Bab I Pendahuluan.docx

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Ari Dwi Sofiyanto, 2012 pernah meneliti “Sistem informasi Pengarsipan Surat Kantor Dinas Pertanian Kota Surakarta “ hasil dari penelitian ini menjelaskan Pada Dinas Pertanian Kota Surakarta pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dimulai dari penerimaan penerimaan pembuatan, penyimpanan, disposisi surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sehingga segala sesuatu yang menyangkut tentang data atau keterangan tersebut mempunyai kegunaan atau nilai tertentu, sehingga arsip yang diperlukan dapat mudah ditemukan. Dengan menyimpan data atau keterangan tersebut, maka didapat surat yang disebut dengan arsip. Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif, semua proses masih dilakukan secara konvensional. Diantaranya adalah kesulitan dalam pencarian data-data lama Kesulitan dalam laporan surat masuk dan surat keluar, hilang dan rusaknya dokumen, Membutuhkan waktu lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi. Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor penyusunan surat, pengiriman surat. Widjaja (1990)

2.2 Pengertian Xampp. XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak system operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalahsebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMP merupakan singkatan dari X (empat system operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis (Alan Nur Aditya, 2011:16). 2.3 Data dan Pengolahan Data Menurut

Jogiyanto,

H.M,

(2005).

Data

adalah

kenyataan

yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadiankejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu tertentu Data dapat berupa angkaangka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus yang menunjukkan suatu kejadian Menurut Jogiyanto, H.M, (2005) Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi. Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.

2.4 Database Menurut Ir Hariyanto Kristanto, (Database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat lunak untuk memanipulasinya. Menurut Jogiyanto, H.M, (2005) Database (Basis Data) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam system informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam system informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. 2.5 Visual Basic Menurut Windra Swastika Microsoft Visual Basic 6.0 adalah sebuah bahasa pemprograman Windows dan Internet yang basis pemprogramannya berbasis BASIC. Visual Basic lebih dari sekedar bahasa pemprograman . Revolusi dunia pemprograman berubah, ketika versi pertama Visual Basic di luncurkan, tidak ada bahasa pemprograman sebelumnya yang memberikan kemudahan dalam.

2.6 Gambaran Umum Pengembangan Sistem / Sistem yang Akan Dibangun 2.6.1 ERD (Entity Relationship Diagram)

2.6.2 Desai File Sistem 2.6.2.1 File Login Tabel : Login Field index : id_petugas Tabel 2.4.2.1.1 Database Login No 1 2 3

Field id_petugas nama_petugas pass

Tipe CHAR VARCHAR INT

Size 10 20 10

Keterangan Id Petugas (PK) Nama Petugas Password

Size 5 5 20 30 30 15 10

Keterangan No surat masuk (PK) No agenda surat Tanggal surat masuk Tanggal surat terima Asal/sumber surat Tujuan surat Prihal surat Sifat surat Id petugas (FK)

2.6.2.2 File Surat Masuk Tabel : Surat Masuk Field index : no_surat_masuk Tabel 2.4.2.2.1 Database Surat Masuk No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Field no_surat_masuk no_agenda tgl_surat tgl_terima asal_surat tujuan prihal sifat_surat Id_petugas

Tipe CHAR CHAR DATE DATE VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR CHAR

2.6.2.3 File Surat Keluar Tabel : Surat Keluar Field index : no_surat_keluar Tabel 2.4.2.3.1 Database Surat Keluar No 1 2 3 4 5 6 7 8

Field no_surat_keluar no_agenda tgl_surat asal_surat tujuan_surat prihal_surat sifat_surat hub_dgn_surat_no

Tipe CHAR CHAR DATE VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR CHAR

Size 5 5 20 30 30 15 5

9

id_petugas

CHAR

10

Keterangan No surat keluar(PK) No agenda surat Tanggal surat masuk Asal/sumber surat Tujuan surat Prihal surat Sifat surat Hubungan dengan surat no Id petugas (FK)

2.6.2.4 File Laporan Surat Masuk Tabel : Laporan Surat Masuk Field index : no_surat_masuk Tabel 2.4.2.4.1 Database Laporan Surat Masuk No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Field no_surat_masuk no_agenda tgl_surat tgl_terima asal_surat tujuan prihal sifat_surat no_surat_masuk

Tipe CHAR CHAR DATE DATE VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR CHAR

Size 5 5 20 30 30 15 5

Keterangan No surat masuk (PK) No agenda surat Tanggal surat masuk Tanggal surat terima Asal/sumber surat Tujuan surat Prihal surat Sifat surat No surat masuk (FK)

2.6.2.5 File Laporan Surat Keluar Tabel : Laporan Surat Keluar Field index : no_surat_keluar Tabel 2.4.2.5.1 Database Laporan Surat Keluar No 1 2 3 4 5 6 7 8

Field no_surat_keluar no_agenda tgl_surat asal_surat tujuan_surat prihal_surat sifat_surat hub_dgn_surat_no

Tipe CHAR CHAR DATE VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR CHAR

Size 5 5 20 30 30 15 5

9

no_surat_keluar

CHAR

5

2.6.2 Relasi Antar Tabel

Keterangan No surat keluar (PK) No agenda surat Tanggal surat masuk Asal/sumber surat Tujuan surat Prihal surat Sifat surat Hubungan dengan surat no no_surat_keluar(FK)

2.6.3 Desain Input Sistem 2.6.3.1 Form Login Petugas

2.6.3.2 Form Utama Antar Muka

2.6.3.2 Form Input Data Surat Masuk

2.6.3.2 Form Input Data Surat Keluar

2.6.3.2 Output Data Surat Masuk

2.6.3.2 Output Data Surat Keluar

2.7 Penutup 2.7.1 Kesimpulan Sekarang ini sistem informasi sudah menjadi suatu kebutuhan untuk mengolah secara cepat dan efisien. Pada sistem ini setiap data yang diproses haruslah disimpan didalam database yang sesuai sehingga apabila suatu saat nanti dibutuhkan kembali maka data tersebut dapat dicari dan ditampilkan dalam waktu yang relatif singkat. Berdasarkan dari pembahasan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini, dapat ditarik kesimpulan beberapa yaitu : a. Sistem informasi yang berbasis komputerisasi lebih efisien dan efektif dan tidak memerlukan waktu yang lama dalam mencari dan menemukan data surat yang dibutuhkan. b. Sistem informasi ini dapat menyelesaikan masalah-masalah dan kendalakendala yang dihadapi pada sistem yang lama c. Penghematan terhadap biaya pemeliharaan arsip data yang benar-benar harus terjaga, sehingga apabila dimasa yang akan datang diperlukan cukup dengan memanggil datatersebut untuk ditampilkan kembali. d. Mempermudah

dan

meningkatkan

mutu

pelayanan

pada

perusahaan/instansi yang mengimplementasikan database tersebut.

suatu

2.7.2 Saran Perancangan dan pembuatan aplikasi system surat masuk dan surat keluar ini baru merupakan satu bagian dari proses surat-menyurat yang terjadi pada setiap organisasi. Untuk itu dengan melihat manfaat yang ada, saran yang diajukan adalah dapat lebih memperluas cakupan dan lebih spesifik aplikasi, terutama manajemen surat yang selama ini diterapkan alangkah baiknya menggunakan prosedur-prosedur standar pengelolaan surat misalnya harus adanya disposisi surat, kartu kendali surat maupun system kerasipan suratdan yang masih kurang pada program atau aplikasi ini kiranya dapat dikembangkan lagi sehingga menghasilkan program yang dapat lebih bagus lagi dari yang sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA A, Gusti Agung. 2005. Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan

Universitas Udayana Menggunakan Paradigma Pemrograman

Berorientasi

Objek. Skripsi S1 Program Studi Teknik Elektro Universitas

Udayana. Bali, H, Wursanto.1991. Pembimbing Administrasi dan Surat-menyurat. Jogyakarta, Hamidah. Nurul.2012. Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo Dengan PHP Dan MySQL.Skripsi S1 Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo Jogiyanto, HM.,. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Muhammad Luqman (2013), Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan, Speed Journal Indonesian Jurnal on Computer Science -

Vol 10 No 3 –

Agustus 2013 , ISSN 1979 – 933 Fitriana, Eka. 2011. Laporan Perancangan Surat Masuk Surat Keluar Dan Pangarsipan BKKP Kota Lhokseumawe.: Universitas Malikussaleh, Laporan Kerja Praktek Tidak Dipublikasikan. Jogiyanto HM, 1999. Pengenalan Komputer, Penerbit ANDI, Yogyakarta. Simamarta, Janner dan Iman Paryudi, 2006. Basis Data, ANDI, Yogyakarta.