Bai-giang

BAÂI 1 GIÚÁI THIÏÅU MICROSOFT WORD MÖI TRÛÚÂNG LAÂM VIÏÅC I. Múã àêìu Microsoft Word laâ hïå chûúng trònh xûã lyá vùn baãn cao cêëp, chaåy trong hïå àiïìu haânh Windows. Word nùçm trong hïå caác ûáng duång vùn phoâng Microsoft Office. Word laâ chûúng trònh àa vùn baãn, nghôa laâ coá thïí múã nhiïìu hún möåt cûãa söí vùn baãn taåi möåt thúâi àiïím. Word àûúåc trang bõ nhiïìu chûác nùng maånh cho pheáp ngûúâi sûã duång soaån thaão vaâ trònh baây vùn baãn möåt caách sinh àöång.

Cûãa söí laâm viïåc cuãa Word

II. Hïå thöëng menu vaâ caác thanh cöng cuå 1. Hïå thöëng menu Göìm caác menu sau: 1. FILE Chûáa caác lïånh liïn quan àïën caác thao taác trïn vùn baãn möåt caách töíng thïí, nhû taåo múái (New); múã (Open); àoáng (Close); ghi (Save); ghi dûúái tïn/daång khaác (Save 1

As); khai baáo giêëy (Page Setup); xem trûúác khi in (Print Preview); in (Print) vaâ kïët thuác Word (Exit) 2. EDIT Chûáa caác lïånh soaån thaão nhû: phuåc höìi lïånh (Undo); lùåp laåi lïånh (Repeat); caác lïånh sao cheáp thöng tin (cùæt: Cut; sao cheáo: Copy; daán: Paste); tòm kiïëm vaâ thay thïë (Find, Replace)... 3. VIEW Thay àöíi caách nhòn, töí chûác sùæp xïëp maân hònh laâm viïåc cuãa Word, nhû: xem thöng thûúâng (Normal); xem theo kiïíu cêëu truác töíng thïí (Outline); xem vúái sûå trònh baây vùn baãn (Page Layout); khai baáo tiïu àïì àêìu vaâ chên cuãa vùn baãn (Header and Footer); bêåt/tùæt thûúác (Ruler); bêåt/tùæt caác thanh cöng cuå (Toolbars); thay àöíi tó lïå hiïín thõ vùn baãn (Zoom) 4. INSERT Cheân thïm thöng tin vaâo vùn baãn, nhû: ngùæt trang (Break); cheân söë hiïåu trang (Page Numbers); cheân caác kñ hiïåu àùåc biïåt (Symbol); cheân tranh (Picture); cheân àöëi tûúång (Object) 5. FORMAT Laâ menu thûúâng àûúåc sûã duång nhêët. Chûáa caác lïånh cho pheáp thay àöíi àõnh daång caác thuöåc tñnh cuãa àoaån vùn (Paragraph), nhû: font chûä (Font); àùåt tab (Tabs); taåo boáng vaâ àûúâng viïìn (Borders and Shading); cöåt (Columns)... 6. TOOLS Chûáa caác cöng cuå böí trúå cho Word, nhû: kiïím tra löîi chñnh taã (Spelling); tûå àöång sûãa löîi (Auto Correct); thay àöíi caác tuây choån (Options) 7. TABLE Cho pheáp cheân baãng vaâ caác thao taác baãng biïíu. 8. WINDOWS Sùæp xïëp, töí chûác, chuyïín àöíi giûäa caác cûãa söí vùn baãn. 9. HELP Thöng tin trúå giuáp cuãa Word 2. Thanh cöng cuå Thanh cöng cuå chûáa caác biïíu tûúång. Möîi biïíu tûúång àaåi diïån cho möåt chûác nùng trong Word. Thöng thûúâng coá caác thanh sau:

a.Thanh Standard laâ thanh chuêín, chûáa caác biïíu tûúång sau:

Caác biïíu tûúång àaåi diïån nhoám lïånh trong menu FILE: New Open Save Print Caác biïíu tûúång trong EDIT: Cut

Copy

Paste

Print Preview

Undo

Redo Painter 2

Veä baãng Drawing

Cheân baãng

Taåo cöåtBêåt/tùæt thanh veä

b.Thanh Formatting laâ thanh taåo daång vùn baãn, chûáa caác biïíu tûúång sau:

[Höåp tïn kiïíu] [Höåp choån font] [Choån cúä font] [B - Àêåm] [I - Nghiïng] [U - Gaåch chên] [ chónh traái | Ctrl-L] [ giûäa | Ctrl-E] [ Ctrl-J] [ àaánh söë tûå àöång] [ cheân bullet] [ Giaãm lïì traái] [ Tùng lïì traái]

phaãi | Ctrl-R] [

chónh àïìu |

[Àaánh dêëu chuá thñch] [Choån maâu chûä] Àïí bêåt/tùæt caác thanh cöng cuå, coá thïí duâng menu [View]\Toolbars hoùåc R-Click vaâo vuâng menu vaâ choån; úã àoá coân coá chûác nùng Customize cho pheáp hiïåu chónh nhû böí sung, hoùåc loaåi boã caác biïíu tûúång. d. Thanh Tables and Borders laâm viïåc vúái baãng vaâ khung viïìn

Cöng cuå veä baãng veä Cöng cuå xoáa

cho pheáp taåo baãng theo phûúng phaáp duâng àïí xoáa caác neát veä trûúác àoá

Höåp choån kiïíu àûúâng Choån maâu àûúâng viïìn Kñch thûúác viïìn Choån caác võ trñ àùåt viïìn Gheáp (tröån) caác ö vaâ phên chia ö thaânh nhiïìu ö Sùæp xïëp trong baãng, theo chiïìu tùng Tûå àöång taåo daång baãng

3

,

, theo chiïìu giaãm

c. Thanh Drawing cung cêëp caác chûác nùng vïì àöì hoåa:

III.

Khúãi àöång vaâ kïët thuác Word

1. Khúãi àöång Word: - Hoùåc click vaâo biïíu tûúång Word trïn thanh Office (nïëu coá caâi àùåt) - Hoùåc tòm biïíu tûúång Word trong thanh Quick Launch trïn Task Bar - Hoùåc khúãi àöång Word tûâ cûãa söí cuãa Windows Explorer - Hoùåc nhêåp lïånh tûâ [Start]\Run... - Choån biïíu tûúång Word trong nhoám Microsoft Office

Ngay sau khi Word khúãi àöång, möåt cûãa söí vùn baãn àûúåc múã vúái tïn Document1. Taåi thúâi àiïím naây, ta coá thïí ghi (Save) lïn àôa vúái tïn file tuây choån (nïëu taåo múái); hoùåc múã (Open) file àaä taåo trûúác àoá àïí tiïëp tuåc laâm viïåc. Vúái Word phiïn baãn 2k3, taåi thúâi àiïím khúãi 4

àöång coá thïí xuêët hiïån cûãa söí Task Pane (bêåt/tùæt cûãa söí naây tûâ menu View) cho pheáp choån múã laåi caác vùn baãn àaä laâm viïåc trûúác àoá.

múã nhanh nhûäng vùn baãn àaä laâm

taåo múái möåt vùn baãn

2. Àoáng cûãa söí vùn baãn: - Sau khi hoaân têët cöng viïåc trïn möåt cûãa söí vùn baãn, ta nïn àoáng laåi bùçng caách choån [FILE]\Close hoùåc nhêën Ctrl-F4 nhùçm giaãi phoáng böå nhúá àöìng thúâi baão vïå an toâan dûä liïåu. 3. Kïët thuác chûúng trònh Word: - Choån [FILE]\Exit - Nhêën D-click vaâo Control-menu Box hoùåc nhêën Alt-F4 Nïëu trûúác àoá chûa ghi nhûäng thay àöíi àöëi vúái vùn baãn àang soaån thaão, thò Word seä thöng baáo:

Choån [Yes] àïí ghi, [No] khöng ghi vaâ [Cancel] seä huãy lïånh.

5

BAÂI 2 QUAÁ TRÒNH TAÅO VÙN BAÃN TRONG WORD I. Töíng quan vïì vùn baãn Vùn baãn laâ möåt têåp húåp caác àöëi tûúång àûúåc töí chûác theo möåt àõnh daång naâo àoá. Caác àöëi tûúång cuãa vùn baãn coá thïí laâ: caác àoaån vùn, baãng biïíu, hònh aãnh... Vùn baãn coá thïí àûúåc phên chia tuây thuöåc vaâo sûå àõnh daång trïn trang. Göìm caác loaåi sau: - Saách, giaáo trònh: Caác trang theo möåt doâng liïn tuåc, hïët trang naây tûå àöång sang trang kïë tiïëp, coá tñnh thöëng nhêët vïì àõnh daång. Àöëi tûúång chuã yïëu laâ caác àoaån vùn. - Taâi liïåu kyä thuêåt: Gêìn giöëng saách, giaáo trònh nhûng sûå àõnh daång caác trang coá thïí khaác nhau, vñ duå: xen giûäa caác trang daång àûáng laâ caác baãng biïíu daång ngang. Àöëi tûúång chuã yïëu laâ baãng biïíu, vùn baãn thûúâng àûúåc böë trñ àùåc biïåt theo caác khöëi. - Taåp chñ, baáo...: Neát àùåc trûng laâ caác trang khöng coá tñnh liïn tuåc, thûúâng phên chia vùn baãn theo caác cöåt. - Caác loaåi túâ rúâi nhû: àún tûâ, baãng biïíu, túâ quaãng caáo... thûúâng ngùæn, chiïëm tûâ 1 àïën möåt vaâi trang. Sûå àõnh daång thûúâng mang tñnh tûå do, ñt chõu sûå raâng buöåc nhû saách, baáo... Àöëi vúái Word, thûúâng thïí hiïån sûác maånh trong caác loaåi saách, giaáo trònh, hïå thöëng baãng biïíu... nhúâ àûúåc trang bõ caác cöng cuå maånh àïí xûã lyá caác loaåi naây. Vùn baãn thûúâng göìm coá 2 yïëu töë: caác àöëi tûúång thuöåc loaåi vùn baãn (text) thöng thûúâng vaâ caác àöëi tûúång phi vùn baãn (non-text).

• Caác phêìn tûã chñnh (daång text) àïí xêy dûång vùn baãn thûúâng laâ: Kyá tûå (character), kyá hiïåu (symbol)  Tûâ (word)  Cêu (sentence), doâng (line)  Àoaån vùn (paragraph)  Trang (page)  Vùn baãn (document)  ÊËn phêím (publish) Ngoaâi ra, coá thïí böí sung vaâo möåt vùn baãn caác phêìn tûã phi vùn baãn (non-text) nhû: tranh aãnh, hònh veä vaâ caác àöëi tûúång khaác nhû: êm thanh, àoaån phim, baãng tñnh...

II. Quaá trònh taåo múái möåt vùn baãn Coá nhiïìu caách thûác khaác nhau àïí taåo ra möåt vùn baãn, úã àêy trònh baây caách phöí biïën nhêët.

6

1. Trûúác hïët, xaác àõnh daång thûác, phaác hoåa cêëu truác töíng thïí cuãa vùn baãn cêìn taåo. Múã möåt cûãa söí vùn baãn múái (choån New) trong Word.  Caác caách duâng New: + Vaâo menu File\New. + Nhêën vaâo biïíu tûúång New trïn thanh cöng cuå chuêín. + Nhêën töí húåp phñm Ctrl-N. 2. Duâng chûác nùng Page Setup (menu FILE) àïí choån loaåi giêëy, khai baáo khung trang... 3. Nïëu laâ vùn baãn loaåi saách, giaáo trònh, luêån vùn... coá tñnh yïu cêìu cao vïì àõnh daång thò cêìn tiïën haânh caác khai baáo vïì kiïíu (Style) àïí àaãm baão sûå thöëng nhêët vïì taåo daång cuãa caác àoaån vùn vaâ cuãa toaân thïí vùn baãn. 4. Tiïën haânh nhêåp nöåi dung dûúái daång thö (chûa taåo daång). 5. Chónh sûãa löîi vùn baãn nïëu cêìn thiïët. 6. Giai àoaån taåo daång vùn baãn: choån caác àoaån thñch húåp vaâ taåo daång theo yïu cêìu. Choån caác lïånh trong menu INSERT nhû Symbol, Picture, Frame, Textbox, Object... àïí böí sung vaâo vùn baãn nhûäng phêìn tûã khöng thïí nhêåp àûúåc tûâ baân phñm. 7. Duâng chûác nùng Print Preview (menu FILE) àïí kiïím tra cêëu truác toaân böå vùn baãn. 8. Choån [File]\Save àïí lûu giûä, [FILE]Print àïí in vùn baãn. 9. Hoaân têët vùn baãn, choån [FILE]Close àïí àoáng cûãa söí vùn baãn. * Sau khi möåt vùn baãn àaä àûúåc lûu (Save), ta coá thïí múã laåi (Open) àïí tiïën haânh caác thay àöíi theo yïu cêìu vaâ sau àoá seä ghi laåi.

III.

Caác thao taác soaån thaão cú baãn

1. Di chuyïín giûäa caác phêìn tûã Àïí di chuyïín coá thïí duâng mouse click vaâo võ trñ cêìn chuyïín àïën, hoùåc duâng 8 phñm di chuyïín: Left (), Right (), Up (↑), Down (↓), Home, End, PageUp, PageDown vaâ kïët húåp vúái phñm Ctrl àïí tùng töëc àöå di chuyïín (taåo thaânh 16 phñm di chuyïín). Ngoaâi ra coá thïí duâng caác thanh cuöën àïí di chuyïín nhanh àïën möåt vuâng. 2. Choån (select) caác àöëi tûúång Coá thïí duâng mouse hoùåc baân phñm àïí choån. Thao taác mouse laâ click vaâ drag; hoùåc duâng phñm Shift kïët húåp vúái 16 phñm di chuyïín àïí choån. Nguyïn tùæt cú baãn laâ: àùåt mouse úã võ trñ àêìu tiïn, keáo lï mouse (drag) àïën võ trñ cuöëi cuâng muöën choån vaâ thaã mouse ra, khi àoá àoaån vùn baãn àang choån seä àûúåc chiïëu saáng (chûä trùæng, nïìn àen). 7

Khi chuyïín mouse sang vuâng traái nhêët cuãa vùn baãn seä laâm cho mouse coá hûúáng quay sang phaãi ( ). Luác naây mouse àang úã chïë àöå choån vùn baãn, chó cêìn click, double-click hoùåc drag àïí choån. 3. Nhêåp nöåi dung vaâ hiïåu chónh vùn baãn - Duâng baân phñm àïí nhêåp nöåi dung vùn baãn dûúái daång thö. Àöëi vúái viïåc sûã duång tiïëng Viïåt trong Windows, cêìn àaãm baão caác yïu cêìu sau: - Coá chûúng trònh àiïìu khiïín baân phñm tiïëng Viïåt àang hoaåt àöång (thûúâng laâ ABC, VietWare, VietKey, UniKey, VNI...) vaâ chûác nùng goä tiïëng Viïåt àang àûúåc bêåt (ON). - Font chûä àang sûã duång phaãi phuâ húåp vúái baãng maä font chûä maâ chûúng trònh goä tiïëng Viïåt àang höî trúå. - Caác phñm sûãa löîi thöng thûúâng laâ: Delete àïí xoáa kyá tûå bïn phaãi, Back space àïí xoáa bïn traái (luâi xoáa); kïët húåp vúái Ctrl àïí xoáa möåt tûâ. - Khi coá möåt nhoám àöëi tûúång àang àûúåc choån, viïåc nhêåp tûâ baân phñm seä tiïën haânh xoáa chuáng vaâ thay bùçng kyá tûå vûâa goä vaâo. Trong quaá trònh nhêåp nöåi dung, phñm Enter duâng àïí taåo dêëu hiïåu kïët thuác àoaån vaâ cheân thïm möåt àoaån múái; phñm ShiftEnter taåo ra dêëu ngùæt doâng nhûng khöng ngùæt àoaån; Ctrl-Enter cheân dêëu ngùæt qua trang múái; Ctrl-Shift-Enter àïí ngùæt qua cöåt. Ngoaâi ra coá thïí sûã duång caác chûác nùng sau trong quaá trònh nhêåp nöåi dung: - Sao cheáp khöëi vùn baãn àaä choån vaâo böå àïåm (clipboard): Ctrl+Ins, Ctrl+C hoùåc [EDIT]\Copy - Cùæt khöëi vùn baãn àaä choån vaâo böå àïåm: Shift+Del, Ctrl+X hoùåc [EDIT]\Cut - Daán khöëi vùn baãn àaä sao cheáp hoùåc cùæt trûúác àoá taåi võ trñ hiïån thúâi cuãa con troã text: Shift+Ins, Ctrl+V hoùåc [EDIT]\Paste Clipboard Copy / Cut

Paste

Àöëi tûúång àûúåc choån

Àûa ra baãn sao úã võ trñ múái

(Quaá trònh sao cheáp thöng tin) - Huyã boã lïånh vûâa thûåc hiïån xong: Alt+BackSpace, Ctrl+Z hoùåc [EDIT]\Undo, thûúâng àûúåc sûã duång khi trûúác àoá ta thûåc hiïån möåt thao taác bõ löîi gêy ra sûå thay àöíi nöåi dung hay hònh thûác cuãa vùn baãn. - Lùåp laåi lïånh vûâa thûåc hiïån xong: Ctrl+Y hoùåc [EDIT]\Repeat 8

- Tòm kiïëm vaâ [Edit]\Replace:

thay

thïë:

Ctrl+F,

Ctrl+H

hoùåc

[EDIT]\Find,

Trong höåp àöëi thoaåi, ta nhêåp nöåi dung vùn baãn cêìn tòm úã höåp [Find what] vaâ nöåi dung vùn baãn cêìn thay úã höåp [Replace with]; choån miïìn tòm kiïëm úã höåp [Search] göìm: All tòm têët caã vùn baãn, Down tûâ võ trñ àang àûáng àïën cuöëi vaâ Up àïí chó hûúáng tòm lïn. Sau àoá choån möåt trong caác nuát lïånh: [Find Next] (tòm tiïëp); [Replace] (thay thïë); vaâ [Replace All] (thay têët caã nhûäng vùn baãn seä tòm thêëy) àïí thûåc hiïån.

* Cheân 1 kyá hiïåu (symbol): [INSERT]\Symbol.

Möåt söë kyá hiïåu àùåc biïåt coá thïí àûúåc cheân thïm vaâo tûâ menu [Insert]\Symbol. Coá hai loaåi thûúâng àûúåc duâng laâ: Symbol vaâ Wingdings.

9

Sau khi choån font thñch húåp úã höåp [Font], ta duâng mouse tòm kyá hiïåu mong muöën vaâ choån nuát [Insert]. Àöëi vúái nhûäng kyá hiïåu thûúâng xuyïn phaãi sûã duång nhû ←↑→↓, ,  ⇒... ta coá thïí gaán cho chuáng möåt töí húåp phñm tùæt (ShortCut) bùçng caách choån kyá hiïåu, sau àoá choån [Shortcut Key], seä laâm xuêët hiïån höåp àöëi thoaåi àïí ta gaán möåt töí húåp phñm cho kyá hiïåu àaä choån.

10

BAÂI 3 TAÅO DAÅNG VÙN BAÃN Taåo daång vùn baãn laâ sûå thay àöíi hònh thûác, böë cuåc cuãa vùn baãn. Word cung cêëp nhiïìu chûác nùng àïí nêng cao chêët lûúång trònh baây vùn baãn, hêìu hïët àïìu têåp trung úã menu FORMAT. Coá hai mûác àöå taåo daång: úã mûác töíng thïí vaâ mûác àöëi tûúång. Mûác töíng thïí cho pheáp ta thay àöíi vïì giêëy, trang, thiïët lêåp kiïíu...; mûác àöëi tûúång taác àöång lïn caác àöëi tûúång laâ vùn baãn, hònh aãnh, baãng biïíu...

I. Taåo daång Trang Menu: [FILE]\Page Setup hoùåc nhêën D-click vaâo thanh thûúác àûáng. Trong höåp thoaåi, coá caác muåc cho pheáp ta thiïët lêåp caác thöng söë vïì giêëy (paper), trang (page), caách trònh baây (layout)...

* Thiïët lêåp caác thöng söë trang trong höåp Page Setup: a.Paper Size: choån cúä giêëy. Trong muåc naây, ta àûúåc pheáp khai baáo kñch thûúác cuãa giêëy seä duâng. Nïëu giêëy coá kñch thûúác khöng chuêín, ta coá thïí choån loaåi Custom vaâ tûå khai baáo vïì àöå röång (Width) vaâ chiïìu cao (Height) cuãa giêëy. Khai baáo nguöìn giêëy (Paper source) cuãa maáy in, cho pheáp ta choån chïë àöå àêíy giêëy khi in: nöåp giêëy bùçng khay tûå àöång (Upper tray) hay bùçng tay (Manual feed).

b.Margins (thiïët lêåp caác lïì, hûúáng giêëy) Muåc naây cho pheáp ta choån caác thöng söë lïì àïí thiïët lêåp khung trang bïn trong kiïíu giêëy àaä choån. + Caác thöng söë xaác àõnh lïì cuãa khung trang bao göìm: top, bottom, left, right. 11

+ Choån kiïíu giêëy àûáng: Portrail, vaâ giêëy ngang: Landscape.

c. Trong muåc Layout choån caác thöng söë liïn quan àïën phên vuâng (Section), thiïët lêåp caác yïu cêìu vïì caác tiïu àïì àêìu vaâ chên trang. [ ] Different odd and even  khaác nhau giûäa trang traái vaâ phaãi [ ] Different first page  coá sûå phên biïåt vúái trang àêìu tiïn. Trong höåp Vertical alignment choån caác giaá trõ Top, Center vaâ Justified cho pheáp chónh vùn baãn trïn möåt trang theo àónh, úã giûäa hoùåc traãi àïìu theo hai lïì àónh vaâ àaáy cuãa trang. • Lûu yá: Word cho pheáp caác thiïët lêåp seä coá miïìn taác àöång laâ toaân böå vùn baãn (Whole document) hay chó taác àöång àïën caác vuâng liïn quan àïën nhoám vùn baãn àaä choån (Selected text) trûúác khi thûåc hiïån lïånh Page Setup.

 Taåo caác doâng tiïu àïì àêìu vaâ chên trang * Nïëu chó cêìn àaánh söë trang tûå àöång thò duâng menu [Insert] Page Numbers: * Trong muåc Position choån võ trñ maâ söë trang seä xuêët hiïån: úã àêìu trang hay àaáy trang. Söë trang seä àûúåc chónh tûå àöång theo 3 võ trñ trong muåc Alignment (traái, phaãi vaâ 12

giûäa). Nïëu cêìn thiïët coá thïí taåo daång cho söë trang thò choån muåc [Format] trong höåp thoaåi. * Trong trûúâng húåp cêìn taåo thïm caác doâng vùn baãn thò sûã duång menu [View]Header and Footer, khi àoá con troã seä àûúåc àùåt vaâo võ trñ cuãa caác Header vaâ Footer, taåi àoá, ta coá thïí nhêåp tuây yá caác vùn baãn, hoùåc cheân söë trang vaâo möåt võ trñ xaác àõnh naâo àoá. Sau khi taåo xong, nhêën D-click vaâo vuâng vùn baãn àïí vïì laåi chïë àöå soaån thaão.

II. Taåo daång Font Menu: [FORMAT]\Font

Font chûä laâ möåt têåp húåp caác thuöåc tñnh gaán cho text. Caác thuöåc tñnh bao göìm: - Tïn font (Font), font chûä tiïëng Viïåt thöng thûúâng bùæt àêìu búãi caác kyá tûå: .Vn (font ABC, TCVN3), SVN (font VietWare 1 byte); VN (font VietWare 2 byte); Vn (font ÀHBK)... Riïng font ABC nïëu kïët thuác búãi chûä H laâ font chûä hoa. Caác font chuêín höî trúå Unicode thöng thûúâng laâ: Times New Roman, Tahoma, Arial, Courier New ... - Kiïíu (FontStyle), göìm: Regular (thûúâng); Italic (nghiïng); Bold (àêåm) vaâ Bold Italic (Nghiïng + Àêåm) 13

- Kñch cúä (Size), vúái àún võ laâ point (viïët tùæt: pt). Ta coá 1 inch = 2,54 cm = 72 pt. - Thuöåc tñnh gaåch chên (Underline), bao göìm: (none - khöng gaåch chên); Single (gaåch neát àún); Words only (chó gaåch theo tûâ); Double (hai neát); Dotted (neát àûát àoaån)... - Maâu sùæc (Color): Black (àen); Blue (xanh da trúâi); Yellow (vaâng); Red (àoã)... duâng maâu trùæng (While) àïí che dêëu khöng in vùn baãn. - Caác hiïåu ûáng (Effects) khaác, göìm: + Strikethrougt (gaåch ngang qua text) + Superscript (chó söë trïn): x2 + Subscript (chó söë dûúái): H2O + Hidden: che dêëu text khöng cho hiïín thõ vaâ khöng in ra. + Small Caps (caác chûä hoa nhoã): CAÁC CHÛÄ HOA NHOÃ + All Caps (TÊËT CAÃ ÀÏÌU HOA) Ngoaâi ra, ta coân coá thïí àiïìu chónh võ trñ text so vúái àûúâng chên cú súã vaâ khoaãng caách giûäa caác kyá tûå búãi chûác nùng thûá hai trong höåp Font: Character Spacing. - Spacing (khoaãng caách giûäa caác kyá tûå), göìm coá: Normal (bònh thûúâng); Expanded (tùng khoaãng caách giûäa caác kyá tûå, laâm cho chuáng caách xa nhau ra); Condensed (ngûúåc vúái Expanded, neán khoaãng caách vaâ laâm cho caác kyá tûå saát nhau hún, thêåm chñ coá thïí chöìng lïn nhau). Söë lûúång àiïìu chónh àûúåc àùåt búãi höåp [By]. - Position (võ trñ kyá tûå so vúái àûúâng chên cú súã), göìm coá: Normal (bònh thûúâng); Raised (nêng kyá tûå lïn cao hún àûúâng chên cú súã); Lowered (haå thêëp võ trñ kyá tûå xuöëng dûúái). Lûu yá: Thuöåc tñnh font coá miïìn aáp duång laâ nhoám caác kyá tûå àang àûúåc choån. Trong möåt kiïíu (style), thuöåc tñnh font göëc cuãa kiïíu seä bõ àùåt àeâ búãi viïåc choån laåi font sau àoá. Àïí khöi phuåc thuöåc tñnh font vïì font göëc cuãa kiïíu, ta duâng töí húåp phñm Ctrl+Space.

III.

Taåo daång Paragraph

Menu sûã duång: [FORMAT]\Paragraph Trong höåp Paragraph, ta coá thïí àùåt caác thuöåc tñnh cuãa àoaån vùn, bao göìm:

 Indents and Spacing (chónh sùæp vaâ khoaãng caách) Indentation (Sùæp xïëp àoaån vùn theo caác lïì) - Left (lïì traái); Right (lïì phaãi) so vúái lïì trang àaä àùåt trong lïånh [FILE]\Page Setup - Special (hiïåu ûáng àùåc biïåt), göìm coá: 14

+ (none): tùæt hiïåu ûáng, toaân böå àoaån vùn sùæp theo lïì traái. + First Line: àûa doâng àêìu tiïn thuåt vaâo so vúái lïì traái (Left) cuãa àoaån, thöng thûúâng khai baáo cho kiïíu Normal. + Hanging: àûa caác doâng trong àoaån (trûâ doâng àêìu tiïn) thuåt vaâo so vúái lïì traái cuãa àoaån; thöng thûúâng duâng cho caác àoaån coá àaánh söë, coá kyá tûå gaåch àêìu doâng hoùåc kyá tûå bullet. Caác muåc naây coá thïí thay àöíi bùçng mouse vaâ caác nuát trïn thanh thûúác ngang:

15

Lïì traái àoaån

Võ trñ doâng àêìu tiïn àoaån

Lïì traái cuãa trang

Lïì phaãi Lïì phaãi cuãa

trang Coá 3 võ trñ giûäa lïì traái vaâ doâng àêìu tiïn trong möåt àoaån tûúng ûáng vúái 3 trûúâng húåp cuãa hiïåu ûáng Special: none, First Line vaâ Hanging.  Àïí thay àöíi võ trñ, chó cêìn keáo lï caác nuát àïën võ trñ thñch húåp. Lûu yá rùçng, nuát lïì traái göìm 2 phêìn ( ) khi keáo phêìn trïn seä thay àöíi lïì traái, keáo phêìn dûúái seä laâm thay àöíi caã doâng àêìu tiïn. • Spacing (Khoaãng caách), duâng àïí phên caách giûäa caác àoaån, bao göìm caác loaåi: - Before (khoaãng caách trûúác hay úã trïn cuãa àoaån) - After (khoaãng caách sau hay úã dûúái cuãa àoaån) - Line Spacing (khoaãng caách giûäa caác doâng trong àoaån), göìm coá: + Single (kh/c àún, phuå thuöåc vaâo kñch cúä cuãa font); + 1.5 lines (kh/c gêëp rûúäi so vúái Single); + Double (kh/c gêëp àöi so vúái Single); + At least (àùåt kh/c töëi thiïíu laâ bao nhiïu); + Multiple (àùåt söë kh/c böåi so vúái Single); + Exactly (àùåt kh/c chñnh xaác) • Alignment (chónh sùæp theo lïì), göìm coá: Left, Right, cEnter vaâ Justified (chónh theo lïì traái, phaãi, giûäa vaâ àïìu theo hai lïì traái, phaãi cuãa àoaån). * Vñ duå: kïët húåp chónh giûäa vúái àiïìu chónh lïì traái ta coá thïí taåo thaânh mêîu sau:



Võ trñ lïì traái àaä àiïìu chónh

Huïë, ngaây 18 thaáng 6 nùm 1999 Kñnh àún Nguyïîn Vùn A  Line and Page Breaks (àiïìu khiïín ngùæt trang vaâ doâng), Bao göìm: - Window/Orphan control: àiïìu khiïín sûå qua trang cuãa nhûäng àoaån bõ phên caách khi úã cuöëi trang. 16

- Keep lines together: giûä caác doâng laåi vúái nhau nïëu bõ qua trang. - Keep with next: giûä àoaån vùn naây vúái àoaån vùn kïë tiïëp luön luön trïn cuâng möåt trang. - Page break before: tûå àöång cheân möåt ngùæt trang phña trûúác àoaån. Chûác nùng naây laâm cho àoaån luön luön bùæt àêìu úã möåt trang múái.

IV.Taåo daång Tab Tab laâ möåt thuöåc tñnh cuãa àoaån, nghôa laâ coá thïí àûúåc ghi laåi búãi kiïíu (Style). Àùåt tab laâ taåo ra möåt àiïím dûâng taåi möåt võ trñ xaác àõnh theo phûúng ngang khi ta duâng phñm TAB àïí cheân kyá tûå tab. Khoaãng caách mùåc àõnh giûäa caác kyá tûå tab laâ 0,5inch = 1,27cm vaâ tñnh tûâ lïì traái cuãa trang (khöng phaãi laâ lïì traái cuãa àoaån). Khi àùåt tab, ta nhòn thêëy nhûäng dêëu hiïåu àùåc biïåt trïn thanh thûúác ngang. Menu sûã duång: [FORMAT]\Tabs - Tab Stop Position (nhêåp võ trñ àùåt tab) - Default Tab Stops (giaá trõ mùåc àõnh cuãa tab, thöng thûúâng ta khöng sûãa àöíi giaá trõ naây) - Alignment (kiïíu tab), coá 5 loaåi: + Left (tab traái): caác kyá tûå ài sau kyá tûå tab seä àûúåc chónh traái taåi võ trñ àùåt tab. + Right (tab phaãi): caác kyá tûå ài sau kyá tûå tab seä àûúåc chónh phaãi taåi võ trñ àùåt tab + Center (tab giûäa): chónh text tûâ giûäa cuãa võ trñ tab + Decimal (tab söë): duâng àïí chónh caác con söë theo phêìn nguyïn vaâ phêìn thêåp phên + Bar (tab thanh): taåo ra möåt thanh àûáng taåi võ trñ tab. - Leader (kyá tûå lêëp àêìy khoaãng tröëng do tab taåo ra) + 1. none : duâng khoaãng trùæng àïí lêëp àêìy + 2. .... : duâng caác dêëu .... àïí lêëp àêìy + 3. ....... : caác dêëu chêëm liïìn neát + 4.  : àûúâng gaåch liïìn àïí lêëp àêìy.

17

Àïí àùåt tab, sau khi nhêåp võ trñ vaâo ö [Tab Stop Position], ta choån [Set] [Clear]: àïí xoáa [Clear All]: àïí xoáa toaân böå tab trong möåt àoaån vùn [OK]: kïët thuác thiïët lêåp vaâ àöìng yá vúái caác lûåa choån [Cancel]: huãy boã thiïët lêåp Àïí nhanh choáng àùåt võ trñ tab, coá thïí duâng mouse click vaâo biïíu tûúång tab (dêëu hiïåu giao giûäa hai thanh thûúác) àïí choån xoay voâng kiïíu tab thñch húåp bao göìm: tab traái  (left); phaãi  (right); giûäa: ⊥ (center) vaâ söë: ⊥ . (decimal); sau àoá click mouse vaâo võ trñ mong muöën trïn thanh thûúác ngang; àïí xoáa tab ta chó viïåc choån dêëu hiïåu tab trïn thûúác vaâ keáo thaã ra ngoaâi thûúác, hoùåc choån vaâ di chuyïín trong thanh thûúác àïí thay àöíi võ trñ tab. Hanging traái giûäa phaãi söë Biïíu tûúång tab • Lûu yá: Nïëu Special àûúåc choån laâ Hanging (doâng àêìu dõch sang phaãi so vúái lïì traái) thò khi nhêën Tab seä àêíy mouse àïën võ trñ cuãa lïì traái. Möåt söë ûáng duång cuãa viïåc àùåt tab: - Taåo tiïu àïì cöng vùn (duâng 2 tab giûäa) - Taåo caác daång baãng biïíu àún giaãn, vñ duå: STT Hoå vaâ tïn Ngaây sinh Lûúng 1 Nguyïîn Vùn A 12/05/1972 353.462,50 2 Lï Thõ B 23/11/1971 457.265,83 - Taåo caác mêîu (form) àïí àiïìn thöng tin: sûã duång leader tûå àöång taåo caác dêëu chêëm.

Vñ duå: Hoå tïn: ......................................... Ngaây sinh: ................................... Quï quaán: .................................... - Chónh caác cuåm chûä trïn möåt doâng bùçng nhiïìu võ trñ, vñ duå:

 Tiïu àïì chónh traái

⊥



Tiïu àïì chónh giûäaTiïu àïì chónh phaãi

V. Taåo bullet vaâ àaánh söë tûå àöång Menu: [FORMAT]\Bullets and Numbering... Trong Word coá hai phûúng phaáp laâm nöíi bêåt caác àoaån, àoá laâ taåo dêëu hiïåu àùåc biïåt (bullet) vaâ àaánh söë caác àoaån (numbering). Trong caác höåp thoaåi, ta coá thïí choån àïí thay àöíi kiïíu bullet, caách 18

àaánh söë... Thöng thûúâng caác àoaån vùn àaä àûúåc nhêåp xong, sau àoá múái choån chuáng vaâ tiïën haânh taåo daång. 1. Thiïët lêåp bullet Trong höåp thoaåi naây, àêìu tiïn ta choån kiïíu bullet cú baãn vaâ tuây theo yïu cêìu, coá thïí thiïët lêåp thïm caác tuây choån nhúâ vaâo nuát [Customize]. ÚÃ àoá, ta coá thïí thay àöíi Font, choån thïm caác kiïíu bullet àùåc biïåt, xaác àõnh võ trñ cuãa bullet vaâ cuãa text theo sau àoá.

2. Àaánh söë tûå àöång Caác àoaån vùn coá thïí àûúåc àaánh söë tûå àöång nhúâ vaâo chûác nùng naây. Daäy caác söë seä àûúåc àiïìu chónh thñch húåp khi coá sûå thay àöíi nhû: cheân thïm àoaån vaâo giûäa, xoáa boã möåt àoaån... Ngoaâi ra coá thïí ngûng àaánh söë úã giûäa caác àoaån hoùåc bùæt àêìu àaánh söë laåi hoùåc tiïëp tuåc tûâ möåt söë àaä àûúåc àaánh tûå àöång trûúác àoá.

VI.

Taåo khung viïìn vaâ tö boáng cho àoaån

a. Muåc àñch: Laâm nöíi roä möåt khöëi vùn baãn, thûúâng aáp duång trong caác tiïu àïì chûúng, baâi...

Vñ duå: TIÏU ÀÏÌ COÁ KHUNG VAÂ TÖ BOÁNG b. Menu sûã duång: [Format]\Borders and Shading... c. Caác bûúác tiïën haânh: 1. Nhêåp vaâ choån àoaån vùn muöën taåo khung viïìn 2. Duâng menu [Format]\Borders and Shading...

19

3. Choån Box hoùåc Shadow úã muåc <Setting>, sau àoá choån kiïíu viïìn thñch húåp úã <Style> - Àïí tùng khoaãng caách giûäa viïìn vaâ vùn baãn, thay àöíi giaá trõ úã höåp [Options...] - Àïí tö boáng trong höåp, choån baãng Shading, thay àöíi caác giaá trõ vïì maâu sùæc, mêîu tö vaâ xem trûúác kïët quaã úã 4. Choån [OK] Nïëu cêìn thiïët, coá thïí thay àöíi caác lïì traái, phaãi cuãa àoaån vùn àïí àiïìu chónh àöå röång cuãa khung viïìn theo yá muöën (xem vñ duå trïn) Àïí huãy boã khung viïìn vaâ tö boáng cuãa möåt khöëi vùn baãn, tiïën haânh tûúng tûå trïn vaâ choån giaá trõ None úã caác muåc.

VII. Taåo daång cöåt (column) 1. Sûã duång cöåt: [Format]Columns

Bònh thûúâng vùn baãn coá möåt cöåt, khi àoá vùn baãn hïët trang naây seä tûå àöång chuyïín sang trang kïë tiïëp. Khi chia vùn baãn thaânh nhiïìu cöåt, Word seä tûå àöång taåo ra caác phên vuâng (section) cho vùn baãn. Khi phên cöåt, xaãy ra caác trûúâng húåp sau:

s1

s1

s1 s2

(a)

s1 s2

s1 s2

(b)

(c)

s1 s2

s2 s3 (d)

(a) Toaân böå vùn baãn àûúåc phên cöåt nhû nhau (coá 1 section) (xaãy ra khi ngûúâi sûã duång khöng choån vùn baãn, hoùåc àùåt trûåc tiïëp trong höåp Apply to laâ Whole document) 20

(b) Phêìn cuöëi vùn baãn coá cuâng caách chia cöåt (coá 2 section) (nïëu choån toaân böå phêìn vùn baãn bïn dûúái) (c) Phêìn àêìu vùn baãn coá cuâng caách chia cöåt (coá 2 section) (khi choån chó möåt phêìn vùn baãn úã àêìu (d) Chó phên cöåt vuâng giûäa (coá 3 section) (khi choån chó möåt phêìn vùn baãn úã giûäa) 2. Caách thûåc hiïån: a. Chuyïín àïën chïë àöå Page Layout (hoùåc Print Layout) View b. Àïí taåo nhiïìu cöåt cho toaân böå vùn baãn haäy nhêën Select All trïn menu Edit. Àïí taåo nhiïìu cöåt cho möåt phêìn vùn baãn haäy choån àoaån vùn mong muöën (nïn chûâa ñt nhêët möåt àoaån tröëng bïn dûúái vuâng choån). c. Trïn menu Format, nhêën Columns. d Trong höåp Number Of Columns, nhêåp söë cöåt maâ baån muöën. e. Xoáa höåp kiïím tra Equal Column Width àïí taåo cöåt coá àöå röång khaác nhau. f. Trong caác muåc Width And Spacing, nhêåp chñnh xaác àöå röång vaâ khoaãng caách cho möîi cöåt. g. Nïëu muöën taåo àûúâng phên caách giûäa caác cöåt haäy àaánh dêëu vaâo höåp [ ] Line beetwen. h. Nhêën OK àïí àöìng yá vúái viïåc taåo cöåt, nhêën Cancel àïí huãy boã. Àïí ngùæt vùn baãn qua cöåt, duâng töí húåp phñm Ctrl-Shift-Enter. Chó sûã duång viïåc taåo cöåt khi cêìn têån duång tñnh nùng chaãy vùn baãn tûå àöång tûâ cöåt naây sang cöåt khaác.

VIII. Sûã duång kiïíu (style) nêng cao chêët lûúång vùn baãn 1. Khaái niïåm Kiïíu cho pheáp lûu giûä laåi moåi thuöåc tñnh cuãa àoaån (paragraph) àûúåc dûúái möåt tïn (goåi laâ tïn kiïíu) àïí coá thïí aáp duång laåi caác thuöåc tñnh naây cho möåt àoaån khaác. Àiïìu naây laâm tùng tñnh thöëng nhêët cuãa vùn baãn, àöìng thúâi giuáp viïåc taåo daång trúã nïn àún giaãn vaâ nhanh choáng. 2. Taåo möåt kiïíu múái Viïåc böí sung möåt kiïíu vaâo vùn baãn thûúâng laâ dïî thûåc hiïån. Muåc àñch nhùçm lûu giûä thuöåc tñnh cuãa möåt àoaån vùn àaä àûúåc taåo daång phûác taåp vaâ duâng laåi cho caác àoaån vùn khaác trong trûúâng húåp cêìn thiïët.

Caách thûåc hiïån: 21

- Bûúác 1: Choån möåt àoaån vùn vúái àõnh daång gêìn giöëng vúái nhûäng àõnh daång dûå àõnh seä taåo. Trong nhiïìu trûúâng húåp, coá thïí choån àoaån àang mang kiïíu Normal. - Bûúác 2: Tiïën haânh caác àõnh daång trïn àoaån àaä choån theo yá muöën. - Bûúác 3: Click mouse vaâo höåp tïn kiïíu (úã goác traái cuãa thanh Format), xoáa tïn kiïíu àang coá úã àoá vaâ thay bùçng möåt tïn múái, nhêën Enter àïí xaác nhêån. 3. AÁp duång kiïíu cho möåt àoaån: Sau khi àaä taåo àûúåc kiïíu (hoùåc sûã duång möåt kiïíu àaä coá trûúác àoá), ta coá thïí aáp duång kiïíu naây cho möåt àoaån vùn khaác nhû sau: Choån àoaån vùn muöën thay kiïíu, click vaâo dêëu [] cuãa höåp tïn kiïíu vaâ choån trong danh saách tïn cuãa kiïíu mong muöën.

22

BAÂI 4 CHEÂN ÀÖËI TÛÚÅNG VAÂO VÙN BAÃN Ngoaâi viïåc nhêåp trûåc tiïëp tûâ baân phñm, Word coân cung cêëp cho ngûúâi sûã duång nhiïìu caách thûác àïí böí sung thïm caác phêìn tûã khaác vaâo vùn baãn, thûúâng àûúåc sûã duång tûâ menu [Insert].

I. Cheân caác ngùæt Ngoaâi dêëu Enter àïí taåo ngùæt àoaån (dêëu kïët thuác àoaån), trong Word coân coá caác loaåi ngùæt sau: Ngùæt doâng nhûng khöng ngùæt àoaån (Shift-Enter); Ngùæt trang (Ctrl-Enter); Ngùæt qua cöåt (Ctrl-ShiftEnter) vaâ möåt söë khaác àûúåc sûã duång tûâ menu [Insert]Break...: Trong àoá coá 4 tuây choån vïì ngùæt phên vuâng (Section breaks), göìm: ngùæt qua trang kïë tiïëp (Next page), ngùæt khöng qua trang (Continuous), ngùæt qua trang chùén (Even) vaâ qua trang leã (Odd).

II. Cheân chuá thñch Chuá thñch cho möåt àoaån vùn coá thïí àûúåc cheân möåt caách tûå àöång nhúâ chûác nùng naây. Coá möåt söë tuây choån vïì võ trñ àùåt chuá thñch: ngay dûúái àaáy trang hay nùçm cuöëi vùn baãn. Menu: [Insert]\Reference\Footnote:

Viïåc àaánh söë cho chuá thñch coá thïí trïn tûâng trang hoùåc liïn tuåc cho àïën cuöëi vùn baãn. Daång àaánh söë àûúåc choån tûâ muåc [Number format]. 23

Sau àoá ta seä nhêåp àoaån vùn laâm chuá thñch úã cuöëi trang (Footnote) hoùåc cuöëi vùn baãn (Endnote).

III.

Cheân thïm vùn baãn tûâ möåt file khaác

Menu [Insert]File. Chûác nùng naây cho pheáp ta nöëi 2 hay nhiïìu file laåi thaânh möåt file. Àêìu tiïn, xaác àõnh võ trñ cêìn cheân, sau àoá thûåc hiïån lïånh naây vaâ trong höåp cheân file ta chó ra võ trñ vaâ tïn file seä cheân.

IV.Cheân baãng muåc luåc Àöëi vúái caác vùn baãn daâi (nhû saách, giaáo trònh, luêån vùn...) viïåc lêåp muåc luåc möåt caách tûå àöång hoaân toaân laâ àiïìu cêìn thiïët. Chûác nùng naây cho pheáp taåo ra muåc luåc dûåa trïn viïåc sûã duång kiïíu thöëng nhêët trong vùn baãn.

Menu [Insert]\Reference\Index and Tables. vaâ choån muåc Table of Contents

Trong höåp àöëi thoaåi, ta coá möåt söë tuây choån, nhû cho pheáp sûãa söë mûác seä tham gia trong muåc luåc, tïn caác kiïíu seä duâng laâm mûác, coá àaánh söë trang tûå àöång bïn phaãi cuãa caác doâng trong muåc luåc hay khöng.

24

V. Cheân àöëi tûúång veä Word cung cêëp möåt thanh cöng cuå chuyïn cho viïåc veä hònh, goåi laâ thanh Drawing. Nguyïn tùæc chung laâ ta choån möåt cöng cuå veä thñch húåp, con troã seä coá daång dêëu cöång, duâng kyä thuêåt drag hoùåc click-click àïí veä. Sau àoá seä taåo daång àöëi tûúång àaä veä. 1. Caác cöng cuå veä sú cêëp Bao göìm: àûúâng thùèng (Line), àûúâng thùèng coá muäi tïn (Arrow), hònh chûä nhêåt (Rectangle), hònh elip (Oval)...

Àùåc àiïím chung cuãa caác àöëi tûúång veä laâ chuáng nùçm úã möåt bïì mùåt khaác vúái bïì mùåt vùn baãn, do àoá chuáng coá 2 khù nùng: nùçm trûúác laâm che khuêët vùn baãn (Bring in Front of Text), hoùåc nùçm sau vaâ bõ vùn baãn che khuêët (Send Behind Text). Giûäa caác àöëi tûúång veä cuäng coá võ trñ tûúng àöëi cuãa chuáng, ta coá thïí àiïìu chónh àïí möåt àöëi tûúång naây nùçm trûúác hay sau möåt àöëi tûúång khaác. Ngoaâi ra coá thïí choån hai hay nhiïìu (duâng shift-click àïí choån) àöëi tûúång vaâ nhoám (Group) chuáng laåi vúái nhau. 2. Cheân höåp chûáa vùn baãn (Text Box) Text Box laâ möåt loaåi àöëi tûúång veä àùåc biïåt vò chuáng coá khaã nùng chûáa vùn baãn bïn trong. Àiïìu naây múã ra khaã nùng cho pheáp ngûúâi sûã duång àûa vùn baãn àïën nhûäng võ trñ maâ bònh thûúâng khöng thïí àûa àïën àûúåc. Bïn trong Textbox coá thïí chûáa vùn baãn, tranh aãnh... Àïí cheân Textbox, ta choån biïíu tûúång tûâ thanh Drawing hoùåc thûåc hiïån lïånh tûâ menu [Insert]Textbox. Khi àoá, mouse seä coá hònh dêëu cöång (+), ta xaác àõnh àiïím veä vaâ duâng Drag àïí veä möåt khung chûä nhêåt xaác àõnh àûúâng viïìn cuãa Textbox. Bïn trong noá, ta coá thïí nhêåp vùn baãn tuây yá hoùåc cheân tranh aãnh... Caác tñnh chêët chñnh cuãa Text Box bao göìm: - Coá khaã nùng chûáa vùn baãn - Coá thïí di chuyïín àïën möåt võ trñ bêët kyâ cuãa túâ giêëy (paper) - Coá thïí nùçm úã möåt lúáp khaác hoùåc nùçm chung lúáp vúái vùn baãn, do àoá coá khaã nùng àûa ra trûúác hoùåc sau hoùåc nùçm chung vúái bïì mùåt cuãa vùn baãn. - Kñch thûúác khöng tûå àöång thay àöíi, do àoá phaãi tûå àiïìu chónh àïí chûáa àuã nöåi dung bïn trong noá.

25

Taåo daång Text Box: Choån Text Box, duâng menu [Format]Text Box hoùåc nhêën D-click seä xuêët hiïån höåp thoaåi cho pheáp àiïìu chónh caác thuöåc tñnh cuãa Text Box. Viïåc taåo daång bao göìm caác thao taác: àêíy vùn baãn vïì phña trïn vaâ phña dûúái (In line with text), boåc quanh (Square, Tight), nùçm úã phña sau bõ vùn baãn che khuêët (Belind text), nùçm úã phña trûúác che khuêë vùn baãn (In front of text)...

Trong muåc [Text Box] coá möåt nuát lïånh [Convert to frame] cho pheáp chuyïín Text Box thaânh möåt Frame. 3. Taác àöång lïn àöëi tûúång veä Sau khi veä xong möåt àöëi tûúång, ta coá thïí taác àöång chuáng bùçng caác thao taác sau:

 Caác pheáp quay hoùåc lêëy àöëi xûáng (Rotate or Flip) Choån àöëi tûúång veä vaâ choån möåt pheáp taác àöång thñch húåp. Coá caác kiïíu sau: quay goác tuây yá (bùçng mouse); quay 900, , ); àöëi xûáng chiïìu àûáng ( ) vaâ ngang ( ).

 Thay àöíi maâu sùæc, neát veä Nhêën D-click lïn àöëi tûúång àïí thay àöíi caác yïëu töë cuãa àöëi tûúång. Tuây thuöåc àöëi tûúång veä maâ höåp àöëi thoaåi coá thay àöíi. Noái chung, ta coá thïí thûåc hiïån caác pheáp taåo daång sau: - Thay àöíi maâu tö (Fill), maâu vaâ neát veä (Line) - Àöëi vúái caác àûúâng thùèng, cong... coá thïí taåo daång muäi tïn (Arrow) úã àêìu vaâ cuöëi möîi àûúâng - Cho pheáp àùåt kñch thûúác (Size) cuäng nhû võ trñ (Position) chñnh xaác cuãa àöëi tûúång veä theo caác möëc (paragraph, column, page...)

26

Coá nhiïìu tuây choån cho viïåc tö maâu (fill), bao göìm maâu tö trún vaâ tö maâu theo möåt mêîu tö (nhû kiïíu laát gaåch hoa) tûâ tuây choån Fill Effects.  Thay àöíi võ trñ so vúái vùn baãn: - Àûa ra phña trûúác vùn baãn (Bring in Front of Text) - Gúãi ra phña sau vùn baãn (Send Behind Text)  AutoShapes laâ möåt loaåi àöëi tûúång veä àùåc biïåt vò noá coá thïí chûáa àûúåc vùn baãn nhû kiïíu Text Box vaâ coá nhiïìu hònh daáng tuây choån.

Thïm text vaâo autoshape

(vñ duå vïì autoshape) Sau khi choån kiïíu autoshape thñch húåp, click vaâ veä - nïëu xuêët hiïån vuâng veä (Create your drawing here) coá thïí nhêën phñm Esc àïí veä trûåc tiïëp lïn vùn baãn. R-click lïn autoshape vaâ choån muåc Add Text àïí thïm vùn baãn vaâo autoshape.

VI.

Cheân vaâ sûãa chûäa tranh (picture)

Thöng thûúâng, sau khi caâi àùåt böå Office, chuáng ta seä coá möåt thû viïån caác tranh daång Windows Meta File (WMF) chûáa trong àûúâng dêîn: \MSOFFICE\CLIPART. Caác tranh daång naây àûúåc Word hiïíu vaâ coá khaã nùng sûãa chûäa noá. Menu sûã duång: [INSERT]\Picture\Clip Art. 27

Sau khi choån tranh, choån [OK] àïí kïët thuác. Àïí sûãa chûäa (bao göìm viïåc thay àöíi maâu sùæc, àûúâng neát, veä thïm, xoáa boã caác chi tiïët khöng cêìn thiïët...) ta nhêën D-click vaâo tranh. Word seä xuêët hiïån maân hònh cho pheáp sûãa tranh. Àïí kïët thuác viïåc hiïåu chónh, ta choån button [Close Picture]. Chi tiïët viïåc hiïåu chónh seä trònh baây trong phêìn sûã duång cöng cuå veä (Drawing). Khi àùåt tranh trïn vùn baãn, Word seä àöëi xûã vúái noá nhû möåt kyá tûå bònh thûúâng, nghôa laâ ta coá thïí choån vaâ xoáa noá, copy hoùåc di chuyïín noá àïën möåt võ trñ khaác...

VII.

Cheân chûä nghïå thuêåt

Menu [Insert]\Picture\WordArt hoùåc tûâ biïíu tûúång Drawing.

trïn thanh

Vñ duå: Caác bûúác tiïën haânh: 1. Àùåt con troã text taåi võ trñ seä cheân chûä nghïå thuêåt 2. Goåi menu [Insert]\Picture\WordArt 3. Trong höåp [WordArt Gallery] ta choån kiïíu thñch húåp. 4. Trong höåp [Edit WordArt text] nhêåp nöåi dung cuãa text.

VIII.

Cheân àöëi tûúång vaâo text box

Àöi khi thay cho viïåc cheân àöëi tûúång trûåc tiïëp vaâo vùn baãn, ta cêìn phaãi cheân chuáng vaâo möåt Text Box (höåp vùn baãn) àïí coá thïí di chuyïín chuáng möåt caách tuây yá àïën võ trñ mong muöën. 28

1. Veä möåt Text Box bùçng caách choån cöng cuå úã thanh Drawing 2. Nïëu trong Text Box cêìn nhêåp thïm vùn baãn, thò ta nïn nhêåp trûúác khi cheân (thöng thûúâng nïn chónh giûäa àïí taåo sûå cên àöëi) 3. Cheân tranh hoùåc chûä nghïå thuêåt vaâo Text Box 4. Taåo daång Text Box àïí xoáa maâu tö hoùåc tùæt àûúâng viïìn xung quanh: duâng [Format]\Text Box 5. Di chuyïín Text Box àïën võ trñ thñch húåp.

IX.

Cheân biïíu thûác toaán hoåc

Sûã duång menu [Insert]\Object vaâ choån Microsoft Equation 3.0.

Khi àoá, cûãa söí laâm viïåc cuãa Word seä chuyïín thaânh vuâng laâm viïåc cuãa chûúng trònh Microsoft Equation vaâ xuêët hiïån caác thanh cöng cuå:

Thanh trïn cho pheáp choån caác kyá hiïåu, thanh dûúái duâng àïí choån caác mêîu (template) cöng thûác, chùèng haån daång tñch, töíng, tñch phên, giúái haån, daång ma trêån... Biïíu thûác àûúåc taåo ra búãi 2 àöëi tûúång cú baãn: kyá hiïåu vaâ caác khuön mêîu. Möîi loaåi àöëi tûúång àïìu coá nhûäng àõnh daång thñch húåp, choån tûâ menu Format, Style vaâ Size:

n



Vñ duå:



 i   ax  b  dx i 1

2



29

…

BAÂI 5 SÛÃ DUÅNG BAÃNG BIÏÍU TRONG WORD I. Khaái niïåm Baãng (table) laâ möåt têåp húåp caác ö (cell) àûúåc töí chûác thaânh haâng (row) vaâ cöåt (column). Trong caác ö coá thïí chûáa vùn baãn vaâ àöì hoåa. Sûã duång baãng nhùçm muåc àñch töí chûác caác dûä liïåu theo daång caác cöåt kïì nhau, hoùåc taåo caác biïíu mêîu... Ta coá thïí taåo möåt baãng múái, sau àoá nhêåp dûä liïåu vaâo caác ö, hoùåc chuyïín caác àoaån vùn àaä coá thaânh daång baãng biïíu. Sau khi taåo baãng, coá thïí sûãa àöíi noá bùçng nhiïìu caách: cheân thïm, xoáa ài caác doâng, cöåt; àiïìu chónh àöå röång cöåt; sùæp xïëp vùn baãn vaâ taåo caác àûúâng viïìn hoùåc boáng nïìn trong caác ö. Ngoaâi ra coá thïí tñnh toaán trïn caác ö; taåo biïíu àöì, àöì thõ tûâ baãng...

II. Caác lïånh trïn menu Table Cheân/veä baãng Insert Table/Draw Table Cheân ö (hoùåc haâng, cöåt) Insert Cells (row, column) Xoáa ö (hoùåc haâng, cöåt) Delete Cells (row, column) Tröån caác ö thaânh möåt ö Merger Cells Phên chia ö thaânh nhiïìu ö Split Cells Choån haâng, cöåt Select Rows, Columns Choån baãng Select Table Àùåt chiïìu cao, àöå röång ö Cell Height and Width Chuyïín thaânh vùn baãn (vaâ ngûúåc laåi) Convert Text to Table Sùæp xïëp dûä liïåu trong baãng Sort Cheân cöng thûác tñnh toaán trong ö Formula Phên tñch baãng thaânh 2 baãng Split Table Bêåt/tùæt caác àûúâng lûúái trong baãng Hide Gridlines

III.

Taåo baãng múái

Coá nhiïìu caách taåo baãng múái: duâng menu hoùåc choån tûâ biïíu tûúång. a. Xaác àõnh võ trñ cêìn taåo baãng b. Choån tûâ menu: [Table]\Insert\ Table... Nhêåp söë cöåt, söë haâng muöën taåo vaâ choån [OK] (Hoùåc coá thïí kñch vaâo biïíu tûúång cheân baãng , vaâ duâng phûúng phaáp keáo lï àïí xaác àõnh söë cöåt, söë haâng) 30

IV.Caác thao taác trïn baãng biïíu 1. Di chuyïín bïn trong baãng Click mouse vaâo ö muöën chuyïín àïën; hoùåc nhêën caác phñm sau: Àïën ö kïë tiïëp TAB Àïën ö trûúác SHIFT+TAB Àïën ö àêìu tiïn trong haâng ALT+HOME Àïën ö cuöëi trong haâng ALT+END Àïën ö àêìu tiïn cuãa cöåt ALT+PAGE UP Àïën ö cuöëi cuãa cöåt ALT+PAGE DOWN Lûu yá: - Nïëu coá vùn baãn trong ö thò nhêën Tab hoùåc Shift-Tab seä choån vùn baãn. - Nïëu úã ö cuöëi cuâng cuãa baãng maâ nhêën Tab seä cheân thïm möåt doâng múái. - Coá thïí duâng caác phñm muäi tïn (←↑↓→) àïí di chuyïín. 2. Choån caác phêìn tûã cuãa baãng (ö, haâng, cöåt) Khi con troã vùn baãn àûáng úã trong baãng thò: ö, haâng vaâ cöåt coá chûáa noá seä àûúåc choån. Coá thïí choån bùçng caách sûã duång lïånh Select úã menu [Table]. Àïí choån ö: àûa mouse sang traái cuãa ö (mouse coá daång muäi tïn hûúáng vïì bïn phaãi) vaâ click Àïí choån haâng: àûa mouse sang traái cuãa haâng (mouse coá daång muäi tïn hûúáng vïì bïn phaãi) vaâ click Àïí choån cöåt: àûa mouse lïn àónh cuãa cöåt (mouse coá daång muäi tïn hûúáng xuöëng) vaâ click (hoùåc nhêën Alt-click trong cöåt muöën choån) Àïí choån nhiïìu Thay cho click bùçng drag (keáo lï mouse) ta seä choån àûúåc nhiïìu hún 1 ö, haâng, cöåt. Àïí choån toaân böå baãng: Nhêën Alt+Double-click 3. Cheân (Insert) hoùåc xoáa (Delete) caác phêìn tûã cuãa baãng Caác phêìn tûã cuãa baãng (göìm ö, haâng, cöåt) coá thïí àûúåc thïm vaâo hoùåc xoáa ài nhùçm àiïìu chónh baãng theo yïu cêìu. Àïí cheân thïm, àêìu tiïn ta xaác àõnh võ trñ cêìn cheân, sau àoá choån lïånh thñch húåp tûâ menu [Table]; hoùåc click mouse phaãi laâm xuêët hiïån menu popup vaâ choån lïånh. Àïí xoáa, tiïën haânh tûúng tûå. 4. Àiïìu chónh baãng a. Choån toaân böå baãng (Alt + Doub-click) b. Choån chûác nùng Table Properties tûâ menu rúi xuöëng khi nhêën Rclick.

31

Tûâ höåp thoaåi naây, ta coá thïí àiïìu chónh caác thuöåc tñnh cuãa baãng, bao göìm: Chónh sùæp baãng nhû möåt àoaån vùn (traái, giûäa, phaãi), cho pheáp vùn baãn bao quanh (Around) hay khöng (None). ÚÃ caác muåc Row, Column, Cell cho pheáp hiïåu chónh chiïìu cao, àöå röång cuãa doâng, cöåt, ö. (Cell Height and Width) 5. Kïët húåp hoùåc phên chia caác ö: Lïånh úã menu Table: + Merger Cells: tröån caác ö àaä choån thaânh 1 ö. + Split Cell: phên chia ö àang choån thaânh nhiïìu ö. 6. Àùåt àûúâng viïìn hoùåc taåo boáng nïìn caác ö Duâng menu [FORMAT]\Borders and Shading; hoùåc nhêën vaâo biïíu tûúång àïí laâm xuêët hiïån thanh cöng cuå [Borders]. Trïn thanh cöng cuå naây, ta coá thïí àùåt/hoùåc loaåi boã àûúâng viïìn bao quanh ö (hoùåc caác ö) úã caác võ trñ: trïn, dûúái, traái, phaãi, giûäa caác ö vaâ bao quanh ö. Ngoaâi ra, coá thïí choån kiïíu àûúâng vaâ maâu sùæc trong caác ö. 7. Sùæp (Sort) thûá tûå trong baãng Ta coá thïí sùæp xïëp caác haâng trong baãng theo thûá tûå cuãa möåt cöåt naâo àoá (vñ duå sùæp thûá tûå theo cöåt mûác lûúng) bùçng caách: trûúác tiïn choån cöåt seä sùæp, goåi menu [TABLE]\Sort... Àïí sùæp theo chiïìu tùng dêìn (tûâ A→Z), ta choån [Ascending]; ngûúåc laåi (tûâ Z→A), choån [Descending]. 32

•

Lûu yá: nïëu trong baãng coá doâng àêìu tiïn laâ tiïu àïì cuãa baãng thò phaãi choån [Header Row], ngûúåc laåi, choån [No Header Row]. 8. Tñnh toaán trong baãng biïíu Caác ö trong möåt baãng àûúåc xaác àõnh búãi giao cuãa cöåt vaâ doâng cuãa noá trong baãng, vaâ àûúåc tñnh theo quy tùæc: cöåt tûâ traái sang phaãi àûúåc àaánh thûá tûå laâ A, B, C, D, E, F....; doâng tûâ trïn xuöëng àûúåc àaánh söë laâ 1, 2, 3... • Vñ duå: ö A4 úã võ trñ cöåt 1 vaâ doâng 4.

A1 A2 A3

B

C

D 50

30

E {= C3+D2 }

A4 Ta coá thïí tñnh toaán trong caác ö búãi lïånh [TABLE]\Formula... ÚÃ ö [Formula], nhêåp tïn haâm cêìn tñnh toaán. Coá thïí choån haâm thñch húåp tûâ [Paste Function]

33

Möåt söë tûâ àûúåc quy ûúác trûúác: LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW duâng àïí tñnh vïì bïn traái, phaãi, phña trïn, phña dûúái cuãa ö seä cheân cöng thûác). • Vñ duå: = SUM(LEFT) laâ tñnh töíng caác ö bïn traái ö hiïån thúâi. Tham chiïëu àïën möåt ö coá daång ColumnRow (Söë_hiïåu_cöåt_Söë_hiïåu_doâng), vñ duå: B5, F20... duâng dêëu phêíy (,) àïí phên caách caác ö rúâi raåc, dêëu hai chêëm (:) àïí tham chiïëu möåt khoaãng caác ö. • Vñ duå: tham chiïëu C3, D5:E6, H1 coá chûáa caác ö: C3, D5, E5, D6, E6 vaâ H1. Möåt söë haâm thûúâng àûúåc duâng laâ: SUM (tñnh töíng); MAX (lêëy giaá trõ lúán nhêët); MIN (lêëy giaá trõ nhoã nhêët); AVERAGE (lêëy trung bònh caác ö) Ngoaâi ra, ta coá thïí tñnh toaán trûåc tiïëp bùçng caách cheân maä trûúâng vaâ tûå nhêåp cöng thûác tñnh. Caác phñm seä sûã duång laâ: Ctrl-F9: seä cheân vaâo võ trñ hiïån thúâi möåt maä trûúâng (laâ möåt cùåp àûúåc tö xaám) Shift-F9: bêåt/tùæt hiïín thõ maä trûúâng/kïët quaã F9: cêåp nhêåp viïåc tñnh toaán, nïëu coá thay àöíi söë liïåu sau khi àaä tñnh. Caác pheáp tñnh: + (cöång); - (trûâ), * (nhên), / (chia), % (phêìn trùm) vaâ ^ (luäy thûâa). • Vñ duå: vïì maä trûúâng tñnh toaán: {=2^16} → nhêën F9 ta àûúåc kïët quaã laâ: 65536.

34

BAÂI 6 CAÁC CHÛÁC NÙNG NÊNG CAO I. Taåo chûä àêìu tiïn coá daång àùåc biïåt Thûúâng sûã duång úã àoaån bùæt àêìu cuãa möåt baâi, hoùåc möåt chûúng nhùçm muåc àñch laâm nöíi roä àiïím bùæt àêìu cuãa vùn baãn. ñ duå: Àoaån vùn naây coá chûä V àûúåc laâm nöíi roä bùçng hiïåu ûáng Drop Cap. Trong àoá, choån kiïíu [Dropped] vaâ söë doâng rúi xuöëng [Lines to Drop] àùåt bùçng 2. [Distance from Text] àùåt bùçng 0. Khöng thay àöíi font chûä úã kyá tûå taåo daång. Menu sûã duång: [Format]\Drop Cap... Trong àoá, duâng àïí thay àöíi khoaãng caách giûäa chûä àêìu tiïn vúái vùn baãn coân laåi. Choån nïëu khöng muöën vùn baãn nùçm bïn dûúái chûä àêìu tiïn. Choån cho pheáp vùn baãn chaåy dûúái chûä àêìu tiïn. : àùåt söë doâng rúi xuöëng àïí taåo ra chiïìu cao cuãa chûä àêìu tiïn. Coá thïí taåo daång font bùçng caách thay àöíi muåc .

V

II. Thay àöíi hûúáng vùn baãn

TRÏN XUÖËN G

DÛÚÁI LÏN

Vùn baãn thöng thûúâng coá phûúng nùçm ngang, song song vúái lïì trïn, dûúái cuãa giêëy. Trong caác phiïn baãn múái, Word cho pheáp thay àöíi text theo caác hûúáng khaác nhau. Chûác nùng naây thûúâng aáp duång cho text trong baãng. Vñ duå:

 Menu sûã duång: [Format]

35

Tuây thuöåc vaâo text àang choån nùçm úã trong baãng hay trong vùn baãn chñnh, maâ tiïu àïì höåp thoaåi seä thay àöíi phuâ húåp:

Choån biïíu tûúång thñch húåp cho hûúáng cuãa vùn baãn vaâ nhêën [OK]

III.

In tröån vùn baãn

1. Khaái niïåm Lïånh tröån vùn baãn (menu [Tool](Letters and Maillings)\Mail Merge thûåc hiïån viïåc tröån möåt vùn baãn chñnh (chûáa vùn baãn vaâ àöì hoåa khöng thay àöíi) vúái nguöìn dûä liïåu (chûáa thöng tin biïën àöíi tûâ vùn baãn naây àïën vùn baãn khaác) nhùçm taåo ra möåt vùn baãn kïët quaã coá chûáa thöng tin tûâ file vùn baãn vaâ file dûä diïåu. Vñ duå: Vùn baãn THU.DOC laâ möåt bûác thû seä gúãi ài cho nhiïìu ngûúâi khaác nhau nhûng coá nöåi dung chñnh giöëng nhau, chó khaác úã thöng tin vïì ngûúâi nhêån (Hoå tïn, àõa chó...). Khi àoá, ta seä tiïën haânh viïåc tröån vùn baãn. 2. Caác yïu töë cêìn àïí tröån vùn baãn

a.Vùn baãn chñnh (chûáa vùn baãn khöng thay àöíi) b.Nguöìn dûä liïåu (chûáa thöng tin biïën àöíi) cêìn tröån vaâo vùn baãn chñnh. 3. Caác bûúác tiïën haânh

Bûúác 1: Taåo nguöìn dûä liïåu

36

Caách tiïën haânh: Àêìu tiïn múã möåt vùn baãn múái, ngay sau àoá taåo möåt baãng chûáa caác dûä liïåu seä tröån. Lûu yá: khöng àûúåc coá caác doâng tröëng àêìu baãng biïíu - nghôa laâ, trong file nguöìn dûä liïåu chó thuêìn tuyá chûáa baãng biïíu coá caác söë liïåu seä cheân vaâo vùn baãn chñnh. Haâng àêìu tiïn cuãa baãng seä chûáa tïn trûúâng (field) úã caác cöåt. Sau khi taåo baãng dûä liïåu xong, ghi file lïn àôa vúái tïn vaâ võ trñ xaác àõnh. • Bûúác 2: Taåo vùn baãn chñnh • Bûúác 3: Khai baáo daång tröån vaâ viïåc sûã duång vùn baãn chñnh trong cûãa söí àang hoaåt àöång Sau khi taåo vùn baãn chñnh, ta goåi menu [Tools]\Mail Merge... ⇒ Xuêët hiïån höåp àöëi thoaåi tröån thû tñn: ÚÃ muåc 1: Main Document (vùn baãn chñnh), choån Create, göìm caác muåc: - Form Letters... (daång thû tñn) - Mailing Labels... (nhaän thû) - Envelopes... (bò thû) - Catalog... (danh muåc) - Restore to Normal Word Document (khöi phuåc vïì daång vùn baãn thöng thûúâng)

ÚÃ àêy, ta choån Form Letters. Xuêët hiïån höåp:

37

Ta choån Active Window (cûãa söí àang hoaåt àöång) vò ta àaä soaån sùén vùn baãn chñnh. Trong trûúâng húåp chûa taåo vùn baãn chñnh, ta seä choån New Main Document (Taåo múái vùn baãn chñnh) vaâ tiïën haânh soaån thaão, sau khi soaån xong, ta seä tiïën haânh laåi tûâ bûúác 3.

Bûúác 4: Lêëy nguöìn dûä liïåu àaä taåo trûúác àoá. Tûâ muåc 2: Data source, choån Get Data, göìm caác muåc: Create Data Source... Open Data Source... Ta choån Open Data Source àïí chó ra nguöìn dûä liïåu àaä ghi úã bûúác 1.

Seä xuêët hiïån höåp choån file, ta duyïåt cêy thû muåc vaâ chó ra tïn file àaä ghi trûúác àoá. Sau khi choån àûúåc file dûä liïåu, Word seä thöng baáo:

Ta choån [Edit Main Document] àïí quay vïì vùn baãn chñnh. Luác naây, trong vùn baãn chñnh seä xuêët hiïån thanh cöng cuå Mail Merge vúái button Insert Merge Field (cheân trûúâng àïí tröån dûä liïåu vaâo vùn baãn chñnh). Taåi caác võ trñ xaác àõnh úã vùn baãn chñnh ta choån button naây vaâ choån tïn trûúâng theo yïu cêìu. Àïí xem kïët quaã cuãa viïåc tröån, ta choån button vaâ choån caác nuát Next record , Previous record  àïí xem tûâng record möåt. Àïí in ra maáy in, ta choån button Merge to Printer . Trong höåp àöëi thoaåi in, ta coá thïí choån söë record seä àûúåc in ra, hoùåc in toaân böå dûä liïåu àaä tröån, hoùåc chó in möåt record xaác àõnh naâo àoá. Hoùåc tûâ höåp tröån, ta choån chûác nùng thûá 3: [Merge] seä xuêët hiïån:

38

Trong höåp [Merge to] ta choån: New Document àïí lûu kïët quaã tröån ra file múái hoùåc choån Printer àïí àûa ra maáy in.

Trong trûúâng húåp muöën huãy sûå liïn kïët giûäa vùn baãn chñnh vúái nguöìn dûä liïåu, ta choån laåi lïånh [TOOLS]\Mail Merge... Sau àoá choån muåc 1 [Create] vaâ choån [Restore to Normal Word Document] àïí khöi phuåc vùn baãn vïì daång bònh thûúâng nhû trûúác khi phaát lïånh tröån. Nïëu ta chûa coá nguöìn dûä liïåu, thò úã bûúác múã nguöìn dûä liïåu, ta coá thïí choån muåc [Create Data Source] vaâ Word seä cung cêëp caách thûác taåo file chûáa dûä liïåu.

 Vúái Word 2003, coá möåt söë thay àöíi trong caách tröån thû nhûng vïì cú baãn vêîn tûúng tûå nhû caác version trûúác àoá. - Àêìu tiïn choån kiïíu vùn baãn: thöng thûúâng laâ choån kiïíu Letters, bûúác 2 laâ choån muåc Use the current document (sûã duång vùn baãn hiïån thúâi àïí tröån thû).

39

- Bûúác 3: choån nguöìn dûä liïåu (Select recipients) tûâ möåt danh saách àaä coá (Use an existing list) vaâ duâng nuát [Browse] àïí chó ra tïn vaâ võ trñ cuãa file dûä liïåu.

- Sau àoá xaác nhêån caác record (danh saách ngûúâi nhêån recipients) seä tham gia vaâo quaá trònh tröån sau àoá. - ÚÃ bûúác Write your letter, choån muåc More items seä laâm xuêët hiïån höåp Insert Merge Field (hoùåc choån tûâ thanh cöng cuå Mail Merge). Chon caác field àïí cheân vaâo taåi caác võ trñ xaác àõnh úã vùn baãn. 40

- Caác bûúác coân laåi, nhû tröån ra file, tröån ra maáy in, xem kïët quaã... tûúng tûå caác phiïn baãn trûúác àoá cuãa Word.  Thanh cöng cuå Mail Merger

Biïíu tûúång àêìu tiïn chñnh.

nhùçm muåc àñch khai baáo kiïíu cuãa vùn baãn

Sau khi möåt vùn baãn àaä thûåc hiïån chûác nùng tröån thû, noá seä luön liïn kïët vúái möåt file dûä liïåu, àïí chuyïín trúã laåi thaânh möåt vùn baãn bònh thûúâng, ta choån nuát Normal Word document.

41

BAÂI 7 CAÁC CHÛÁC NÙNG BÖÍ SUNG 7.1.

Tûå àöång sûãa löîi (AutoCorrect)

Àêy laâ möåt cöng cuå maånh cuãa Word, noá cho pheáp tûå àöång thay thïë möåt nhoám vùn baãn bõ löîi búãi möåt nhoám vùn baãn duâng àïí sûãa löîi. Bao göìm nhiïìu tñnh nùng:

Correct TWo INit CApitals: Tûå àöång sûãa löîi do coá hai kyá tûå hoa úã àêìu möåt tûâ, vñ duå: NHanh seä àûúåc sûãa thaânh Nhanh. Capitalize first letter of sentences: Chuyïín kyá tûå àêìu tiïn cuãa cêu thaânh chûä hoa. Replace text as you type: Thay thïë text ngay khi baån goä.

42

Do àùåc àiïím cuãa möåt söë font tiïëng Viïåt nïn hai chûác nùng àêìu thûúâng khöng duâng àûúåc. Àïí khùæc phuåc möåt söë löîi do tiïëng Viïåt gêy ra, ta thûúâng tùæt hai chûác nùng naây. Àöëi vúái tñnh nùng tûå àöång thay thïë, thûúâng àûúåc têån duång àïí taåo ra caác böå kyá tûå goä tùæt. Vñ duå: nhêåp tûâ cgh úã höåp [Replace] vaâ úã höåp [With] ta nhêåp cöång hoâa, sau doá choån nuát lïånh [Add] vaâ [Close]. Sau naây trong vùn baãn ta chó cêìn nhêåp cgh vaâ nhêën caác dêëu hiïåu phên caách tûâ (nhû Space, caác dêëu chêëm cêu...) thò Word seä tûå àöång thay thaânh cöång hoâa. Nïëu muöën tùæt chûác nùng naây thò xoáa dêëu kiïím tra úã àêìu höåp. Ngoaâi ra, coân bao göìm caác tñnh nùng tûå àöång taåo bullet, tûå àöång àaánh söë, thay caác dêëu nhaáy daång thùèng thaânh caác dêëu nhaáy daång cong “ ”...

7.2.

Kiïím tra löîi chñnh taã vaâ vùn phaåm (tiïëng Anh)

Menu: [Tools]Spelling and Grammar Sau khi caâi àùåt, Word bêåt chûác nùng tûå àöång kiïím löîi. Àöëi vúái vùn baãn tiïëng Viïåt, àiïìu naây thûúâng laâm xuêët hiïån caác dêëu gaåch chên maâu àoã dûúái caác tûâ tiïëng Viïåt baáo hiïåu khöng phaãi laâ tûâ tiïëng Anh húåp lïå. Trong trûúâng húåp naây, ta nïn tùæt chïë àöå kiïím löîi tûå àöång.

7.3.

Töí chûác menu vaâ caác thanh cöng cuå

Menu: [Tools]Customize. Chûác nùng naây cho pheáp: bêåt/tùæt caác thanh cöng cuå, thïm/xoáa caác biïíu tûúång trong caác thanh; taåo thïm thanh cöng cuå chûáa caác biïíu tûúång lïånh thûúâng xuyïn sûã duång; àiïìu chónh (thïm/búát) lïånh trong caác menu; gaán phñm tùæt (shortcut) cho caác lïånh...

7.4.

Taåo vùn baãn tûå àöång (AutoText)

Trong Word-6 vaâ Word-95 chûác nùng naây àùåt úã menu [Edit]AutoText nhûng trong caác phiïn baãn sau naây, noá àûúåc töí chûác trong [Tools]AutoCorrect\AutoText vaâ thûåc hiïån lïånh trong [Insert]\AutoText Chûác nùng naây cho pheáp gaán möåt nhoám àöëi tûúång tuây yá, bao göìm caã non-text (tranh aãnh, êm thanh, video...) vaâ text àaä taåo daång, búãi möåt nhoám kyá tûå. Sau naây chó viïåc nhêåp nhoám kyá tûå àaåi diïån vaâ nhêën F3 thò vùn baãn tûå àöång seä xuêët hiïån thay thïë nhoám kyá tûå àaåi diïån.

43

Caách tiïën haânh: Àêìu tiïn nhêåp vaâ taåo daång caác àöëi tûúång mong muöën, tiïëp theo choån nhoám caác àöëi tûúång naây (lûu yá nïn choån caã dêëu kïët thuác àoaån) vaâ thûåc hiïån lïånh AutoText. Trong höåp thoaåi, ta gaán möåt tïn laâm àaåi diïån, choån [Add] vaâ [OK]. Trong vùn baãn, taåi möåt võ trñ xaác àõnh, nhêåp laåi tïn àaåi diïån vaâ thûã nhêën F3 àïí kiïím tra kïët quaã.

7.5.

Thiïët lêåp caác tuây choån (Options)

Menu [Tools]Options

Möi trûúâng laâm viïåc cuãa Word àûúåc àiïìu chónh búãi rêët nhiïìu tuây choån. ÚÃ àêy giúái thiïåu möåt söë tñnh nùng phöí biïën: a. Nhûäng thiïët lêåp trong muåc VIEW

Drawing: cho pheáp hiïín thõ/khöng hiïín thõ caác àöëi tûúång veä nhùçm tùng töëc àöå nhêåp vùn baãn. Text boundaries: bêåt/tùæt khung viïìn cuãa vùn baãn

44

Status bar, Vertical ruler ... : Hiïån/khöng hiïån caác thaânh phêìn trïn maân hònh laâm viïåc, bao göìm doâng traång thaái, thanh thûúác àûáng, caác thanh cuöën. b. Nhûäng thiïët lêåp trong muåc GENERAL

Navigation keys for WordPerfect users: Àiïìu khiïín phñm theo kiïíu WordPerfect. Vñ duå, khi xoáa möåt àöëi tûúång seä xuêët hiïån cêu hoãi “Delete Block? No (Yes)” úã doâng traång thaái vaâ ngûúâi sûã duång phaãi choån N hoùåc Y àïí xaác nhêån haânh àöång. Measurement units: Thiïët lêåp àún võ ào, choån möåt trong caác giaá trõ nhû Centimeter hay Inches... c. Nhûäng thiïët lêåp trong muåc EDIT

Typing replaces selection: Àiïìu khiïín viïåc xoáa àöëi tûúång àang choån vaâ thay bùçng kyá tûå vûâa goä. Drag-and-drop text editing: Cho pheáp duâng mouse àïí keáo vaâ thaã text trong khi soaån thaão. Tabs and backspace set left indent: Duâng phñm Tab vaâ Backspace àïí thay àöíi lïì traái cuãa àoaån. Muåc Smart cut and paste nïëu àûúåc choån coá thïí gêy ra löîi tûå àöång cheân thïm kyá tûå tröëng giûäa caác tûâ tiïëng Viïåt àöëi vúái möåt söë böå goä sûã duång böå àïåm cuãa Word, nhû VietKey. Nïëu xaãy ra tònh huöëng naây, thò nïn tùæt chûác nùng cùæt daán thöng ming cuãa Word.

45

d. Nhûäng thiïët lêåp trong muåc SAVE

Always create backup copy: Taåo baãn sao trûúác khi ghi, nhùçm baão vïå vùn baãn khi coá nhûäng thay àöíi ngoaâi yá muöën. Allow fast saves: Cho pheáp ghi nhanh, thûúâng duâng khi àang trong giai àoaån hoaân chónh vùn baãn, nhûng khi àaä hoaân têët cêìn xoáa muåc naây vaâ tiïën haânh ghi àïí Word tûå doån deåp raác trong file. Embed TrueType fonts: Nhuáng font (TrueType) coá sûã duång vaâo vùn baãn trûúác khi ghi nhùçm muåc àñch coá thïí àoåc laåi àûúåc vùn baãn khi àûa àïën caác maáy khöng coá font àang duâng. Sûã duång khi cêìn di chuyïín file. Save AutoRecover info every xx minutes: àùåt thúâi gian àïí Word tûå àöång ghi thöng tin coá khaã nùng höìi phuåc khi gùåp sûå cöë (vñ duå: treo maáy, mêët àiïån...) Password to open/modify: Thiïët lêåp mêåt khêíu khi múã/khi sûãa, nhùçm baão vïå vùn baãn.

46

e. Nhûäng thiïët lêåp trong muåc SPELLING & GRAMMAR

Check Spelling as you type: Kiïím soaát löîi chñnh taã möåt caách tûå àöång ngay khi vùn baãn àûúåc nhêåp. Check Grammar as you type: Kiïím soaát löîi vùn phaåm möåt caách tûå àöång ngay khi vùn baãn àûúåc nhêåp. Khi sûã duång tiïëng Viïåt, hai chûác nùng naây khöng hoaåt àöång àuáng, do àoá cêìn tùæt ài trûúác khi nhêåp vùn baãn. Ngoaâi caác muåc trïn, Word coân cung cêëp nhiïìu thiïët lêåp rêët hûäu ñch, nhû: trong muåc File Locations cho pheáp khai baáo võ trñ seä lûu vùn baãn, võ trñ coá chûáa tranh àïí Word tûå àöång tòm...; trong muåc Print cho pheáp thiïët lêåp möåt söë chûác nùng àiïìu khiïín viïåc in, nhû: cho pheáp keâm theo vùn baãn nhûäng thöng tin chung (Include with document) hay khöng (bao göìm: thuöåc tñnh vùn baãn, caác maä trûúâng, caác chuá thñch vaâ caác vùn baãn àaä bõ che dêëu...).

47

48

BAÂI 1

TÖÍNG QUAN VÏÌ HÏÅ TRÒNH DIÏÎN POWERPOINT 1.1.

Múã àêìu - Caác àùåc trûng cú baãn

PowerPoint laâ ûáng duång àa vùn baãn thuöåc böå MicroSoft Office, vúái chûác nùng taåo ra caác baãn trònh diïîn mang tñnh chuyïn nghiïåp. Caác àùåc trûng cú baãn bao göìm:

- Cöng cuå AutoContent Wizard cho pheáp tûå àöång xêy dûång baãn trònh diïîn thöng qua caác bûúác vaâ nhiïìu khuön mêîu (template) àûúåc thiïët kïë sùén nhùçm höî trúå ngûúâi duâng - Khaã nùng kïët húåp nhiïìu loaåi àöëi tûúång trong möåt baãn trònh diïîn, nhû: text, graph, sound... - Àaáp ûáng àêìy àuã caác yïu cêìu thöng qua möåt têåp phong phuá caác hiïåu ûáng trònh diïîn vaâ khaã nùng sûã duång VBA (Visual Basic Application) àïí viïët macro nêng cao chêët lûúång cuãa baãn trònh diïîn. - Liïn kïët vúái nhiïìu loaåi dûä liïåu tûâ caác ûáng duång khaác - Phong phuá trong viïåc kïët xuêët baãn trònh diïîn

1.2.

Möi trûúâng laâm viïåc cuãa PowerPoint

49

danh saách caác

slide àang laâm

caác kiïíu view

1.3.

Caác yïëu töë cêëu thaânh möåt baãn trònh diïîn

Baãn trònh diïîn (Presentation) laâ möåt têåp caác slide coá töí chûác vaâ coá quan hïå vúái nhau nhùçm muåc àñch biïíu diïîn thöng tin. Möîi slide àûúåc xem nhû laâ möåt caãnh trong baãn trònh diïîn, trïn àoá àùåt caác àöëi tûúång tham gia trònh diïîn. Möåt baãn trònh diïîn göìm caác yïëu töë cú baãn: nöåi dung, caách töí chûác vaâ hiïåu ûáng. Nöåi dung nhùçm cung cêëp thöng tin, caách töí chûác (coân goåi laâ kõch baãn) vaâ hiïåu ûáng laâ nhûäng nhên töë tham gia vaâo viïåc tùng cûúâng hiïåu quaã cuãa quaá trònh biïíu diïîn nöåi dung.

Coá thïí sûã duång caác àöëi tûúång sau àïí àûa nöåi dung vaâo möåt slide: * Vùn baãn (text) - Text box (höåp vùn baãn) - Placeholder (caác võ trñ daânh sùén àïí nhêåp text, àûúåc taåo ra möåt caách tûå àöång trïn caác slide múái, vaâ coá caác doâng hûúáng dêîn: Click to add title (nhêën àïí thïm tiïu àïì); Click to add subtitle ...)

50

- AutoShape (caác hònh aãnh coá khaã nùng tûå àöång àiïìu chónh vaâ cho pheáp àûa text vaâo bïn trong) * Caác àöëi tûúång phi-vùn baãn (non-text) - Àöì hoaå (graph); Êm thanh (sound); Hònh aãnh (video); Tranh (picture, photo) - Àöì hònh (chart); Biïíu thûác (equation); Baãng (table) ... - Liïn kïët àïën caác ûáng duång khaác

Caách töí chûác bao göìm: - Sûã duång Slide Master àïí cung cêëp thöng tin thöëng nhêët trïn caác slide - Duâng caác caách view khaác nhau àïí quaãn lyá, sùæp xïëp, hiïåu chónh caác slide - Duâng liïn kïët (link, reference) àïí kïët nöëi vaâ töí chûác caác slide - Taåo möåt baãn trònh diïîn thöng qua chûác nùng Slide Show ... Caác hiïåu ûáng: thúâi gian, hoaåt hònh, êm thanh... - Taác àöång trïn möîi möåt slide - Àöëi vúái tûâng àöëi tûúång trïn slide

1.4.

Caác bûúác cú baãn taåo möåt baãn trònh diïîn

Trïn cú súã caác yïëu töë tham gia taåo thaânh möåt baãn trònh diïîn, ta coá thïí àûa ra möåt caách chung nhêët àïí taåo baãn trònh diïîn nhû sau:

Bûúác 1: Thiïët kïë kõch baãn - Dûå kiïën söë slide seä tham gia vaâo baãn trònh diïîn - Phaát thaão sú àöì töí chûác caác slide 51

- Thiïët kïë Slide Master hoùåc choån tûâ nguöìn mêîu cung cêëp sùén - Chuêín bõ nöåi dung thöng tin cêìn trònh diïîn Bûúác 2: Xêy dûång töíng quaát - Sûã duång AutoContent Wizard àïí nhanh choáng khúãi àêìu viïåc taåo baãn trònh diïîn - Thïm caác slide múái vaâ choån böë cuåc töët nhêët theo yïu cêìu - AÁp duång mêîu thiïët kïë phuâ húåp vúái baãn trònh diïîn - Sûã duång Slide Master àïí böë trñ caác nöåi dung seä xuêët hiïån thöëng nhêët trïn moåi slide Bûúác 3: Laâm viïåc vúái tûâng slide - Choån layout thñch húåp, taåo daång slide (sú àöì maâu, mêîu thiïët kïë...) - Taåo sûå chuyïín tiïëp (transition) vaâ àùåt thúâi gian, êm thanh cho slide - Cung cêëp vaâ böë trñ nöåi dung cêìn thiïët trïn slide - Taåo daång, sùæp xïëp thûá tûå caác àöëi tûúång - Thiïët lêåp caác hiïåu ûáng trònh diïîn, taåo liïn kïët... Bûúác 4: Kïët xuêët baãn trònh diïîn - Choån caách thûác trònh diïîn (window, full screen...) - Duâng chûác nùng: Save As... PowerPoint Show àïí nhanh choáng khúãi àöång baãn trònh diïîn - Save As HTML... àïí duâng vúái böå duyïåt Internet - Biïíu diïîn thûã vaâ ghi nhúá thúâi gian àïí hiïåu chónh - In nöåi dung vúái nhiïìu tuyâ choån theo yïu cêìu.

52

BAÂI 2 LAÂM VIÏÅC VÚÁI BAÃN TRÒNH DIÏÎN 2.1.

Caác chûác nùng New - Open - Save - Print - View

1. Taåo múái (New) Coá nhiïìu caách àïí taåo múái möåt baãn trònh diïîn. Sûã duång AutoContent wizard àïí nhêån àûúåc nhûäng gúåi yá vïì nöåi dung vaâ mêîu thiïët kïë. Caách khaác laâ bùæt àêìu taåo múái bùçng caách choån möåt mêîu thiïët kïë (design template) khöng bao göìm nöåi dung; hoùåc laâ xuêët phaát tûâ böë cuåc (layout) lêëy tûâ möåt ûáng duång khaác (chùèng haån Word) hoùåc laâ tûâ möåt mêîu tröëng (blank).

a. Sûã duång AutoContent wizard 1.Duâng menu [File]\New...\ Presentations

2.Choån AutoContent Wizard

Coá 4 thöng tin cêìn cung cêëp qua 4 bûúác: nöåi dung, caách sûã duång, kiïíu vaâ caác tuyâ choån khaác cuãa baãn trònh diïîn

53

PowerPoint seä taåo ra baãn trònh diïîn mêîu maâ tûâ àoá coá thïí nhanh choáng hiïåu chónh nöåi dung thöng tin cêìn trònh diïîn 3.Nhêën D-click vaâo slide thûá nhêët àïí chuyïín àïën chïë àöå slide view, vaâ nhêåp tiïu àïì cuãa baãn trònh diïîn 4.Chuyïín àïën caác slide khaác vaâ tiïëp tuåc nhêåp nöåi dung vaâo caác võ trñ vùn baãn mêîu theo gúåi yá 5.Duâng menu [File]\Save àïí àùåt tïn vaâ ghi laåi baãn trònh diïîn. 6.Choån [Slide Show]\View Show àïí duyïåt thûã nöåi dung. b. Duâng mêîu tröëng 1.Duâng menu [File]\New...\ General 2.Choån Blank Presentation, vaâ choån möåt layout cho slide àêìu tiïn

c. Duâng mêîu thiïët kïë

1.Duâng menu [File]\ New...\ Presentation Designs 2.Choån möåt mêîu theo yïu cêìu 3.Choån caách böë trñ (layout) cuãa title slide. 2. Lûu giûä (Save) baãn trònh diïîn Coá thïí ghi baãn trònh diïîn àang laâm viïåc theo nhiïìu caách:

- Ghi múái hoùåc save laåi möåt baãn trònh diïîn (Save) 54

- Ghi möåt baãn sao dûúái möåt tïn múái hoùåc ghi theo möåt daång khaác (Save As), chùèng haån Slide Show àïí luön múã dûúái daång trònh diïîn (Show) thay cho viïåc Edit. - Ghi theo daång HTML (Save As HTML). 3. Xem (View) PowerPoint cung cêëp nhiïìu caách thûác laâm viïåc vúái baãn trònh diïîn thöng qua chûác nùng View, bao göìm: Slide view, Outline view, Slide sorter view, Notes page view, Master views

Caác biïíu tûúång phña cuöëi maân hònh laâ caách choån chïë àöå view nhanh nhêët:

- Slide view: thûúâng àûúåc choån khi cêìn laâm viïåc trûåc tiïëp vúái nöåi dung cuãa tûâng slide - Outline view: duâng àïí quaãn lyá cêëu truác cuãa baãn trònh diïîn - Slide sorter view: cho pheáp nhòn thêëy toaân böå caác slide; sûã duång vúái caác muåc àñch nhû: thïm, xoaá, di chuyïín caác slide. Vúái thanh cöng cuå Slide sorter, ta coá thïí àùåt thúâi gian biïíu diïîn, caách chuyïín tiïëp, hiïåu ûáng êm thanh... cuãa tûâng slide.

55

- Notes page view: quaãn lyá caác chuá thñch daânh cho ngûúâi thuyïët trònh - Master views: cho pheáp thïm hoùåc taåo daång caác àöëi tûúång chung cho toaân böå slide 4. In êën (Print) Trong höåp àöëi thoaåi Print, coá nhiïìu lûåa choån cho viïåc in êën, bao göìm: In caác slide coá hoùåc khöng coá caác hoaåt hònh (animation); töí chûác caác handout tûâ 2, 3 àïën 6 trïn möîi trang; in caác trang chuá thñch (note); hoùåc in böë cuåc (outline) cuãa baãn trònh diïîn.

2.2.

Caác thao taác vúái slide

1. Böí sung, di chuyïín, xoaá möåt slide

a. Taåo múái - Choån võ trñ maâ taåi àoá slide múái seä àûúåc cheân thïm vaâo vaâ duâng menu [Insert]\New Slide - Choån möåt autolayout phuâ húåp vúái böë cuåc seä trònh baây trïn slide b. Taåo tûâ möåt slide àaä coá - Choån [Insert]\Duplicate Slide - Hoùåc duâng chïë àöå Slide Sorter view vaâ choån möåt slide sau àoá thûåc hiïån caác lïånh Copy, Cut vaâ Paste vaâo võ trñ thñch húåp c.Xoaá - Choån slide, thûåc hiïån lïånh [Edit]\Delete Slide - Hoùåc trong chïë àöå Slide Sorter view, choån slide vaâ nhêën phñm Delete d. Di chuyïín - Duâng Slide Sorter view hoùåc Outline view àïí thûåc hiïån viïåc di chuyïín slide 2. Thiïët lêåp caác thöng söë chuyïín caãnh (transition)

- Choån hiïåu ûáng (Effect) töëc àöå chuyïín caãnh: chêåm, trung bònh hay nhanh - Choån êm thanh (Sound) - Cho pheáp chuyïín caãnh bùçng caách nhêën

vaâ

56

mouse (On mouse click) hoùåc tûå àöång sau bao nhiïu giêy (Automaticaly after) AÁp duång caác thöng söë cho toaân böå caác slide (Apply to All) hoùåc chó aáp duång cho slide hiïån thúâi (Apply) - Kïët húåp êm thanh (sound) trong chuyïín caãnh vaâ tuây choån lùåp laåi (loop) êm thanh. 3. Choån sú àöì maâu ([Forrmat] Slide Color Scheme)

Möîi loaåi àöëi tûúång trïn slide àûúåc gaán cho möåt maâu xaác àõnh. Têåp húåp caác maâu naây àûúåc goåi laâ möåt sú àöì maâu. Cho pheáp aáp duång caác sú àöì 8 maâu cho toaân böå hoùåc chó slide hiïån thúâi. Sau khi thay àöíi sú àöì maâu, caác àöëi tûúång seä thay àöíi theo maâu trong sú àöì àaä choån. 4. Choån àöì hoaå nïìn ([Format]\Background) Cho pheáp boã qua (Omit ...) àöì hoaå tûâ master slide vaâ thiïët lêåp mêîu tö (Background fill) cho caác slide. Coá rêët nhiïìu kiïíu tö (fill) àaä àûúåc thiïët kïë sùén.

57

5. Thay àöíi mêîu thiïët kïë ([Format]\Apply Design) Choån mêîu thiïët kïë sùén (file coá phêìn múã röång laâ .POT) àïí aáp duång cho caác slide. Caác mêîu naây hoùåc laâ do PowerPoint cung cêëp hoùåc laâ do ngûúâi duâng tûå thiïët kïë trûúác àoá.

6. Taåo baãn trònh diïîn PowerPoint cung cêëp möåt söë phûúng thûác dïî daâng àïí taåo nhanh möåt baãn trònh diïîn:

58

- Lûu giûä têët caã caác slide trong chó 1 file vaâ duâng chûác Presentation File Slide 1

Slide 2

Slide 3

Slide 4

Slide 5

Custom show for Customer X Slide 1

Slide 3

Slide 5

nùng [Slide Show]Set Up Show àïí choån möåt têåp con caác slide seä tham gia vaâo baãn trònh diïîn - Sûã duång caác chïë àöå view khaác nhau - Duâng Slide Master àïí thïm text vaâ graphic vaâo têët caã caác slide - Duâng Color Scheme àïí taåo hïå maâu phuâ húåp

59

BAÂI 3 LAÂM VIÏÅC VÚÁI CAÁC ÀÖËI TÛÚÅNG 3.1.

Cheân vaâ àõnh daång vùn baãn

1. Nhêåp vùn baãn (text) Coá nhiïìu caách thûác àïí àûa vùn baãn vaâo möåt slide.

- Duâng Slide Master àïí àûa caác vùn baãn duâng chung trong caác slide

- Cheân möåt Text box (höåp vùn baãn) tûâ thanh cöng cuå Drawing

- Placeholder (caác võ trñ daânh sùén àïí nhêåp text) laâ caác höåp vúái àûúâng viïìn coá daång chêëm àiïím, chuáng xuêët hiïån khi ta taåo möåt slide múái. Nhûäng höåp naây dûä trûä sùén võ trñ seä àûa vaâo caác àöëi tûúång chùèng haån nhêåp tiïu àïì cho slide. - AutoShape (caác hònh aãnh coá khaã nùng tûå àöång àiïìu chónh) cho pheáp nhêåp vùn baãn àñnh keâm (ngoaåi trûâ caác kiïíu Line, Connectors, Freeform) vaâo bïn trong chuáng.

60

2. Taåo daång vùn baãn Hêìu hïët caác àõnh daång trong Word coá aáp duång trong PowerPoint. Bao göìm: size, bold, italic, underline...

Àêy laâ Text àñnh keâm trong möåt Autoshape

thïí font,

3.2. Veä vaâ laâm viïåc vúái caác àöëi tûúång phi vùn baãn Hêìu hïët caác àöëi tûúång trong PowerPoint tûúng thñch vúái caác àöëi tûúång trong Word vaâ Excel. Chuáng àûúåc àûa vaâo slide thöng qua caác caách sau:

- Duâng menu [Insert] - Tûâ thanh Drawing - Choån biïíu tûúång thñch húåp tûâ caác thanh cöng cuå Thûá tûå cuãa caác àöëi tûúång laâ thûá tûå cuãa quaá trònh àûa chuáng vaâo slide. Coá thïí thay àöíi thûá tûå thöng qua menu [Slide Show]Custom Animation hoùåc duâng thanh cöng cuå Animation Effect Trong PowerPoint coá möåt loaåi Autoshape àùåc àoá laâ caác nuát cho pheáp thûåc hiïån caác haânh àöång (Action Button) tûúng ûáng vúái 2 thao taác mouse trïn chuáng: click vaâ over.

3.3.

biïåt, cuãa

Tñch húåp vùn baãn tûâ nhiïìu nguöìn khaác nhau

Cuäng nhû caác ûáng duång khaác trong böå Office, PowerPoint cung cêëp caác khaã nùng cho pheáp tñch húåp caác àöëi tûúång tûâ nhiïìu nguöìn khaác nhau trong trong baãn trònh diïîn. Chùèng haån: lêëy baãng biïíu, àöì hònh tûâ Excel; cheân vùn baãn tûâ Word...

61

3.4.

Caác hiïåu ûáng trònh diïîn

Ta coá thïí àiïìu khiïín sûå chuyïín àöång cuãa text, graphics, sounds, movies vaâ caác àöëi tûúång khaác (kïí caã chart) trïn caác slide nhùçm muåc àñch têåp trung vaâo caác chuã àiïím quan troång; àöìng thúâi coá thïí àiïìu khiïín thûá tûå xuêët hiïån cuãa caác àöëi tûúång àïí tùng cûúâng tñnh hiïåu quaã cuãa viïåc trònh diïîn. Vñ duå, coá thïí laâm cho möîi àöëi tûoång xuêët hiïån möåt caách àöåc lêåp hoùåc theo tiïën trònh àöëi vúái caác àöëi tûúång khaác; sûå xuêët hiïån coá thïí chuyïín àöång theo nhiïìu caách khaác nhau. Ngoaâi ra coá thïí àiïìu khiïín theo thúâi gian, hoùåc laâ tûå àöång xuêët hiïån khöng cêìn nhêën mouse. Caác hiïåu ûáng àûúåc àiïìu khiïín thöng qua höåp thoaåi Custom Animation hoùåc tûâ thanh cöng cuå Animation Effect. 1. Hiïåu ûáng hoaåt hònh (chuyïín àöång: animation) Caác bûúác tiïën haânh nhû sau:

- Choån àöëi tûúång cêìn taåo hiïåu ûáng - Trong höåp thoaåi Custom Animation, choån baãng Effects ta coá caác tuyâ choån sau: No Effect: xoaá boã hiïåu ûáng Caác hiïåu ûáng coá tñnh chuyïín àöång, göìm: . Fly From Bottom, Left, Right, Top, Bottom-Left, Bottom-Right, TopLeft, Top-Right

62

. Chuyïín àöång chêåm tûâ caác võ trñ: Crawl From Bottom, Left, Right, Top . Rúi tûâ caác võ trñ: Peek From Bottom, Left, Right, Top . Bay voâng: Spiral . Phoáng to hoùåc thu nhoã trûúác khi xuêët hiïån: Zoom In, Zoom Out, tñnh tûâ têm cuãa àöëi tûúång hoùåc tûâ têm cuãa maân hònh (From Screen Center) hoùåc tûâ àaáy maân hònh (From Screen Bottom), hiïn ra möåt caách nheå nhaâng (Slightly) Caác caách xuêët hiïån, göìm: . Xuêët hiïån bònh thûúâng: Appear . Phên chia theo caác àûúâng ngang, doåc: Blinds Horizontal, Blinds Vertical . Ngêîu nhiïn tûâ caác thanh ngang, doåc: Random Bars Horizontal, Random Bars Vertical . Trong möåt höåp: Box In, Box Out . Lûúái baân cúâ: Checkerboard Across, Checkerboard Down . Tûâ caác àiïím rúâi raåc: Dissolve . Nhêëp nhaáy möåt lêìn: Flash Once (Fast, Medium, Slow) . Phên chia ngang, doåc tûâ trong ra hoùåc tûâ ngoaâi vaâo: Split Hor. In/Out, Split Ver. In/Out . Múã ra tûâ caác võ trñ: Stretch From Bottom, Left, Right, Top; Stretch Across . Múã theo àûúâng cheáo: Strips Left-Down, Left-Up, Right-Down, Right-Up . Lùæc troân: Swivel . Traãi ra theo caác hûúáng: Wipe Down, Left, Right, Up 2. Hiïåu ûáng êm thanh Vúái möîi chuyïín àöång, coá thïí àñnh keâm vúái möåt êm thanh choån tûâ têåp sau:

. No Sound: huyã êm thanh . Stop Previous Sound: àiïìu khiïín viïåc dûâng chúi êm thanh trûúác àoá . Vaâ caác loaåi êm thanh àûúåc thiïët kïë sùén cho caác muåc àñch trònh diïîn, nhû: tiïëng vöî tay (Applause), tiïëng gûúng vúä (Breaking Glass), tiïëng chuåp aãnh (Camera), tiïëng möåt chuâm chuöng rung (Chime), tiïëng goä cuãa maáy chûä (Typewrite), tiïëng suáng (Gunshot, Laser)...

63

3. Thiïët lêåp thúâi gian (Timing) Sûå xuêët hiïån möîi àöëi tûúång coá thïí àûúåc bùæt àêìu theo hai caách

- möåt lêìn nhêën mouse (On mouse click), nhûng nïëu baãn thên slide chûáa àöëi tûúång àaä huyã chûác nùng On mouse click thò àïí laâm cho àöëi tûúång xuêët hiïån ta phaãi nhêën phñm Left. - hoùåc tûå àöång sau bao nhiïu giêy so vúái àöëi tûúång trûúác àoá (Automatically) 4. Àiïìu khiïín àöëi tûúång sau khi xuêët hiïån (After Animation) Bao göìm caác trûúâng húåp sau:

. Don’t dim: giûä laåi bònh thûúâng . Hide After Animation: dêëu sau khi xuêët hiïån xong . Hide on Next Mouse Click: dêëu vaâo thúâi àiïím nhêën mouse sau àoá . Hoùåc thiïët lêåp cho àöëi tûúång möåt maâu khaác vúái maâu trûúác àoá

3.5.

Thiïët lêåp caác haânh àöång (Action)

Coá hai haânh àöång cuãa mouse coá thïí taác àöång lïn möåt àöëi tûúång, àoá laâ click vaâ di chuyïín ngang qua (over). Tuyâ theo nhu cêìu coá thïí thiïët lêåp möåt trong 2 haânh àöång hoùåc thiïët lêåp caã hai. Höåp àöëi thoaåi göìm caác tuyâ choån sau:

. None: xoaá haânh àöång . Hyperlink to: thiïët lêåp quan hïå àïën möåt àöëi tûúång khaác, thöng thûúâng laâ choån àïën slide kïë tiïëp (next), trûúác àoá (previous), àêìu (first), cuöëi (last), hoùåc laâ chó àõnh möåt slide cuå thïí thöng qua tiïu àïì hoùåc söë thûá tûå cuãa slide... vaâ àïí kïët thuác trònh diïîn choån End Show. . Run program: chó àõnh möåt chûúng trònh seä àûúåc thûåc hiïån

64

. Run macro: cho thûåc thi möåt macro viïët bùçng VBA lûu trong baãn trònh diïîn . Object action: nïëu àöëi tûúång laâ möåt OLE àûúåc nhuáng vaâo slide thò tuyâ choån naây cho pheáp múã (open), hiïåu chónh (edit) hoùåc thûåc thi (play) àöëi tûúång OLE naây. . Play Sound: cho pheáp choån möåt êm thanh tûúng ûáng vúái haânh àöång cuãa mouse.

3.6. Caác thao taác cú baãn trong trònh diïîn

khi

Coá hai caách cú baãn àïí àiïìu khiïín tiïën trònh: àöång theo sûå thiïët lêåp thúâi gian hoùåc coá àiïìu khiïín: duâng mouse hoùåc duâng baân phñm. Trong khi trònh diïîn coá thïí sûã duång chûác Pen trong menu shortcut (nhêën R-Click) àïí nhêën maånh caác àiïím cêìn lûu yá. Trong menu naây coân coá caác khaã nùng di chuyïín nhanh àïën möåt slide naâo àoá vaâ thiïët khaã nùng taåm dûâng hoùåc chuyïín maân hònh maâu àen (Screen \ Black)

tûå sûå

65

nùng

lêåp