Cahier Des Charges Frac

Fonds Régional d'Aide au Conseil Contrat Etat-Région Pays de la Loire 2000-2006

FRAC TIC Technologies de l'Information et de la Communication PRESENTATION & CAHIER DES CHARGES OBJECTIFS DU FRAC Le Fonds Régional d'Aide au Conseil -FRAC-, financé conjointement par l'Etat et la Région dans le cadre du Contrat Etat Région 2000-2006, vise à aider les PME à avoir recours aux compétences de conseils extérieurs. Un des objectifs prioritaires du FRAC est de favoriser l'introduction des Technologies de l'Information et de la Communication -TIC- dans les PME afin de permettre un meilleur accès à l'information et une meilleure circulation de celle-ci que ce soit en interne ou avec les différents partenaires de l'entreprise . INTRODUCTION DES TIC DANS LES PME Les TIC comportent plusieurs applications qui peuvent être, très schématiquement, groupées de la façon suivante : - les TIC outils d'échange ou de communication interactive consistant en des échanges d'informations en interne -intranet - ou vers l'extérieur ( clients, fournisseurs … ) - extranet, messagerie ,commerce en ligne, EDI, forum, visio-conférence, téléphone IP… - les TIC outils d'information et de recherche permettant aux PME de se faire connaître -site web -, de trouver des informations concurrentielles, commerciales ou techniques -accès à "internet ",intelligence économique..- et de gérer les informations -data warehouse, gestion electronique de documents…. Afin de déterminer quelles applications doivent être mises en œuvre, l'entreprise doit définir ses besoins en TIC en fonction de ses activités et de sa stratégie de développement. INTERVENTION DU FRAC Elle peut, selon l'activité et la taille de l'entreprise, concerner : 1) la phase de définition des besoins, si celle- ci est réalisée par un intervenant extérieur 2) la phase de mise en place d'une application, dans la mesure où cette dernière implique un investissement intellectuel et financier important de la part de l'entreprise L'aide peut atteindre 50% ,voire 80% pour une intervention de moins de 6 jours dans une petite entreprise , du coût de la prestation . Pour chacune de ces phases, l'intervention respectera au mieux le cahier des charges et les préconisations qui suivent . ---------------------------Il est à noter que l'Association Régionale d'Amélioration des Conditions de Travail -ARACT (voir le site de la DRIRE/sites utiles) - peut effectuer un diagnostic court gratuit sur l' impact des TIC dans l'organisation du travail dans l'entreprise. Par ailleurs, un projet TIC inclus dans un programme de développement d'entreprise ,pourra être soutenu au titre du dispositif Contrat d'Appui à la Performance -CAP .

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1) DEFINITION DES BESOINS EN TIC DE L'ENTREPRISE La phase de définitions des besoins en TIC de l'entreprise , qu'elle soit réalisée en interne ou avec un appui extérieur, doit répondre à un certain nombre de questions que le cahier des charges qui suit répertorie . Les objectifs de cette phase sont: @ d'identifier les opportunités offertes par les TIC dans les domaines de la communication interne , des relations avec les partenaires de l'entreprise , des activités commerciales et de l'information en général @ d' informer le dirigeant sur les opportunités dégagées en évaluant leur impact sur l'organisation de l'entreprise et les investissements matériels et humains nécessaires @ de proposer une méthodologie pour la mise en place des applications Le dossier déposé par l'entreprise reprendra la composition du dossier type sachant que l'offre de prestation des cabinets conseil devra respecter le plus possible le cahier des charges ci - dessous. CAHIER DES CHARGES DE L'INTERVENTION a) Diagnostic de la PME - présentation de ses produits - rappel du positionnement de l'entreprise sur son marché ; concurrence, clients , fournisseurs - analyse des pratiques de l'entreprise -management , organisation des activités -dans les domaines suivants : -communication interne -relation avec les partenaires -marketing , fonction commerciale , -recherche et émission d'informations - évaluation du niveau de maîtrise informatique du personnel dans son ensemble en vue de l'introduction des TIC et de leur maintenance - estimation de la capacité du parc informatique à intégrer les TIC b) Identification des projets de la PME et des moyens à mettre en œuvre - identifier la stratégie de l'entreprise notamment en terme d'évolution des produits et de positionnement concurrentiel - évaluer les moyens humains et financiers prévus pour sa mise en œuvre ainsi que l'échéancier c) Préconisations Dans chacun des domaines cités pour le diagnostic, le prestataire de conseil précisera : - les TIC à mettre en place :messagerie, site web , accès à internet, transfert de données , forum, commerce en ligne , téléphone IP et visioconférence…. - les apports de ces technologies par rapport à l'existant en terme de fonctionnement - la description des moyens humains et matériels nécessaires ainsi que l'évaluation de leurs coûts et des gains escomptés - les conséquences sur l'organisation de l'entreprise à tous les niveaux concernésLes préconisations devront être présentées de manière à mettre le dirigeant dans une position de choix .

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2) DEVELOPPEMENT D'UNE APPLICATION Cette phase de mise en place d'une application , site internet , extranet , système de commerce en ligne, intelligence économique ou autre ,exige une approche rigoureuse qui peut se présenter comme suit : a) Argumentaire quant à l’opportunité de mettre en place cette application TIC dans

l’entreprise, - dans le cadre de la stratégie de l’entreprise - compte tenu : * des produits fabriqués : produits propres, sous traitance … * des marchés, du réseau de distribution, des perspectives d’évolution des marchés, de l’export (intelligence économique, commerce en ligne)… - résultats attendus sur le développement de l’entreprise compte tenus de ses besoins, de ses objectifs, de ses moyens humains (connaissances informatiques et d’internet …) b) Propositions d’intervention d’au moins 2 cabinets comportant :

- l’argumentaire du cabinet conseil expliquant l’adéquation de sa prestation avec les besoins et les moyens de l’entreprise ( en particulier la capacité de celle-ci à gérer efficacement en interne l’outil NTIC et à le faire évoluer…)-3 pages maximum - la motivation du choix du cabinet par l ‘entreprise ,références de celui-ci - la description de la prestation et le devis HT détaillé c) Préconisations Le bon développement d'une application suppose d'envisager de nombreux aspects dont certains peuvent être listés : - cas d'un site internet • contenu : thèmes abordés, architecture du site, liens • caractéristiques techniques : espace disque, bande passante, nombre d’e-mail • mise à jour envisagée en interne (accès FTP), ou en externe • référencement : type de référencement, suivi du référencement (à quel coûts) • autre publicité envisagée (presse…) • statistiques de visite • impact sur l’organisation de l’entreprise • respect des directives de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté dans le cas du commerce électronique), -cas du commerce en ligne Outre les points évoqués plus haut ,des aspects supplémentaires doivent être examinés : . utilisation du service seul ou en partenariat : motivations . architecture des bases de données, mise à jour… . mise en place d'une logistique spécifique, modification du service commercial, . sécurité des paiements.

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