Avance Ii

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE SALUDVIDA EPS PROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO CODIGO: 2061062 NORMA LUQUE AMAYA CODIGO: 2061016 LIZETH RODRIGUEZ TORRES CODIGO: 2061044

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL 2009

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE SALUDVIDA EPS PROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO CODIGO: 2061062 NORMA LUQUE AMAYA CODIGO: 2061016 LIZETH RODRIGUEZ TORRES CODIGO: 2061044

PRESENTADO AL DOCENTE: JOSUE GUILLERMO CUCAITA MURCIA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL 2009

INTRODUCCIÓN

El presente informe se realiza para la materia de sistemas de información gerencial, dirigida por el docente Josué Guillermo Cucaita Murcia SALUDVIDA EPS es una organización que está habilitada y certificada en ISO 9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo que garantiza la prestación de servicios de salud a afiliados bajo un modelo preferente de atención preventivo asistencial con enfoque comunitario que vela por una población sana. Su alcance es la contratación con entes territoriales, mercadeo, afiliación, actualización, citas médicas, compra de servicios de salud, autorizaciones, auditoria médica y cuentas médicas que aseguran el acceso y la prestación de los servicios de salud incluidos en el POS para el régimen subsidiado y contributivo a nivel nacional. Hemos centrado la atención en estos procesos después de haber realizado una investigación previa que nos permitió conocer el funcionamiento de la EPS, su proyección, su cobertura, los procesos de servicio y atención al cliente. La realización de este proyecto permitirá que las áreas gerencial, comercial y operacional de SALUDVIDA EPS Villavicencio se comuniquen a través de una aplicación independiente de la base de datos principal y donde los usuarios tendrán la facilidad de hacer consultas, hacer seguimientos y control de los documentos además de obtener estadísticas de la información procesada, para poder darles a la EPS un soporte a la toma de decisiones dentro de la empresa En SALUDVIDA EPS Villavicencio se presentan dificultades en la afiliación de un usuario a la EPS, en la actualización de documentos o datos y en el tramite para solicitar una cita, esto debido a que el área comercial, de donde llegan los datos y el área operacional que los ingresa a la base de datos y genera la información no poseen un sistema de información que controle la llegada, el tramite y el resultado de estos documentos. Estas tareas se ejecutan manualmente y generan confusión y retrasos entre los encargados que deben verificar dos y tres veces la misma información para estar seguros del trámite. La comunicación entre estas áreas es verbal y de referencia, hecho que retrasa el cumplimiento de los objetivos propuestos en los estándares de calidad que conciernen a la atención del usuario.

Esto genera que se presente en la entidad una falta de comunicación entre dependencias en el manejo de los documentos físicos que circulan a diario.

1- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1- Quienes somos? Somos una sociedad anónima de naturaleza abierta, con personería jurídica, aprobada por la superintendencia Nacional de Salud mediante la resolución 1231 del 20 de junio de 2001, para administrar los regimenes contributivo y subsidiado del SGSSS a nivel nacional. En SALUDVIDA EPS nos hemos convertido en innovadores, ya que nuestro actual Modelo de Salud, diferente al resto de modelos del mercado se fundamenta en lo preventivo (PYP Promoción y Prevención) para evitar la presencia de las enfermedades. Este modelo nos hace la administradora de salud en Colombia que valora al usuario como la mas importante, como su centro, su principio y su fin. 1.2- Nuestra visión

En el 2011 seremos una Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EAPB) habilitada, certificada y acreditada, sólida financieramente, competitiva a nivel nacional e internacional, con una red de servicios habilitada, y con el mayor impacto en la calidad de vida de sus afiliados, medido a través de óptimos indicadores de salud. 1.3- Nuestra misión

Somos una empresa promotora de salud, habilitada, certificada en ISO 9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo, que garantiza la prestación de los servicios de salud a nuestros afiliados, bajo un modelo preferente de atención preventivo asistencial con enfoque comunitario, que propende por una población colombiana sana.

2- LOCALIZACIÓN SALUDVIDAEPS VILLAVICENCIO está ubicada en la Calle 33A No. 2745 Barrio BARZAL media cuadra arriba de urgencias de la clínica Meta.

3- SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES

Para cada una de las zonales y de las sedes la organización dispone de una infraestructura física adecuada, con las herramientas tecnológicas idóneas y los equipos necesarios para el desarrollo de toda la operación (Hardware, Software, Equipos de Oficina y Periféricos); Dentro del Macro-Proceso de Informática están consignados los procesos para desarrollo de software, soporte técnico, administración de las bases de Datos y Administración del servidor. El sistema actual para el control de documentos utiliza métodos rudimentarios como el manejo de tableros para llevar el reporte de formularios devueltos, aprobados o en proceso; hojas pegadas a la pared en la oficina que contiene los códigos de motivo de devolución; un salón de archivo donde se almacenan con un orden especifico los documentos procesados.

4. ANALISIS

SALUDVIDA EPS cuenta con MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS en estos se contiene los siguientes Macro-procesos: •

GERENCIAL que establece las directrices generales del sistema de Gestión de Calidad.

•

REGIMEN SUBSIDIADO encargado del mercadeo y la contratación, la constitución y Administración de la Base de Datos y el recaudo.

SALUD controla y establece la compra de servicios de salud, autorizaciones con la IPS auditorias y cuentas médicas. CONTRIBUTIVO que direcciona y relaciona el área comercial, el sistema de afiliaciones y el sistema de compensaciones. APOYO establece los procedimientos a nivel Administrativo, financiero, de informática, jurídico, de contabilidad y de imagen corporativa.

5- PROCESOS DE LA EMPRESA SALUD VIDA EPS.

El sistema que le vamos a implementar a la empresa SALUDVIDA EPS, es un sistema de información automatizado que controle la llegada, el trámite y el resultado de todos los documentos de los usuarios. Como está la afiliación de un usuario a la EPS, la actualización de documentos o datos y el tramite para solicitar una cita,

1) AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Esta persona llega donde un asesor. Este asesor le solicita toda clase de documentos y datos. (Nombre, Apellido, ID. Beneficiario, Teléfono, Dirección, fecha de nacimiento, dirección, fecha de la afiliación). La EPS verifica, si toda la información suministrada es verdadera. Si la información es verdadera y el usuario no se encuentra inscrito en otra EPS, la empresa aprueba y autorizan a entregar el formulario al usuario. Aquella persona diligencia el formato, lo lleva a la EPS al asesor que lo atendió. Y allí junto con el gerente le dan el visto bueno. Después la empresa envía a la ciudad de Bogotá donde se encuentra la principal de Salud Vida EPS, toda la información y documentos pertinentes. Todos los empleados de la empresa a través del computador asignado manejarán el programa, cualquier dato que se ingrese a este sistema, quedará programado para todos los computadores de la organización

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Afiliación de un usuario a la EPS

SOLICITUD DE AFILIACION

ASESOR

SE SOLICITA (NOMBRE, APELLIDO, ID, TELÉFONO, DIRECCIÓN, FECHA DE NACIMIENTO, DIRECCIÓN,

VERIFICAR DATOS USUARIO Inf. Verdad

SE APRUEBA INFORMACIÓN

SE AUTORIZA DAR FORMULARIO AL USUARIO

GERENTE EPS

ACTOR Nº 1 USUARIO

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SALUD VIDA EPS

- Afiliación de un usuario a la EPS

INICIO

EDAD, V_INF

EDAD >=18

DOCUMENTACION = V_INF

““CLIENTE AFILIADO”

FIN

2) PEDIR UNA CITA

Esta persona pide la cita de manera tradicional, acudiendo personalmente al servicio de atención al usuario de la EPS. Al solicitar la cita medica se debe dictar el Nº de la cedula o entregar el carnet que lo acredita como miembro activo de la EPS Salud y Vida. Ellos a su vez comprueban en el sistema si esta en regla la documentación y pago oportuno. Para así ser aprobada la solicitud. Una vez comprobado se entrega en una ficha, el día, la hora, y el nombre de la persona que lo va atender en la cita medica.

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Pedir una Cita

SOLICITAR CITA MEDICA

ENTREGAR CARNET QUE LO ACREDITA COMO MIEMBRO ACTIVO DE LA EPS SALUD VIDA

USUARIO SE COMPRUEBA EN EL SISTEMA

APRUEBA LA SOLICITUD

SE ENTREGA FICHA CON HORA Y DIA DE LA CITA

SERVICIO ATENCIÓN AL USUARIO

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SALUD VIDA EPS

- Pedir una Cita

INICIO

USUARIO= CEDULA DISPONIBILIDAD= HORA N_CEDULA, HORA_Cita

NO N_CEDULA = USUARIO SI

HORA_Cita = HORA_Cita = DISPONIBILIDAD DISPONIBILIDAD “CITA ASIGNADA ”,SI “CITA ASIGNADA ”, “HORA DE LA CITA ”, “HORA DE LA CITA ”, HORA_CITAHORA_Cita HORA_CITAHORA_Cita

FIN

3) ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Tener sus datos actualizados es supremamente importante para la correcta y oportuna prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados tienen derecho. Los procesos que se llevan a cabo en la actualización de los datos en la EPS Salud Vida son: - El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder actualizar los datos personales. - Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales de todos los miembros de el núcleo familiar, así:

PARENTEZCO ESTADO Cónyuge

/ DOCUMENTO

FRECUENCIA DE ACTUALIZACIÓN

Registro de matrimonio Declaración Una vez y cuando juramentada en la que cambie el estado se manifieste que la Compañero convivencia es igual o permanente superior a dos años Hijos, padres o Registros civiles donde Una vez parientes hasta tercer conste el parentesco grado de consanguinidad Certificación del Semestral establecimiento educativo, donde conste edad, escolaridad, período y Estudiante dedicación académica. Incapacidad Certificación expedida Semestral permanente de los por un médico hijos mayores de 18 autorizado por la EPS

años - Se deben llenar los datos para la actualización * Identificación

* Primer Nombre * Primer Apellido Correo Electrónico Celular

Datos Básicos Personales Segundo Nombre Segundo Apellido

Datos de la Residencia * Departamento * Ciudad * Barrio * Dirección * Teléfono Datos de la Oficina Departamento Ciudad Barrio Dirección Teléfono * Teléfono Contacto

Extensión

- Este oficio debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Actualización de documentos o datos

SOLICITA OFICIO

USUARIO

PRESENTA DOCUMENTOS LAS CONDICIONES LEGALES DE TODOS LOS MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR

REGISTRO DATOS PARA ACTUALIZAR

OFICIO ENTREGADO A LA EPS.

SERVICIO ATENCIÓN EPS