Buku Manual Gdo1

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB I PENDAHULUAN 1.1.

TUJUAN.

Tujuan pokok penyusunan program aplikasi Gaji dan Kartu Pegawai ini adalah untuk meringankan tugas-tugas rutin yang berkaitan dengan pembuatan daftar gaji maupun yang berhubungan dengan masalah kepegawaian dengan lebih cepat dan akurat. Dengan adanya data yang akurat diharapkan pembuatan laporan lainnya yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat dan tepat.

1.2.

DATA MASUKAN

Data masukan yang diperlukan dalam program aplikasi gaji ini adalah : a. b. c. d. e. f. g. h. e. f.

Daftar Urut Kepangkatan. Daftar Gaji. Data Potongan gaji. Data Istri/suami dan Anak. Data Jabatan Pegawai Data Pendidikan Pegawai Data Hutang Pegawai Data Tugas Belajar ke Luar Negri Data Pejabat Penandatangan. SK Mutasi pegawai.

Selain masukan tersebut, diperlukan masukan-masukan yang digunakan sebagai data acuan antara lain : a. b. c. d.

Data Gaji Pokok. Data kode dan nama unit kerja. Tabel tunjangan jabatan. Tabel Golongan.

1.3.

HASIL KELUARAN

Adapun keluaran utama yang dihasilkan adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Daftar Gaji induk, rapel, susulan, terusan dan uang duka. Rekapitulasi per Golongan gaji induk, rapel, susulan, terusan dan uang duka. Rekapitulasi per Golongan/Ruang gaji induk, rapel, susulan, terusan dan uang duka. Lembar tandatangan Daftar Gaji induk, rapel, susulan, terusan dan uang duka. Rekapitulasi Potongan Amal Sedekah Anggota Korpri gaji induk dan susulan. Daftar Pengantar SPP. DO Beras

1

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

SP Masa PPh Slip Gaji SPMU Blanko SPMU Rekap Model DJA Laporan Gaji per Satker Laporan rincian Tunjangan laporan rincian Potongan Laporan model PG.I/PG.II Daftar penguji Kartu Pegawai Hal.1, Hal 2. Keterangan Penghasilan Daftar Pegawai yang akan Naik Pangkat Daftar Pegawai yang akan Naik Berkala Daftar Pegawai yang akan Pensiun

1.4. PERALATAN YANG DIBUTUHKAN Untuk pengoperasian sistem pengolahan Data Gaji diperlukan beberapa peralatan yaitu : a. PC 386 keatas dengan hardisk dan diskette drive, DOS/MSDOS versi 3.00 keatas, besar memory minimal 2 MB. b. Printer yang dapat mencetak 132 characters. c. Continuous form ukuran 9 ½ X 11 (80 Chr) dan ukuran 14 7/8 X 11

(132 chr).

d. Program aplikasi (disediakan oleh PPDIA Bandung).

1.5.

PROSEDUR INSTALL PROGRAM APLIKASI.

Kegiatan ini hanya dilakukan sekali pada saat pertama sistem ini akan dioperasikan. Adapun langkah-langkah install adalah sebagai berikut: a. Power-on komputer. b. Pada posisi C> ketik drive tempat program aplikasi (misalnya program ada pada diskette maka ketik A:/B:, pada CD ketik E:, atau ada pada flashdisk ketik F: kemudian tekan Enter. c. Ketik D_INSA1 kemudian tekan Enter dan akan dilakukan proses install e. Setelah selesai ketik D_INSA2 , yang akan menginstall file data yang diperlukan. Kegiatan ini tidak boleh dilakukan pada saat program telah berjalan dan telah merekam data. Jika kegiatan ini dilakukan, maka data yang kita rekam akan hilang dan diganti dengan yang kosong. Apabila program yang telah di Install macet karena rusak atau kena virus, maka masukkan program ke drive dan ketik D_INSA1 sesuai dengan drive yang dipakai untuk mengganti execute file.

2

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1.6. CARA MENJALANKAN PROGRAM. Untuk menjalankan program ini, diperlukan file Config.sys pada root direktori minimal sbb :  Files = 60  Buffers = 60 Program yang di install akan menempati direktori C: dengan sub direktori GDO1. Untuk mengaktipkan program aplikasi, langkah-langkahnya adalah sbb : a. Power-on komputer. b. Pada C:> ketik CD\GDO1 dan tekan Enter. c. Ketik GDO1 dan Enter, akan muncul logo :

Setelah keluar logo, isi identitas dan password (Maksimal 8 huruf/angka). Untuk pertama kali isi dengan identitas super dan password super (super dengan huruf kecil). d. Selanjutnya akan ditampilkan pilihan menu kegiatan sbb :

Cara memilih menu yaitu :  Gunakan tombol panah kekanan, kekiri, keatas dan kebawah untuk menggerakkan cursor yang menyala terang dan tekan tombol Enter pada pilihan menu yang dinginkan.

3

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

 Atau tekan huruf yang berbeda warna dari menu yang ada. Pada baris paling bawah akan muncul keterangan dari setiap Menu/sub menu yang lagi disorot cursor. Pada saat pertama kali menjalankan program ini lakukan reindex file melalui pilihan ReIndex yang ada pada menu Utility. Nama unit kerja yang tampil di layar dapat diganti sesuai dengan nama unit kerja yang kita inginkan melalui pilihan Parameter Gaji dari Menu Referensi.

PETUNJUK AWAL PENGOPERASIAN APLIKASI GAJI DAERAH OTONOM I. CARA INSTALL (memasang program dari diskette ke Hardisk) 1.

Dari posisi c:\> ketik tempat menyimpan program E=CDF:/G;=Flashdisk) dan kemudian tekan tombol enter. 2. Ketik D_INSA1 perintah ini hanya untuk memasang program GDO1.EXE saja.

(A:=diskette,

3. Jika akan meng install file data yang baru (yang masih kosong) atau jika pertama

kali akan menggunakan program ini. ketik lagi tempat menyimpan program dan tekan enter ketik D_INSA2, hati-hati terhadap perintah ini, karena jika data sudah ada yang direkam, maka data tersebut akan hilang. 4. Apabila ada kiriman diskette untuk revisi program, maka baca petunjuknya dengan baik, dan biasanya yang dilakukan hanyalah install EXE file saja tanpa install file data yang baru. Kegiatan dimaksud adalah : D_INSA1. II. CARA MENJALANKAN PROGRAM 1. Dari C:\> ketik CD\GDO1 tekan enter 2. Ketik GDO1 dan tekan enter 3. Bila sudah muncul tampilan program aplikasi, pada isian Identitas : ketik super (huruf kecil) tekan enter Password : ketik super (huruf kecil dan tidak kelihatan) tekan enter 4. Bila telah muncul Menu Aplikasi, maka untuk pertama kali menjalankan program ini masuk Pada ke Menu Utility dengan cara menggerakkan tombol panah yang ke kanan atau ke kiri.menu Utility pilih Re-Index Data dengan cara menggerakkan tombol panah ke bawah atau ke atas atau dengan menekan angka yang ada di depannya, pada Re-Index akan muncul pilihan : 1. File Data dan 2. File Referensi

4

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

3. File Laporan 4. Sumua Untuk meudahkan pilih saja nomor 4 (Semuanya) pada setiap melakukan Re-index (tunggu sesaat sampai proses index selesai). REINDEX harus dijalankan pada saat :  Akan menjalankan Aplikasi pertama kali  Setelah menghapus atau memperbaiki data (data pegawai, data potongan, data istri, data anak dan datalainnya).

III. CARA MEMASUKKAN DATA A. DATA YANG BELUM ADA DI KOMPUTER. Apabila data Daftar Gaji anda akan dimasukkan ke komputer, yang harus anda lakukan adalah sebagai berikut : 1. Cek dahulu kode satkernya, apakah sudah di masukkan PARAMETER CETAK.

ke TABEL SATKER dan ke

Apabila belum :  Catat (daftarkan) lebih dahulu kode satkernya ke BUKU MANUAL KODE SATKER (contoh ada pada halaman 7). Setelah dicatat masukkan kode satker tersebut ke kegiatan REFERENSI pada kegiatan TABEL SATKER dan PARAMETER CETAK. Apabila sudah :  Pilih kegiatan DATA pilihan angka 1 (PEGAWAI) lalu tekan enter  Masukkan data tersebut semuanya. 2. Setelah selesai mengisi sampai data keterangan, pindahkan cursor pada pilihan Simpan (bisa menggunakan tombol Tab atau pakai mouse kemudian clik tombol mouse sebelah kiri), maka pada sudut kanan atas pada layar akan keluar tulisan “Data telah disimpan”. 3. Untuk kelengkapan data pencetakan Kartu Pegawai, masukkan data istri, anak, golongan, jabatan, pendidikan, hutang dan tugas belajar.

B. DATA YANG SUDAH ADA DI KOMPUTER. Apabila ada pegawai yang mengalami perubahan, contohnya perubahan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, tambah anak, perubahan tunjangan struktural, atau tunjangan fungsional, perubahan status pegawai, status kawin dll, lakukan perubahan dengan cara memasukkan NIP pegawai yang akan dirubah kemudian lakukan perubahan pada point-point yang akan dirubah.

5

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

C. BACKUP/RESTORE atau KOMPUTER Lebih dari satu Bila perekaman memakai lebih dari satu komputer, maka untuk menggabung data dari satu komputer induk adalah sbb : 1. Lakukan kegiatan Backup dari semua komputer (termasuk komputer induk yang

akan ditempati seluruh data) dengan pilihan semua file; 2. Lakukan Restore pada komputer induk dari semua diskette hasil backup tadi 3. Pada saat Restore akan di periksa nomor NIP dari data, jika nomor NIP sama, data

akan menjadi data yang terbaru jika nomor NIP tidak ada data akan menambah. D. CARA MENCETAK DAFTAR GAJI 1. Pilih kegiatan REFERENSI (cek tabel satker, parameter gaji dan parameter cetak). 2. Pilih kegiatan CETAK-I (tekan angka 1 yaitu kegiatan DAFTAR GAJI I) : a. Pilih kegiatan PERSIAPAN CETAK b. Pilih kegiatan CETAK DAFTAR GAJI c. Pilih kegiatan CETAK REKAP GOLONGAN Pilih kegiatan CETAK REKAP GOL.RUANG (bila diperlukan). d. Pilih kegiatan CETAK LEMBAR TANDA TANGAN e. Pilih kegiatan CETAK POTONGAN AMAL 3. Cetak kelengkapan Daftar gaji dari menu Cetakan Pendukung. 4. Sebelum mencetak Daftar gaji, sebaiknya setelah melakukan Persiapan Cetak maka pilih dahulu menu Tayangan Cetakan Gaji disini kita bisa mengecek dahulu gaji seseorang yang kana dicetak pada Daftar Gaji. E. CONTOH BUKU MANUAL KODE SATKER NO.POS

URAIAN BENDAHARA

KODE BEND.

KODE PDG

KOD E SUB.

KETERANGAN

01 2.2.3

SEKRETARIAT WILAYAH

01 01 01 01

00 01 01 01

00 00 01 02

untuk cetak per Bendaharawan untuk cetak per PDG Bagian Keuangan Bagian Kepegawaian

02 2.2.4

DISPENDA

02 02 02

00 01 01

00 00 01

untuk cetak per Bendaharawan untuk cetak per PDG DISPENDA

6

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB II MENU UTAMA DATA Langkah pertama pada menu ini adalah melakukan pembuatan master file pegawai. Master file pegawai dibuat dari DUK, daftar gaji, DA.0104 (KP4) dan Surat keputusan kepegawaian terakhir. Untuk pencetakan daftar gaji, isian pada menu Pegawai dan Pot.Gaji harus sudah diisi. Untuk semua kode yang harus diisi dapat dilihat pada lampiran di halaman belakang. Tampilan menu utama data adalah sebagai berikut :

Menu utama data mempunyai 7 pilihan yaitu : Pegawai, Gaji Lainnya, Slip Gaji, Pagu Gaji dan Isi Nomor Dosir, Ubah NIP dan Hapus Histori Gaji. Master file Gaji direkam melalui menu Data Pegawai.

2.1. MENU DATA PEGAWAI Menu ini befungsi untuk menyiapkan data pegawai yang akan diolah untuk mencetak daftar gaji. Sumber data dapat berasal dari daftar gaji, DUK atau KP4 dan data-data lainnya. Tampilan menu data pegawai adalah sebagai berikut :

Cara Pengisian data Pegawai : 7

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1) Diisi NIP pegawai sebanyak 9 digit 2) Diisi Nama pegawai (maksimum 30 digit). Apabila mungkin sebaiknya gelar

ditempatkan di belakang nama dan pengisian nama tanpa spasi. Contoh : Mahmud,Drs.,Msc. 3) Diisi kode satuan Kerja/unit kerja sebanyak 10 digit (lihat lampiran) 4) Diisi kode Sub Satker sebanyak 2 digit (lihat lampiran). 5) Diisi dengan kode Bagian/Seksi/Subseksi yang ada pada kantor tersebut yang akan dipakai utnuk pencetakan DUK. Untuk kantor yang kepala kantornya eselon II, maka 1 digit pertama sebagai kode eselon IV(seksi) dan I digit ketiga sebagai kode eselon V(subseksi). Contoh 100,110 atau dapat juga diisi dengan 000. 6) Diisi nama kota tempat kelahiran 7) Diisi Tanggal lahir 8) Diisi No. Karpeg 9) Diisi kode Jenis Kelamin (1=laki-laki,2=Perempuan) 10) Diisi kode Agama (1=Islam,2=Kristen,3=Katholik,4=Budha,5=Hindu) 11) Diisi kode status kawin (1=kawin, 2=Tidak kawin, 3=Janda, 4=Duda) 12) Diisi kode status kepegawaian (1=PNS, 2=CPNS, 3=Diperbantukan, 4=Dipekerjakan, 5=Peg.Non Aktif, 7=Pensiun) 13) Diisi kode Guru/non.guru (1=guru, 2 =No.Guru) 14) Diisi kode beras (1=Natura, 2=Uang)

Jika ada pegawai yang pindah golongan atau naik pangkat, jangan lupa untuk mengganti nomor urut sesuai dengan ketentuan, keterangan lebih lanjut ada pada Menu Data pilihan nomor 5. Isi Nomor Dosir Pada saat pertama, jika telah selesai merekam data pegawai semuanya, lakukan pengisian nomor urut dosir melalui Menu Data No. 5 Isi nomor dosir. 24) Diisi alamat rumah dari pegawai 25) Diisi dengan keterangan yang akan muncul pada daftar gaji jika dikehendaki ada

keterangan yang tercetak untuk pegawai yang mengalami perubahan daftar gaji seperti mutasi,naik pangkat, naik golongan, berkala dan lain-lain. Pada setiap pengisian elemen data, jika ada kode yang tidak sesuai dengan kode-kode yang ada dalam tabel referensi, maka akan muncul daftar dari kode yang seharusnya dan untuk memilihnya arahkan kursor pada posisi yang diinginkan dan tekan tombol enter. Jika telah selesai pengisian cursor akan masuk ke kolom pilihan Simpan, tekan enter apabila data yang direkam tadi akan disimpan didalam file Pegawai. Pindahkan nyala terang dengan tombol panah kanan/kiri untuk memilih. Catatan : untuk pegawai yang statusnya DIPERBANTUKAN, DIPEKERJAKAN dan PEJABAT NEGARA : Jika Gaji Pokok Kosong (nol) maka secara otomatis tunjangan beras, potongan amal dan tabungan perumahan akan kosong (nol) atau tidak dihitung.

8

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Jika terdapat pegawai yang tidak mendapat tunjnagn beras tetapi gaji pokoknya isi dan dibayar, maka isikan kode jumlah jiwa yang dibayar atau kode jiwa 00 untuk yang tidak sama sekali mendapat tunjngan beras pada kolom tunjangan beras yang ada pada menu potongan gaji. Potongan amal akan otomatis dipotong apabila GAJI POKOK dari pegawai tersebut diisi. Tabungan perumahan akan otomatis dipotong apabila GAJI POKOK dari pegawai tersebut diisi, tetapi apabila pegawai tesebut statusnya PEJABAT NEGARA dan Tabungan perumahannya akan dipotong, selain gaji pokoknya diisi, golongannya juga harus diisi. Untuk pegawai yang statusnya PEJABAT NEGARA sebaiknya mempunyai kode satker tersendiri. Sehubungan semua jenis rekap/lporan dirinci per golongan, maka untuk pegawai yang statusnya DIPERBANTUKAN atau DIPEKERJAKAN kolom golongannya harus selalu diisi, gaji pokoknya boleh diisi atau tidak dan apabila gaji pokoknya maka diperlakukan seperti PNS biasa. Apabila ada pegawai yang statusnya Pensiun isi Statusnya pegawainya 7 (pensiun), maka datanya tidak akan terhapus tetapi tidak akan tercetak pada Daftar gaji. Untuk semua kode yang harus diisi dapat dilihat pada lampiran di halaman belakang

Setelah selesai mengisi semua elemen data pegawai dari menu data pegawai Cursor akan pindah pada pilihan yang berada dibawah layar isian sebagai berikut :

Simpan : Pilihan ini digunakan perekaman data baru atau setelah melaksanakan perubahan data. Batal : Pilihan ini digunakan data pegawai yang direkam atau di rubah tadi tidak jadi direkam atau diperbaiki. Apabila akan memelih pilihan batal pindahkan cursor (nyala terang ke pilihan BATAL. Hapus : Pilihan ini digunakan apabila data yang ada pada layar akan dihapus. Apabila akan memilih pilihan hapus pindahkan cursor (nyala terang ke pilihan HAPUS. Tayang : Pilihan ini digunakan untuk menayangkan data yang sudah ada dalam master file pegawai. Pada waktu memilih pilihan tayang ini akan keluar menu yang menunjukkan nama file yang akan di tayangkan kemudian pilih brows, maka akan keluar seluruh pegawai yang ada pada file pegawai adapun tampilannya seperti pada layar dibawah ini :

9

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Cetak : Pilihan Cetak ini adalah untuk mencetak data file Pegawai yang ada dalam layar monitor Exit : Pilihan ini adalah untuk keluar dari layar Menu Data Pegawai. Untuk kelengkapan data dalam pencetakan Kartu Pegawai didalam Menu Data Pegawai tadi ada Sub. Menu sebagai berikut :  Istri : Sub menu ini untuk mengisi data Istri dari Pegawai yang bersangkutan adapun layar dari sub menu Istri adalah sebagai berikut :

1. Isikan Kode 1 pada kolom Kd. Bayar apabila Istri/suami tersebut dibayar tunjangan istrinya/suaminya, kode 2 apabila tunjangan istrinya/suaminya tidak dibayar; 2. Isikan Nama Lengkap Istri/suami dari Pegawai 3. Isikan Tempat Lahir istri/suami 4. Isikan tanggal, bulan dan tahun lahir istri/suami 5. Isikan tanggal, bulan dan tahun kawin

10

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

6. Isikan nama Pekerjaan-I dari istri/suami 7. Isikan nama Pekerjaan-II dari istri/suami apabila punya pekerjaan lebih dari satu 8. Isikan jumlah penghasilan istri/suami setiap bulan 9. Isikan jumlah pensiun istri/suami apabila istri/suami seorang penerima pensiun 10. Isikan Keterangan yang berhubungan dengan istri/suami apabila diperlukan Ada pilihan untuk menekan F10 fungsinya untuk perubahan data istri yang tercetak pada Kartu Pegawai (Khusus Perubahan), misalnya kawin lagi karena istri pertama cerai.  Anak : Sub menu ini untuk mengisikan data Anak dari Pegawai yang bersangkutan adapun layar dari sub menu Anak adalah sebagai berikut :

1. Isikan Kode 1 pada kolom Kd. Bayar apabila Anak tersebut tunjangan anaknya tersebut dibayar, kode 2 apabila tunjangan anak tersebut tidak dibayar; 2. Isikan Nama Lengkap anak 3. Isikan Tempat Lahir anak 4. Isikan tanggal, bulan dan tahun lahir anak 5. Isikan kode Jenis kelamin anak (1 = laki-laki, 2 = perempuan) 6. Isikan kode Status Anak (1= anak kandung, 2=anak tiri, 3=anak angkat) 7. Isikan kode Status perkawinan anak (1=kawin, 2=tidak kawin, 3 =janda, 4 =duda) 8. Isikan tanggal, bulan dan tahun keterangn sekolah (untuk yang diharuskan menyertakan surat keterangan sekolah) 9. Isikan keterangan yang beruhubungan dengan anak apabila diperlukan 10. Isikan tanggal, bulan dan tahun agenda 11. Isikan tanggal, bulan dan tahun mulai dibayar tunjangan anak tersebut Ada pilihan untuk menekan F10 fungsinya untuk perubahan data Anak yang tercetak pada Kartu Pegawai (Khusus Perubahan), misalnya surat keterangan Sekolah.

11

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

 Golongan : Sub menu ini untuk mengisikan data Golongan/Pangkat dari Pegawai yang bersangkutan adapun layar dari sub menu Golongan adalah sebagai berikut :

1. Isikan Nomor agenda surat (nomor ini harus diisi, apabila tidak diisi cursor tidak akan pindah ke isian berikutnya) 2. Isikan Kode Golongan (kode golongan ada pada lampiran) 3. Isikan banyak tahun dari masa kerja 4. Isikan banyak bulan (apabila tidak genap tahunnya) dari masa kerja 5. Isikan jumlah gaji pokok sesuai dengan golongan dan masa kerja (sesuaikan dengan jumlah yang tertulis pada SK) 6. Isikan Nama penerbit SK (misalnya Menteri Keuangan) 7. Isikan Uraian dari SK tersebut (misalnya Diangkat menjadi Penata muda) 8. Isikan tanggal, bulan dan tahun dari SK 9. Isikan nomor dari SK tersebut 10. Isikan tanggal, bulan dan tahun TMT dari Golongan tersbut 11. Isikan tanggal, bulan dan tahun mulai dibayar dengan SK tersebut 12. Isikan NIP dari penanda tangan SK tersebut 13. Isikan Nama dari penanda tangan SK tersebut 14. Isikan jabatan Penanda tangan SK tersebut  Jabatan : Sub menu ini untuk mengisikan data Jabatan dari Pegawai yang bersangkutan adapun layar dari sub menu Jabatan adalah sebagai berikut :

12

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1. Isikan Nomor agenda surat (nomor ini harus diisi, apabila tidak diisi cursor tidak akan pindah ke isian berikutnya) 2. Isikan Nama penerbit SK (misalnya Menteri Keuangan) 3. Isikan Uraian dari SK tersebut (misalnya diangkat dalam jabatan Fungsional) 4. Isikan tanggal, bulan dan tahun TMT dari Golongan tersbut 5. Isikan tanggal, bulan dan tahun mulai dibayar dengan SK tersebut 6. Isikan nomor SK jabatan tersebut 7. Isikan Jenis jabatan (1=Pelaksana, 2=Struktural, 3=Fungsional, 4=Pejabat negara) 8. Isikan Kode Eselon (kode dan uraian eselon ada pada tabel referensi) 9. Isikan tanggal, bulan dan tahun mulai terhitungnya eselon 10. Isikan tanggal, bulan dan tahun mulai terhitungnya jabatan 11. Isikan Nama dari jenis jabatan (kepala seksi, Ajun pranata komputer dsb) 12. Isikan tanggal, bulan dan tahun mulai dibayar tunjangan jabatan 13. Isikan jumlah tunjangan jabatan (aakan otomatis muncul apabila sudah mengisi kode eselon) 14. Isikan kode jenis jabatan fungsional bila pegawai tsb. Mendapat tunj.fungsional 15. Isikan 2 digit kode jenis jabatan fungsional 16. Isikan 3 digit kode detil jenis jabatan fungsional 17. Isikan 2 digit kode urain jenis jabatan fungsional (untuk mengisikan kode jenis jabatan fungsional ini sudah ada pada tabel referensi, supaya keluar jenis kode-kode ini masukkan saja kode “oo” pada waktu mengisi kode jenis, maka pada layar diatas akan muncul kode jenis dan uraian jabatan fungsional) 18. Isikan jumlah tunjangan jabatan Funsional (akan otomatis muncul setelah mengisi kode jenis jabatan fungsional)

13

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

19. Isikan NIP dari pejabat penanda tangan SK jabatan fungsional 20. Isikan Nama dari pejabat penanda tangan SK jabatan fungsional 21. Isikan jabatan dari pejabat penanda tangan SK jabatan fungsional  Pendidikan : Sub menu ini untuk mengisikan data Pendidikan tertinggi yang telah ditempuh oleh Pegawai yang bersangkutan adapun layar dari sub menu Pendidikan adalah sebagai berikut :

1. Kode Jenis pendidikan sesuai dengan yang ada pada file referensi (isikan kode “00” setelah di enter akan muncul daftar jenis dan uraian dari pendidikan kemudian pilih sesuaikan dengan pendidikan tertinggi yang pernah dicapai oleh pegawai bersangkutan) 2. Isikan status dari pendidikan (1 = lulus, 2 = tidak lullus) 3. Isikan tanggal, bulan dan tahun kelulusan dari pendidikan tersebut 4. Isikan keterangan apabila diperlukan  Hutang : Sub menu ini untuk mengisikan data Hutang-hutang terhadap negara (pengembalian kelebihan bayar, sewa rumah dinas dan lain-lain) dari Pegawai yang bersangkutan adapun layar dari sub menu Hutang adalah sebagai berikut :

1. Isikan Nomor agenda

14

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

2. Isikan Kode Hutang (1 = utang, 2 = Pot.lain-lain, 3 = sewa rumah) 3. Isikan jenis hutang (bisa di lihat pada tabel referensi jenis potongan) 4. Isikan tanggal, bulan dan tahun mulai punya utang 5. isikan tanggal, bulan dan tahun mulai dipotong dari daftar gaji (bulan= 1 bulan sebelumnya). 6. Isikan jumlah potongan utang setiap bulan 7. Isikan sisa hutang sampai bulan ini 8. Isikan keterangan apabila diperlukan  Tugas Belajar ke Luar Negeri : Sub menu ini untuk mengisikan data Tugas Belajar Keluar Negeri apabila Pegawai yang bersangkutan ditugas belajarkan ke Luar Negeri adapun layar dari sub Tugas Belajar ke Luar Negeri adalah sebagai berikut :

1. Isikan nomor SK keberangkatan tugas belajar 2. Isikan tanggal, bulan dan tahun keberangkatan tugas belajar 3. Isikan nomor SK kembali dari tugas belajar apabila sudah kembali ke tanah air 4. Isikan tanggal, bulan tahun kembali dari tugas belajar 5. isikan keterang apabila diperlukan Ada pilihan untuk menekan F10 fungsinya untuk perubahan data Tugas Belajar yang tercetak pada Kartu Pegawai (Khusus Perubahan), misalnya berangkat lagi keluar negeri untuk tugas belajar lagi.

2.2. MENU DATA GAJI LAINNYA Menu ini befungsi untuk menyiapkan data pegawai untuk pencetakan gaji lainnya (selain gaji induk), misalnya kekurangan gaji (rapel gaji), gaji terusan, gaji susulan dan uang duka. Tampilan menu data gaji lainnya adalah sebagai berikut :

15

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

2.2.1 Rapel Gaji Menu ini untuk mengisi data pegawai yang karena sesuatu hal pegawai yang bersangkutan mendapat pembayaran kekurangan gaji (rapel gaji), menu dari rapel gaji adalah sebagai berikut

Cara pengisian : 1) Isikan NIP Pegawai yang akan dihitung Rapelnya. 2) Isikan Bulan dan Tahun (4 digit) Rapel tersebut akan dibayar 3) Isikan No. Data 01 dan seterusnya apabila perhitungan rapel tersebut ada beberapa kejadian. Setelah isian tersebut diatas diisi tekan tombol ESC (1 kali) kemudian baru pindah ke pilihan yang ada dibawah layar yaitu :

F4 = Untuk mengetahui isi dari Data Pegawai F5 = Untuk perhitungan Gaji Baru dari Pegawai yang bersangkutan F6 = Untuk perhitungan Gaji Lama dari Pegawai yang bersangkutan

16

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

F7 = Untuk menghitung selisih Gaji Baru dengan Gaji Lama (Rapel) dari Pegawai Ybs. F8 = Untuk menyimpan data Rapel kedalam File Rapel F9 = Untuk menhapus data rapel dari file rapel Pada saat menekan F5 akan keluar didalam layar perhitungan Gaji dari pegawai yang bersangkutan perhitungan Gaji yang terabaru (gaji yang terakhir dibayarkan), adapun layar menunya adalah sebagai berikut :

Untuk mengetahui jumlah akhirnya tekan tombol enter saja sampai muncul penghasilan Bersih, kemudian munsul perintah ESC (1x) pindah window artinya bila kita ingin pindah ke layar lain tekan dulu tombol Esc 1 kali, kemudian tekan tombol F6 maka pada layar sebelah kanan akan keluar perhitungan Gaji lama dan tampilan layarnya adalah sebagai berikut :

17

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Pada layar ini baru diisi disesuaikan dengan gaji lama dari pegawai yang bersangkutan (sebelum ada perubahan, misalnya Golongan naik atau TPP naik dan sebagainya), caranya tinggal langsung dirubah disesuaikan pada point apa ada perubahannya, setelah melakukan perubahan kemudian tekan tombol enter saja sampai muncul penghasilan Bersih, pada layar ini pula sudah kelihatan adanya perbedaan antara gaji Baru dan Gaji lama kemudian tekan lagi tombol ESC (1x) , setelah menekan tombol Esc 1 kali kemudian tekan tombol F7, maka akan muncul layar menu sebagai berikut :

Pada layar ini akan muncul perhitungan Rapel per bulannya, kemudian isikan sebanyak berapa bulan rapel tersebut akan dibayar, dari bulan apa (Bln/Thn=4 digit) sampai dengan bulan apa (Bln/Thn=4 digit). Setelah mengisi point-point diatas baru kita tekan F8 untuk menyimpan data Rapel tersebut ke dalam File Rapel. (setelah menekan F8 pada layar akan muncul “DATA BERHASIL DISIMPAN”. Apabila menekan tombol F9 maka data yang tadi hitung rapelnya akan dihapus (tidak akan disimpan didalam file rapel). Yang harus diingat pada Menu Perekaman Data Rapel ini yaitu pada saat akan pindah layar (window) kita harus menekan tombol ESC 1 kali terlebih dahulu.

2.2.2. Gaji Susulan Menu ini untuk mengisi data pegawai yang karena sesuatu hal gaji pegawai yang bersangkutan dibuatkan susulannya. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Gaji Susulan maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

18

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Cara pengisian : 1) Isikan NIP dari pegawai yang akan dibuatkan Gaji susulannya, Nama dan kode satker

akan otomatis keluar sesuai dengan data dari NIP pegawai yang bersangkutan. 2) Isikan Bulan dan tahun gaji susulan tersebut akan dibayarkan 3) No. Data akan otomatis keluar sesuai dengan keadaan data dari NIP tersebut, apabila ada data lain dari NIP yang bersangkutan maka pilih NEXT pada pilihan dibawah 4) Isikan Golongan dari NIP yang bersangkutan 5) Isikan Eselon dari NIP yang bersangkutan 6) Isikan Jumlah istri dan anak yang dibayar tunjangannya dari NIP yang bersangkutan. 7) Isikan Gaji Pokok dari Nip Yang bersangkutan 8) Isikan Tj. Fungsionalnya dari NIP yang bersangkutan 9) Isikan Tj.Strukturalnya dari NIP yang bersangkutan 10) Pilih salah satu dari pilihan untuk Tunj. Pengabdian Wilayah Terpencil 11) Pilih salah satu dari pilihan untuk Tunj.Beras yang dibayarkan 12) Pilih salah satu dari pilihan untuk Tunj.IRJA/TIMTIM 13) Isi Bulan dan tahun (4 digit) mulai dan bulan tahun (4digit) sampai dengan dibayar gaji susulan tersebut. Dari point 4 sampai dengan point 12 akan muncul sesuai dengan data yang ada didalam file pegawai, setelah memasukkan nomor NIP. Setelah mengisi isian No. 13, pada layar bawah akan muncul pilihan :

 Baru = Untuk merekam data baru (nip baru), Nip yang terdahulu sudah langsung

disimpan didalam file.  Ubah = Untuk merubah data yang tampil pada layar  Hapus = Untuk menghapus data yang tampil didalam layar  Next = Untuk menambah data pada NIP yang masih sama (No.data akan

bertambah). = Untuk melihat data sebelumnya pada NIP yang masih sama.

 Prev

19

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

 Browse = Untuk menampilkan seluruh isi dari file gaji susulan

2.2.3. Gaji Terusan Menu ini untuk mengisi data pegawai yang karena meninggal dunia, maka kepada janda/duda dari pegawai tersebut diberikan terusan penghasilan, tampilan menu dan isiannya sama dengan pada menu Gaji Susulan, yang membedakannya untuk Gaji Terusan dibayarkannya satu bulan satu balan selama 4 bulan jadi pada isian Mulai bulan/tahun s/d diisi bulantahun itu itu juga (mis mulai bulan/tahun 0197 s/d 0197). 2.2.3. Uang Duka Menu ini untuk mengisi data pegawai yang meninggal dunia, maka kepada janda/duda atau keluarga yang mengurus pemakamannya diberikan Uang duka wafat, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Uang Duka maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

Cara pengisian : 1) 2) 3) 4)

Isikan NIP dari pegawai yang akan dibayarkan Uang Dukanya Isikan bulan tahun akan dibayarkan uang dukanya Pilih salah satu pilihan untuk jenis uang duka Isikan dibayarnya berapa kali Gaji Uang duka tersebut

Setelah mengisi isian No. 4, pada layar bawah akan muncul pilihan :

 Baru = Untuk merekam data baru (nip baru), Nip yang terdahulu sudah langsung

disimpan didalam file.  Ubah = Untuk merubah data yang tampil pada layar  Hapus = Untuk menghapus data yang tampil didalam layar  Next = Untuk menambah data pada NIP yang masih sama (No.data akan

bertambah). 20

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

 Prev = Untuk melihat data sebelumnya pada NIP yang masih sama.  Browse = Untuk menampilkan seluruh isi dari file gaji susulan

2.2.5. Hapus Gaji Lainnya Menu ini untuk menghapus data gaji lainnya dari file data gaji lainnya yang sudah tidak diperlukan, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Hapus Gaji Lainnya maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

Cara pengisian : 1) Isikan Kode satker (6 digit), kode Bendahara dan PDG (4 digit) dan kode sub satker (2 digit) data yang akan dihapus dari file Gaji Lainnya. 2) Isikan Kd. Gaji lainnya yang akan dihapus (1=rapel gaji, 2=gaji susulan, 3=gaji terusan, 4=uang duka) 3) Isikan bulan dan tahun pada saat gaji lainnya itu dibayar Setelah itu muncul pilihan BATAL atau HAPUS 

pindahkan nyala terang pada pilihan batal kemudian enter apabila data tersebut batal dihapus  pindahkan nyala terang pada pilihan hapus kemudian enter apabila data tersebut akan dihapus.

2..3. MENU DATA SLIP GAJI Menu ini untuk membantu juru bayar gaji dalam hal pembuatan daftar potongan terhadap pegawai-pegawai yang dipotong diluar daftar gaji (potongan selain yang tertera pada daftar gaji). Ada 6 pilihan didalam menu ini yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, Tayang, Hapus per potongan dan Exit. Adapun bentuk menu dari menu Slip Gaji ini adalah sebagai berikut :

21

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Nyala terang pertama-tama ada pada layar bagian bawah adalah :

Pindahkan nyala terang dengan tombol panah kiri/kanan untuk memilihnya sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan. Apabila tombol enter ditekan pada salah satu pilihan maka cursor akan masuk ke menu kolom NIP, kemudian isikan NIP dari pegawai yang akan di proses. Setelah memasukkan kode NIP pegawai akan keluar secara otomatis nama, golongan, satker dan Gaji bersih pegawai yang bersangkutan sesuai dengan data yang dimasukkan pada master file pegawai. Kemudian lakukan kegiatan selanjutnya seusai dengan pilihan Rekam, Ubah, hapus tayang, Hapus per potongan dan Exit. Rekam : Setelah memsukkan NIP, kode-kode yang lainnya akan keluar secara otomatis sampai jumlah Gaji bersih sesuai dengan data yang ada pada master file gaji pegawai, kemudian masukkan jumlah-jumlah potongannya sesuai dengan jenis potongannya yang dimasukkan pada menu Referensi sub menu Pot.Slip Gaji. Ubah : Setelah memsukkan NIP, kode-kode yang lainnya akan keluar secara otomatis sampai jumlah Gaji bersih sesuai dengan data yang ada pada master file gaji pegawai, kemudian enter dan akan tampil jumlah-jumlah potongannya sesuai dengan jenis potongannya yang dimasukkan pada saat rekam, selanjutnya silahkan dirubah jumlahjumlah potongan sesuai dengan keinginan. Hapus : Setelah memsukkan NIP, kode-kode yang lainnya akan keluar secara otomatis sampai jumlah Gaji bersih sesuai dengan data yang ada pada master file gaji pegawai, kemudian enter dan akan keluar data potongan dari NIP yang bersangkutan, kemudian akan keluar pilihan “Yakin akan dihapus [Y/N] █”, apabila yakin data tersebut akan dihapus pilih Y dan apabila tidak jadi dihapus pilih N. Tayang : Pilihan ini untuk menyangkan potongan slip gaji dari pegawai sesuai dengan NIP yang dimasukkan. 22

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Hapus Per Potongan : Pilihan ini untuk menghapus jenis potongan yang tidak diinginkan yang seharusnya tidak ada potongan untuk jenis itu. Setelah di enter pada Hapus Per Potongan kemudian akan uncul pilihan Kod. Potongan, masukkan kode potongan yang akan dikosongkan, misalnya 01 Majalah lalu enter, dan akan muncul kembali pilihan Yakin akan dihapus [y/n] █, pilih Y apabila akan dihapus dan N apabila tidak jadi dihapus. Apabila memilih Hapus Per Potongan ini, maka seluruh NIP, akan terhapus jenis potongan yang dihapus tersebut, misalnya potongan 01 Majalah akan dihapus, maka semua pegawai potongan 01 Majalahnya akan terhapus. Exit

:

Pilihan ini adalah untuk keluar dari menu Potongan Slip gaji.

2.4. MENU DATA PAGU GAJI. Menu ini adalah untuk memasukkan Pagu DIK daerah Otonom sesuai dengan Kode Satker, Bendahara, dan uraian-uraian lain yang terdapat pada DIKDA. Adapun kegunaan dari pengisian menu ini adalah untuk pencetakan SPP yang mememuat Posisi Pagu yang masih ada. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Pagu Gaji maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

Cara Pengisian : Isikan Kode satker sesuai dengan kode satker pada DIKDA Isikan Kode Beban sesuai dengan kode beban pada DIKDA Isikan kode Dinas sesuai dengan kode Dinas pada DIKDA Isikan kode Sub dinas sesuai dengan kode Sub dinas pada DIKDA Isikan Kode Otorisator (untuk sementara dikosongkan dulu, isian ini untuk keperluan SPMU 6) Isikan Nomor dan Tanggal DIK sesuai dengan DIKDA 7) Isikan kode pasal I “1001” untuk Gaji, jumlah Pagunya sesuaikan dengan jumlah Pagu untuk gaji yang ada pada DIKDA, isikan pula jumlah pagu gaji yang sudah dikeluarkan untuk SPP yang lalu. 1) 2) 3) 4) 5)

23

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

8) Isikan kode pasal II “1002” untuk beras, jumlah pagunya sesuaikan dengan jumlah

Pagu untuk Beras yang ada pada DIKDA, isikan pula jumlah pagu beras yang sudah dikeluarkan untuk SPP yang telah lalu. Setelah mengisi semua isian diatas cursor akan masuk kedalam pilihan :

   

Next : Prev : Top : Bott :

Untuk melihat data yang ada dalam file sebelum data yang terlihat pada layar; Untuk melihat data yang ada dalam file setelah data yang terlihat pada layar; Untuk melihat data yang paling awal yang ada didalam file; Untuk melihat data yang paling akhir yang ada didalam file.

Dan kemudian masuk kedalam pilihan :

 Simpan : Untuk perintah menyimpan data yang direkam, apabila tombol enter ditekan

pada saat nyala terang berada pada pilihan SIMPAN, maka cursor akan kembali keatas dan layar kosong dari eleman data yang telah direkam dan data yang telah direkam akan tersimpan di dalam file pagu gaji.  Batal : Untuk perintah membatalkan data yang sudah di key-in supaya tidak masuk ke dalam file pagu, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan BATAL, maka cursor akan kembali keatas dan layar kosong dan data yang tadi dikeyin atau dirubah tidak tersimpan di dalam file pagu gaji.  Hapus : Untuk perintah menghapus data yang sudah ada didalam file pagu gaji, sebelumnya di key-in dulu kode satkernya data yang akan dihapus tersebut kemudian tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan HAPUS, maka cursor akan kembali keatas dan layar kosong dan data yang tertayang didalam layar akan dihapus dari file pagu gaji.  Tayang : Untuk perintah menayangkan isi dari file pagu gaji yang sudah direkam, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan TAYANG, maka muncul menu dan kemudian pergunakan tombol TAB  atau pakai Mouse untuk memilih perintah dari menu ini, ada tiga pilihan : Brouse, Reset dan Quit. Brouse : Perintah untuk menayangkan seluruh isi dari file pagu gaji, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang pada pilihan BROUSE, maka akan muncul layar yang menayangkan seluruh isi dari file pagu gaji. Reset : Perintah untuk mengosongkan kembali layar setelah kita melakukan pilihan Brouse tadi, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang pada pilihan RESET, maka layar akan kembali ke layar menu tayang (layar tayangan data hasil pilihan brouse tadi hilang). Quit : Perintah untuk keluar dari menu tayang, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang pada pilihan QUIT maka akan keluar dari menu Tayang (kembali ke layar menu Pagu Gaji).

24

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

 Cetak : Untuk perintah mencetak data yang sudah ada didalam file pagu gaji, apabila

tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan CETAK, maka seluruh file isi dari pagu gaji akan tercetak pada printer.  Exit : Untuk perintah keluar dari menu Pagu Gaji, apabila tombol enter ditekan pada

saat nyala terang berada pada pilihan EXIT, maka akan kembali ke menu utama DATA.

2.5. MENU DATA ISI NOMOR DOSIR Menu isi Nomor Dosir ini digunakan untuk mengisi atau mengganti semua nomor urut yang lama dengan yang baru. Pengisian nomor urut dosir ini diurut berdasarkan Golongan, Eselon, TMT Gol, TMT Eselon dan NIP. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Isi Nomor Dosir maka layar akan muncul menu sebagai berikut :

Apabila sudah yakin data akan diurutkan berdasarkan urutan diatas pilih “Y”, maka data pada saat pencetakan Daftar gaji akan urut bedasarkan Golongan dan Dosir yang telah dibuat.

25

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB III MENU UTAMA CETAK-I Pilihan menu Cetak-1 berfungsi untuk pencetakan dan terdiri dari sub menu : Cetak Gaji I, Cetak Gaji II, Cetakan Pendukung, rekap Model DJA, laporan, Blanko SPMU dan Daftar Penguji. Tampilan menu utama Cetak-I adalah sebagai berikut :

3.1. CETAK GAJI I Menu Cetak Daftar Gaji I ini digunakan untuk mencetak Daftar Gaji dan Cetakan-cetakan lainnya yang berupa rekap dan lainnya. Ada 8 (delapan) pilihan dalam menu ini yaitu : Persiapan Cetak, Daftar Gaji, Rekap Golongan, Rekap Golongan/Ruang, Lembar Tandatangan, Potongan Amal, Tayangan Cetakan Gaji dan Hapus Catatan. 3.1.1. Persiapan Cetak Kegiatan Persiapan cetak dilakukan apabila akan melakukan pencatakan daftar gaji dan tayangan cetak gaji (sebelum melakukan pilihan menu 2 s.d 7). Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Persiapan cetak maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

26

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Cara pengisian : 1. Enter/kosongkan kode satker 6 (enam) digit pertama untuk membuat file gaji

seluruh data yang direkam. Isikan kode satker sebanyak 10 digit jika hanya akam melakukan pencetakan gaji untuk satker/kantor tertentu. 2. Isikan kode sub Satker sebanyak 2 digit.

Isi “00” berarti mempersiapkan file gaji utnuk data gaji yang mempunyai kode 4 digit sebelumnya yang sama. Isi “01’, “02” dst, berarti mempersiapkan file gaji untuk data gaji khusus untuk yang mempunyai kode sub satker tertentu. 3. Isikan tanggal pembuatan daftar gaji, contoh : 01-07-1997 4. Isikan bulan dan tahun pembayaran gaji, contoh : 08-97

3.1.2. Daftar Gaji Pilihan Cetak Daftar Gaji adalah untuk mencetak Daftar Gaji setelah melakukan persiapan cetak daftar gaji. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Cetak Daftar Gaji maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

Cara Pengisian : 1. Dari nomor 1 s.d 4 sama dengan perintah dalam melakukan persiapan cetak daftar gaji. 5.

Isikan kode golongan bila akan mencetak daftar gaji hanya untuk golongan tertentu atau isi anggka 5 untuk mencetak daftar gaji semua golongan.

6. Jika pilihan golongan bukan 5, misal pilih golongan 2 dan ingin mencetak hanya satu halaman tertentu saja maka isikan nomor halaman dari golongan 2 yang akan dicetak tetapi jika ingin mencetak semua halaman dari golongan 2 tersebut, maka kosongkan nomor halamannya.

27

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

3.1.3. Rekap Golongan Untuk mencetak Rekapitulasi Daftar Gaji per golongan, perintah 1 s.d. 4 sama dengan perintah dalam melakukan Cetak Daftar Gaji, pilihan selanjutnat ada pilihan cetak Gol. I-II artinya mencetak rekap gaji golongan I dan Golongan II, Pilihan Cetak Gol. III-IV artinya mencetak rekap gaji golongan III dan golongan IV saja dan apabila dipilih pilihan Semua Golongan maka akan dicetak seluruh golongan dari Daftar Gaji tersebut. 3.1.4. Rekap Golongan/Ruang Untuk mencetak Rekapitulasi Daftar Gaji per Golongan per Ruang saja, perintah selanjutnya sama dengan perintah pada waktu melaksanakan Cetak Rekap Golongan. 3.1.5. Lembar Tandatangan Untuk mencetak rekap daftar gaji per golongan yang ada lembar untuk tandatangan Bendaharawan dan tanda tangan yang lainnya. 3.1.6. Potongan Amal Untuk mencetak rekapitulasi potongan amal bhakti Pancasila per golongan saja. 3.1.7. Tayangan Cetakan Gaji Gaji yang akan dicetak dapat ditayangkan terlebih dahulu pada layar monitor untuk mengetahui apakah daftar gaji yang akan dicetak itu sudah benar hasilnya atau belum, jadi tayangan ini maksudnya untuk memeriksa Daftar Gaji sebelum di cetak ke printer. Melalui penayangan ini dapat dilihat yang dibayar untuk setiap pegawai, rekap jumlah golongan pegawai, jumlah istri/suami dan anak per golongan dan juga rekap jumlah uang per golongan. Tampilan menu dari Tayangan Cetakan Gaji adalah sebagai berikut :

28

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Isikan Kode bulan, tahun dan satker dari data cetakan Gaji yang akan ditayangkan Apabila menekaan F5 pada layar tayangan tadi maka akan muncul jumlah pegawai, istri dan anak untuk setiap golongan dan setiap golongan dan ruang. Adapun tampilan dari menu tersebut adalah sebagai berikut :

Apabila menekaan F7 pada layar tayangan tadi maka akan muncul jumlah Uang dari Gaji Pokok, Tunjangan-tunjangan, potongan dan jumlah gaji bersih untuk setiap golongan dan total keseluruhan golongan. Adapun tampilan dari menu tersebut adalah sebagai berikut :

29

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

3.1.8. Hapus Catatan

Untuk menghapus keterangan atau catatan yang ada didalam file gaji ( yang tercetak dalam Daftar Gaji.

3.2. CETAK GAJI II Menu ini adalah untuk mencetak Daftar gaji dan kelengkapannya diluar Daftar Gaji induk seperti Rapel Gaji, Gaji Susulan, Gaji Terusan dan Uang Duka. Layar pilihannya adalah sebagai berikut :

3.2.1. Rapel Gaji Pilihan ini adalah untuk mencetak Daftar Gaji dari kekurangan gaji/rapel gaji dengan seluruh kelengkapannya. Apabila tombol enter di tekan pada saat nyala terang ada pada tulisan Rapel Gaji maka akan keluar menu pilihan diantaranya : Daftar Gaji, Rekap Golongan, lembar Tandatangan, Pengantar SPP, SPP dan SPMU dari Rapel tersebut. Selanjutnya tinggal menentukan pilihan apa saja yang akan dicetak, yang prosedurnya sama dengan pencetakan Daftar Gaji dan kelengkapannya. 3.2.2. Gaji Susulan Pilihan ini adalah untuk mencetak Daftar gaji Susulan dengan seluruh kelengkapannya, prosedurnya sama dengan waktu pencetakan Rapel Gaji dan ditambah satu pilihan untuk mencetak Potongan Amal dari gaji susulan tersebut. 3.2.3. Gaji Terusan Pilihan ini adalah untuk mencetak Daftar Gaji Terusan dengan seluruh kelengkapannya prodedurnya sama dengan waktu pencetakan Rapel Gaji.

30

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

3.2.4. Uang Duka Pilihan ini adalah untuk mencetak Daftar Gaji/Uang Duka dengan seluruh kelengkapannya prosedurnya sama dengan waktu pencetakan Rapel Gaji dan Gaji Terusan.

3.3. CETAKAN PENDUKUNG Menu Cetakan Pendukung ini digunakan untuk mencetak dokumen pendukung dari Daftar gaji dan perlengkapan Bendaharawan Gaji seperti Pengantar SPP, SPP Gaji, SPP Gaji+Pagu, DO Beras, SP Masa PPh dan Slip Gaji. Layar pilihannya adalah sebagai berikut :

3.3.1. Pengantar SPP Pilihan ini adalah untuk mencetak Daftar Pengantar Surat Permintaan pembayaran Gaji Induk, apabila tombol enter di tekan pada saat nyala terang pada pilihan PENGANTAR SPP, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut :

Pilih apakah pengantar SPP tersebut akan dicetak per Bendahawaran, PDG atau per satker.

31

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1. Apabila memilih Bendaharawan isi kode Satkernya sebanyak 8 (delapan) digit

2. 3. 4. 5.

dengan ketentuan sebagai berikut : 6 (enam) digit kode satker sesuai dengan DASDO,2 (dua) digit kode Bendaharawan (2 digit pertama dari 4 digit kode Unit/Sub Unit, Apabila memilih PDG isi kode satker sebanyak 10 (sepuluh) digit dengan ketentuan sebagai berikut : 6 (enam) digit kode satker sesuai dengan DA-SDO 2 (dua) digit kode bendaharawan 2 (dua) digit kode PDG (kode unit), Apabila memilih SATKER isi kode satker sebanyak 12 (dua Belas) digit dengan ketentuan sebagai berikut : 6 (enam) digit kode satker sesuai dengan DA-SDO 2 (dua) digit kode Bendaharawan, 2 (dua) digit kode PDG (kode Unit), 2 (dua) digit kode Sub Satker. Nama Satker dan Nama Bendaharawan akan otomatis keluar sesuai dengan kode dan satker yang dimasukkan kedalam Tabel Satker pada file REFERENSI. Isi kode mata anggaran sebanyak 4 (empat) digit. Isi Kode bulan SPP Gaji sebanyak 4 (empat) digit , contoh 0796 untuk bulan Juli 1996. Isi Kode pembayaran sesuai dengan keterangan dibawah ini : 1 = Kas, apabila diisi 1 (KAS) berarti pembayaran Gaji untuk golongan I dan II yang pembayarannya langsung melalui Kas. 2 = Bank, apabila diisi 2 (BANK) berarti pembayaran Gaji untuk golongan III dan IV yang pembayarannya langsung melalui bank sesuai dengan rekeningnya masing-masing. 3 = Kas dan Bank, apabila diisi 3 (KAS dan BANK) berarti pembayaran Gaji yang bergabung dari golongan I s.d golongan IV dalam satu Daftar Gaji.

6. Isi Kode Uang SPP 1 = Bersih (Uang yang tercetak didalam SPP sudah dipotong dengan Potongan Amal KORPRI) 2 = Kotor (Uang yang tercetak didalam SPP belum dipotong dengan Potongan Amal KORPRI). 7. Isi dengan Nomor DP-SPP 8. Isikan NIP Penanda tangan (apabila NIP tersebut pernah direkam pada data Gaji

namanya akan otomatis muncul 9. Isikan untuk mengisi judul yang mengetahui DP-SPP tersebut.

3.3.2. SPP Gaji Menu ini digunakan untuk mencetak Surat Permintaan Pembayaran Gaji yang sekaligus memuat pagu gaji yang ada dalam DIKDA (SPP model baru ), apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang ada pada pilihan SPP Gaji+Pagu maka layar akan pindah ke menu sebagai berikut :

32

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1. Isi kode Satker sebanyak 12 (dua belas digit) dengan ketentuan sebagai berikut :

2. 3. 4. 5. 6. 7.

6 (enam) digit kode satker yang sesuai dengan DA-SDO 2 (dua) digit kode Bendaharawan 2 (dua) digit kode PDG dalam hal ini isi saja dengan “00” 2 (dua) digit kode Sub-Satker dalm hal ini isi saja dengan “00” Nomor SPP diisi sesuai dengan nomor SPP yang diajukan. Isi kode Bulan tahun SPPsebanyak 4 (empat) digit. Isi Kepada siapa SPP tersebut diajukan. Isi U.P. kepada siapa SPP tersebut diajukan Isi nama Kota sesuai dengan Kota yang akan tercetak di dalam SPP. Isi jumlah lampiran yang dilampirkan ke dalam SPP tersebut.

Setelah semua isian diisi maka nyala terang akan pindah pada pilihan dibawah, ada tiga pilihan :

Cetak Awal : Akan mencetak SPP yang diisi tersebut Awal Sekali (pertama kali) Cetak Ulang : Akan mencetak ulang SPP yang sudah pernah kita Cetak sebelumnya. Batal

: membatalkan pencetakan dari SPP tersebut.

3.3.3. DO Beras Menu ini digunakan untuk mencetak DO Beras. Apabila tombol enter ditekan pada saat nayala terang ada pada pilhan DO BERAS, maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

33

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1) Isi kode bulan tahun untuk DO Beras yang akan dicetak 2) Isi Kode Satker sesuai kebutuhan sebagai berikut :

6 (enam) digit pertama isi kode satker seuai dengan DA-SDO 4 (empat) digit diisi kode Bendahara dan PDG Apabila menginginkan jumlah satu bendahara isi kode bendaharanya yang 2 (dua) digit lagi diisi “00”. 3) Isi Kode Subsatker 2(dua) digit apabila pencetakan DO Beras diinginkan sampai kode

sub Satker. 4) Pilih CETAK apabila akan mencetak DO Beras dan pilih EXIT apabila akan keleuar

dari menu Cetak DO Beras. 3.3.5. SP Masa PPh Menu ini digunakan untuk mencetak lampiran setoran PPh, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang ada pada pilihan SP Masa PPh, maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut:

34

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1) Isi Kode satker sesuai kebutuhan (sesuai dengan kode satker yang akan disetorkan 2) 3) 4) 5) 6)

SPP PPh nya. Isi kode bulan dan tahun sebanyak 4 (empat) digit. Isi nama kota SP PPh tersebut dibuat. Isi NIP Bendahara penyetor PPh tersebut Isi Nomor NPWB Bendahara (penyetor) Pilih Cetak apabila akan mencetak SP PPh dan Batal apabila Batal untuk mencetak.

3.3.5. Slip Gaji Menu ini digunakan untuk mencetak Struk Gaji apabila diperlukan untuk dilampirkan pada waktu pembayaran Gaji kepada Pegawai, apabila tombol enter ditekan apada saat nyala terang ada pada pilihan SLIP GAJI, maka akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

1) Pilih salah satu apakah pencetakan struk tersebut akan seluruhnya atau Golongan

tertentu saja atau Pegawai tertentu dan atau akan dicetak Per Bendahara atau PDG dengan cara menekan tombol enter pada saat nya terang berada pada salah satu pilihan tersebut. 2) Isi Kode Bulan dan tahun 4 (empat) digit 3) Pilih CETAK apabila akan mencetak Struk Gaji dan pilih Exit apabila akan keluar dari menu Cetak Struk Gaji. 3.3.6. SPMU Menu ini adalah untuk pencetakan SPMU, apabila tombol enter ditekan apada saat nyala terang ada pada pilihan SLIP GAJI, maka akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

35

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Isikan Nomor SPMU Isikan tanggal, bulan dan tahun dari SPMU Isikan kode jenis Gaji (1=Gaji Induk, 2=gaji lainnya) Isikan kode Bendahrawan Isikan kode KPKN dan Bank Isikan kode beban dan tahun anggaran Isikan Kode Otorisasi Isikan uraian Otorisasi tentang pembayaran SPMU tersebut

Jumlah uang SPMU dan uraian mata anggaran akan otomatis keluar dan kode beban pada potongn SPMU harus di isikan dahulu. Setelah itu cursor nyala terang akan pindah pada pilihan :

 Baru = Untuk merekam data baru (nip baru), Data yang terdahulu sudah langsung      

disimpan didalam file. Simpan = Untuk menyimpan data cetakan SPMU yang tampil pada layar Batal = Untuk membatalkan perekaman data yang tampil di layar Hapus = Untuk menghapus data yang tampil didalam layar Cetak = Untuk mencetak dari SPMU Exit = Keluar dari menu SPMU Prev = Untuk melihat data sebelumnya pada satker yang masih sama.

36

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

3.4. REKAP MODEL DJA Menu ini adalh untuk mencetak Laporan Rekapitulasi gaji Pegawai Daerah Otonom per kantor, satuan kerja dan akan dikirimkan ke KPKN setiap bulan dan ke PPDIA pada bulan Januari dan Juli (Laporan model lampiran I : SE Menteri Dalam Negeri nomor : 876/658/PUOD, tanggal : 21 Pebruari 1995 ). Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilhan REKAP MODEL DJA maka layar akan masuk kedalan menu sebagai berikut :

3.4.1. Cetak data Rekap Menu ini digunakan untuk mencetak Daftar Rekapitulasi ( Laporan Lampiran I SE Menteri Dalam Negeri Nomor : 876/658/PUOD, tanggal 21 Pebruari 1995 ) yang dapat dikerjakan setelah melakukan Persiapan File Rekap, apabila tombol enter ditekan pada saat berada pada pilihan Cetak Daftar Rekap maka layar akan muncul menu sebagai berikut :

37

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1. 2. 3. 4.

Pilih 1 (Guru) apabila akan mencetak daftar Rekapitulasi Khusus Guru Pilih 2 (Non Guru) apabila akan mencetak Daftar Rekapitulasi Khusu Non Guru Pilih 3 ( 1 dan 2) apabila akan mencetak Daftar Rekapitulasi Guru dan Non Guru Pilih 4 (JML 1 dan 2) Apabila akan mencetak Daftar Rekapitulasi Jumlah dari Guru dan Non Guru

Setelah melakukan pilihan tersebut maka akan keluar lagi pada layar pilihan cetakannya sebagai berikut : 1. Per P.D.G. apabila memilih Per P.D.G. Isi Kode satker sebanyak 10 (sepuluh) digit,

maka rekapitulasi akan tercetak sesuai dengan PDG yang dipilih. 2. Per Bendaharawan, apabila memilih per Bendaharawan, isi kode satker sebanyak 8 (delapan) digit, (2 digit terakhirnya diberi kode “00”), maka Rekapitulasi akan tercetak sesuai dengan Bendahara yang dipilih. 3. Seluruh Satker, apabila memilih Seluruh Satker, maka Rekapitulasi akan tercetak dari seluruh satker yang ada didalam file Gaji. Selanjutnya pilih ukuran kertas yang akan dipergunakan mencetak Laporan Rekapitulasi tersebut. Tekan ESC apabila akan masuk ke luar dari menu tersebut.

3.4.2. Surat Pengantar Menu ini untuk melakukan pencetakan Daftar Pengantar pengiriman Rekapitulasi Gaji Pegawai Otonom untuk PPDIA, yanga berisikan berapa jumlah satker yang ada dalam tiap kelompok. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Cetak Surat Pengantar maka layar akan masuk ke menu sebagai berikut :

1.

Isikan Nomor surat pengantar

2.

Isikan Tanggal surat pengantar

3.

Isikan Keterangan apabila diperlukan 38

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

3.4.3. Cetak Blanko Menu ini adalah untuk mencetak Blanko Daftar Rekapitulasi Gaji Pegawai daerah otonom, apabila tombol enter di tekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Cetak Blanko, maka layar akan masuk kedalam menu dan pengisiannya sama seperti pencetakan Laporan DJA.

3.5. LAPORAN Menu ini adalah untuk mencetak Laporan Rekapitulasi Gaji Pegawai Daerah Otonom per Kantor/Satuan Kerja, Laporan Tunjangan, Laporan Rincian potongan dan Laporan PG/KG I dan II yang mungkin diperlukan untuk sebagai bahan kontrol. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan File laporan maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

3.5.1 Persiapan File Laporan Menu ini untuk melakukan/mempersiapkan file rekapitulasi per Kantor/Satuan Kerja yang akan dipakai untuk membuat Laporan-laporan, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Buat File Laporan, maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

39

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Isikan bulan dan tahun data yang akan dibuat laporannya, Setelah dienter sekali lagi dibawah akan keluar tulisan “ Sedang membuat File Laporan”. 3.5.2. Data Gaji Per Satker Menu ini untuk mencetak Laporan Rekapitulasi Data Gaji per satker, dapat dilaksanakan setelah melakukan Persiapan File Laporan, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Lap.Data Gaji per Satker maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

Laporan yang yang akan dicetak adalah model : DOLAP-10, isikan kode bulan dan tahun sebanyak 4 (empat) digit mulai bulan berapa dan sampai bulan berapa laporan yang akan dibuat, setelah di enter akan keluat pertanyaan “Apakah data sudah BENAR ? (Y/N) Y, baru printer akan mencetak laporan yang dimaksud, tekan tombol ESC apabila akan masuk lagi ke menu sebelumnya. 3.5.3. Rincian Tunjangan Menu ini untuk mencetak Laporan Daftar Rincian Tunjangan-tunjangan yang di terima dalam daftar Gaji, dapat dilaksanakan setelah melakukan Buat File Laporan, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Lap.Rincian Tunjangan maka layar akan masuk kedalam menu yang sama dengan menu data gaji per satker hanya model laporanya yang berubah menjadi Model : DOLAP-11. 3.5.4. Rincian Potongan Menu ini unutk mencetak Laporan Daftar Rincian Potongan-potongan yang dipotong dalam daftar Gaji, dapat dilaksanakan setelah melakukan Buat File Laporan, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Lap.Rincian Potongan maka layar akan masuk kedalam menu yang sama dengan menu data gaji per satker hanya model laporanya yang berubah menjadi Model : DOLAP-12.

40

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

3.5.5. Laporan Model PG.I/PG.II Menu ini untuk mencetak Laporan Ikhtisar dan Rekapitulasi Daftar Gaji Pegawai model PG/KG I untuk Dati I dan PG/KG II untuk Dati II, apabila tobol enter di tekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Lap. Model PG/KG I/II maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

1. Pilih salah satu dari pilihan Bendaharawan, PDG atau Satker sesuai dengan laporan

yang akan dikeluarkan. 2. Isikan kode satker sesuai dengan pilihan tadi (seperti pada menu-menu sebelumnya

pada waktu mengisi kode satker), apabila kode satker telah diisi maka Nama Bendaharawan dan Nama Satker secara otomatis akan keluar sesuai dengan yang pernah kita isikan. 3. Isikan kode pembayaran dengan ketentuan seperti yang sudah dijelaskan berdasarkan pilihan Kas, Bank atau Kas dan bank. 4. Isikan Nama dan NIP dari yang akan menanda tangan atas nama Kepala Biro atau atas nama Kepala Bagian Keuangan. 5. Isikan Nama dan NIP dari pembuat Daftar Gaji Selanjutnya pilih salah satu bentuk laporan yang akan dicetak, pilih 1 apabila akan mencetak laporan model PG.I/KG.I, pilih 2 apabila akan mencetak laporan model PG.II/KG.II atau pilih 3 apabila akan mencetak kedua-duanya dari model tersebut. Tekan ESC apabila akan keluar dari menu pencetakan ini.

41

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB IV MENU UTAMA CETAK -II Menu CETAK-II disediakan adalah untuk mencetak Kartu Pegawai, Keterangan Penghasilan, daftar Pegawai yang akan Naik Pangkat, daftar pegawai yang akan mendapatkan kenaikan Gaji Berkala dan daftar Pegawai yang akan menjalani Masa Pensiun. Tampilan menu utama Cetak-II adalah sebagai berikut :

4.1. KARTU PEGAWAI Pilihan menu ini adalah untuk mencetak Kartu Pegawai yang datanya akan diambil dari daftar gaji dan data yang pernah diisi pada waktu perekaman data Pegawai, pilihan dari pencetakan ini adalah Kartu halaman 1, kartu halaman 2, Halaman 1 + Blonko, halaman 2 + Blnako, Blanko halaman 1 dan Blonko halam 2, Apabila memilih salah satu pilihan pencetakan maka pada monitor akan keluar pilihan berikutnya apakah akan di cetak ke Screen atau di cetak ke Printer.

4.2. KETERANGAN PENGHASILAN Menu ini digunakan untuk mencetak Surat Keterangan Penghasilan per. Pegawai, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang ada pada pilihan KETERANGAN PENGHASILAN, maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

42

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Ada 2 (dua) pilihan pada menu ini yaitu pilihan Ubah atau cetak. Ubah : Pilihan ini hanya untuk merubah pengahsilan pada waktu mencetak Keterangan penghasilan ( data dari pegawainya sendiri tidak ikut diubah), setelah memilih pilihan ubah kemudian masukkan NIP pegawai yang penghasilannya akan diubah selanjutnya yang bisa dirubah hanya menambahkan pengahasilan lain-lain, dan apabila dicetak maka akan tercetak jumlah penghasilan pegawai tersebut setelah ditambah jumlah yang dimasukkan. Cetak : Pilihan ini digunakan untuk mencetak Keterangan penghasilan dari Pegawai yang datanya sudah ada pada file Pegawai, setelah memilih pilihan Cetak kemudian masukkan NIP pegawai yang akan di cetak Keterangan Penghasilannya setelah ada pernyataan Data Siap untuk dicetak maka akan layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

1. 2.

Isikan Nomor Surat Keterangan Penghasilan Isi tanggal (sudah otomatis mengambil dari tanggal komputer).

Setelah mengisi nomor dan tanggal, kemudian di enter maka printer akan melakukan pencetakan Keterangan Penghasilan.

43

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

4.3. NAIK PANGKAT Pilihan menu ini adalah untuk mencetak atau menayangkan pegawai yang akan naik pangkat pada tahun-tahun tertentu sesuai dengan pilihan. Apabila tombol enter ditean pada saat nyala terang berada pada pilihan Naik pangkat maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

1. Isi Kode Satker, sama seperti perintah-perintah sebelumnya, Nama dari Kode satker 2. 3. 4. 5. 6. 7.

tersebut akan otomatis keluar. Isi Tanggal, bulan dan tahun pembuatan. Isi Bulan dan tahun dari data yang akan dicetak/ditampilkan. Isi NIP penandatangan pada cetakan tersebut Isi Nama penandatangan pada cetakan tersebut Isi Jabatan penandatangan pada cetakan tersebut pilih 1 (Cetak) untuk pencetakan ke Printer, pilih 2 (Tayangan untuk menampilkan pada layar.

4.4. GAJI BERKALA. Menu ini adalah untuk mencetak atau menayangkan pegawai yang akan Naik Berkala pada tahun-tahun tertentu sesuai dengan pilihan.Layar menu tampilan dan prosedur pengisiannya sama dengan menu Naik Pangkat.

4.5. PENSIUN Menu ini adalah untuk mencetak atau menayangkan pegawai yang akan Pensiun pada tahuntahun tertentu sesuai dengan pilihan.Layar menu tampilan dan prosedur pengisiannya sama dengan menu Naik Pangkat maupun menu Gaji Berkala.

44

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB V MENU UTAMA REFERENSI Menu ini berfungsi untuk merekam, menambah, memperbaiki dan menghapus data referensi yang digunakan sebagai pendudkung program perekaman dan pencetakan. Tampilan dari Menu Refensi adalah sebagai berikut :

5.1. SATKER Menu ini digunakan untuk kegiatan merekam, manambah kode dan nama unit yang baru, memperbaiki yang sudah ada atau menghapus file, kita juga dapat menayangkan unit kerja yang sudah ada didalam file. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Satker maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

1. Isikan Kode Satker, 6 (enam) digit sesuai dengan kode masing-masing satker menurut DA-SDO, 4 (empat) digit selanjutnya menunjukkan kode Bendahara dan PDG dan 2 (dua) digit selanjutnya menunjukkan unit bayar.

45

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

2. Isikan Nama satkernya (misalnya Sekretariat Pemda) 3. Isikan Nama Unit dari satker tersebut (misalnya Kabupaten Bogor) 4. Isikan Alamat dari satker tersebut 5. Isikan nama Kota dari satker tersebut 6. Iskan Kode KPKN pembayar Apabila bila diperlukan pilih salah satu pilihan dibawah ini :

Next = untuk melihat data yang ada setelah data yang ada pada layar (dat selanjutnya) Prev = untuk melihat data yang ada sebelum data yang ada pada layar (dat sebelumnya) Top = untuk melihat data paling awal yang ada pada file satker Bott = untuk melihat data paling akhir yang ada pada file satker

Setelah selesai mengisi semua elemen data satker tersebut Cursor akan pindah pada pilihan yang berada dibawah layar isian data tersebut adapun pilihannya sebagai berikut :

Simpan : Pilihan ini digunakan perekaman data baru atau setelah melaksanakan perubahan data. Batal : Pilihan ini digunakan data pegawai yang direkam atau di rubah tadi tidak jadi direkam atau diperbaiki. Apabila akan memelih pilihan batal pindahkan cursor (nyala terang ke pilihan BATAL. Hapus : Pilihan ini digunakan apabila data yang ada pada layar akan dihapus. Apabila akan memilih pilihan hapus pindahkan cursor (nyala terang ke pilihan HAPUS. Tayang : Pilihan ini digunakan untuk menayangkan data yang sudah ada dalam master file pegawai. Pada waktu memilih pilihan tayang ini akan keluar menu yang menunjukkan nama file yang akan di tayangkan kemudian pilih brows, maka akan keluar seluruh pegawai yang ada pada file pegawai adapun tampilannya seperti pada layar dibawah ini :

46

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Cetak : Pilihan Cetak ini adalah untuk mencetak data file Tabel satker seluruhnya ke printer. Exit : Pilihan ini adalah untuk keluar dari layar Menu Referensi Satker.

5.2. PARAMETER CETAK Isian pada menu Parameter Cetak ini digunakan untuk memasukkan data NIP, Nama, jabatan dari Pejabat yang berwenang untuk menanda tangani dan mengetahui Daftar Gaji, rekap gaji, Judul yang mengetahui dan cetakan-cetakan pendukung lainnya yang diperlukan. Tampilan dari menu Parameter Cetak adalah sebagai berikut :

Cara Pengisian : 1. Isikan Kode Satker sebanyak 12 (duabelas) digit, disesuaikan dengan kode satker yang

direkam pada peremana Tabel Satker, apabila kode satker yang dimasukkan tidak sesuai dengan yang dimasukkan kedalam Tabel Satker maka akan tampil “Kode Satker Tidak ada dalam Tabel” 2. Isikan NIP dan Nama :    

Kepala Kantor Yang Mengetahui Bendaharawan Pembuat Daftar Gaji

3. Isikan Judul yang mengetahui, guna dicantumkan pada lembaran Daftar Gaji, misalnya

Kepala Dinas ………………..

47

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

4. Isikan Nama Kota Tempat pembuatan Daftar Gaji 5. Isikan Nama Tempat Pembayaran SPM (Bank/Kas dimana Dana Gaji dibayarkan) 6. Isikan Nomor Rekening yang ada pada Bank 7. Isikan nomor NPWP Bendaharawan 8. Isikan kode tunjangan beras yang dibayar berupa (1=Natura, 2=uang). 9. Isikan kode tunjangan Pengabdian wilayah terpencil (1=dapat, 2=tidak). 10. Isikan kode urutan mencetak Daftar gaji (1=Nomor Dosir, 2=DUK). 11. Isikan Kode Sub Judul pada Daftar gaji dan lembaran-lembaran lain (1=Ada, 2=Tidak).

Setelah isian semua selesai untuk selnjutnya sama seperti pada menu Satker.

5.3. GAJI POKOK Tabel gaji ini adalah suatu tabel yang memuat kode golongan, uraian golongan, masa kerja dan Gaji Pokok. Untuk mengubah Gaji pokok dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan. Tampilan sebagain dari menu tabel Gaji adalah sebagai berikut :

5.4. TUNJANGAN STRUKTURAL Menu ini memuat tabel Tunjangan Struktural dengan urutan kode, eselon, tunj.struktural dan usia pensiun. Untuk mengubah eselon dan besarnya tunjangan dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan. Jika menambah kode yang belum tercantum, tekan tombol F10 pada baris yang diinginkan, maka akan tersedia satu baris kosong dibawahnya dan isikan kode, eselon dan besarnya tunjangan, untuk menghapus baris arahkan cursor pada baris yang akan dihapus dan tekan tombol F8, jika ternyata kita salah menghapus data dan akan mengembalikan isinya, maka arahkan kembali cursor pada baris tersebut dan tekan F9.

48

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Tampilan dari menu Tunjangan Struktural adalah sebagai berikut :

5.5. FUNGSIONAL Menu ini memuat tabel Tunjangan Fungsional dengan urutan kode, jenis fungsional dan uraian fungsional, besarnya tunjangan dan usia pensiun. Untuk menambah merubah atau menghapus bisa langsung dilakukan pada layar menu ini. Kegunaan pilihan Next, Prev, top dan Bott ataupun pilihan Simpan, Batal, Hapus, Tayang, Cetak dan Exit sama seperti kegunaan pada menu-menu sebelumnya. Tampilan dari menu Fungsional adalah sebagai berikut :

5.6. GOLONGAN Tabel ini berisi kode golongan, uraian golongan dan pangkat. Untuk mengubah golongan atau pangkat, dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan.

49

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Tampilan tabel Golongan adalah sebagai berikut :

5.7. PARAMETER HITUNG Isian pada menu Parameter Hitung ini digunakan sebagai parameter dalam perhitungan gaji pegawai. Jadi jika ada isian yang salah, maka akan berpengaruh terhadap perhitungan gaji, jika ada perubahan peraturan yang menyangkut isian pada parameter ini maka parameter ini harus segera disesuaikan untuk kebenaran perhitungan gaji. Pengisian kode propinsi dan isian nama adalah untuk nama unit kerja yang menggunakan program ini dan akan digunakan untuk tampilan pada layar Aplikasi. Tampilan parameter gaji adalah sebagai berikut :

1. 2. 3. 4.

Tunjangan Istri sebesar 10 % Tunjangan Anak sebesar 2 % Tj. Beras Natura per Kg. Rp. 988 Tj. Beras Uang per Kg. Rp. 900

50

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

5. PTKP Pegawai Rp. 144.000,6. PTKP Istri Rp. 72.000,7. PTKP Anak Rp. 72.000,8. Jumlah Anak yang masuk perhitungan Pajak = 3 orang 9. Tambhan PTKP Rp. 0,10. Tabungan Perumahan untuk Gol. I = Rp. 3.000,- Gol. II = Rp.

5.000,Gol. III = Rp. 7.000,- Gol. IV = Rp. 10.000,-

11. Persentase TPP = 0 % 12. Tunjangan IRJA/TIMTIM = 0 % 13. Tunjangan Daerah Terpencil = Rp. 0,14. Potongan Amal untuk Gol.I = Rp.50, Gol.II = Rp.100, Gol III=Rp.500, Gol.IV=1000,-

Apabila ada perubahan, semua yang ada pada layar ini dapat dirubah disesuaikan dengan peraturan yang berlaku, kode Propinsi dan Nama bisa disesuikan dengan nama Pemda yang menggunakan Program Aplikasi GDO ini.

5.8. STATUS PEGAWAI Tabel ini berisi kode, status dan singkatan dari status. Untuk mengubah kode satatus atau singkatan, dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan. Tampilan tabel Status Pegawai adalah sebagai berikut :

5.9. STATUS KAWIN Tabel ini berisi kode, status dan singkatan dari status. Untuk mengubah kode satatus atau singkatan, dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan. Tampilan tabel Status Kawin adalah sebagai berikut :

51

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

5.A. PENDIDIKAN Tabel ini berisi kode dan uraian Pendidikan. Untuk mengubah kode atau uraian Pendidikan, dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan. Tampilan tabel Pendidikan adalah sebagai berikut :

5.B. AGAMA Tabel ini berisi kode dan uraian Agama Untuk mengubah kode uraian, dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan. Tampilan tabel Agama adalah sebagai berikut :

52

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

5.C. JENIS JABATAN Tabel ini berisi kode dan uraian Jabatan Untuk mengubah kode uraian Jabatan, dapat dilakukan secara langsung pada baris yang diinginkan. Tampilan tabel Jenis jabatan adalah sebagai berikut :

5.D. KODE JENIS HUTANG Menu ini memuat tabel Jenis Hutang dengan urutan kode, jenis hutang dan uraian hutang. Untuk menambah merubah atau menghapus bisa langsung dilakukan pada layar menu ini. Kegunaan pilihan Next, Prev, top dan Bott ataupun pilihan Simpan, Batal, Hapus, Tayang, Cetak dan Exit sama seperti kegunaan pada menu-menu sebelumnya. Tampilan dari menu Jenis Hutang adalah sebagai berikut :

53

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

5.E. TABEL JENIS POTONGAN Menu ini dipergunakan untuk merekam, merubah atau menhapus uraian potongan yang akan tercetak pada slip gaji/struk gaji Tampilan dari menu Jenis Hutang adalah sebagai berikut :

Untuk pertamakali masuk pilih rekam/ubah setelah di enter maka cursor akan berada pada kolom kod.potongan isikan kode yang baru apabila akan merekam dan isikan kode yang lama apabila akan merubah, begitu juga apabila memilih hapus maka isikan kode yang akan dihapus, Exit adalah pilihan untuk keluar dari menu ini.

54

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB VI MENU UTAMA UTILITY Menu UTILITY disediakan adalah untuk kegiatan-kegiatan yang mendukung program Aplikasi yang berkaitan dengan data. Tampilan menu utama Utility adalah sebagai berikut :

Menu Utama Utility mempunyai pilihan diantaranya Transfer Data, Backup, Restore, Reindex, Pilih Printer, Contoh Hitung PPh, Calendar/Diary, Calculator dan Sandi.

6.1. TRANSFER DATA Menu ini berfungsi untuk membuat salinan file gaji ke dalam media Diskette, yang akan dikirim ke PPDIA sebagai input pembuatan Laporan lebih lanjut. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Transfer Data maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

55

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Pilih Drive yang dipakai untuk menyimpan data transfer dengan memindahkan nyala terang dengan tombol anak manah ketas atau kebawah, Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang pada salah satu Drive yang dipilih maka pada layar kemudian akan muncul pada layar yang menyebutkan Total space yang diperlukan berpa byte dan space yang ada pada diskette ada berapa byte.

6.2. BACKUP Menu Backup data digunakan untuk membuat salinan file Data Gaji ke dalam media Diskette sebagi file cadangan. Backup data harus dibuat secara berkala terutama setelah teradi mutasi, sebaiknya ada file backup harian, mingguan dan bulanan. Apabila data yang ada didalam hard Disk rusak data cadangan yang ada di dalam diskette tersebut dapat disimpan ulang melalui menu restore data, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan BACKUP DATA maka layar akan masuk ke dalam menu pilihan sebagi berikut :

56

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

1. File Data : Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan File

Data, maka file-file data pegawai yaitu file Data pegawai, file data potongan, file data Istri/suami, file data anak, file data pajak, file data keterangan penghasilan, file data keterangan dan file data Pot.slip gaji akan dipindahkan kedalam media diskette dengan diawali pertanyaan-pertanyaan yang muncul pada layar monitor, kemudian perhatikan terus layar monitor dan ikuti petunjuk yang ada didalam layar monitor tersebut, seperti meminta mengisikan kode satker sebanyak 12 (duabelas) digit apabila akan mem-Back-up seluruh satker kode tersebut jangan diisi (langsung dienter saja), maka data seluruh Satker akan di Back_up kedalam Diskette. 2. File Referensi : Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada tulisan File Referensi, maka file-file Referensi yaitu Tabel satker, Referensi satker sesuai DASDO, Tabel golongan, Tabel status, Tabel Gaji dan tabel Referensi Pot. Slip Gaji akan dipindahkan ke dalam media diskette dan prosedurnya ikuti petunjuk-petunjuk yang muncul pada layar monitor. 3. File Parameter : Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada tulisan file Parameter, maka semua file Parameter aitu Parameter Gaji dan Parameter Cetak akan dipindahkan kedalam media diskette dan prosedurnya ikuti petunjuk yang muncul pada layar monitor. 4.

Semuanya : Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Semuanya, maka semua file baik file Data, file referensi dan file parameter akan dipindahkan kedalam media diskette dan prosedurnya ikuti petunjuk yang muncul pada layar monitor.

Pilih media diskette A: atau B: yang akan dipakai menyimpan data dari hasil proses back-Up data ini dengan menggunakan tombol panah keatas atau kebawah. Pada saat pertama kali back-up data akan keluar isian kode satker yaitu kode satker sesuai dengan keinginan yang akan dipindahkan kedalam media diskette.

6.3. RESTORE Menu Restore Data digunakan untuk menyimpan kembali data cadangan dari media diskette ke dalam harddisk apabila data didalam harddisk rusak atau akan mengisikan data kedalam komputer lain. Restore data ini menggunakan salinan data dari hasil backup. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Restore Data maka layar akan masuk kedalam menu seperti menu pada pilihan Back-up Data. Pilih media Diskette A: atau B: yang dipakai menyimpan input data untuk di restore.

5.4. RE-INDEX Menu Re-index Data ini digunakan untuk membuat index file atau memperbaharui index yang ada. Fasilitas Re-Index data ini harus digunakan pada saat :  Pertama kali setelah pemasangan/install program Aplikasi GDO

57

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

 Jika telah memperbaiki baik data pegawai, file referensi atau fle parameter.  Jika ada pesan kesalahan yang mengharuskan Reindex.

Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Re-Index data maka layar akan masuk kedalam menu pilihan sebagai berikut :

File Data : Pilih File Data apabila telah melakukan perubahan-perubahan atau perbaikan data pada file-file data pegawai. 2. File Referensi : Pilih File Referensi apabila telah melakukan perubahan-perubahan atau perbaikan pada file-file referensi. 3. File Laporan : Pilih File Laporan apabila akan melakukan pencetakan Laporan setelah melakukan perbaikan-perbaikan pada file data maupun file referensi. 1.

Pada saat pertama kali melakukan kegiatan Re-Index maka pilih semuanya baik File Data, File Referensi maupun File laporan (3 kali melakukan Reindex).

6.5. PILIH PRINTER Menu ini digunakan untuk memilih jenis printer yang akan diergunakan untuk pencetakanpencetakan yang ada pada program Aplikasi GDO, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada plihan Pilih Printer maka layar akan masuk kedalam menu seaai berikut :

58

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Selanjutnya pilih printer sesuaikan dengan printer yang dimiliki dengan cara menggunakan tombol panh keatas dan kebawah setelah sesuai dengan pilihan kemudian tekan tombol enter pada saat nyala terang ada pada pilihan tersebut.

6.6. CONTOH HITUNG PPh Menu ini digunakan untuk melihat/mencetak perhitungan PPh yang dipakai pada dalam program Aplikasi GDO ini, apabila tombolenter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Contoh perhitungan PPH maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

1. 2. 3. 4.

Isikan Golongan yang akan dihitung PPh nya Isikan Eselon yang akan dihitung PPh nya Isikan Jumlah Istri dan anaknya Isikan gaji pokok sesuai dengan golongan dan masa kerja

Setelah tombol enter ditekan maka akan keluar perhitungan PPh pasal 21 dari golongan yang dimaksud tadi, apabila akan dicetak dari hasil perhitungan tadi tekan F2, maka hasil perhitungan tadi akan tercetak pada printer, tekan ESC apabila akan keluar dari menu contoh perhitungan PPh.

6.7. CALENDAR/DIARY Menu ini digunakan untuk melihat tanggal atau kalender, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Calendar/Diary PPH maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

59

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Tanggal, bulan dan tahun akan menunjukkan tanggal, bulan dan tahun sesuai dengan yang di set pada komputer, kemudian dibawah ada pilihan untuk melihat kalender satu bulan kebelakang atau satu bulan kedepan dari bulan saat ini (M), melihat kalender satu tahun kebelakang atau satu tahun kedepan (Y), atau hari ini (Today).

6.8. CALCULATOR Menu ini digunakan apabila ada yang perlu menggunakan calculator, apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang berada pada pilihan Calculator maka layar akan masuk kedalam menu sebagai berikut :

Bisa digunakan dengan menggunakan tombol numeric atau dengan bantuan mouse.

6.9. SANDI Menu sandi ini digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan ataupun melihat Identitas dan sandi yang kita pasang pada Porgram Aplikasi Gdo ini. Apabila tombol enter ditekan pada saat nyala terang ada pada pilihan S a n d i maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

60

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Ada 4 pilihan didalam menu sandi ini yaitu Rekam, Ubah, Hapus dan Tayangan. Rekam : Pilihan rekam yaitu untuk merekam kode identitas dan sandi bagi operator yang diberi tugas untuk mengoperasikan aplikasi ini yang melakukan penambahan kode identitas/sandi pegawai yang diserahi tugas sebagai supervisor, dengan menekan tombol enter pada pilihan Rekam maka layar akan tampil menu sebagai berikut :

1. Masukkan Identisanya maksimal sebanyak 8 (delapan) digit 2. Masukkan Sandinya maksimal sebanyak 8 (delapan) digit.

Ubah : Pilihan Ubah yaitu untuk merubah Identitas dan Sandi yang sudah ada di dalam file sandi, apabila tombol enter ditekan pada saat pilihan berada pada Ubah maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

61

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Masukkan Identis yang lama maksimal sebanyak 8 (delapan) digit Masukkan Sandi yang lama maksimal sebanyak 8 (delapan) digit. Masukkan Identitas yang baru yang kan mengganti yang lama. Masukkan Sandi Yang baru sebagai pengganti Sandi yang lama. Maka Identitas maupun sandi yang lama sudah hilang dan diganti dengan identitas maupun sandi yang baru. Hapus : Pilihan Hapus yaitu untuk menghapus Identitas dan Sandi yang sudah ada di dalam file sandi, apabila tombol enter ditekan pada saat pilihan berada pada Ubah maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.

1. Masukkan Identis yang akan dihapus maksimal sebanyak 8 (delapan) digit 2. Masukkan Sandi yang akan dihapus maksimal sebanyak 8 (delapan) digit.

Setelah SANDI diisi dan kemudian dienter maka akan muncul IDENTIDAS : telah dihapus dan identitas tersebut sudah tidak ada didalam file Sandi. Tayangan : Pilihan Tayangan ini adalah untuk melihat Identitas dan Sandi yang berhak mengoperasikan program Aplikasi ini, yang dapat melihat atau melakukan ini hanya Supervisor, apabila tombol enter ditekan pada saat nya terang berada pada pilihan Tayangan maka layar akan masuk ke dalam menu sebagai berikut :

62

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

Akan ditayangkan Identitas dan Sandi sebanyak yang ada pada file Sandi.

63

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB VII MENU UTAMA WINDOW Menu WINDOW disediakan adalah untuk memudahkan membuka Aplikasi yang lain yang memakai window, dalam menu window ini ada beberapa pilhan dinartanya : Help, Move, Size, Zoom, Cycle dan Color. Tampilan menu utama Window adalah sebagai berikut :

Move : Untuk menggerakkan window Aplikasi (menu bisa bergerak) Size

: Untuk ukuran besar/kecilnya menu window

Zoom : Untuk memperbesar/memperkecil tampilan menu Cycle : Untuk menggerakkan menu window Color : Untuk seting warna tampilan menu

64

Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji (GDO1)

BAB VIII MENU UTAMA SELESAI Menu SELESAI disediakan adalah untuk mengahiri atau keluar dari program Aplikasi GDO, dalam menu Selesai ini ada dua pilihan yaitu Selesai dan Sekilas. Tampilan menu utama Selesai adalah sebagai berikut :

Selesai : Adalah pilihan untuk mengakhiri kegiatan program Aplikasi GDO dan kembali ke DOS prompt atau juga dapat dengan menekan tombol [Ctrl] dan Q.

65