Cepal

Sistema de Información Documental de la Educación Superior (SIDES) Dr. Raúl G. Torricella Morales, Dra. Concepción Díaz Mayans, Lic. Luis Bermello Crespo e Ing. José Daniel Villa Centro de ICT Ministerio de Educación Superior. Calle 23 esq. F, Vedado, La Habana 10400 CUBA Introducción El Sistema de Bibliotecas Universitarias lidereó la introducción de la Nuevas Tecnologías de Información y las Comunicaciones (NTIC) mucho antes de que se conocieran con ese nombre. Ya en 1985, el entonces Departamento de Información Científico Técnica (ICT) del Ministerio de Educación Superior (MES), distribuyó a las Bibliotecas Universitarias y Académicas (BIB) adscritas al MES, computadoras, modems, fotocopiadoras e información en formato impreso y comenzó a introducir el Sistema de Gestión de Bases de Datos conocido hoy como Micro ISIS, sobre el cual impartió durante más de 10 años, cursos de capacitación a más de mil especialistas, en su papel de distribuidor nacional del Micro ISIS (1). Durante este periodo se invirtió una cantidad apreciable de divisas en función del desarrollo del Sistema de Información Documental de la Educación Superior (SIDES). Como resultado de ese gran esfuerzo, actualmente se cuenta con una sólida cultura de gestión de bases de datos bibliográficas con la ayuda del Micro ISIS, y se cuenta con 263 bases de datos contentivas de cerca de un millón de registros (2), para la descripción de los documentos se emplea una adaptación del formato conocido como CEPAL (3). A partir de 1989, con el deterioro de las finanzas a nivel nacional, disminuyen las inversiones en el SIDES, lo que trajo consigo un estancamiento del trabajo metodológico, de normalización y de cooperación entre las BIB. Las bases de datos bibliográficas (BDB) se consultan a través de un referencista de la BIB, el usuario final, en la mayoría de las universidades, no accede personalmente a la BDB, por otra parte, como no existe un esfuerzo unificador de las diferentes BDB locales, la calidad de la información contentiva en ellas es variable, el cubrimiento no es exhaustivo y la actualidad de las mismas no es suficiente para el empleo de las mismas con el objeto de tomar decisiones (evaluaciones de los investigadores o de la visibilidad de una determinada rama de la ciencia). El uso que hacen las BIB de las BDB es como catálogo y no como fuente de información para la toma de decisiones. Sin embargo el Instituto de Documentación e Información Científico y Tecnológica (IDICT) del Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), produce la BDB nacional denominada Cuba Ciencias la cual está llamada a ser la herramienta fundamental para la toma de decisiones en materia de evaluación de los investigadores y profesores del MES, así como de la visibilidad de las publicaciones científicas de la Educación Superior. Lo anteriormente planteado demuestra que actualmente existe condiciones para que el actual SIDES se integre armónicamente a la BDB nacional mediante la cooperación entre las bibliotecas universitarias del MES y el IDICT, de manera que se logre elaborar una BDB única a nivel nacional contentiva de las descripciones bibliográficas de los documentos generados por los CES del MES, que incluya también la producción científica de otras instituciones cubanas. El presente trabajo pretende discutir la estrategia y las acciones concretas necesarias para lograr el objetivo anterior.

Desarrollo Actualmente se manifiesta, por parte de los Dirigentes (DIR) de la Educación Superior del MES, la consolidación del convencimiento de la necesidad de perfeccionar las Bibliotecas Universitarias (BIB) para asegurar la calidad y pertinencias de la ES. La anterior afirmación se hace palpable a partir de las siguientes acciones: • Se incluyó, en la propuesta de nuevo reglamento de inspección (Evaluación Institucional), la Actividad Científico Informativa como un aspecto independiente a evaluar durante las inspecciones (4).

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• El Dpto. de ICT del MES se convirtió en una Dirección independiente a partir de la creación del Centro de ICT adscrito directamente a la dirección del MES. • Se establece la formación de Cátedras de Gestión de la Información Universitaria como la vía idónea para la elevación de la cultura informacional de investigadores, profesores, estudiantes y profesionales de la información. • Se establece como norma que las universidades deben dedicar no menos del 5% de sus ingresos brutos a la gestión y adquisición de información. Esto es sólo una selección del conjunto de acciones que la dirección del MES ha desencadenado para lograr el aseguramiento informativo de los procesos fundamentales de la ES (Formación del profesional, posgrado, e investigación). La problemática de los Sistemas de Bases de Datos Bibliográficas de la ES se analizan por Basilio, F., 1997 (5) quien afirma que: “En la actualidad no se cuenta con un procedimiento para la administración de las Bases de datos”. Esto trae como consecuencia que para lograr la integración de los datos en una única BDB se requiera realizar complicadas operaciones manuales con vistas a su normalización y aseguramiento de la integridad. Las premisas para el establecimiento de un procedimiento para la administración del Sistema de BDB de la ES son: la identificación de los actores y los roles que desempeñan en la producción y utilización del SIDES, y la definición de los flujos de información bibliográfica y de documentos entre ellos. La Figura 1 “Flujo actual de documentos e información bibliográfica del SIDES” presenta un análisis simplificado de lo anteriormente expuesto. El flujo de documentos se representa con una línea continua, mientras que el de información bibliográfica con una triple línea discontinua. Actualmente se manifiesta una diferenciación no deseada entre los Clientes, Usuarios y Autores (Véase Anexo 1 para la definición y abreviaturas de los actores). No todos los autores tienen acceso a las BDB (nacional y locales). A la BDB nacional se puede acceder fundamentalmente en la Consultoría BIOMUNDI o desde las redes de datos nacional, o internacional. Debido a esto sólo los Clientes de estos servicios pueden accedes a la misma. Por otra parte existe una duplicidad e inconsistencia de la información entre la BDB nacional y las locales, ya que la primera se nutre fundamentalmente de la información (documentos) que le envían las editoriales, mientras que las BIB registran esta misma información por su cuenta y no existe un flujo o intercambio de información entre ambas BDB. La situación anterior trae como consecuencia que la información contenida en la BDB local no sea de utilidad para la toma de decisiones, ya que no ha sido certificada, y sólo tiene utilidad como catálogo de la BIB. Conocer los autores más productivos a partir de la BDB local no es posible, ya que no es exhaustiva ni lo suficientemente actual para ello. Por otra parte a la BDB nacional sólo se tiene acceso desde las redes de comunicación locales e internacionales y esta BDB tampoco está suficientemente actualizada, ya que dependen del envío de los documentos por parte de las editoriales e imprentas, y del procesamiento analítico sintético centralizado que se realiza centralizadamente. La situación anteriormente descrita trae como consecuencia que el actual SIDES no tenga la calidad suficiente para ser de utilidad en la toma de decisiones por parte de los Dirigentes (DIR) de la ES, quienes evidentemente no están motivados en el desarrollo del mismo, por lo que no es una tarea fácil convencerlos de que se debe asignar financiamiento para el desarrollo del SIDES, que para ellos prácticamente no existe, ya que no participan en el flujo de información como tales, sino sólo en lo que ser corresponde como usuarios, clientes o autores y sólo para localizar documentos, por lo que no identifican al SIDES como una posible herramienta para la toma de decisiones, que de hecho en estos momentos no lo es. Con la mera asignación de recursos financieros a las BIB no se logran superar las deficiencias anteriores. Se requiere perfeccionar la Política de Información de la ES a partir de la visión de lo que se quiere que sea el futuro SIDES. La Figura 2 presenta la visión de lo que debería ser el SIDES, a través del análisis de los flujos de información bibliográfica y de documentos entre los actores del mismo (Véase el Anexo 1 para la definición de los actores y las abreviaturas). El cambio más notable es la equivalencia entre clientes, autores y usuarios, transformándose este trío en el actor protagónico del SIDES: los autores; la diferenciación del dirigente (DIR) como un nuevo actor y la integración de las BDB locales en la BDB nacional, como única fuente de información bibliográfica certificada y actualizada. Según esta nueva visión, los autores reciben la información bibliográfica de la BDB nacional a

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través de los servicios de su biblioteca universitaria, que tributa los registros bibliográficos de los documentos generados por las universidades a la BDB nacional, que a su vez los devuelve debidamente validados y certificados. De esta forma las BIB disponen de una información exhaustiva, actualizada y certificada, a partir de la cual los dirigentes pueden tomar decisiones a partir del conocimiento de la productividad de los autores, entre otras informaciones que se pueden derivar de la BDB nacional. De esta forma los autores estarán motivados en que sus trabajos publicados o presentados a eventos sean registrados debidamente en las BDB locales, por lo que convertirán en asiduos colaboradores de las mismas, lo que a su vez aumentará la calidad y el completamiento de la BDB nacional. Para asegurar la calidad de la BDB nacional también es importante definir adecuadamente las entidades y relaciones entre los componentes del Sistema de Bases de Datos que integra el SIDES, que evidentemente deberán ser los mismos que los que integren el Sistema de Información Documental Nacional, actualmente representado por la BDB nacional Cuba Ciencias. La Figura 3 presenta las cuatro entidades (o bases de datos) que deberán integrar al SIDES con vistas a lograr asegurar la calidad de las BDB locales, y por tanto también de la BDB nacional. La entidad central será evidentemente la BDB nacional, representada en las BIB por sus equivalentes locales. Esta contendrá la descripción bibliográfica de los documentos generados por la ES. Para lograr su validación, y por tanto asegurar su calidad como herramienta para la toma de decisiones, se deberá contar con otras cuatro BD: Registro de autores, Registro de publicaciones, Registro de instituciones y un Vocabulario controlado. Cada una de estas entidades se relaciona con la BDB, con el tipo de relación “muchos a muchos”, con la excepción del registro de instituciones que se relacionará: una institución - muchos documentos, pero un documento una sola institución. Esto se diferencia de la actual organización de Cuba Ciencias pero es equivalente a la organización de la mayoría de las BDB comerciales disponibles actualmente en Cuba, por ejemplo, así está organizada la BDB Current Contents (6).

Conclusiones y Recomendaciones El actual Sistema de Información Documental de la Educación Superior (SIDES) no tiene la calidad, la pertinencia ni la actualidad necesarias para que sea una herramienta para la toma de decisiones por parte de los Dirigentes de la ES, lo que se debe no sólo a la falta de recursos materiales y financieros, sino a que los flujos de información bibliográfica y documental no motivan a los actores involucrados en la producción y utilización del SIDES. El presente trabajo presenta una visión de como deberían ser los flujos de información bibliográfica y documental en el SIDES para que los actores que participan en él se sientan motivados y contribuyan al mejoramiento de su calidad, pertinencia y actualidad. También se definen las entidades que deberán integrar el SIDES, y por tanto el Sistema de Información Nacional, así como las relaciones que deben existir entre ellas para logra el aseguramiento de la calidad de la información de la Base de Datos Bibliográfica local y nacional. Se recomienda emplear estos resultados en la definición de las Estrategias y el plan de acciones del sistema de bibliotecas universitarias del Ministerio de Educación Superior para el curso 1997 1998.

Bibliografía (1) Díaz Mayans , C. y cols. Las nuevas tecnologías de información en la Educación Superior. Ciudad de La Habana : CRESALC-MES, noviembre de 1996. (2) Anónimo. Informe resumen del curso 1995-1996. Ciudad de La Habana : MES, julio 1996. En pág. 102. (3) UNESCO. CEPAL. Manual de procedimientos. Formato CEPAL. Santiago de Chile : CEPAL, 1986. (4) Anónimo. Proyecto. Reglamento de inspección de la Educación Superior (Evaluación Institucional). Ciudad de La Habana : MES, julio de 1997. Capítulo VIII, pág. 47-52.

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(5) Basilio Cabrera, F. Reingeniería del Sistema de Bases de Datos del Ministerio de Educación Superior. Tipo de Documento: Tesis. La Habana, Facultad de Comunicaciones de la Universidad de La Habana, 1997. Punto 2.3 Situación de la ASBD en las Bibliotecas de las IES del MES. (6) Current Contents with Abstracts. ISSN 1062-3108, 1997.

Anexo 1 Actores del SIDES Autores (AU): Responsables del contenido intelectual de un documento. En formato impreso o electrónico. También se consideran a los coautores. Árbitros (AR): Profesionales altamente reconocidos en un determinado tema quienes tienen conocimientos, habilidades y ética para emitir juicios imparciales sobre la calidad del contenido de un documento destinado a su publicación.

Clientes (CL): Personas que pagan por utilizar determinados servicios bibliotecarios y exigen la calidad de los servicios que reciben. Dirigentes (DIR): Personas que tienen por encargo institucional la toma de decisiones en la organización. Editoriales (DE): Organización que tiene la misión de divulgar, mediante su publicación, información sobre un determinado tema o perfil científico, controla cuidadosamente la calidad de la información en función de los requerimientos de los clientes a que va dirigida.

Imprenta (MI): Organización encargada de reproducir documentos por encargo, no controla la calidad del contenido de los documentos. Revisores (RE): Profesionales con habilidades, conocimientos y ética para emitir juicios imparciales sobre la calidad de la presentación de un documento destinado a su divulgación. Usuarios (US): Personas que tienen el derecho de utilizar determinados servicios bibliotecarios sin que medio necesariamente pago alguno, no siempre exigen la calidad de los servicios que reciben y en ocasiones no los utilizan adecuadamente por falta de conocimiento o de motivación.

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BDB nacional

RE BIB

CIENTES

AR

AUTORES

IM RE

USUARIOS

ED

BIB

AR

BDB local Flujo actual de documentos e información bibliografica del SIDES

Figura 1.

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BDB nacional RE

BIB

DIR AR CLIENTES

IM

ED

AUTORES RE

USUARIOS

BIB

AR

Propuesta de flujo de documentos e información bibliográfica del SIDES

Figura 2.

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Registro de AUTORES Muchos Muchos

Vocabulario Controlado

Muchos Muchos

BDB nacional

Muchos Muchos

Registro de Publicaciones

Muchos Uno

Registro de INSTITUCIONES

Entidades que deben integrar el SIDES Y relaciones entre ellas

Figura 3.

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