Bab 5 6 7 Perencanaan.docx

BAB 5

A. ANALISIS PENYEBAB MASALAH Langkah berikutnya dalam perencanaan adalah menetapkan penyebab masalah yang mungkin (possible root of cause). Tahap dikenal dengan analisis persoalan. Secara umum sehat sakitnya seseorang dipengaruhi oleh empat faktor, yaitu faktor perilaku, lingkungan, pelayanan kesehatan dan herediter.

POPULATION (Size, distribution, growth, gene pool)

NA TUR AL RES OU RCE S

CUL TUR AL SYS TE MS

HEREDITY

Life expectancy Impairment

Satisfaction

Social

Discomfort

HEALTH (Well-being)

MEDICAL SERVICE Prevention, cure, care. Rehabilitation)

Somati

ENVIRONMENT Fetal, physical (natural and man made). Sociocultural (economics, education, imployment, etc)

Disability

Psychic

Participation in health care

Interpersona behavior

Health behavior Ecologic behavior

ECOLOGICAL BALANCE

HUMAN SATISFACTIONS LIFESTYLE attitudes, behavior

Gambar 5.1

Faktor yang mempengaruhi sehat sakit

Gambar 5.1 merupakan konsep dasar yang dapat digunakan dalam pendekatan penyebab masalah. Penyebab masalah bisa berada pada salah satu faktor, tetapi terjadi leih satu faktor penyebab. Penyebab utama terjadinya sehat atau sakit ditentukan oleh lingkungan, disusul perilaku, upaya pelayanan dan faktor genetic. Konsekuensi interaksi di antara faktor penyebab ialah kepuasaan, umur harapan hidup, kelumpuhan. L: Lingkungan U: Upaya M: Masyarakat U L Pa P: Masalah, merupakan intesep L, U, M P P

c

Pb

M

Gambar 5.2 Diagram

masalah

dan

penyebab masalah Keterangan: L, U, dan M sebagai penyebab masalah P . P = L ∩ U ∩ M L dan M sebagai penyebab masalah Pc . Pc = L ∩ M L dan U sebagai penyebab Pa . Pa = L ∩ U U dan M sebagai penyebab Pb . Pb = U ∩ M B. METODE ATAU TEKNIK PENENTUAN PENYEBAB MASALAH 1. Pohon masalah (Problem Tree) Diterapkan bila identifikasi masalah dan penentuan prioritas masalah sudah dilaksanakan. Kemudian dipilih masalah utama untuk mencari penyebab masalah dinyatakan dalam kalimat negatif. Prosedur: a. Dilakukan Brainstorming(sumbang saran): identifikasi masalah utama untuk situasi yang tidak diinginkan.

[[ Efek Masalah utama

1.b

2.b

1.a

2.a

1.c

2.b 3

2.c

Penyebab

3.c

Gambar 5.3 Pohon masalah dengan hubungan sebab akibat b. Tulis dalam kalimat pendek untuk masalah utama yang dipilih pada sebuah flip chart dan jika perlu jelaskan indikatornya. c. Penyebab masalah dibedakan atas efek penyebab langsung dan tidak langsung. Penjelasan atau asumsi penyebab masalah dapat menggunakan data empiris di lapangan atau teori yang relevan. d. Tulis efek atau konsekuensi atau akibat dari penyebab yang timbul. e. Lengkapi pohon masalah tersebut. f. Periksa dan finalisasi pohon dan verifikasi. g. Sajikan hasil pohon masalah pada siding pleno. 2. Diagram Flow Chart (ABC: ANTECEDENCE-BEHAVIOR-CONSEQUENCE) Untuk menyusun diagram alur sebab dan akibat masalah digunakan alat bantu sumbang saran. Dilanjutkan dengan nominal group technique untuk pengambilan keputusan penyebab yang mana yang mungkin. Diagram alur sebab dan akibat masalah dapat digunakan sebagai dasar menyusun fishbone diagram. 3. Diagram Fish Bone (Diagram Tulang Ikan atau Diagram Ishikawa) Diagram Ishikawa menggambarkan tulang utama berisi faktor penyebab masalah, missal faktor manusia, faktor bahan dan alkes, faktor metode atau teknologi, faktr masyarakat atau pasien dan faktor lingkungan kerja. Faktor yang membangun tulang ikan harus disesuaikan dengan masalah dan asumsi faktor penyebab masalah.

Bahan dan Alkes

Tenaga

a”

Droping

a’

Vaksin

Jurim˂ a

Alkes

Jadwal Rendahnya cakupan

Transport

CFR ISPA ˂

imunisasi bayi

Jarak

Persepsi sehat sakit Budaya

Lingkungan Masyarakat Gambar 5.4 Diagram Fishbone Faktor adalah kumpulan variabel dan dibangun oleh sekumpulan subvariabel. Variabel penyebab masalah adalah penyebab langsung dari faktor (a) da nada pada cabang masing-masing faktor. Cabang dari variabel adalah penyebab tidak langsung (subvariabel = a’) dari penyebab langsung. Dengan alat bantu diagram alur sebab dan akibat masalah, maka dapat disusun diagram Ishikawa dan sebagai penyebab utama diberi tanda atau simbol. 4. Unsur Organisasi atau Sistem Manajemen Asumsi penggunaan sistem manajemen bila masalah dan penyebab ada di organisasi. Masalah ada pada tuuan atau rencana (keluran, efek) yang tidak tercapai. Penyebab masalah berada pada upaya atau program (masukan dan proses). Selanutnya melihat hasil analisis situasi sebagai HASIL atau OUTPUT, bila hasil rendah perlu dianalisis kemungkinan penyebab masalah atau ada kelemahan seperti yang tercantum pada MASUKAN dan PROSES. Dalam analisis penyebab masalah perlu dipertimbangkan tentang faktor-faktor lain yang mempengaruhinya. Perlu diingat bahwa derajat kesehatan dipengaruhi oleh 4 faktor, (Blum, 1984) yaitu; Faktor lingkungan, faktor perilaku masyarakat, faktor pelayanan kesehatan dan faktor keturunan. Contoh: Untuk bisa memahami metode unsur organisasi, coba kembali pada pengertian masalah dalam metode system. Masalah adalah bila tujuan organisasi tidak tercapai.

Tuuan dinyatakan dalam jumlah sasaran atau target pada output, efek dan dampak. Tujuan organisasi bersifat internal (output dan efek) dan tujuan eksternal di masyarakat (dampak). Data masalah ada bila suatu program atau kegiatan pelayanan sudah berjalan, artinya data diperoleh dengan melakukan evaluasi program. 5. Perumusan Penyebab masalah yang Dominan (Utama) Dari metode penyebab masalah harus dipilih yang sebagai penyebab dominan Kriteria dipakai antara lain adalah eksternalisasi (dampak atau akibat yang terjadi pada kesehatan masyarakat apabila penyebab masalah tidak diatasi), keterkaitan antar faktor penyebab masalah. Metode yang digunakan bias scoring technique, brainstorming, NGT, FGD. 6. Lain-lain: Sumbang saran, Nominal Group Technique, Delphi Technique C. METODE ATAU TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH Metode atau teknik pemilihan penyelesaian masalah (solusi) terbaik, digunakan beberapa kriteria yaitu: 1. Administrative feasibility (tehnical, resources dan financial feasibility) 2. Eksternalitsas (sinergi solusi pada beberapa penyebab sekaligus) a. Pohon Tujuan (Objective Tree) Untuk Problem Tree menggunakan Objective Tree (pohon solusi) untuk penyelesaian masalah.

Ends

Solusi Utama

1.a

2.a

1.c

Means

2.c

3.c

Gambar 5.6 Pohon solusi dengan hubungan solusi dan hasil

Prosedur 1) Identifikasi tujuan slusi (objective). 2) Identifikasi berbagai cara atau upaya dan hasil dan hasil yang diharapkan bila upaya tersebut dilakukan dalam pohon solusi. 3) Pilihlah upaya yang merupakan cara terbaik untuk menyelasaikan slusi utama (rencana) dengan mempertimbangkan kriteria; ketersediaan sumber daya, kelayakan politik, cost benefit ratio, risik social, periode aktu tersedia, dan lain-lain. b. Sistem Manajemen Masalah ada pada hasil kinerja (keluaran, efek dan dampak), maka penyebab masalah ada di upaya organisasi (proses dan masukan). Penyelesaian masalah dengan mempertimbangkan kelayakan administrasi, ditujukan memperbaiki upaya pelayanan, yaitu memperbaiki proses dan masukan upaya pelayanan.

BAB 6

A. PENYUSUNAN RENCANA USULAN KEGIATAN (RUK) Langkah penyusunan RUK dilakukan setelah melalui beberapa tahapan berikut ini: 1. Identifikasi penyebab masalah 2. Perumusan pendekatan pemecahan masalah 3. Penyusunan RUK Adapun bahan yang dipergunakan adalah: 1. Hasil tahap analisis situasi 2. Penentuan penyebab masalah dan slusi penyelesaiannya 3. Teknik dan piranti perencanaan B. IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH Beberapa metode atau teknik untuk identifikasi penyebab masalah antara lain adalah diagram Flow chart, diagram Fishbone (diagram tulang ikan atau diagram Ishikawa), Diagram unsur Organisasi atau system manajemen, Sumbang saran, Nminal Group Technique. C. ANALISIS SUMBER DAYA ORGANISASI Perlu beberapa pertimbangan sebelum menyusun RUK, yaitu dengan memperhatikan kemampuan sumber daya organisasi atau komponen masukan (input), antara lain sebagai berikut: 1. INFO atau informasi, masalahnya apa, di mana, siapa, bilamana, kapan dan lainlain. 2. ORGANO atau Mekanisme, mekanisme apa yang bisa dipakai untuk mengatasi masalah. Misalnya dalam rangka meningkatkan pembinaan terhadap dukun bisa dikembangkan Polindes. 3. TEKNOLOGI atau CARA, punyakah hal tersebut untuk megatasi masalah. Rendahnya mutu pelayanan oleh dukun dengan mengadakan pelatihan para dukun, bila hasilnya tidak maksimal karena dukun yang hadir sedikit maka perlu supervise aktif ke desa-desa. 4. HUMANDO atau orang, seberapa besar kekuatan sumber daya tenaga yang tersedia dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Penyusunan alternatif pemecahan masalah: 1. Penyusunan pemecahan masalah dilakukan oleh suatu tim atau kelompok yang dibentuk untuk membahas, merumuskan dan menetapkan pendekatan pemecahan masalah. 2. Bahan yang diperlukan untuk pembahasan adalah: a. Hasil perumusan keadaan dan masalah b. Pengetahuan dan pengalaman individu anggota tim atau kelompok c. Pedoman program tertentu yang dilaksanakan d. Saran atau pendapat narasumber (kalau ada) 3. Pelaksanaan a. Setiap penyebab masalah dibahas untuk mencara cara pemecahan yang dapat dilakukan

b. Setiap anggota tim atau kelompok menuliskan alternatif pemecahan masalah pada secarik kertas c. Alternatif pemecahan masalah dituangkan pada papan tulis atau flip chart, kemudian didiskusikan bersama alternatif pemecahan masalah yang hamper sama digabungkan, sehingga menjadi satu pendekatan saja dan kemungkinan ada pendekatan baru dari hasil pembahasan. d. Tim atau kelompok menyepakati pendekatan pemecahan masalah yang dianggap paling baik. D. PENYUSUNAN RENCANA USULAN KEGIATAN (RUK) PENETAPAN TUJUAN 1. Pembahasan Ulang Masalah Setelah menentukan masalah dan melakukan analisis penyebab terhadap masalah tersebut, mencoba melihat keadaan atau situasi yang ada sekarang dan mencoba menggambarkan keadaan tersebut nantinya sesuai dengan yang diinginkan. a. Keadaan SEKARANG (yang ada) b. Keadaan NANTI (yang diinginkan) 2. Perumusan Tujuan Umum Dengan melihat situasi sekarang dan gambaran situasi diinginkan dan atas dasar tujuan umum pembangunan kesehatan, mencoba merumuskan tujuan umum program atau kegiatan yang akan dilaksanakan Tujuan umum adalah suatu pelayanan yang bersifat umum dan luas yang menggambarkan hasil akhir (outcome atau dampak) yang diinginkan. 3. Penentuan Tujuan Khusus Tujuan khusus merupakan pernyataan yang bersifat spesifik, dapat diukur (kuantitatif) dengan batas waktu pencapaian untuk mencapai tujuan umum. Kata-kata dalam pernyataan tujuan akhir mungkin akan sama dengan pernyataan masalah diagram 6 kata, yaitu: Who: Orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana kegiatan What: Pelayanan atau spesifik kegiatan yang akan dilaksanakan When: Waktu pelaksanaan program atau kegiatan Where: Lokasi atau daerah di mana aktivitas atau program dilaksanakan Whom: Target sasaran atau populasi yang terkena program How much: Jumlah pelayanan atau kegiatan spesifik Menentukan indikator tujuan khusus program dengan menggunakan kriteria SMARTS: a. Specific (keabsahan dan validitas). Spesifik dan berasosiasi dengan kondisi yang akan diubah b. Measurable (dapat diukur). Terkait dengan data dan akuntabilitas c. Attainable (dapat dicapai). Terkait dengan biaya, metode dan teknik yang dipakai d. Realistic atau Relevant (sesuai). Terkait dengan siapa yang akan menggunakan data e. Time-bound (waktu tertentu). Terkait dengan waktu pengumpulan dan pelaporan guna pengambilan keputusan f. Sustainable (berkelanjutan). Program akan menjadi panutan untuk tahun berikutnya

E. PENENTUAN KRITERIA KEBERHASILAN Bagaimana tahu tentang kapan tujuan khusus program tercapi, kalau tidak tahu dari aman dan kemana pergi, bagaimana tahu akan sampai. Untuk itu cobalah merumuskan kriteriakriteria dari tujuan khusus. F. PEMILIHAN RUK Untuk memilih RUK yang tepat dalam pencapaian tujuan harus meninjau kekuatankekuatan dinamis di lapangan, baik kekuatan penghambat maupun kekuatan pendorong yang akan mempengaruhi situasi program. Pada umumnya kalau dibiarkan situasi program relatif stabil atau menetap karena adanya perimbangan antara pendorong dan penghambat, pada hal dalam pengembangan program menginginkansituasi itu berubah secara positif sesuai keinginan. Untuk itu perlu melakukan analisis kekuatan lapangan (Force Field Analysis-Kurt Levin). Tabel 6.1 Gant chart Usulan Kegiatan (RUK) Puskesmas

No. Upaya Puskesmas

KEG

Tujuan Sasaran Target

Waktu

Vol. Keg

Hasil diharapkan

BAB 7

A. RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN (RPK) RPK berisi kegiatan atau aktivitas, sarana, dana, tenaga yang dibutuhkan, jadwal waktu, pembagian tugas dan tanggung jawab para pelaksana. Penyusunan RPK atau biasa disebut POA (Plan of Action) dapat disusun dengan baik setelah Puskesmas mengetahui alokasi sumber dana ada (APBN, APBD I, APBD II atau Inpres dan sumber dana lainnya). Disusunnya POA pengembangan kesehatan. Penyusunan RPK dilakukan melalui suatu pembahasan dalam ‘Mini Lokakarya’ yang dihadiri semua staf Puskesmas dan dipimpin kepala Puskesmas. Penyusunan RPK terdiri dari 2 langkah kegiatan yaitu: 1. Langkah penyusunan RPk 2. Langkah analisis hambatan potensial (FFA) B. LANGKAH ANALISIS HAMBATAN POTENSIAL Langkah ini berfungsi sebagai antisipasi hambatan yang mungkin timbul serta langkah-langkah pencegahannya atau cara penanggulangannya bila benar-benar terjadi. Perlu diketahui bahwa dalam pembuatan POA biasanya disusun dalam bentuk buku di mana terdapat pendahuluan, tujuan, latar belakang, uraian rencana kegiatan serta lampiran-lampiran yang terkait termasuk lampiran jadal kegiatan. C. TUJUAN RPK Operasional dari suatu program sebetulnya adalah pelaksanaan dari berbagai kegiatan, baik kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang dalam rangkaian mencapai tujuan program tersebut.

DUK

DUK

Rencana Operasional Kegiatan (ROK)

DUK

Rencana Operasional Proyek (ROP)

RUK

RPK DUK

Rencana Pelaksanaan Kegiatan Program (POA Program)

Sumber dana lain

Pelaksanaan Kegiatan Program (Penggerakan)

Gambar 7.1 Proses perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Masing-masing kegiatan tersebut mempenyai tujuan sendiri yang merupakan tujuan dalam mencapai akhir program. Cobalah uraikan kegiatan-kegiatan tersebut secara terperinci. Tabel 7.1 No.

Uraian tujuan untuk mencapai akhir program KEGIATAN

MAKSUD/TUJUAN

D. PERENCANAAN KETERPADUAN LP/LS Keterkaitan antarprogram dan antarsektor dalam pelaksanaan program-program kesehatan adalah sangat erat, terutama karena sasaran program adalah sama dan juga sesuai dengan konsep BLUM, 1984 bahwa banyak faktor di luar kesehatan yang mempengaruhi derajat kesehatan. Untuk itu perlu diinventarisasi sektor atau program mana yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan program dan apa peran dari sektor atau program tersebut yang diharapkan. Tabel 7.2

No.

Uraian sektor dan peran sektor

SEKTOR/PROGRAM

PERAN

UPAYA YANG DIPERLUKAN

E. PENYUSUNAN SUMBER DAYA Sumber daya (tenaga, dana dan saran) merupakan unsur penting dalam penunjang pelaksanaan program. Namun diketahui bahwa sumber daya yang tersedia sangat terbatas, untuk itu perlu direncanakan secara matang pendayagunaan sumber daya yang ada untuk mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya (efektif dan efisien). Tabel 7.3

No.

Kebutuhan sumber daya dan kegiatan

KEGIATAN

SUMBER DATA YANG DIPERLUKAN TENAGA DANA SARANA

Ringkasan RPK Tujuan ialah sebuah pernyataan yang jelas tentang  Apa yang dapat dicapai (keluaran atau Output), dan  Hasil yang penting diharapkan (purposeleffect) Tabel 7.4

Matriks data untuk bahan analisis situasi (program)

Indikator Tujuan dan Kegiatan Terkait Tujuan (QQT) 1. Indikator Negatif: IMR, MMR, GAKI Dampak (Impact) 2. Indikator Positif: Umur Harapan hidup 1. Penurunan angka kesakitan 2. Pemanfaatan Outcome/Purpose/Effect jamban 3. Persalinan Nakes Pencapai target: 1. Kunjungan (K1, Keluaran (Output) K4) 2. Keuntungan 3. BOR 1. Dokumen rencana 2. Menjaga Mutu Proses (Process) (Quality Assurance) 3. SOP 4. Beban kerja 1. Teknologi dan informasi 2. Standar sumber Masukan (Input) daya 3. Standar pelayanan

Cara/Sumber Informasi

Asumsi

Laporan ruitn Survei

Relevansi Kebijakan

1. Surveilans Epidemiologi 2. Rapid survei 3. PWS KIA

1. Efektivitas 2. Kepuasan

1. Laporan rutin (evaluasi sumatif) 2. Laporan insidentil (KLB) 3. Job Analysis 1. Monitoring 2. Supervisi 3. Koordinasi 4. Evaluasi formatif

1. Coverage 2. Efisiensi 3. Efficacy

Portefolio (laporan kepegawaian, logistik dan keuangan)

1. 2. 3. 4.

Supervisi Produktivitas Koordinasi Mutu

Ketersediaan 1. Sumber daya 2. SDM 3. Finansial 4. Teknologi 5. Target sasaran

Sumber informasi didapatkan dan pencatatan dan pelaporan atau survei. Pencatatan dan pelapran bisa dari SIMPUS Puskesmas, INKES. QQT = Quality, Quantity and Time bound. Asumsi adalah pernyataan jika sesuatu terpenuhi, maka kemudian akan menghasilkan sesuatu yang diinginkan. Asumsi merupakan penalaran kebenaran (If … Then …). F. PENYUSUNAN JADWAL PERASIONAL Sebagai langkah terakhir dalam penyusunan kegiatan operasional program adalah penyusunan jadwal kegiatan. Dalam penyusunan jadwal ini perlu dipertimbangkan beberapa hal: 1. Tujuan dari masing-masing kegiatan 2. Kesibukan atau situasi lapangan seperti musim, kalender pendidikan dan sebagainya G. PENYUSUNAN AKHIR RPK Hasil final RPK disajikan dalam bagan Tabel 7.6

Rencana operasional secara terperinci, Tahun . . .

Penyebab Masalah (Why)

Prioritas Masalah

Tujuan Pemecahan (What)

Sasaran (Whom)

Kegiatan (How)

Target (How much)

Lokasi (Where)

Jadwal pelaksanaan (When)

Lanjutan . . . Tanggung jawab (Who)

Anggaran dan sumber

Indikator Keberhasilan

Asumsi

Jadwal pelaksanaan (Gantt Chart) dibuat secara terperinci. Tabel 7.7 No.

Gantt Chart terencana pelaksanaan Puskesmas (POA)

Kegiatan

Sasaran Target

Vol. Keg

Perincian pelaksanaan

Lokasi

Tenaga

Jadwal

Kebutuhan