Cabrera Miranda Raul Artemio

UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA EMPRESA “AGUA PURA CRISTALINA”

Raúl Artemio Cabrera Miranda

Retalhuleu, 22 de marzo de 2007

UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA EMPRESA “AGUA PURA CRISTALINA”

Presentado al consejo de la Facultad De Ciencias Económicas y Empresariales

Por:

RAÚL ARTEMIO CABRERA MIRANDA

Previo a conferírsele el Título de:

ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

En el grado académico de:

LICENCIADO

Retalhuleu, 22 de marzo de 2007

AUTORIDADES UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR

Rectora

Licda. Guillermina Herrera

Vicerrector General

Ing. Jaime Arturo Cruz Carrera

Vicerrector Académico

Padre Rolando Alvarado, S.J.

Vicerrector Administrativo

Lic. Ariel Rivera

Secretario General

Dr. Larry Amilcar Andrade-Abularach

AUTORIDADES FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

Decana

MAE. Ligia García

Secretario

MBA. Gerson Tobar

Directora Administración Empresas

Licda. Lilia de la Sierra

Directora Mercadotecnia y Publicidad

Mae. Ana María Micheo

Directora Contaduría Pública y Auditoría

Licda. Claudia Castro

Director Economía y Comercio Internacional MA.

Nicholas Virzi

Director Administración Hoteles y Restaurantes

Lic. Raúl Palma

Director de Maestrías

MBA. Rolando Josué

Directora de Sedes Regionales

MA. Rosemary Méndez

Director de Investigación y Tesis

Dr. Francisco Sandoval

Representantes de catedráticos ante Consejo

MA. Fredy Girón Licda. María Cristina Pérez

RESUMEN

Actualmente el entorno de los negocios exige nuevas expectativas principalmente por la evolución de los avances de prácticas económicas y políticas que se dan a través de la globalización, por eso mismo las empresas de hoy, enfrentan retos empr esariales que para tener éxito se hace necesario realizar un diagnóstico general que permita demostrar la posición en que se encuentran, así como emprender acciones adecuadas para mantener la estabilidad en el mercado y poder expandirse a nuevos horizontes .

El presente trabajo se realizó en una empresa de agua pura, ubicada en la costa sur del país, el cual se enfoca en un diagnóstico administrativo, sabiendo que la correcta administración es fundamental para alcanzar resultados satisfactorios. Los puntos que se analizaron básicamente están relacionados con las condiciones administrativas del negocio, entre ellos: la estructura orgánica, niveles de autoridad, organigramas, descripción de puestos, delegación de autoridad, la comunicación y la cultura organiz acional.

Es importante hacer notar que como resultado del presente estudio, se logró elaborar una propuesta como un documento de interés para la empresa, debido a que en él se encuentran plasmadas formalmente acciones que se pueden emprender de manera inm ediata y lograr así un mejor desempeño en la dirección general del negocio.

INDICE I.

INTRODUCCIÓN

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1.1 1.2

Justificación Objetivos 1.2.1 Objetivo General 1.2.2 Objetivos Específicos 1.3 Metodología 1.4 Alcances y limitaciones 1.5 Aporte

2 2 2 2 3 4 4

II.

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MARCO DE REFERENCIA

2.1 2.2

Marco Contextual Marco Teórico 2.2.1 Clasificación de los Manuales 2.2.2 Manual de Organización 2.2.3 Diseño Organizacional 2.2.4 Estructura Organizacional 2.2.5 Niveles Organizacio nales y Tramo de Administración 2.2.6 Organigrama 2.2.7 Descripción de Puestos 2.2.8 Autoridad y Poder 2.2.9 Delegación de Autoridad 2.2.10 Canales de Comunicación 2.2.11 Cultura Organizacional

6 7 8 9 9 10 10 10 11 11 12 13 13

III.

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

14

IV.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

16

4.1 4.2

Conclusiones Recomendaciones

16 17

V.

PROPUESTA: Manual de Organización Administrativa

18

VI.

BIBLIOGRAFÍA

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VII.

ANEXOS

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Informe individual de Práctica Profesional Supervisada. Área Administrativa.

I.

INTRODUCCIÓN

Con el propósito de dejar un aporte al sector empresarial, se elaboró el presente documento como resultado de un diagnóstico realizado durante el período de la Práctica Profesional Supervisada en la empresa procesadora y embotelladora de agua pura , ubicada en la costa sur del país.

Para el efecto del presente informe, se utilizó un nombre comercial, siendo “Agua Pura Cristalina”. Los apartados que lo componen, muestran de manera clara ca da uno de los aspectos que se desarrollaron durante el proceso de estudio.

En el marco referencial se hace énfasis de la importancia de los manuales administrativos y específicamente a los de organización, debido a que el estudio se enfoca principalmente al área administrativa, considerándola como la unidad más importante que determina el éxito o fracaso del negocio.

En la presentación y análisis de resultados , se resume la información en la cual se define la situación real en que se encuentra la empresa , elaborándose a la vez las conclusiones y recomendaciones respectivas.

Se presenta además una propuesta de un Manual de Organización Administrativa que permitirá a la empresa mejorar su funcionamiento a través de una estructura organizativa adecuada y así alcanzar sus objetivos.

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Informe individual de Práctica Profesional Supervisada. Área Administrativa.

1.1 Justificación

La organización administrativa en las empresas privadas es de suma importancia, debido a que contribuyen en el logro de los objetivos. En el informe general de la Práctica Profesional Supervisada se establ ecieron los puntos críticos en el área administra tiva como resultado del estudio, donde se determinó la necesidad de elaborar un Manual de Organización que permita desarrollar mayor eficacia y eficiencia en los diferentes procesos.

Es sabido que toda empresa pretende alcanzar un alto grado de rentabilidad sobre su inversión, sin embargo esta tendencia financiera encierra una serie de actividades que si no se consideran al momento de planear y organizar, es más probable que no se cumpla con el objetivo. Aquí es donde encuentra sentido la aplicación del Manual de Organización al coordinar todos los recursos disponibles de manera sistemática; como los recursos materiales, humanos, financieros y el manejo de la información.

1.2 Objetivos

1.2.1

Objetivo General

Elaborar un Manual de Organización Administrativa para la empresa Agua Pura Cristalina.

1.2.2

Objetivos Específicos



Analizar la estructura organizacional de la empresa.



Identificar la descripción de puestos que se utilizan actualmente en la organización.



Conocer el grado de delegación de la autoridad actual.



Analizar la cultura organizacional existe nte.

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1.3 Metodología

La información que se presenta en el documento es de cará cter descriptivo, pues, de acuerdo con Achaerandio (2000) , esta “Estudia, interpreta y refier e lo que aparece (fenómenos) y lo que es (relaciones, correlaciones, estructuras, variables, entre otros)”. Es decir se trata de relatar cómo es y cómo se manifiesta determinado fenómeno de los anteriormente mencionados. El estudio se llevó a cabo en una empresa procesadora, embotelladora y comercializadora de Agua Pura, ubicada en la costa sur del país. Para el efecto, fue necesario contar con el aporte de los siguientes sujetos de investigación: 

Encargado de la empresa (propietario) , a quien se le entrevistó en varias oportunidades para conocer la situación real del área administrativa.



Secretaria, quien también brindó información para el desarrollo del presente informe académico.

Así mismo por el método de observación directa en la planta se obtuvo in formación que permitió el desarrollo de un estudio con enfoque específico. Para las entrevistas se elaboró una guía con el fin de obtener la información necesaria para el diagnóstico. (Anexo No. 1)

El proceso de investigación se realizó de la siguiente ma nera: 

Se efectuó un diagnóstico específico en el área de administración , donde se pudo determinar que carecía de una organización técnica al no contar con una estructura orgánica definida, organigrama, manuales administrativos, entre otros.



Se utilizó una guía de entrevista con el fin de obtener la información para establecer el plan de acción más conveniente que contribuya de alguna manera al me jor desempeño de la empresa.



Por medio de la entrevista, se obtuvo información respecto a las funciones que se desarrollan actualmente en la administración y sus diferentes áreas.

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1.4 Alcances y limitaciones

a) Alcances

El estudio se realizó en la ubicación de las instalaciones de la empresa, con el apoyo de los sujetos de estudio quienes brindaron la información nec esaria, además de lo que se pudo establecer por el método de observación directa, haciendo énfasis en el área administrativa de la organización.

b) Limitaciones

Para la obtención de la información se confrontó algún grado de dificultad en ocasiones por las múltiples ocupaciones del empresario, así como fenómenos naturales (tormenta stan) y restricciones de tiempo por parte del investigador, los cuales de alguna manera impidieron realizar más visitas al lugar donde se encuentra la planta de la empresa.

1.5 Aporte

Los beneficios que traerá la implementación de un Manual de Organización Administrativa a la empresa, será el de contar con información precisa sobre la organización, estructura orgánica, en el cual se especifican los diferentes puestos que existen en la organización con su respectiva línea de autoridad y responsabilidad, descripción de puestos, entre otros.

Es importante mencionar que este documento brinda a la sociedad información valiosa respecto a la importancia de una organización técnicamente def inida en las empresas, ya que en la actualidad, si las empresas no organizan de forma conveniente sus ac tividades, sin duda alguna cada uno de sus miembros tomará direcciones diferentes, aunque todos hagan un esfuerzo por hacer bien su tarea, difícilmente llegarán a una meta común.

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Para la Universidad Rafael Landívar será un útil documento más de consulta actualizada como producto de la enseñanza recibida a través de los catedráticos que imparten las diferentes materias a lo largo del período de la car rera profesional.

Hacia los estudiantes es un documento que pretende servir de guía en el análisis de la organización como función administrativa y su importancia en las empresas.

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II.

MARCO DE REFERENCIA

2.1 Marco Contextual

Inicialmente “Agua Pura Cristalina” fue propiedad de dos empresarios , en el año 2,002 decidieron separarse por mutuo acuerdo , quedándose con la propiedad uno de ellos, quien delegó al mismo tiempo la administración de la misma a uno de sus hijos. Posteriormente él fue quien le dio el nuevo nombre comercial como se conoce actualmente. Sus operaciones se desarrollaban a través de dos operarios y dos vendedores, más adelante se vio en la necesidad de aumentar su fuerza laboral. En la actualidad cuenta con cuatro operar ios, cinco vendedores ruteros, una secretaria y un contador externo.

La administración se ha realizado desde un inicio a través de la experiencia , aunque la empresa no cuenta con una estructura orgánica técnicamente definida, la organ ización es de tipo vertical, así como la delegación y la comunicación. Existen dos niveles de autoridad. La empresa cuenta con las siguientes áreas: administración, producción y ventas. La dependencia es de arriba hacia abajo, la delegación de autoridad es únicamente hacia la secretaria. No cuenta con misión y visión, descripción de puestos, manuales administrativos.

La oficina administrativa ha sido la misma desde un inicio, la cual hasta el momento posee las condiciones, mobiliario y equipo necesarios para el buen desempe ño de las funciones inherentes a la administración. Es necesario dar a conocer que a pesar de la competencia que existe en el medio, ha presentado un crecimiento en los últimos años, se observa que ha generado 6 nuevas plazas directas, así como plazas indi rectas que se dan a través de proveedores y clientes.

En relación a la estructura organizacional, es necesario destacar que la falta de un organigrama, produce en la empresa desconocimiento del empleado de las líneas de autoridad y responsabilidad, conf usión en la comunicación formal, falta de interrelación entre el personal al no tener comunicado objetivos y metas.

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2.2 Marco Teórico

La organización en las empresas se considera un sistema, debido a que los componentes de la estructura son interdependiente s que influyen recíprocamente para lograr un objetivo. Herrera (1,998), dice que por sistemas organizacionales se entiende al “conjunto de procesos de trabajo, la estructura de la organización y los mecanismos de información que se utilizan”.

a) MANUAL

Según Herrera (1,998), manifiesta que los manuales “son documentos eminentemente dinámicos, los cuales deben estar sujetos a revisiones periódicas, para poderse adaptar y ajustar a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexible s e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden eficiencia de la empresa”.

a mejorar la

Básicamente son instructivos que permiten comprender los

procedimientos adecuados a seguir en las diversas operaciones que se realizan en los diferentes departamentos que componen la estructura de la empresa.

b) MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos comprenden procedimientos administrativos básico s para alcanzar eficiencia en el desempeño organizacional, Herrera (1,998), manifiesta que “los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados ”.

Así mismo Franklin (2,004), dice: “los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación,

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estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”. Es evidente que estos documentos, contribuyen significativamente en las decisiones administrativas, siempre y cuando se cumplan con sus respectivos requerimi entos para que verdaderamente sea útil.

2.2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

Franklin (2,004), clasifica los manuales de la siguiente manera:

a) Por su naturaleza o área de aplicación  Macroadministrativos: Son aquellos documentos que contienen informació n de más de una organización.  Mesoadministrativos: Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o más de las organizaciones que lo componen.  Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización, y pueden refe rirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

b) Por su ámbito  Generales Documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal.  Específicos Manuales que concentran un tipo de información en particular, ya sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnica o a una combinación de ellos.

c) Por su contenido  De organización, de procedimientos, de historia de la organización , de políticas, de

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contenido múltiple, de puestos, de técnicas, de ventas, de producción, de finanzas, de personal, de operación, de sistemas. 2.2.2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN En el sitio [en red], http://www.cgeson.gob.mx/documentos/guia%20Tec.%20Elaboracion%20Manuales%20de%20Org .PDF/Guia%20Tec.%20Elaboracion%20Manuales%20de%20Org..PDF se dice que “ Manual

de

Organización es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática la información y/o las instrucciones sobre el marco jurídico -administrativo, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional”. La información y el pleno conocimiento de la organización en su conjunto facilitan el proceso de la toma de decisiones, asimismo un mejor desempeño. Por otra parte, Franklin (2,004), manifiesta que “los manuales de organización contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquico s, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización”. Ambos autores coinciden en las definiciones, las cuales dan a entender que dichos manuales proporcionan información relacionada a organización d e manera detallada. 2.2.3 DISEÑO ORGANIZACIONAL Para Stoner/Freeman/Gilbert (1,996), el diseño organizacional “es un proceso en el cual los gerentes toman decisiones para elegir la estructura organizacional adecuada para la estrategia de la organización y el entorno en el cual los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia”. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma matriz. Esto depende de la naturaleza y de las necesidades de la organización , aplicado a la

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Informe individual de Práctica Profesional Super visada. Área Administrativa.

empresa sujeto de estudio, basado en la situación actual, conviene un diseño funcional que permita agilizar las operaciones correspondientes para alcanzar metas deseadas . 2.2.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Hellriegel/Slocum (1,998), expresan que la estructura organizacional “es un sistema formal de relaciones de trabajo para la distinción e integración de las tareas (la determinación de quién hará qué y cómo se combinarán los esfuerzo s)”. En la cual incluyen cuatro elementos básicos: especialización, estandarización, coordinación y autoridad ; sin embargo para otros autores, como Robbins/Decenzo (2,002), mencionan seis elementos: “la especialización del trabajo, la cadena de mando, el tramo de control, la autoridad y la responsabilidad, la centralización ante la descentralización y la departamentalización”. Lo que se pretende al crear una estructura organizativa es lograr eficacia y eficiencia en todas las operaciones. 2.2.5 NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACIÓN Koontz/Weihrich (2,004), explican que “si hay niveles organizacionales es porque existe un límite para el número de personas que un administrador puede supervisar de manera efectiva, límite que, sin embargo, varía de acuerdo con cada situación”. Un tramo de administración amplio se asocia con un número reducido de niveles organizacionales; un tramo estrecho, con muchos niveles. 2.2.6 ORGANIGRAMA Franklin (2,004), indica que un organigrama “es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”. Para Koontz/Weihrich (2,004), “un organigrama indica la forma en que se enlazan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad”.

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Los organigramas se consideran como el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización, donde cada uno de l os miembros de la empresa pueden observar su ubicación correspondiente dentro de la misma. 2.2.7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS La descripción de puestos es el resultado de un análisis realizado previamente sobre las necesidades que posee la empresa en relación a funciones específicas que debe desempeñarse en cada uno de los puestos que componen la organización. Especialistas en el ramo, como Chiavenato (2,001), menciona que descripción de puestos “es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que los conforman (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por que lo hace)”.

Koontz/Weihrich, (2,004), definen descripción de puestos como “la estructuración de un trabajo en términos de su contenido, función y relaciones ”. Entre los factores adicionales por considerar están las habilidades requeridas (técnicas, humanas, conceptuales y de diseño), ya que éstas varían s egún el nivel de la jerarquía organizacional y las características personales que deben poseer los individuos , según lo requiera la empresa . 2.2.8 AUTORIDAD Y PODER Con frecuencia se tiende a confundir el concepto de autoridad y poder, por lo que se hará énfasis en cada uno de ellos con el propósito de entender la diferencia entre uno y otro. Para Gibson/Ivancevich/Donnely (1,996), “la autoridad es el poder formal que tiene una persona por su posición jerárquica en la organización”. Hellriegel/Slocum (1,998), manifiestan que “la autoridad es el derecho a tomar una decisión y proceder en consecuencia”. En pocas palabras la autoridad es el pegamento de la

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estructura organizacional, debido a que por medio de ella fluyen los procedimientos administrativos. Con relación al poder, es una virtud inherente de todo ser humano que se da a través de sus conocimientos, experiencias y habilidades; Koontz/Weihrich (2,004), expresan que “es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos”. Lo anterior se confirma con la definición de Stoner/Freeman/Gilbert (1,996), al manifestar que el poder “es la capacidad para ejercer influencia, es decir, la capacidad para cambiar las actitudes o la conducta de per sonas o grupos”. 2.2.9 DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Stoner/Freeman/Gilbert (1,996), definen la delegación como “el acto de asignar a un subordinado la autoridad formal y la responsabilidad para que realice actividades específicas”. Koontz/Weihrich (2,004), d icen que “la autoridad se delega cuando un superior concede discrecionalidad a un subordinado para la toma de decisiones”. También indican que e l proceso de delegación implica: 1) la determinación de los resultados esperados de un puesto, 2) la asignación de tareas a ese puesto, 3) la delegación de autoridad para el cumplimiento de tales tareas y 4) la responsabilización de la persona que ocupa el puesto respecto del cumplimiento de las tareas. En la práctica es imposible separar las diversas partes de este proceso, ya que sería injusto esperar que una persona cumpla ciertas metas sin dotarla de autoridad para lograrlo, tanto como lo sería delegar autoridad sin dar a conocer los resultados finales en función de los cuales se le habrá de utilizar.

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2.2.10 CANALES DE COMUNICACIÓN Koontz/Weihrich (2,004), manifiestan que “la comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla”. En una organización efectiva, la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y a los lados. Por lo regular se ha hecho énfasis en la comunicación descendente, pero se cuenta con abundantes evidencias de que si sólo fluye hacia abajo, habrá problemas. Podría decirse que, en realidad, la comunicación eficaz debe partir del subordinado, lo que significa primordi almente comunicación ascendente; p ero también fluye horizontalmente, esto es, entre personas de iguales o similares niveles organizacionales, y diagonalmente, lo que involucra a per sonas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre sí. 2.2.11 CULTURA ORGANIZACIONAL Para Koontz/Weihrich (2,004), “cultura es un patrón general de conducta, creencias y valores que los miembros de la organización tienen en común”. La eficacia de una organización también se ve influida por su cultura, la cual tiene efectos en la manera en la que se ejercen las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

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III.

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

De acuerdo al diagnóstico general y específic o que se llevó a cabo en la empresa durante el período de Práctica Profesional Supervisada y la información obtenida a través de las entrevistas, se observó que la embotelladora de Agua Pura cuenta con un administrador que ha sabido desarrollar operaciones administrativas

alcanzando resultados positivos

valiéndose significativamente por la experiencia en el proceso.

La empresa adolece de una estructura orgánica técnicamente definida que responda convenientemente a las necesidades de trabajo, así como organigramas, normas y políticas administrativas documentadas, descripción de puestos, manuales, regl amentos, circulares, oficios, entre otros. Sin embargo la organización se compone por tres departamentos: administración, producción y ventas, la dependencia es de arriba hacia abajo, existen dos niveles de autoridad, se respeta la jerarquía al comunicar información, la comunicación es de tipo vertical y se da regularmente de forma directa la que fluye en dirección descendente y ascendente.

La oficina administrativa se encuentra en buenas condiciones para cumplir con las actividades, cuenta con escritorio apropiado, teléfono, computadora, entre otros. Las condiciones de trabajo son las ade cuadas para cada puesto así como la distribución del espacio, mobiliarios necesarios, condiciones de ventilación, temperatura, iluminación. En el departamento de producción se da el problema del ruido de las máquinas. El ambiente laboral dentro de la empresa ha sido bueno, existen relaciones intra e interdepartamentales.

La falta de descripción de puestos formalmente definidos dificulta a la administración de la empresa medir el desempeño de su personal y por lo tanto se hace difícil lograr el desempeño eficaz y eficiente de toda la organización. Además el personal realiza las tareas que cree conveniente y no las tareas que requiere la empresa para su mejor funcionamiento, así también desconocen el propósito del puesto que ocupan y qué importancia implica e n las operaciones administrativas.

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Así mismo el no contar con normas y políticas de trabajo, difícilmente podrá garantizarle el logro de un mejor desempeño en cada puesto, ya que no existe base que permita tomar en cuenta cuáles obligaciones y prohibiciones compete al personal para exigir su cumplimiento y evaluar el desempeño para conocer el grado de retroali mentación que se necesitan en las diferentes situaciones.

La empresa sujeta de estudio actualmente tiene la oportunidad de mejorar sus operacione s administrativas por medio de una estructura orgánica técnicamente definida que responda a las necesidades del mejor funcionamiento de la organización.

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IV.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

a) Conclusiones 

El sistema de administración d e la empresa ha sido a través de la experiencia del administrador adquirida durante varios años de trabajo en el proceso.



La empresa no cuenta con estructura orgánica técnicamente definida para su funcionamiento; sin embargo, se observó que los departamentos existentes actualmente son: de administración, producción y ventas.



La delegación de autoridad se da únicamente hacia la secretaria, se respeta la jerarquía al comunicar información, la dependencia es de arriba hacia abajo.



La cultura organizacional que predomina en la empresa no es la adecuada , debido en gran parte por el desconocimiento que tiene n tanto el personal como el jefe sobre la importancia de éste aspecto que repercute en el desempeño laboral.



La empresa no cuenta con una descripción de puestos, lo que ocasiona que los empleados desconozcan cuáles son sus funciones específicas, cuándo, cómo y porqué lo hacen.



La comunicación es de tipo vertical y se da regularmente de forma directa , la cual fluye en dirección descendente y ascendente dentr o de la organización.



No se cuenta con manuales administrativos para conocer la fundamentación vigente para llevar a cabo el trabajo.

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b) Recomendaciones 

Es conveniente establecer la estructura organizacional tomando en cuenta las necesidades básicas de la empresa, con el fin de plasmar claramente la división del trabajo y así ofrecer mejores servicios y más opciones para los clientes .



Es importante definir la descripción de cada puesto que existe en los diferentes departamentos y darla a conocer al personal para evitar la duplicidad de funciones y las tareas innecesarias.



Deberá tomarse en cuenta, durante el proceso de delegación de autoridad, la formulación de objetivos del área específica y los indicadores que soporten el cumplimiento de dichos objetivos.



Se debe motivar al personal para que despierte en ellos un mejor interés en desarrollar iniciativas y creatividad en su desempeño.



Es conveniente establecer normas y políticas de trabajo, para que por medio de ellas exista una base que permita al administrador exigir su cumplimiento o tomar las medidas disciplinarias en su defecto .



Es necesario elaborar un manual de organización que contribuya a la empresa a mejorar su funcionamiento.

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V.

PROPUESTA

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PRESENTACIÓN El presente manual de organización , es de observancia general, como instrumento de información y de consulta. Es un medio de familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman la organización. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones. Es importante mencionar que la presente propuesta se elaboró con el propósito de contribuir con la empresa procesadora y embotelladora de agua pura en el mejor funcionamiento de su área administrativa, tomando en cuenta las necesidades de un buen desempeño en cada uno de los puestos que deben existir. En cada uno de los apartados del presente manual, se presentan datos específicos que deben tomarse en cuenta en la administración, tales como los antecedentes históricos, propuesta de misión y visión, información sobre el marco jurídico, atribuciones de la empresa, estructura orgánica, descripción de puestos, así como normas y políticas de trabajo.

Se espera que con el presente documento, la empresa pueda comprender con facilidad la importancia de contar con organización adecuada a sus necesidades, ya que por medio de ella se logra mayor eficiencia en el proce so de coordinación e integración.

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OBJETIVOS Objetivo General Proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable, como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas en los puestos que componen los diferentes departamentos de la empresa. Objetivos Específicos 

Presentar una visión de conjunto de la organización y de los departamentos que lo componen.



Precisar el objetivo y las funciones encomendadas a cada puesto para evitar duplicidad, detectar omisiones y determinar responsabilidades.



Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo.



Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.



Proporcionar información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.



Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.



Servir como instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables.

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MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE “AGUA PURA CRISTALINA”

A continuación se presenta una propuesta:

MISIÓN

Somos un equipo de trabajo dedicado a brindar satisfacción a las necesidades de los clientes, ofrecemos agua pura embotellada en diferentes presentaciones de calidad a precios competitivos, velamos por la productividad y rentabilidad del negocio a través de la correcta administración y el cumplimiento de responsabilidades.

VISIÓN

Ser reconocidos y valorados como una empresa líder en la comercialización de agua pura embotellada, por nuestra capacidad y habilidad de satisfacer al cliente, al atender sus exigencias.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA 

Satisfacer las necesidades de los clientes



Incrementar la productividad y la rentabilidad



Reducir costos



Incrementar la demanda



Abrir nuevos mercados



Crear fuentes de empleo



Crecer como empresa

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MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO La empresa cumple con los derechos sociales mínimos de la legislación del trabajo, tal como lo establece el artículo 102 de la Constitución de la República de Guatema la, está legalmente inscrita en el Registro Mercantil como lo establece el Código de Comercio en su artículo 336. Se encuentra

inscrita bajo el régimen de retención definitiva, según lo

establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta en su artículo 44. Tambi én está afecta al pago de los impuestos IVA e IUSI. Cuenta con patente de comercio, su registro sanitario se encuentra en trámite.

ATRIBUCIONES Embotellar y comercializar agua pura en diferentes presentaciones que son: 18.9 litros, botella de 600 ml., pachón de 600 ml., y en bolsa de 600 ml.

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garrafón de

Informe individual de Práctica Profesional Supervisada. Ár ea Administrativa.

ESTRUCTURA ORGÁNICA Las unidades administrativas de la organización en función de sus relaciones de jerarquía y responsabilidades, se propone que sea de la siguiente manera:

1.0 Administrador 1.0.1 Contador externo 1.1 Asistente administrativa 1.1.1 Jefe de producción 1.1.1.1 Operario 1.1.2 Jefe de ventas 1.1.2.1 Vendedor

La estructura anterior muestra cómo la empresa debe estar estructurada para su mejor funcionamiento. Cuenta con u n administrador (propietario), quien tiene a su cargo a la asistente administrativa. La asistente administrativa tiene a su cargo al jefe de producción y al jefe de ventas. En este caso el administrador ocupará el nivel jerárquico máximo dentro de la estructura.

El jefe de producción tendrá a su cargo a los operarios y será el responsable de velar por el rendimiento del proceso de producción.

El jefe de ventas tendrá a su cargo a los vendedores y será el responsable de hacer que se cumplan las metas de la empresa en lo que respecta a ventas.

Este procedimiento permitirá al administrador ser más eficiente en sus operaciones, ya que tendrá mandos medios que le ayudarán a supervisar el cumplimiento de las metas.

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ORGANIGRAMA La estructura orgánica de l a empresa “Agua Pura Cristalina” se representa por medio del siguiente organigrama que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de aut oridad, supervisión y asesoría.

AGUA PURA CRISTALINA ORGANIGRAMA GENERAL

Fuente: Propuesta de autor

De acuerdo al estudio realizado en la empresa y por su naturaleza, se estableció el organigrama anterior, tomando como base los elementos básicos de la estructura organizacional.

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Este apartado trata de la gestión o administración de los recursos humanos mediante el establecimiento de actividades específicas de cada puesto, como indicadores que permitirán medir el desempeño de cada una de las mismas de los diferentes puestos qu e integran la estructura.

Existen métodos para obtener información necesaria en la descripción de puestos, tales como: el cuestionario, las entrevistas y la observación directa. Estos facilitarán la descripción formal de las tareas específicas que deberá n realizar el personal.

Después de obtener la informaci ón, debe analizarse, luego clasificarse para elaborar la descripción formal de las tareas que deberán realizar el personal, tomando en cuenta los objetivos y metas de la empresa.

El personal debe entender el porqué de los cambios así como la visión del futuro y su participación en ésta.

A continuación se presentan los formatos de descripción de puestos para cada puesto que la empresa sujeta de estudio debe poseer actualmente con el fin de ser efici ente en sus operaciones, tomando como base la información que se recopiló durante el período de Práctica Profesional Supervisada.

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AGUA PURA CRISTALINA Carretera al Pacífico

(Formulario de descripción de puestos)

Titulo del puesto:

Administrador

Código:

Fecha:

1.0

. Marzo 2,006

.

Puesto del que depende Jerárquicamente:

Ninguno

.

Localización:

Área Administrativa

.

Personal a su cargo: Asistente administrativa

Descripción Genérica del Puesto

Planificar, organizar, coordinar y dirigir las actividades de la empresa con el propósito de lograr el mejor rendimiento administrativo, mediante el buen d esempeño de las funciones de cada puesto.

Descripción Específica del Puesto 

Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar el óptimo funcionamiento de la empresa.



Representar a la empresa ante terceros.



Implementar y cumplir con planes, presupuestos, normas y procedimientos de la empresa.



Velar por el orden y disciplina de toda la empresa.



Coordinar y administrar los recursos humanos.



Evaluar los reportes de producción y ventas para establecer medidas retroalimentación.

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de

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

Establecer objetivos y metas de manera clara y alcanzables .



Ejecutar el proceso de reclutamiento y selección para el personal de nuevo ingreso.



Controlar el uso eficiente de los recursos de la empresa.



Revisar y autorizar la planilla de sueldos .



Mantener activos los canales de c omunicación en todas las unidades de la organización.



Evaluar el desempeño del personal de los diferentes puestos.

Autoridad Delegada al Puesto 

De línea para con su colaborador inmediato (Asistente administrativa), de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa.



Toma de decisiones orientadas al logro de los objetivos de la empresa cumpliendo con las políticas, normas, procedimientos y reglamentos establecidos.

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AGUA PURA CRISTALINA Carretera al Pacífico

(Formulario de descripción de puestos)

Titulo del puesto:

Asistente administrativa

.

Código:

Fecha:

.

1.1

Marzo 2,006

Puesto del que depende Jerárquicamente:

Administrador

.

Localización:

Departamento Administrativo

.

Personal a su cargo: Jefe de Producción Jefe de Ventas

Descripción Genérica del Puesto

Apoyar directamente la labor del Administrador y la de los mandos medios coordinando siempre sus actividades para la buena administración de la empresa.

Descripción Específica del Puesto 

Representar al Administrador, en caso de ausencia temporal.



Apoyar al Administrador, cuando así le sea requerido .



Supervisar el desempeño del personal operativo.



Presentar los reportes de producción y ventas al Administrador.



Llevar el control y manejo de la caja chica que le sea asignada.



Elaborar trabajos computarizados que le sean requeridos .



Desarrollar planes operativos de producción y ventas.



Controlar la correcta utilizació n de los recursos de la empresa.



Hacer cumplir los objetivos y metas establecidos.

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Autoridad delegada al puesto

De línea hacia los jefes de producción y de ventas.

Relaciones con otros puestos 

Con el Administrador, para recibir instrucciones y coord inar el buen funcionamiento de la empresa.



Con el jefe de producción y jefe de ventas para dar instrucciones y coordinar el buen funcionamiento de las operaciones en ausencia del administrador .

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(Formulario de descripción de puestos)

Titulo del puesto:

Jefe de Producción

.

Código:

Fecha:

.

1.1.1

Marzo 2,006

Puesto del que depende Jerárquicamente:

Asistente administrativa

.

Localización:

Departamento de Producción

.

Personal a su cargo:

Operarios

.

Descripción Genérica del Puesto

Velar que los operarios cumplan con sus funciones y responsabi lidades, coordinando cada una de las actividades para lograr la productividad y el rendimiento que la empresa requiere.

Descripción Específica del Puesto 

Apoyar a la asistente administrativa de la empresa.



Supervisar directamente el trabajo de los operarios.



Apoyar a los operarios para que el proceso sea más eficiente.



Comunicar personalmente o impersonalmente instrucciones con todas las partes involucradas, cuando así se requiera para el buen funcionamiento de la organización.



Asistir a sesiones cuando así lo requiera la administración.



Velar por la buena calidad de los productos.

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(Formulario de descripción de puestos)

Titulo del puesto:

Operario

Código:

Fecha:

1.1.1.1

. Marzo 2,006

.

Puesto del que depende Jerárquicamente:

Jefe de producción

.

Localización:

Departamento de Producción

.

Personal a su cargo:

Ninguno

.

Descripción Genérica del Puesto

Embotellar el agua pura en las presentaciones que la empresa comercializa.

Descripción Específica del Puesto 

Embotellar el agua pura en garrafón de 18.9 litros, botella de 600 ml ., pachón de 600 ml., y en bolsa de 600 ml.



Empacar, clasificar y ordenar el producto embotellado y embolsado.



Avisar al Jefe de Producción o a la Asistente Administrativa (en ausencia del Jefe de producción) sobre los desperfectos que se presenten en la m aquinaria o el equipo utilizado.



Tratar con responsabilidad el equipo y la maquinaria, dándole el uso adecuado.



Hacer buen uso del agua y los demás materiales.



Limpiar la maquinaria y engrasarla.



Cargar el producto en los vehículos.

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(Formulario de descripción de puestos)

Titulo del puesto:

Jefe de ventas

Código:

Fecha:

1.1.2

. Marzo 2,006

.

Puesto del que depende Jerárquicamente:

Asistente administrativa

.

Localización:

Departamento de Ventas

.

Personal a su cargo:

Vendedores

.

Descripción Genérica del Puesto Velar que el personal de ventas c umpla con sus funciones y responsabilidades en la comercialización del producto, coordinando y supervisando las actividades requeridas para lograr las metas previamente establecidas.

Descripción Específica del Puesto 

Apoyar a la asistente administrativa de la empresa en la elaboración de nuevos planes de ventas.



Supervisar de forma directa el trabajo de los vendedores.



Evaluar la calidad del servicio que la empresa ofrece a través de sus vendedores.



Reunir a sus vendedores para dar conocer las exigencias de los clientes.



Establecer políticas de venta.



Asistir a reuniones cuando la empresa lo requiera



Comunicar los planes de la empresa, personalmente e impersonalmente, por medio de instrucciones orales o por escrito a las partes involucradas.

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(Formulario de descripción de puestos)

Titulo del puesto:

Vendedor

Código:

Fecha:

1.1.2.1

. Marzo 2,006

.

Puesto del que depende Jerárquicamente:

Jefe de Ventas

.

Localización:

Departamento de Ventas

.

Personal a su cargo:

Ninguno

.

Descripción Genérica del Puesto

Comercializar el agua pura embotellada y embolsada en sus diferentes presentaciones en los mercados establecidos.

Descripción Específica del Puesto 

Comercializar el agua pura en garrafón de 18.9 litros, botella de 600 ml., pachón de 600 ml., y en bolsas de 600 ml.



Atender la ruta previamente establecida.



Prestar un servicio agradable y eficiente.



Avisar al Jefe de Ventas o a la Asistente Administrativa (en ausencia del Jefe de Ventas) sobre los desperfectos que se presenten en los vehículos de reparto.



Tratar con responsabilidad los vehículos y la maquinaria, dándole el uso adecuado.



Vender lo establecido según los planes de la empresa.



Limpiar los vehículos.



Ayudar a cargar el producto en los vehículos.

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NORMAS Y POLÍTICAS DE TRABAJO A continuación se presenta una p ropuesta sobre las obligaciones generales y prohibiciones de los trabajadores, las cuales son de interés para el cumplimiento de las tareas asignadas en los diferentes puestos que componen la organización, así mismo mantener una disciplina adecuada en el desempeño laboral.

a) Obligaciones generales de los trabajadores 1. Desempeñar el servicio contratado bajo la dirección del patrono o de su representante, a cuya autoridad quedan sujetos en todo lo concerniente al trabajo. 2. Ejecutar el trabajo con la eficienci a, cuidado y esmero apropiados. 3. Restituir al patrono los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se les faciliten para el trabajo. Es entendido que no son responsables por el deterioro normal ni por el que se ocasione por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa construcción. 4. Observar buenas costumbres durante el trabajo. 5. Prestar los auxilios necesarios en caso de siniestro o riesgo inminente en que las personas o intereses del patrono o de algún compañero de trabajo estén en peligro, sin derecho a remuneración adicional. 6. Someterse a reconocimiento médico, sea al solicitar su ingreso al trabajo o durante éste, a solicitud del patrono , para comprobar que no padece alguna incapacidad permanente o alguna enfermedad profesional, contagiosa o incurable. 7. Guardar los secretos técnicos, comerciales o de fabricación de los productos a cuya elaboración concurran directa o indirectamente, con tanta más fidelidad cuanto más alto sea el cargo del trabajador o la responsa bilidad que tenga de guardarlos por razón de la ocupación que desempeña; así como los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda causar perjuicio a la empresa. 8. Respetar a sus compañeros de trabajo, así como a su jefe inmediato. 9. Cumplir con las órdenes de su jefe superior jerárquico. 10. Atender y cumplir las políticas de la empresa para el mejor desempeño y alcance de metas establecidas.

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b) Prohibiciones de los trabajadores 1. Abandonar el trabajo en horas de labor sin causa justificada o sin lic encia del patrono o de su jefe inmediato. 2. Hacer durante el trabajo o dentro del establecimiento, propaganda política o contraria a las instituciones democráticas creadas por la Constitución, o ejecutar cualquier acto que signifique coacción de la libertad de conciencia que la misma establece. 3. Faltar al trabajo sin licencia previa de su patrono o representante. 4. Trabajar en estado de embriaguez o bajo la influencia de drogas estupefacientes o en cualquier otra condición anormal análoga. 5. Usar los útiles o herramientas suministrados por el patrono para objeto distinto de aquel a que estén normalmente destinados. 6. Conducirse durante sus labores en forma abiertamente inmoral, acuda a la calumnia o a las vías de hecho contra su patrono o representante o contra algún compañero de trabajo. 7. Sacar y revelar documentos confidenciales, manuales, fórmulas, procedimientos o cualquier otra información de la empresa. 8. Cometer algún delito o falta contra la propiedad en perjuicio del patrono, de alguno de sus compañeros de trab ajo o en perjuicio de un tercero en el interior del establecimiento; asimismo cuando cause intencionalmente, por descuido o negligencia, daño material en las máquinas, herramientas, materias primas, productos y demás objetos relacionados, en forma inmediat a o indudable con el trabajo. 9. Negarse de manera manifiesta a adoptar las medidas preventivas o a seguir los procedimientos indicados para evitar accidentes o enfermedades; o cuando el trabajador se niegue en igual forma a acatar las normas o instrucciones que el patrono o su representante en la dirección, le indiquen con claridad para obtener la mayor eficacia y rendimiento en las labores. 10. Revelar los secretos de la empresa.

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VI.

1.

BIBLIOGRAFÍA

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(1,996).

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Edición).

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McGrawHill/IRWIN. 7.

Goodstein, L., Nolan, T. & Pfeiffer, W. (1,998). Planeación Estratégica Aplicada. (1ª. Edición). Colombia. Editorial McGraw -Hill Interamericana, S.A.

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9.

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Informe individual de Práctica Profesional Supervisada. Área Administrativa.

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12. Koontz, H. & Weihrich, H. (2,004). Administración, una perspectiva global. (12ª. Edición). México. Editorial McGraw Hill.

13. Robbins, S. & Coulter, M. (2,005). Administración. (8ª. Edición). México. Editorial Pearson Educación.

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VII. ANEXOS

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ANEXO No. 1

GUÍA DE ENTREVISTA No. ______

1. Existencia de organigramas que muestren gráficamente los diferentes puestos y las relaciones de autoridad y responsabilidad en la empresa. SI

NO

2. Objetivos plenamente establecidos. SI

NO

3. Situación de jerarquía al comunicar información SI

NO

4. Normas y políticas de trabajo plasmados en documento. SI

NO

5. Existencia de manual de organización u otros manuales administrativos. SI

NO

6. Encargados de departamento (producción y ventas). SI

NO

7. Delegación de autoridad en su administración . SI

NO

8. Ambiente y condiciones laborales adecuado

SI

NO

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