,ומהיר ,וחשוב שתוכן המידע לא יהיה רק כספי .צרכי המידע של המחלקה הפיננסית לצורך תכנון ובקרה צריך לכלול גם מידע הקשור לכוח אדם ,ללקוחות (שביעות רצון לדוגמה) ,מכירות וכד' .דרישה זו אינה פשוטה, שכן כל אחד מגורמי המידע מנוהל במקום אחר ,ולפעמים גם מוזן באופן ידני (לדוגמה ,תוצאות של סקרי שביעות רצון). .2ניתוח – המידע עצמו לא תמיד מספיק ,יש צורך בהפעלת נוסחאות שונות על המידע לצורך השוואה ותכנון.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
.3פעולה – לאחר קבלת המידע וניתוחו נדרשת פעולה .לדוגמה ,בנושא התקציבי אם קיימת הוראת תשלום בגובה מסוים והיא אינה עומדת בקריטריונים ,יש לדאוג לפעולה המתאימה – ובמקרה זה ,שהגורם המבקש לא יוכל לקיים את הפעולה.
נקודת המבט של מחלקת הIT- כמה נציגי מחלקות ITציינו כי הם מרגישים שהם קצת "רודפים" אחרי המחלקה הפיננסית. צוין נושא האקסלים כבעייתי – משתמשי הפיננסיים מתקשים להיפרד ממנו. אחד המשתתפים ציין כי בארגונו סוים לא מכבר תהליך יישום ERPמאוד גדול ,שהכניס זעזועים בתהליכי העבודה וכעת ,לאחר ההתייצבות ,המשתמשים מחפשים קצת "שקט".
תחומים חדשים אליהם הארגון מעוניין להיכנס במפגש עלו כמה נושאים שעניין את רוב המשתתפים להיכנס אליהם:
נושא תכנון תקציב ( )Budget Planningכתחום אליו ארגונים כבר נכנסו או לחילופין מעוניינים להיכנס בקרוב .הכלים העיקריים שהוזכרו בהקשר זה :הייפריון ,פתרונות .SAPכל הארגונים שהשתתפו בדיון סיפרו על רצונם להיכנס למערכות תכנון ובקרה (חלקם כבר עושים זאת כיום) ,ורובם הביעו רצון שמערכת זו תתממשק בצורה טובה עם מערכת ה ERP-שלהם .יש לציין כי למרות דרישת התממשקות זו ,כמחצית ממשתתפי הדיון מסתכלים על הכלים בתחום זה ככלי ( best of breedמה שאומר שאם המערכת המוצעת מספק ה ERPאינה מספיק טובה ,הם יסתכלו על כלים אחרים) .ארגונים מאוד מוטי מערכת ERPספציפית סיפרו כי לא היה הרבה ספק בשלב בחירת המערכת שכן היא צריכה להתממשק בצורה הדוקה ל ERP -כדי לספק סגירות ותאימות חשבואנית, ולכן ,גם אם המודול הרלוונטי אינו הטוב בשוק ,הם יבחרו לעשות בו שימוש.
תחום נוסף שהוזכר כחשוב הנו תחום המדידה .Balanced Scorecard /במקרה זה, מעטים הם הארגונים שכבר מיישמים שיטות מדידה באמצעות כלי מדף ,אך חלקם כבר עובדים בצורה כזו עם כלים בפיתוח עצמי ,ואחרים הביעו רצון להיכנס לתחום.
מערכות המנהלות את תהליך הזמנת נסיעות – מערכות Travelשלכאורה אינה קשורה למחלקה הפיננסית ,הנה מערכת שהוזכרה כמה פעמים בדיון ,כאשר התועלת מהכנסת מערכת המנהלת את תהליך הזמנת הנסיעות של העובדים הנה כספית ודי ברורה – ארגונים שכבר יישמו מערכת זו סיפרו שחסכו חיסכון משמעותי והצליחו ליישם יותר
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
בקלות מדיניות נסיעות באמצעות המערכת .המערכת מאפשרת בקרה על תהליך הנסיעות מבחינת התקציב ,כולל התממשקות למערכת ה ERP -לצורך רישום חשבונאי. תחומים נוספים שהוזכרו:
ניתוח רווחיות
בארגון גלובאלי -טיפול בפעילויות בין חברתיות
כלי דשבורד למנהלים (ובתוך כך גם מנהל פיננסי)
בארגון גלובאלי בו לכל חברה ישנה מערכת תפעולית פיננסית אחרת ,עלתה התלבטות כיצד להגיע לאחידות ברמת הכלים התפעוליים
חיבור בין עולם פיננסי לעולמות אחרים – מכירות ,שיווק ,תכנון אופרציות
ניהול מחלקת גזברות
לעומת זאת ,תחומים קצת פחות בולטים ,שפחות הוזכרו /משתתפי הדיון ראו בהם צורך פחות דחוף הנם :כלי איחוד דוחות פיננסיים (באחד הארגונים צוין כי הדוחות מאוחדים בצורה ידנית)
צורת העבודה – מחלקת ה IT-מול מחלקת הכספים כל אגף יש לו רפרנט שעובד מולם ,מרכז דרישות של האגף ועובד מולם .זה התפקיד שלהם. גם אחראים לבצע בדיקות קבלה. בכל חטיבה יש רפרנט שאחראי על נתונים ,יש הסכמה על הנתונים ומאיפה הם מגיעים וממה הם בנויים.
בעייתיות וחסמים במפגש עלתה סוגיית האקסלים – כיום זהו הכלי מספר אחד שמשמש את מחלקת הכספים. בחלק מהארגונים הייתה בעיה לעבור מכלי האקסל המוכרים לכלים חדשים מכיוון שהם לא סיפקו פיתרון מלא ומספק ,וכל עוד אנשי הכספים מרגישים שאין להם תחליף ראוי הם ימנעו ממעבר לאותו כלי.
עד כמה רגולציות דוחפות את התחום?
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
בתחום הרגולציות ,הורגשה הפרדה ברורה בין ארגונים מהסקטור הפיננסי ,בהם ,SOX באזל IIורגולציות אחרות המחייבות בקרות חזקות על צד הדיווחים החשבונאיים כבר דוחפים יוזמות רבות כמה שנים ,לבין ארגונים מסקטורים אחרים (ובהם גם אלה המחוייבים ל )SOX-שאינם מרגישים דחיפה חזקה מכיוון הרגולציות להיכנס לכלים ויוזמות חדשות. בעוד שבסקטור הפיננסי ,התקציבים המוקדשים לתחום הרגולציות עולים בכל שנה ,בשאר הארגונים לא מורגשת עלייה כזו. מבחינת כלים ייעודיים ל ,SOX -ארגונים שאינם מהסקטור הפיננסי ונדרשים לעמוד בתקנות SOXציינו כי הליכה למוצר מדף בתחום SOXמספקת להם כלי תהליכי שחוסך להם את המצאת הגלגל מחדש ,אך אינו מהווה קפיצת מדרגה או משהו תחרותי לארגון (מוגדר יותר כ .)nice to haveניתן להגיע לאותן תוצאות (מיפוי נכון של תהליך) גם ללא כלים ארוזים אלה.
גורמים המוסיפים סיבוכיות לפרויקטי כלים פיננסיים חברות גלובליות בה ישנה חלוקה של תהליך/פרויקט לחברות בנות חברות פרויקטליות – ניהול תקציב עבור כל פרויקט ,ובקרה מתמדת שהפרויקטים יעמדו ביעדים וברווחיות הנדרשת
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
נספח: תגובות ספקים ויועצים לגבי הנושאים שעלו במפגש חברת גילון בימים אלו ,לאור המצב ,כאשר כל התוכניות העסקיות משתנות ומתעדכנות – ואפילו מספר פעמים בשנה ,קיימת חשיבות לקשר הדוק בין אסטרטגיה ,תוכנית עבודה ,תקציב ,הנחיות לשטח ומדידת ביצועים .לכן מערכות ה( ABB-תקציב מבוסס פעילויות) ו( CPM -ניהול ביצועים) מתאחדות או לפחות מתקשרות .כך כל קיטון או גידול בפעילות מקבל את הביטוי בהיבטי התשומות אך תוך השפעה ברורה על התפוקות בארגון – ולהיפך. המערכת המשולבת חייבת לרדת על לרמת השטח ,בכדי לבטא באופן מיידי ,ברור ומדיד כל שינוי שמתרחש. כמו כן ,ארגונים רב חברתיים /לאומיים ,חייבים לארגן את הנתונים הכלכליים והפיננסיים אל רמת המטה ,תוך איחוד דוחות ומדדי שליטה אחידים ( .)KPI בנוסף ,רגולציה במוסדות הפיננסיים תופסת תאוצה של הפרויקטים הראשוניים – באזל 2 ובקרוב סולבנסי ,2המודלים האנליטיים הנלווים (הסתברות לאי החזרת הלוואות וכיוב') תופסים תאוצה נוספת. מערכות המידע מבוססות ה MDM ,ABB ,CPM ,BI ,DWH-וקללות נוספות אינן יכולות להיות מתוכננות עבור כל משימה בודדת, אלא אנו חייבים לבנות אסטרטגיה של יישום של כלל מערכות התכנון בארגון ,בכדי לייצר תמונת מצב אחידה ,אמינה ומקיפה על הקשר בין האסטרטגיה ויישומה במונחי תפוקות ותשומות. חברת Top-IT על בסיס ניסיון והיכרות עם עשרות מערכות ניהול כספים/כלכלה הייתי ממליץ על שישה קריטריונים לבחינת כלי לעולם ה: CFO - .1עלות נמוכה (יחסית) למוצר והטמעתו המשקפת יחס סביר למספר המשתמשים המצומצם של מחלקות הכספים .2יכולות כתיבה לבסיס הנתונים תוך שמירה על ניהול גרסאות והרשאות
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
.3שילוב המערכת עם גיליונות אלקטרוניים (ובכלל זאת צמצום הצורך בקישורי "ספגטי", יכולות קריאה ,כתיבה והפקת דוחות מהאקסל ,בקרות) .4מנוע חוקים המסוגל להעביר את הלוגיקות הקבועות מהאקסל לבסיס הנתונים וניתן אינטגרציה פשוטה עם מערכות מקור ( BI , ERPוכל מאגר נתונים אחר) .5יכולות פיתוח ותחזוקה של המשתמש הסופי וצמצום למינימום תלות בייעוץ חיצוני.IT / מערכת ,PowerOLAPעונה על תכונות אלו ומהווה יישום ממוקד בנושא זה ומיוצגת בישראל על-ידי .TOP-ITבנוסף נבקש להדגיש כי חשוב ל הפריד ולהבדיל בין ניתוח וסימולציה מדוקדקת (לצרכי דיווח ,תקצוב ,תמחור) לבין מערכות מדידה בסגנון Balance ,Scorecardבהם עוסק משרדנו גם כן ,המשרתות מגוון רחב יותר של משתמשים ומכילים מידע רב-תחומי ,מדיד כמותית ואיכותית.
בינת מערכות תכנה בעיית קבצי האקסל במחלקות הכספים הינה בעיה ידועה ומושרשת במרבית הארגונים בארץ ובעולם .בעיה שבאה לידי ביטוי בריבוי הקבצים ,חוסר יכולת לעקוב אחרי גרסה עדכנית של הנתונים ,וחוסר יכולת לעבודה משותפת על מקור נתונים אחד .פיתרון הולם ניתן למצוא בסביבת עבודה ,Share Pointבאמצעות .Excel Servicesפלטפורמה זו מנהלת את קבצי האקסל במקום מרכזי אחד ,נגיש לכלל המשתמשים ,תוך ניהול גרסאות וניהול הרשאות .בד בבד שומרת על סביבת העבודה המוכרת של המשתמשים – קבצי האקסל עצמם .פלטפורמת Excel Servicesשומרת על כל היכולות הקיימות בקבצי האקסל ,גם בפרסומם ( )Publishבסביבת ה ,Webומאפשרת הצגת רכיבים נבחרים מתוך גיליונות הנתונים הקיימים ,תוך עדכון הנתונים בזמן אמת .בנוסף במסגרת מציאת פתרונות חלופיים נוספים לקבצי האקסל בכל הקשור ליצירת תהליכי חישוב התקציב ,בינת מערכות תוכנה החלה משווקת מוצר ייחודי ,תוכנת מדף ,Tableauשמטרתו להוות תחליף לפתרונות הטכניים הקיימים ,בתוספת יכולות חיזוי ואנליזה מתקדמות .התוכנה מאפשרת ויזואליזציה ואנליטיקה של נתונים ,שבאמצעותה ניתן לבנות דוחות קבועים ודוחות אד-הוק בקלות יחסית ,כך שגם משתמש לא מיומן יכול לייצר סביבת עבודה מתואמת לו אישית ללא מאמץ מיוחד .הדוחות מאפשרים הצגה דינמית של הנתונים תוך יכולת חיזוי על גבי הדוח עצמו באמצעות בחירת פרמטרים ,סינון והגברת השפעת רכיב תקציבי אחד על משהוTableau .
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
אינה באה להחליף את המערכות ה BIהקיימות בארגון אלא מגיעה כתוספת ,ויוצרת יכולות ויזואליות ואנליטיות מתוחכמות הרבה יותר מקבצי אקסל הקיימים כיום.
חברת ליבי אין ספק שבעיית האקסל מחריפה והולכת גם בארגונים גדולים כאשר כל מנהל יכול להגיע לישיבה עם "האמת שלו" מחד ,ומאידך אבטחת המידע נפגעת בצורה משמעותית. בדומה לצד התפעולי בארגון שכוסה על ידי מערכות ה ,ERPמנהלי הכספים מחפשים מערכת אינטגרטיבית העונה על צרכיהם ללא צורך לעבור בין מערכות לצורך עבודתם השוטפת. תפיסת שולחן העבודה של סמנכ"ל הכספים על פי Cognosכוללת את כל תהליך העבודה סביב התקציב .החל מתהליך בניית התקציב ואישורו ( Top-Downו ,)Bottom-Upיכולת / מערכת איחוד מאזנים רב-חברתיים ,רב-מטבעיים ,אפיון ובנית תרחישים שונים ,שיתוף מידע וכדומה ועד לבקרה תקציבית מליאה (כמו בדרישות ה )SOXלרבות שימוש במערכת ייעודית לניהול מדדים ויעדים על פי המתודולוגיה של ,Balanced Scorecardדוחות תפעוליים ופורטל הנהלה ,אפשרות נוחה לחילול שאילתות ,התראות על חריגות עסקיות (ניצול יתר או חסר של תקציב ו\או כל פרמטר ניהולי אחד) ותחקור רב מימדי.
חברת נס בשנים האחרונות ארגונים פיננסים מתמודדים עם מספר בעיות בתחום אחסון ואחזור נתונים .על פי רגולציות בין לאומיות הארגונים הללו נדרשים לשמור מידע לאורך זמן של בין 7-14שנים כאשר כמות המידע גדלה בין 20-50אחוז כל שנה על פי הערכות של אנליסטים מובילים .בד בבד ארגונים אלו נאלצים לספק ליותר ויותר משתמשים גישה מהירה לנתונים (שאילתות) ועדכון של מחסני הנתונים בזמן קצר (טעינות) .סיטואציה זאת היא אחת מהסיטואציות המאתגרות ביותר שארגונים פיננסים נאלצים להתמודד עמם .הפתרון לבעיה זאת היא "חשיבה מחוץ לקופסא" ,שימוש בטכנולוגיות מתקדמות אשר מאפשרות לארגונים להתמודד עם כמויות המידע ביעילות ולהביא לשביעות רצון גבוהה בקרב המשתמשים.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
טכנולוגיה זאת מיושמת ע"י שימוש במחסני נתונים אנליטיים ,תחום אשר נחשב לאחד התחומים בעלי קצב הצמיחה מהגבוהים ביותר. בסיסי הנתונים האנליטיים (או מחסני נתונים אנליטיים) דומים יותר למחסני נתונים מהירים במיוחד ,הם רלציוניים ,מדברים " SQLרגיל" ברוב המקרים ומאפשרים לטפל בכמויות נתונים גדולות פי כמה וכמה מאשר בסיסי נתונים מסורתיים .המהירויות מושגות ע"י שינוי השיטה המסורתית :המידע מאוחסן פיזית בטורים ולוגית בשורות בעוד במבנה בסיס הנתונים הקלאסי ההפך הוא הנכון .דבר זה מאפשר לבנות לפחות אינדקס אחד על כל עמודה ,להקים טבלאות רחבות ככל העולה על הדעת ולטעון נתונים בקצבים שאינם אפשריים בבסיסי נתונים מסורתיים. ארגונים פיננסים גדולים ורבים כבר הטמיעו מערכות אלו בארגונם ולפי מחקרים רבים בשוק הפתרון עוזר להם גם ברמה הרגולטורית וגם ברמה התחרותית כאשר הם מסוגלים לבצע פעולות מורכבות שלא היו אפשריות בעבר כאשר הן הסתמכו על אותם פתרונות מסורתיים. בין השחקנים בתחום ניתן למצוא את Vertica, Exasol, InfoBright, ParAccel, Sand, CalPontו Sybase IQ. לבסיסי נתונים טוריים יש שני יתרונות בולטים ,האחד הוא האצת שאילתות למהירויות שבין פי 2לפי 1000מהר יותר מבסיסי נתונים מסורתיים .היתרון השני הוא דחיסת וכיווץ המידע מכיוון שהנתונים הנשמרים ב"דף" זהים אחד לשני .ההפך הוא הנכון בבסיסי נתונים שורתיים בהם הנתונים הפיזיים הנשמרים ב"דף" אינם דומים זה לזה .זו הסיבה שדחיסה ברמת הטור יעילה בהרבה מדחיסה ברמת השורה .במקרים מסוימים מידע גולמי אשר "מתנפח" פי 3עד 5בבסיס נתונים שורתי ,מתכווץ לחצי (מהמידע הגולמי!)בבסיס נתונים טורי .כך עם TB 1של מידע נקבל TB5בבסיס נתונים רגיל בעוד אותו מידע עם כמות אינדקסים גדולה פי 5-10תשמר בפחות מ .TB-אם נוסיף לכך את הצורך באתר ,DRP גיבויים ומערכות פיתוח ,נמצא שבסיסי נתונים טוריים מקטינים את נפח הנתונים פי 10 בממוצע. ישנן מספר אפשרויות היכן וכיצד ליישם מחסני נתונים אנליטיים .דוגמאות למקומות בהן בסיס נתונים אנליטי משרת היטב את הארגון אינן מוגבלות לסביבות בגודל טרה-בייטים בלבד .כל ארגון שיכול להרוויח משאילתות ad-hocיכול להיעזר בבסיס נתונים אנליטי . משום כך הפתרון של מחסני נתונים אנליטיים תואם את הצרכים של לקוחות פיננסיים והאנליסטים הרבים אשר חוקרים את המידע שברשותם מכל כיוון אפשרי.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
לאור הטכנולוגיה ההולכת ותופסת תאוצה ,אין פלא שישנם מספר כה רב של שחקנים חדשים בתחום מחסני הנתונים הטוריים .המגזר הפיננסי שלו הדרישות המורכבות ביותר מנתוניו הרבים עושה שימוש בכלים אלו כבר זמן מה ,ולפי כל האנליסטים ,הדור הבא של פלטפורמת אחסון הנתונים הם ללא כל ספק מחסני נתונים אנליטיים . חברת SRL תגובתנו מתייחסת לשני משפטים מרכזיים במסמך: "מחלקת ה ITצריכה להעמיד לרשות אנשי הפיננסים מידע ,מידע זה צריך להיות מדויק , זמין ,ידידותי ,ומהיר ,וחשוב שתוכן המידע לא יהיה רק כספי .צרכי המידע של המחלקה הפיננסית לצורך תכנון ובקרה צריך לכלול גם מידע הקשור לכוח אדם ,ללקוחות) שביעות רצון לדוגמה (,מכירות וכד '.דרישה זו אינה פשוטה ,שכן כל אחד מגורמי המידע מנוהל במקום אחר ,ולפעמים גם מוזן באופן ידני )לדוגמה ,תוצאות של סקרי שביעות רצון"(. בסיכום" :השלב הבא יהיה סגירת הלולאה – "הנחתת" התכנון העסקי /תקציבי למה שמתרחש בפועל בארגון". בכל ארגון יש מידע רב סמוי אשר אינו מנוהל במערכות התפעוליות בארגונים .לעיתים ניתן למצוא חלקים ממידע זה בישיבות ,במפגשים ובמיילים שונים שעוברים בין מנהלים בארגונים .מידע זה כולל :הערכות שונות לגבי טיב ואיכות הקשר עם הלקוח לאורך זמן, מגמות ושינויים בהתנהלות הלקוח לאורך הזמן .מידע רק אשר קשור לתכנון לעומת הביצוע של פרויקטים וניתוח של הפערים בין התכנון לביצוע. אלו הן רק שתי דוגמאות קטנות למידע אשר קיים בתוך הארגון ,יכול להשפיע במידה רבה על היכולת של הארגון לתכנן ולבקר את פעילויותיו השונות .המידע הזה קיים אצל חלק מהאנשים אך אינו מנוהל ואינו נגיש לגורמים רלוונטיים כגון מחלקת כספים. ניהול של המידע הסמוי הזה אינו תהליך פשוט אך הוא תהליך חיוני על מנת שהארגון ילמד מהמתרחש בפועל ביחידות ומחלקות שונות בארגון .ניהול המידע הסמוי אפשרי באמצעות הטמעת תרבות של ניהול ידע ומתן כלים טכנולוגיים לניהול של הידע בארגון כך שניתן יהיה בקלות יחסית לעשות שימוש חוזר בידע ובניסיון שנצבר בזרועות השונות בארגון.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
חברת IBM הצרכים אשר עלו מסיכום המפגש שערכתם מהווים ראש חץ ליכולת הארגון לבצע הלכה למעשה – ניהול ביצועים אפקטיבי ,אנו קוראים להם Financial Performance – FPM .Management התהליך מתחיל במענה לצורך העסקי להיות בשליטה בזמן אמת על מצבו העסקי של הארגון ,ועל כל אחד מחלקיו .לצורך זה דרוש למנהל יכולת של – Monitoringהיכול להתבסס על מתודולוגיית ה .Balanced Scorecard מנהל בארגון שואל עצמו בכל רגע נתון :מה הוא מצבי ? על מנת לתת תשובה למנהל צריכה להיות סדרה של מדדים ,שהוא אחראי עליהם והם מספקים תמונה מיידית על מצב הפעילות של המנהל בארגון. השאלה הבאה אותה שואל המנהל את עצמו היא ? WHY :מדוע אני במצב הזה? מהן הסיבות לכך שהמדד מצביע על תוצאות נמוכות? על מנת לתת מענה לכך זקוק המנהל לאינפורמציה נוספת :היכן נמצאת הבעיה ,האם ישנו צוואר בקבוק ,האם הבעיה בתהליכים מסוימים? בסגמנטי שוק מסוימים וכן הלאה. על מנת לתת מענה לדרישה זאת זקוק המנהל ליכולות .Reporting & Analysisאשר יספקו לו תשובות בזמן אמת. לאחר שהמנהל מבין את מצבו ,הוא שואל עצמו :מה אני צריך לעשות? הוא צריך לנקוט בפעולה ,הפעולה קשורה להפעלת תהליך בארגון ,להכוונה של צוות מסוים .על מנת לתת מענה למצב צריך לשנות למשל מיקוד של מערך המכירות להתמקד במוצר מסוים יותר מאשר במוצר אחר בפלח שוק רלוונטי. פעולה זאת מבוצעת ע"י שינוי התכנון ,המנהל יכול כמעורב בתהליך התכנוני של הארגון לשנות יעדים של מכירות למוצרים שבתחום אחריותו ,שינויים אלו יתבטאו מיידית ביעדים של עובדים אחרים בארגון אשר צריכים לעמוד ביעדים שלהם. אחת הטענות שעלו בשולחן העגול הנן שהיום הארגון נדרש לתהליך תכנון מתגלגל ,כבר לא מדובר על תוכנית או תקציב שנתי ,אלא רבעוני ,חודשי ואפילו תהליך שמשתנה בהתאם לשינויים המתרחשים בשוק.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
הצרכים עליהם דנו בשולחן העגול אינם נחלתם של מנהלי הכספים בארגון בלבד אלא של כל מנהל המקבל החלטות בארגון ברמת ההנהלה או ברמת הביניים .ארגון אשר מסוגל לנהל את הביצועים שלו באופן אינטגרטיבי ומתואם לרוחבי הארגון יכול להתמודד עם הצרכים העכשוויים של משברים ושווקים המשתנים תדיר לעיתים בקצב יומיומי. חברת מטריקס תכנון תקציב :תכנון ומעקב תקציבי קיים מזה שנים בכל הארגונים .בחטיבה קיימת התמחות בשתי מגמות חדשות :מעבר מתקציב הוצאות וספקים לתקציב גלובלי של הארגון .נדרש ידע לתכנון ובניית תקציב מימוני (לתקצוב הרווח) ותקציב תפעולי לבקרת הוצאות ואחר .ובמעבר מכלי תוכנה מבוססי טרנצקציות OLTPלכלים רב מימדיים גמישים ויעילים .OLAPיכולות אלה מאפשרות התאמת תהליכי התקציב לכל ארגון ובארגון לכל שינוי בדרישות ובאסטרטגיה. איחוד מאזנים :ניהול איחוד מאזנים בוצע מאז ומתמיד לפי הוראות חשבונאיות .כיום קיים מעבר מאיחוד חשבונאי לצורך רישום בספרים לניהול אסטרטגי לניהול עסקי .מעבר זה מחייב כלים יעילים וחזקים לביצוע קונסולידציה בזמן אמת ,חישובים ,בניית מודלים וסימולציות ותחקור נתונים. – CPMניהול ביצועים :החטיבה מבצעת פרויקטים בכלים מתקדמים ומגוונים של חברות שונות כגון BOו .SAP -ניהול ביצועים מחייב אנשי ITעם ידע כלכלי פיננסי מוקדם .הפרויקטים כוללים בניית מודלים כלכליים ועסקיים לתכנון התקציב הרב שנתי ,לתכנון יעדים ,לתכנון מוצרים ולמדידת רווחיות וכדאיות של פעילויות .התחום מתפתח בשנים האחרונות וכולל מתודולגיות תכנון ומדידה. פרויקטי תקציב ותכנון BSC ,KPI ,ודומיהם נכנסים לאחרונים בארגונים רבים. ניהול מידע :החטיבה מתמחה בניהול המידע הנדרש לעולם ה .CPM -אחד הנושאים החשובים בניהול המידע הוא איחוד /שילוב מידע כלכלי עם מידע פיננסי .יש צורך במיזוג וסנכרון הנתונים הפיננסיים (כגון יתרות ותנועות כספיות) עם הנתונים הכלכליים המבוססים על מידע מהמערכות התפעוליות והעסקיות. טכנולוגיה לשרות ה :CFOבחטיבה יכולת לשלב הבנה חשבונאית ,עסקית ומיכונית .כ"א הנדרש לפרויקטים אלה מחייב הבנה של התהליכים והדרישות הפיננסיות המבוצעות אצל ה CFOעם הבנת הטכנולוגיה הקיימת ליישומם .יישומי ITבנושאי CPMצריכים להתנהל ישירות מול המשתמשים: הנהלה ראשית ,הנהלת חטיבות ונציגי הכספים (.)CFO רגולציה :קיימת החמרה בדרישות הרגולציה ,הן בכמות ,מורכבות ותדירות הדיווח והן בהקפדה על איכות הנתונים ושקיפותם .הרגולציה באה לבדוק את מצב הארגון באופן שוטף וכן לספק לרגולטור תמונת מצב מצטברת של סך הפעילות והחשיפות בשוק.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
תכנון נכון של מאגרי המידע וכלים מתאימים לניתוח ודיווח יאפשרו ללקוחות לא להיות מופתעים מכל דרישה חדשה ולספק את הנתונים ללא בנייה מחדש של מאגרי אד-הוק. יתרון החטיבה הוא בהכרת הדרישות והבנתן ,התמחות בתחום הרגולציה וליווי בנק ישראל והאוצר מזה שנים. אקסל :השימוש באקסל הנו דומיננטי במרבים הארגונים Excel Services .הנו מודול השייך לעולם MOSSויכול לתת פתרון טכנולוגי משודרג ,קולבורציה ,ניהול ותצוגה יעילים של הנתונים. יתרונות :גמישות ,מגוון יכולות ובעיקר היכרות של המשתמשים במוצר (בעיקר הדור הצעיר). מגבלות :הפתרונות מקומיים ,מגבלות נפח ,חוסר שליטה ובקרה מרכזיים וסיכוני אבטחת נתונים. פתרונות מומלצים :בניית כלים אסטרטגיים עם ממשק משתמש הזהה לאקסל .קיימים היום הרבה מוצרים המספקים פתרון בשיטה זו .שיטה זו כוללת כלי ,ETLכלים לניהול תהליכים ,כלים לאבטחת מידע ומצד שני הפעלת המערכת על ידי המשתמשים היא באמצעות מסכי אקסל מלאים. כלי תצוגה :קיים מגוון רחב של כלי תצוגת , Dashboardכולל טכנולוגיות מתקדמות כמו Xcelsius ו Moss dashboard-המאפשר ממשק משתמש ניהולי לפרויקטי . BIהתצוגות חייבות להיות מיידיות ,בהירות ותמציתיות .קיים שימוש ברמזורים ,בשעונים ועוד .קיימת גם יכולת פיתוח בטכנולוגיות Flashו Silver light-המאפשרת שינויים וסימולציות בזמן אמת לבדיקת WHATIFתוך קישור מלא למאגר המלאי הפעילים.
חברת eWave eWaveדווקא מזהה דרישה גוברת והולכת לכלי איחוד דוחות פיננסיים בארגונים גדולים עם מספר חברות בנות ויחידות עסקיות eWave .מציעה פתרון חדש מבוסס ( Webשפותח על גבי MOSSשל מיקרוסופט) עבור אנשי הכספים והרכש בארגון ,הכולל שורה של מאפיינים גמישים ומודולריים ואינטגרציה מקיפה .המערכת מאפשרת לנהל דוחות כספיים ,להטמיע כלים מתקדמים לניהול ידע ,להקים זירת רכש מרכזית ליחידות העסקיות השונות ובכך לשתף ידע ולחסוך עלויות רכש ,ואפילו ליצור מכנה משותף בין ארגונים עצמאיים נפרדים לחלוטין.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
חברת BDOזיו האפט סיכום המפגש בנושא "פתרונות למנהל הפיננסי" בהחלט משקף את הצרכים בהם אנחנו נתקלים במסגרת עבודתנו: תכנון תקציבי :בשנים האחרונות אכן חלה קפיצת מדרגה בהבנה של הארגונים העסקיים את חשיבות התכנון התקציבי ,פעילות שהייתה נחלתם היחידה כמעט של ארגונים ממשלתיים ,המגזר השלישי וארגונים גדולים .אופיו הגמיש של התכנון התקציבי וריבוי המתודולוגיות הקיימות לבניית תקציב הפכו את כלי התכנון לקשים ליישום ,בניגוד לכלים פיננסים סטנדרטיים שם שיטות הרישום והדיווח מעוגנות בכללים חשבונאיים וברגולציה .על פי ניסיוננו ,השיטה המיטבית כיום לשילוב מערכות לתכנון ובקרת תקציב בארגון היא בחלוקת הפונקציונאליו ת בין מערכת best of breedשתתן פתרון למרכיבים השונים של תכנון התקציב ובין מערכת ה ERPשם מחויבים לבצע בכל מקרה את הבקרה התקציבית on-lineבמקביל לפעילות השוטפת .לצורך השילוב חייבים להתקיים מספר תנאים: .1פתרון טכנולוגי של ממשקים דו כיווניים בין המערכות. .2סנכרון של מטריצת התקציב באופן שוטף בין המערכת המתכננת ובין המערכת המבקרת (( .)ERPלמשל פתיחה של חשבונות חדשים או שינוי במבנה הארגוני). .3מנגנון מובנה לטיפול בבקשות לשינויי תקציב והקצאות מחדש (במיוחד בארגונים גדולים ומבוזרים). כלים לניתוח רווחיות וניהול תקציב לשוק ה – :SMBיכולות אלה יחסית מנוונות במרבית פתרונות ה ERP -הקיימים בארץ לשוק ה .SMBקיימים מספר פתרונות בעלי אינטגרטיביות חזקה למערכות הקיימות ,כפי שנדרש במערכות מסוג זה .משרדינו מיישם פתרון וובי בשם Analyzerהמאפשר ניהול מרכזי רווח ,ניהול תקציב ,רווחיות לפרויקט/פעילות ,נסיעות לחו"ל ומקושר באופן הדוק ל – SAP Business Oneומערכות מדף נוספות. מערכת לניהול :SOXלעניין כלים ייעודים ל – ,SOXמניסיון שלנו השימוש במוצר מדף, מעבר ליתרונות הבסיסיים שבשימוש בתוכנה סגורה לעומת אקסל ,מאפשר הטמעת תהליך ה SOXכחלק אינטגראלי מהתרבות העסקית ולא כתהליך ציות צדדי וכן מאפשר קבלת תמונה ניהולית על רמות הסיכון והבקרה בארגון (לוחות בקרה ,גרפים וכיו"ב) ,ניהול ממוכן של משימות לסגירת הפערים ,יכולות תחקור של סיכונים וליקויים ,יכולת לקשר את תהליך ה SOXלתהליכי ניהול סיכונים וציות נוספים בארגון ועוד .משרדינו פיתח ומיישם מוצר שלדעתנו נותן מענה טוב בשם "."Dynasec
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444