Bpm Mail Sunusu 1

İş Süreçleri Yönetimi Bölüm 1

Sigma Danışmanlık ve Uygulama Merkezi

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İçindekiler Bölüm 1  İş Süreci ve İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Nedir?  Süreç Bakışının Faydaları Bölüm 2  BPM ve Global Gereksinimler  İş Süreçleri Yönetimi Araçları Bölüm 3  Bir Uygulama Örneği : Çıtır Pizza Zinciri’nde İş Süreçleri Yönetimi’ne Geçiş

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreçleri Yönetimi

Bölüm 1: İş Süreci ve İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Nedir ?

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

Ön söz “Sistemin bir amacı olmalıdır. Amaç olmazsa kalıcı bir sistemden söz edemeyiz. Kurumsal farklılaşmanın sırrı organizasyonu oluşturan parçalar arasında ortak hedefe dayalı bir işbirliği kurulmasında yatar.” W. Edwards Dening, The New Economics

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreci Nedir? İş Süreci, bir kurumda çalışan insanların belirli bir sonuç elde etmek için emek, para, malzeme, teknoloji, iş bilgisi, iletişim, doküman kaynaklarını kullanarak gerçekleştirdiği birbiri ile ilişkili işlemler zinciridir.

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreci Nedir? Bir iş sürecinin:  Kullanılan girdilere değer kazandırması  Müşteriler açısından kurumu farklılaştırması beklenir.

Özellikleri:  Günümüzde bir iş sürecinin kullanılan girdilere değer kazandırması için iş bilgisine ve dokümana erişim için harcanan zamanın toplam süreç akışında dakikalarla sınırlı kalması gerekiyor.  Kurumsal farklılaşma için her süreçte uygulanması beklenen kurumsal iş görme yöntemleri vardır. Yöntemlerin hatasız uygulanması için herkes tarafından aynı şekilde yorumlanması ve yürütülmesi, yani iş akış koşullarının herkes için net olması gerekir.

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreci Nedir? Süreç adımı nedir ? Süreç adımı, süreç içinde bir kişi, bir grup, bir alt süreç ya da bilgisayar uygulaması tarafından gerçekleştirilen münferit bir görevi ifade eder. Her bir süreç adımı için şunların tanımlanmış olması beklenir:  İlgili adımı kimin/kimlerin ya da hangi uygulamanın gerçekleştireceği bilgisi  Sürecin nasıl devam edeceğini, bir sonraki adımın ne olacağını belirleyen aksiyonlar (süreci ilerletmek, başlangıç noktasına ya da belli bir adıma iade etmek, belli bir noktaya yönlendirmek, sonlandırmak... gibi)  Girdilerinin ne olduğu ve bunları kimin/hangi uygulamaların sağlayacağı (entegrasyon noktaları) bilgisi  İzlenecek prosedürler, iş kuralları ve adımın çıktıları  Adımın tamamlanması için gereken süre ve sürenin aşımında uygulanacak yaklaşım (eskalasyon)

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreci Nedir? Süreç kavşağı nedir ? Süreç kavşağı, sürecin ilerleyişi ile ilgili karar noktalarıdır. Kavşaklarda tipik süreç adımlarındaki gibi yapılacak işlemler yerine, alınacak kararlar vardır. Her bir süreç kavşağı için şunların tanımlanmış olması beklenir:  Bir süreçte, birbirine paralel adımların bir noktada bir araya gelerek aynı rotayı izlemesi gereken durumlar. Örn: Satınalma sürecinde, en az 3 teklif toplandıktan sonra teklif değerlendirme adımına geçilmesi gibi  Aynı rotayı izleyerek gelen sürecin, bir noktada paralel adımlara ayrılması gereken durumlar. Bu adımlar “ya biri ya diğeri” şeklinde koşullara da bağlı olabilir. Örn: Satın alma sürecinde, 1000 TL’den küçük taleplerin sadece üst amir, 1000 TL’den büyük taleplerin bölüm müdürü tarafından da onaylanması gibi

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreci Nedir? Rol tabanlı iş akışı nedir ? Rol tabanlı akış, görevlerin kişilere ismen atanması yerine rollere atanması ve o rolleri üstlenen kişilerin ilgili roldeki görevi yerine getirmesidir. Bu yaklaşımla, süreçler kişilerden bağımsızlaştırılır, rollerle ilişkilendirilir. Böylece, kişilerin görev değişikliği, kurumdan ayrılmaları, izin vb. durumunda işlerin devamını sağlamak için işlerin değil, sadece ilgili rollerin başka kişilere atanması yeterli olur Roller, ast-üst ilişkisini gösteren hiyerarşiler olabildiği gibi (örn. kişinin bir üstü, bölüm md. yardımcısı, müdürü, ) belli bir görevi gösteren tanımlar da olabilir (örn. Satın alma grubu, depo çıkış sorumluluğu gibi)

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreci Nedir? Alt süreç nedir ? Daha büyük bir sürecin parçası olan süreçlere alt süreç denir. Alt süreçler, ana sürecin içinde, ana süreçteki adımlara paralel olarak gerçekleşebilir. Ya da ana süreç, alt süreç tamamlandıktan sonra kaldığı yerden devam eder. Alt süreçlere 2 nedenle ihtiyaç vardır:  Süreç diğer bir süreç tarafından gerçekleştirilen bir fonksiyona ihtiyaç duyabilir. Örn: satın alma sürecinde, bütçesi olmayan taleplerin önce “Bütçe onayı” sürecinden geçmesi gibi  Süreç çok büyük ve karmaşık olabilir. Örn: satın alma sürecinde, “Talep toplama”, “Teklif isteme ve değerlendirme” gibi alt süreçlerin ayrıca ele alınması gibi

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreci Nedir? Süreç haritası nedir ? Süreç haritası, iş sürecinin kuş bakışı grafiksel gösterimidir. İyi çizilmiş bir süreç haritası iş sürecinin ruhunu doğru bir şekilde resmeder. Süreç haritasına bakarak bir sürecin amacı ve uçtan uca akışı anlaşılabilmelidir. Süreç haritası, genel olarak sadece normal koşullardaki süreç akışını gösterir. Sipariş Karşılama Süreci Stokta varsa Siparişi al Talep

Stokları kontrol et

Kredi limitini kontrol et

Ürünü teslim et Ürün

Stokta yoksa

Müşteriler Siparişi onaylat

Teklif iste & değerlendir

Sipariş ver

Teklif

Ürünü teslim al

Müşteriler

Ürün

Tedarikçiler

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreçleri Yönetimi Nedir? İş Süreçleri Yönetimi (BPM) nedir? Bir kurumda iş süreçlerinin detaylı olarak tanımlanması, akışın süreç hedefleri doğrultusunda optimizasyonu, her türlü duruma ilişkin mantıki modellemenin belirlenmesi, izlenmesi ve iyileştirilmesi stratejik yaklaşımına, “İş Süreçleri Yönetimi” denir. Ana ilkeler:  Ölçümlenmeyen bir süreç yönetilemez. BPM süreç aktivitelerini ve sonuçlarını ölçümlemeye dayanan, İYİLEŞTİRME ODAKLI bir yönetim şeklidir.  Yönetilmeyen bir şey iyileştirilemez. Bir sürecin etkin bir şekilde yönetilmesi için süreç aktivitelerinin ve sonuçlarının ölçümlenebilmesi gerekir.

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreçleri Yönetimi Nedir? Süreç Optimizasyonu nedir?  Süreç akışında gecikmelere yol açan bilgi ve doküman erişim zorluklarının ortadan kaldırılması  Onay mekanizmasının süreç akışını hızlandıracak biçimde tasarlanması  İstisnai (sıra dışı) durumlarda ne yapılacağının süreç içindeki her adım için netleştirilmesi  Süreç akışında önemli darboğazlar yaratan unsurların belirlenmesi ve ortadan kaldırılması  Süreç akışındaki rol ve yetki belirsizliklerinin giderilmesi, gri alanların netleştirilmesi  Kimin ne yapacağının belli olmadığı durumların (süreç kara deliklerinin) ortaya çıkarılarak yok edilmesi  Süreç performans hedeflerinin belirlenerek gerçekleşen durumla kıyaslanmaya başlanması  Süreçler için performans hedeflerine odaklı Sürekli İyileştirme Sistemi kurulması

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreçleri Yönetimi Nedir? İş Akışı Haritası nedir? Detaylı süreç haritalarıdır. Farklı durumlar, bunlara ilişkin adım, rol, kavşak ve alt süreçler netleştirilir. Elektronik iş akışı uygulamaları için çizilirler. Bu uygulamalar süreçlere çok daha daha yakından bakmayı gerektirir. Talep alma adımı

Talep girişi

< 1000 $

> 1000 $

.

Departman lideri onayı

Kredibilite kontrolu

Bireysel Departman müşteri müdürü onayı

Genel müdür yard. onayı

Kurumsal müşteri

Elektronik iş akışı haritaları sadece genel akışı değil, istisnaları (sıra dışı durumları) da içerirler. İstisnai durumlar süreç iyileştirme açısından özel bir öneme sahiptir.

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreçleri Yönetimi Nedir? İş Akışı Haritası’nın bileşenleri nelerdir ? Talep topla & onayla

• Süreç içindeki görevleri gösteren süreç adımları • Adımların nasıl sıralandığını gösteren bağlantılar • Sürecin ilerleyişindeki karar noktalarını gösteren kavşaklar • Çeşitli açıklayıcı bilgilerin yer aldığı etiketler • İşleyiş kurallarının ve istisnaların ifadesi olan koşullar • Süreç akışının hangi bilgiye göre yönleneceğini gösteren süreç değişkenleri • İhtiyaç duyulan (girdiler) ve üretilen bilgilerin (çıktılar) yer aldığı kullanıcı ara yüzleri olan formlar

Talep girişi

< 1000 $

> 1000 $

Departman lideri onayı

Bütçeyi kontrol et

Departman Şahsi alım müdürü onayı

Genel müdür yard. onayı

Kuruma alım

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

İş Süreçleri Yönetimi Nedir? Uygulama alanları  Tedarik Zinciri Süreçleri – – – –

Ürün Talep Süreci Satın alma Süreci Üretim Süreçleri Depolama / Sevkiyat / Teslimat Süreçleri

 Yönetim Süreçleri

– Bütçe Yönetimi – Maliyet İyileştirme Yönetimi

   

Satış ve Müşteri Hizmet Süreçleri Kalite Yönetim Süreçleri Satış Kanalları Yönetimi Süreçleri İK Süreçleri

– İşe Alma – Kariyer- Eğitim Planlaması – Balanced Scorecard ve Performans Yönetimi

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

Süreç Bakışının Faydaları

Yapılan İşlere Yürütülen Süreçler Olarak Bakmanın Faydaları Nelerdir ?

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

Süreç Bakışının Faydaları Süreçlerde gereksiz maliyet yaratan unsurları görmemizi sağlar; Süreçlerde gereksiz maliyetleri yaratan temel faktör insanların yavaş çalışması değil, çeşitli nedenlerle işlerin yanlış ya da eksik tamamlanmasıdır. Süreçlerde gözlemlenen en önemli gereksiz-maliyet kaynakları;  Bilgi akışı bozukluklarından kaynaklanan yüksek maliyetli iş görme biçimleri (Yap - Boz Yöntemi)  Sıra dışı durumlarda ortaya çıkan belirsizlikler nedeniyle iş akışının duraksaması (Süreç Kara Delikleri)  Gerekli bilgi ve dokümanları bulmak için harcanan zaman (Çok Emek - Az İş)  İşi kimin yapacağının belli olmaması durumları (Gri Alanlar)

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

Süreç Bakışının Faydaları Güçlüklerle başa çıkmayı kolaylaştırır; Güçlükler aşılması gereken hedeflere dönüşür. Hedefler kurumun rekabet gücünün bir ifadesi ya da rakipleri geçmek için bir gereklilik olarak ele alınır.  Süreç mükemmelliğinin ve süreç maliyetlerinin kurumsal düzeyde önemsenmesini sağlar. Örn. “Müşteri isteğini zamanında cevaplamak” yerine “müşteri isteğini azami 24 saat içinde cevaplamak” şeklinde ölçülebilir hedefler  Süreçler için herkes tarafından bilinen, ölçülebilir hedefler tanımlanmasını ve benimsenmesini kolaylaştırır. Örn: “Sipariş girişini en fazla 1 saat içinde yapmalıyız” yerine “Tüm siparişlerin %99’unu 24 saat veya daha kısa sürede karşılayabilmek için sipariş girişini en fazla 1 saat içinde yapmalıyız” şeklinde sahiplenme yaratan hedefler  Süreç sonuçları ile hedeflerin kıyaslanmasını sağlar  Kıyaslama bulguları doğrultusunda süreç üzerinde iyileştirici değişiklikler yapılmasını sağlar

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

Süreç Bakışının Faydaları Kurumsal süreç düşüncesi ile; Kurumda, bölüm hedefleri yerine kurumsal hedeflere odaklanma yaklaşımı gelişir. Süreçlerin temel sonuçları, stratejiyle bağlantılı olarak ifade edilir Stratejik hedefler netleştirilir. Amaç bunları gerçekleştirmek olur Başarı, stratejik hedefler bazında ölçülür ve ödüllendirilir Tüm fırsatlar değerlendirilip stratejik hedeflere yansıtılır Süreçlerin temel çıktıları, stratejiyle bağlantılı olarak ifade edilir Süreç ve hedefle ilgili fonksiyonel ihtiyaçlar belirlenir, bu alandaki bilgi ve beceriler geliştirilir  Süreçlere ölçülebilir hedefler tanımlanır  Gerçekleştirilen sonuçlar kontrol edilir, iyileştirme aksiyonları belirlenir, hedefler yenilenir      

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

Son söz “Akıllı yöneticiler, kurumsal başarının, oluşan değişikliklere uyum sağlama yeteneğinden geçtiğini bilirler. BPM (Business Process Management), iş süreçlerindeki değişikliklerle ilgilidir ve yöneticilere, yönettikleri süreçleri nasıl analiz edecekleri, tasarlayacakları ve iyileştirecekleri konusunda yol gösterir.” PAUL HARMON, The Business Process Change

Copyright © 2005 Sigma A

İş Yönetim Çözümleri

Bölüm 2 İçin Tıklayınız Bölüm 3 İçin Tıklayınız İ Ş Y ÖN E T İ M Ç Ö Z Ü M L E R İ M İ Z Kurumsal Kaynak Yönetimi / Axapta ve Navision İş Süreçleri Yönetimi / Ultimus Satış ve Hizmet Süreçleri Yönetimi / Sinerji-CRM Çağrı Merkezi Yönetimi / Sinerji-Çağrı Konut Satış ve Hizmet Yönetimi / Sinerji-Konut Bilgi İşlem Hizmet ve Envanter Yönetimi / Fidelity-IT Bilgi İşlem Süreçlerinde Kalite Yönetimi / Fidelity- Kalite Bütçe ve Satın alma Süreçleri Yönetimi / Fidelity-Satın alma Demirbaş ve Amortisman Yönetimi / Fidelity-Demirbaş Makine ve Araç Parkı Bakım-Onarım Yönetimi / Fidelity-Makine Doküman Arşivleme Yönetimi / DocuCenter

Bilgi istemek için 212-315 05 15 numaralı telefonumuzdan bizi arayabilir ya da tıklayarak Bilgi İstek Formumuza ulaşabilirsiniz. Bu sununun her türlü kullanım hakkı TEPUM Sigma A.Ş.’ye aittir.

Copyright © 2005 Sigma A