Bab 01

Pengantar MS Access – 1.1

DASAR-DASAR MICROSOFT ACCESS Database adalah kumpulan data dan segala sesuatu berhubungan dengan topik tertentu. Misalnya saja, data karyawan di suatu perusahaan atau daftar buku di sebuah perpustakaan. Contoh yang lebih sederhana adalah buku telepon yang kita miliki. Database dalam Microsoft Access dapat terdiri atas satu atau beberepa table, query, form, report, makro dan modul. Sebuah database tidak harus memiliki keenam elemen yang disebutkan. Orang beleh saja menyebut kumpulan data miliknya sebuah database kendati hanya ada sebuah table di dalamnya, namun tidak jarang pula data base sebuah perusahaan besar memiliki ratusan table, ratusan form dan ratusan obyek lainnya. Yang pasti, dalam sebuah database harus terdapat table.

1.1. MEMBUAT DATABASE BARU

Cara memulai membuat database baru adalah sebnagai berikut : a. Pilih Start b. Pilih programs c. Pilih Microsoft Access Maka di layar akan tampak jendela area kerja dari MS Access

Karena kita akan membuat database baru maka pilihlah Blank Access database, selanjutnya perhatikan gambar berikut ini: Tentukan direktori untuk database yang akan dibuat (misal My Document)

Tentukan nama file database anda (misal LATIH-01)

Klik Create button

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.2

1.2. MEMBUAT TABLE

Table adalah tempat untuk menampung data. Sebuah table memiliki sejumlah field yang berisi informasi yang spesifik. Misalnya, table Penjualan memiliki field Nama Pelanggan, Tanggal transaksi, Volume Transaksi, dan sebagainya. Sebelum bekerja dengan table, pertama-tama kita harus merancang table itu dulu. Dalam merancang table kita menentukan jumlah field, nama tiap field dan jenis data yang akan dimasukkan pada masing-masing field. Tiap field hanya bias menerima satu jenis data saja. Dalam Microsoft Access ada sembilan jenis data untuk field, yaitu : 1.

Text Jenis data text digunakan untuk menyimpan data seperti nama, alamat dan bilangan yang tidak membutuhkan perhitungan, seperti nomor telepon atau kode pos. Field text dapat menampung sampai 255 karakter, dan ukuran defaultnya (ukuran yang secara otomatis diberikan oleh Microsoft Access) adalah 50 karakter.

2.

Memo Jenis data memo digunakan untuk menyimpan data teks yang panjangnya lebih dari 255 karakter. Sebuah field memo dapat menampung sampai dengan 64.000 karakter. Field memo tidak dapat diindeks atau disortir.

3.

Number Jenis data Number (bilangan) digunakan untuk menyimpan nilai numeris untukl perhitungan matematis, kecuali perhitungan yang menyangkut uang atau yang membutuhkan kepresisian tinggi.

4.

Date/Time Digunakan bagi field yang menapung data tanggal atau jam. Menyimpan tanggal dan jam dalam field Date/Time menjamin bahwa tanggal dan jam akan disortir dengan benar.

5.

Currency Digunakan untuk menampung bilangan. Kelebihan field jenis ini dari field number adalah bahwa bilangan yang disimpan dalam field jenis currency tidak akan terkena pembulatan pada saat perhitungan. Field Currency akurat sampai dengan 15 digit di belakang koma dan 4 digit di depan koma.

6.

AutoNumber Digunakan untuk membuat field yang secara otommatis akan memasukkan bilangan pada saat kita menambahkan sebuah record. Sekali sebuah bilangan dihasilkan untuk sebuah record, bilangan ini tidak dapat dihapus atau diubah.

7.

Yes/No Membuat field untuk menampung dua jenis keadaan, ya atau tidak. Field yes/no menyimpan bilangan –1 untuk entri yes dan 0 untk entri No, namun menggunakan format tampilan “Yes” atau “No” dalam field itu.

8.

OLE Object Membuat field untuk menyimpan object OLE, file dokumen, gambar dan file lain yang dibuat dalam program lain. Object OLE dapat di –link atau di-embed dalam sebuah field dalam table Microsoft Access.

9.

Lookup Wizard Dengan menggunakan Lookup Wizard, kita dapat membuat field yang menampilkan salah satu dari dua macam daftar yang memudahkan pemasukan data. Kedua macam daftar itu adalah : a.

Daftar lookup yang menampilkan nilai-nilai yang dirujuk dari sebuah table atau query yang telah ada.

b.

Daftar nilai yang menampilkan kumpulan nilai yang tidak bias diubah yang kita masukkan pada saat membuat field ini.

Baiklah sekarang kita akan membuat table baru langkah-langkahnya sebagai berikut : Setelah kita memberi nama database dengan nama LATIH-01 pada file name lalu klik Create. Maka akan tampak tampilan seperti berikut :

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.3

Selanjutnya, pilih opsi Create table in design view, untuk membuat table. Misalnya kita akan membuat sebuah table dengan fields sebagai berikut :

Kemudian simpanlah table tersebut dengan nama LATTBL-01 MEMBUKA DAN MENGISI TABLE Ketika merancang tebel, kita masuk ke tampilan Design. Waktu membuka table kita masuk ke tampilan datasheet. 1.

Untuk membuka table, pada jendela Tables, sorot nama table yang ingin dibuka.

2.

klik open.

MENAMBAH FIELD Jika ingin menambah field pada table yang telah kita buat, masuklah ke tampilan Design, kemudian : 1.

Dari jendela tables, sorot table yang akan mendapat tambahan field

2.

Klik design

3.

bawa kursor ke tempat yang masih kosong untuk menambah field

4.

tekan Ctrl+S untuk menyimpan rancangan table dan tutup kembali.

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.4 MENGHAPUS FIELD Untuk menghapus field, bukalah table dalam tampilan Design, lalu sorot field yang ingin dihapus pada kolom field Name. Dari menu edit, Klik delete row. Cara yang paling mudah adalah dengan menekan tombol delete row pada toolbar MENYISIPKAN FIELD Bila kita ingin menambahkan field tapi tidak ingin field tambahan terletak di paling bawah, kita perlu menyisipkan field itu. Caranya sebagai berikut : 1.

Buka table dalam tampilan Design lalu bawa kursor ke tempat kita akan menyisispkan field bari

2.

Pada menu Insert pilih field atau klik tombol Insert Row pada toolbar.

MENGGANTI NAMA TABLE Untuk mengganti nama table, lakukan prosedur berikut ini : 1.

Sorot table dengan mengklikkan pointer mouse ke atasnya.

2.

pilih Rename dari menu Edit

3.

Di kotak kecil yang muncul, ketikkan nama table yang beru.

4.

Setelah selesai, tekan Enter atau klik di mana saja di luar kotak itu.

MENGHAPUS TABLE Untuk menghapus sebuah table, sorot nama table yang akan dihapus pada jendela Tables lalu tekan tombol Del. Penghapusan juga dpat dilakukan dengan memilih Delete dari menu Edit. Sebelum Mocrosoft Access benar-benar menghapus sebuah object, ia akan meminta konformasi., Tekanlah Yes bila anda ingin menghapus atau No bila tidak jadi menghapus. MENCETAK TABLE Cara yang paling cepat untuk mempresentasikan seluruh data adalah dengan mencetak tebel. Untuk mencetak table dalam tampilan datasheet, ikuti langklah-langkah berikut ini : 1.

Buka table dalam tampilan datasheet

2.

Plih Print dari menu File

3.

Isi nomor halaman yang akan dicetak dan jumlah salinan yang harus dibuat.

4.

klik OK

1.3. MENGENAL FORM Form digunakan untuk mengentry data masukan , sehingga anda dapat mengatur lembar kerja input data dengan tampilan yang menarik dan pada kondisi tertentu, anda juga dapat menempatkan seluruh data record pada layar . MS Acces juga menyediakan fasilitas form Wizard yang dapat digunakan untuk merancang sejumlah susunan report ( Layout) form yang umum. Dari harsil form yang telah terbentuk maka anda dapat melakukan proses modifikasi susunan form sesuai dengan keiinginan anda.

Mengenal Autoform wizard Untuk membuat form dengan cara termudah dan tercepat adalah dengan mengunakan tombol Autoform yang terdapat pada bagian toolbar.

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.5

Jika anda sudah dapat icon seperti diatas kemudian click nama Table atau Query yang akan anda gunakan sebagai data sumber dari Form kemudian click tombol Create form by using wizard yang terdapat pada bagian tool bar dan kemudian akan muncul icon

kemudian pilih nama field yang akan anda tampilkan dengan menempatkan cursor atau sorot nama field dan click dengan tanda “ > “ jika anda pilih satu persatu atau click “ >> “ untuk memilih semua field yang ada pada Table atau Query, jika anda setuju click next dan berikutnya akan muncul menu pilihan secara columnar, tabular, Data Sheet dan Justified pilihlah salah satunya dan misalnya anda memilih columnar dan click next , kemudian akan muncul pilihan menu berikutnya click next … dan next sehingga diakhiri dengan finish dan secara otomatis dan singkat maka akan tersusun sebuah Form seperti pada gambar berikut :

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.6 Memodifikasi Form Pada dasarnya pembuatan sebuah form tidak harus menggunakan fasilitas wizard seperti yang telah dibahas pada Bagian sebelumnya. Tetapi tidak menutup kemungkinan kita membuat sebuah Form dengan modifikasi seperti yang anda inginkan sehingga tampilannya dapat lebih baik dan representatif, untuk pembuatan sebutah form tersebut maka anda harus menggunakan sebuah form kosong ( Blank Form ) dan kemudian anda dapat menambahkan kontrol-kontrol pendukung. Untuk itu setelah anda membuat table pada Microsoft Acces maka untuk memasukkan data tersebut dapat anda laksanakan dengan membuat form dengan cara memodifikasi, klik Form dan pilih menu

sehingga layar monitor anda akan

menampilkan seperti tampilan berikut :

Klik disini

Prosedur berikutnya untuk pembuatan form tersebut adalah : 1.

Dalam jendela Dbase , klik tab form dan klik tombol New, sehingga akan tampil kotak dialog New Form seperti diatas.

2.

Pada kotak dialog tersebut , pilih design view dan tentukan pula nama table atau query yang akan anda design pada form atau sebagai sumber dari form, sehingga akan muncul field dari obyek yang anda gunakan. ( Lihat tampilan dibawah )

Pada tahap awal anda akan melihat ruler ( mistar) pada tepi form yang dapat anda gunakan untuk meletakkan posisi obyek , satuan yang digunakan pada mistar tersebut dalam inchi, dan pada layar / latar belakang atau disebut lembar dokumen menampilkan grid (garis-garis ) yang berjarak 1 inchi, jika anda tidak ingin menggunakan grid maka dapat anda sembunyikan ( hidden ) dengan perintah grid pada menu View. Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.7

Klik disini

Setiap dokumen form akan terbuat dari bagian – bagian yang ditetapkan menurut fungsi dan letaknya, maka anda harus pengetahui struktur herarki dari sebuah form , dengan cara klik kanan mouse anda maka akan keluar menu seperti diatas , dan langkah pertama klik Page Header/Footer Sehingga akan muncul form header dan footer kemudian lanjutkan dengan klik Form Header /Footer untuk lebih jelasnya perhatikan keterangan berikut ini :

‰

Bagian

Fungsi

Form Header

Adalah bagian yang kan terletak pada bagian atas lembar kerja setiap form yang akan anda bentuk.

‰

Form Footer

Bagian yang akan tercetak pada bagian bawah lembar kerja pada form Yang kan anda bentuk.

‰

Page Header

Bagian judul halaman yang terletak di bagian atas lembar kerja form.

‰

Page Footer

Bagian judul halaman yang terletak dibagian bawah lembar kerja form

‰

Detail

Bagian yang berisi rincian data field berikut nama field sebgai sumber dari pembuatan field.

Untuk penempatan dari masing bagian dari form yang didapat dari table atau query anda harus memperhatikan bagian yang harus ada pada masing bagian diatas dan untuk menambah dan judul dapat menggunakan menu Tool Box bagian Label dan buatlah batas text yang anda ketikan sebagai judul dari form yang anda maksudkan.

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

dengan klik

Pengantar MS Access – 1.8

ToolBox Label

Untuk membuat Judul dari Form Klik label dan pada bagian Form header buatlah Kotak label untuk menuliskan text dari form yang anda inginkan.

MEBUAT LAPORAN (REPORT) Laporan / Report merupakan suatu penyajian informasi yang dibentuk dengan tampilan secara khusus sebagai pengambilan keputusan dalam suatu organisasi Perusahaan. Sumber data yang digunakan dapat berasal dari table atau bentuk query .Pembuatan laporan dapat dirancang dengan Wizard atau tanpa Wizard. Membuat Laporan Dengan Wizard. Buka File Database yang kita perlukan lalu Klik Report , a. Klik dua kali Create report by using wizard b. Klik nama Table yang kita perlukan pada pada tombol daftar pilihan Tables/Queries. Jika memilih libih dari satu table, table-table yang terpilih sudah harus saling terkaitan dalam Relationship. c. Klik > untuk memilih field yang kita perlukan. Klik < untuk membatalkannya, atau Klik >> jika kita memerlukan semua field yang tersedia . d. Klik Next. Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.9

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.10

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.11 •

Pilih dan Klik fungsi perhitungan yang ingin kita aktifkan misal jumlah.

•

Klik Detail and Summary untuk menampilkan detail perincian atau Klik Summary Only untuk menampilkan garis besarnya saja.

•

Klik OK

•

Klik Next

•

Klik salah satu gaya Tampilan Report misalnya Compact.

•

Klik Next .

•

Klik Preview the report jika kita ingin mengetahui terlebih dahulu bentuk laporan yang telah kita rancang.

•

Klik Finish.

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Pengantar MS Access – 1.12

jendela Database untuk membuat laporan

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008