Bab 1 Pengertian Dasar

1

PENGERTIAN DASAR

Tidak dapat disangkal bahwa tercapainya tujuan organisasi tidak bisa dipisahkan dari keberadaan dan peran perbekalan, baik untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan administrasi. Karena begitu pentingnya keberadaan dan peran perbekalan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi tersebut maka sering dinyatakan bahwa tujuan organisasi merupakan fungsi manusia dan perbekalan. Kemudian, hal ini digambarkan dalam suatu persamaan matematis

T = f (M. L). Model ini pada dasarnya hendak

menekankan bahwa betapa penting keberadaan dan peran perbekalan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Keberadaan perbekalan yang memadai sangat menentukan kelancaran pelaksanaan kegiatan pokok maupun kegiatan administrasi di dalam setiap organisasi.

ertian dan Ruang Lingkup Kegiatan A. Peng Pengertian Untuk memberikan batasan pengertian manajemen perbekalan, kita dapat mendasarkan pada kegiatan-kegiatan nyata yang dilakukan, baik ber kaitan dengan kegiatan

manajerial/administratif

mau pun

kegiatan

operasional,

objek

yang

dipelajari/dikaji dan sekali gus objek yang dikelola, dan tujuan yang hendak dicapai dalam ke giatan pengelolaan perbekalan itu sendiri. Secara empiris dalam menyelenggarakan pengelolaan perbekalan, kegiatan manajerial/administratif yang krusial dan strategik dilaku kan meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan peng awasan. Sementara kegiatan-kegiatan operasionalnya

meliputi

kegiatan

pengadaan,

pencatatan,

pendistribusian,

penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan. Adapun objek yang dipelajari/dikaji dan sekaligus objek yang dikelola dalam manajemen perbekalan adalah perbekalan itu sendiri, yakni segala sesuatu/benda yang ber wujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun ke giatan penunjang (administrasi). Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material, per alatan, perlengkapan, dan sarana Bab 1. Pengertian Dasar

1

prasarana. Oleh sebab itu, mana jemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, administrasi logistik, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material, ataupun adminis trasi material. Sementara tujuan yang hendak dicapai dalam setiap kegiatan pengelolaan perbekalan adalah mampu mendukung efek tivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan, objek kegiatan, ataupun tujuan pengelolaan perbekalan tersebut, dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap

kegiatan

pengadaan,

pencatatan,

pendistribusian,

penyimpanan,

pemelihara an, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efi siensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Kemudian, batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logislk tersebut dapat dirinci sebagai berikut: 1. Kegiatan manajerial

: perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan

2. Kegiatan operasional : pengadaan, pencatatan (inventari sasi), penggudangan, pendistribusi an, pemeliharaan, dan penghapusan 3. Objek

: perbekalan,

logistik,

barang,

mate rial,

peralatan,

perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang

berwujud

dan

dapat

diperlaku kan

secara

fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/ad ministrasi 4. Tujuan

: mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi

Lebih lanjut, beberapa kegiatan dalam manajemen perbekalan dapat dideskripsikan sebagai berikut. 1. Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, per hitungan dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan, peng organisasian, maupun pengendalian perbekalan.

Bab 1. Pengertian Dasar

2

2. Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan me rumuskn struktur formal dalam

upaya

pengelolaan

perbekalan

dengan

melakukan

kegiatan

mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi. 3. Pengawasan Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksana an setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan pe makaian/penggunaan perbekalan, proses maupun hasil/keluaran/out put pengelolaan perbekalan. 4. Pengadaan Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. 5. Pencatatan/Inventarisasi Inventarisasi merupakan kegiatan untuk menyediakan data atas semua perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus organisasi, baik sebagai hasil usaha pembuatan sendiri, pembelian, hadiah, maupun hibah. 6. Penyimpanan atau Penggudangan Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat administratif

maupun

operasional

berkaitan

dengan

perumusan

maupun

pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang. 7. Pendistribusian Pendistribusian merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan ber kaitan dengan pembagian dan penyampaian perbekalan kepada satuan/ unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan. 8. Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan ber kaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal. Bab 1. Pengertian Dasar

3

9. Penghapusan Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik mau pun administratif karena perbekalan tersebut dinilai sudah tidak ber daya guna maupun tidak bernilai guna lagi. Selanjutnya, fungsi-fungsi manajemen perbekalan tersebut, baik fungsi manajerial maupun fungsi-fungsi operasional beserta hubungannya dapat diformulasikan dalam suatu gambar 1.1 berikut ini.

6

1

M 5

2

4 1. Pengadaan 2. Pencatatan 3. Penyimpanan 4. Pendistribusian 5. Pemeliharaan 6. Penghapusan

3 M : Manajemen Perencanaan Pengorganisasian Pengawasan

Gambar 1.1 Fungsi-Fungsi Manajemen Perbekalan

B. Maksud dan Tujuan Secara

umum,

kegiatan

pengelolaan

perbekalan

dimaksudkan

untuk

mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Sementara secara khusus, maksud dan tujuan pengelolaan perbekalan senantiasa melekat pada setiap kegiatan pengelolaan perbekalan itu sendiri. Sehubungan dengan hal itu, manajemen perbekalan dimaksudkan untuk: 1. mampu menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, mau pun tempat dibutuhkan, dalam

Bab 1. Pengertian Dasar

4

keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik. 2. mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan. 3. mampu menyediakan perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin ke langsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pe ngelolaan gudang dan distribusi secara optimal, 4. mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil perbekalan, baik secara preventif maupun re presif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang; 5. mampu melakukan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbanganpertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancar an pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan; 6. mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif ter hadap berbagai penyimpangan

dalam

setiap

kegiatan

penge lolaan

maupun

penggunaan

perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi. 7. mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja mau pun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal. 8. mampu membangun budaya penggunaan Perbekalan secara ber tanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan. Maksud dan tujuan dalam manajemen perbekalan tersebut harus senantiasa menjadi pedoman setiap kegiatan pengelolaan perbekalan. Disamping itu, maksud dan

Bab 1. Pengertian Dasar

5

tujuan tersebut sekaligus dapat dijadi kan alat ukur untuk menilai keberhasilan pengelolaan perbekalan.

C. Masalah-Masalah Umum dalam Manajemen Perbekalan Masalah-masalah umum yang sering terjadi dalam pengelola perbekalan antara lain sebagai berikut. 1. Salah Rencana dan Penentuan Kebutuhan Salah

rencana

dan

penentuan

kebutuhan

merupakan

ke keliruan

dalam

menetapkan kebutuhan perbekalan yang kurang/ tidak memandang kebutuhan ke depan,

kurang

memperhatikan

linkungan,

dan

kurang

cermat

dalam

rnenganalisisnya. Kesalahan rencana ini bisa berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan, metode/car-a pengadaan Perbekalan, jumlah Perbekalan, waktu pengadaan perbekalan, tempat/asal pengadaan Perbekalan, maupun kesalahan dalam harga perbekalan. 2. Salah Pengadaan Salah pengadaan merupakan kekeliruan dalam proses pe menuhan kebutuhan perbekalan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, cara/metode pengadaan, jumlah, harga, waktu, sumber perbekalan, maupun ketidaksesuaian dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan. 3. Salah Tempat Salah tempat merupakan kekeliruan dalam peletakan perbekalan sehingga bisa mengganggu kelancaran aktivitas suatu unit kerja dan atau organisasi secara keseluruhan. 4. Salah Pakai Salah pakai merupakan kekeliruan dalam penggunaan barang karena tanpa disertai rasa tanggung jawab, baik secara teknis fungsi onal maupun hak pemakaian barang. 5. Lalai Catat Lalai catat merupakan kealpaan dalam pencatatan perbekalan, baik menyangkut kegiatan dan waktu pencatatan itu sendiri, mau pun menyangkut kebenaran data, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan, jumlah, harga, sumber, tempat penempatan/ pemakaian, kondisi, maupun data pencatatan yang lainnya.

Bab 1. Pengertian Dasar

6

6. Lalai Rawat Lalai rawat merupakan ketidakteraturan dan kesalahan dalam perawatan perbekalan sehingga secara teknis dapat menimbulkan ke rusakan perbekalan yang dapat berdampak pada menurunnya tingkat kuantitas maupun kualitas output, tidak tercapainya secara optimal batas umur pemakaian barang, dan secara ekonomis dapat me nimbulkan pemborosan bagi organisasi. 7. Lalai Simpan Lalai simpan merupakan kealpaan dalam penyimpanan perbekalan yang berupa tidak ditempatkannya pada tempat yang semestinya sehingga memungkinkan menimbulkan kerusakan dan penurunan kualitas perbekalan, baik terhadap barang itu sendiri maupun barang yang lain, bahkan juga dapat menimbulkan hilangnya perbekalan. 8. Lalai Kontrol Lalai kontrol merupakan kealpaan dalam pengawasan, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang diawasi atau objek pengawasan, waktu pengawasan, maupun metode pengawasan. Dengan dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan perbekalan tersebut, diharapkan setiap organisasi mampu melakukan tindakan antisipatif terhadap beberapa kesalahan umum tersebut sehingga organisasi dapat mereduksi, bahkan dapat menghindari kesalahan-kesalahan umum tersebut.

D. Asas-Asas dalam Manajemen Perbekalan Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan perbekalan maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pe ngelola perbekalan sebagai acuan untuk melakukan pengololaan perbekalan. Beberapa azas tersebut meliputi: 1. Asas Keahlian Maksud asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus benar-benar memiliki kom petensi dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan perbekalan.

Bab 1. Pengertian Dasar

7

2. Asas Kreativitas Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus senantiasa mampu mem berikan alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi. 3. Asas Ketelitian Maksud dari asas ketelitian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus orang yang teliti, baik ber kaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pe rawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga dapat memberi kan data/informasi yang tepat dan benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah mau pun hal-hal tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu. 4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus mampu mengelola tugas tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, peng adaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, mau pun penyingkiran perbekalan sehingga tidak sampai terjadi pe nundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, 5. Asas Kualitas Pelayanan Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang me nangani dan melakukan pengelolaan perbekalan hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan ad ministrasi perbekalan dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder) dan dilayani, baik terhadap pengguna

(user) maupun pemasok (supplier). 6. Asas Kesempurnaan Watak Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang me nangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus memiliki sifat -sifat sikap mental dan

Bab 1. Pengertian Dasar

8

moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggung jawab. 7. Asas Efektivitas Maksud dari asas efektivitas, yakni segala aktivitas yang dilaku kan dalam Manajemen

Perbekalan

mulai

dari

perencanaan

perbekalan,

pengadaan,

pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusaan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senan tiasa diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. 8. Asas Efisiensi Maksud dari asas efisiensi, yaitu dalam setiap kegiatan pe ngelolaan perbekalan harus selalu memperhatikan dan menerap kan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, mau pun pikiran. Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksana kan dalam pengelolaan perbekalan tersebut dapat dicermati bahwa azas-azas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola perbekalan dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian, asas-asas pengelolaan perbekalan itu bisa terwujud dengan baik apabila didukung secara sarna oleh profesionalitas sumber daya manusia se bagai pengelola perbekalan dan sistem kerja pengelolaan perbekalan yang tepat di dalam suatu organisasi.

Bab 1. Pengertian Dasar

9