Bab1s.docx

PERANCANGAN APLIKASI PENGELOLAAN LAPORAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB

LAPORAN KERJA PRAKTIK Dibuat untuk menyajikan hasil penalaran dari proses pengalaman kerja

Oleh: Aji Pangestu

(1506130)

Nabil Al Akbar

(1506117)

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT 2019

PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN

Laporan kerja praktik tersedia untuk umum di Perpustakaan Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Hak cipta ada pada kelompok kerja yang dialihkan seluruh hak dan kepentingannya kepada Prodi Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Setiap pengutipan harus menyertakan sitasi yang dapat ditelusuri di dalam daftar pustaka.

i

PERNYATAAN KEASLIAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Aji Pangestu NIM

: 1506130 Adalah wakil kelompok kerja, dengan ini menyatakan bahwa laporan kerja

praktik yang dibuat belum pernah diajukan oleh siapapun, serta mengandung kutipan yang telah dilengkapi dengan sitasi dan tercantum dalam daftar pustaka secara memadai. Kami bersedia menerima sangsi akademik berupa nilai E apabila terbukti melakukan plagiasi, sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 17 tahun 2010.

Garut, 11 Nopember 2018 Yang Membuat Pernyataan

Aji Pangestu 1506130

ii

LEMBAR PENGESAHAN

PERANCANGAN APLIKASI PENGELOLAAN LAPORAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB

Telah diseminarkan secara terbuka pada tanggal tanggal-bulan-tahun dengan nilai seminar , huruf mutu , dan diperiksa serta disetujui oleh :

Pembimbing Akademik

Penguji

Sri Rahayu M.Kom

Dewi Tresnawati M.Kom

NIDN. 0417049001

NIDN. 0428127703

Mengetahui Koordinator Kerja Praktik,

Rinda Cahyana, M.T NIDN. 0017107906

iii

ABSTRAK

Desa Mekarjaya adalah suatu Dinas yang bergerak pada bidang pelayanan masyarakat yang memiliki tujuan untuk melayani kebutuhan masyarakat. Dalam kegiatan yang dilakukan di Desa Mekarjaya masih menggunakan konvensional, diantaranya pengarsipan surat disimpan di laci secara manual, maka nantinya akan menimbulkan masalah seperti kehilangan data. maka dari itu harus dilakukan perubahan terhadap pengarsipan surat di Desa Mekarjaya saat ini dengan cara membuat aplikasi manajemen surat dimana surat yang diarsipkan di Desa Mekarjaya tidak lagi disimpan di laci atau manual, tapi dengan adanya aplikasi manajemen surat ini bisa langsung mengarsipkan surat masuk ataupun keluar pada program yang sudah ada dalam Komputer. Adapun tujuan dari kerja praktik yaitu merancang Aplikasi Manajemen Surat di Desa Mekarjaya agar dapat digunakan dan mampu untuk menyelesaikan masalah pengarsipan surat dengan cara surat di scan terlebih dahulu untuk surat masuk, dan surat keluar dapat di scan suratnya ataupun di arsipkan langsung ke aplikasi. Perancangan aplikasi manajemen surat ini menggunakan studi kualitatif dengan menggunakan metodologi Waterfall, terdapat lima proses tahapan yang ada pada metodologi Waterfall yaitu Communication, Planning, Modeling, Construcion dan Deployment. Bahasa pemrograman yang digunakan PHP dengan DBMS MySQL. Kerja Praktik ini menghasilkan aplikasi manajemen surat yang diharapkan dapat mempermudah kelancaran aktivitas pengarsipan surat dan dapat mengurangi proses kerja secara manual.

Kata Kunci : Desa Mekarjaya, Sistem Informasi, Surat masuk dan surat keluar, Waterfall

i

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang penulis memanjat puji dan syukur kepada-Nya karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis bisa menyusun Laporan Kerja Praktik ini. Tidak lupa shalawat serta salam kepada junjungan kita semua Nabi besar Muhammad SAW kepada para keluarganya, para sahabatnya, dan tabi’ut dan tabi’in Nya sampai kepada kita selaku umat Nya. Laporan Kerja Praktik ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek informatika di Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Adapun judul laporan ini adalah “Perancangan Aplikasi Pengelolaan Laporan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web” Dalam penulisan laporan Kerja Praktik ini banyak sekali mendapatkan bantuan, dorongan, bimbingan dan petunjuk dari berbagai pihak, oleh karena itu rasa terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada yang terhormat : 1. Bapak Dr. Hilmi Aulawi, ST., MT. selaku Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Garut. 2. Bapak Rinda Cahyana, MT. selaku Ketua Program Studi Informatika yang memberikan dorongan motivasi untuk lebih semangat dalam menyelesaikan laporan Kerja Praktik ini. 3. Bapak Ridwan Setiawan, ST. M.Kom. selaku Sekretaris Program Studi Informatika yang memberikan dorongan motivasi untuk lebih semangat dalam menyelesaikan laporan Kerja Praktik ini 4. Ibu Sri Rahayu, M.Kom, selaku Pembimbing Akademik yang telah memberikan arahan serta masukan sampai dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktik ini. 5. Ibu Ai Komariah selaku pembimbing lapangan yang telah membimbing kami dengan sabar dan selalu memberikan masukan yang bermanfaat dalam lancarnya penyusunan Laporan Kerja Praktik ini 6. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu telah banyak memberikan kontribusi dalam penulisan laporan ini.

ii

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu kritik dan saran yang membangun demi perbaikan selalu penulis nantikan. Harapannya laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Garut, 24 November 2018

Penyusun

iii

DAFTAR ISI

ABSTRAK ............................................................................................................... i KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vi DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ viii 1.

PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 1.1

Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2

Tujuan Kerja ............................................................................................. 2

1.3

Ruang Lingkup Pekerjaan ........................................................................ 2

1.4

Tempat dan Waktu Kerja ......................................................................... 3

1.5

Sistematika penulisan ............................................................................... 4

2. LANDASAN TEORI .......................................................................................... 6 2.1

Konsep Dasar Sistem................................................................................ 6

2.1.1

Pengertian Sistem .............................................................................. 6

2.1.2

Karakteristik Sistem .......................................................................... 6

2.2

Informasi .................................................................................................. 8

2.2.1 2.3

Metodologi Pengembangan Sistem .......................................................... 8

2.3.1 2.4

Sistem Informasi ............................................................................... 8

Metology Waterfall ........................................................................... 9

Alat – alat terstruktur yang digunakan ................................................... 11

2.4.1

Flowmap.......................................................................................... 11

2.4.2

Data Flow Diagram ........................................................................ 12

2.4.3

Entity Relationship Diagram ........................................................... 13

2.5

Perangkat lunak pendukung ................................................................... 13

2.5.1

Php .................................................................................................. 14

2.5.2

MySql .............................................................................................. 14

2.5.3

Xampp ............................................................................................. 15

2.5.4

Notepad++ ....................................................................................... 16

3. METODOLOGI PEKERJAAN ........................................................................ 17

iv

4.

3.1

Work Breakdown Structure .................................................................... 17

3.2

Alur Aktivitas ......................................................................................... 18

3.3

Sumber Daya Penelitian ......................................................................... 19

HASIL DAN PEMBAHASAN ..................................................................... 21 4.1

4.1.1

Analisis Kebutuhan Pengguna ........................................................ 21

4.1.2

Analisis Sistem Berjalan ................................................................. 21

4.2

Planning ................................................................................................. 22

4.2.1

Jadwal kerja ..................................................................................... 22

4.2.2

Sumber Daya yang Dibutuhkan ...................................................... 23

4.3

Modelling................................................................................................ 23

4.3.1

Pemodelan Analisis ......................................................................... 24

4.3.2

Pemodelan Perancangan.................................................................. 27

4.3.3

Perancangan sistem ......................................................................... 27

4.3.4

Perancangan Basis Data .................................................................. 34

4.3.5

Perancangan Struktur Menu ............................................................ 36

4.4 5.

Communication ...................................................................................... 21

Contruction ............................................................................................. 37

KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 41 5.1

Kesimpulan ............................................................................................. 41

5.2

Saran ....................................................................................................... 41

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 42 LAMPIRAN .......................................................................................................... 43

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Desa Mekarjaya Tarogong Kaler ....................... 1 Gambar 2.1 Karakteristik Ssitem ............................................................................ 8 Gambar 2.2 Metodelogi Waterfall .......................................................................... 9 Gambar 3.1 Work Breakdown Structure .............................................................. 17 Gambar 3.2 Alur Aktivitas .................................................................................... 18 Gambar 4.1 Flowmap Sistem Surat Masuk Yang Sedang Berjalan ..................... 24 Gambar 4.2 Flowmap Sistem Surat Keluar Yang Sedang Berjalan...................... 25 Gambar 4.3 Flowmap Yang Diusulkan ................................................................. 26 Gambar 4.4 Data Flow Diagram level 0 ............................................................... 27 Gambar 4.5 Data Flow Diagram level 1 ............................................................... 28 Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 Login ..................................... 29 Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses 2 surat masuk .......................... 31 Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses 3 Surat Keluar ......................... 32 Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 1 Proses 4 Data User .............................. 33 Gambar 4.10 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................... 34 Gambar 4.11 Relasi antar tabel aplikasi manajemen surat ................................... 35 Gambar 4.12 Perancangan Struktur Menu ............................................................ 36 Gambar 4.13 Form Login Aplikas Managemen Surat .......................................... 37 Gambar 4.14 Halaman Utama Aplikasi Manajemen Surat ................................... 37 Gambar 4.15 Entry Data Surat Masuk .................................................................. 38 Gambar 4.16 Data Surat Masuk ............................................................................ 38 Gambar 4.17 Entry Data Lembaran Disposisi ...................................................... 39 Gambar 4.18 Print Lembaran Disposisi ................................................................ 39 Gambar 4.19 Entry Data Surat Keluar .................................................................. 40

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Deskripsi Kegiatan Selama Kerja Praktek .............................................. 3 Tabel 2.1 Simbol Simbol Flowmap ...................................................................... 12 Tabel 2.2 Simbol Simbol Dalam Data Flow Diagram .......................................... 13 Tabel 2.3 Simbol Simbol Entity Relationship Diagram........................................ 13 Tabel 2.4 Folder Xampp (Nugroho,2013)............................................................. 15 Tabel 3.1 Sumber Daya Penelitian ........................................................................ 19 Tabel 4.1 Etimasi Waktu Pengerjaan .................................................................... 22 Tabel 4.2 Penjelasan Data Flow Diagram Level 1 ................................................ 29 Table 4.3 Penjelasan Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 Login ....................... 30 Tabel 4.4 Penjelasan Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 ................................ 31 Tabel 4.5 Penjelasan Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 Surat Keluar ............ 33 Tabel 4.6 Penjelasan Data Flow Diagram Level 2 Proses 4 Data User ............... 34

vii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A : LANDASAN PEKERJAAN ..................................................... 43 1.

Surat balasan kerja praktik ............................................................................ 43

2.

Formulir Instansi ........................................................................................... 44

LAMPIRAN B : PRESENSI KERJA ................................................................... 45

viii

1. PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Pemerintah sebagai penyedia layanan publik yang dibutuhkan oleh

masyarakat harus bertanggung jawab dan memberi pelayanan yang terbaik bagi masyarakat (Rukayat, 2018). Desa merupakan lembaga pemerintahan daerah yang melayani masyarakat tingkat desa yang dipimpin oleh kepala Desa. Desa mengatasi layanan tingkat dusun yang terdiri dari Rumpun Warga (RW) dan Rumpun Tetangga (RT). Dalam penyelenggaraan pemerintahan Desa mengurus urusan pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan.

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Desa Mekarjaya Tarogong Kaler Tugas pokok dan fungsi desa memiliki tugas dan wewenangnya masing masing, naum yang kami tekankan disini adalah pada bagian seksi pelayanan, yang dimana tugas dan fungsinya adalah sebagai berikut : Tugas Bidang seksi pelayanan desa : 1. Melaksanakan penyuluhan dan motivasi terhadap pelaksanaan hak dan kewajiban masyrakat desa. 2. Meningkatkan upaya partisipasi masyarakat desa. 3. Melaksanakan pelestarian nilai sosial budaya masyarakat. 4. Melaksanakan

pelestarian

nilai

sosial

budaya,

keagamaan

ketenagakerjaan masyarakat desa. 5. Melaksanakan pekerjaan teknis pelayanan nikah, talak, cerai dan rujuk. 6. Melaksanakan pekerjaan teknis urusan kelahiran dan kematian. 1

dan

7. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan. Dari penjelasan mengenai tugas dan fumgsi bidang seksi pelayanan desa Fungsi Bidang seksi pelayanan desa : 1. Berkedudukan sebagai unsur pelaksana teknis bidang pelayanan. 2. Bertugas membantu kepala desa sebagai pelaksana tugas operasional dibidang pelayanan. maka kami melakukan analisis terhadap pengelolaan layanan yang ada di bagian seksi pelayanan tersebut. Setelah kami analisis, dapat kami temukan bahwa pada bagian surat menyurat, baik itu surat masuk dan surat keluar serta disposisi masih bekerja secara manual. Pengelolaan Surat Keluar di Desa Mekarjaya Tarogong Kaler Kabupaten Garut saat ini masih menggunakan Microsoft Office, dikarenakan media penyimpanan masih menggunakan kertas dan file sehingga memakan banyak tempat. Dengan adanya permasalahan yang telah disebutkan, maka Desa Mekarjaya Tarogong Kaler Kabupaten Garut menginginkan pencatatan laporan surat yang terkomputerisasi. Berdasarkan penjelasan permasalahan yang telah disebutkan, maka dalam Pelakasanaan Kerja Praktik (KP) di Desa Mekarjaya Tarogong Kaler Kabupaten Garut penulis mengambil judul PERANCANGAN APLIKASI PENGELOLAAN LAPORAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB.

1.2

Tujuan Kerja Adapun tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek di Desa Mekarjaya Tarogong

Kaler Kabupaten Garut adalah merancang aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis web.

1.3

Ruang Lingkup Pekerjaan Adapun yang menjadi batasan masalah dalam laporan Kerja Praktek ini

adalah, meliputi: 1. Membuat aplikasi laporan surat masuk dan surat keluar berbasis web. 2. Pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP yaitu menggunaka aplikasi XAMPP dengan database MySQLi. 2

3. Aplikasi hanya mencakup input data, hapus data, edit data, simpan data, dan pencetakan laporan surat.

1.4

Tempat dan Waktu Kerja Tempat Kerja Praktek ini yaitu di desa mekarjaya tarogong kaler pada

bidang pelayanan masyarakat Kabupaten Garut. Untuk waktu pelaksanaan dimulai dari hari selasa sampai dengan kamis pukul 09.00-15.30 WIB, dari tanggal 31 Juli 2018 sampai 23 Agustus 2018. Adapun kegiatan yang dilaksanakan dalam Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1 Deskripsi Kegiatan Selama Kerja Praktek No

Tanggal

Waktu

Deskripsi

1.

23 Juli 2018

09.00-15.30 WIB Pengenalan Desa Mekarjaya

2.

24 Juli 2018

09.00-15.30 WIB Melakukan analisis pada aplikasi yang dibutuhkan.

3.

25 Juli 2018

09.00-15.30 WIB Melakukan analisis laporan surat masuk dan surat keluar Desa Mekarjaya

4.

26 Juli 2018

09.00-15.30 WIB Pengambilan data-data pada surat masuk dan surat keluar Desa Mekarjaya

5.

30 Juli 2018

09.00-15.30 WIB Menacari referensi untuk memulai pembuatan aplikasi surat masuk dan surat keluar.

6.

31 Juli 2018

09.00-15.30 WIB Menacari referensi untuk memulai pembuatan aplikasi surat masuk dan surat keluar.

7.

1 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Perancangan aplikasi surat

8.

6 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Proses surat

3

pengkodingan

aplikasi

No 9.

Tanggal 7 Agustus 2018

Waktu

Deskripsi

09.00-15.30 WIB Proses

pengkodingan

aplikasi

pengkodingan

aplikasi

surat 10.

8 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Proses surat

11.

13 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Membantu melayani masyarakat

12.

14 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Membantu melayani masyarakat

13.

15 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Membahas

atau

memodifikasi

aplikasi sesuai keinginan desa mekarjaya 14

20 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Membahas

atau

memodifikasi

aplikasi sesuai keinginan desa mekarjaya 15

21 Agustus 2018

09.00-15.30 WIB Menampilkan dan memberikan hasil aplikasi yang telah kita buat dan sepakati bersama

1.5

Sistematika penulisan Laporan kerja praktik ini disusun dengan sistematika sebagai berikut:

1. PENDAHULUAN, pada bab ini berisi latar belakang, tujuan pekerjaan, ruang lingkup pekerjaan, tempat dan waktu keraja, serta sistematika penulisan. 2. LANDASAN TEORI, bab ini berisi kutipan konsep, teori dan metode terkait tujuan pekerjaan yang bersumber dari sejumlah pustaka; 3. METODOLOGI PEKERJAAN, bab ini berisi penjelasan tentang tahapan kerja berikut aktivitas dan teknik yang digunakan, dengan memperhatikan landasan teori; 4. HASIL DAN PEMBAHASAN, bab ini berisis penjelasan tentang hasil pekerjaaan, pengetahuan dan keterampilan empiris yang memperoleh, serta bagaimana kearifan local diperhatikan didalam pekerjaan dengan petunjuk kepada pustaka;

4

5. KESIMPULAN DAN SARAN, bab ini berisi ringkasan penelitian berdasarkan hasil dan pembahasan, serta rekomendasi pekerjaan terkait kelemahan kemampuan mahasiswa atau hambatan di tempat kerja.

5

2. LANDASAN TEORI

2.1

Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang paling

berhubungan, berkumpulnya bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Mustakini, 2005). Pada dasarnya sistem ini merupakan sesuatu yang memiliki bagian – bagian atau komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui tiga tahapan, yaitu : input, process dan output.

2.1.1

Pengertian Sistem Perancangan Sistem ditentukan tentang pemahaman mengenai kosep dasar

tentang sistem juga dilengkapi dengan sebuah pemahaman dan aturan dalam sebuah perancangan sistem. Sistem merupakan suatu komponen atau elemen yang saling terhubung antara yang satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapi tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005). Sistem adalah sekumpulan unsur yang terikat antara satu dengan yang lainnya, yang bertujuan mencapai suatu tujuan yang sama

2.1.2

Karakteristik Sistem Sistem itu sendiri memiliki karakteristik atau beberapa sifat tertentu, yaitu

mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interfce), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran suatu tujuan (goal) (Mustakini, 2005). Adapun penjelasan dari karakteristik suatu sistem diatas adalah sebagai berikut : a. Komponen-komponen (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub sistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu 6

dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau “supra sistem”. b. Batas Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada diluar lingkup atau batasan sistem yang memepengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. d. Penghubung Sistem (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalirdari suatu subsitem ke subsistem lain. e. Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input) . f. Keluaran Sistem (output) Hasil energi yang diolah dan dikasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi susbsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. g. Pengolah Sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. h. Sasaran Sistem (objective) Suatu sistem memiliki tujuandan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.

7

Gambar 2.1 Karakteristik Ssitem (Sutabri, 2012).

2.2

Informasi Informasi adalah kumpulan data yang diatur dan diproses sehingga memiliki

nilai tambahan di luar nilai fakta individu (Reynolds, 2017). Adapun tujaun sistem informasi adalah: menyajikan informasi untuk mengambil sebuah keputusan pada perancangan, pengorganisasian, pengendalaian sebuah perusahaan (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, (Input, processing, output-IPO).

2.2.1

Sistem Informasi Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling terkait yang

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarluaskan data dan informasi; suatu sistem informasi menyediakan mekanisme umpan balik untuk memantau dan mengendalikan operasinya untuk memastikannya terus bertemu adalah sasaran dan sasaran (Reynolds, 2017).

2.3

Metodologi Pengembangan Sistem Metodology perancangan yang digunakan dalam aplikasi surat masuk dan

surat keluar adalah metodology waterfall.

8

2.3.1

Metology Waterfall Untuk membuat system informasi buku tamu berbasis web diperlukan

sejumlah tahapan dari metode pengembangan tertentu, dalam hal ini menggunakan pendekatan terstruktur dengan menerapkan metodologi Waterfall.

Gambar 2.2 Metodelogi Waterfall (Pressman, 2010). Gambar di atas adalah tahapan umum dari model proses ini. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model waterfall (Pressman, 2010). 1. Comunication Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna. Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna. 2. Planning Setelah proses communication ini, kemudian menetapkan rencana untuk pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat, dan jadwal pengerjaan. 3. Modeling Dalam tahap ini aktifitas yang dilakukan adalah merepepresentasikan apa yang diperoleh dalam tahap pertama kedalam bentuk model grafis, pemodelan yang dilakukan meliputi pemodelan analisis spesifikasi kebutuhan serta pemodelan terhadap perancangan/desain. Pemodelan perancangan meliputi: a.

Perancangan Sistem Perancangan sistem ini menggambarkan bagaimana sistem yang akan dibangun bekerja dalam proses distribusi data yang melibatkan entitasentitas yang terlihat dalam sistem. Perancangan dibuat dalam format 9

diagram aliran data menggunakan dua pemodelan data, yaitu flowmap dan DFD. b.

Perancangan Basis Data Setelah perancangan sistem dilakukan, selanjutnya adalah pembuatan rancangan basis data. Data-data yang digunakan didasarkan pada kebutuhan yang dibahas pada tahap analisis. Perancangan basis data ini menggunakan ERD untuk merelasikan setiap tabel-tabel yang terkait dengan sistem peminjaman kendaraan. Basis data dirancang dalam bentuk tabel-tabel yang memuat atribut dari setiap tabel serta jenis-jenis tipe data yang akan digunakan serta keterangan dari setiap atribut.

c. Perancangan Antarmuka Setelah perancangan alur kerja sistem dan basis data dilakukan, Tahap selanjutnya adalah pembuatan rancangan antarmuka sistem yang dibuat sesuai dengan keinginan user. Perancangan antarmuka ini dibuat untuk menggambarkan secara garis besar tampilan sistem yang akan dibuat dengan menggunakan tools E-Draw. Dari ketiga tahap perancangan diatas dihasilkan sebuah desain perangkat lunak yang natinya menjadi bahan masukan pada tahap selajutnya. 4. Construction Pada tahap ini Desain perangkat lunak yang telah dhasilkan pada tahap pemodelan kemudian diterjemahkan kedalam bahasa pemrograman, selain itu juga dilakukan pengujian terhadap fungsi masing-masing komponen sehingga sesuai dengan kebutuhan. 5. Deployment Di tahap ini sistem/perangakat lunak yang telah dibuat dan telah dilakukan pengujian diserahkan kepada pelanggan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya pada Bab II bahwa secara alamiah perangkat lunak modern bersifat

evolsioner

atau

merupakan

incrementa,

sehingga

tahap

penyerahahan ini terjadi tidak secara sekaligus, namun akan diserahkan beberapa kali sebelum akhirnya perangkat lunak lengkap dihasilkan.

10

2.4

Alat – alat terstruktur yang digunakan Alat terstuktur yang digunakan berdasarkan metodologi Waterfall. Alat-alat

tersebut antara lain :

2.4.1

Flowmap Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara

bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan). Pengertian Flow Map adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flow Map menolong analisis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternaitf-alternatif lain dalam pengoprasian. Flow Map dapat dikatakan sebuah aliran data berbentuk dokumen atau formulir di dalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini dapat terjadi dengan entitas di luar sistem (Maryani, 2014).

11

Tabel 2.1 Simbol Simbol Flowmap

2.4.2

Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah sebuah teknik

grafis yang menggambarkan aliran informasi dan tranformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Sedangkan menurut Melyani, Angraeny, Sopriyadi, & Farisi, (2015) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Notasi yang digunakan untuk membuat suatu DFD diilustrasikan pada tabel berikut:

12

Tabel 2.2 Simbol Simbol Dalam Data Flow Diagram Simbol

Nama

Deskripsi

Proses

Menggambarkan proses yang dilakukan oleh Sistem

Entitas External

Menunjukkan entitas yang berhubungan dengan sistem

Objek Data

Menunjukkan arah aliran data

PenyimpananData Menunjukkan tempat penyimpanan data

2.4.3

Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan

membantu mengorganisasikan data dalam suatu proyek kedalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas, proses memungkinkan analisis menghasilkan struktur basis data yang baik sehingga data dapat disimpan dan diambil secara efisien (Yolan & Mansuri, 2015). Adapun notasi / simbol dalam ERD yang dapat digambarkan pada tabel berikut ini :

Tabel 2.3 Simbol Simbol Entity Relationship Diagram Simbol

Nama Entitas

Deskripsi Menunjukkan entitas yang terhubungan dengan Sistem

2.5

Atribut

Menunjukkan atribut yang dimiliki oleh entitas

Relasi

Menunjukkan relasi antar entitas

Link

Menunjukkan link

Perangkat lunak pendukung Sistem informasi buku tamu berbasis web di desa Mekarjaya

menggunakan bahasa pemrograman PHP dan DBMS nya menggunakan mysql. Adpaun perangkat lunak yang digunakan antara lain :

13

2.5.1

Php PHP sudah menjadi bahasa scripting umum yang banyak digunakan

dikalangan developer web. Pada awalnya php merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs Personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Kemudian pada juni 1998, PHP berubah menjadi akronim berulang PHP : Hypertext Preprocessing. Versi terbaru PHP yaitu PHP 5.0. dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar, versi ini juga memasukan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP. Mekanisme yang digunakan PHP ialah CGI (Common Gateway Interface) dimana bertugas melayani komunikasi dua arah antara web server (Xampp) dan web browser (internet explorer, Mozila Firefox, Google Chrome dan lain-lain) (Sidik, 2012) Menurut Sidik (2012), PHP merupakan secara umum dikenal dengan sebagai bahasa pemrograman script – script yang membuat dokumen HTML secara on the fly yang dieksekusi di server web, dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau editor HTML, dikenal juga sebagai bahasa pemrograman server side.

2.5.2

MySql MySQL merupakan database server yang paling sering digunakan dalam

pemograman PHP. MySQL digunakan untuk menyimpan data dalam database dan memanipulasi data-data yang diperlukan. Manipulasi data tersebut berupa menambah, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database (Buana, 2014) MySQL merupakan salah satu database server yang berkembang dilingkungan open source dan didistribusikan secara free (gratis) dibawah lisensi GPL (General Public Lisence). Perintah yang digunakan dalam MySQL adalah perintah SQL (Stucture Query Language) yaitu berupa bahasa permintaan yang terstuktur yang telah di standarkan oleh pihak ANSI/ISO. MySQL merupakan RDBMS (Relational Database Management System) server. RDBMS adalah program memungkinkan pengguna database untuk membuat, mengelola dan 14

menggunakan data pada suatu model. Sebagai salah satu aplikasi DBMS yang handal, gratis daan banyak penggunanya. Maka dalam perancangan aplikasi pengelolaan surat menggunakan MySQL, dimana data-data pada aplikasi tersimpan dalam MySQL.RDBMS (Relational Database Management System) server. RDBMS adalah program memungkinkan pengguna database untuk membuat, mengelola dan menggunakan data pada suatu model. Sebagai salah satu aplikasi DBMS yang handal, gratis daan banyak penggunanya. Maka dalam perancangan aplikasi pengelolaan surat menggunakan MySQL, dimana datadata pada aplikasi tersimpan dalam MySQL.

2.5.3

Xampp Menurut Nugroho (2013), XAMPP adalah paket program web lengkap yang

dapat Anda pakai untuk belajar pemrograman web, khususnya PHP dan MySQL. Di dalam folder utama xampp, terdapat beberapa folder penting yang perlu diketahui. Untuk lebih memahami setiap fungsinya, Anda dapat melihat penjelasannya sebagai berikut :

Tabel 2.4 Folder Xampp (Nugroho, 2013). Folder

Keterangan

Apache

Folder utama dari Apache Webserver

Htdocs

Folder utama untuk menyimpan data-data latihan web, baik PHP maupun HTML biasa

Manual Berisi subfolder yang di dalamnya terdapat manual program dan database, termasuk manual PHP dan MySQL. MySQL Folder utama untuk database MySQL Server. PHP

Folder utama untuk program PHP.

15

2.5.4

Notepad++ Notepad++ adalah source code editor gratis dan Notepad++ mendukung

beberapa bahasa pemrograman. Berjalan di lingkungan MS Windows, penggunaannya diatur oleh GPL License. Berdasarkan pada komponen editor yang kuat Scintilla, Notepad++ ditulis dalam C++ dan murni menggunakan Win32 API dan STL yang menjamin kecepatan eksekusi lebih tinggi dan ukuran program yang lebih kecil. Dengan mengoptimalkan sebagai rutinitas sebanyak mungkin tanpa kehilangan keramahan pengguna, Notepad++ berusaha untuk mengurangi emisi karbon dioksida dunia. Bila menggunakan daya CPU yang sedikit, PC dapat bekerja lebih ringan dan mengurangi konsumsi daya, sehingga menghasilkan lingkungan yang lebih hijau (Kindly, 2018).

16

3. METODOLOGI PEKERJAAN

3.1

Work Breakdown Structure Ada beberapa tahapan aktifitas yang harus diterapkan dalam perancangan

sistem informasi dan penyusunan laporan kerja praktik ini berdasarkan metode pengembangan sistem yang digunakan dalam hal ini metode waterfall, seperti yang telah dijelaskan dalam landasan teori sebelumnya tahapan aktifitas tersebut tergambar dalam Work Breakdown Structure (WBS). Berikut tahapan kerja dalam perancangan sistem informasi buku tamu meliputi aktivitas yang disajikan dalam skema WBS (Work Breakdown Structure).

Aplikasi Pengelolaan Lporan Surat

Communication

Planning

Wawancara

Membuat rencana tahapan kerjadan studi literatur

Modeling

Pemodelan analisis

Pemodelan perancangan

Perancangan sistem

Perancangan Basis Data

Construction

Pengkodean dan Pengujian

Aktivitas

Tahapan

Tujuan

Work Breakdwon Stucture

Perancangan Antarmuka

Gambar 3.1 Work Breakdown Structure

17

Deployment

3.2

Alur Aktivitas 07/08, 2 Minggu Studi literatur

06/08 wawancara

M1

29/08

07/08, 2 Minggu

14/08, 2 Minggu

14/08, 2 Minggu

15/08, 1 Minggu

Penjadwalan

Perancangan sistem

Perancangan basis data

Perancangan antar muka

M2

07/08, 2 Minggu

Studi literatur 23/08, 3 Minggu

14/09, 1 Minggu

Pengkodean

Pengujian

27/09 28/09, 1 Minggu Deployment

Gambar 3.2 Alur Aktivitas 1. Communication Dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan meliputi pengumpulan data melalui wawancara dengan Bapak Ai Komariah selaku pembimbing lapangan dan menjabat sebagai sekertaris Desa Mekarjaya. Data yang dikumpulkan meliputi kebutuhan yang mencakup perancangan Sistem Informasi Buku Tamu. 2. Planning Dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah melakukan perencanaan mengenai sistem yang akan dibuat dengan melakukan berbagai prakiraan, membuat rencana tahapan kerja, penjadwalan estimasi waktu serta deskripsi sumber daya yang dibutuhkan. Selain itu dalam tahap ini membahas mengenai teori-teori yang di butuhkan dalam perancangan sistem informasi buku tamu. 3. Modelling Dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah menerapkan apa yang dikerjakan pada tahap satu dan dua dengan model grafis . Adapun yang mecakup dalam tahap pemodelan ini adalah pemodelan analisis dan pemodelan perancangan. Sedangkan pemodelan perancangan itu terbagi tiga antara lain :

18

M3

a.

Perancangan sistem Perancangan sistem ini menjelaskan atau menggambarkan bagaimana sistem informasi buku tamu dibangun dalam proses distribusi data yang melibatkan entitas-entitas yang terlibat dalam sistem informasi buku tamu. Perancangan ini menggunakan 2 pemodelan data, yaitu flowmap dan Data Flow Diagram.

b.

Perancangan Basis Data Perancangan basis data ini menggunakan ERD untuk menjelaskan setiap tabel-tabel yang terkait dalam sistem informasi buku tamu. Basis data yang dirancang dalam bentuk tabel-tabel beserta atribut dari setiap tabel dan type data.

4. Construction Dalam tahap ini mengimplementasikan hasil dari tahap pemodelan kedalam bahasa pemrograman utuk membuat perangkat lunak serta dilakukan pengujian dari setiap komponen agar memenuhi kebutuhannya. 5. Deployment Dalam tahap ini perangkat lunak dibuat diserahkan kepada Desa Mekarjaya setelah dilakukan pengujian.

3.3

Sumber Daya Penelitian Selain Work Breakdown Structure (WBS) dan Diagram Alur ada juga

Sumber daya manusia dan perangkat dapat disajikan dengan menggunakan tabel sebagaimana tampak pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Sumber Daya Penelitian No 1

2

Aktivitas Wawancara

Manusia

Perangkat

-

Aji Pangestu

-

Laptop

-

Nabil Al Akbar

-

Microsoft Word

-

ATK

Tahapan kerja,

-

Aji Pangestu

Penjadwalan, Studi

-

Nabil Al Akbar

Literature

19

Buku Jurnal

No 3

4

Aktivitas Perancangan Sistem

Perancangan Basis

Manusia Aji Pangestu

Nabil Al Akbar

Data 5.

Perancangan antar muka

Aji Pangestu

6.

Pengkodean

-

Aji Pangestu

-

Nabil Al Akbar

7.

Pengujian (Black Box) Ai Komariah

8.

Deployment

Ai Komariah

20

Perangkat -

Laptop

-

Microsoft Visio

-

Laptop

-

Microsoft Visio

-

Laptop Php myadmin Sublime Xampp Laptop Sublime Xampp

Laptop

-

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1

Communication Communication atau Komunikasi merupakan tahapan pengumpulan data

yang melibatkan mahasiswa dan pembimbing lapangan ataupun pengguna, tahap ini dilakukan untuk mengetahui dan memahami sistem yang akan dirancang serta mengumpulkan data yang dibutuhkan sistem dengan metode mewawancarai langsung. Hasil dari wawancara membahas mengenai analisis kebutuhan pengguna dan analisis sistem yang berjalan.

4.1.1

Analisis Kebutuhan Pengguna Dari hasil analisis yang telah dilakukan melalui proses komunikasi dengan

cara mewawancarai langsung kepada objek yang diteliti yaitu kepada Ibu Ai Komariah selaku peagawai Desa Mekarjaya di bagian pelayanan, maka dihasilkan hal sebagai berikut : 1. Sistem yang dibuat harus memudahkan pengarsipan surat hingga surat yang diarsipkan terkomputerisasi 2. Mampu menyediakan informasi mengenai data surat yang masuk ataupun surat yang keluar secara komputerisasi 3. Sistem yang dibuat harus mampu mendukung pada sistem operasi komputer yang sedang dipakai 4. Sitem yang dibuat harus mampu memuat gambar berupa file jpg, png, ataupun pdf, yang nantinya digunakan sebagai hasil scan dari surat yang diarsipkan 5. Sistem yang dibuat harus mampu mencetak laporan yang telah di arsipkan.

4.1.2

Analisis Sistem Berjalan Dari tahapan Communication selain mendapatkan deskripsi mengenai

kebutuhan pengguna, juga didapatkan gambaran mengenai sistem yang berjalan, sistem yang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Sistem yang berjalan pada pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih manual yaitu disimpan di laci 21

2. Untuk pencarian arsip surat masuk dicari secara manual dan membutuhkan waktu yang lama dalam pencariannya.

4.2

Planning Planning atau perencanaan merupakan tahapan yang penting ketika

memulai sebuah pekerjaan, dengan adanya perencanaan maka akan membantu saat pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Dari tahapan ini diperoleh aktifitas kerja tergambar dari Work Breakdwon Structure (WBS), Alur Aktifitas, Sumber Daya Penelitian, yang telah dijelaskan pada bab metodologi pekerjaan serta jadwal kerja dan sumber daya yang dibutuhkan.

4.2.1

Jadwal kerja Perkiraan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan Aplikasi Pengelolaan

Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar di Desa Mekarjaya ini tergambar pada tabel berikut :

Tabel 4.1 Etimasi Waktu Pengerjaan Estimasi Waktu Aktivitas

Juli 4

Agustus 1

2

3

September 4

1

2

3

4

Communication Planning Modeling Contruction Deployment

Keterangan : a. Minggu ke empat dibulan juli dalam tahapan communication, kegiatan yang kami lakukan adalah wawancara kepada pembimbing lapangan untuk mengetahui

dan

memahami

sistem

yang

akan

dirancang

serta

mengumpulkan data yang dibutuhkan. Hasil dari wawancara membahas mengenai Analisis Kebutuhan Pengguna dan Analisis Sistem yang berjalan. 22

b. Minggu pertama dan kedua di bulan Agustus dalam tahapan Planning, kegiatan yang kami lakukan merencanakan dan merancang mengenai Work Breakdown Structure (WBS), Alur Aktivitas, dan Sumber Daya Penelitian. c. Minggu ketiga keempat di bulan agustus dan minggu pertama di bulan september membahas dalam tahapan modelling, dimana pada tahapan ini kami mulai membuat model diantaranya perancangan sistem, perancangan basis data, dan perancangan antarmuka. d. Minggu kedua dan ketiga di bulan September, kami mulai masuk ke aktivitas construction dimana pada tahap ini kami melakukan tahap pengimplementasian ke bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi pengelolaan laporan surat. e. Minggu keempat dibulan september, kami masuk pada tahapan Deploument, kami melakukan penyerahan aplikasi.

4.2.2

Sumber Daya yang Dibutuhkan Dalam perancangan sistem tentu melibatkan sumber daya, adapun sumber

daya yang dibutuhkan dalam perncangan Aplikasi Pengelolaan Laporan Surat ini meliputi : 1. Hardware Hardware pendukkung yang digunakan saat perancangan aplikasi adalah 1 unit laptop dengan sepsifikasi Intel Core i5, RAM 4GB, Hardisk 500GB. 2. Software Bahasa pemrograman yang digunakan adalah adalah PHP menggunakan tools subime text, sedangkan untuk DBMS nya menggunakan MySQL dengan tools XAMPP. Sementara itu sistem operasi yang digunakan adalah windos 10 64 bit.

4.3

Modelling Pada tahap ini dipaparkan mengenai representasi hasil analisis sistem yang

berjalan dan perancangan sitem yang diusulkan dalam bentuk grafis merupakan teknik pemodelan berorientasi aliran. Dalam hal ini model yang digunakan DFD dan Flowmap. 23

4.3.1

Pemodelan Analisis Pemodelan analisis sitem merupakangambaran dari hasil analisis sistem

sesuai dengan yang telah di deskripsikan sebelumnya, sistem yang sedang berjajalan pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar Desa Mekarjaya adalah sebagai berikut :

Flowchart sistem surat masuk yang sedang berjalan Pegawai

Kepala Desa

Mulai

Menerima surat

Surat dan tanda terima

Surat dan tanda terima

Apakah surat sudah dibaca ?

Membaca surat

Surat disimpan di laci

Gambar 4.1 Flowmap Sistem Surat Masuk Yang Sedang Berjalan

24

Keterangan : a. Pegawai menerima surat. b. Isian surat berupa surat dan tanda terima c. Surat dan tanda teima diserahkan ke kepala desa d. Kepala desa membaca surat yang telah diserahkan pegawai e. Surat yang telah dibaca ditumpuk sebelum di arsipkan, jika surat telah dibaca maka di arsipkan dengan cara dimasukkan kedalam laci, jika surat belum di baca maka surat akan diserahkan ke kepala desa f. Jika surat telah dibaca maka disimpan di laci g. Surat telah di arsipkan. Flowmap surat keluar yang sedang berjalan Pegawai

Mulai

Membuat surat

Surat sudah terisi

tidak

Cek surat

Lengkap ?

Print

surat

Gambar 4.2 Flowmap Sistem Surat Keluar Yang Sedang Berjalan 25

Keterangan : a. Pegawai membuat surat b. Jika surat sudah lengkap maka surat dicetak c. Lalu surat dikirim ke alamat tujuan d. Surat diarsipkan Dari penjelasan flowmap sistem yang sedang berjalan terlihat adanya kekurangan juga kelemahan dalam proses memrintahkan surat yang masuk jika surat itu bersifat disposisi, juga dalam pengarsipannya belum terkomputerisasi, hal ini menyebabkan surat nantinya bisa hilang. Untuk mengatasi kekurangan serta kelemahan yang telah di jelaskan maka kami buat sebuah rancangan sistem yang baru yaitu sebuah apliasi untuk mengelola surat, khususnya menambahkan perintah berupa surat disposisi juaga pada pengarsipannya, adapun rancangan flowmap sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : Flowmap yang diusulkan Pegawai

Kepala Desa

Petugas Disposisi

Mulai

login

Aplikasi Manajemen Surat

Input Data Surat

Disposisi

Cek data

Sudah benar ?

Database

Laporan surat dan disposisi

Laporan surat dan disposisi

Disposisi

selesai

Gambar 4.3 Flowmap Yang Diusulkan 26

Keterangan : a. Pegawai login kedalam aplikasi pengelolaan surat. b. Pegawai memasukkan data surat, jika surat keluar maka data yang dimasukan dapat berupa sebuah softcopy (surat yang telah di scan ataupun file surat yang telah selesai di buat), jika surat masuk maka data yang dimasukan berupa (surat yang telah di scan). c. Jika sudah diinputkan dengan benar, maka surat masuk akan dibaca terlrbih dahulu, jika surat berdifat disposisi maka lembaran disposisi akan dibuat dalam aplikasi, namun jika surat keluar maka akan langsung di masukan ke database dan di arsipkan. d. Laporan surat dan disposisi nantinya akan diserahkan ke kepala desa, dan jika ada lembaran disposisi kepala desa akan menyerahkan langsung lembaran disposisi ke petugas disposisi.

4.3.2

Pemodelan Perancangan Pemodelan perancangan adalah representasi grafis mengenai perancangan

sistem yang diusulkan meliputi perancangan sistem, perancangan basis data dan perancangan antar muka pengguna.

4.3.3

Perancangan sistem Perancangan aplikasi pengelolaan laporan surat masuk dan surat keluar di

desa mekarjaya digambarkan dalam bentuk model berorientasi aliran, dalam hal ini alat yang digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebagai berikut : 1. Data Flow Diagram level 0 Data Pegawai Data Surat Masuk Data Surat Keluar

Aplikasi Manajemen Surat

Pegawai

Info Surat Masuk Info Surat Keluar Info Disposisi Info Klarifikasi Surat

Gambar 4.4 Data Flow Diagram level 0 27

Dari gambar DFD diatas dapat diperoleh keterangan bahwa terdapat satu entitas yang terlibat didalam sistem yaitu pegawai. Pegawai merupakan entitas internal yang langsung berhubungan dengan sitem. 2. Data Flow Diagram Level 1 Data Disposisi

Info Laporan Data Laporan

Tbl_Disposisi

Disposisi Info Dis posisi

Info Disposisi

Data Disposisi

Invalid Login

Tbl_surat masuk

Info Surat Masuk

Pegawai

Data Surat Masuk Data Laporan

Tbl_user

Login

Data Login

Info Data Login

Info Surat Masuk

Data surat kelu ar Info surat kelu ar

Login Valid

Pengolahan surat masuk

Laporan

Data Surat Masuk

Login Valid

Info surat keluar Pengolahan surat keluar

Tbl_surat keluar

Data surat keluar

Gambar 4.5 Data Flow Diagram level 1 Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa terdapat 5 buah proses utama yaitu : 1. Proses Login 2. Proses Pengolahan data surat masuk 3. Proses Pengolahan data surat keluar 4. Pengolahan disposisi 5. Pengolahan laporan

28

Info Laporan

Tbl_laporan

Secara rinci proses – proses tersebut dijelaskan dalam tabel berikut : Tabel 4.2 Penjelasan Data Flow Diagram Level 1 No. 1.

Nama Proses Proses Login

Keterangan Tahap ini yaitu melakukan proses login yang nantinya ketika proses ini berlanjut maka akan masuk kedalam sistem

2.

Proses

Pengolahan Pada tahap ini pegawai melakukan pengelolaan

data surat masuk

data surat masuk berupa data surat yang telah discan

3.

Proses

Pengolahan Pada tahap ini pegawai melakukan pengelolaan

data surat keluar

data surat keluar berupa data surat yang telah discan bisa juga berupa file surat yang telah dibuat

4.

Proses Disposisi

Pada tahap ini lembaran disposisi akan dibuat jika pada surat masuk terdapat perintah yang nantinya tertuju pada petugas disposisi

5.

Proses Laporan

Pada tahap ini laporan di sortir per tanggal, baik surat masuk ataupun surat keluar.

3. Data Flow Diagram level 1 Proses 1 (Login) Username, password Username _invalid

Verifikasi Username

Username _valid

Pegawai

Password _invalid

Verifikasi Password

username

Verifikasi_ username

Tbl_user

password

Verifikasi_ password Login_valid

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 Login

29

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa terdapat 2 proses utama yaitu : 1. Proses Verifikasi Username 2. Proses Verifikasi Password Secara rinci gambar DFD level 2 Proses 1 login akan di jelaskan dalam tabel berikut :

Table 4.3 Penjelasan Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 Login No. Nama Proses 1.

Keterangan

Proses Verifikasi

Proses ini merupakan pengambilan data dari

Username

tbl_user yang diproses kedalam sistem sehingga username yang dimasukkan akan diproses yang keluarannya akanvalid ataupun tidak valid.

2.

Proses Verifikasi

Proses ini yaitu proses memasukkan password atau

Password

kode yang akan di proses oleh sistem jika password cocok maka akan dilantjutkan masuk ke aplikasi, jika tidak maka akan tetao di login, dan akan diminta measukkan password ulang.

30

4. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2 surat masuk Login_valid

info_surat masuk

Tambah Data

Data_surat masuk

Data_surat masuk

info_surat masuk

Login_valid

Data_surat masuk

Data_surat masuk

Cari Data

info_surat masuk

info_surat masuk

Tbl_disposisi

Data_disposisi info_disposisi

Disposisi

Data_disposisi info_disposisi

Admin

Tbl_surat masuk

Data_surat masuk

Edit Data

info_surat masuk info_surat masuk

info_surat masuk Login_valid Data_surat masuk

Print

info_surat masuk info_surat masuk

info_surat masuk

Login_valid

Data_surat masuk

Delete

info_surat masuk info_surat masuk

info_surat masuk

Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses 2 surat masuk

Dari gambar diatas terdapat 6 proses utama yaitu : 1. Proses tambah data surat 2. Proses pencarian data surat 3. Proses disposisi 4. Proses edit data 5. Proses print 6. Proses delete

Tabel 4.4 Penjelasan Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 No.

Nama Proses

Keterangan

1.

Tambah Data Surat

Proses Menambahkan data surat dilakukan oleh pegawai dimasukkan ke dalam sistem

2.

Cari Data Surat

Pencarian data surat yang di sortir per tanggal

31

Proses Disposisi

3.

Surat masuk yang bersifat disposisi diketik dalam lembaran disposisi dilakukan oleh pegawai dan dimasukkan ke sistem

Edit

4.

Edit data surat bila ada kekeliruan dalam penginputan surat

5.

Print

Print akan dilkukan jika surat dibutuhkan

6.

Delete

Delete jika surat tidak diperlukan

5.

Data Flow Diagram Level 1 Proses 3 Surat Keluar info_surat keluar

Login_valid

Tambah Data Data_surat keluar Data_surat keluar

info_surat keluar

Login_valid Data_surat keluar

Data_surat keluar

Cari Data

info_surat keluar

info_surat keluar

Admin

Tbl_surat keluar

info_surat keluar Data_surat keluar

Edit Data

info_surat keluar

info_surat keluar

info_surat keluar Data_surat keluar

Delete

info_surat keluar

info_surat keluar

Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses 3 Surat Keluar Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa terdapat 4 buah proses utama yaitu : 1. Proses Tambah Data 2. Proses Cari Data 3. Proses Edit Data 4. Proses Delete Secara rinci gambar DFD level 2 proses 3 surat keluar dijelaskan dalam tabel berikut :

32

Tabel 4.5 Penjelasan Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 Surat Keluar No.

Nama Proses

Keterangan

1.

Tambah Data

Proses Menambahkan data surat dilakukan oleh pegawai dimasukkan ke dalam sistem

2.

Cari Data

Pencarian data surat yang di sortir per tanggal

3.

Edit Data

Edit data surat bila ada kekeliruan dalam penginputan surat

Delete

4.

6.

Delete jika surat tidak diperlukan

Data Flow Diagram Level 1 Proses 4 Data User info_user

Login_valid

Tambah Data Data_user Data_user

info_user

Admin

Tbl_user info_user Data_user

Edit Data

info_user

info_user

info_user Data_user

Delete

Info_user

info_user

Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 1 Proses 4 Data User

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa terdapat 3 Proses yaitu 1. Proses Tambah Data 2. Proses Edit Data 3. Proses Delete

33

Secara rinci proses-proses diatas dapat dijlaskan dalam tabel berikut : Tabel 4.6 Penjelasan Data Flow Diagram Level 2 Proses 4 Data User No. 1.

Nama Proses

Keterangan

Tambah Data

Proses Menambahkan data user dilakukan oleh pegawai dimasukkan ke dalam sistem

2.

Edit Data

Edit data user bila ada kekeliruan dalam penginputan

3.

4.3.4

Delete

Delete jika tidak diperlukan

Perancangan Basis Data Setelah perancangan sistem, maka terlihat kebutuhan tabel data dari setiap

proses yang berjalan, ini yang kemudian menjadi dasar dalam perancangan basis data. Hasilnya berupa deskripsi tabel dan gambar hubungan antar tabel. 1. Entity Relationship Diagram (ERD) Untuk menjelaskan keterkaitan antara objek-objek yang terlibat dalam database di gambarkan dalam sebuah model Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai berikut : indeks

*Id_disposisi

*Id_surat

asal_surat

keterangan

isi

Isi_disposisi

tujuan

sifat

no_agenda Batas_waktu

no_surat

tbl_surat_masuk

M

**Id_user

membuat

1

tbl_disposisi

catatan

file **Id_surat

tgl_diterima

tgl_surat

M

*Id_surat

mengelola isi

*Id_instansi

no_agenda nama

tujuan

nama_instansi

no_surat

tbl_surat_keluar

tgl_surat

M

tgl_catat

alamat

1

menangani

1

tbl_user

1

mengisi

M

tbl_instansi

kepdes

**Id_user

username

website

nip file

keterangan

*Id_user

password

logo

**Id_user

Gambar 4.10 Entity Relationship Diagram (ERD)

34

nip

email

Keterangan : Dari ER Diagram yang sudah dipaparkan maka bisa dilihat bahwa ada 5 entitas utama yang dimana primary key dari user sebagai foreign key dari 3 entitas, dimana user ini mengelola surat masuk dan surat keluar, dan juga mengelola tabel instansi. 2. Hubungan antar tabel tbl_surat_keluar

PK

id_surat

tbl_surat_masuk

tbl_user

PK

PK

id_user

id_surat

tbl_disposisi

PK

id_disposisi

no_agenda

username

no_surat

tujuan

tujuan

password

asal_surat

isi_disposisi

no_Surat

nama

isi

sifat

isi

nip

indeks

batas_waktu

tgl_surat

admin

tgl_Surat

catatan

tgl_catat

tgl_diterima

tbl_instansi

file keterangan

PK

nama_instansi

FK id_user

file

id_instansi

keterangan FK id_user

alamat kepdes nip

website email logo FK id_user

Gambar 4.11 Relasi antar tabel aplikasi manajemen surat

Keterangan : 1. Tb_user Fungsi

: Menyimpan data user

Jenis

: Tabel Master

Primary Key

: id_user

Foreign Key

:-

2. Tb_instansi Fungsi

: Menyimpan data isntansi

Jenis

: Tabel Master

Primary Key

: id_instansi 35

FK id_surat

Foreign Key

: id_user

3. Tb_surat_masuk Fungsi

: Menyimpan data surat

Jenis

: Tabel Master

Primary Key

: id_surat

Foreign Key

: id_user

4. Tb_surat_keluar Fungsi

: Menyimpan data surat keluar

Jenis

: Tabel Master

Primary Key

: id_surat

Foreign Key

: id_user

5. Tb_disposisi Fungsi

: Menyimpan data disposisi

Jenis

: Tabel Master

Primary Key

: id_disposisi

Foreign Key

: id_user

4.3.5

Perancangan Struktur Menu Aplikasi Manajemen Surat

Transaksi Surat

Beranda

Buku Agenda

Galeri File

Surat Masuk

Surat Keluar

Surat Masuk

Surat Keluar

Surat Keluar

Surat Masuk

Tambah Data

Tambah Data

Cetak Laporan/ tanggal

Cetak Laporan/ tanggal

File Gambar

File Gambar

Edit Data

Edit Data

Print

Delete

Pengaturan

Instansi

Entry Data

User

Entry Data Backup Database

Disposisi Tambah Data

Restore Database

Edit Data

Delete

Print

Gambar 4.12 Perancangan Struktur Menu

36

4.4

Contruction Pada tahap ini akan disajikan mengenai implementasi dari apa yang telah di

hasilkan dalam tahap perancangan dimana hasil erancangan tersebut akan diimplementasikan ke bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi manajemen surat. 1. Form Login

Gambar 4.13 Form Login Aplikas Managemen Surat

2. Halaman Utama

Gambar 4.14 Halaman Utama Aplikasi Manajemen Surat

37

3. Entry Data surat masuk

Gambar 4.15 Entry Data Surat Masuk

4. Data surat Masuk

Gambar 4.16 Data Surat Masuk

38

5. Entry Data Lembaran Disposisi

Gambar 4.17 Entry Data Lembaran Disposisi

6. Print Lembaran Disposisi

Gambar 4.18 Print Lembaran Disposisi

39

7. Entry Data Surat Keluar

Gambar 4.19 Entry Data Surat Keluar

40

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan Dengan berkembangnya teknologi informasi tidak menutup kemungkinan

instansi pemerintahan juga ikut mengikuti perkembangan teknologi, oleh karena itu kami membantu intansi pemerintahan desa dengan membuat aplikasi manajemen surat supaya mengikuti teknologi informasi agar lebih mudah dalam pengarsipan laporan surat, dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Dengan aplikasi manajemen surat, maka akan membantu pegawai dan desa dalam mengelola pengarsipan surat. 2. Surat masuk yang bersifat disposisi dapat segera dibuat dengan lampiran disposisi. 3. Data yang disimpan dapat dengan mudah untuk dicari kembali. 4. Dengan aplikasi manajemen surat laporan surat dapat dicetak berdasarkan tanggal dengan mudah. 5.2

Saran

Untuk mengoptimalkan kinerja sistem ini, maka penyusun mengusulkan beberapa saran kepada pihak tempat kerja praktek dalam hal ini adalah Desa Mekarjaya : 1. Aplikasi manajemen surat ini diharapkan dapat dikembangkan terus, seperti penambahan fitur seperti pembeda antara surat dinas dan bukan dinas. 2. Proses pembuatan surat keluar akan lebih baik di sediakan pada aplikasi manajemen surat. Sehingga data surat keluar yang dibuat akan lebih mudah dikelola. 3. Harus ada perawatan terhadap aplikasi manajemen surat ini, sehingga terkelola dengan baik.

41

DAFTAR PUSTAKA

Betha, S. (2012). Pemrograman Web dengan PHP. Indonesia: Informatika. Dick, J., Hull, E., & Jackson, k. (2017). Requirements Engineering. Switzerland: Springer. Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain: Sistem Informasi Pendekatan Terstrukttur & Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kasperi, K. (2015). Website for Pelimannit ry. Bachelor’s thesis Oulu University of Applied Sciences, 35. Kruchten, P. (2004). The Rational Unified Process : An Introduction, Third Edtion. Addison-Wesley Professional. Reynolds, R. M. (2017). Fundamentals of Information Sytem. Boston, USA: Cengage Learning. Ritonga, P. (2016, november 11). Pengertian Unified Modeling (UML) dan Modelnya Menurut Pakar dan Para Ahli. Retrieved from Bangpahmi.com. Rob, C. K. (2016). Chapter 2 : Dreamweaver CC Esentials. In C. K. Rob, Learn Adobe Dreamweaver CC for WEB Authoring (p. 288). United State: Adobe Press. Rosa, A., & Salahuddin. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Struktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. Rukayat,

Y.

(2018).

Kualitas

Pelayanan

Publik

Bidang

Administrasi

Kependudukan Di Kecamatan Pasirjambu. Jurnal Ilmiah Magister Administrasi. Sora, N. (2018, October Wednesday 17). Pengertian UML Dan Jenis-Jenisnya Serta

Contoh

Diagramnya.

Retrieved

from

Pengertian

apapun:

http://www.pengertianku.net/2015/09/pengertian-uml-dan-jenis-jenisnyaserta-contoh-diagramnya.html Sutabri, T. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset (Penerbit Andi).

42

LAMPIRAN

LAMPIRAN A : LANDASAN PEKERJAAN 1. Surat balasan kerja praktik

43

2. Formulir Instansi

44

LAMPIRAN B : PRESENSI KERJA

45

46

47

48