Bab Iii Perencanaan Pengadaan Penerimaan Gudang.docx

BAB III PELAYANAN FARMASI IFRS DI RSSA A. Perencanaan Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi, alkes dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan metode konsumsi, yaitu dengan melihat kebutuhan perbekalan farmasi sebelumnya. Gudang obat dan alkes membuat perencanaan dengan metode konsumsi menggunakan data 3 bulan terakhir berturut-turut. Namun harus mempunyai data pengeluaran selama 1 tahun. UPF melakukan perencanaan dengan meminta kepada gudang 1 minggu sekali dengan buffer 100% menggunakan data konsumsi 2 bulan yang lalu. Kegiatan perencanaan berdasarkan waktunya pengusulan anggaran pada pihak rumah sakit dilakukan secara tahunan dan realisasinya dilaksanakan dalam bentuk perencanaan bulanan,. Jika ada kebutuhan mendesak maka dilakukan perencanaan mendesak atau cito agar dapat memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang. Untuk kebutuhan yang bersifat cito dimana ketersediaan diseluruh unit pelayanan farmasi rumah sakit dan gudang mengalami kekosongan maka gudang obat, alkes dan bahan kimia akan mengusulkan permintaan kepada Kepala Urusan Perencanaan yang diteruskan ke bagian pengadaan atas sepengetahuan Kepala Instalasi Farmasi RSSA. Selanjutnya bagian pengadaan segera melakukan pengadaan obat atau alkes cito tersebut. Selain hal tersebut, pedoman perencanaan obat dan alkes harus mempertimbangkan: 1. Anggaran yang tersedia. 2. Penetapan prioritas. 3. Sisa persediaan. 4. Data pemakaian periode yang lalu. 5. Waktu tunggu pemesanan. 6. Rencana pengembangan.

Perencanaan obat dilakukan untuk kebutuhan 1 bulan dengan melihat pemakaian 3 bulan terakhir menggunakan metode konsumsi dengan evaluasi ABC dan VEN. Perencanaan obat mengacu pada formularium nasional yang dibagi melalui catalog dan non e-catalog. Misalnya perencanaan obat yang non e-catalog ialah obat yang didapatkan dari pembelian, penunjukan langsung dan pengadaan langsung. Perencanaan alat kesehatan hanya mengacu pada e-catalog sesuai formularium rumah sakit. Hal tersebut dikarenakan pada formularium nasional masih belum terdapat berbagai jenis alat kesehatan. Salah satu contoh alat kesehatan yaitu kateter yang mana dapat diproduksi dari berbagai negara, seperti cina, jepang, dan jerman. Berbeda negara berbeda pula harganya. Kebanyakan alat kesehatan berasal dari luar negeri, sehingga harus memiliki izin edar yang dikeluarkan oleh Kementrian Kesehatan RI. Selain itu terdapat pula alat kesehatan seperti

syiringe, infus set, handscoon, needle dengan

berbagai jenis. Dalam menentukan prioritas barang yang akan dibeli dapat dilakukan analisis terhadap biaya-biaya yang berkaitan dengan pengadaan barang, antara lain dengan menggunakan: 1. Analisis VEN (Vital, Essensial dan Non essensial) Analisis VEN biasanya digunakan pada anggaran terbatas karena dapat membantu memperkecil penyimpangan pada proses perencanaan dengan menetapkan prioritas. Analisis ini dapat digunakan pada obat dan alat kesehatan, sebagai contoh obat vital. Obat/alkes vital merupakan obat/alkes yang sangat diperlukan dalam keadaan darurat (live saving drug), yaitu jika pasien tidak mendapatkan obat tersebut, kemungkinan meninggal sangat besar atau menimbulkan kecacatan, memiliki efek withdrawal yang signifikan atau sangat krusial dalam menyediakan pelayanan dasar kesehatan, misalnya: injeksi anestesi, injeksi adrenalin, lidocain, SABU (serum antibiotik ular), aminophyllin dan lain- lain. Obat/alkes yang tergolong essensial merupakan obat/alkes yang sering digunakan dan sesuai epidemiologi penyakit yang banyak terjadi misalnya: antibiotik, analgetik dan lain-lain. Obat/alkes non-essensial merupakan obat/alkes yang jarang

digunakan karena prevalensi penyakit terendah, misalnya: multivitamin dan mineral.

2. Analisa ABC (Always Better Control) Analisa ABC dilakukan dengan mengelompokkan jumlah dana yang diserap untuk jenis obat dan alkes dalam tiga kelompok, yaitu : a. Kelompok A : Always 10-20 % item obat/alkes saja yang disediakan, tapi dana yang dikeluarkan untuk pengadaan alkes/obat-obat ini sangat besar, yaitu mencapai 70-80% dari keseluruhan pengeluaran b. Kelompok B : Better 20-40% item obat/alkes yang disediakan, dana yang dikeluarkan untuk pengadaan alkes/obat-obat ini cukup besar mencapai 10-15% dari keseluruhan pengeluaran. c. Kelompok C : Control Ketersediaanya sangat banyak, yaitu mencapai 60% dari keseluruhan item obat/alkes, namun kebutuhan dana yang dikeluarkan dalam pegadaannya rendah yaitu hanya 5-10% dari keseluruhan pengeluaran.

3. Analisis PUT (Prioritas, Utama, dan Tambahan) Analisa prioritas, utama, dan tambahan yaitu gabungan antara VEN dan ABC Obat/alkes diklasifikasikan menjadi 3 proiritas yaitu : a. P (Prioritas); Termasuk didalamnya adalah kategori Vital A, B dan C. b. U (Utama); Termasuk didalamnya adalah kategori Essensial A, B dan C. c. T (Tambahan); Termasuk didalamnya adalah kategori Non-Essensial A, B, C

B. Pengadaan Proses pengadaan barang yang dilakukan di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang melalui pembelian, produksi sendiri dan hibah. Untuk pembelian mengacu pada Perpres No.70 tahun 2012 melalui pelelangan umum, pelelangan sederhana, pelelangan terbatas, penunjukkan langsung dan pengadaan langsung. Apabila ada dua atau lebih PBF, maka kriteria pemilihan PBF yang akan bekerjasama dengan IFRS RSSA dinilai berdasarkan mutu produk, reputasi distribusi, harga, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan, dan pengemasan. Pejabat pengadaan melihat usulan kebutuhan perbekalan farmasi dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia dimana anggaran belanja berasal dari Dana Fungsional Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) dan Non-BLUD. Bila anggaran yang tersedia tidak mencukupi, maka usulan kebutuhan perbekalan farmasi akan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang tersedia dan prioritas kebutuhan, misalnya dengan mengusulkan fleksibilitas tambahan anggaran dengan persetujuan terlebih dahulu dari Instalasi Farmasi. Pengadaan berdasarkan pelelangan umum/ tender dilakukan bila perbekalan kefarmasian bernilai lebih besar dari 5 miliar Rupiah dan untuk pelelangan sederhana dilakukan bila perbekalan kefarmasian bernilai antara 200 juta Rupiah hingga 5 miliar Rupiah. Bila perbekalan kefarmasian bernilai kurang dari 200 juta Rupiah, maka sistem pengadaan menggunakan pengadaan langsung. Sistem pengadaan perbekalan kefarmasian dan alat kesehatan di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang menggunakan sistem: 1. Pengadaan langsung, apabila barang tidak ada di E-catalogue, barang kosong nasional, dan barang yang dibutuhkan segera (cito). 2. Penunjukan langsung, apabila menggunakan pengadaan dengan Ecatalogue. Pengadaan dilakukan melalui katalog elektronik atau E-Catalogue yang merupakan sistem informasi elektronik memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah. Pejabat pengadaan akan melakukan pemesanaan kepada distributor resmi yang ditunjuk dengan menggunakan surat pesanan dan sebagai acuan harga maupun

distributor didasarkan pada e-catalog dari LKPP. Pembelian obat dilakukan secara elektronik atau e-purchasing maupun pemesanan manual. Surat pesanan yang diterima distributor harus dipenuhi dalam jangka waktu yang disepakati. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai antara lain: 1. Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa 2. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS) 3. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus mempunyai nomor izin edar. 4. Expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai tertentu (vaksin, reagensia, produk hibah dan lain-lain).

Pengadaan dapat dilakukan melalui : 1. Pembelian Untuk rumah sakit pemerintah pembelian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan jasa yang berlaku. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah : a. Kriteria sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai, yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu obat b. Persyaratan pemasok c. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai d. Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu sistem pengadaan

Pembelian melalui Unit Layanan Pengadaan, yaitu: a. Pelelangan umum (Apabila nilainya > 5M) b. Pelelangan Sederhana (Apabila nilainya 200 juta-5M) c. Pelelangan Terbatas (Tidak terbatas nilainya, asalkan masuk ke dalam kriteria)

Pembelian melalui pejabat pengadaan barang atau jasa, yaitu: a. Penunjukan Langsung (Tidak terbatas nilainya, asalkan masuk kedalam kriteria) b. Pengadaan Langsung (Apabila nilainya hingga 200 juta rupiah)

2. Produksi Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu apabila : a. Sediaan farmasi tidak ada di pasaran b. Sediaan farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri c. Sediaan farmasi dengan formula khusus d. Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking e. Sediaan farmasi untuk penelitian, dan f. Sediaan farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter paratus).

3. Sumbangan/Dropping/Hibah Instalasi farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap penerimaan dan penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sumbangan/dropping/hibah. Seluruh kegiatan penerimaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Instalasi farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan

rumah

sakit

untuk

mengembalikan/

menolak

sumbangan/dropping/hibah sediaan farmasi alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang tidak bermanfaat bagi kepentingan pasien rumah sakit.

C. Penerimaan Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik (Permenkes, 2016). Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dari rekanan atau pemenang lelang/distributor baik di gudang farmasi obat maupun gudang farmasi alat kesehatan dan bahan kimia sesuai dengan spesifikasi yang tertera pada Surat Perintah Kerja (SPK) atau Surat Pesanan (SP), dan faktur. Penerima sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia ialah panitia penerima hasil pekerjaan (PPHP) atau pejabat penerima hasil pekerjaan obat/alkes dan bahan kimia. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA (Pengguna Anggaran) atau KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan (Perpres, 2012). Panitia penerima hasil pekerjaan (PPHP) akan menerima barang-barang yang jumlah nilainya sebesar lebih dari 200 juta sementara pejabat penerima hasil pekerjaan obat/alkes dan bahan kimia menerima barang-barang yang jumlah nilainya sebesar kurang dari 200 juta. Panitia penerima dan pejabat penerima merupakan orang-orang yang ditunjuk oleh direktur melalui SK. Standar prosedur operasional penerimaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Saiful Anwar yang dilakukan oleh pantitia atau pejabat penerima hasil pekerjaan adalah sebagai berikut: 1.

Menerima sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia yang datang dari rekanan/pemenang lelang/distributor yang dilengkapi dokumen surat pesanan (SP) atau Surat Perintah Kerja (SPK)

2.

Menolak sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia yang datang dari rekanan/pemenang lelang/distributor tanpa dilengkapi dokumen SP atau SPK

3.

Memeriksa sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia yang datang dengan ketentuan sebagai berikut: a. Harus sesuai dengan SP atau SPK, meliputi : 1) Macam/jenis/nama/merek barang 2) Jumlah barang 3) Kualitas barang 4) Spesifikasi barang 5) Harga barang b. Tanggal kadaluarsa/Expired date (ED) minimal 2 tahun kecuali sudah dilampirkan surat jaminan retur dari penyedia barang atau setelah dilaksanakan perhitungan dan koordinasi dengan pihak gudang, bagian pengadaan, dan user didapatkan kesimpulan bahwa barang dapat diterima karena dapat habis 6 bulan sebelum masa ED berakhir serta untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain) c. Untuk bahan berbahaya harus dilampirkan Material safety data sheet (MSDS) dan bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa

4.

Menandatangani faktur yang diterima

5.

Memisahkan faktur yang sudah ditandatangani a. Lembar asli serahkan pada penyedia barang b. 1 lembar tembusan untuk arsip bagian penerimaan farmasi c. 1 lembar tembusan untuk arsip gudang farmasi

6.

Menolak dan mengembalikan barang yang dimaksud pada penyedia barang apabila barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi/jumlah barang sebagaimana tercantum dalam dokumen SP atau SPK

7.

Menerbitkan dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan dengan tanggal saat penyedia barang telah melengkapi spesifikasi/jumlah barang sebagaimana tercantum dalam dokumen SP atau SPK

8.

Membuat rincian perhitungan denda sesuai keterlambatan waktu

9.

Penyelesaian untuk diperhitungkan atau dipotong pada saat pembayaan apabila penyedia barang sanggup melengkapi spesifikasi/jumlah barang,

namun melebihi batas waktu pelaksanaan pengadaan barang sebagaimana tercantum dalam dokumen SP atau SPK. 10. Menyerahkan barang ke pengurus barang persediaan medis untuk disimpan 11. Mencatat semua sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia yang diterima ke dalam catatan penerimaan barang pada sistem inventory farmasi Prosedur yang dilakukan oleh pengurus barang persediaan medis ialah memeriksa barang dan menandatangani berita acara penerimaan barang. Prosedur yang dilakukan oleh pembantu penyimpanan barang medis di gudang farmasi ialah sebagai berikut : 1. Mencatat barang masuk kedalam kartu stok barang 2. Menyimpan dan memelihara sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia sesuai denan sistem pengelolaan barang di gudang yang baik dan benar Apabila barang CITO, jika gudang farmasi sudah tutup, maka sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan bahan kimia dapat dikirimkan ke UPF atau user dengan menggunakan tanda terima faktur. Pada hari berikutnya petugas UPF dan user mengirimkan tembusan tanda terima ke bagian penerimaan gudang obat dan atau Alkes dan bahan kimia. Faktur asli ditandatangani oleh panitia atau pejabat penerima hasil pekerjaan.

D. Gudang Farmasi 1. Tinjauan Unit Pelayanan Gudang Farmasi Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan farmasi di rumah sakit pengelolaan alat kesehatan, sediaan farmasi, dan bahan medis habis pakai di rumah sakit harus dilakukan oleh instalasi farmasi dengan sistem satu pintu. Sistem satu pintu adalah semua sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang beredar di rumah sakit merupakan tanggung jawab instalasi farmasi rumah sakit. Sehingga pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di rumah sakit yang dilaksanakan semuanya oleh instalasi farmasi rumah sakit. Gudang memiliki fungsi utama penyimpanan dan distribusi barang farmasi ke semua unit pelayanan di rumah sakit. Pengelolaan barang farmasi yang dilakukan oleh gudang meliputi usulan perencanaan, penerimaan barang farmasi, penyimpanan barang farmasi, pendistribusian dan pelaporan penggunaan barang farmasi. Berdasarkan sifat/ jenis barang yang dikelola gudang farmasi di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang terdiri dari gudang obat, gudang alat kesehatan dan bahan kimia. Penanggung jawab gudang farmasi adalah seorang Apoteker, dan dalam menjalankan tugasnya penanggung jawab dibantu oleh tenaga teknis kefarmasian dan caraka. Gudang obat dan alkes beroperasi pada hari senin hingga jum’at pukul 07.00 hingga pukul 15.00 WIB. Gudang farmasi memiliki kondisi yang terkendali untuk menjaga stabilitas dan kualitas barang farmasi yang disimpan. 2. Implementasi Gudang di RSUD Dr. Saiful Anwar Gudang di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Saiful Anwar Malang terbagi menjadi dua bagian, yaitu gudang obat serta gudang alat kesehatan dan bahan kimia. a. Gudang Obat Obat adalah barang yang digunakan untuk keperluan medik dasar yang pengadaannya secara langsung. Barang obat meliputi obat, bahan obat, kosmetik. Contoh barang farmasi yang terdapat di gudang obat adalah sebagai berikut :

1) Obat misal: parasetamol, metamizol, amlodipin, asam traneksamat, vitamin B12, Obat Anti Tuberkulosis (OAT), Metadon, Obat Malaria, Obat Anti Retro Viral (ARV) 2) Bahan obat misal: alkohol, gliserin 3) Kosmetik misal: acne facial wash, evalen gel, benzolac gel, ketomed, kloderma gel. b. Gudang Alat Kesehatan Dan Bahan Kimia Gudang alat kesehatan (alkes) dan bahan kimia adalah tempat untuk menyimpan alat-alat kesehatan, reagen, gas medik dan bahan beracun dan berbahaya (B3). 1) Alkes misal: blood set, infus set, Nasogastric Tube (NGT), spuit, tensimeter, stetoskop, termometer. 2) Reagen misal: Fehling reagen dan methylen blue. 3) Gas medik misal: oksigen (O₂), nitrogen oksida (N₂O) dan karbon dioksida (CO₂). 4) Bahan beracun dan berbahaya misal: formalin, alkohol, hidrogen peroksida (H₂O₂).

3. Pengelolaan Kegiatan Perbekalan Farmasi Gudang di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Gudang farmasi di RSUD Dr.Saiful Anwar Malang memiliki beberapa kegiatan yaitu: a. Penerimaan Kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau Surat Pesanan (SP) dengan kondisi fisik yang diterima. Penerimaan obat, alkes dan bahan kimia di gudang farmasi RSUD dr. Saiful Anwar Malang merupakan bagian dari pengelolaan obat-obatan yang berfungsi menerima obat, alkes dan bahan kimia yang dikirim oleh rekanan Rumah Sakit/ pemenang lelang/ distributor sesuai dengan spesifikasi pada Surat Pesanan (SP) / Surat Perintah Kerja (SPK).

Pejabat/panitia penerimaan Barang dan Jasa di Gudang akan menerima sediaan perbekalan farmasi yang dikirim oleh rekanan Rumah Sakit sesuai dengan yang tercantum dalam SP / SPK yang meliputi: 1) Macam/jenis/nama/merek barang 2) Jumlah barang 3) Kualitas barang 4) Spesifikasi 5) Harga barang Khusus barang cito jika gudang farmasi sudah tutup maka obat dan alat kesehatan, bahan medis habis pakai, gas medik, serta reagen laboratorium dapat diantar ke UPF 24 jam dengan tanda terima sementara, pada hari berikutnya dikirim faktur dengan nomor dan tanggal sesuai pengiriman dan ditandatangani oleh pejabat/panitia penerima barang dan pemeriksa. Setelah proses penerimaan selesai, maka petugas dibagian penerimaan akan memasukkan data penambahan stok ke dalam program inventory. Apabila barang yang datang tidak sesuai dengan SP atau SPK, maka barang langsung dikembalikan dan pada faktur diberi tanda retur.

b. Penyimpanan Penyimpanan dilakukan sebelum pendistribusian. Penyimpanan harus menjamin kualitas dan keamanan. Persyaratan penyimpanan meliputi: persyaratan stabilitas suhu ruang terkendali (20-25°C), suhu lemari pendingin (2-8°C), keamanan, sanitasi, cahaya, kelembapan (7075% RH), ventilasi dan bentuk sediaan. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan prinsip first in first out (FIFO) dan first expired first out (FEFO). Penyimpanan obat-obat high alert dan obat sitostatika diberi penanda khusus dan dipisahkan dengan obat yang lain. Untuk obat-obat look alike sound alike (LASA) dipisah antara satu dengan yang lain kemudian diberi penanda khusus untuk mencegah kesalahan.

LASA Gambar 7. Label LASA (Look alike sound alike)

Gambar 8. Label Sitostatika

HIGH RISK Gambar 9. Label High Risk

Penyimpanan obat, alkes dan bahan kimia di gudang farmasi RSUD Dr. Saiful Anwar dilakukan secara baik dan teratur menurut Standar Prosedur Operasional (SPO) penyimpanan barang farmasi yaitu : Penyimpanan barang farmasi secara alfabetis berdasarkan sistem FIFO (barang yang datang terlebih dahulu digunakan terlebih dahulu) dan FEFO (barang dengan waktu kadaluarsa terdekat dikeluarkan terlebih dahulu Gas medik berupa CO₂ tabung hitam, N₂O tabung warna biru dan O₂ tabung warna putih ditempatkan terpisah dan di tempat terbuka, karena gas medik merupakan bahan yang mudah meledak. Pada area penyimpanan gas medik diberi tanda gambar api berwarna merh dan peringatan “Awas Gas Mudah Terbakar”. Untuk bahan termolabil yang membutuhkan suhu rendah, penyimpanan di lemari pendingin. Bahan yang mudah terbakar disimpan di tempat yang terbuka. Obat narkotika dan psikotropika disimpan tersendiri di lemari khusus narkotik dan kunci dari lemari narkotik tersebut dibawa oleh seorang penanggungjawab di gudang. Pelaksana gudang obat, alkes dan bahan kimia memasukkan data barang ke dalam kartu stok. Petugas administrasi menginput barang masuk ke inventory barang farmasi tersebut dengan bukti barang masuk.

Petugas administrasi mengarsipkan berkas berita acara penerimaan barang, surat perintah kerja, bukti pengiriman barang.

c. Pendistribusian Kegiatan dalam rangka menyalurkan sediaan farmasi, alkes dan BMHP dari tempat penyimpanan ke UPF dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, suhu dan ketepatan waktu. Distribusi perbekalan farmasi dari gudang obat, alkes dan bahan kimia di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang ke UPF menggunakan SP online. Permintaan barang dari UPF biasanya dilakukan setiap hari Senin pada tiap minggu untuk memenuhi kebutuhan satu minggu, namun jika memang obat dan atau alkes sudah habis sebelum hari Senin minggu yang akan datang, UPF dapat mengajukan SP online lagi walaupun jumlah yang diminta tidak bisa maksimal mengingat pembatasan dari program inventory. Obat dan atau alkes

dikeluarkan berdasarkan sistem FIFO dan FEFO. Untuk

perlakuan obat-obat termolabil pada saat pendistribusian ke UPF suhu harus tetap stabil (2-8oC) dengan dimasukkan ke dalam ice box yang suhunya

tetap

terjaga

pada

rentang

2-8oC

dengan

parameter

pengukurannya menggunakan termometer. Saat kondisi darurat, untuk mendapatkan perbekalan farmasi saat gudang farmasi obat, alkes dan bahan kimia tutup, maka dilakukan sesuai prosedur: 1) Petugas gudang farmasi obat dan atau alkes akan mengambil kunci di pos satpam lalu membuka pintu gudang farmasi. 2) Menanyakan ulang kebutuhan perbekalan farmasi pada petugas UPF. 3) Menyiapkan kebutuhan perbekalan farmasi yang dibutuhkan. 4) Mengkonfirmasikan kepada petugas UPF bahwa barang sudah dapat diambil. 5) Petugas UPF mengambil barang di gudang. 6) Mengunci kembali pintu gudang farmasi obat dan menitipkan kunci di pos satpam.

d. Penarikan dan Pemusnahan Harus dilakukan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku. Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar/ ketentuan peraturan perundangan dilakukan oleh pemilik ijin edar (mandatory recall) berdasarkan perintah oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) atau berdasarkan sukarela oleh pemilik ijin edar (voluntery recall) dengan tetap memberikan laporan kepada kepala BPOM. Pemusnahan dilakukan bila produk tidak sesuai persyaratan mutu, kadaluarsa, dicabut ijin edar, tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan.

e. Pengendalian Tujuan pengendalian untuk penggunaan obat sesuai dengan formularium rumah sakit, sesuai dengan diagnosis dan terapi, dan memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan, kerusakan, kadaluarsa, dan kehilangan. Pada pengendalian sediaan farmasi di gudang obat atau alkes dan bahan kimia di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang menggunakan kartu stok baik manual maupun komputerisasi, dan tiap bulan dilakukan stock opname.

f. Pencatatan dan pelaporan Kegiatan

pengelolaan

meluputi

perencanaan,

pengadaan,

penerimaan, pendistribusian, pengendalian, pengembalian, pemusnahan dan penarikan. Pelaporan dibuat sesuai periodik yang dilakukan instalasi farmasi dalam periode waktu tertentu (bulanan triwulan, semester atau pertahun).Pencatatan dan pelaporan sediaan farmasi di gudang obat, alkes dan bahan kimia di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang dilakukan tiap bulan dan triwulan. Pelaporan pada RS berupa stok akhir bulan, laporan suhu penyimpanan reagen dan B3, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai, laporan Narkotika dan Psikotropika. Laporan-laporan tersebut diserahkan kepada Kepala Urusan Logistik Farmasi setiap awal bulan.

Kemudian laporan tersebut diserahkan kepada Koordinator Pelayanan untuk persetujuan. Setelah itu, laporan diserahkan kepada Kepala Urusan Evaluasi dan Manajemen Mutu untuk dievaluasi lebih lanjut dan hasil analisa laporan tersebut diserahkan kepada Kepala Instalasi Farmasi, kemudian dilanjutkan kepada Direktur yang nantinya akan diserahkan ke provinsi.