Businessfx - Ferramenta De Gestão Para O Consultor

For Intelligent Financial Reporting

BusinessFX para Consultores ou Directores Financeiros Descubra como obter sucesso com o BusinessFX e a modelação de mapas de gestão inteligentes e interativos, que podem ajudá-lo a atender melhor às necessidades de negócios dos seus clientes ou empresa.

Revisto em 23-04-2009

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Introdução Através deste documento iremos tentar demonstrar como o BusinessFX pode tornar-se numa ferramenta de gestão importante no dia-a-dia de um consultor, ou director financeiro. Iremos mostrar-lhe como obter sucesso com o BusinessFX e a modelação de mapas de gestão inteligentes e interativos, que podem ajudá-lo a atender melhor às necessidades de negócios dos seus clientes ou empresa. A maior parte dos profissionais de gestão trabalham com diversas folhas de cálculo, dispersos em mapas, gráficos e, por vezes, complicadas fórmulas. E ainda necessitam de alimentar estas folhas com dados que inserem manualmente, ou gerir complicados links a outras folhas de cálculo. Estas operações tiram tempo e concentração ao verdadeiro trabalho de um profissional financeiro que é analisar dados e tomar decisões rápidas. As fórmulas “BFX Aware” tornam o BusinessFX numa ferramenta ideal para ultrapassar estes problemas. Este add-in para o Microsoft Office Excel 2007 foi desenvolvido com base no conceito Intelligent Financial Reporting e acenta numa filosofia de criação e implementação de modelos de gestão apoiados em tecnologia: Management Supported by Technology.

O que é o BusinessFX? O BusinessFX é uma solução de reporting financeiro optimizada para o Microsoft Office Excel 2007. Aliado a um inovador sistema de funções financeiras e a um poderoso motor de importação de dados contabilísticos, o BusinessFX consegue tornar fácil a criação e desenho de qualquer mapa de gestão e posterior integração em sistemas de análise financeira. O sistema de dados do BusinessFX pode ser extensível a diversos sistemas de contabilidade e ERP’s, permitindo uma ligação directa das suas funções financeiras, tornando-se numa excelente ferramenta analítica de gestão. Com o BusinessFX é possível:






Carregar dados contabilisticos de forma automática, sem recurso a introdução manual de dados. Analisar os dados através de modelos no Microsoft Office Excel obtendo informação just-in-time. Efectuar análises de detalhe (drill-down) às diversas contas, rubricas e indicadores. Implementar comparação sectorial nos vários modelos financeiros. Acoplar projecções aos modelos criados no BusinessFX.

Fórmulas “BFX Aware” A plataforma do BusinessFX acenta num sistema inovador de funções e fórmulas Excel a que chamámos “BFX Aware”. São funções criadas numa linguagem user friendly para o utilizador e que permitem a integração em tempo real entre as folhas do Excel e os dados externos da contabilidade. Este sistema é subdividido em diversas categorias, conforme o tipo de dados e/ou indicadores a extrair. O BusinessFX permite ainda a criação de funções de utilizador e a customização de fórmulas, dando assim uma total autonomia ao utilizador.

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O esquema seguinte mostra a arquitectura do BusinessFX e todo o processo desde a recolha de informação contabilística até à apresentação da mesma em folhas Excel:

Porquê o Microsoft Office Excel? O porquê de desenvolvermos uma aplicação que funciona totalmente integrada em Excel tem duas principais razões de peso. Em primeiro lugar, pela nossa vasta experiência em desenvolvimento de software nesta área. E em segundo, porque o Microsoft Office Excel é, considerado por muitos, a melhor e mais divulgada ferramenta de gestão do mundo. É utilizado por uma grande quantidade de information workers que o usam diariamente para gerar relatórios ricos em apresentação e conteúdo, bem como para realizar análises ad-hoc aos dados de negócio. Para além disso possui um ambiente familiar, flexível e customizável e sem necessidade de aprendizagens complexas. Desta forma, conseguimos obter um excelente compromisso, que possibilitou a integração perfeita entre o sistema de fórmulas e objectos do Microsoft Office Excel e as fórmulas “BFX Aware” do BusinessFX.

Primeiras regras de trabalho com o BusinessFX Como consultor, ou técnico financeiro, o primeiro trabalho que faz é a recolha de informação contabilistica para análise. Esses dados do negócio residem nas bases de dados dos programas de gestão e, muitas vezes não são possíveis de obter directamente mas apenas com a exportação de mapas para Excel. Depois há o trabalho de compilar todos estes dados, seleccioná-los e inserí-los em outros quadros onde possui as análises e indicadores, necessários para os relatórios financeiros.

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Por exemplo, imagine que é um profissional financeiro e que necessita de analisar valores orçamentados e confrontá-los com valores reais, como as rúbricas de Clientes, Fornecedores, Vendas e Custos com Pessoal. Como profissional que é, já possui algum workbook Excel com os mapas e indicadores que deseja, e que lhe demorou algum tempo a elaborar para obter as projecções desejadas. Mas esses mapas necessitam de ser alimentados mensalmente com dados reais de balancetes, balanços e resultados para análise dos desvios. Existem duas formas: ou liga directamente o ficheiro Excel à base de dados do ERP ou exporta essa informação para Excel e liga o seu ficheiro de orçamentação a vários ficheiros de dados mensais extraídos da contabilidade. Torna-se um processo complicado e muitas vezes dificil, pois os processos de conecções do Excel às fontes de dados, bem como a criação de pivot tables, nem sempre são tarefas simples de executar pelo utilizador normal de Excel. Neste documento iremos demonstrar como pode fazer isto de forma fácil usando o add-in para o Microsoft Office Excel 2007 BusinessFX.

Importação dos dados contabilísticos a partir do ERP Para efectuar qualquer análises de qualquer periodo usando fórmulas BusinessFX necessita de alimentar o repositório de dados do programa. Esta operação torna-se muito simples devido ao motor de importação que o BusinessFX possui. Graças ao Assistente de Importação de Dados, a recolha de informação contabilística a partir de balancetes analíticos torna-se muito fácil, rápida e simples. Esta opção do BusinessFX é multiconfigurável, permitindo a importação de diversos formatos de dados. Poderá criar mais do que uma configuração de importação podendo, deste modo, extrair dados de sistemas diferentes. No caso de ser um consultor tem aqui uma grande vantagem pois, uma vez que é muito provável os seus clientes possuirem diferentes softwares de gestão ou ERPs, poderá importar essa informação independentemente do sistema a que se ligue. Sobre como configurar o BusinessFX para importar dados contabilísticos de um determinado software de contabilidade, consulte o Guia de Utilizador do programa. Este documento também se encontra disponível online em http://www.pdfcoke.com/doc/11100975/BusinessFX-User-Guide-Version-10. O programa, por predefinição, trabalha com 16 períodos. Ou seja, é possível criar balancetes para os períodos normais (01 a 12) e ainda ter disponíveis mais quatro períodos extra: inicial (00), regularizações (13), apuramento (14) e final (15), caso deseje efectuar análises que necessitem dessa informação. Dada a diversidade de reports que poderá querer realizar, aconselhamos a escolher o período que melhor se adapte à sua análise. Na operação inicial de importação de dados é ainda necessário configurar as contas de médio e longo prazo, já que se tratam de valores que não são possíveis de obter directamente a partir das contas dos balancetes.

Preparação dos dados contabilísticos para análise no BusinessFX Uma vez recolhidos, importados os valores da contabilidade e guardados no repositório do BusinessFX poderá passar à 2ª fase do processo de preparação dos dados contabilísticos para análise: a conversão em Balanços e Demonstrações de Resultados dos balancetes importados.

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Esta opção é muito importante pois o BusinessFX trabalha com dois tipos de dados contabilísticos:



Balancetes: são a base da estrutura de dados do BusinessFX. Incluem contas de movimento, só disponíveis através da importação de dados. Balanços e Resultados: diversas contas dos balancetes são agrupadas de modo a que os cálculos das funções BusinessFX mais utilizadas, ou seja rácios e indicadores, sejam efectuados mais rapidamente.

Desenhar ou reconfigurar mapas em Excel com o BusinessFX No seu trabalho contínuo como consultor ou director financeiro, torna-se necessário recorrer a diversos mapas em Excel que servem de apoio à sua actividade de analista financeiro. Como já exemplificámos anteriormente, muitas vezes as tarefas de recolha de dados e preparação dos mapas torna-se complicada e demorada. Também explicámos, como o BusinessFX pode ter um papel importante na recolha de informação contabilística das suas empresas e prepará-las para as análises em Excel. A próxima etapa que iremos abordar neste documento é a forma de como disponibilizar, nas diversas folhas Excel, toda essa informação armazenada no repositório de dados do BusinessFX, fazendo uso das fórmulas “BFX Aware” que estão interligadas com o motor de funções deste add-in financeiro. Mas para iniciar este processo é necessário “ligar” o BusinessFX a uma empresa. Desta forma o programa fica conectado exclusivamente aos dados da entidade com que está a trabalhar nesse momento.

Criar Relatórios Para si, torna-se importante que as suas folhas em Excel possam ser actualizadas automaticamente sempre que se liga a uma empresa. Já vimos que o BusinessFX pode recolher essa informação e tratá-la convenientemente. Para criar relatórios pode usar o Assistente de Mapas existente no separador “BusinessFX” na ribbon do Microsoft Office Excel 2007. Este wizard tem como principais funcionalidades acompanhá-lo no processo de criação de um mapa de indicadores, facilitanto, desta forma, todo o trabalho que teria de efectuar esta configuração manualmente.

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Com apenas alguns cliques o utilizador apenas tem que indicar o perído de análise e os indicadores (ou rúbricas) a inserir. No final o Assistente de Mapas desenha automaticamente o quadro na folha de Excel com células prenchidas com fórmulas BusinessFX tornado-as, desta forma, “BFX Aware”. Ou seja, automaticamente actualizáveis sempre que o utilizador se liga a uma empresa no add-in.

Redesenhar os seus mapas em Excel recorrendo ao BusinessFX Como profissional financeiro, já se deve ter perguntado de que forma o BusinessFX o poderá ajudar em workbooks que você já tenha criado em Excel e que lhe demoraram tanto tempo a desenhar e a configurar, mas que são a sua base de trabalho. Por exemplo, um mapa que analise a situação dos cash-flows mensais da empresa. Ou um mapa de análise de exploração do negócio. E, se esses ficheiros requerem acesso a dados contabilísticos, muito provavelmente a forma que usa para os alimentar é manual ou com recurso a links a outras folhas exportadas a partir da contabilidade. Mas com acesso ao add-in financeiro BusinessFX poderá facilmente transformar qualquer célula do seu ficheiro Excel numa célula “BFX Aware” inserindo uma fórmula que faz a ligação automática ao sistema de dados da empresa. Para isso, na ribbon do Excel, no separador “BusinessFX”, existe um grupo de botões chamado “Funções e Fórmulas”, botões esses que contêm diversas funcionalidades que lhe permitem parametrizar cada célula do seu ficheiro.

Como resultado, toda a informação que necessite da empresa estará disponível imediatamente para trabalhar.

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Obter detalhes da informação Dada a arquitectura das fórmulas BusinessFX poderá facilmente efectuar arrastamento de colunas para extender mais períodos ou efectuar drill down a qualquer valor obtido, de modo a rever os movimentos por detrás desses mesmo valores. Por exemplo, a partir de uma fórmula que lhe mostre o saldo da conta de Fornecedores, poderá obter todas as contas que estão agregadas a esse mesmo valor. No ecrã da opção de drill down, poderá ainda continuar a navegar pelos vários níveis de agregação. O limite está definido pelo máximo de contas e subcontas que são importadas pelo motor de importação de dados do BusinessFX, e cuja configuração é definida pelo utilizador com base no sistema de dados do ERP.

É possível, ainda, colocar o produto do detalhe em formato de quadro, numa folha do Excel. O mapa adicionado é também totalmente dinâmico e integrado com o sistema de fórmulas do BusinessFX. Esta opção vem dar-lhe mais possibilidades de criação de mapas, de modo a que a sua análise seja a mais completa e detalhada possível.

Sumário Ao usar o add-in financeiro BusinessFX , o seu papel como consultor ou director financeiro fica muito mais facilitado. Não só consegue obter informação financeira da empresa em real time nas suas folhas em Excel, como também consegue reutilizar toda essa informação na criação de outros mapas e dashboards de apoio à sua gestão. Pode ainda partilhar esses mesmos ficheiros pela sua rede de colaboradores e colegas, permitindo a todos trabalharem integrados com o BusinessFX de forma simples e colaborativa. É possível aumentar ainda mais a integrabilidade do BusinessFX com os dados contabilísticos quando este é ligado a sistemas de dados de um ERP, como é o caso do Microsoft Dynamics NAV, sendo desta forma possível obter um maior detalhe da informação financeira, o que potencia ainda mais as análises e o drill down apoiados no BusinessFX. Uma vez que este software trabalha totalmente integrado com o ambiente familiar do Microsoft Office Excel 2007, todos poderão tirar vantagem da inovação do BusinessFX com o mínimo de treino e formação possíveis. Isto reverte-se em ganhos substanciais de tempo e recursos que podem ser direccionados para aquilo que as suas tarefas são importantes: a análise da empresa e a tomada de decisões. Em resumo, o BusinessFX foi desenvolvido com base no conceito Intelligent Financial Reporting e fórmulas “BFX Aware”. Acenta numa filosofia de criação e implementação de modelos de gestão, apoiados em tecnologia, e a que chamámos Management Supported by Technology. É uma óptima ferramenta como complemento a qualquer ERP ou sistema de BI. No seu caso, como consultor ou director financeiro, poderá beneficiar de toda a flexibilidade na gestão de dados obtidos just-in-time do BusinessFX e da capacidade de integração a 100% nos seus modelos de gestão. 7

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O BusinessFX é um software cerficado para Platform Client Microsoft Windows e Microsoft Office 2007. Estes testes foram conduzidos de forma independente pela VeriTest, um serviço de testes da Lionbridge Technologies. BusinessFX é uma marca registada Edireizinho. Microsoft, Microsoft Office e Microsoft Excel são marcas registadas da Microsoft Corporation. A Edireizinho é Microsoft Certified Partner desde Abril de 2009.

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