Bab Ii Accounting Information System

7

BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Kajian Pustaka 2.1.1 Sistem Menurut Taufik Irawan (2002) terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini: “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam system”. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsitem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran system dapat tercapai. Menurut James A. Hall (2001: 5) sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Sistem adalah komponen-komponen yang saling berhubungan dan

8

bekerja

sama

menyebarkan

untuk informasi

mengumpulkan, untuk

memproses,

pengambilan

menyimpan

keputusan,

dan

koordinasi,

pengendalian, dan untuk memrikan gambaran aktivitas di dalam preusahaan (Laudon). Selain itu, menurut Azhar Susanto (2008: 22) sistem adalah kumpulan atau group dari subsistem/bagian/komponen apapun baik phisik atau pun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonisuntuk mencapai satu tujuan tertentu. Jadi, sebuah sistem harus melakukan proses yang sinergis dan digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan serta bekerja secara hamonis yang terdiri dari subsistem-subsistem dalam rangka pengambilan keputusan. Selain definisi sebuah sistem pun mempunyai batasan yang dapat memperjelas sebuh sistem untuk dapat dimengerti dan diaplikasikan dalam dunia bisnis. Sehingga sebuah sistem bermanfaat untuk pemakainya. Oleh karena itu, sebuah sistem memilki ciri atau karakter yang menunjukan bahwa sesuatu itu dapat dikaatakan seduah sistem. 2.1.2

Karakteristik Sistem Menurut Taufik Irawan (2002) suatu sistem menpunyai karakteristik

atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). 2.1.2.1 Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap

8

subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut sebagai suatu sistem sedang industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau system akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra sistem dan industri adalah supra dari supra sistem. 2.1.2.2 Batas sistem Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 2.1.2.3 Lingkungan luar sistem Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 2.1.2.4 Penghubung sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan melalui penghubung. Dengan penghubung satu

9

subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 2.1.2.5 Masukan system Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Mantenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 2.1.2.6 Keluaran sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh menejemen. 2.1.2.7 Sasaran sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan system . Selain itu, menurut Azhar Susanto (2008: 22) sebuah sistem terdiri dari enam ciri yang harus dimiki oleh sebuah system yang terdiri dari; (1) memiliki tujuan; (2) memiliki batasan; (3) memiliki subsistem; (4) memiliki hubungan antarsistem; (5) memiliki input dan output; dan (6) memiki lingkungan, yang tertuang dalam bambar 2.1 dibawah ini: Gambar 2.1 Ciri-ciri Sistem

8

Sumber: Azhar Susanto (2008: 22) 2.1.3 Klasifikasi Sistem

Menurut Taufik Irawan (2002) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini : a) Sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan sistem produksi. b) Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia

(human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c) Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu

(probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Inteaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,

8

sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. d) Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup), sedang sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, karena sistem sifatnya terbuka dan tepengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem-sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk pengaruh yang baik saja. 2.1.4

Informasi Informasi merupakan salah satu sumber daya utama bagi para manajer.

Seperti sumber daya yang lain maka informasi juga dapat dikelola. Di era informasi seperti saat ini maka pengelolaan informasi sudah selayaknya menggunakan alat bantu elektronik, dalam hal ini adalah komputer. Terkait dengan informasi adalah sistem informasi, dan saat ini hampir semua system informasi merupakan sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer atau lebih dikenal dengan CBIS (Computer Based Information Sistem) meliputi : 1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

7

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) 3. Otomatisasi Perkantoran 4. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) 5. Sistem Pakar Munculnya SIA diawali dengan pemanfaatan komputer sebagai alat bantu untuk

mengelola

transaksi

keuangan

berbasis

akuntansi.

Kemudian

pemanfaatan komputer meningkat tidak hanya digunakan untuk pengolahan data akuntansi tetapi digunakan untuk mengolah datadata yang menghasilkan output (laporan-laporan) bagi pimpinan atau manajer di berbagai level manajemen, hal inilah yang nantinya berkembang menjadi SIM. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan sistem informasi dimana output dari system informasi tersebut berupa alternatif-alternatif solusi dari suatu permasalahan yang digunakan oleh para pemimpin atau manajer untuk membantu dalam pengambilan keputusan. CBIS selanjutnya adalah sistem pakar, merupakan sistem cerdas karena dari sistem pakar ini sistem dapat menghasilkan suatu keputusan. Tidak terlepas dari semua sistem informasi yang ada, maka otomatisasi perkantoran juga termasuk didalam CBIS. Pemanfaatan piranti-piranti elektronik terutama yang terkait dengan komputer diharapkan dapat meningkatkan kinerja di perkantoran; misalnya saja pengiriman undangan, laporan-laporan, atau notulen suatu rapat via email; presensi berbasis elektronik; rapat melalui tele conference. Sistem Informasi, istilah yang sudah tidak asing lagi di telinga, memiliki banyak pengertian dan definisi. Beberapa definisi mengenai sistem informasi terlihat di tabel berikut: Tabel 2.1 Definisi Sistem Informasi Menurut Alter

Definisi/Pengertian Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi

7

informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan suatu organisasi Bodnar &

kumpulan HW dan SW yang dirancang untuk mentransformasikan

Hopwood

data ke dalam bentuk informasi yang berguna

Budi Sutedjo

Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi

Sumber: Eros Kinska Aprlliano V.: 2007

Sistem

informasi

memiliki

organisasi/institusi/perusahaan pelaksanaan

tugas

rutin;

banyak

diantaranya mengaitkan

peranan

adalah:

turut

perencanaan,

dalam

suatu

serta

dalam

pengerjaan,

dan

pengendalian dalam sistem; mengkoordinasikan subsistem-subsistem; dan mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain memiliki banyak peranan, system informasi memiliki banyak kemampuan juga, dimana dengan kemampuan yang dimiliki diharpakan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem informasi, antara lain : 1. melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi 2. menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah diakses. 3. menyajikan informasi dengan jelas 4. meng-otomatisasi proses-proses yang manual 5. menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat. Secara garis besar sistem informasi dikelompokkan menjadi 2, yaitu sistem informasi digunakan untuk mendukung operasional dan sistem informasi yang mendukung manajemen. Secara lebih jelas dapat terlihat pada gambar 2.2.

8

SISTEMPENDUKUNG PENDUKUNG EIS SPK SIM sistem sistem kerjasama SPK EIS SIM sistem SISTEM SISTEM SISTEM MANAJEMEN OPERASIONAL perusahaan INFORMASI kerjasama pengendalian pemrosesan MANAJEMEN INFORMASI pemrosesan OPERASIONAL perusahaan transaksi proses transaksi

Sistem informasi yang digunakan untuk mendukung operasional terkait dengan opersional sehari-hari yang berlangsung di dalam suatu organisasi : pemrosesan transaksi, pengendalian proses, dan kerjasama antar tim/bagian di dalam suatu organisasi. Sistem pemrosesan transaksi misalnya saja memproses data hasil transaksi bisnis, memperbaharui basisdata opersional, menghasilkan dokumen bisnis. Sistem pengendalian proses terkait dengan proses mengawasi dan mengendalikan proses industri, misalnya : sistem produksi baja, penyulingan minyak dengan sensor yang terhubung komputer. Sistem kerjasama

perusahaan

tim/bagian/kelompok

mendukung

kerja

disuatu

komunikasi

dan

organisasi/perusahaan

kerjasama dengan

memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya, misalnya e-mail, fax, teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi perkantoran.

8

Keluaran/output/hasil dari sistem informasi adalah informasi. Pengguna informasi dapat dikategorikan menjadi 3 yaitu manajer/pimpinan, non manajer, dan orang-orang atau organisasi di luar organisasi. Informasi merupakan sumber daya konsepsual dan menduduki level yang sama pentingnya dengan sumber daya fisik yang lain yaitu manusia, material, mesin, dan uang. Mengingat informasi merupakan sumber daya yang sangat penting maka perlu dikelola sebaik-baiknya. Untuk dapat mengelola informasi dengan baik semestinya dipahami dulu apa yang dimaksud dengan informasi dan hal-hal yag terkait di dalamnya. Menurut Gordon Davis, definisi informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan berguna untuk pengambilan keputusan saat ini atau di masa mendatang. Sedangkan menurut McFadden dan kawan-kawan, informasi dinyatakan sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang mengunakannya. Baik menurut Gordon Davis maupun McFadden informasi didapatkan dari pengolahan/pemrosesan data. Dapat digambarkan : Informasi Prosespr Data

Gambar 2.3 Siklus Informasi

Informasi merupakan sumber daya yang mahal harganya, semakin berkualitas suatu informasi maka semakin mahal harganya. Hal-hal yang dapat mempengaruhi kualitas informasi adalah aksesibilitas, kelengkapan, ketelitian, relevansi, ketepatan waktu, kejelasan, dan fleksibilitas. Untuk mendapatkan

8

informasi yang berkualitas tidak terlepas dengan bagaimana mengelola informasi tersebut, hal ini tidak terlepas dari apa yang disebut manajemen informasi, yaitu segala aktivitas untuk memperoleh informasi, meggunakannya se-efektif mungkin, dan membuangnya di saat yang tepat (Eros Kinska Aprlliano V. : 2007) . Menurut Taufik Irawan (2002) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian (kumpulan fakta). Sistem informasi, menurut Leitel dan Davis dalam Taufik Irawan (2002) dalam bukunya “Accounting Information System” mendefinisikan bahwa : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan-kebutuhan

pengolahan

transaksi

harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Definisi yang umum, sistem informasi diartikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mengolah data menjadi bentuk yang lebih berguna untuk mencapai suatu tujuan. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi (Afandi: 2008). Menurut Elfia Rusdiana, dkk (2008) bahwa: “Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik

9

menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi

bagi

pihak-pihak

yang

berkepentingan.Transaksi

memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan”. Untuk pengembangan suatu sistem informasi akuntansi yang efektif, unsur pengendalian intern merupakan salah satu prasyarat. Sistem informasi dianggap efektif jika bisa memenuhi kebutuhan yang menjadi tujuan pengembangan system itu sendiri. Berdasarkan syarat informasi yang baik maka tujuan pengembangan system yaitu : 1. sistem yang dihasilkan harus mengahasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu 2. pengembangan system harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak 3. sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi 4. sistem harus dapat memberikan kepuasan pada penggunanya. Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah subsistem dari sistem informasi manajemen yang tujuanny adalah menghimpun, memproses, dan melaporkan informasi yang erkaitan dengan transaksi keuangan (gelinas, ormas, dadn weiggins: 19970). Sedangkan, menurut Bodnard dan Hopwood (2003:23) sistem informsi akuntansi merupakan seuah kumpuln sumber daya sperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.

Sistem

informasi

akuntansi

(SIA)

merupakan

suatu

rerangka

pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan

8

suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Konsep sistem informasi akuntansi muncul dengan mengintegrasikan semua system pengolahan data elektronik (EDP) yang ada diberbagai fungsi organisasi yang digunakan untuk mengolah data keuangan. Karena sitem informasi akuntansi orientasinya ke informasi akuntansi berkualitas maka yang diintegrasikan bukan hanya hardwarenya saja melalui penggunaan jaringan (network) seperti yang dilakukan pada konsep data base bersama/bank data. Dalam konsep sistem informasi akuntansi yang haruys diointegrasikan adalah semua unsur dan subunsur yuang terkait dalam membentuk suatu sitem informasi akuntansi berkualitas (Azhar Susanto, 2008: 16).

2.3

Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Azhar Susanto (2008: 16) Komponen dalam sebuah informasi

akuntansi yang terintegrasi dalam sebuah sistem yang bekerja secara harmonis dalam rangkan menghasilkan informasi yang dapal diandalkan oleh para pemakai. Dalam konsep sistem informasi akuntansi yang harus diointegrasikan adalah semua unsur dan subunsur yuang terkait dalam membentuk suatu sitem informasi akuntansi berkualitas. Unsaur-unsur tersebut juga disebut segai kompnen system informasi akuntansi yang terdiri dari hardware, software, brainware, prosedur, data base, dan jaringan komunikasi. Adapun komponen-

komponen Sistem Informasi adalah:

9

1. Hardware (perangkat keras) 2. Software (perangkat lunak) 3. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data untuk menghasilkan output 4. Basis data : suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan proses pencarian informasi 5. Jaringan komputer dan komunikasi data, dan 6. Brainware. Hardware merupakan peralatan phisik yangtg dapat digunakan untuk mengumpuljkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi. Hardware terdiri dari beberapa bagian diantaranya: a. Bagian Input (Input Device)

Bagian Input merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukan data kedalam computer. Alat input data diantaranya keyboard (digunakan dalam input data yang erbentuk teks kedalam computer), mouse (alat yuang digunakan sebgai pointer), scanner (merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan dat yang berbentuk image), kamera digital (alat yang digunakan untuk mentimpan gambar), dan digitizer (alat yang digukan untuk menggambar langsung kedalam computer) (Azhar Susanto: 2008). b. Bagian pengolah utama dan memori Bagian ini terdiri dari berbagi komponen diantanya; (1) processor (CPU), CPU merupakan jantungnya sitem computer, tapiwalaupun demikian prosesor ini tidak akan memberikan manfaat tnpa komponen pendukung lainnya; (2) memori, memori segaiu penyimpan pada dasrnya dapat dibagi menjadi memori utam dan memori kedua atau tambahan.fungsi memori utama adalah untuk mnwyimpan program, data, system oprasi, sebagi penyangga, dan menyimpan gambar; (3) bus, bus merupakan kabel-kabel yang tersusun dengan rapihg sekali dan digunakan untuk menghubungkan antara CPU dengan primary stirage. Bus digunakan untuk mentrasfer data atau infiormasi dari memory ke berbaghai macam peralatan input,

8

output, atau dengan kata lain bus merupakan suatau sirkjuit yang digunakan sebgai jalur transamasi antara dua atau lebih alat-alat dalam system computer; (4) cache momory, cache berfungsi sebgai buffer (media penmyesuai) antara CPU yang berkecepatan tinggi dengan memory yang memiliki kecepatan lebih rendah. Tanpa cache memory CPU harus menunggu data dan instruksi diterima dan main memory atau menunggu hasil pengolahan selasai dikirim ke main memory baru proses selanjutnya bisa dilakukan. Cache memory diletakan di antara CPU dengan main memory; (5) mother board/mainboard, merupakan papan rangkaiaan tercetak yang berfungis sebagaiu temapat penmapungan komponen-komponen pendukung suatu sitem computer; dan (6) driver card, merupakan papan rangkaiaan tercetak yang berfugsi memperluas kemampuan suatu sitem computer (Azhar Susanto:

2008). c. Bagian output (Output Device)

Peralatan output merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan informasi hail pengolahan data. Ada bebarapa mac Cam peralaytan output yang biasa di gunakan yaitu; (1) printer, yaitu perlatan yang digunakan untuk mengekuarkan informasi hail pengolahan data ke kertas atau transfaransi; (2)Layar monitor, merupoakan alat yang digunakan untuk mmenayangkan hasil pengolahan data tau informasi dalam bentuk visual; (3) head mount display (HMD), merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dalam bentuk visual pada monitor ytang ditempelkan di depan mata; (4) LCD (Liquid Display Projector), merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dengan cara memancarkannya atau memproyeksikannya ke dinding atau bidang lainnya yang vertical; (5) speaker, merupakan alat yang digunakan untuk mengelkuarkan hasil pengolahan data atau informasi dalam bentuk suara (Azhar Susanto: 2008).. d. Bagian komunikasi

8

Peralatanm komunikasi adalah peralatranperalatan yang harus digunakan agar komunikasi data bisa berjalan dengan baik (Azhar Susanto: 2008). Software merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan computer atau aplikasi tertentu pada computer. Brainware atau sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dari komponen sitem informasi akuntansi. Komponen SDM ini merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan komponen lainnya dalam suatu system informasi sebagi hasil dari perencanaan, analisis, perancangan, dan strategi implementasi yang didasrakan kepada kominitas di antara sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu organisasi. Procedure atau prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur merupakan komponen dari system informasi baik itu system informasi manajemen atau system informasi akuntansi yang sering dilupakan, padahal tanpa prosedur yang benar system informasi sehebat apapun tidak akan berjalan sebagaimana mestinya. Database dan Sistem Manajemen Database merupakan bagian dari sumber daya informasi yang membantu peruahaan agar sumber daya infroamsi yang dimilikinya mencerminkan secar akurat system fisik yang diwakilinya. 2.4

Ciri-ciri Sistem Informasi Akuntansi Data dan Informasi Berkualitas Menurut Christopher Carter (2004) bahwa karakteristik informasi

akuntansu harus:

“There is general agreement that, before it can be regarded as useful in satisfying the needs of various user groups, accounting information should satisfy the following criteria:(1) Understandability, This implies the expression, with clarity, of accounting information in such

9

a way that it will be understandable to users - who are generally assumed to have a reasonable knowledge of business and economic activities; (2) Relevance, This implies that, to be useful, accounting information must assist a user to form, confirm or maybe revise a view - usually in the context of making a decision (e.g. should I invest, should I lend money to this business? Should I work for this business?); (3) Consistency, This implies consistent treatment of similar

items

and

application

of

accounting

policies;

(4)

Comparability, this implies the ability for users to be able to compare similar companies in the same industry group and to make comparisons of performance over time. Much of the work that goes into setting accounting standards is based around the need for comparability; (5) Reliability, this implies that the accounting information that is presented is truthful, accurate, complete (nothing significant missed out) and capable of being verified (e.g. by a potential investor); (6) Objectivity; his implies that accounting information is prepared and reported in a "neutral" way. In other words, it is not biased towards a particular user group or vested interest”. Atau dengan kata lain bahwa: “Ada kesepakatan umum bahwa, sebelum dapat dianggap sebagai berguna dalam memenuhi kebutuhan berbagai kelompok pengguna, informasi akuntansi harus memenuhi kriteria sebagai berikut: (1) Understandability, menyiratkan ekspresi ini, dengan jelas, informasi akuntansi sedemikian rupa bahwa hal itu akan dapat dipahami oleh pengguna - yang biasanya diasumsikan memiliki pengetahuan yang masuk akal bisnis dan kegiatan ekonomi, (2) Relevan, Hal ini berarti bahwa untuk menjadi berguna, informasi akuntansi harus membantu pengguna untuk membentuk, mengkonfirmasi atau mungkin merevisi

8

sebuah view - biasanya dalam rangka membuat keputusan (misalnya harus saya investasikan, sebaiknya saya meminjamkan uang untuk bisnis ini? Haruskah aku bekerja untuk bisnis ini?) (3) Konsistensi, ini konsisten menunjukkan perlakuan yang sama item dan penerapan kebijakan akuntansi , (4) perbandingan, ini berarti kemampuan bagi pengguna untuk dapat membandingkan perusahaan sejenis di industri yang sama kelompok dan membuat perbandingan kinerja dari waktu ke waktu. Banyak pekerjaan yang masuk ke pengaturan standar akuntansi didasarkan sekitar kebutuhan untuk perbandingan; (5) Keandalan, ini menunjukkan bahwa informasi akuntansi yang disajikan adalah benar, akurat, lengkap (tidak signifikan ketinggalan) dan mampu menjadi diverifikasi ( misalnya oleh calon investor), (6) Objektivitas, ia menyiratkan bahwa informasi akuntansi telah disiapkan dan dilaporkan dalam "netral" jalan. Dengan kata lain, tidak bias terhadap kelompok pengguna tertentu atau kepentingan pribadi”. Informasi dihasilkan oleh para penghasil informasi. Menurut James A. Hall (2001:17) penghasil informasi adalah proses mengumpulkan, mengatur , memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi dapat berupa dokumen operasioanl seperti pesanan penjualan, suatu laporan ytang terstruktur, atau pesanm dilayar computer. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya. Informasi yang berguna memiliki karakteristik seperti; (1) relevan; (2) tepat waktu; (3) akurat; (4) lengkap; (5) dan merupakan rangkuman. Adapun rincian dari tiap-tiap karakteristik trersedia dalam tabel 2.2, sebagai berikut: Tabel 2.2 Karakteristik Sebuah Informasi Karakteristik Relevan

Penjelasan Isi ebuah laporan atau dokumen harus melayani sebuah tujuan. Denghan demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan

9

manajer atau tugas petugass administrasi Tepat waktu

Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak leih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.

Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun demikian, materialitas merupakan suatau konsep yang sulit untuk di kuatifikaikan

Lengkap

Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial agi pengamilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.

Rangkuman

Informasi harus diagregsi agar sesuaio dengan kebutuhan pemakai

Sumber: James A. Hall (2001)

Jadi, relevan, tepat waktu, lengkap, dan merupakan rangkuman merupakan karakteristik dasar sebuah informasi. Sehingga informasi tereut mampu mendukung peruahaan untuk melakukan peangamilan keputusan yangf penting bagi perusahaan. Artinya, informai yang ada jangan sampai menyebabkan kegagalan pengambilan keputusan yang berakibat fatal agi perusahaan. 2.5 Kegiatan Arus Pendapatan Menurut James A. Hall (2001: 182) sistem informasi akuntansi sebaiknya mempunyai kemampuan untuk memahami logika system tanpa harus memasukan unsur kompleksiatas teknologi terlebih dahulu. Setelah mengetahui apa yang haru dilakukan, baru kita akan menari perbedaannya dan jalan yang terbaik untuk melakukan hal terseut melaui bantuan teknologi. Diagram arus data merupakan salah satu logika fungsi yang dapat dipahami dengan mudah. Proses yang ada dalam system pendapatan dalam proses penjualan adalah sebagai berikut: a) Proses penjualan dimulai dari pelanggan yang menghubungi departemen

penjualan melaui telepon, surat, atau datang langsung).

7

b) Langkah pertama adalah melakukan pengesahan transaksi dengan proses persetujuan kredit untuk pelanggan. c) Saat kredit sudah disetujui, informasi penjulan akan diteruskan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman. d) Langkah selanjutnya dalah mengirimkan barang dagangan, yang harus dilakuakn segera setealah persetujuan kredit diperoleh.

Kemudia

merenkonsiliasi barang yang ada di gudang. e) Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan

dengan transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak, damn syarat-sayarat potongan harga) dan menagihkannya ke pelanggan. f) Bagian piutang menerima informnasi penagihan dan mencatatkannya kedalam catatan atau laporn pelanggan. g) Bagian pengendalian pun menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk menyesuiakan data persediaan untuk mmenggambarkan penurunan persediaan. h) Secara berkala propses penagihan piutang, dan pengendalian persediaan

melakukan rekapitulasi dan meneruskan ninformasi in ke proses buku besar umum. Berikut Diagram Arus Data (DAD) Sistem Pemrosesan Pesanan Pelanggan.

Gambar 2.4 Diagram Arus Data (DAD) Sistem Pemrosesan Pesanan

8

Sumber: Jame A.Hall (2008: 183) 2.1.5.1 Rangakaian Aktivitas Manual Dalam Penerimaan Kas Menurtu James A. Hall (2001: 188) rangakaian aktivitas yang dilakukan secara manual dioantaranya: 1) Departemen Penjualan, proses penjualan dimulai dari bagian penjualan yang menerima pesanan dari pelanggan yang mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang diminta. 2) Departemen Kredit, melakukan persetujuan yang berhubungan dengan pemeriksaan transaksi pemberian kredit. 3) Prosedur Pergudanga, menyerahkan surat perintah pengeluaran barangdan salinan pesanan penjualan ke bagian pergudangan. 4) Departemen Pengiriman, meneriam barang dan surat perintah pengeluran barang, menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang berasal dari bagian penjualan. 5) Departemen Penagihan, merupakan pusat salinan dari system pesanan penjualan, mengumpulkan informasi tentang transaksi pejualan dan mencocokan, menerjemahkan, dan mendistribusikan informasi inio ke departemen lainnya.

7

6) Departemen

Pengawasan

Persediaan,

menggunakan

surat

perintah

pengeluaranj barang sebagai dokumen bukti untruk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan. 7) Departemen Piutang, memposting data salinan buku besar pesanan penjulan pada buku besar tambahan piutang. 8) Departemen Buku Besar, melakukan penutupan priode pemrosesan, departemen ini menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan, dan ringkasan rekeningdari departemen piutang. Gambar 2.5 Diagram Arus Data Sistem Penerimaan Tunai s

Sumber: James A. Hall (2001: 197)

2.1.5.2 Aktivitas Berbasi Mikrokomputers Sistem mikrokomputrt mempunyai kecenderungan tidak mempunyai pemisahan tugas. Seseorang mungkin bisa bertanggung jawab untuk memasukan seluruh data transaksi, termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas. Pada system manual, kewenangan ini sama halnya memberikan penugasan pemasukan data piutang, utang, pnenerimaan kas, dan pengeluaran kas pada satu orang. Pengungkapan menjadi sulit saat seseorang

8

bertanggung jawab atas pembangunan (pemrograman) aplikasi yang akhirny dia yang akan menjalankan aplikasi tersebut (James A. Hall: 2001). Dalam sebuah sistem yang terkomputerisai memiliki sebuah kesatuan yang saling berkaitan dan berjaln secara harmonis. Kesatuan yang ada pada akuntansi berbasis Mikrokomputer diilustrasikan sebagai berikut: Gambar 2.6 Sistem Modul Akuntansi Berbais Mikrokomputer

Sumber: James A. Hall (2001: 229)

2.6 Kegiatan Pembelian dan Pengeluaran Kas Diagram Arus Data menyajikan suatu papran tentang kegiatan logika yang membentuk system pemrosesan pembelian. Gambar 2.7 Diagram Arus Data Untuk system Pembelian

9

Sumber: James A. Hall (2001: 264) Adapun proses-proses tersebut disajikan dalam langkah-langkah berikut: a) Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisai

kembali stok persediaan melaui pengamatan terhadap catatan persediaan. Tingkzt persediaan menurun melaui penjualan langsung ke pelanggan atau melauipropses transfer ke manufaktur. Informasi kebutuhan persediaan dikirimkan ke p[emrosesan pembelian dan utang dagang (UD). b) Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapakan pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke pemasok maupun ke tempat pemrosesan UD. c) Setelah satu periode waktu, perusahaan meneriam item-item persediaan darti pemasok. Barang

yang diterima diperiksa uyntuk mkualitas dan

kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko atau gudng. d) Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk mengupdate catatan persediaan. e) Proses UD menrima faktur dari pemasok. UD merekosiliasi ini dengan

informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar diwaktu tertentu di masa yang akan datang, bergantung pada syarat perdagangan dengan pemasoknya.

8

Biasanya pembayaran akan muncul pada hari terakhir yang mungkin untuk mengambil manfaat dari bunga dan diskon yang ditawarkan. f) Ukun besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan

total dalam kewajiban) dan control persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi untuk keakuratannya dan diposkan ke akuan control utang dagang dan persediaan (James A. Hall, 2001: 264265). 2.6.1 Sistem Manual Ketika persediaan jatuh sampai pda titik pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian. Sati salinan dari permintaan pembelian dikirimkan ke departemen pembeliaan, dan satu salinan diberikan ke bagian utang dagang, dimana petugas administrasi utang dagang menyimpannya dalam file penundaan utang dagang. Petugas administrasi control persediaan menyimpan salinan yang terakhir ke dalam file permintaan pembeliaan terbuka (James A. Hall, 2001: 265). Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menstor mereka menurut pemasoknya (jika ada), dan menyiapkan pesanan pembelian majemuk untuk setiap pemasok.

Satu salinan pesanan pembelian dikirim

kebagian utang dagang untuk disimpan dalam file penundaan utang dagang. Satu salinan lagi dikirim ke departemen penerimaan, dimana ia disimpan samapi persediaannya datang. Salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka. Control persediaan dapat memasok banyak informasi peanan yang dibutuhkan oleh departemen pembelian langsung dari catatan persediaan (James A. Hall, 2001: 267). Selama transaksi berlangsung departemen utang dagang telah menerima dan menyimpan sementara salinan permintaan pembelian, pesanan pembeliaan, dan laporan penerimaan. Organiasi telah menerima persediaan

8

dari pemaok dan memiliki kewajiban untuk membayar barang-barang tersebut. Kemudian departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen utang dagang dan rangkuman akun dari control persediaan. Petugas administrasi buku besar mempunyai voucher jurnal kea kun control persediaan dan utang dagang dan merekonsiliasi akun control persediaan dan rangkuman buku besar persediaan (James A. Hall, 2001: 273-274). 2.6.2 Rekayasa Teknologi dalam Pembelian atau pengeluaran Kas Dalam pemroses data yangberbasis teknolgi semuanya dilakukan secara otomatis yang mana: 1) File persediaan dicari untuk item-item yang mencapai titik pemesanan kembali. 2) Sebuah record dimasukan ke file permintaan pembelian untuk setiap item

yang diisi kembali. 3) Permintaan kemudian dikonsolidasikan menurrut nomor pemasok. 4) Informasi yang dikirim ke pemasok diambil dari file pemasok sah. 5) Pesanan pembelian disiapkan dan ditambahkan ke file pesanan pemeblian terbuka. 6) Suatu daftar transaksi dari pesanan pembelian kemudian dikirim ke

departemen pembelian untuk di periksa. Flowchart dalam gambar 2.8 menggambarkan bentuk-bentuk kunci dari sistem rekayasa teknologi. Berikut adalah gambarnya: Gambar 2.8 Rekayasa Teknologi terhadap Sistem Pembelian atau Pengeluaran Kas

9

Sumber: James A. Hall (2001: 288)