Bab Iii.docx

BAB III TINJAUAN PUSTAKA 3.1

Definisi Sistem dan Prosedur

3.1.1

Definisi Sistem Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang-ulang atau

secara rutin terjadi. Dengan adanya sistem maka kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar dan terkoordinir sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Definisi sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Zaki Baridwan (1998: 3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut Bodnar dan Hoopwood(2003:1) sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan uraian tersebut diatas dapat kita simpulkan bahwa sistem merupakan suatu kerangka prosedur-prosedur yang dirancang sesuai dengan skema untuk melaksanakan serta mencapai tujuan tertentu. Dari sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan. Unsur-unsur yang mawakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Disamping itu semua sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feed-back) dapat berasal dari output tetapi juga berasal dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang tentunya akan memiliki unsur-unsur ini. Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendektan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandangan sistem, yang berusaha menemukan unsur yang membentuk

sistem tersebut dan mengidentifikasi proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, sesorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.

3.1.2

Definisi Prosedur Suatu sistem tentunya berkaiatan dengan prosedur, hal ini diperkuat oleh

pendapat Mulyadi (2001:5) yang mengemukakan bahwa : “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah suatu urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Berdasarkan uraian tersebut diatas dapat kita simpulkan bahwa prosedur merupakan suatu urutan kerja. Beberapa pengertian dan prosedur diatas, melibatkan orang-orang, sumber daya, konsep-konsep dan prosedur yang mempunyai tujuan untuk melaksanakan fungsi tertentu yang dapat diidentifikasikan guna mencapai sasaran tertentu berdasarkan transaksi-transaksi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Oleh karena itu suatu sistem perusahaan yang secara keseluruhan di dalam suatu perusahaan tidak dapat dipisahkan dengan sistem-sistem yang lain di dalam mendukung dan menunjang proses kegiatan operasional. Dari semua sistemsistem yang ada saling kontrol mengontrol sehingga dapat menciptakan keharmonisan

di

dalam

melakukan

suatu

pekerjaan

rutin

perusahaan.

Beritegrasikan untuk menciptakan atau menimbulkan suatu situasi atau tujuan dari suatu posisi keseimbangan dimana aktivitas-aktivitas diantara semua kegiatan

membantu pencapaian tujuan yang telah digariskan atau kebijaksanaan perusahaan. Sedangkan prosedur merupakan aturan kerja dari kegiatan yang terlibat dalam sistem itu sendiri, yaitu keseluruhan proses kerja sama dari sekelompok orang dalam melakukan suatu kegiatan yang didasarkan atas dasar pertanggungjawaban dalam mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi dalam prosedur ini tercipta sistem administrasi (pembukuan) yang meliputi alat-alat untuk mengumpulkan data-data, membuat laporan serta alat untuk pengawasan. 3.2

Definisi Akuntansi Pengertian akuntansi menurut para ahlipun berbeda-beda. Menurut

Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2005:4) pengertian akuntansi adalah sebagai berikut :

"Accounting is an information system that identifies ,records, and communicates the economic events of an organization to interested users". Yang artinya

akuntansi

adalah

sebuah

sistem

informasi

yang

mengidentifikasi, merekam, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi suatu organisasi kepada pemakai informasi yang berkepentingan. Sementara itu, menurut

Reeve,

Warren,

dan Duchac

(2007:7) menyatakan bahwa pengertian akuntansi adalah sebagai berikut: "Accounting is an iriformation system that provides reports to stakeholders about the economic activities and condition of a business". Yang artinya akuntansi adalah sistem informasi yang menyediakan laporan

kepada pihak-pihak yang

berkepentingan mengenai

aktivitas

ekonomi dan kondisi bisnis suatu organisasi. Sedangkan Sony, Arif, dan Arsyadi (2008:3) menyatakan bahwa pengertian akuntansi adalah sebagai berikut : "Akuntansi transaksi

adalah

proses

sistematis

untuk

mengolah

menjadi informasi keuangan yang bermanfaat untuk

pihak eksternal dan internal".

Sedangkan

menurut

Sofyan

(2007:4),

menyatakan

bahwa

pengertian akuntansi adalah sebagai berikut : "Akuntansi adalah alat kapitalis untuk mengumpulkan harta dan memeliharanya agar proses

akumulasi kekayaan

beijalan

lancar dan penguasaannya tetap di tangan kapitalis". Jadi, suatu

dapat

ditarik

kesimpulan

bahwa

akuntansi

adalah

proses identifikasi, pencatatan, dan mengkomunikasikan segala

kejadian ekonomi yang teijadi dalam suatu entitas kepada pihak-pihak yang berkepentingan baik itu pihak internal maupun eksternal. 3.3

Sistem Akuntansi

3.3.1 Definisi Sistem Akuntansi Suatu sistem akuntansi diciptakan agar mempermudah perusahaan dalam mengelola perusahaan. Berikut ini definisi sistem akuntansi menurut para ahli. Menurut Mulyadi (2001:3) definisi sistem akuntansi sebagai berikut : "Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan". Sementara itu, menurut Narko (2007:3), pengertian sistem akuntansi adalah sebagai berikut : “Sistem akuntansi adalah jaringan yang terdiri dari formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, kepentingan

pengambilan

keputusan

bisnis

maupun

untuk

bagi pihak-pihak

yang berkepentingan”. Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur akuntansi meliputi organsisasi, formulir, catatan, dan laporan yang saling terkait untuk mencapai tujuan, yaitu menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen

oleh

pengguna

yang

berwenang

khususnya

dalam mengelola perusahaan menjadi lebih efektif, efisien, dan

ekonomis. 3.3.2 Unsur-unsur Sistem Akuntansi Terdapat 5 (lima) unsur sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (2001:3) unsur sistem akuntansi pokok tersebut adalah sebagai berikut : a. Formulir, merupakan

dokumen

yang

digunakan

untuk

merekam teljadinya transaksi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan dasar dalam pencatatan. b. Jurnal,

merupakan

catatan

akuntansi

pertaina

yang

digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan

peringkasan

data,

yang

hasil

peringkasannya

kemudian di-posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. c. Buku Besar, terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. d. Buku Pembantu, terdiri dari Rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti

tidak ada

catatan

akuntansi

diringkas

akuntansi

lain

lagi

sesudah

data

dan digolongkan dalam rekening

buku besar

dan buku pembantu. e. Laporan,

merupakan hasil akhir proses akuntansi

yang

berupa neraca,laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi,

laporan

biaya

pemasaran, piutang,

laporan harga pokok

daftar

utang

yang

akan

penjualan, daftar umur dibayar,

dan

daftar

saldo persediaan yang lambat penjualannya.

3.3.3 Tujuan Sistem Akuntansi Suatu sistem akuntansi yang dibuat oleh perusahaan pasti memiliki tujuan tertentu yang berguna bagi pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan, yang mana tujuan tersebut akan mengalami pengembangan sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan. Adapun tujuan umum dari pengembangan sistem akuntansi Menurut Mulyadi (2008:19), yaitu: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang dijalankan selama ini. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan sistem yang sudah ada. Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sistem akuntansi untuk penyajiannya, dengan struktur informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya dan yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. Akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban suatu organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehiingga pertanggung jawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh dapat dipercaya.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupaka barang ekonomis. Untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lain. Oleh karena itu, dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengn pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudaha ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyedia informasi.

Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa tujuan dari penyusunan sistem akuntansi bagi perusahaan yang telah berdiri adalah untuk memperbaiki sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. Selain itu juga bertujuan untuk memperbaiki pengendalian intern dan penyedia catatan yang lengkap sebagai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan serta sebagai penghematan biaya dari sistem yang sudah ada. 3.4

Penjualan

3.4.1 Definisi Penjualan Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan mengurang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari definisi penjualan itu sendiri adalah sebagai berikut: Definisi penjualan menurut Henry Simamora(2000;24) menyatakan bahwa:

“Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa”. Definisi penjualan menurut Chairul Marom(2002;28) menyakatan bahwa: “Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur” Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembelian dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati. 3.4.2

Tugas Pokok Penjualan Menurut Azhar Susanto (2001:186) adapun tugas pokok penjualan

adalah: a. Mencari

order

sesuai

dengan

tingkat

penjualan

menguntungkan. b. Mencatat pesanan-pesanan yang diterima. c. Mengeluarkan dokumen perintah mengeluarkan barang dan mengawasi pengiriman. d. Mencatat akibat-akibat materil dan financial dari aktivitas penjualan. e. Membuat faktur-faktur penjualan. f. Menyusun data statistic penjualan. g. Menyusun laporan penjualan. 3.4.3

Klasifikasi Penjualan Ada beberapa macam transaksi penjualan menurut La Midjan (2001: 170)

dapat diklasifikasi sebagai berikut: 1. Penjualan Tunai

2. Penjualan Kredit 3. Penjualan Tender 4. Penjualan Ekspor 5. Penjualan Konsiyasi 6. Penjualan Grosir Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut : a. Penjualan Tunai Adalah yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan. b. Penjualan Kredit Adalah penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan. c. Penjualan Tender Adalah Penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memegang tender selain harus memenuhi berbagai prosedur. d. Penjualan Ekspor Adalah penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut. e. Penjualan Konsiyasi Adalah penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual. f. Penjualan Grosir Adalah penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang grosir atau eceran.

Dari uraian diatas penjualan memiliki bermacam-macam transaksi penjualan yang terdiri dari: penjualan tunai, penjualan kredit, penjualan tender, penjualan ekspor, penjualan konsiyasi, penjualan grosir. 3.5

Definisi Penjualan Tunai Menurut Narko (2008:71) definisi penjualan tunai adalah sebagai

berikut : “Sistem penjualan dikatakan penjualan tunai

apabila

pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan membayar ke bagian kassa”. Sedangkan menurut La Midjan (2001: 170) definisi penjualan tunai adalah sebagai berikut: “Penjualan Tunai adalah yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan”. Jadi, penjualan tunai adalah penjualan yang transaksi pembayaran dan pemindahan hak atas barangnya langsung. Sehingga, tidak perlu ada prosedur pencatatan piutang pada perusahaan penjual. 3.6

Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Prosedur Penjualan tunai menurut Mulayadi (2001;469) adalah sebagai

berikut: 1. Prosedur Penjualan Tunai 2. Prosedur Penerimaan Kas 3. Prosedur Penyerahan Barang 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai. 5. Prosedur Pencatatan Harga pokok Penjualan Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Prosedur penjualan Tunai

Fungsi penjualan penerimaan order dari pembelian dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga. 2. Prosedur Penerimaan Kas Fungsi penerimaan kas pembayaran harga barang dari pembeli dan member tanda pembayaran berupa pita register kas dan membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai. 3. Prosedur Penyerahan Barang. Fungsi pengirim menyerhakan kepada pembeli. 4. Prosedur pencatatan penjualan Tunai. Fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai pada dan jurnal penerimaan kas. 5. Prosedur Pencatatan Harga pokok Penjualan. Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat pada kartu persediaan. 3.7

Dokumen-dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Dokumen-dokumen penjualan tunai menurut LA Midjan (2001;183) antara lain yaitu: 1.

Order penjualan barang (Sales Order)

2.

Nota penjualan barang

3.

Perintah penyerahan barang (Delivery Order)

4.

Faktur penjualan (Invoice)

5.

Surat pengiriman barang (Shipping Slip)

6.

Jurnal Penjualan (Sales journal)

Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Order penjualan barang (Sales Order)

Merupakan penghubung antara bergam fungsi yang diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan. 2. Nota Penjualan Barang Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang yang telah dilakukan oleh pihak perusahaan dengan sebagian dokumen bagi pelanggan. 3. Perintah penyerahan Barang ( Delivery Order) Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan rangkap slip. 4. Faktur Penjualan (Invoice) Adalah dokumen yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukan informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya. 5. Surat Pengiriman Barang 6. Jurnal Penjualan Dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen penjualan terdiri dari: Order penjualan barang, nota penjualan barang, perintah penyerahan barang, faktur penjualan, surat pengiriman barang, jurnal penjualan. 3.8 Fungsi Terkait Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Adapun beberapa bagian yang memgang peranan penting didalam prosedur penjualan tunai adalah beberapa fungsi yang salaing terkait, fungsi yang terkait tersebut menurut Mulyadi (2001:462) adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga ke fungsi kas. 2. Fungsi Kasa

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang Fungsi ini menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertugas dan bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi penjualan tunai dan penerimaan kas serta membuat laporan penjualan. 3.9

Catatan Akuntansi dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualajn tunai

menurut Mulyadi (2001:468) : 1. Jurnal Penjualan Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data pe njualan.

2. Jurnal Penerimaan Kas Digunakan fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai. 3. Jurnal Umum Digunakan fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok Penjualan. 4. Kartu Persediaan Digunakan fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini

diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpang digudang. 5. Kartu Gudang Catatan

ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya

berisi data kuantitas persediaan yang disimpang dalam gudang. Catatan ini diselengarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan.