Bahan Pelatihan

1 MEMULAI DAN KELUAR DARI MICROSOFT WORD MEMULAI MICROSOFT WORD Untuk memulai Word dengan sistem Windows kliktaskbar pada bagian dengan tulisan start, kemudian sorot program sehingga muncul sub menu Microsoft Word dan aktifkan program aplikasi microsoft Word.

Tampilan awal dari Microsoft Word adalah sebagai berikut:

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

KELUAR DARI MICROSOFT WORD Jika anda akan keluar dari Microsoft Word ada beberapa cra yang dapat dilakukan yaitu : Dengan mouse. Cara 1. Klik menu File kemudian sorot dan klik perintah exit. Cara 2. Klik icon

yang terletk di kanan atas layar.

Dengan Keyboard. Cara 1. Tekan Tombol Alt+F dan tekan tombol X Cara 2. Tekan tombol Ctrl+F4 untuk menutup dokumen atau tekan tombol Alt+F4 untuk menutup program Microsoft Word. Jika anda membuat atau mengedit dokumen kemudian keluar dan file belum disimpan maka Microsoft Word akan menanyakan apakah dokumen yang anda buat akan disimpan terlebih dahulu sebelum anda keluar dari Microsoft Word, dengan tampilan seperti dibawah ini :

Klik tombol Yes jika anda akan menyimpan file tersebut dan No bila file tidak akan disimpan atau Cancel untuk membatalkan perintah keluar dari Microsoft Word dan kembali ke layar edit.

2 MENGENAL MICROSOFT WORD Pengertian Jendela.

Microsoft Word dibagi dalam dua jendela yaitu jendela perintah dan jendela dokumen. Bagian atas dari tampilan Microsoft Word merupakan jendela yang berisi perintah-perintah yang digunakan dalam pemakaian word, sedangkan jendela dibawahnya merupakan jendela dokumen atau editing.

Jendela perintah

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Exit icon Minimize icon Restore icon Jendela dokumen

Page Layout Outline view Scroll bar Normal view

Cara Memberi Perintah Terdapat beberapa cara untuk memberi perintah pada Microsoft Word yaitu dengan menggunakan menu. Toolbar atau dengan shortcut. a. Perintah dengan menggunakan menu.

Anda dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan dengan menu pull-down seperti pada gambar di atas. Untuk mengaktifkan menu dapat dilakukan dengan dua cara : Dengan Mouse Klik menu yang akan dibuka Dengan Keyboard Tekan tombol Alt+Huruf bergaris bawah pada menu. Contoh, jika anda ingin membuka menu File, maka tekan Alt+F. b. Perintah dengan menggunakan toolbar Microsoft Word dilengkapi dengan berbagai toolbar yang menyediakan tombol-tombol (icon) yang sering digunakan, sehingga akan lebih mempercepat dan meyederhanakan pekerjaan. Toolbar meliputi icon dan daftar (kotak) drop-down.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Standard Toolbar Icon

Nama

Fungsi

Tombol Shortcut

New

Membuat Dokumen baru

Open

Membuka Dokumen

Ctrl+O

Save

Menyimpan Dokumen

Ctrl+S

Print

Mencetak Dokumen

Ctrl+P

Print Preview

Melihat tampilan pencetakan

Ctrl+F2

Spelling

Memeriksa Ejaan (jika dokumen

F7

menggunakan bahasa Inggris) Cut

Memotong

kata

dan

disimpan

Ctrl+X

Menyalin kata dan disimpan dalam

Ctrl+C

dalam ClipBoard Viewer Copy

Clipboard viewer Paste

Meletakkan data yang ada pada

Ctrl+V

Clipboard viewer Format painter

Menyalin pengaturan format teks

Ctrl+Shift+C

Undo

Membatalka perintah yang pernah

Ctrl+Z

diberikan,

hingga

100

perintah

terakhir Redo

Membatalkan perintah undo

Alt+Shift+Backspace

Insert Table

Membuat tabel dalam dokumen sesuai dengan jumlah baris dan kolom yang anda tentukan

Insert

Excel

Memasukkan

worksheet

excel

Worksheet

dalam Microsoft Word

Columns

Format dokumen dalam bentuk kolom

Drawing

Membuka toolbar drawing

Show/hide

Menampilkan/

paragraph

menyembunyikansimbol enter, tab,

Ctrl+*

field atau spasi. Zoom Control

Mengatur skala tampilan layar

Help

Mengaktifkan petunjuk bantu jika anda mengalami kesulitan

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Formating Toolbar Icon

Nama

Fungsi

Tombol Shortcut

Style

Menentukan style dokumen

Ctrl+Shift+S

Font

Menentukan jenis font

Ctrl+Shift+S

Font size

Menentukan ukuran font

Ctrl+Shift+P

Bold

Cetak tebal

Ctrl+B

Italic

Cetak miring

Ctrl+I

Under line

Garis bawah

Ctrl+U

Align left

Penulisan rata kiri

Ctrl+L

Center

Penulisan rata tengah

Ctrl+E

Align Right

Penulisan rata kanan

Ctrl+R

Justify

Penulisan rata kanan kiri

Ctrl+J

Numbering

Pembuatan daftar bernomor

Bullets

Pembuatan daftar berbutir

Decrease indent

Keluar dari sub bab/list

Increase Indent

Masuk ke dalam sub bab/ list

Borders

Membuka toolbar borders

Untuk menggunakan icon langkah yang digunakan adalah sebagai berikut : klik icon untuk menjalankan perintah sesuai dengan icon yang ditunjuk. Bila menemui tanda

pada toolbar, ini berarti bahwa jika pada icon ini dilakukan klik maka

akan ditampilkan pilihan-pilihan pada daftar drop-down, kemudian klik pada pilihan yang anda inginkan. c. Perintah dengan menggunakan shortcut. Untuk memunculkan fsilitas perintah-perintah yang umum digunakan anda dapat menggunakan menu shortcut. Menu shortcut yang muncul tergantung pada dimana anda meletakkan penunjuk mouse ketika anda mengklik tombol kanan mouse. Langkah yang dilakukan untuk menampilkan shortcut adalah : letakkan penunjuk mouse (pointer) pada layar. Jika anda meletakkan penunjuk mouse pada jendela perintah maka menu shortcut toolbar yang akan muncul dan jika anda meletakkan penunjuk mouse pada jendela dokumen maka menu shortcut yang muncul adalah sesuai dengan baris dimana titik penyisipan (garis vertikal berkedip) berada. Klik tombol kanan mouse. Setelah menu perintah shortcut ditampilkan, pilih perintah yang anda inginkan.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3

MEMBUAT, MENYIAPKAN DAN MEMBUKA DOKUMEN. Membuat Dokumen Saat pertama kali anda mengaktifkan Microsoft Word akan terlihat suatu jendela dokumen dengan titik penyisipan yang berkedip pada baris pertama kolom pertama. Sebelum pembuatan suatu dokumen dilaksanakan sebaiknya anda melakukan langkah pemformatan halaman. Beberapa item dari pemformatan halaman adalah: a. Menentukan unit ukuran Unit pengukuran adalah satuan panjang yang digunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dokume. Microsoft Word mempunyai default satuan inci, sementara di indonesia pada umumnya unit/ satuan pengukuran yang digunakan adalah centimeter. Jika anda menginginkan untit pengukuran dalam centimeter, maka langkah yang harus dilakukan adalah : Buka menu Tools dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+T Sorot dan klik perintah Option... Buka kartu General Pada bagian Measurement, klik kotak drop-down dan klik Centimeters Kemudian klik OK. Kotak dialog option adalah sebagai berikut:

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

b. Menentukan margin dan ukuran kertas Sebelum andamembuat naskah ad baiknya terlebih dahulu menentukan batas (margin0 atau daerah penulisan dari tepi kertas atas, bawah, kiri, dan kanan. Langkah yang harus anda lakukan adalah : Buka menu File dengan ,elakukan klik pada baris menu atau tekan Alt+F. Sorot dan klik perintah Page setup... Pada kartu Margins terdapat field-field untuk menentukan batas penulisan dari tepi atas (Top), tepi bawah (Bottom), tepi Kiri (Left) dan tepi kanan (Right). Istilah batas-batas tersebut dengan menekan tombol panah sesuai dengan batas yang anda inginkan. Jika telah selesai klik OK.

Untuk menentukan ukuran kertas maka langkah yang dilakukan adalah: Buka menu file dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+F Sorot dan klik perintah Page Setup

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Klik kartu Paper.

pada kartu Paper anda juga dapat menentukan Orientation atau posisi (arah) pencetakan. Pilih Potrait untuk mencetak vertikal atau Landscape untuk cetak horisontal. Jika telah selesai klik OK.

Menyimpan Dokumen Naskah yang telah anda ketik perlu disimpan untuk menghindari kehilangan data akibat pemadaman listrik dan agar dokumen dapat dipergunakan kembali di lain kesempatan. Langkahlangkah untuk penyimpanan dokumen sebagai berikut :

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Klik menu File atau tekan Alt+F Sorot dan klik perintah Save As Pada fileld Save in klik kotak drop-down untuk menentukan loksi penyimpanan. Pada Field File name ketik nama file yang anda buat. Sebelum anda tentukan nama file, Microsoft Word menganggap baris pertama sebagai nama file. Jika telah selesai klik OK. Bentuk kotak dialog penyimpanan dalam Microsoft Word adalah sbb:

Untuk penyimpanan berikutnya dari dokumen yang pernah disimpan alangkahnya adalah : Klik menu File atau tekan tombol Alt+F Sorot dan klik perintah Save. Langkah yang lebih cepa adalah dengan menggunakan cara : Klik icon

, atau takan tombol Ctrl+S.

Membuka Dokumen. Terdapat dua pengertian membuka dokumen, yaitu dokumen yang pernah anda buat dan telah disimpan dan membuka dokumen baru. Untuk dokumen yang telah anda simpan, langkah membukanya adalah : Klik menu File atau tekan tombol Alt+F Sorot dan klik perintah Open.. Pada field Look in klik kotak drop- down untuk menunjuk lokasi file yang akan dibuka. Klik ganda pada file atau dokumen yang anda buka.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Untuk membuka dokumen baru langkah yang dilakukan adalah : Klik menu File atau tekan Tombol Alt+F Sorot dan klik perintah New... Langkah yang lebih cepat adalah dengan mengklik icon

4 FORMATING DAN EDITING DOKUMEN Melakukan Perintah Blok. Sebelum anda melakukan formating atau edit dokumen yang umumnya dilakukan dengan perintah awal blok, dibawah ini ada beberapa langkah atau cara blok dokumen yang bisa anda lakukan : Dengan mouse Bila anda menggunakan mouse, maka anda cukup meletakkan kursor pada awal naskah yang akan dilakukan editing, kemudian klik ddan geser mouse sampai akhir naskah yang akan di edit. Untuk perintah blok per baris, letakkan pinter di sisi kiri baris sampaimuncul tanda panah  , kemudian klik dan geser sesuai dengan baris yang akan di blok.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Dengan keyboard tekan tombol Shift+ 

= blok per karakter

tekan tombol Shift+Ctrl+

= blok per kata

Tekan tombol Shift+

= blok per baris

Tekan tombol Shift+Ctrl+

= blok per paragraf Untuk melakukan blok pada

seluruh naskah atau dokumen perintahnya : klik menu Edit atau tekan tombol Alt+E Sorot dan klik perrintah Select All.

Menentukan Jenis dan Ukuran huruf. Jenis huruf pada Microsoft Word jumlahnya relatif banyak dan ukurannya berkisar dari 8 sampai 72 point. Font default dari Microsoft Word adalah Times New Roman dengan ukuran 12 point. Apabila anda meginginkan perubahan Font maka langkah yang anda lakukan adalah : Blok data yang akan dirubah fontnya Klik menu Format atau tekan tombol Alt+O Sorot dan klik perintah Font........ Pada kartu Font tentukan jenis huruf yang anda inginkan (contoh tampilan dapat dilihat dilayar preview), Font Style, ukuran (size), maupun efek-efek Font lainya.

Catatan : Font style : Reguler

Cetak Normal

Italic

Cetak Miring

Bold

Cetak Tebal

Bold Italic

Cetak tebal miring

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Underline : (none) Single

Tidak ada garis bawah Garis bawah tunggal

Words Only

Garis bawah per kata

Double

Garis bawah ganda

Dotted

Garis bawah putus-putus

Color : Pemberian warna pada font, pemilihan warna dengan menekan kotak drop-down. Effects : Striketrough

Garis tengah

Superscript

Karakter cetak naik

Subscript

Karakter cetak turun

Hidden

Menyembunyikan pemformatan karakter

Small Caps

FORMAT CAPITAL DENGAN HURUF PERTAMA LEBIH BESAR

All Caps

FORMAT CAPITAL DENGAN HURUF SAMA BESAR

Menentukan Spasi. Jenis spasi dalam Microsoft Word dibagi menjadi dua yaitu Spasi Baris dan Spasi Paragraf. Spasi Baris Spasi Baris atau line Spacing adalah perintah

pengaturan jarak antar baris dalam satu

dokumen. Default dalam Microsoft Word spasi barisnya adalah single atau spasi tunggal, bila anda mengingikan perubahan spasi baris, langkah-langkahnya adalah : Klik menu Format atau tekan tombol Alt+O Sorot dan klikl perintah Paragraph Pada field Line Spacing, tekan tombol drop- down untuk memilih spasi yang diinginkan.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Catatan : Single

Spasi tunggal

1.5 lines

Satu setengah spasi

Double

Spasi Ganda Spasi

At Least

terkecil

yang

dibutuhkan

Microsoft

Word

terhadap

perubahan ukuran font atau grafik Spasi sesuai dengan yang anda tentukan pada field At yang

Exactly

terdapat di kanan field line spacing

multiple

Spasi lebih dari dua, misalnya tiga spasi

Spasi Paragraf Spasi paragraf atau Paragrap Spacing merupakan intruksi pengaturan jarak antar paragraf dalam suatu naskah. Dengan fasilitas ini maka ketika anda berganti paragraf secara otomatis akan terdapat jarak lebih lebar antar tiap paragraf. Langkah yang digunakan untuk menggunakan fasilitas ini adalah : Klik menu Format atau tekan Alt+O Sorot dan klik perintah Paragraph Dua field Before dan After dapat digunakan untuk mengatur jarak antar paragraf. Anda cukup menggunakan salah satu field tersebut.

Pengaturan Indentasi Pada saat anda membuat naskah biasanya dilakukan indentasi ( mengatur posisi baris dalam suatu alinea) berdasarkan tabulasi. Dalam Microsoft Word pengaturan indentasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan menggunakan menu Format dan menggunakan baris ruler. Langkah-kangkah pengaturan indentasi dengan menggunakan menu Format :

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Klik menu Format atau tekan Alt+O Sorot dan klik perintah Paragraph..... Pada kartu Indents And Spacing terdapat dua field Left dan Right untuk mengatur indentasi pada margin kiri dan margin kanan.

Pada gambar diatas diperlihatkan indentasi dengan marginkiri 0.5 cm dan indentasi dari margin kanan 1 cm dengan pilihan khusus first line atau baris pertama masuk sebesar 1.27 cm. Untuk pengaturan indentasi anda dapat menggunakan field-field di atas dan melihat hasil pengaturan pada kotak preview yang ada di kartu sisi bawah. Langkah-langkah pengaturan indentasi dengan menggunakan baris Ruler :

indent baris pertama [

] digunakan untuk mengatur jarak baris pertama dari margin kiri.

Untuk menggeser tanda segitiga itu, arahkan pointer tepat pada segitiga, klik (tahan hingga muncul garis vertikal putus-putus) dan geser sesuai dengan jarak yang diinginkan, jika telah sesuai lepas tombol mouse. Indent paragraph kiri [

] digunakan untuk mengatur jarak baris kedua dan seterusnya

dari margin kiri, cara menggeser tanda segitiga sama dengan di atas. Indent paragraf kanan [

] digunakan untuk mengatur baris paragraf dari margin kanan,

cara menggeser tanda segitiga sama dengan di atas.

Pengaturan Tabulasi. Jika anda bekerja menggunakan tombol Tab (tabulasi) untuk beralih dari ssatu kolom ke kolom berikutnya, maka penggunaan tabulasi yang terdapat pada sisi kiri Ruler akan membantu anda. Terdapat empat Format Tab Stop yang dapat anda gunakan :

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Icon

Nama

Keterangan

Left Tab

Perhentian tabulasi dengan kalimat rata kiri.

Center Tab

Perhentian tabulasi dengan kalimat rata tengah

Right Tab

Perhentian tabulasi dengan kalimat rata kananm

Decimal Tab

Penggunaan tabulasi dengan tanda titik desimal sejajar.

Langkah penggunaan format Tab Stop : Arahkan pointer pada simbol tab stop dan klik untuk memilih format tab stop yang anda inginkan Kemudian, arahkan pointer pada baris ruler dan lakukan klik pada tempat yang di inginkan Untuk menghapus tanda tab stop, lakukan klik pada tanda tab stop dan tarik ke bawah, kemudian lepas tombol mouse.

Contoh :

Catatan : Perpindahan antar posisi dengan menggunakan tombol Tab.

Penomoran Halaman Microsoft Word tidak secara otomatis mencetak nomor halaman. Bila anda menginginkan nomor halaman ditampilkan (dicetak) maka langkah memasukkan nomor halaman sebagai berikut. Buka menu Insert dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+I. Sorot dan klik perintah Page Number....... Pada bagian Position, klik kotak drop-down dan pilih pposisi nomor halaman di atas atau di bawah naskah Pada bagian Alignment, klik kotaqk drop-down dan tentukan letak nomor halaman ssuai dengan keinginan anda. (letak nomor halaman dapat dilihat pada kotak preview0

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Jika anda menginginkan nomor halaman pertama ditampilkan maka berikan check mark pada kotak check mark yang tersedia.

default Microsoft Word pemberian nomor halaman menggunakan angka arab (1,2,3,.....), jika anda menghendaki format angka lain maka klik menu Format., dan klik kotak dropdown untuk memilih format angka, disamping itu pada bagian ini anda juga bisa menentukan nomor awal halaman pada kotak Start At..

Jika telah selesai klik OK.

Mencari Tanpa Mengganti Kata. Dalam pengolahan kata sering kali kita mencari dan mengganti kata dalam dokumen yang telah kita buat. Microsoft Word dapat mencari seluruh isis dokumen baik dari awal naskah sampai akhir atau sebaliknya. Untuk itu dalam pemakaian fasilitas ini periksa terlebih dahulu posisi kursor dari naskah anda. Cara menggunkan fasilitas ini adalah : Buka menu Edit dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+E. Sorot dan klik perintah Find..... Pada filed Find What ketik kata yang akan dicari Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

klik tombol Find Next. Jika telah selesai Klik Cancel.

Mencari dan Mengganti Kata. Buka menu Edit dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+E Sorot dan klik perintah Replace.....

Pada field Find What ketik kata yang akan diganti Pada field Find Replace With ketik kata pengganti. Klik tombol Find Next untuk memulai pencarian dari posisi kursor Klik tombol Replace untuk menggantikannya. Klik Find Next untuk pencarian kata berikutnya Klik Replace untuk menggantinya

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Klik Replace All jika anda yakin seluruh kata akan diganti Jika telah selesai klik Cancel atau tekan tombol Esc.

Fasilitas AutoCorrect Fasilitas AutoCorrect membantu anda untuk mempercepat pengetikan pada kata-kata panjang yang sering digunakan dalam sebuah naskah. Dengan fasilitas ini anda akan menghemat waktu pengetikan atau dapt terhindar dari kesalahan pengetikan. Misalnya anda sering menggunakan katakta “Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Yogyakarta“ dalam naskah anda,sebaiknya anda menggunakan fasilitas AutoCorrect. Langkah dalam menggunakan fasilitas ini adalah : Ketik kata yang akan dimasukkan dalam fasilitas AutoCorrect, misalnya Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyzh Yogyakarta. Blok kata tersebut Buka menu Tools dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+T Sorot dan klik AutoCorrect... Pada kotak replace ketik huruf sandi untuk kata yang masuk dalam fasilitas AutoCorrect. Misalnya FH.

Klik tombol add, kemudian klik OK. Untuk memanggil kata di atas anda cukup ketik huruf sandi diikuti spasi.

Fasilitas Insert Symbol. Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Dalam hal-hal tertentu kita sering menggunakan beberapa karakter yang tidak terdapat dalam tombol keyboard seperti untuk simbol-simbol matematika atau angka-angka pecahan. Langkah-langkah penggunaan fasilitas ini adalah : Buka menu Insert dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+I. Sorot dan klik perintah Symbol.. Pada field Font pilih file dengan mengklik kotak drop-down dan pilih file yang berisi karakter yang anda butuhkan.

Klik karakter (simbol) yang ada dalam daftar, maka karakter tersebut akan terlihat lebih besar (Zoom). Jika ingin melihat karakter lain anda dapat menggunakan tombol panah dari keyboard. Setelah karakter diperoleh, klik tombol Insert kemudian kemudian klik tombol Close.

Fasilitas Change Case Dengan fasilitas ini anda mengganti kalimat dengan huruf kapital menjadi huruf kecil atau sebaliknya, juga format kalimat dimana huruf pertama setelah titik akan lebih besar. Langkah penggunaan fasilitas ini adalah : Blok kata yang akan diubah Buka menu Format dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+F. Sorot dan klik perintah Change Case...

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Pilih perintah yang akan anda gunakan. Kemudian klik Ok.

Catatan : Pilihan

Keterangan

Sentence case

Huruf besar pada karakter pertama

Lowercase

Seluruh karakter menjadi huruf kecil

UPPERCASE

Seluruh menjadi huruf kapital

Title Case

Huruf kapital pada tiap karakter petama pada tiap kata

tOGGLE cASE

Merubah karakter dalambentuk kebalikan dari asalnya

5 CETAK DOKUMEN Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Tampilkan Pada Print Preview Sebelum anda mencetak dokumen sebaiknya anda melakukan Print Preview untuk melihat tampilan sesuai dengan yang nantnya tercetak di printer. Dengan Print Preview anda dapat memeriksa dokumen sebelum dicetak, sehinnga anda mempunyai kesempatan untuk memeriksa apakah layout sudah sesuai dengan yang dikehendaki atau perlu diedit, dengan langkah ini anda akan menghemat waktu dan kertas karena kesalahan pengetikan. Untuk menggunakan Print Preview langkahnya sebagai berikut: buka menu File dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+F Sorot dan klik perintah Print Preview... Kemudian akan muncul tampilan yang memperlihatkan dokumen anda dalam selembar kertas. Pada layar ini pointer akan berbentuk sepeti kaca pembesar yang berfungsi sebagai tombol Zoom. Kaca pembesar dengan tanda(+) jika diklik akan memperbesar tampilan dan tanda(-) akan memperkecil tampilan.

Mencetak Dokumen Setelah anda yakin dokumen anda benar dan siap untuk dicetak ke printer, maka langkah pencetakan yang dilakukan adalah :

-

Buka menu File dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+F

-

Sorot dan klik perintah Print....

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

5 Fasilitas Bullets and Numbering Fasilitas Bullets and numbering merupakan fasilitas yang berfungsi untuk membuat daftar berbutir (bulleted list) dan daftar bernomor (numbered list) secara otomatis. Fasilitas ini sangat

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

bermanfaat ketika anda mengerjakan naskah atau dokumen yang menggunakan daftar bernomor, misalnya dalam pembuatan skripsi atau karya ilmiah yang lain.

Pembuatan Bullets Bullets merupakan fasilitas pembuatan teks yang diawali dengan tanda titik. Fasilitas ini bermanfaat ketika anda mngerjakan dokumen yang berisikan poin-poin pembahasan. Langkah untuk menggunakan fasilitas ini sebagai berikut : Klik icon Bullets

yang berada di jendela perintah.

Ketik poin-poin pembahasan yang akan anda tulis. Untuk mematikan fasilitas Bullets, klik icon Bullets sekali lagi.

Pemilihan dan Modifikasi Bullets. Karakter Bullets tidak hanya berupa tanda titik akan tetapi bisa juga bentuk lainnya. Untuk menentukan karakter Bullets yang anda inginkan, langkah-langkah yang anda lakukan adalah : Buka menu Format dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+O. Sorot dan klik perintah Bullets anda Numbering Pilih kartu Bulleted dan pilih jenis Bullets yang anda inginkan.

Pembuatan Numbering Numbering adalah fasilitas untuk membuat paragraf teks bernomor. Penomoran paragraf teks dengan fasilitas Numbering dapat berupa angka atau huruf. Langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas Numbering sebagai berikut : Klik icon numbering

yang berada di jendela perintah.

Ketik paragraf-paragraf teks yang akan anda tulis. Untuk mematikan fasilitas Numbering, klik icon numbering sekali lagi.

Pemilihan dan Modifikasi numbering. Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Default karakter numbering berupa angka arab (1,2,3,…) akan tetapi anda bisa memilih bentuk lainnya. Untuk menentukan karakter numbering yang anda inginkan, langkah-langkah yang anda lakukan adalah : Buka menu Format dengan melakukian klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+O Sorot dan klik perintah Bullets And Numbering.. Pilih kartu Numbered dan pilih jenis numbering yang anda inginkan.

Outline Numbered Fasilitas ini membantu anda dalam pembuatan dokumen dengan bentuk-bentuk paragraf teks (daftar/list) yang berjenjang. Langkah-langkah penggunaan fasilitas ini adalah sebagai berikut : Buka menu Format dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+O Sorot dan klik perintah Bullets and Numbering… Pilih kartu Outline Numbered dan pilih jenis multilevel yang anda inginkan.

Klik OK untuk kembali ke dokumen utama.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Ketik data anda dan gunakan tombol enter untuk berpindah dari paragraf teks satu ke paragraf teks yang lain. Maka secara otomatis Microsoft Word akan melanjutkan ke level yang sam untuk nomor paragraf di bawahnya. Bila levelnya berbeda, gunakan icon decrease indent gunakan icon increase indent

untuk keluar dari sub list dan

untuk masuk ke dalam sub list.

Untuk mengakhiri Outline Numbered klik icon Numbering

6 Pembuatan Tabel Dalam pembuatan dokumen sering kali dibutuhkan penulisan dengan format tabel. Sekalipun pembuatan dan fungsi tabel lebih mudah dilaksanakan dengan program aplikasi excel, namun Microsoft Word menyediakan fasilitas bantu pembuatan tabel. Teknik pembuatan tabel adalah sebagai berikut : buka menu table dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan Alt+A. sorot dan klik perintah Insert kemudian klik Table

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Tentukan jumlah kolom dan baris pada kotak dialog insert table diatas, lebar kolom gunakan auto, Kemudian klik OK. Cara lain adalah dengan menggunakan icon Table, tekniknya sebagai berikut: Klik icon

dan tahan, sehingga muncul kotak berikut.

Sorot kotak seperti gambar di atas sesuai dengan jumlah baris dan kolom yang akan dibuat, kemudian lepas tombol mouse.

Table Auto Format Untuk memberi bingkai pada tabel yang telah dibuat, Microsoft Word memberi fasilitas table auto format yang menyediakan berbagai bentuk bingkai tabel. Jika anda akan menggunakan fasilitas ini, tekniknya adalah : Tempatkan kursor pada salah satu sel di tabel yang anda buat. Buka menu tabel dengan menggunakan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+A Kemudian sorot dan klik Perintah Table Auto Format…..

pilih format tabel yang anda hendaki dengan menyorot salah satu nama pada kotak table styles dan lihat bentuk tabel pada kotak preview. Kemudian klik OK.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Penyisipan Baris dan Kolom Bila anda telah membuat tabel dan perlu penambahan baris atau kolom maka langkah pembuatannya sebagai berikut : Penyisipan baris : Tempatkan kursor pada sel yang akan disispi baris baru, Buka menu Table dengan melakukan klik pada baris menu ataui tekan Alt+A, Sorot dan klik perintah Insert Rows, Secara otomatis akan terdapat baris baru diatas posisi kursor. Penyisipan kolom Tempatkan kursor pada sel yang akan disispi baris baru Buka menu Table dengan melakukan klik pada baris menu ataui tekan Alt+A Sorot dan klik perintah Insert Columns Secara otomatis akan terdapat baris baru diatas posisi kursor.

Hapus Baris dan kolom Bila anda akan menghapus atau menghilangkan baris atau kolom dalam tabel yang anda buat maka tekniknya sebagai berikut : Menghapus baris: Blok baris yang akan dihapus Buka menu Table dengan melakukan klik pada baris menu Sorot dan klik perintah Delete Rows Secara otomatis baris yang diblok akan terhapus Menghapus kolom: Blok baris yang akan dihapus Buka menu Table dengan melakukan klik pada baris menu Sorot dan klik perintah Delete Columns Secara otomatis kolom yang diblok akan terhapus Numbering pada Tabel Numbreing atau penomoran pada tabel akan membantu anda bila pada kolom pertama pada tabel terdapat nomor urut. Penggunaan numbering pada tabel adalah sebagai berikut: Blok kolom yang akan diisi dengan numbering atau penomoran, Klik icon numbering

, kemudian secara otomatis kolom yang telah diblok akan terisi nomor.

Pengurutan data /sorting pada tabel. Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Bila data yang ada pada tebel akan diurutkan baik secara ascending (urut dari kecil ke besar) atau descending (urut dari besar ke kecil), maka langkah pengerjaannya sebagai berikut: Blok seluruh tabel yang akan disortir, Buka menu Table dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan Alt+A. Sorot dan kli perintah Sorting

Pada field Sort by tentukan kunci pengurutan dalam bentuk ascending /descending Kemudian klik OK. Penggunaan Formula pada Tabel Pada dasarnya pengolaan data lebih mudah menggunakan Microsoft Excel, namun untuk kepeluan penghitungan sederhana Micrososft Word memberi fasilitas formula pengolah angka misalnya mencari jumlah, nilai maksimum, rata-rata dan funsi-fungsi lainnya, sebagai contoh misalnya bila anda mempunyai data seperti dibawah ini : Pendidikan Januari Februari Maret Jumlah S1 2565 2774 5541 4441 SMU 2452 2454 5254 5856 SMP 555 514 512 213 Total Max Untuk mengisi sel jumlah, total dan max anda dapat menggunakan option Formula yang terdapat dalam menu Table. Langkah-langkah penggunaan fasilitas ini sebagai berikut : Tempatkan kursor pada sel yang akan diisi formula, Buka menu Table dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+A, Sorot dan klik perintah Formula…

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Pada field Formula Microsoft Word secar otomatis menampilkan rumus yang dapat digunakan. Dalam contoh diatas Microsoft Word akan menumlah angka di sebelah kiri kursor. Sebelum perhitungan dilaksanakan anda perlu memeriksa kembali apakah Formula sudah sesuai dengan yang anda inginkan, bila belum perbaiki Formula sesuai dengan kebutuhan anda, jika sesuai klik tombol OK. Pada field Number Format anda dapat memformat data yang dihitung dalam bentuk persen, desimal, titik koma, nilai mata uang dan lainnya. Pada field Paste Function anda dapat menggunakan rumus eperti Max, min, Average, menghitung banyaknya data dan lain sebagainya. Pembuatan arsiran. Untuk lebih memperindah tampilan tabel anda dapat menggunakan arsiran atau shading. Cara pembuatannya adalah sebagai berikut : Blok baris atau kolom yang akan diberi arsiran, Buka menu Format dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan tombol Alt+O, Sorot dan klik perintah Borders And Shading…. Aktifkan kartu Shading

Kemudian klik OK.

Penulisan Footnote. Dalam pembuatan skripsi atau karya ilmiah, penulisan cetakan kaki atau footnote sering dilakukan untuk menerangkan sumber teori atau sumber kutipan. Penomoran pada Microsoft Word bersifat otomatis atau sifatnya berurutan. Bila anda ingin menghapus footnote cukup menghapus nomor footnote-nya dengan cara diblok dan tekan tombol delete maka seluruh isi footnote hilang dan Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

nomor footnote yang lain menyesuaikan. Langkah-langkah penggunaan footnote adalah sebagai berikut : Letakkan kursor pada bagian yang akan diberi footnote Buka menu Insert dengan melakukan klik pada baris menu atau tekan Alt+I Sorot dan klik perintah Footnote………..

Kemudian klik OK dan anda siap mengetik catatan kaki pada tempat yang disediakan.

Yordan Gunawan, S.H., ADV. FH Universitas Muhammadiyah Yogyakarta