Bab 4 Pengenalan Pengurusan

BAB 4: PENGENALA N PENGURUSA N

OBJEKTIF P&P SUPAYA PELAJAR DAPAT….. • • • • •

Memahami definisi organisasi dan pengurusan. Memahami fungsi dan proses pengurusan. Memahami peringkat pengurusan. Memahami peranan pengurusan. Mengaplikasi kemahiran pengurusan.

DEFINISI ORGANISASI Gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk mencapai matlamat organisasi.

FUNGSI PENGURUSAN MERANCANG

MENGAWAL

P

MENGORGANISASI

MEMIMPIN

DEFINISI PENGURUSAN Pengurusan ialah pencapaian matlamat organisasi secara efektif dan efisien melalui proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi. (Richard L. Daft, 2006 m.s 8)

MERANCANG Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

MENGORGANISAS I Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.

MEMIMPIN/MENGARAH Proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien untuk mencapai matlamat organisasi.

MENGAWAL Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan pembaikan untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan.

PERINGKAT PENGURUSAN atasan pertengahan bawahan

PENGURUSAN ATASAN • Bertanggungjawab ke atas pengurusan sesuatu organisasi secara menyeluruh. • Tumpuan kepada perancangan jangka panjang. • Menetap dan menggariskan visi, misi, dasar, polisi dan matlamat organisasi serta membimbing organisasi agar interaksinya dengan persekitaran adalah baik. • Lazimnya dipanggil Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), President, Vice President.

PENGURUSAN PERTENGAHAN • Pengurusan pertengahan adalah bertanggungjawab kepada melaksanakan segala keputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan. • Peringkat pengurusan ini merangka keputusan jangka sederhana berpandukan objektif pengurusan atasan. • Menyelia serta menyelaras aktiviti pengurus bawahan dan kadangkala bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi. • Membuat laporan kepada pengurus atasan. • Cth; Ketua Jabatan, Pengurus Sumber Manusia, Pengurus Jabatan.

PENGURUSAN BAWAHAN • Bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi yang bukan terdiri daripada pihak pengurusan. • Tumpuan kepada perancangan jangka pendek. • Memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan kerja operasi, perlaksanaan tugas harian pekerja agar matlamat organisasi tercapai. • Cth; Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan.

PERANAN PENGURUSAN •

PERANAN ialah satu set gelagat yang berkaitan dan bersesuaian dengan jawatan yang disandang. • Berdasarkan Henry Mintzberg terdapat 10 peranan pengurus yang boleh dikelaskan kepada 3 bahagian:

Pembuat keputusan

Penjalin hubungan

Pemberi maklumat

PENGURUS SEBAGAI PENJALIN HUBUNGAN PERORANGAN Pemimpin (LEADER) Tunggak Penghubung (FIGUREHEAD) (LIAISON)

Peranan pengurus sebagai tunggak (figurehead) • Menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik atau upacara. • Cth: menghadiri majlis, menyampaikan sijil dan anugerah dan menandatangani dokumen rasmi.

Peranan pengurus sebagai pemimpin (leader) • Mengarah, mengkoordinasi dan memotivasikan pekerja melaksanakan kerja. • Memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mematuhi apa yang telah dirancang.

Peranan pengurus sebagai pegawai perhubungan (liaison) • Mengekalkan hubungan jaringan (networking) sama ada di dalam atau di luar organisasi. • Cth: Pengurus berinteraksi dengan pekerja, pelanggan, pembekal dsb.

PENGURUS SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN Usahawan

Menangani gangguan

Perunding

Pengagih sumber

Peranan pengurus sebagai usahawan (entrepreneur) • Berperanan sebagai pemula (initiator), pereka dan penggalak kepada perubahan dan inovasi. • Cth, CEO sentiasa memperolehi ideaidea baru dan kreatif untuk mempertingkatkan prestasi syarikat.

Peranan pengurus sebagai menangani gangguan (disturbance handler) • Membuat keputusan atau bertindak serta merta terhadap masalah-masalah supaya persekitaran organisasi yang berkonflik itu kembali kepada kekuatan yang stabil dan harmoni . • Cth: Tindakan menyelesaikan masalahmasalah seperti mogok, rungutan pekerja, ketidakpuasan hati dsb.

Peranan sebagai pengagih sumber (resource allocator) • Menetapkan bagaimana sumber organisasi yang terhad diagih dan digunakan oleh semua ahli organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. • Cth: Pengurus mengagihkan sumbersumber dana, masa, peralatan dan sumber manusia.

Peranan pengurus sebagai perunding (negotiator) • Mewakili organisasi dalam perundingan yang melibatkan bidang kuasa. • Cth: CEO berunding dengan wakil kesatuan pekerja; Pengurus jualan berunding dengan Jabatan Pengeluaran untuk mendapatkan tawaran istimewa bagi pelanggan utamanya.

PENGURUS SEBAGAI PEMBERI MAKLUMAT (INFORMATIONAL ROLE) Pemantau (monitor) Jurucakap Penyebar (spokesperson) (disseminator)

Peranan pengurus sebagai pemantau (monitor) • Sentiasa memberi perhatian kepada persekitaran dalaman dan luaran untuk mengetahui apa yang sedang berlaku. • Cth: Pengurus sentiasa memantau keadaan sekeliling seperti perubahan dasar kerajaan, peluang pelaburan baru dan masalah isu yang mempengaruhi organisasinya.

Peranan pengurus sebagai penyebar maklumat (disseminator) • Menyebar maklumat penting yang diperolehi sama ada dari dalam atau luar organisasi kepada ahli organisasi. • Cth: Pengurus mendapat tahu tentang pelanggan yang muflis, memaklumkan kepada pengurus jualan menghentikan bekalan.

Peranan pengurus sebagai jurucakap (spokesperson) • Mewakili unit/jabatan untuk memberi maklumat yang jelas kepada pihak pengurusan atasan dalam organisasi atau berkomunikasi dengan individu/kesatuan pekerja di luar organisasi. • Cth: Pengurus menyampaikan maklumat kepada ahli organisasi dan orang luar melalui ucapan, laporan dan memo.

KEMAHIRAN PENGURUS

teknikal

kemanusiaan PENGURUS konseptual

KEMAHIRAN KONSEPTUAL • Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi. • Melibatkan proses perancangan dan pengurusan strategik untuk mencapai matlamat organisasi. • Melibatkan pembuatan keputusan yang kompleks yang melibatkan kesan jangka panjang.

KEMAHIRAN KEMANUSIAAN • Memimpin, memotivasi, mengurus konflik dan mempengaruhi orang dengan memahami perasaan, tingkah laku dan sikap orang lain. • Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang dan berhubung dengan pekerja. • Cth: Pengurus sumber manusia perlu berusaha menangani masalah prestasi pekerja, membekalkan maklumbalas kepada pekerja, memotivasi pekerja dan mengawal aktivitiaktiviti yang membabitkan pengurusan prestasi pekerja.

KEMAHIRAN TEKNIKAL • Kebolehan untuk mengaplikasikan kaedah, prosedur dan teknik dalam bidang tertentu. • Mempunyai kaitan yang rapat dengan aktiviti harian organisasi. • Penguasaan kemahiran teknikal membantu pengurusan atasan untuk merangka polisi, dasar dan objektif organisasi. • Dapat membantu pengurus peringkat bawahan untuk memberi nasihat, penjelasan dan tunjuk ajar tentang aspek teknikal secara terperinci kepada pekerja.

PERKAITAN ANTARA JENIS KEMAHIRAN DGN TAHAP PENGURUSAN Tingkat Pengurusan Pengurus Atasan

Pengurus Pertengaha n

Pengurus Bawahan

Kemahiran Konseptual

Kemahiran Kemanusiaa n

Kemahiran Teknikal

tamat